Moderní podniky – ty s obrovskými kancelářemi, ty, které pracují na dálku, a všechny ostatní mezi nimi – fungují na cloudu. V tomto procesu se používá spousta softwaru, ale žádný není tak všudypřítomný jako software pro pořizování poznámek nebo úpravu textu. ✍🏼
Ať už jde o vytváření interních wiki a dokumentů s pravidly nebo marketingových materiálů a prodejních prezentací, každý používá nástroje pro práci s dokumenty každý den – a někteří dokonce celý den.
Proto je důležité vybrat nástroj, který je snadno použitelný a vyhovuje různým způsobům využití všech týmů – HR, marketingu, produktového oddělení, prodeje a dalších. Pokud jsou vašimi prioritami zefektivnění spolupráce a maximalizace produktivity, cloudový editor dokumentů musí být vaší jasnou volbou.
A pokud je poháněn generativní AI asistentem pro psaní, je to třešnička na dortu. 😉
V tomto článku porovnáme dvě skvělé možnosti v oblasti správy dokumentů a projektů, ClickUp a Notion, abyste se mohli zaměřit na nejlepší volbu pro vaše podnikání.
Co je ClickUp?
ClickUp je cloudová platforma pro produktivitu typu „vše v jednom“, která uživatelům pomáhá dosáhnout mnoha věcí: brainstorming nápadů, vytváření dokumentů a prezentací, sledování postupu projektů v jediném pracovním prostoru a mnoho dalšího.
Můžete jej použít jako osobní nástroj pro zvýšení produktivity, ale také pro spolupráci s týmy v rámci organizace, ať už velké nebo malé.
Tato platforma nabízí rovnováhu mezi strukturou a flexibilitou. Ať už se jedná o mnoho šablon, přizpůsobené pracovní postupy pro správu dokumentů, integrované funkce automatizace, širokou škálu integrací nebo asistenta pro psaní s umělou inteligencí – ClickUp je navržen tak, aby zvýšil produktivitu a zároveň usnadnil práci.
S ClickUp Docs získáte také výkonný textový editor, který doplňuje balíček. 🙌🏼
Kromě spolehlivých řešení pro správu dokumentů nabízí ClickUp také nástroje pro spolupráci na projektech, funkce pro agilní správu úkolů, podporu e-mailů, mind mapping, sledování času a mnoho dalšího.
V kombinaci s nástrojem ClickUp Docs poskytují všechny tyto řešení vašemu týmu centralizovaný pracovní prostor pro lepší spolupráci, komunikaci a práci.
Funkce ClickUp
Podívejme se blíže na některé z nejlepších funkcí ClickUp a na to, jak vám a vašemu týmu usnadňují tvorbu a správu dokumentů.
Dokumenty
Ať už vytváříte jednoduché dokumenty nebo vnořené stránky a propracované wiki, ClickUp Docs je textový editor, který zvládne vše.
Kromě obvyklých funkcí pro úpravy dokumentů, jako je styl a formátování textu, můžete v Docs také přidávat různé bloky obsahu (záhlaví, obrázky, úryvky kódu) a používat značky k kategorizaci dokumentů.
Dokumenty také obsahují předem připravené šablony, archiv nepoužívaných nebo zastaralých dokumentů a pokročilá nastavení, jako jsou hierarchie uživatelů, možnosti označovat dokumenty jako oblíbené a schopnost převádět text na sledovatelné úkoly.
Umělá inteligence (AI)
ClickUp AI je mimořádně schopný asistent pro psaní s umělou inteligencí, který se přizpůsobí vaší roli a případům použití. Použijte ClickUp AI pro psaní nebo úpravy obsahu, shrnování obsahu (a vašich chatů), vytváření úkolů a překládání obsahu. Navíc se hladce integruje s funkcemi nástroje pro správu projektů ClickUp.
Spolupráce
ClickUp byl vytvořen s cílem zlepšit spolupráci v rámci týmů i mezi nimi. I v případě dokumentů vyniká ClickUp svou živou spoluprací. Členové týmu mohou na dokumentu spolupracovat v reálném čase pomocí funkcí, jako jsou indikátory psaní, komentáře a sledování revizí.
Členové se také mohou rozhodnout pro mobilní a e-mailová oznámení – když někdo přidá komentář k dokumentu nebo přidělí úkol, platforma o tom informuje spolupracovníky.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Business: 12 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 5 $/měsíc na člena pracovního prostoru.
Co je Notion?
Notion je propojený pracovní prostor, který jednotlivcům a týmům poskytuje jednotnou platformu pro správu jejich pracovních postupů.
Uživatelé Notion mohou v zásadě dělat tři věci: vytvářet dokumenty, budovat wiki a spravovat projekty. Původně se jednalo o aplikaci pro pořizování poznámek, která byla vyvinuta jako náhrada za aplikace jako Google Docs a Dropbox.
Notion obsahuje sadu „stavebních bloků“, které mohou společnosti použít k vytvoření plně přizpůsobeného pracovního prostoru, ale nejlépe funguje jako funkční textový editor.
Funkce Notion
Notion má několik funkcí, které dohromady tvoří univerzální nástroj pro práci s dokumenty. Podívejme se na tři nejvýznamnější z nich.
Dokumenty
Notion Docs je vybaven řadou předem připravených stavebních bloků: text, úryvky kódu, přepínače, obrázky a videa, seznamy úkolů, matematické rovnice a další. Uživatelé mohou pomocí Notion vytvořit prakticky jakýkoli typ dokumentu.
Pracovní prostory Notion mají také postranní panel, který poskytuje přehledné zobrazení všech stránek pro snadné sledování.
Umělá inteligence
Notion AI si mezi uživateli získal oblibu, a to z dobrého důvodu. Pomáhá uživatelům s brainstormingem a rozvíjením nápadů, zjednodušuje technický žargon, překládá texty a shrnuje informace.
Spolupráce
Notion nabízí několik funkcí, které ze spolupráce v rámci pracovního prostoru dělají skvělý zážitek: mezi nimi jsou komentáře, připomenutí a kurzory, které označují akce jiných uživatelů na stránce.
Tento nástroj také umožňuje uzamknout určité části dokumentu, aby je ostatní nemohli upravovat.
Ceny Notion
- Navždy zdarma
- Plus: 10 $/měsíc na uživatele
- Business: 18 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Individuální ceny
- Notion AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 10 $ za člena a měsíc.
ClickUp vs. Notion: Porovnání funkcí
Než se pustíme do podrobného rozboru toho, jak si každý nástroj vede v různých kategoriích, zde je stručný přehled nejlepších funkcí ClickUp a Notion.
ClickUp je nejznámější pro
- Formátování a pokročilé přizpůsobení: Přidávejte různé bloky obsahu, formátujte text a vytvářejte vlastní šablony.
- Hromadné akce: Vyberte více dokumentů a proveďte akce, jako je archivace, označení nebo duplikování.
- Správa dokumentů: Vytvářejte a organizujte své dokumenty v soukromých nebo sdílených pracovních prostorech a archivujte ty, které již nepoužíváte.
- Spolupráce v reálném čase: Přidávejte komentáře, označujte osoby a chatujte s nimi přímo v dokumentu.
- Umělá inteligence: Využijte AI k psaní a úpravám obsahu, brainstormingu nápadů a propojování dokumentů s konkrétními projekty.
- Řízení projektů: Sledujte všechny své úkoly a projekty pomocí sprintů, vlastních polí, vlastních stavů a vlastních zobrazení, jako jsou Kanban tabule a Ganttovy diagramy.
- Automatizace: Vytvářejte automatizované pracovní postupy pro různé úkoly a podúkoly s více než 50 spouštěči a akcemi.
- Rozšíření pro Chrome: Pomocí rozšíření prohlížeče ClickUp můžete ukládat webové stránky jako úkoly, pořizovat a upravovat snímky obrazovky a mnoho dalšího.
- Integrace: Synchronizujte data ve všech svých obchodních nástrojích díky více než 1000 integracím.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9200 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 3900 recenzí)
Notion je nejznámější pro
- Bloky obsahu: Vytvářejte nejrůznější dokumenty pomocí více než 50 bloků obsahu, jako jsou firemní zásady, úložiště návrhů, sledování projektů a další.
- Web clipper: Uložte si jakýkoli článek nebo webovou stránku do svého pracovního prostoru Notion, abyste si je mohli později přečíst nebo upravit.
- Umělá inteligence: Pište obsah, vytvářejte shrnutí a upravujte texty z hlediska gramatiky a stylu pomocí funkcí umělé inteligence Notion.
- Spolupráce: Zanechávejte komentáře k dokumentům, sledujte úpravy a pracujte synchronně.
- Tlačítka: Použijte tlačítka na stránkách k zahájení akce, jako je vytvoření nového úkolu, nahlášení chyby nebo vytvoření dokumentu.
- Sledování projektů: Pomocí bloků obsahu a automatizace vytvořte plně přizpůsobené nástroje pro sledování projektů a systémy pro správu úkolů.
- Organizace databáze: Vytvářejte databáze pro ukládání různých typů dat. Můžete navrhnout schéma databáze, definovat vlastnosti nebo pole a přizpůsobit kategorizaci datových záznamů.
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,7/5 (více než 5000 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 2000 recenzí)
Oba nástroje jsou špičkové a některé funkce se také překrývají. ClickUp však v některých ohledech dosahuje lepších výsledků, zatímco Notion v jiných. 👀
Podívejme se, jak si oba nástroje vedou v konkrétních kategoriích úkolů.
1. Správa dokumentů
ClickUp i Notion nabízejí důležité funkce pro správu dokumentů, jako jsou bloky obsahu, formátování textu, propojování, vnořené dokumenty a organizace pracovního prostoru.
Některé jedinečné funkce však tyto nástroje činí populárními a poskytují vám prvotřídní zážitek z práce s dokumenty.
Funkce správy dokumentů v ClickUp
ClickUp vyniká ve dvou oblastech: v široké škále funkcí a vestavěných funkcích pro správu projektů. ClickUp například nabízí specializované nástroje pro brainstorming, včetně ClickUp Whiteboards a ClickUp Mind Maps, díky nimž nemusíte při vytváření dokumentu přepínat do jiné aplikace.
ClickUp také nabízí strukturované nástroje pro správu projektů a šablony, které jsou integrovány do jeho dokumentů – to znamená, že uživatelé nemusí vytvářet kroky kampaní nebo plány vývoje produktů od nuly.
Produktový manažer může například použít šablonu ClickUp Project Plan Template for Product Launch (Šablona plánu projektu ClickUp pro uvedení produktu na trh) a integrovat ji do dokumentu ClickUp Doc, který obsahuje počáteční koncept a příslušné propagační strategie.
Funkce správy dokumentů v Notion
Jedním z aspektů správy dokumentů, ve kterém Notion vyniká, jsou jeho wiki stránky. Wiki stránky se snadno vytvářejí, organizují a lze je také přeměnit na pseudo webové stránky, které si může prohlížet kdokoli na internetu. Jsou také dobrou platformou pro hostování znalostních bází.
Notion také poskytuje analytické údaje o stránkách, jako jsou zobrazení, historie úprav a další.
Který nástroj pro práci s dokumenty je komplexnější: ClickUp nebo Notion?
Nyní, když jste viděli, jak tyto dva nástroje poskytují specializovaná řešení pro úpravy textu, je čas korunovat vítěze.
Pravděpodobně už máte tušení.
Ano, je to ClickUp! 🏆
S ClickUpem nemusíte přecházet z jednoho nástroje na druhý. Můžete brainstormovat nápady pomocí tabulek a myšlenkových map, používat AI k lepšímu psaní a úpravám, převádět text na úkoly, přidělovat odpovědnosti a sledovat průběh úkolů – a to vše díky komplexní správě dokumentů na jedné platformě.
2. Umělá inteligence
ClickUp i Notion jsou dobře známé svými funkcemi umělé inteligence (AI). Ale jak efektivní jsou? Pojďme to otestovat.
Funkce umělé inteligence v ClickUp
ClickUp AI odpovídá na otázky, brainstormuje s vámi a píše, upravuje a překládá obsah. Může také vytvářet podúkoly a akční položky, generovat zprávy z vašich projektů a dalších dashboardů a shrnovat dlouhé dokumenty, aby vám pomohl získat přehled.
Funkce umělé inteligence v Notion
Notion AI vyniká svými schopnostmi v oblasti psaní – umí psát obsah, shrnovat vaše poznámky, přepisovat odstavce, poskytovat synonyma a extrahovat akční položky ze stránek.
Který z nich má výkonnějšího AI asistenta: ClickUp nebo Notion?
Oba nástroje si velmi dobře poradí s úkoly souvisejícími s psaním a vyhledáváním informací.
ClickUp AI však přináší něco navíc: předdefinované AI výzvy, přizpůsobené vaší pracovní pozici a použití. Šetří to čas všem – ať už máte potíže s používáním AI obecně, nebo s vytvářením přesných výzev, které přinášejí výsledky.
ClickUp nabízí vše za 5 $ na uživatele za měsíc, zatímco Notion AI stojí navíc 10 $ na uživatele za měsíc. 💸
3. Spolupráce
Notion vs. ClickUp: Pojďme se podrobně podívat na možnosti spolupráce v obou nástrojích.
Funkce pro spolupráci v ClickUp
ClickUp poskytuje všechny základní nástroje pro spolupráci v reálném čase, jako jsou značky, komentáře, sledování aktivit, připomenutí a další. Tento nástroj však má tři specializované kanály pro spolupráci: chatbox, nahrávání videa v aplikaci a e-mailování – všechny jsou velmi užitečné pro rychlou komunikaci s ostatními z jedné platformy.
Funkce pro spolupráci v Notion
Notion také nabízí všechny základní nástroje pro spolupráci v reálném čase, jako jsou značky, komentáře, týmové prostory a nové funkce, jako jsou komentáře na úrovni dokumentů a protokoly aktivit, které zobrazují historii stránek.
Můžete také pozvat hostující spolupracovníky nebo dokument publikovat jako veřejnou webovou stránku.
Který z nich je více nástrojem pro spolupráci: ClickUp nebo Notion?
Obě aplikace mají základní funkce pro spolupráci v reálném čase, ale ClickUp má oproti Notion výhodu v tom, že nabízí další vysoce efektivní komunikační nástroje, jako je chat, e-mail a nahrávání videa – a to vše v rámci jedné platformy. Už žádné přepínání mezi aplikacemi!
4. Ceny
ClickUp i Notion jsou freemium nástroje, což znamená, že nabízejí jak bezplatné, tak placené tarify. Oba nástroje také nabízejí své AI funkce jako placený doplněk. Podívejme se na jejich placené tarify a funkce, které každý z nich nabízí.
Cenové plány ClickUp
- Navždy zdarma: Získejte přístup k nahrávání souborů o velikosti 100 MB, sdíleným dokumentům, tabulkám, sdíleným dokumentům a nahrávání videa v aplikaci.
- Neomezený (7 $/měsíc na uživatele): Získejte vše, co obsahuje bezplatný tarif. Navíc můžete využívat neomezené úložiště, integrace, dashboardy, e-mail, týmové prostory, správu zdrojů a další funkce.
- Business (12 $/měsíc na uživatele): Kromě funkcí plánu Unlimited získáte přístup k myšlenkovým mapám, časovým osám, pokročilým přizpůsobením a dalším funkcím.
- Enterprise (ceny na vyžádání): Využijte Enterprise API, SSO, univerzální vyhledávání, neomezené vlastní role a další funkce nad rámec plánu Business.
ClickUp AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 5 $ měsíčně na člena pracovního prostoru.
Cenové plány Notion
- Navždy zdarma: Získejte přístup k funkci společného pracovního prostoru, nahrávání souborů o velikosti 5 MB, 7denní historii aktivit a pozvěte až 10 hostů.
- Plus (10 $/měsíc na uživatele): Odemkněte další funkce, jako jsou synchronizované databáze a bloky pro týmy, automatizace vlastních databází a 30denní historie stránek.
- Business (18 $/měsíc na uživatele): Získejte všechny funkce plánu Plus. Využijte také soukromé týmové prostory, hromadné nahrávání souborů PDF a pokročilou analýzu stránek a pozvěte až 250 hostů.
- Enterprise (ceny na míru): Kromě funkcí plánu Business získáte také auditní protokoly, neomezenou historii stránek, podrobné role správců a další funkce a můžete pozvat více než 250 hostů.
Notion AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 10 $ za člena a měsíc.
Který cenový plán je lepší: ClickUp nebo Notion?
ClickUp je v tomto případě jasným vítězem.
Nejenže jeho placené tarify začínají na dostupnější nižší ceně 7 $ za uživatele, ale také nabízí výhodnější podmínky.
- ClickUp nabízí téměř 20krát více úložného prostoru v rámci bezplatného tarifu (100 MB oproti 5 MB u Notion).
- Nabízí více „neomezených“ funkcí, pokud jde o hosty, úkoly a řídicí panely.
- ClickUp má několik skvělých funkcí, jako jsou tabule, myšlenkové mapy a sledování času v různých plánech, které v Notion chybí.
ClickUp vs. Notion na Redditu
Na Redditu jsme našli mnoho zajímavých komentářů – některé chválí ClickUp, jiné Notion a mnoho z nich chválí oba.
Upřednostňujeme ClickUp
„Pracoval jsem s Clickupem i Notionem. ClickUp pro mě vyhrává, protože má téměř stejné nástroje pro správu dokumentů jako Notion, ale protože je to vše v jedné aplikaci pro správu projektů, lze jej integrovat do vašich procesů.“ ( Zdroj )
„Na ClickUp se mi líbí jeho flexibilita. Určitě nesplní všechna kritéria... Můžete také využít ClickUp Docs – představte si to jako zjednodušený MS Word, ale s možností odkazovat na své úkoly. Používám ho pro své osobní projekty, pro seznam knih, které chci přečíst, pro sledování nápadů na dárky, pro správu složitějších projektů atd.“ ( Zdroj )
„Na ClickUp se mi líbí, že každý týden vydávají novou verzi/aktualizaci produktu. A nejde jen o drobná vylepšení, ale o skutečné, podstatné změny. Notion naopak vydává novou verzi asi každých 45 dní? A někdy se stane, že se napnete a zjistíte, že nová verze obsahuje jen pár oprav chyb a možnost přepínat mezi denním a nočním režimem?? (LOL)“ ( Zdroj )
Chvála Notion
„ClickUp se rychle rozšiřuje a vypadá krásně, ale s Notionem můžete mít nekonečně vnořené databáze/dokumenty a vlastní pracovní postupy (navíc pole vzorců je mnohem lepší). ClickUp má pěkný bezplatný tarif a je mnohem více přizpůsobený ručnímu ovládání, zatímco Notion má velmi štědrý tarif a je úžasný pro váš vlastní styl.“ ( Zdroj )
„Můj případ použití je kombinací znalostní báze a projektového řízení a Notion mi v tomto ohledu vyhovuje. Kdybych pracoval na mnohem vážnějším/kolaborativnějším projektu, určitě bych dal přednost ClickUp. To neznamená, že Notion by to nezvládl, pravděpodobně by to zvládl. Ale ClickUp je od začátku strukturován pro projektové řízení. “ ( Zdroj )
Oběma nástrojům se těší velká obliba, ale všimli jsme si, že Notion je vhodnější pro jednotlivce a freelancery, zatímco ClickUp lépe vyhovuje firmám.
Zjistili jsme také, že více uživatelů přechází z Notion na ClickUp než naopak. Vypadá to, že Reddit ve většině případů považuje ClickUp za jednu z lepších alternativ k Notion.
ClickUp vs. Notion: Který nástroj pro práci s dokumenty je nejlepší?
V konečném důsledku jsou ClickUp i Notion skvělé nástroje. Oba jsou vynikajícími nástroji pro správu dokumentů a zároveň „all-in-one“ platformami pro správu pracovních postupů a projektů.
Nicméně jsme vám slíbili vítěze, a tím je ClickUp. 🏅
ClickUp vyniká ze dvou hlavních důvodů: nabízí mnohem více funkcí a více než 1000 integrací (Notion v současné době nabízí pouze asi 80 integrací). ClickUp je také přizpůsobitelnější než Notion. Vestavěná automatizace a hotové šablony jsou jen třešničkou na dortu.
Pokud hledáte centralizované centrum pro správu dokumentů a projektů a chcete sjednotit svůj tým na jedné výkonné platformě, zvažte vyzkoušení tohoto nástroje. Zaregistrujte se ještě dnes do bezplatného programu ClickUp.