Pro dnešní týmy je zlepšení komunikace klíčové pro udržení spojení a produktivity.
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci tráví v průměru 20 hodin týdně používáním digitálních komunikačních nástrojů, je výběr komunikačních systémů, které podporují spolupráci, zásadní. Efektivní nástroje pro spolupráci usnadňují brainstorming a sdílení aktualizací projektů.
Jedním z takových nástrojů je Google Chat, který se z Google Hangouts a Google Talk vyvinul v výkonné komunikační centrum. Jako součást Google Workspace nabízí univerzální platformu pro textové konverzace a videokonference.
Jak tedy Google Chat funguje a jak může zlepšit komunikaci vašeho týmu? Porozumění jeho funkcím vám ukáže, jak si vede ve srovnání s jinými aplikacemi pro skupinový chat týmů.
Porozumění Google Chatu
Google Chat je komunikační služba, která udržuje jednotlivce v kontaktu a zlepšuje spolupráci v týmu. Bez ohledu na to, kde se nacházíte – ať už v různých kancelářích nebo na různých kontinentech – slouží jako centrální uzel pro přímé zprávy, skupinové chatovací místnosti, sdílení souborů a videohovory.
Můžete také sdílet soubory a odkazy na Google Docs pro rychlou zpětnou vazbu, což je ideální pro neformální diskuse a důležitá rozhodnutí. Navíc funguje na zařízeních Android i iOS.
Google Chat se odlišuje integrací nástrojů založených na umělé inteligenci. Můžete například získat návrhy zpráv založené na umělé inteligenci podle kontextu konverzace. Pomocí umělé inteligence Google Chat zlepšuje komunikaci a produktivitu následujícími způsoby:
- Chytrá odpověď: Generuje navrhované odpovědi a automaticky doplňuje zprávy, čímž šetří čas a snižuje počet chyb.
- Kontextové informace: Navrhuje relevantní podrobnosti, jako jsou informace o schůzkách a přílohy souborů.
- Vylepšení zvuku a videa: Snižuje hluk v pozadí a upravuje kvalitu videa během schůzek.
- Prioritizace vláken: Zvýrazňuje důležité zprávy pro efektivní dohánění
Integrace Google Chatu
Google Chat se hladce integruje s dalšími aplikacemi v sadě Google Workspace, jako jsou Google Docs, Google Slides a Google Drive.
Tato funkce umožňuje snadné sdílení, komentování a spolupráci v reálném čase. Pomáhá týmům spolupracovat bez nutnosti přepínání mezi více platformami, což přináší významnou úsporu času.
Jednou z vynikajících funkcí je integrace Google Chatu do aplikace Gmail, díky níž je přístupný přímo z rozhraní e-mailu. Tato funkce omezuje přepínání mezi aplikacemi a udržuje veškerou komunikaci – ať už prostřednictvím e-mailu nebo přímých zpráv – v jednom okně.
Google Chat se navíc integruje s různými komunikačními aplikacemi třetích stran pro firmy. Tyto integrace umožňují týmům přenést nástroje jako Trello, Asana a další přímo do svého pracovního prostoru, takže vše zůstává synchronizované.
Nyní, když již rozumíte Google Chatu, pojďme vás připravit na používání tohoto nástroje.
Začínáme s Google Chat
Chcete-li začít používat Google Chat, stáhněte si aplikaci z App Store pro iOS nebo Google Play Store pro Android. Po instalaci se přihlaste pomocí své adresy Gmail a můžete začít chatovat na různých zařízeních.
Google Chat v Gmailu
Google Chat je také integrován do Gmailu, což vám umožňuje přístup k konverzacím přímo z vaší Gmailové schránky. Po aktivaci najdete na levé straně Gmailu kartu „Chat“, která usnadňuje přepínání mezi správou e-mailů a konverzacemi, a to vše na jednom místě.
Na rozdíl od samostatné aplikace Google Chat nabízí tato integrace více zaměřené rozhraní chatu bez rušivých e-mailů.
Google Chat ve webové aplikaci
Pro přístup přes web nemusíte nic stahovat. Stačí navštívit stránku chat.google.com, přihlásit se pomocí své adresy Gmail a používat Google Chat stejně jako v mobilní nebo desktopové aplikaci. Rozhraní webové aplikace se může mírně lišit, ale všechny vaše chaty, prostory a úkoly se budou bezproblémově synchronizovat napříč platformami.
Seznámení s funkcemi Google Chatu
Jakmile provedete nastavení, naučit se používat Google Chat je snadné. Nejlepší způsob, jak se s ním seznámit, je prozkoumat jeho klíčové funkce. Zkuste zahájit nový chat, vytvořit prostory pro skupinové konverzace a sdílet soubory přímo v chatech.
Obzvláště užitečnou funkcí je možnost přidělovat úkoly v rámci prostorů, což týmům pomáhá udržovat pořádek a efektivně řídit projekty.
Po dokončení těchto základních kroků můžete prozkoumat, jak se Google Chat integruje s ostatními službami Google Workspace.
Integrace Google Meeting a Google Workspace
Co je chatovací aplikace bez nástroje pro schůzky? Je to jako chléb bez másla! A právě tady přichází na řadu Google Meet.
Google Chat a Google Meet spolu dokonale spolupracují – ať už chatujete ve skupině nebo plánujete videohovor, díky integraci je to hračka.
Díky integrovaným funkcím Google Meet do Google Chatu můžete snadno převést chatovou konverzaci na videokonferenci.
Navíc, pokud již používáte Google Workspace, Google Chat přirozeně doplňuje nástroje jako Google Docs, Slides a Drive. Umožňuje vám sdílet soubory, spolupracovat a komentovat dokumenty – dokonce i uprostřed chatu – aniž byste museli opustit konverzaci.
Máte na Disku Google soubory, které potřebujete sdílet? Stačí je přetáhnout nebo použít integraci Disku Google a nahrát dokumenty přímo do chatu. Skvělé, že?
Výhody a nevýhody Google Chatu
Žádný nástroj není dokonalý, že? Podívejme se, v čem je Google Chat vítězem a kde by mohl potřebovat nějaké vylepšení.
Pozitivní stránka: Výhody Google Chatu
- Hladká integrace: Díky aplikacím jako Google Docs, Google Meet a Google Drive máte vše, co potřebujete, na jednom místě.
- Snadné použití: Díky přehlednému rozhraní nepotřebujete k jeho ovládání žádnou příručku.
- Síla umělé inteligence: Umělá inteligence Google vám pomáhá spravovat úkoly, přiřazovat akce a dokonce zachytit důležité zprávy, které byste mohli přehlédnout.
- Více platforem: Ať už používáte mobilní aplikaci, desktopovou aplikaci nebo webovou verzi, můžete snadno zůstat ve spojení z jakéhokoli zařízení.
Negativní stránka: Nevýhody Google Chatu
- Žádné možnosti bohatého formátování: Pokud jste zvyklí na trochu oživení svých zpráv, možná vám budou chybět některé pokročilé možnosti formátování textu.
- Omezené možnosti přizpůsobení: Na rozdíl od aplikací jako Microsoft Teams nemáte tolik možností, jak si přizpůsobit své prostředí.
- Přetížení oznámení: Někdy to vypadá, jako by vás Google Chat chtěl informovat o každém pohybu. Abyste se vyhnuli rozptylování, budete chtít upravit nastavení.
Lepší alternativa k Google Chat
Google Chat je skvělý, ale pro ty, kteří potřebují více, nemusí být tou nejlepší volbou.
ClickUp – nástroj pro správu projektů a spolupráci – přidává trochu koření do koláče produktivity. Nabízí pokročilé komunikační nástroje navržené s ohledem na správu projektů, což z něj činí ideální řešení pro týmy, které hledají alternativy k Google Chat.
ClickUp Chat
ClickUp Chat sjednocuje komunikaci a správu práce na jednom místě.
Na rozdíl od Google Chatu, který se zaměřuje především na zasílání zpráv, ClickUp Chat uchovává konverzace a úkoly projektu na jednom místě. Členové týmu mohou přepínat mezi chaty a akčními položkami ve stejném pracovním postupu řízení projektu, aniž by ztratili soustředění nebo kontext.
Díky Chatu nyní můžete vytvářet úkoly přímo z chatových vláken a spouštět chatové zprávy z úkolů. Díky přiřazeným úkolům propojeným s příslušnými chatovými vlákny nikdo nikdy neztratí kontext.
Díky integrované umělé inteligenci můžete navíc rychle získat odpovědi na otázky, nastavit automatizaci a rychle najít související úkoly a chaty.
Chcete zveřejnit oznámení, které členové týmu později snadno najdou? Stačí použít možnost Příspěvky a vytvořit příspěvek, který lze snadno vyhledat.
A to není vše. SyncUps v ClickUp Chat vám umožňuje spustit audio nebo video hovor z jakéhokoli chatovacího kanálu nebo DM.
Integrace s Google Chat
ClickUp je také integrován s Google Chat, což uživatelům umožňuje přijímat oznámení přímo v prostředí Google Chat. Tato integrace podporuje oznámení ClickUp pro aktivity, jako je vytváření úkolů, změny přiřazených osob, aktualizace stavu úkolů, nové přílohy a komentáře.
Integrace funguje ve všech plánech ClickUp, ale je primárně jednosměrná, což znamená, že uživatelé nemohou vytvářet ani upravovat úkoly ClickUp přímo z Google Chatu.
Jak vidíte, ClickUp kombinuje chat, správu projektů a video zprávy. Díky tomu je silným konkurentem pro týmy, které hledají efektivní komunikaci a zároveň chtějí udržet práci organizovanou a proveditelnou.
Přečtěte si také: 17 nejlepších integrací aplikace Slack
Další funkce ClickUp
Kromě chatovací funkce obsahuje ClickUp také řadu dalších funkcí, které podporují efektivní týmovou práci.
ClickUp Clips vám umožňuje nahrávat a sdílet videozprávy přímo v rámci platformy. Tato funkce je obzvláště užitečná pro vysvětlování složitých témat nebo poskytování vizuálních pokynů.
Na rozdíl od tradičního chatu, kde se vysvětlení mohou ztratit v překladu, Clips vám umožňuje sdělit vaši zprávu jasně a vizuálně.
Například můžete pomocí Clips zapojit nové členy týmu do práce tím, že nahrajete sérii krátkých videonávodů. Můžete vizuálně předvést klíčové procesy, což povede k rychlejšímu zapojení nových členů a menšímu počtu následných dotazů.
Výzkum také potvrzuje účinnost videa pro školicí účely. Podle studie společnosti Forrester Research téměř 65 % klientů dodavatelů videa používá video řešení k výuce a školení svých zaměstnanců. To podtrhuje význam začlenění poutavých video funkcí do vaší sady komunikačních nástrojů.
Kromě toho vám ClickUp také nabízí možnost vytvářet úkoly z komentářů a přidělovat je pomocí @zmínek a připravených šablon komunikačních plánů.
Díky komplexnímu přístupu ClickUp může váš tým komunikovat, spravovat úkoly a mít přehled o projektech. To z něj činí silnou alternativu k Google Chat a potenciálně životaschopnou alternativu k Google Workspace.
Poslechněte si, jak funkce Chat pomohla týmu projektové manažerky Rosany Hungria:
ClickUp přesunul veškerou komunikaci z různých kanálů, jako jsou e-maily, chaty a WhatsApp, na jedno místo. Takže víte, kam se obrátit, abyste našli potřebné informace .
ClickUp přesunul veškerou komunikaci z různých kanálů, jako jsou e-maily, chaty a WhatsApp, na jedno místo. Takže víte, kam se obrátit, abyste našli potřebné informace .
Přineste konverzaci tam, kde je to důležité, s ClickUp!
Google Chat je užitečný komunikační nástroj pro ty, kteří již využívají ekosystém Google Workspace. ClickUp je však ideálním řešením pro týmy, které potřebují komplexnější komunikační a projektové funkce.
ClickUp Chat plynule propojuje konverzace s projekty. Tím je zajištěno, že diskuse se přímo promění v konkrétní úkoly, aniž by hrozilo, že se důležité body ztratí v samostatném nástroji pro zasílání zpráv.
Jedna z pozoruhodných funkcí, Clips, vylepšuje tento zážitek poskytováním vizuálních zpráv. Tyto zprávy jsou ideální pro vysvětlení složitých myšlenek nebo poskytnutí podrobné zpětné vazby. To je jen jedna z mnoha funkcí, díky nimž je ClickUp výkonnou alternativou.
Díky integraci se Slackem a Google Chatem vám ClickUp navíc pomůže zvládnout vše z jedné kombinované pracovní aplikace.
Důkazem kvality je vyzkoušení – tak proč nezkusit ClickUp a zjistit, co nejlépe vyhovuje vašemu týmu? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!