Jak používat Notion pro projektové řízení (databáze, Ganttův diagram, časová osa, CRM)

Zajímá vás řízení projektů v Notion?

Je to teprve čtyři roky, co se Notion objevil na scéně, a tento software již způsobil v oboru velký rozruch.

Ale co je to Notion?

Notion je výkonná aplikace pro pořizování poznámek ( podobná Evernote ) a nástroj pro spolupráci, který pomáhá týmům organizovat jejich práci a dokumenty.

Ačkoli je pracovní prostor Notion rozhodně vhodnější pro pořizování poznámek, má několik funkcí zaměřených na správu projektových úkolů.

Jak užitečné jsou tyto funkce, je však jiná otázka.

Naštěstí ten příběh začíná právě tady!

V tomto článku se podíváme na to, jak vám Notion pomáhá s řízením projektů, na jeho výhody, omezení a na to, jak obejít jeho problémy pomocí jednodušší alternativy!

Pojďme na to.

Co je Notion?

Notion je digitální pracovní prostor , který vám umožní organizovat veškerou práci a úkoly vaší společnosti.

Tento nástroj pro zvýšení produktivity vám v podstatě umožňuje vytvářet dokumenty a spolupracovat s vaším týmem.

Ale to není vše. Notion může hrát roli i při řízení projektů.

A pokud jste jako dítě rádi stavěli z lega, možná vás tohle bude zajímat...

Notion nabízí různé bloky, které můžete použít k vytvoření vlastních jedinečných rozvržení a šablon pro svůj projekt. Tímto způsobem kombinujete různé bloky informací a vytváříte ucelený projektový prostor.

K čemu se Notion používá?

Většina společností používá Notion především jako aplikaci pro pořizování poznámek a interní znalostní bázi.

Používá se hlavně k:

Pracovní prostor Notion však není určen pouze pro týmy; může ho používat kdokoli, kdo si chce zorganizovat svůj život.

Můžete dělat nejrůznější zajímavé věci, jako ukládat své oblíbené recepty, osobní cíle a mnoho dalšího.

Jaké jsou klíčové funkce projektového managementu Notion?

Aplikace Notion může vypadat jako kompaktní software pro správu projektů, ale má v rukávu několik zajímavých funkcí.

Podívejme se na to nejlepší, co nabízí:

Takto fungují:

1. Wikipedie

To je specialita Notionu.

Tato funkce vám umožňuje vytvářet „wiki“ nebo adresáře dokumentů, které obsahují vše, co členové vašeho týmu potřebují vědět o vaší společnosti nebo projektu.

Stejně jako Google Docs podporuje každý dokument formátování rich textu, úryvky kódu a další funkce. Můžete také seskupit všechny své zásady, profesní cíle a plány, aby se vám snadněji spravovaly znalosti.

2. Kanbanová tabule

Při řízení projektů potřebujete neustále vědět, na čem váš tým pracuje.

Bohužel neexistuje žádná křišťálová koule, která by vám pomohla. (Promiňte, jasnovidci.)

Notion však nabízí druhou nejlepší možnost: Kanban tabuli.

Kanbanová tabule zobrazuje stav všech úkolů vašeho projektu („K provedení“, „Probíhá“, „Hotovo“) a kdo je k úkolu přiřazen. Jakmile uživatelé Notion dokončí úkol, mohou kartu přetáhnout do příslušného sloupce stavu.

3. Zobrazení databáze Notion

Kromě kanbanových tabulek nabízí databáze Notion několik způsobů zobrazení úkolů vašeho projektu. Můžete je zobrazit jako seznam úkolů, v kalendáři, v galerii nebo v tabulce.

Databáze Notion je pokročilejší typ stránky, kterou si lze představit jako samostatnou tabulku. Při vyplňování polí v databázi Notion může mít každá položka svou vlastní stránku Notion.

4. Stránky projektu

Jak již bylo zmíněno výše, každá položka ve vaší propojené databázi Notion má svou vyhrazenou stránku Notion. Stránka Notion může být plná důležitých informací a kontrolních seznamů souvisejících s daným úkolem. Tímto způsobem získáte podrobný rozpis každé položky.

5. Časové osy

Pokud potřebujete mít úplný přehled o svých úkolech a projektech, pak vám k tomu může pomoci funkce databáze s časovou osou.

Timeline je nový typ databáze Notion, který vám a vašemu týmu umožňuje flexibilně upravovat časové osy, přizpůsobovat pracovní postupy a filtrovat, které vlastnosti se na časové ose zobrazují nebo skrývají.

V tomto zobrazení uvidíte své projekty a termíny v přehledném zobrazení napříč časovými jednotkami. Každý projekt je zobrazen jako karta. Stačí kliknout na kartu a dostanete se na stránku projektu.

6. Šablony

Notion nabízí galerii šablon, která obsahuje skutečné stránky Notion navržené jejich týmem a komunitou.

Vyberte si šablony pro marketing, design, plánování, agilní sprinty a mnoho dalšího. A pokud máte chuť experimentovat, můžete vyzkoušet jejich vynikající šablony v sekci Notion Picks nebo šablonu měsíce. Mějte na paměti, že některé šablony jsou k vyzkoušení zdarma, jiné jsou placené.

7. Ganttovy diagramy

Ganttovy diagramy jsou skvělé pro vizualizaci vašich projektů na časové ose a v Notionu si můžete vytvořit vlastní časový pohled ve stylu Ganttova diagramu, který vám pomůže plánovat práci a sledovat termíny.

Získáte tak spolu se svým týmem vizuální přehled o projektech a událostech v čase, na první pohled uvidíte případné problémy s kapacitou a pomocí funkce drag-and-drop snadno upravíte termíny zahájení a dokončení.

Jaké jsou výhody volby Notion pro projektové řízení?

Notion sice nabízí několik funkcí pro správu projektů, ale jeho prioritou je tvorba poznámek.

Pokud máte malý tým, Notion vám může pomoci se základními procesy projektového řízení, jako je přidělování úkolů, ukládání projektových dokumentů a spolupráce s kolegy. Ale to je vše.

Bonus: Notion vs Roam

Podívejme se, jaké výhody vám může přinést:

1. Spolupráce v reálném čase

Notion vám umožňuje přidávat komentáře kdekoli v databázi nebo na stránce projektu. Notion také zasílá členům týmu oznámení, kdykoli je zmíníte v komentáři.

Upřímně řečeno, promarnili příležitost pojmenovat je Notionifications.

Navíc můžete na konkrétní stránce Notion pracovat současně se svým vzdáleným týmem, což z něj dělá ideální náhradu pro příznivce Google Docs.

2. Šablona pro všechno

Jak již bylo zmíněno, uživatelské rozhraní Notion je jako sada lega.

Díky tomu si můžete vytvořit vlastní stránku projektu, která bude odpovídat vašim potřebám.

Nemusíte však dělat těžkou práci sami.

Mnoho uživatelů Notion již vytvořilo všechny možné šablony projektů, včetně:

(To není vtip.)

3. Výkonné aplikace

Všechny funkce Notion jsou dostupné téměř na všech platformách.

K dispozici je aplikace pro Android, aplikace pro iOS, aplikace pro stolní počítače (Mac a Windows) a také rozšíření pro Chrome.

A to není vše.

Stejně jako webový clipper Evernote vám rozšíření webového prohlížeče Notion umožňuje ukládat výstřižky z webových stránek, články, odkazy nebo obrázky do vašeho pracovního prostoru Notion.

Bonus: Coda vs. Notion

4. Správa CRM v Notion

Díky zobrazení databáze je Notion dobrým nástrojem pro správu kontaktů CRM. Aplikace nabízí šablonu CRM, kterou můžete duplikovat s výchozími poli kategorií.

Notion nedávno přidal integraci se Zapierem, takže můžete vkládat příchozí potenciální zákazníky do svého CRM Notion.

Do svého CRM systému Notion můžete importovat soubory CSV, přidávat tagy kontaktů, vyplňovat e-mailové adresy a měnit fáze pipeline.

Bonus: Porovnejte Notion s OneNote!

Je Notion vhodný pro projektové řízení?

Ačkoli Notion má několik užitečných funkcí pro projektové řízení, postrádá mnoho základních funkcí, které najdete v specializovaném bezplatném softwaru pro projektové řízení.

Podívejte se, Notion je skvělá aplikace pro pořizování poznámek, ale to nestačí, pokud hledáte komplexní nástroj pro správu projektů. Možná budete muset hledat alternativy k Notion.

Zde je několik nevýhod výběru Notion pro projektové řízení:

(kliknutím na odkazy se dostanete k konkrétní nevýhodě)

Poznámka: Tato analýza projektového řízení Notion také ukazuje, jak může specializovaný software pro projektové řízení, jako je ClickUp, vyřešit všechny problémy, se kterými se můžete setkat u Notion.

Co je ClickUp?

ClickUp je přední světový nástroj pro vzdálené řízení projektů.

Díky celé řadě funkcí má vše, co interní nebo vzdálený tým potřebuje k úspěšnému řízení projektů.

Nyní se podívejme na některé hlavní omezení Notion a na to, jak je ClickUp řeší:

1. Složité uživatelské rozhraní

Notion je jako dělo vyrobené ze skla.

Může být výkonný, ale jeho největší síla je zároveň i jeho největší slabostí.

Co tím myslíme:

Aby uživatelé mohli plně využít jeho funkcí, musí používat jeho bloky. Pro většinu uživatelů Notion však může být složité přijít na to, jak všechny tyto bloky a šablony používat.

Je to jako otevřít najednou 10 000 dílků lega.

Máte všechny potřebné součásti.

Řešení č. 1: Snadné zapojení

K používání nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, nemusíte řešit hádanky.

ClickUp je neuvěřitelně jednoduchá platforma pro správu úkolů, která nevyžaduje žádné školení.

Vy nemusíte trávit dny tím, že budete projektové týmy učit, jak používat ClickUp.

Vše, co potřebujete, je náš rychlý průvodce .

Obsahuje vše, co váš tým potřebuje vědět, než vytvoří svůj první úkol v ClickUp.

Poznámka: Pokud přecházíte z jiné aplikace pro zvýšení produktivity , jako je Basecamp, Wrike nebo Jira, můžete importovat všechna data svých projektů několika jednoduchými kroky. Klikněte sem a zjistěte, jak na to.

Řešení č. 2: Slash příkazy

Psst. Chcete znát pár zkratek, které vám pomohou snadno zvládnout správu úkolů?

ClickUp má vestavěný příkaz slash nebo klávesovou zkratku pro téměř vše.

Zde je jen několik z našich více než 50 zkratek:

Řešení č. 3: Strukturovaný pracovní prostor

Protože pracovní prostor Notion nemá žádnou strukturu, můžete se na hodiny zaseknout v labyrintu stránek, databází a úkolů.

Což ve vás vyvolá následující pocit:

Pokud chcete usnadnit správu úkolů, budete muset vytvořit propojenou databázi Notion, která bude obsahovat všechny vaše úkoly a více projektů.

Ale podle nás je to příliš náročné.

Existuje jednodušší způsob.

ClickUp má jednoduchou hierarchickou strukturu, která funguje jako mapa při navigaci v jednotném pracovním prostoru.

Pracovní prostor > Prostor > Složky > Seznamy > Úkoly > Podúkoly > Kontrolní seznamy

Takto fungují:

Pracovní prostor: nejvyšší úroveň, na které můžete rozdělit svou společnost na týmy

Prostory: jedná se o hlavní oddělení, jako je „marketing“ nebo „HR“

Složky: slouží k ukládání seznamů/skupin projektů

Seznamy: zde jsou uvedeny jednotlivé projekty

Úkoly: každá stránka úkolu má své vlastní podúkoly, popis, komentáře a další informace.

Podúkoly: velké úkoly jsou rozděleny na zvládnutelné podúkoly.

Kontrolní seznamy: jsou součástí úkolů nebo podúkolů

2. Omezené funkce sledování cílů

Můžete si vytvořit krásnou stránku Notion pro plánování svých obchodních cílů... ale je tu jeden problém.

Není možné sledovat váš pokrok směrem k cíli.

Ano, můžete vytvořit kontrolní seznam cílů.

Ale také nevidíte, jak blízko jste k dosažení těchto cílů.

To může být docela demotivující.

Řešení: ClickUp Cíle

Na rozdíl od Notion nejsou cíle ClickUp jen slova napsaná na stránce.

Cíle jsou nadřazené kontejnery, které se dělí na menší cíle známé jako cíle.

Cíle můžete měřit pomocí různých jednotek, jako jsou čísla, měna, pravda/nepravda a seznamy úkolů.

Jakmile dosáhnete cíle, ClickUp automaticky aktualizuje procentuální pokrok a ukáže vám, jak blízko jste k cíli.

3. Žádná vizualizace závislostí

Jednou z klíčových součástí projektového řízení je sledování postupu projektu, abyste mohli určit, zda stihnete termíny.

Jak to udělat?

Budete potřebovat časový plán projektu nebo Ganttův diagram, který uvádí pořadí úkolů, které je třeba provést, aby byl projekt dokončen.

Ačkoli Notion tuto potřebu většinou vyřešil na konci roku 2020 pomocí zobrazení časové osy, chybí mu důležitá součást správy větších a složitějších projektů: správa závislostí.

To znamená, že sice vidíte, kdy úkoly začínají a kdy by měly skončit, ale prioritizace úkolů na základě vizualizace vztahů a závislostí není možná …což může vést k nejasnostem u všech zúčastněných stran.

Řešení č. 1: Ganttovy diagramy

Ganttovy diagramy ClickUp přehledně zobrazují všechny úkoly projektu na časové ose s daty.

Tímto způsobem budete vědět, jaké úkoly je třeba splnit a do kdy.

Zobrazuje také, jak jsou úkoly propojeny mezi sebou pomocí závislostí úkolů.

Stačí nakreslit čáru mezi dvěma úkoly, jako je tato, a bum, vytvořili jste závislé úkoly.

A to není vše; tyto Ganttovy diagramy také ukazují vaši kritickou cestu.

PS: Jedná se o seznam důležitých úkolů, které je třeba splnit, abyste stihli termín včas.

Bonus: Šablony kritické cesty

Řešení č. 2: Zobrazení časové osy

Pokud plánujete vytvořit produktovou roadmapu, vyberte si zobrazení časové osy v ClickUp.

Umožňuje vizualizovat úkoly projektu, přidělené osoby a termíny, abyste mohli sledovat průběh vývoje.

Můžete jej také použít ke seskupení úkolů podle členů týmu, abyste se ujistili, že nikdo není přetížen nekonečným seznamem úkolů.

4. Žádné vestavěné reportování

Téměř každý nový nástroj pro správu projektů vám umožňuje sledovat výkonnost vašeho týmu pomocí reportů.

Má Notion k dispozici reporty?

Tento jednotný pracovní prostor postrádá vestavěnou funkci pro vytváření reportů. Existuje však aplikace pro vytváření reportů od třetí strany pro Notion.

Ačkoli obsahuje několik přehledných grafů, jeho cena je poměrně vysoká.

Ve skutečnosti je tarif „Personal“ pro tuto aplikaci na vytváření reportů (19 $/měsíc) téměř pětkrát dražší než tarif Pro od Notion!

Řešení: Dashboardy

Výkonné integrované panely ClickUp vám pomohou vizualizovat data vašeho projektu bez pomoci jiné aplikace.

Zde je několik agilních projektových metrik, které můžete sledovat pomocí dashboardů:

5. Obtížná automatizace práce

Ačkoli Notion nemá funkci automatizace, můžete technicky použít kódy a vzorce, které vám pomohou.

Pokud však chcete automatizovat svůj pracovní postup, budete muset správný vzorec zjistit metodou pokusů a omylů.

Je to jako hrát si s chemikáliemi v laboratoři.

Nevíte, co se stane, ale výsledky mohou být ve většině případů katastrofální.

Řešení: Automatizace úkolů

Naštěstí nemusíte experimentovat s ClickUp.

Získáte přístup k více než 50 předem připraveným automatizacím, které vám pomohou spravovat opakující se procesy řízení úkolů.

S jeho pomocí můžete automaticky:

A pokud nenajdete konkrétní automatizaci, můžete si vytvořit vlastní!

(samozřejmě bez jakýchkoli explozí)

Ale počkejte.

A co věci, které Notion dělá dobře, jako například pořizování poznámek?

Zvládne ClickUp vše, co Notion?

To si pište!

Funkce Notepad v ClickUp vám umožní rychle si zapsat všechny vaše nápady (zejména ty, které vás napadnou ve 3 hodiny ráno), abyste je později mohli převést na konkrétní úkoly.

Můžete také:

A co wiki?

My je máme taky!

ClickUp vám umožňuje vytvářet dynamické databáze Wiki pomocí ClickUp Docs .

A protože každý dokument je uložen společně s vašimi projektovými prostory, můžete k nim snadno přistupovat, kdykoli budete chtít.

S Docs můžete také:

Výkonná mobilní aplikace pro řízení projektů: spravujte svůj tým odkudkoli, dokonce i ze svého gauče.

Závěr

Měli byste si tedy pro řízení projektů vybrat Notion?

Nelze popřít, že Notion je skvělá aplikace pro správu znalostí a pořizování poznámek.

Pokud však jde o správu projektů, je jeho možnosti poměrně omezené.

Chybí mu mnoho klíčových funkcí, které již jsou k dispozici ve specializovaném softwaru pro správu projektů, jako je ClickUp.

Nástroj jako ClickUp vám nejen umožňuje vytvářet podrobné databáze jako Notion, ale také nabízí všechny základní funkce, které potřebujete k efektivnímu řízení svého týmu a projektů.

Získejte ClickUp ještě dnes zdarma a nechte produktivitu svého týmu vystřelit ke hvězdám!