Už se vám někdy stalo, že jste odeslali pracovní zprávu a pak si uvědomili, že byla úplně špatně formulovaná a navíc obsahovala několik překlepů? 🙈
Všichni jsme to zažili. 42 % zaměstnanců má potíže s nalezením správného tónu při pracovních chatech.
Jednoduché aplikace pro okamžité zasílání zpráv se staly sofistikovanými ekosystémy pro týmovou komunikaci, které integrují správu úkolů, sdílení souborů a videokonference. Vzhledem k tomu, že se naše pracovní prostory přesunuly z kancelářských kójí do cloudu, zvládnutí etikety chatování v práci není jen otázkou zdvořilosti – jde o vytvoření hladce fungujícího pracovního prostoru pro spolupráci, kde se daří všem.
Jste připraveni proměnit své konverzace z průměrných na úžasné? Tento článek se bude zabývat tématy, jako je jasná a stručná komunikace, uctivý a inkluzivní jazyk, včasné odpovědi a vhodné kanály, efektivní používání emodži a GIFů a řešení citlivých témat a neshod.
Projděme si základní pravidla, která ukončí chaos způsobený chatováním. Váš tým (a vaše hladina stresu) vám za to poděkují! 🙌
Porozumění prostředí týmového chatu v práci
Pracovní chat je jedinečný prostor pro rychlé aktualizace, týmovou práci nebo příležitostné sdílení memů (všichni máme své tajné radosti 😁).
Týmový chat může být živým centrem komunikace, ale jeho neformálnost může někdy vést k nedorozuměním, rozptýlení nebo neefektivitě. Abyste z něj mohli vytěžit maximum, musíte tomu rozumět:
- Je to neformální (ale ne neprofesionální): Chaty jsou uvolněnější než e-maily nebo jiné aplikace pro týmovou komunikaci, což umožňuje konverzační tón a rychlejší výměnu informací. Představte si to jako rozhovor s kolegou u jeho stolu. Profesionální přístup je však stále klíčový. Vyhněte se slangovým výrazům, které byste nepoužili na schůzce, a udržujte uctivý a inkluzivní tón.
- Je to rychlé: Konverzace probíhají rychle a zprávy se objevují po celý den. To je skvělé pro rychlé aktualizace a brainstorming, ale může to také rozptylovat. Buďte ve svých zprávách struční a výstižní a vyhýbejte se zdlouhavým konverzacím, které by byly vhodnější pro e-mail nebo telefonát.
- Je to asynchronní (někdy): Lidé nemusí být celý den přilepení k chatům, zejména pokud jsou na schůzkách nebo se soustředí na úkoly. Pokud potřebujete rychlou odpověď, jasně uveďte, že je to urgentní. Zvažte použití funkcí jako „@zmínky“, abyste upoutali něčí přímou pozornost, ale vyhněte se jejich nadměrnému používání, abyste nezahltili ostatní uživatele oznámeními.
- Je to veřejné (tak trochu): Ačkoli některé platformy nabízejí soukromé kanály, většina konverzací v týmovém chatu je viditelná pro celý tým (nebo konkrétní skupiny). Dávejte pozor na to, co sdílíte. Vyhýbejte se citlivým tématům, důvěrným informacím nebo negativním vyjádřením, které by mohly ovlivnit morálku týmu.
- Je to živý záznam: Na rozdíl od prchavých konverzací se chatové zprávy ukládají a lze je vyhledávat. To může pomoci při odkazování na minulé diskuse, ale také to znamená, že vaše zprávy mohou zanechat trvalý dojem. Dávejte pozor na svůj styl komunikace a vyhněte se posílání zpráv ve spěchu, kterých byste později mohli litovat.
Přečtěte si také: 10 nejlepších online nástrojů pro týmové schůzky v roce 2024 (bezplatné i placené)
Osvědčené postupy pro etiketu chatu v práci
Nyní, když znáte základy týmového chatu, naučme se některé chat-fu triky! Zde je několik jednoduchých tipů, které byste měli mít na paměti při jejich používání:
1. Buďte profesionální
Nahraďte „sup“ a „brb“ přátelským „Ahoj, [jméno kolegy]“ nebo „Dobré ráno!“ Představte si, že píšete pracovní e-mail, ale trochu neformálnější. Úplné věty a správná gramatika mají velký význam. Emoji? Jistě, smajlík pro přátelský tón je v pořádku, ale vyhněte se tomu, aby se vaše zpráva proměnila v emoji přehlídku.
Příklad: Místo „Ahoj lidi, hned jsem zpátky, jdu si pro kafe! Ví někdo, kde je Sarah?“ Zkuste: „Ahoj všichni, jdu si pro kafe. Ví někdo, jestli je Sarah online?“
2. Než odešlete zprávu, nejprve se zamyslete
Všichni jsme už někdy dostali v 8 večer zprávu o úkolu, který není urgentní. Berte ohled na rozvrhy svých kolegů a respektujte jejich potřebu rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Může vaše zpráva počkat do rána? Pokud nejde o naléhavou situaci, posílání pracovních zpráv mimo běžnou pracovní dobu nemusí být nejlepší nápad.
Příklad: Místo toho, abyste v noci všem posílali zprávy ohledně drobného detailu v reportu, počkejte do druhého dne a pošlete zprávu typu: „Ahoj všichni, doufám, že jste se dobře vyspali! Mám rychlý dotaz ohledně reportu…“
3. Buďte struční a výstižní
Nikdo nemá rád, když musí v chatovém okně listovat dlouhým textem. Jděte rovnou k věci! U složitých témat vám pomohou odrážky. Potřebujete více prostoru? Zvažte rychlý telefonát nebo videohovor pro podrobnější diskusi.
Příklad: Místo zasílání dlouhého odstavce o aktualizaci projektu zkuste asynchronní stručnou zprávu: „Ahoj týme, jen krátká aktualizace k projektu X:
- Dokončeno [úkol 1]
- Pracuji na [úkolu 2]: Máte nějaké dotazy?
- Další kroky: [stručné vysvětlení]”
4. Korektura jako profesionál
Občasná překlep není žádný problém, ale zpráva plná chyb může být matoucí. Využijte funkce kontroly pravopisu! Před odesláním si zprávu přečtěte nahlas. Zní jasně a profesionálně? Zkontrolujte ji ještě jednou a vyhnete se nepříjemným omylům. Rychlá kontrola může zachránit situaci!
5. Vytvořte z předmětů e-mailů mini-nadpisy
Pokud to vaše chatovací platforma umožňuje, používejte popisné předměty zpráv. Je to jako dát vaší zprávě malý nadpis. To pomáhá kolegům stanovit priority a pochopit obsah na první pohled.
Příklad: Místo obecného „Ahoj Sarah“ zkuste předmět zprávy jako: „Rychlá otázka k dnešní prezentaci. “
6. Používejte humor s opatrností
Humor může být v textu špatně vyložen. Vyhněte se vtipům, které by mohly být urážlivé nebo necitlivé ve skupinovém chatu. Pokud si nejste jisti, raději se zdržte. Zde je několik dalších tipů pro správnou etiketu při chatování:
- Berte ohled na své posluchače a jejich smysl pro humor.
- Vyhněte se sarkasmu, protože v textové podobě může být snadno špatně vyložen.
- Držte se bezpečných témat a vyhýbejte se vtipům, které jsou založeny na slovní hříčkách nebo kulturních odkazech, kterým nemusí všichni rozumět.
7. Označujte moudře
Nepoužívejte funkci „@ zmínka“ příliš často. Používejte ji pouze k přímému oslovení osoby, která se má zapojit do konverzace. Zde je několik tipů, jak ji efektivně používat:
- Nepoužívejte znak „@“ k upoutání pozornosti někoho jiného v případě, že se nejedná o naléhavou záležitost. Stačí jednoduchá zpráva.
- Vyhněte se zmiňování celého týmu v chatu, pokud je zapotřebí zapojit pouze několik osob.
- Pokud si nejste jisti, koho je třeba zmínit, zvažte zaslání samostatné zprávy příslušným osobám.
8. Respektujte online statusy
Věnujte pozornost indikátorům online stavu kolegů (např. „Nerušit“). Nevysílejte urgentní zprávy osobám, které jsou označeny jako nedostupné. Zde je několik dalších tipů:
- Pokud se zdá, že kolega není k dispozici, ale potřebujete rychlou odpověď, zvažte, zda mu nezanechat krátkou zprávu s vysvětlením vaší otázky a s informací, že se ozvete později.
- V naléhavých případech může být nejlepší použít jinou aplikaci nebo kanál pro spolupráci, například telefonní hovor, pokud je to vhodné.
Pro lepší komunikaci také nezapomeňte používat svůj stav dostupnosti.
9. Potvrďte a odpovězte
Pokud vám někdo pošle zprávu, potvrďte její přijetí, i když nemůžete okamžitě odpovědět. Jednoduché „Děkuji, brzy se vám ozvu“ prokazuje respekt k času druhého. Zde je několik dalších tipů pro potvrzování přijetí zpráv:
- Pokud potřebujete více času na odpověď, dejte odesílateli vědět, kdy může očekávat vaši odpověď. („Děkuji za vaši zprávu. Momentálně mám hodně práce, ale ozvu se vám do konce dne.“)
- Rychlé kliknutí na tlačítko „palec nahoru“ nebo „líbí se mi“ (je-li k dispozici) může být také způsobem, jak potvrdit přijetí zprávy.
10. Používejte kanály vhodným způsobem
Mnohá pracoviště používají různé chatovací kanály pro různé účely. Zacházejte s těmito kanály s respektem! Nebuďte tím, kdo bombarduje kanál „Vtipné memy a GIFy“ aktualizacemi o projektu. Zde je návod, jak se v kanálech orientovat:
- Poznejte své kanály: Věnujte trochu času seznámení se s různými dostupnými chatovacími kanály. Většina platforem má pro každý kanál jasné názvy nebo popisy.
- Publikujte na správném místě: Než stisknete tlačítko Odeslat, zvažte, který kanál nejlépe vyhovuje vaší zprávě. Naléhavé aktualizace projektu patří do kanálu projektu, nikoli do obecného chatu. Potřebujete pomoc s konkrétním úkolem? Přejděte do komunikačního kanálu týmu věnovaného tomuto projektu.
- Respektujte účel: Každý kanál má pravděpodobně svůj určený účel. Nezneužívejte kanál pro něco nesouvisejícího. Pokud vás napadne vtipný mem, odolejte nutkání sdílet ho v kanálu „Zápis z jednání s klientem“. Na všechno je správný čas a místo, i na vtipná videa s oranžovými kočkami.
Pokud se budete řídit těmito tipy, stanete se odborníkem na komunikaci, budete se vyjadřovat jasně, stručně a (troufáme si říci) dokonce zábavně pro své kolegy.
Často se vyskytující problémy při používání pracovního chatu
Pracovní chatovací platformy jsou fantastické pro rychlou komunikaci a spolupráci na dálku, ale i ty nejlepší chatovací nástroje mohou mít své nevýhody. Zde je několik běžných problémů, se kterými se při digitální komunikaci setkáváme, a rady, jak je řešit pomocí správné profesionální komunikační etikety:
| Výzvy | Řešení |
| Přetížení informacemi: Pracovní chat může být přetížen informacemi. Neustálé pípání, nekonečné zprávy a přetékající vlákna mohou způsobit, že se budete cítit přetížení a budete mít potíže se soustředěním. | Ztlumte nepodstatné kanály. Nebojte se ztlumit kanály, které nejsou přímo relevantní pro vaši práci. Většina platforem umožňuje přizpůsobit nastavení oznámení. Naplánujte si čas vyhrazený pro chatování. Pokud vás neustálá oznámení rozptylují, zvažte nastavení konkrétních časů pro kontrolu a odpovídání na chatové zprávy. |
| Nedorozumění a nesprávná komunikace: Textová komunikace postrádá bohatost neverbálních signálů, jako je tón hlasu a mimika. To může vést k nedorozuměním a nesprávným interpretacím. | Používejte jasný a stručný jazyk. Vyhněte se sarkasmu a humoru, které se v textu nemusí dobře přeložit. Používejte emodži střídmě, ale strategicky. Smajlík může pomoci vyjádřit přátelský tón, ale vyhněte se spoléhání se pouze na emodži k vyjádření složitých myšlenek. V případě pochybností si vyjasněte situaci. Pokud se vám něco zdá nejasné, neváhejte požádat o vysvětlení nebo přeformulujte svou zprávu. |
| Nadměrné sdílení informací a neprofesionální chování: Neformální povaha chatu může někdy vést k neprofesionálnímu chování nebo nadměrnému sdílení osobních informací. | Udržujte profesionální tón. Nezapomeňte, že se stále jedná o platformu pro pracovní komunikaci. Než něco zveřejníte, zamyslete se. Cítili byste se pohodlně, kdybyste tyto informace sdíleli v pracovním e-mailu? Pokud ne, možná byste měli zvážit, zda je posílat v chatu. |
| Nedostatek kontextu: Vstupovat do probíhajících konverzací bez kontextu může být matoucí. | Věnujte chvíli času prolistování konverzace. Získáte tak lepší přehled o tématu a vyhnete se kladení otázek, na které již byla zodpovězena. Pokud si nejste jisti, požádejte o vysvětlení. Stačí krátká otázka „Mohl by mi někdo stručně vysvětlit, o čem se tady diskutuje?“ a budete mít mnohem lepší přehled. |
| Přetížení informacemi – druhá strana mince: Někdy se důležité zprávy mohou ztratit v moři chatů. | Důležité zprávy označte špendlíkem nebo hvězdičkou. To vám pomůže je později snadno najít. Pro zdůraznění použijte tučné písmo nebo kurzívu. To vám pomůže upoutat pozornost na klíčové body ve vaší zprávě. |
Seznamte se s ClickUp: nejlepším nástrojem pro týmový chat pro komunikaci v práci
Přepínáte mezi různými aplikacemi pro spolupráci? Máte potíže s vyhledáváním minulých konverzací? Unikají vám důležité aktualizace? Představujeme vám ClickUp, komplexní platformu pro správu projektů a spolupráci.
Funkce zobrazení chatu v ClickUp eliminuje zmatek na pracovišti a podporuje efektivní spolupráci tím, že sjednocuje veškerou komunikaci vašeho týmu pod jednou střechou.
Pigment, přední platforma pro obchodní plánování pro finanční a výnosové týmy, již zaznamenala 20% nárůst efektivity týmové komunikace díky ClickUp Chat.
I vy můžete dosáhnout podobných výsledků a využít je k:
- Spolupracujte v reálném čase: Komunikujte se svým týmem prostřednictvím instant messagingu, zajistěte tak včasnou komunikaci a plynulý průběh projektu.
- Centralizujte komunikaci: Odstraňte potřebu používat více nástrojů. Integrujte ClickUp Chat do svých stávajících úkolů, dokumentů a projektů ClickUp, aby vše bylo organizované a přístupné na jedné platformě.
- Zvyšte odpovědnost: Přiřazujte úkoly přímo v chatových konverzacích pomocí funkce „@mention“ v ClickUp. Tím zajistíte, že všichni budou na stejné vlně a projekty budou pokračovat.
- Snadné sdílení příloh: Snadno sdílejte odkazy na projekty, dokumenty, tabulky a dokonce i vložené videa a webové stránky přímo v chatových konverzacích. ClickUp vše pohodlně seskupuje pro snadnou orientaci.
- Úprava formátovaného textu: Formátujte své zprávy snadno a upoutejte pozornost na to, co je důležité! ClickUp Chat nabízí možnosti úpravy formátovaného textu, včetně bloků kódu, odrážek a dokonce i bannerů, které zvýší srozumitelnost vaší komunikace. Navíc můžete ušetřit čas pomocí praktických zkratek „/Slash Command“ pro zjednodušené formátování.
- Uspořádejte si své chaty: Vytvořte si v ClickUp speciální chatovací okna pro všechny aspekty své práce, od celofiremních aktualizací po konkrétní komunikační strategie týmů, diskuse nebo spolupráci na projektech. Můžete kontrolovat přístup k jednotlivým chatům a zůstat informováni díky centralizovanému kanálu oznámení.
Jakmile prozkoumáte silné stránky ClickUp jako komunikačního centra pro váš tým, nezapomeňte, že efektivní komunikace a spolupráce zahrnují naslouchání a přístupnost. To vám pomůže vytvořit pozitivní atmosféru, silné pracovní vztahy a prostředí pro spolupráci ve vašem týmu.
Zlepšete své chatovací návyky s ClickUp
A je to! S trochou porozumění profesionální chatové etiketě můžete učinit pracovní komunikaci velmi pohodlnou a zábavnou pro všechny členy vašeho týmu, včetně zaměstnanců pracujících na dálku.
Přidejte k tomu funkce ClickUp, jako je Chat a Docs, a v mžiku zvládnete všechny nuance skupinových chatů! S jedním nástrojem můžete sdílet zpětnou vazbu, vytvářet úkoly, poskytovat aktualizace, odesílat soubory a mnoho dalšího.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a rozprouděte konverzace bez chaosu!