Notion Mail vs. Gmail: Která e-mailová platforma zvítězí v roce 2025?

Jste ponořeni do plánování sprintů na příští týden, když vás ding! další e-mail vytrhne z práce. 📧

Ale není to jen jeden. Vaše doručená pošta je plná e-mailů: odkaz na dokument, aktualizace úkolu a newsletter, u kterého si nepamatujete, proč jste se k němu přihlásili.

Právě tento každodenní problém slibuje Notion Mail vyřešit tím, že propojí e-mail s vaším pracovním prostorem. Gmail však není úplně zastaralý; je rychlý, spolehlivý a stále ho používají miliony lidí.

Kdo tedy vyhraje tento souboj Notion Mail vs. Gmail? Pojďme to zjistit. 🎯

Co je Notion Mail?

Tento nástroj propojí váš účet Gmail a synchronizuje komunikaci s úkoly. E-maily můžete vkládat do stránek, propojit je s úkoly nebo je převést na akční položky.

Funkce Notion Mail

Zde je několik funkcí tohoto softwaru pro správu e-mailů, které mohou zvýšit produktivitu. 💁

Funkce č. 1: Automatické označování pomocí umělé inteligence

Notion AI můžete nastavit tak, aby automaticky označoval příchozí e-maily pomocí jednoduchých, lidským hlasem přednesených pokynů. Stačí říct: „Označ e-maily zaslané přímo mně, ne newslettery“, a systém se pustí do práce.

Po označení můžete v postranním panelu vytvořit vlastní zobrazení a e-maily organizovat podle libovolných kritérií, od odesílatele po naléhavost. Je to chytrý způsob, jak získat kontrolu nad svou doručenou poštou, který jde nad rámec obvyklých složek a filtrů.

Funkce č. 2: Vlastnosti a filtrování ve stylu databáze

Stejně jako ostatní části Notion, i Notion Mail zachází s e-maily jako s daty. Ke každému e-mailu můžete přidat vlastnosti (například stav, prioritu nebo dokonce štítky) a poté je podle nich třídit, seskupovat nebo filtrovat.

Potřebujete sledovat následné kroky nebo mít přehled o zprávách s vysokou prioritou? Žádný problém. Můžete filtrovat podle čehokoli: odesílatele, klíčových slov, příloh nebo svých vlastních vlastností.

Funkce č. 3: Bohaté formátování a psaní podporované umělou inteligencí

Psaní e-mailů v Notion Mail je podobné jako vytváření dokumentu v Notion. Můžete používat nadpisy, zaškrtávací políčka, poznámky a dokonce i barvy.

Díky tomu je snazší organizovat myšlenky, sdílet úkoly nebo prostě jen zatraktivnit své zprávy, zejména v rámci týmové komunikace.

Navíc Notion AI čerpá data z vašeho pracovního prostoru, aby vám pomohl psát e-mailové odpovědi, které zní jako vy nebo vaše značka. Můžete jej dokonce nastavit tak, aby automaticky navrhoval odpovědi při příchodu e-mailů a vylepšoval vaše psaní.

Ceny Notion Mail

(Notion Mail je k dispozici jako součást vašeho plánu Notion, nikoli jako samostatné předplatné)*

Co je Gmail?

Tento nástroj se propojuje s dalšími službami Google, jako jsou Google Drive, Kalendář a Meet, a je přístupný prostřednictvím webových prohlížečů, mobilních aplikací a e-mailových klientů třetích stran.

Gmail také podporuje více účtů a nabízí přehlednou schránku příchozích zpráv.

Funkce Gmailu

Zde je několik funkcí Gmailu, které můžete vyzkoušet. 👇

Funkce č. 1: Odpovědi AI a úklid doručené pošty

Nejnovější vychytávkou Gmailu je kontextová pomoc při psaní od Gemini, jeho AI asistenta. Ušetří vám spoustu času, když máte přeplněnou schránku a musíte udržovat konverzaci v chodu.

Na platformě můžete také nastavit automatické přeposílání.

Potřebujete jarní úklid? Požádejte Gemini, aby smazalo „všechny nepřečtené propagační e-maily z loňského roku“ nebo archivovalo newslettery, které jste již prolistovali. Asistent za vás tyto nudné úkoly vyřídí, takže strávíte méně času klikáním na „smazat“.

Funkce č. 2: Plynulé plánování a flexibilní zobrazení

Když se e-mail začne přesouvat do oblasti kalendáře, Gmail to zaznamená. Objeví se malý panel s volnými termíny, které můžete vložit do vlákna. Klienti si vyberou čas, vy kliknete na potvrzení a kalendáře všech se aktualizují.

Navíc získáte flexibilní možnosti zobrazení.

Vyberte si zobrazení Výchozí, Pohodlné nebo Kompaktní, aby se na obrazovku vešlo tolik zpráv, kolik chcete. Zapněte panel náhledu, abyste mohli číst zprávy a zároveň procházet seznam. Méně kliknutí, rychlejší třídění.

Funkce č. 3: Robustní organizace e-mailů a správa úkolů

Štítky fungují jako složky, ale jsou lepší. Jednu e-mailovou zprávu můžete označit více štítky, barevně je označit a skrýt ty, které dnes nepotřebujete. Hvězdičky označují vše důležité a filtry automaticky skrývají spam a zprávy s nízkou prioritou.

Jedním klepnutím můžete převést e-mail na úkol, který se objeví v Google Tasks a ve vašem kalendáři. Termíny, připomenutí a následné úkoly cestují s vámi; mezi aplikacemi se nic neztratí.

Ceny Gmailu

(Ceny Gmailu jsou zahrnuty v cenových plánech Google Workspace)*

Notion Mail vs. Gmail: Porovnání funkcí

Pokud porovnáváte Notion Mail a Gmail s cílem zjednodušit komunikaci, je zřejmé, že každý z nich k tomu přistupuje jinak. Jeden se zaměřuje na integraci a přizpůsobení pracovního prostoru, zatímco druhý vyniká umělou inteligencí a spolehlivostí.

Podívejme se, čím se tyto dva nástroje pro zvýšení produktivity při práci s e-maily liší. ⚒️

Funkce č. 1: Organizace e-mailů

Udržování pořádku ve vaší doručené poště začíná tím, jak jsou e-maily organizovány. Podívejme se, jak to zvládají jednotlivé nástroje.

Notion Mail

Notion Mail je především o přizpůsobení. Můžete vytvořit vlastní štítky, jako například „Klienti“, „Newslettery“ nebo „Naléhavé“, a nechat je automaticky třídit umělou inteligencí. Je flexibilní a dokáže se přizpůsobit specifickým pracovním postupům, takže si můžete vytvořit „mini schránky“ ve své hlavní schránce.

Gmail

Gmail také nabízí spolehlivé organizační nástroje, jako jsou štítky, filtry a kategorie, ale většina z nich je manuálních. Je spolehlivý, ale méně dynamický, pokud chcete něco přizpůsobivějšího nebo založeného na AI.

Funkce č. 2: Umělá inteligence a automatizace

Podívejme se, jak oba nástroje využívají AI a automatizaci k tomu, aby e-maily byly chytřejší a rychlejší.

Notion Mail

Notion Mail bere AI v e-mailech vážně.

Umí psát e-maily, generovat chytré odpovědi, shrnovat vlákna a dokonce i určovat, co se ve vaší doručené poště zobrazí jako první.

Tento nástroj také podporuje opakovaně použitelné úryvky a automatizuje opakující se úkoly, takže je spíše asistentem pracovního postupu než pouhým e-mailovým klientem.

Gmail

Gmail má vestavěné inteligentní funkce, jako je filtrování spamu, inteligentní odpovědi a upomínky na následné kroky. Jsou spolehlivé, ale méně přizpůsobitelné, vhodnější pro obecné použití než pro složité pracovní postupy.

Díky Gemini nabízí Gmail umělou inteligenci pro psaní, shrnování a porozumění kontextu, i když to stále působí spíše jako doplněk než jako nativní nástroj pro pracovní postupy.

Funkce č. 3: Integrace a ekosystém

Podívejme se, jak každý nástroj zapadá do širšího pracovního prostoru a ekosystému aplikací.

Notion Mail

Notion Mail je úzce integrován s sadou Notion, včetně kalendáře, dokumentů a projektů. V e-mailech můžete odkazovat na stránky Notion a plánovat schůzky přímo z doručené pošty. Přímé propojení e-mailů s databázemi Notion však zatím není k dispozici, což omezuje hlubší integraci.

Gmail

Integrace Gmailu v ekosystému Google funguje skvěle.

Vše od Kalendáře Google přes Disk až po Meet je na dosah jednoho kliknutí. Je to obzvláště užitečné pro týmy, které již používají Google Workspace.

Funkce č. 4: Bezpečnost a soukromí

Bezpečnost je důležitá, zejména ve vaší doručené poště. Zde je přehled toho, jak každý nástroj chrání vaše data.

Notion Mail

Notion Mail je bezpečný, splňuje normy SOC 2 Type 1 a HIPAA. Nedávno však po akvizici společnosti Skiff upustil od šifrování typu end-to-end, což zklamalo některé uživatele zaměřené na ochranu soukromí.

Gmail

Gmail je špičkou v oblasti vyspělé bezpečnosti na podnikové úrovni. Získáte dvoufaktorové ověřování (2FA), pokročilou ochranu proti phishingu a pravidelné bezpečnostní záplaty.

Jako produkt společnosti Google je však často terčem kritiky ze strany zastánců ochrany soukromí kvůli svému obchodnímu modelu založenému na reklamách.

Notion Mail vs. Gmail na Redditu

Stále se nemůžete rozhodnout? Možná vám pomohou tyto recenze z reálného světa z Redditu!

Ačkoli neexistují žádné konkrétní vlákna, která by tyto dvě služby porovnávala, zde je názor jednoho uživatele na Notion Mail:

Můj první dojem je, že mi to připadá jako Notion a že je to funkčnější než jiné Gmailové wrappery, které jsem v minulosti vyzkoušel. Myslím, že to souvisí hlavně s možnostmi přizpůsobitelných zobrazení (filtry, seskupení, vlastnosti)… Jediné, co mě teď mate, je, zda jsou vlastnosti univerzální, nebo vázané na jedno zobrazení. Zdá se, že pořád vidím vlastnosti „Priorita“ a „Stav“, které by podle mě měly být stejné. Jen si nejsem jistý, jak jsou v aplikaci/systému nastaveny jako výchozí.

Někteří uživatelé uvádějí, že se jedná o alternativu k rozhraní Gmailu:

Po vyzkoušení nového Notion Mail si myslím, že jsme to úplně špatně pochopili. Nejedná se o novou e-mailovou aplikaci, která by změnila život – je to jen alternativní rozhraní Gmailu… Vypadá mnohem lépe. Poskytuje jednoduchý přehled vaší pošty. Pomáhá vám třídit e-maily pomocí automatických štítků (zobrazení). Ale to je asi tak vše... Budu ji používat, protože nemá žádné skutečné nevýhody – ale dokud neuvidíme integraci mezi Notion Mail a databázemi Notion, není žádný zásadní důvod ji používat.

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Notion Mail a Gmailu.

Nemůžete se rozhodnout mezi přizpůsobitelností Notion Mail a spolehlivostí Gmailu? Možná je na čase přestat vybírat mezi schránkami.

ClickUp je komplexní aplikace pro práci , která kombinuje správu projektů, dokumenty a týmovou komunikaci, vše na jedné platformě – urychlené automatizací a vyhledáváním AI nové generace.

Podívejme se, jak si tento nástroj pro správu e-mailových úkolů vede v porovnání s těmito dvěma nástroji. ⚖️

ClickUp má náskok č. 1: Správa e-mailových projektů

E-maily a správa projektů nejdou vždy ruku v ruce. Může se stát, že obdržíte požadavek od klienta e-mailem, přejdete do svého správce úkolů, abyste jej zaznamenali, označíte kolegu ve svém komunikačním kanálu, aby se o něj postaral, a pak zapomenete, na které záložce byla příloha.

ClickUp Email Project Management tento problém eliminuje.

Nástroj pro správu e-mailových projektů doslova přináší vaši doručenou poštu do vašeho pracovního postupu.

Centralizujte komunikaci pomocí ClickUp Email Project Management

Řekněme, že jste součástí vzdáleného startupového týmu, který se zabývá onboardováním zákazníků. Klient vám pošle e-mailem několik otázek a požadavků. Stačí propojit e-mail s úkolem v ClickUp, přiřadit jej svému kolegovi a připojit všechny relevantní soubory.

Už máte sadu pevně daných e-mailových nástrojů? Nemusíte se jich vzdávat.

Integrace ClickUp s Gmailem vám umožní proměnit vaši doručenou poštu v nástroj pro zvýšení produktivity. Můžete vytvářet úkoly přímo z Gmailu, připojovat e-maily k existujícím úkolům a dokonce komentovat úkoly pomocí obsahu e-mailů.

Díky tomu je snadné zaznamenávat důležité požadavky, přidělovat práci a stanovovat termíny v reálném čase.

Můžete také nastavit automatizaci ClickUp, která spustí vytváření úkolů nebo e-mailové odpovědi na základě aktivity v Gmailu.

Integrace ClickUp a Outlook nabízí uživatelům Microsoftu stejný efektivní pracovní postup. Můžete také odpovídat na e-maily nebo je odesílat přímo z ClickUp pomocí své adresy Outlook.

Podívejte se, co říká Samantha Dengate, senior projektová manažerka, o používání ClickUp ve společnosti Diggs:

Před zavedením ClickUp vedly schůzky a e-mailová komunikace k černé díře, kde zůstávaly položky neviditelné a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly kontrolovány včas a nikdo nevěděl, jak probíhá kreativní vývoj. Nyní všichni členové týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, mohou chatovat a spolupracovat v rámci úkolů.

ClickUp má výhodu č. 2: Kontextová asistence AI

Zatímco Gmail a Notion mají asistenty poháněné umělou inteligencí, ClickUp přináší nový pohled na způsob práce díky speciálně vyvinuté umělé inteligenci, která daleko přesahuje možnosti vaší e-mailové schránky.

ClickUp Brain je neuronový AI engine platformy pro správu práce.

Na rozdíl od běžných AI asistentů je ClickUp Brain přímo integrován do vašich pracovních postupů a nabízí inteligentní kontextovou podporu napříč projekty, dokumenty a týmy.

Předpokládejme, že vedete uvedení produktu na trh a řešíte desítky různých úkolů: průzkum trhu, návrhy textů, schvalování designu a zpětnou vazbu od zainteresovaných stran. ClickUp Brain vám pomůže jako AI Knowledge Manager okamžitě vyhledat relevantní dokumenty nebo aktualizace.

Stačí se zeptat: „Jaká je nejnovější verze časového plánu spuštění?“ a získáte přesně to, co potřebujete.

Poté funguje jako váš AI projektový manažer, který shrnuje průběh projektu, vytváří aktualizace týmu a generuje návrhy obsahu pro marketingovou kampaň. S více než 100 integrovanými AI nástroji specifickými pro jednotlivé role ClickUp Brain zrychluje váš pracovní postup.

Navíc je k dispozici ClickUp AI Notetaker, asistent pro schůzky, díky kterému bude každá konverzace mít smysl, i když nejste v místnosti.

Řekněme, že váš tým UX má schůzku se zainteresovanými stranami, na které se diskutuje o zpětné vazbě. Během schůzky AI Notetaker v reálném čase přepisuje celou konverzaci a zaznamenává každý bod zpětné vazby.

Než hovor skončí, Notetaker již vygeneruje shrnutí, určí klíčové úkoly a přiřadí úkoly, jako je „revize wireframů“ nebo „aktualizace uživatelského toku“, příslušným členům týmu v ClickUp.

ClickUp má navrch #3: Nástroje pro spolupráci

Zatímco ClickUp Brain se stará o automatizaci, nástroje pro spolupráci ClickUp zajišťují, že všichni jsou na stejné vlně.

Začněme s ClickUp Chat, integrovaným centrem pro zasílání zpráv, které udržuje konverzace vašeho týmu přímo tam, kde se odehrává práce.

Řekněme například, že váš marketingový tým brainstormuje nápady na kampaň v chatovém kanálu a někdo navrhne: „Proveďme průzkum zpětné vazby od zákazníků.“ Tuto zprávu můžete proměnit v úkol, přiřadit jej, nastavit termín splnění a propojit s vaším seznamem kampaní pro 2. čtvrtletí, a to vše bez opuštění chatu!

ClickUp Brain navíc shrnuje celé chatové vlákna, navrhuje další kroky a dokonce poskytuje rychlý přehled, pokud se do chatu zapojíte pozdě. Vedoucí týmů mohou také pomocí SyncUps provádět rychlé audio nebo video hovory.

Potřebujete rychle odpovědět na otázky a nevíte, kde je najít? Stačí se zeptat jednoho z AI Autopilot Agents a nebudete muset čekat, až se vám ozve kolega z jiného časového pásma.

Hledáte něco pro strukturovanější spolupráci, jako je vytváření návrhů nebo přípravy materiálů pro zaškolení nových zaměstnanců?

ClickUp Docs se dostává do popředí.

Spolupracujte se svým týmem v reálném čase pomocí ClickUp Docs

Řekněme, že jste projektový manažer a chystáte se uvést na trh nový produkt. Otevřete dokument ClickUp Doc, abyste mohli navrhnout plán uvedení produktu na trh. Při psaní můžete vložit seznam úkolů s termíny splnění, označit svého designéra, aby schválil návrhy, a vložit živou Kanban tabuli zobrazující průběh v reálném čase.

Tým může spolupracovat, přidávat komentáře, upravovat, formátovat a sledovat změny.

Díky přizpůsobitelným předem připraveným šablonám pro vše od návrhů po týmové wiki nikdy nemusíte začínat od nuly. Potřebujete rychlý přístup? Docs Hub vám usnadní hledání čehokoli.

Zefektivněte komunikaci na pracovišti pomocí ClickUp

Pokud jde o Gmail vs. Notion Mail, správná volba závisí na vašich prioritách. Chcete osvědčený ekosystém Gmailu nebo nový přístup Notion Mailu k minimalistické a cílené komunikaci?

Ale je tu jeden háček: ani jedna z nich nezvládá nic jiného než e-maily.

Právě zde přichází na řadu ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací. Propojuje vaši doručenou poštu, úkoly, soubory a poznámky ze schůzek s umělou inteligencí a nástroji pro spolupráci, čímž pomáhá vytvořit mezi týmy jasnost ohledně všeho, co souvisí s prací.

Tak na co čekáte? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma! ✅