Jak se stane, že se spoléháte na nespočet softwarových nástrojů?
Začíná to nenápadně – aplikace pro analytiku, další pro spolupráci, něco pro sledování projektů. Než se nadějete, žonglujete s desítkami nástrojů SaaS, neustále přepínáte mezi záložkami a platíte za překrývající se funkce, které téměř nepoužíváte.
Váš tým tráví více času navigací v softwaru než skutečnou prací, IT se potýká s bezpečnostními riziky a náklady neustále rostou.
To je rozšiřování SaaS. Pokud se tomu nezabrání, může to snížit produktivitu, zpomalit rozhodování a snížit váš rozpočet.
Řešení: Konsolidace SaaS, chytřejší a efektivnější přístup, který sjednotí vaše základní nástroje pod jednou střechou, sníží zbytečné náklady a pomůže vašemu týmu pracovat rychleji a efektivněji.
Pojďme se podívat na to, proč je konsolidace budoucností a jak může vaše firma tuto změnu provést.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Konsolidace SaaS je proces snižování počtu samostatných softwarových nástrojů jejich integrací nebo nahrazením méně početnými, komplexnějšími platformami.
- Pomáhá firmám snižovat náklady, zvyšovat efektivitu, posilovat bezpečnost, zefektivňovat spolupráci a omezovat přepínání mezi týmy.
- Pokud chcete konsolidovat své nástroje SaaS a zlepšit efektivitu organizace, začněte auditem svých současných nástrojů, vyhodnocením komplexního řešení, migrací a integrací bez přerušení, automatizací pracovních postupů a optimalizací pro škálovatelnost.
- ClickUp je aplikace, která zastane vše, co potřebujete pro práci (ideální náhrada za používání několika SaaS společností a nástrojů), kombinující projektový management, dokumenty, cíle, automatizaci a chat v jedné platformě poháněné umělou inteligencí.
Co je konsolidace SaaS?
Konsolidace SaaS je proces snižování počtu samostatných aplikací typu software jako služba (SaaS), které podnik používá, jejich integrací nebo nahrazením méně početnými, ale komplexnějšími platformami.
Místo správy desítek specializovaných nástrojů, z nichž každý má vlastní předplatné, přihlašovací údaje a křivku učení, konsolidujete technologickou základnu do centralizovaných řešení, která pokrývají více funkcí.
V rámci organizace znamená konsolidace SaaS:
- Pro majitele firem: Nižší náklady, méně nadbytečných nástrojů a lepší rozhodování díky centralizovaným datům.
- Pro vedoucí pracovníky v oblasti IT: Vyšší bezpečnost, lepší dodržování předpisů a zefektivněná správa dodavatelů.
- Pro týmy: Méně únavy z používání aplikací, méně přepínání mezi aplikacemi a plynulejší a produktivnější pracovní postupy.
🔍 Věděli jste, že?
Podle Harvard Business Review průměrný znalostní pracovník přepíná mezi různými aplikacemi a webovými stránkami 1 200krát denně, což vede k šokujícímu úbytku produktivity ve výši čtyř hodin týdně.
To je měsíc práce zbytečně promarněný každý rok jen kvůli přepínání mezi záložkami, což vede k:
- Duševní únava: Zbytečné přepínání mezi úkoly snižuje soustředění a energii.
- Pomalé rozhodování: Důležité údaje jsou roztříštěné mezi různými nástroji, což ztěžuje rychlé jednání.
- Vyšší míra chybovosti: Neustálé přeskakování mezi aplikacemi vede k chybám a nedorozuměním.
Proč se podniky obracejí ke konsolidaci SaaS
- Snížení nákladů: Nikdo nechce platit za sadu nástrojů, které téměř nepoužívá. Podniky se zbavují nadbytečných aplikací a dodavatelů SaaS, aby ušetřily peníze a získaly větší hodnotu ze svého softwaru.
- Snížení efektivity: Když každý úkol vyžaduje jinou aplikaci, práce trvá déle, rozhodnutí se zpožďují a data se ztrácejí v chaosu.
- IT týmy jsou přetížené: Správa více softwarových smluv, bezpečnostních rizik a problémů s dodržováním předpisů je práce na plný úvazek (a není to zábava).
- Produktivita prudce klesá: Neustále přepínáte mezi aplikacemi? Tato „přepínací daň“ se sčítá, odvádí pozornost a každý týden zabírá hodiny času.
- Provoz SaaS je obtížnější spravovat: IT a provozní týmy se potýkají s problémy při sledování využití aplikací, automatizaci pracovních postupů a udržování přehledu o tom, kdo má přístup k čemu (takto vypadá lepší provoz SaaS).
- Spolupráce potřebuje vylepšit: Rozptýlené nástroje znamenají rozptýlené konverzace. Sjednocení všeho do jedné platformy zajistí soulad týmů a plynulý průběh práce.
- Zvýšená bezpečnost: Konsolidace SaaS posiluje vaši bezpečnost tím, že omezuje plochu pro útoky, čímž ztěžuje neoprávněný přístup a narušení dat.
📮ClickUp Insight: Přepínání mezi kontexty tiše snižuje produktivitu vašeho týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přepínání mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami. Co kdybyste mohli tyto nákladné přerušení eliminovat?
ClickUp sjednocuje vaše pracovní postupy (a chat) pod jednou efektivní platformou. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších míst, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
Účinné strategie konsolidace SaaS
Příliš mnoho nástrojů může týmy zpomalovat, místo aby je zefektivňovalo. Abyste tomu předešli, zde je několik strategií, jak konsolidovat SaaS bez narušení pracovních postupů:
- Objevte skryté nástroje: Proveďte kompletní audit SaaS a identifikujte nadbytečné, málo využívané nebo zapomenuté nástroje. Pravděpodobně najdete několik aplikací, které řeší stejný problém, nebo předplatná, na která si nikdo nevzpomíná, že by je kdy zakoupil.
- Propojte každý nástroj s obchodním cílem: Určete, zda platforma přispívá k výnosům, efektivitě nebo bezpečnosti. Pokud ne, je třeba ji odstranit.
- Maximalizujte stávající investice: Než pořídíte nový nástroj, zhodnoťte, zda vaše současné vybavení dokáže splnit vaše potřeby. Trh SaaS je plný multifunkčních platforem, které často nahrazují potřebu samostatných aplikací (jako ClickUp).
- Odstraňte nevyužité licence: Pokud má nástroj 50 licencí, ale pouze 15 aktivních uživatelů, snižte počet licencí. Mnoho dodavatelů v oblasti SaaS tlačí na uzavření větších smluv, ale vaše rozhodnutí by mělo vycházet z údajů o využití.
- Zefektivněte nákup: Zaveďte jasný schvalovací proces pro nové služby SaaS. Když si každý tým vybírá své vlastní nástroje, vede to k duplicitě, problémům s integrací a plýtvání rozpočtem.
- Omezte překrývání dodavatelů: Konsolidujte dodavatele softwaru, kde je to možné. Jeden dodavatel nabízející více řešení často znamená lepší ceny, méně bezpečnostních rizik a hladší integraci.
- Investujte do multifunkčních platforem: Upřednostňujte nástroje, které slouží více týmům a oddělením, kdykoli je to možné. Centralizované platformy snižují fragmentaci, zlepšují spolupráci a zjednodušují správu IT.
💡 Tip pro profesionály: Předtím, než se rozhodnete pro konsolidaci, vytvořte matici „SaaS Value Score“. Pro každý nástroj vypočítejte jednoduché skóre: (% týmu, který jej používá týdně × hodnocení dopadu na podnikání [1–5]) ÷ měsíční náklady. Tato metrika pomáhá identifikovat, které nástroje přinášejí největší hodnotu v poměru k nákladům.
Kroky ke konsolidaci vaší SaaS infrastruktury
Konsolidace vaší SaaS infrastruktury spočívá v omezení nadbytečnosti a zvýšení efektivity.
Zde je podrobný návod, který vám pomůže 👇
1. Proveďte audit svých současných nástrojů
Než provedete jakékoli změny, potřebujete jasnou představu o tom, co obsahuje vaše technologická infrastruktura. To poslední, co chcete, je nevědomky hromadit nadbytečné nebo nedostatečně využívané aplikace SaaS, což vede k zbytečným nákladům a neefektivním investicím do technologií.
Klíčové akce:
✅ Vytvořte komplexní inventář: Týká se to všech nástrojů SaaS používaných ve všech odděleních – IT, prodeji, marketingu, HR, financích atd. (Většina týmů si neuvědomuje, kolik nástrojů vlastně má.)
✅ Analyzujte údaje o využití: Jak často se tyto nástroje používají? Kdo je používá? Jsou klíčové funkce skutečně využívány, nebo je týmy používají pro základní funkce, které již pokrývá jiný nástroj?
✅ Zkontrolujte rizika v oblasti bezpečnosti, dodržování předpisů a správy: Splňují všechny nástroje regulační a bezpečnostní požadavky? Vytvářejí nákupy stínového IT bezpečnostní mezery? Poskytovatelé SaaS by měli dodržovat vaše standardy dodržování předpisů, aby se předešlo rizikům.
📌 Příklad: Pokud váš marketingový tým používá Slack pro týmovou komunikaci, Google Drive pro ukládání dokumentů a Notion pro plánování kampaní, konsolidace do jedné platformy (jako ClickUp ) s integrovaným chatem, dokumenty a správou projektů může zefektivnit spolupráci, omezit přepínání mezi nástroji a snížit náklady na SaaS.
Další informace: Bezplatné šablony pro řízení projektů všech typů
2. Vyhodnoťte komplexní řešení
Nadbytečné produkty SaaS mohou zpomalovat práci týmů. Místo kombinování několika nástrojů se firmy obracejí k all-in-one softwaru, který konsoliduje pracovní postupy bez omezení funkčnosti.
Otázky, které si položte před přechodem:
✅ Může nahradit více nástrojů bez ztráty důležitých funkcí? Skutečná platforma typu „vše v jednom“ by měla zvládat řízení projektů, spolupráci na dokumentech, automatizaci a reporting – bez nutnosti doplňků.
✅ Integruje se hladce s vašimi stávajícími systémy? Výměna nástrojů by neměla narušit provozní efektivitu. Silná platforma by měla být hladce propojena s vašimi CRM, ERP a komunikačními nástroji, aby byla zachována kontinuita pracovních postupů.
✅ Zvyšuje to bezpečnost a správu? Správa přístupu napříč roztříštěnými SaaS řešeními zvyšuje riziko. Oprávnění založená na rolích, auditní stopy a bezpečnost na podnikové úrovni by se měly stát standardem pro lepší zabezpečení dat.
✅ Bude se platforma přizpůsobovat růstu vaší firmy? Pokud platforma nedokáže podporovat rostoucí počet uživatelů, pracovní postupy a potřeby automatizace, krátkodobé řešení se stane dlouhodobým problémem. Zajištění budoucnosti vašeho stacku vám ušetří nákladné migrace v budoucnu.
Problém se ztrátou přehledu o konverzacích a nakládáním s nesouvislými daty je v odvětví SaaS již dlouho aktuální.
Z této potřeby se vyvinul koncept balíčkování. Balíčkování je však především cenová strategie, při které se více produktů nebo služeb zabalí do jednoho balíčku a prodá za kombinovanou cenu. Důraz je kladen spíše na peněžní hodnotu než na vytvoření jednotného uživatelského zážitku. Balíčkování nutně neznamená, že produkty jsou hluboce integrovány nebo navrženy tak, aby fungovaly společně jako soudržný systém.
📌 Příklad: Microsoft Office nabízí balík aplikací Word, Excel a PowerPoint, ale každý nástroj funguje samostatně.
Tvrzení, že se jedná o „vše v jednom“, je u balíčkových produktů často nepřesné, protože jim chybí hluboká integrace a plynulý zážitek, které definují skutečnou konvergenci.
Právě v tomto ohledu může super aplikace znamenat zásadní změnu. Nejedná se pouze o sbírku nástrojů, ale o produktový design a výsledek konvergence. Kombinuje více funkcí do jedné integrované platformy.
📌 Příklad: ClickUp (který kombinuje úkoly, dokumenty, chat, cíle a další funkce do jedné platformy).
3. Migrace a integrace
Výběr správné platformy je jen polovina úspěchu. Hladký přechod rozhoduje o tom, zda přechod zvýší efektivitu, nebo naruší provoz.
Aby toho bylo dosaženo:
✅ Upřednostněte nástroje s velkým dopadem: Začněte s nejčastěji používanými aplikacemi, typicky projektovým řízením, komunikací a ukládáním dokumentů, protože mají největší dopad na každodenní pracovní postupy.
✅ Před migrací zmapujte závislosti dat: Identifikujte, které nástroje využívají sdílené zdroje dat (např. CRM, analytické platformy), a zajistěte, aby tyto propojení zůstaly zachovány nebo byly po migraci vylepšeny.
✅ Strategicky exportujte, čistěte a importujte data: Odstraňte zastaralé soubory, duplicitní záznamy a nepoužívané pracovní postupy. Provádějte přechod postupně, oddělení po oddělení, místo toho, abyste vše měnili najednou.
✅ Nastavte integraci se stávajícími systémy: Identifikujte nezbytné integrace a nakonfigurujte je správně, abyste zachovali kontinuitu pracovních postupů.
📌 Příklad: V roce 2008 narazila společnost Netflix na velkou překážku – selhání databáze, které způsobilo třídenní výpadek jejích služeb. Místo toho, aby se snažili problém opravit a doufali v nejlepší, učinili odvážný krok: přechod na cloud. Ale neuspěchali to.
Vše naplánovali, postupně rozšiřovali a v roce 2015? Zvládali 1000krát více streamovacích hodin a měli 8krát více předplatitelů.
💡 Co si z toho vzít? Migrace může vaši firmu zničit, nebo vám naopak pomoci k masivnímu růstu.
Další informace: Nejlepší bezplatný software pro řízení projektů
4. Optimalizujte a škálujte
Přijetí není automatické a neefektivita se sama nevyřeší. Skutečná práce začíná teď.
Co je třeba sledovat:
✅ Opravdu to týmy používají? Sledujte míru přijetí. Pokud se lidé drží starých nástrojů, zjistěte proč – nedostatek školení, chybějící funkce nebo jen zvyk?
✅ Naslouchejte svému týmu. Zeptejte se, co funguje a co je frustrující. Malé úpravy, jako je nová integrace nebo lepší automatizace, mohou zajistit hladké přijetí.
✅ Ujistěte se, že se přizpůsobí vašim potřebám. Co funguje pro tým 50 lidí, nemusí fungovat pro tým 500 lidí. Zkontrolujte, zda vaše platforma zvládne růst – ať už se jedná o více uživatelů, více pracovních postupů nebo hlubší integrace.
📌 Příklad: Pokud váš nový systém obsahuje funkce automatizace pracovních postupů, optimalizujte procesy, jako je přidělování úkolů, schvalování a podávání zpráv, abyste eliminovali opakující se manuální úkoly.
Jak ClickUp pomáhá s konsolidací SaaS
Vaše sada SaaS pravděpodobně vypadá jako neuspořádaná skříň. Začali jste s jedním nástrojem, pak jste přidali další, protože mu „chyběla funkce“, pak další pro spolupráci a než jste se nadáli, měli jste pět nástrojů jen pro správu jednoho projektu.
Je to chaotické. Je to drahé. A co je nejhorší, zpomalí vás to.
Existuje však řešení těchto obrovských problémů. Představujeme ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací. Namísto žonglování s více projekty a nástroji si představte, že máte jednu platformu, která kombinuje správu úkolů a znalostí, chat, dokumenty, cíle a automatizaci v jednom plynulém pracovním prostoru – to vše poháněné umělou inteligencí.
ClickUp vám pomůže:
1. Centralizujte svou práci na jednom místě
Skvělé řízení projektů začíná tím, že máte vše, co potřebujete, na jednom místě. Řešení pro řízení projektů ClickUp je určeno pro týmy, které chtějí mít úplný přehled, plynulou spolupráci a jediný zdroj informací pro veškerou svou práci.
Získáte:
- Správa úkolů: Používejte přizpůsobitelné úkoly s vnořenými podúkoly a kontrolními seznamy k rozdělení složitých projektů, čímž zajistíte přehlednost a organizaci.
- Více zobrazení: Vyberte si z více než 15 přizpůsobených zobrazení, včetně seznamu, tabule, kalendáře a Ganttových diagramů, a vizualizujte projekty způsobem, který vyhovuje pracovním postupům vašeho týmu.
- Dashboardy a reporty: Vytvářejte přizpůsobitelné dashboardy s více než 50 widgety pro sledování KPI, milníků a kapacity týmu.
- Sledování času: Sledujte produktivitu a efektivně spravujte rozpočty pomocí ClickUp Time Tracking, který umožňuje přesné zaznamenávání hodin a vyhodnocování fakturovatelného času.
- Správa zdrojů: Optimalizujte pracovní zátěž týmu pomocí přehledů kapacity v reálném čase, které umožňují vyvážené rozložení úkolů.
Chcete zefektivnit řízení projektů pomocí umělé inteligence? Použijte ClickUp Brain:
Nyní, když máte týmové řešení, je na čase přejít k definování úspěchu. Na čem pracujeme? Jak měříme pokrok?
Přejdeme k cílům ClickUp.
✅ Definujte obecné cíle a rozdělte je na měřitelné úkoly. Místo vágních ambicí, jako je „zlepšit zákaznickou zkušenost“, vytvořte konkrétní cíle, např. „Zvýšit skóre NPS z 40 na 60 během 6 měsíců“. ClickUp vám umožňuje definovat číselné, měnové, pravdivé/nepravdivé a úkolové cíle, díky čemuž je pokrok měřitelný.
✅ Propojte každodenní práci přímo s cíli. Cíle vám umožňují přiřadit úkoly ke konkrétním cílům a automaticky aktualizovat pokrok při dokončování práce. To znamená, že členové týmu vždy vědí, proč je jejich práce důležitá a jak jejich příspěvky podporují cíle společnosti.
✅ Organizujte cíle ve strukturovaných složkách pro různé týmy a iniciativy. Udržujte cíle v oblasti marketingu, prodeje, produktů a provozu přehledně kategorizované, aby každé oddělení vědělo, jak vypadá úspěch pro ně.
Bez centrálního úložiště dokumentace však týmy ztrácejí čas hledáním podrobností, opakováním otázek a ztrátou důležitých informací.
ClickUp Docs řeší tento problém tím, že uchovává informace o tom, kde se práce vykonává.
ClickUp Docs jde nad rámec statických dokumentů a je navržen pro akci. Můžete je propojit přímo s úkoly, takže vše od projektových plánů a strategických dokumentů až po procesní pokyny zůstává propojeno s realizací.
Tento centrální dokumentační hub, stejně jako vše v ClickUp, je poháněn ClickUp Brain. Zjednodušuje práci tím, že vytváří, organizuje, shrnuje a aktualizuje informace v mžiku. Můžete požádat Brain, aby vygeneroval stručný popis projektu, shrnul schůzku, vytvořil podúkoly, přiřadil úkoly nebo vylepšil strategický dokument.
ClickUp Brain vám také umožňuje vybrat si z několika LLM, jako jsou ChatGPT a Claude, abyste mohli dokončit svou práci. Během chvilky budete mít připravený dokument, který můžete přímo propojit s dashboardem svého projektu, takže klíčové informace zůstanou viditelné a využitelné.
Přečtěte si také: Šablony plánů komunikace v rámci projektu zdarma: Excel, Word a ClickUp
2. Migrujte a integrujte bez přerušení
Nyní, když jsou vaše projekty a cíle strukturovány v ClickUp, je dalším krokem převést vaši stávající práci bez narušení pracovních postupů.
ClickUp usnadňuje přechod z jiných nástrojů bez ztráty důležitých zákaznických dat nebo dynamiky.
Díky nativním importům můžete několika kliknutími importovat projekty, úkoly a pracovní postupy z platforem jako Asana, Trello, Monday.com, Jira a dalších.
Můžete také importovat data z dokumentů v rámci ekosystému Google Workspace a Microsoft.
Navíc více než 1000 integrací ClickUp zajišťuje plynulý tok informací napříč platformami.
3. Automatizujte pracovní postupy
Jakmile máte projekty, cíle a integrace na místě, posledním krokem je eliminace manuální práce a odstranění nadbytečných nástrojů, které již nepotřebujete.
S ClickUp Automations můžete:
- Automatické přiřazování úkolů na základě stavu projektu, priority nebo pracovní zátěže (už žádné ruční přidělování úkolů)
- Spouštějte oznámení a aktualizace stavu v okamžiku, kdy dojde k pokroku, aby nikdo nemusel sledovat následné kroky.
- Automaticky přesouvejte úkoly v rámci pracovních postupů – od schvalování po předávání, práce pokračuje bez překážek.
- Sledujte každou automatizaci v auditním protokolu, abyste vždy věděli, co se děje v pozadí.
4. Zlepšete spolupráci mezi týmy v reálném čase
I přes konsolidaci většina týmů stále využívá samostatné chatovací aplikace k projednávání pracovních záležitostí. To znamená další aplikaci, mezi kterou je třeba přepínat, další místo, kde se ztrácejí informace, a další účty za SaaS, které se hromadí.
ClickUp tento problém vyřešil pomocí ClickUp Chat.
Nyní místo přeskakování mezi nástroji můžete:
- Diskutujte o klíčových detailech projektu v reálném čase, přímo tam, kde se práce odehrává.
- Proměňte zprávy na úkoly ClickUp, aby se akční položky nikdy neztratily v nekonečných vláknech.
- Použijte ClickUp Brain v chatu a získejte okamžité odpovědi, přiřazujte úkoly, generujte souhrny nebo dokonce navrhujte odpovědi, aniž byste opustili konverzaci.
- Udržujte vše v kontextu, protože chatové vlákna, odkazy na úkoly a dokumentace se nacházejí ve stejném pracovním prostoru.
Zjednodušte, zefektivněte a škálovatelnost pomocí super aplikace
Konsolidace SaaS spočívá ve vytvoření chytřejšího a efektivnějšího způsobu práce.
S ClickUp můžete snížit náklady, eliminovat únavu z používání aplikací a sjednotit vše (úkoly, dokumenty, cíle, automatizaci a AI) do jedné výkonné platformy. Už žádné přepínání mezi aplikacemi nebo nesouvislé pracovní postupy – pouze plynulý, komplexní pracovní prostor vytvořený pro rychlost a efektivitu.
Proč spravovat nadbytečné SaaS nástroje, když ClickUp zvládne vše?
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a vyzkoušejte rozdíl na vlastní kůži.