Zapracování není tak jednoduché, jak se zdá. Pro zaměstnance to znamená hledat a vyplňovat nekonečné množství dokumentů, absolvovat úvodní školení a orientovat se v dynamice kanceláře (včetně toho, kde se nachází tolik potřebný kávovar).
Pro personalisty a majitele firem to však znamená zápasit s hromadami papírování spojeného se zaškolením nových zaměstnanců.
Překvapivě 58 % firem přiznává, že při zapracování nových zaměstnanců věnují více času procesům a papírování než samotnému zážitku zaměstnanců.
Zápas s nástupem nových zaměstnanců často selhává kvůli roztříštěnosti práce, kdy jsou informace o zaměstnancích roztroušeny v e-mailech, tabulkách a nesouvislých nástrojích. Tato absence centrálního systému vede k chybějícím údajům, duplicitám a zbytečným následným krokům.
Existuje však něco, co by tento proces ještě více zjednodušilo a zrychlilo: šablony formulářů s informacemi o zaměstnancích, které poskytují rámec pro sběr dat. Tyto šablony zjednodušují sběr dat, uspořádávají záznamy o zaměstnancích a zajišťují, že jsou k dispozici všechny klíčové informace.
V tomto článku vám představíme 16 bezplatných šablon formulářů pro shromažďování informací o zaměstnancích, které vám pomohou urychlit proces zapracování nových zaměstnanců. Pojďme na to!
Co je to šablona formuláře s informacemi o zaměstnancích?
Je poměrně vysoká pravděpodobnost, že údaje o nových zaměstnancích budou roztříštěné v e-mailech a tabulkách.
Právě proto se zkušené personální týmy spoléhají na šablonu formuláře s informacemi o zaměstnancích, předem připravený dokument, který zjednodušuje sběr a uspořádání informací o zaměstnancích. Tento formulář pokrývá všechny podstatné údaje: osobní údaje, kontaktní údaje, kontakty pro případ nouze, údaje související s prací a v případě potřeby také vzdělání.
Zároveň to v podstatě eliminuje nutnost dohánět nové zaměstnance kvůli chybějícím informacím – od samého začátku tak budete mít k dispozici přehledné a standardizované záznamy o zaměstnancích.
Přečtěte si také: Šablony zaměstnaneckých příruček zdarma ve formátech Word a ClickUp
⭐ Doporučená šablona
Pokud hledáte jednoduchý způsob, jak shromažďovat informace o zaměstnancích a provázet nové zaměstnance jejich prvními dny v práci, je šablona ClickUp pro zapracování nových zaměstnanců skvělým výchozím bodem. Kombinuje sběr údajů o zaměstnancích, úkoly související se zapracováním a sledování pokroku v jednom přehledném pracovním prostoru. To pomáhá personálním týmům omezit manuální kontrolu a zajistit, aby každý nový zaměstnanec začal s jasným přehledem.
Klíčové součásti formuláře s informacemi o zaměstnancích
Personální oddělení nese zákonnou odpovědnost za správu a ochranu údajů o zaměstnancích; nesplnění této povinnosti může vést k závažným sankcím.
V čem je háček? Ruční zpracování velkého množství informací o zaměstnancích není snadný úkol a během zapracování s sebou přináší řadu výzev.
Přechod na formulář s informacemi o zaměstnancích tento proces zjednodušuje. Pomáhá zaznamenat všechny podstatné údaje o nových zaměstnancích, čímž zajišťuje hladký nástup a udržuje záznamy o zaměstnancích přehledné a snadno spravovatelné.
Zde je stručný přehled jeho klíčových částí:
| Sekce | Zaznamenané údaje |
| Osobní údaje | Celé jméno, adresa, telefonní číslo, e-mail, datum narození a státní příslušnost |
| Údaje o zaměstnání | Pracovní pozice, oddělení, datum nástupu, jméno nadřízeného a identifikační číslo zaměstnance |
| Kontaktní údaje pro případ nouze | Jméno kontaktní osoby pro případ nouze, telefonní číslo, vztah k zaměstnanci a alternativní kontakt |
| Daňové a platební údaje | Údaje o bankovním účtu, daňové formuláře, mzdová struktura a přihlášení k benefitům |
| Další pole | Vzdělání, certifikáty, doklady jako pas nebo pracovní povolení |
Chybějící údaje mohou vést k problémům s dodržováním předpisů nebo k nočním můrám při výpočtu mezd. Proto šablona formuláře s informacemi o novém zaměstnanci zajišťuje, že jsou všechny údaje přehledně uspořádané, aktuální a v případě potřeby snadno dostupné.
16 šablon formulářů s informacemi o zaměstnancích
Jistě, formulář s informacemi o zaměstnancích si můžete vytvořit úplně od začátku, ale proč vymýšlet kolo, když to není nutné?
Zde je 16 bezchybných šablon, které vám výrazně usnadní práci v oblasti lidských zdrojů.
1. Šablona formuláře ClickUp
Představte si, že se blíží první den nového zaměstnance a vy jste zahlceni sháněním základních údajů, jako je datum nástupu, kontakty pro případ nouze a bankovní údaje.
Šablona formuláře ClickUp vám tento stres ušetří, protože vám pomůže vytvořit přehledné a uspořádané formuláře během několika minut. Díky funkci vlastních polí ClickUp, která pokrývá vše od osobních údajů až po specifika pracovní pozice, shromažďuje všechny důležité informace o zaměstnancích přesně a bezpečně.
A co víc, odpovědi se automaticky třídí a jsou připraveny k dalšímu zpracování – můžete tak vynechat ruční sledování a soustředit se na hladký průběh zapracování nového zaměstnance.
✨ Ideální pro: personální týmy, které mají na starosti zaškolování nových zaměstnanců, a pro všechny, kteří chtějí zjednodušit sběr a uspořádání základních informací o zaměstnancích.
2. Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp
Buďme upřímní – hodnocení zaměstnanců může být pro personální oddělení i manažery nepříjemnou povinností.
Tento proces může být někdy velmi náročný, protože zaměstnanci musí zpracovávat mnoho dokumentů, snažit se zapamatovat si klíčové milníky výkonu a zajistit spravedlivé zacházení.
Právě k tomu slouží bezplatná šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců od ClickUp. Zjednodušuje hodnocení výkonu díky strukturovanému a uživatelsky přívětivému formátu, který rychle a přesně zachytí vše, co potřebujete.
Šablona usnadňuje shromažďování cenné zpětné vazby, identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, a sledování individuálního pokroku v průběhu času. Vlastní pole vám umožňují zahrnout podrobnosti, jako jsou pracovní pozice, úspěchy a oblasti, které je třeba zlepšit, čímž zajistíte konzistentní, spravedlivé a cílené hodnocení.
✨ Ideální pro: personální týmy a manažery, kteří chtějí usnadnit hodnocení zaměstnanců, zlepšit sledování výkonu a vytvořit spravedlivý a jednotný proces hodnocení, který skutečně prospěje celému týmu.
3. Šablona pro zpětnou vazbu zaměstnanců v ClickUp
Zajímá vás někdy, co si váš tým myslí o vedení, pracovním prostředí nebo dokonce o těch „benefitech“, o kterých všichni neustále mluví? Upřímná zpětná vazba od zaměstnanců může být pro pracoviště klíčová, ale její shromažďování může být náročné, zejména pokud je zpětná vazba roztříštěná a je obtížné na ni reagovat.
Místo toho použijte šablonu pro zpětnou vazbu zaměstnanců od ClickUp. Tato šablona zjednodušuje proces shromažďování a správy užitečných poznatků od vašeho týmu.
Díky vlastním polím, jako jsou firemní kultura, jasnost rolí a možnosti rozvoje, můžete řešit každodenní výzvy a zvyšovat spokojenost svého týmu. A to není vše
🍪 Bonus: Díky výkonným vizualizacím můžete také sledovat náladu zaměstnanců v průběhu času, což vám pomůže odhalit vzorce a rychle reagovat, než se drobné obavy promění ve větší problémy. Centralizací zpětné vazby na jednom místě podporuje tato šablona otevřené a strukturované rozhovory, které budují důvěru mezi zaměstnanci a vedením.
✨ Ideální pro: personální týmy a manažery, kteří chtějí podporovat transparentnost, sledovat náladu v týmu a budovat prosperující pracovní kulturu plnou důvěry.
4. Šablona interního formuláře pro zaměstnance ClickUp
Obsazování volných pozic interně je výhodné pro všechny – šetří to čas i zdroje a ukazuje vašemu týmu, že si ceníte jeho rozvoje. Jedinou výzvou je shromáždit všechny informace o zaměstnancích, ověřit jejich role a ručně spravovat přihlášky, což může připomínat nekonečné přehrabování se v hromadě papírů.
Právě v tom vám pomůže šablona interního zaměstnaneckého formuláře od ClickUp.
Tato šablona zjednodušuje interní náborový proces tím, že vám pomáhá rychle a přesně shromažďovat klíčové údaje, jako jsou záznamy o zaměstnancích, jejich současné pozice a relevantní dovednosti.
Díky digitalizaci a centralizaci všech údajů předejdete záměnám, zajistíte dodržování zásad přijímání zaměstnanců a poskytnete zaměstnancům hladký a bezproblémový zážitek.
✨ Ideální pro: personální týmy, které chtějí zefektivnit interní nábor, plynule sledovat žádosti o zaměstnání a vést přesné a předpisy splňující záznamy o zaměstnancích.
5. Šablona průzkumu zapojení zaměstnanců v ClickUp
Podle nejnovější zprávy společnosti Gallup se 51 % zaměstnanců cítí odcizených. To znamená, že více než polovina vašich zaměstnanců se cítí odtržená, nemotivovaná nebo se jen s námahou protlouká každodenními úkoly.
Díky vhodným nástrojům, jako je šablona průzkumu zapojení zaměstnanců ClickUp, můžete získat reálný přehled o spokojenosti zaměstnanců a firemní kultuře.
Tato šablona vám pomůže vytvořit cílené průzkumy s vlastními otázkami, které odhalí, jak se váš tým cítí. Ať už hodnotíte spokojenost v práci, podmínky na pracovišti nebo morálku týmu, zachytí všechny ty „měkčí“ aspekty, které se na pracovišti často přehlížejí.
A to nejlepší? Odpovědi jsou soustředěny na jednom místě a připraveny k analýze, takže můžete odhalit trendy a určit oblasti, které je třeba zlepšit.
✨ Ideální pro: personalisty a vedoucí týmů, kteří chtějí měřit angažovanost, sledovat zlepšení v průběhu času a budovat spokojenější a produktivnější pracovní sílu.
Sledování a organizace firemních projektů je díky softwaru ClickUp velmi snadné a efektivní. Jedná se o velmi účinný software pro řešení problémů s řízením úkolů a sledování pokroku v rámci probíhajících úkolů a projektů organizace.
Sledování a organizace firemních projektů je díky softwaru ClickUp velmi snadné a efektivní. Jedná se o velmi účinný software pro řešení problémů s řízením úkolů a sledování pokroku v rámci probíhajících úkolů a projektů organizace.
6. Šablona přihlášky na workshop ClickUp
Plánování workshopu může být vzrušující – dokud se nezaplavíte přihláškami a nemáte žádný systematický způsob, jak je spravovat.
Šablona přihlášky na workshop v ClickUp zjednodušuje celý proces tím, že vám pomáhá rychle a efektivně shromažďovat a spravovat informace o „účastnících“.
Místo prohledávání roztříštěných e-mailů nebo nesourodých formulářů tato šablona centralizuje klíčové informace, jako jsou jména, kontaktní údaje a rozvrhy školení, na jednom snadno přístupném místě.
Funguje to takto: Vlastní pole vám umožňují přizpůsobit formulář vašim potřebám, díky čemuž získáte od účastníků pouze relevantní údaje. Stavy jako „Ve schvalování“ nebo „Schváleno“ usnadňují sledování postupu.
✨ Ideální pro: personální oddělení, organizátory akcí nebo manažery, kteří chtějí s minimálním úsilím zefektivnit registraci účastníků a organizaci workshopů.
📮 ClickUp Insight: 74 % zaměstnanců používá dva nebo více nástrojů jen proto, aby našli potřebné informace – a přitom přeskakují mezi e-maily, chatem, poznámkami, nástroji pro řízení projektů a dokumentací. Toto neustálé přepínání mezi kontexty vede ke ztrátě času a snižuje produktivitu. Jako univerzální aplikace pro práci sjednocuje ClickUp veškerou vaši práci – e-maily, chat, dokumenty, úkoly a poznámky – do jediného prohledávatelného pracovního prostoru, takže vše máte přesně tam, kde to potřebujete.
7. Šablona pro správu pohovorů a zprávy v ClickUp
Podle nejnovějších údajů se na jedno typické volné pracovní místo v korporaci hlásí v průměru 250 uchazečů – a přiznejme si, že spravovat takové množství uchazečů bez řádného systému vede k chaosu.
Šablona ClickUp pro správu pohovorů a zpráv eliminuje z tohoto procesu nejistotu.
Získáte tak jednotný a přehledný prostor pro sledování informací o uchazečích, plánování pohovorů a shromažďování zpětné vazby od více hodnotitelů.
Díky centralizaci mají členové týmu snadný přístup k hodnocení uchazečů, mohou porovnávat poznámky a poskytovat strukturovanou zpětnou vazbu v reálném čase.
✨ Ideální pro: Personální týmy a náboráři potřebují efektivní systém pro organizaci pohovorů, sledování zpětné vazby a přijímání správných rozhodnutí o přijetí zaměstnanců, aniž by jim unikly důležité detaily.
8. Šablona formuláře žádosti o zaměstnání ClickUp
Třídění žádostí o zaměstnání je časově náročné a bez řádné organizace se může rychle zkomplikovat. Nejlepším řešením je v tomto případě použít šablonu formuláře žádosti o zaměstnání od ClickUp.
Zjednodušuje proces přijímání nových zaměstnanců tím, že vám umožňuje rychle a jednotně shromažďovat klíčové informace od každého uchazeče, jako jsou osobní údaje, vzdělání a předchozí pracovní zkušenosti.
Díky tomu, že jsou všechny žádosti uloženy na jednom centrálním místě, můžete se rozloučit s hromadami papírů a roztříštěnými e-maily. Šablona výrazně usnadňuje sledování a posuzování uchazečů, což vám pomůže soustředit se na vyhledávání těch nejlepších talentů, místo abyste se topili v administrativní práci.
Navíc poskytuje uchazečům uživatelsky přívětivý zážitek a ukazuje, že vaše společnost klade důraz na efektivitu a profesionalitu již od samého začátku.
✨ Ideální pro: personální týmy a manažery zodpovědné za nábor, kteří chtějí zefektivnit proces přijímání uchazečů, uspořádat údaje o uchazečích a bez námahy přilákat ty nejlepší talenty.
9. Šablona pro zapracování nových zaměstnanců v ClickUp
Pokud máte pocit, že při zapracování nových zaměstnanců máte na starosti příliš mnoho věcí, šablona ClickUp pro zapracování nových zaměstnanců je vaším nejlepším pomocníkem.
Pomocí této šablony můžete vytvářet a organizovat podrobné kontrolní seznamy pro zapracování, které pokrývají vše od úvodního seznámení až po školení zaměřené na konkrétní pracovní pozici, aby nic nechybělo.
Naplánujte schůzky k nástupu, přiřaďte nové zaměstnance k důležitým úkolům a pomozte jim seznámit se s jejich týmy a firemní kulturou.
Navíc je vše soustředěno na jednom místě, což usnadňuje sledování pokroku a zajišťuje, že každý nový zaměstnanec má k dispozici nástroje a klíčové informace, které potřebuje, aby mohl okamžitě začít pracovat.
✨ Ideální pro: personální týmy a manažery, kteří chtějí zefektivnit zapracování nových zaměstnanců, udržovat informace o zaměstnancích přehledně uspořádané a pomoci novým zaměstnancům cítit se informovaně a zapojeni.
10. Šablona adresáře zaměstnanců ClickUp
Známe ten problém – váš kolega má narozeniny a vy se mu snažíte poslat dort, ale zjistit jeho kontaktní údaje je výzva, na kterou jste nebyli připraveni.
Šablona adresáře zaměstnanců ClickUp vám ušetří starosti tím, že vám poskytne jediné přehledné místo pro všechny informace o zaměstnancích. Ať už hledáte e-mailovou adresu, pracovní pozici nebo se snažíte zjistit, kdo v jakém oddělení pracuje, tato šablona vám s tím pomůže.
Jak to funguje: Díky snadno použitelným vyhledávacím funkcím získáte rychlý přístup k aktuálním záznamům, můžete zkontrolovat, kdo je v kanceláři, a zjistit, jak jsou týmy sestaveny.
Navíc se skvěle hodí pro nové zaměstnance, kteří se seznamují s týmem, nebo pro kohokoli, kdo potřebuje rychle vyhledat kontaktní údaje, aniž by musel posílat zprávy typu „Kdo to má na starosti?“.
✨ Ideální pro: personální týmy, manažery a zaměstnance, kteří chtějí centralizovat záznamy o zaměstnancích, zlepšit komunikaci a snadno udržovat vzájemné spojení mezi všemi zúčastněnými.
11. Šablona formuláře s informacemi o zaměstnancích od Collage
via Collage
Vedení přesných a aktuálních záznamů o zaměstnancích je zákonnou povinností každého zaměstnavatele. Šablona HR Employee Information Form od Collage usnadňuje správu všech druhů údajů, od osobních informací po údaje o mzdě a datum nástupu.
Tento bezplatný formulář vám zajistí, že shromáždíte všechny potřebné údaje, od jmen a adres bydliště zaměstnanců až po mzdové sazby, benefity a dokonce i podrobnosti o dovolených.
Navíc vzhledem k tomu, že právní předpisy ukládají zaměstnavatelům povinnost uchovávat určité záznamy o zaměstnancích po stanovenou dobu – a to i po skončení pracovního poměru –, může mít přehledné uspořádání všech údajů od samého začátku za následek, že se v budoucnu vyhnete potenciální právní odpovědnosti.
✨ Ideální pro: Zaměstnavatele a personalisty, kteří hledají přehledný a předpisy vyhovující způsob shromažďování a správy informací o zaměstnancích a zároveň chtějí bez námahy zajistit dodržování předpisů týkajících se vedení záznamů.
Přečtěte si také: Síla hlasu zaměstnanců při transformaci vašeho pracoviště
12. Šablona formuláře s informacemi o zaměstnancích CollageWord od AIHR
prostřednictvím AIHR
Věděli jste, že pokud se nepodaří shromáždit údaje o zaměstnancích přesně a včas, může to vést k chybám ve mzdové agendě, které mohou stát více než 600 dolarů za každý jednotlivý případ?
Abyste se vyhnuli těmto finančním ztrátám, šablona formuláře s informacemi o zaměstnancích od AIHR pro CollageWord nabízí lepší způsob, jak spravovat informace o nových zaměstnancích již od prvního dne.
Tento formulář poskytuje ucelený přehled osobních a pracovních údajů zaměstnance, od data nástupu přes kontakty pro případ nouze až po mzdové sazby.
Tento nástroj zjednodušuje administrativní úkoly a zajišťuje, že záznamy o zaměstnancích jsou přehledné, bezpečné a aktuální. Nabízí bezplatné, přizpůsobitelné šablony ve formátech PDF a Word.
✨ Ideální pro: personální týmy a zaměstnavatele, kteří hledají efektivní řešení v souladu s předpisy pro shromažďování a správu informací o zaměstnancích během nástupu do zaměstnání.
Přečtěte si také: Nejlepší průzkumy pro nové zaměstnance: Jak provádět průzkumy při zapracování nových zaměstnanců (otázky + šablona)
13. Šablona formuláře s údaji o zaměstnancích ve formátu PDF od Charlieho
via Charlie
Zapracování nového zaměstnance je vzrušující, ale ne bez šablony formuláře s údaji o zaměstnancích ve formátu PDF od Charlieho, která vám pomůže shromáždit všechny informace o zaměstnancích.
Šablona je určena pro prověření před nástupem do zaměstnání, které se provádí ještě před prvním týdnem. Můžete tak shromáždit důležité údaje, jako jsou informace o oprávnění k práci (číslo pasu a číslo sociálního pojištění), ještě před datem nástupu zaměstnance, čímž zajistíte dodržování právních předpisů již od prvního dne.
Poté, během prvního týdne, dotáhněte všechny detaily do konce tím, že shromáždíte kontaktní údaje pro případ nouze, osobní e-mailové adresy a dokonce i stravovací preference.
Ačkoli existují pokročilejší nástroje pro evidenci zaměstnanců, tato šablona ve formátu PDF představuje nákladově efektivní a jednoduché řešení pro firmy, které zatím nejsou připraveny investovat do softwaru.
✨ Ideální pro: Malé firmy nebo personální týmy, které hledají cenově dostupný a jednoduchý způsob, jak shromažďovat a spravovat základní informace o zaměstnancích během nástupu do zaměstnání.
Přečtěte si také: Bezplatné šablony a formuláře pro personální oddělení ke zlepšení personálních procesů
14. Šablona formuláře pro doporučení zaměstnance od 123 Form Builder
prostřednictvím 123 Form Builder
Najít špičkové talenty není snadné, ale vaši nejlepší náboráři pravděpodobně sedí přímo ve vaší kanceláři: jsou to vaši zaměstnanci. Šablona formuláře pro doporučení zaměstnanců od 123 Form Builder usnadňuje týmům doporučování vynikajících kandidátů.
Jak to funguje: Tento přizpůsobitelný formulář shromažďuje všechny podstatné informace o zaměstnancích a uchazečích, jako jsou například pozice, o které se ucházejí, a podpůrné soubory, jako jsou životopisy.
Není potřeba žádné programování – stačí přetáhnout prvky a navrhnout formulář tak, aby vyhovoval potřebám vaší společnosti. Můžete jej zveřejnit prostřednictvím zabezpečených odkazů, vložit na svůj web nebo sdílet na platformách, jako je Facebook nebo WordPress.
Po odeslání se všechna doporučení ukládají do zabezpečené online databáze, kde je lze snadno prohlížet. K datům máte přístup prostřednictvím centralizovaného řídicího panelu, můžete je exportovat do formátu CSV nebo Excelu, případně formulář integrovat s nástroji, jako je Google Drive, a zjednodušit tak následnou komunikaci.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí digitalizovat a urychlit proces doporučování zaměstnanců a vybudovat silnější zásobárnu talentů.
Přečtěte si také: Šablony dopisů k ověření zaměstnanců zdarma pro excelentní práci personálního oddělení
15. Šablona formuláře pro zdravotní údaje zaměstnance od 123 Form Builder
prostřednictvím 123 Form Builder
Pokud jde o zdraví zaměstnanců, většina organizací se zaměřuje na oblasti s přímými náklady nebo závazky, jako jsou pracovní úrazy, žádosti o invalidní důchod nebo využívání programů pomoci zaměstnancům. Tyto ukazatele však jen stěží odrážejí celkovou fyzickou a duševní pohodu vaší pracovní síly.
Vytváření účinných strategií v oblasti zdraví – nebo měření jejich dopadu – je bez systematického sběru dat téměř nemožné.
Šablona formuláře pro zdravotní údaje zaměstnanců od 123 Form Builder pomáhá organizacím tuto výzvu zvládnout.
Šablona zjednodušuje bezpečné a pohodlné shromažďování základních údajů o zdravotním stavu – od anamnézy a chronických onemocnění až po záznamy o očkování a kontakty pro případ nouze.
✨ Ideální pro: Organizace, které se zavázaly budovat kulturu zdraví, zlepšovat blahobyt zaměstnanců a řešit rostoucí náklady na zdravotní péči pomocí systematických řešení založených na datech.
Přečtěte si také: Nejlepší šablony harmonogramů zaškolení nových zaměstnanců
16. Šablona formuláře pro souhlas zaměstnance s lékařským vyšetřením od 123 Form Builder
prostřednictvím 123 Form Builder
Vzhledem k přetrvávajícímu nedostatku kvalifikovaných pracovníků a rostoucím nákladům na zdravotní péči již není upřednostňování zdraví zaměstnanců pouhou volbou.
Šablona formuláře souhlasu zaměstnance s lékařským vyšetřením od 123 Form Builder tento proces zjednodušuje a umožňuje zaměstnavatelům i novým zaměstnancům rychle, bezpečně a pohodlně sledovat administrativu.
Tato šablona připravená k okamžitému použití vám umožňuje zasílat novým zaměstnancům e-mailem formuláře pro udělení souhlasu s lékařským vyšetřením. Zaměstnanci mohou formuláře vyplnit z domova nebo kdekoli na cestách.
Odpovědi zaměstnanců jsou bezpečně uloženy a snadno přístupné pro personální týmy, což zajišťuje, že informace o zaměstnancích jsou přehledně uspořádány a v souladu s požadavky na ochranu osobních údajů.
✨ Ideální pro: personální týmy, které hledají bezpečné digitální řešení pro správu formulářů o souhlasu s lékařským vyšetřením během nástupu nových zaměstnanců.
Přečtěte si také: Nejlepší software pro zaměstnanecké portály
Jak vytvořit a používat formuláře s informacemi o zaměstnancích
Ať už dáváte přednost manuálním metodám nebo digitálním nástrojům, existují způsoby, jak vytvořit formulář s informacemi o zaměstnancích, který vám bude vyhovovat. Podívejme se na to podrobněji:
1. Google Forms
Pokud hledáte něco jednoduchého a bezplatného, Google Forms je pro vás ideální volbou. Zde je návod, jak na to:
- Začněte od nuly nebo použijte šablonu: Google Forms nabízí hotové šablony pro personální oddělení. Stačí je přizpůsobit vašim potřebám.
- Přidejte své otázky: Kliknutím na tlačítko plus (+) přidejte pole pro osobní údaje, datum nástupu a cokoli dalšího, co potřebujete
- Přizpůsobte si formulář: Upravte motiv, písmo a barvy tak, aby formulář působil profesionálně. Můžete dokonce přidat obrázky nebo videa pro zábavu (nebo pro větší srozumitelnost).
- Upravte nastavení: Chraňte odpovědi a spravujte způsob sběru dat. Propojte odpovědi s Google Tabulkami pro snadné sledování a analýzu
Ačkoli Google Forms funguje, není dokonalý – základní design a omezené funkce vám možná nebudou stačit.
Přečtěte si také: Nejlepší softwarové nástroje pro řízení lidských zdrojů
2. Tabulky
Pokud jste fanouškem starého dobrého Excelu nebo Google Sheets, můžete si vytvořit ručně vyplňovaný formulář s informacemi o zaměstnancích:
- Přidejte sloupce pro celé jméno, adresu, kontakty pro případ nouze a další důležité údaje o zaměstnancích
- Sdílejte ji s novými zaměstnanci, aby ji mohli přímo vyplnit nebo aktualizovat
- Bonus: Využijte filtry a možnosti třídění, abyste měli data přehledně uspořádaná a vždy aktuální
Ručně? Ano. Ale pro menší týmy je to efektivní.
3. ClickUp Forms: Chytřejší řešení
Pokud jste připraveni zbavit se nepraktických tabulek a posunout věci o úroveň výš, ClickUp je tím pravým řešením.
ClickUp Forms shromažďuje údaje o vašich zaměstnancích a proměňuje je v konkrétní kroky.
✨ Jak to funguje: ClickUp nabízí spoustu vlastních polí, která si můžete přizpůsobit podle svých potřeb.
Ať už požadujete textové odpovědi, výběr z rozevíracích nabídek nebo kalendáře pro zadání data nástupu, každá otázka může mít pole přizpůsobené konkrétní odpovědi. Zaměstnanci tak vyplní formuláře přesně a vy se vyhnete potížím s neuspořádanými a nekonzistentními údaji.
A teď to nejlepší – ClickUp automaticky převádí odpovědi z formuláře na úkoly.
I přes nasazení nástrojů umělé inteligence se mnoho týmů potýká s neuspořádaným nasazením AI, kdy různé systémy umělé inteligence fungují bez sdíleného kontextu nebo přístupu k úplným údajům o zaměstnancích. Bez jednotného zdroje pravdivých informací zůstávají poznatky z umělé inteligence nekonzistentní a je obtížné na jejich základě jednat.
Představte si, že nový zaměstnanec vyplní formulář a hop! Okamžitě se vytvoří úkol pro mzdové oddělení, aby mu zřídilo mzdový účet, nebo pro IT oddělení, aby připravilo dokumenty potřebné pro zapracování.
Aby vše zůstalo přehledné, ClickUp vám umožňuje přidávat štítky a odpovědi přímo do popisů úkolů, což usnadňuje sledování a správu požadavků. Místo toho, abyste se snažili najít správné informace, můžete během několika sekund vyhledávat, třídit a slučovat duplicitní úkoly.
Přečtěte si také: Nezbytné dokumenty pro zapracování nových zaměstnanců, které zajistí jejich hladkou integraci
Shromažďujte informace o svých zaměstnancích pomocí ClickUp
Šablony formulářů s informacemi o zaměstnancích od ClickUp umožňují rychlý, přesný a snadný sběr základních údajů o zaměstnancích.
Díky přizpůsobitelným polím získáte vše, co potřebujete – od osobních údajů až po daňové formuláře – bez zbytečného dohadování.
Po odeslání jsou informace přehledně uspořádány do úkolů a uloženy na jednom bezpečném místě, kde jsou kdykoli k dispozici.
Využijte ClickUp Brain k okamžitému porozumění údajům o zaměstnancích
Shromažďování informací o zaměstnancích je jen polovina práce, skutečnou výzvou je rychle se v nich zorientovat. ClickUp Brain pomáhá personálním týmům shrnout údaje o zaměstnancích, označit chybějící informace a okamžitě získat klíčové poznatky z odeslaných formulářů. Místo ručního procházení každé odpovědi získáte přehled během několika sekund.
Zaregistrujte se na ClickUp a vneste pořádek do informací o svých zaměstnancích.
Často kladené otázky (FAQ)
K čemu slouží formulář s informacemi o zaměstnancích?
Formulář s informacemi o zaměstnancích slouží ke shromažďování a ukládání základních údajů o zaměstnancích, jako jsou kontaktní údaje, pracovní pozice a kontakty pro případ nouze. Pomáhá personálním týmům udržovat záznamy přesné, přehledné a v souladu s předpisy již od prvního dne.
Jsou šablony formulářů s informacemi o zaměstnancích vyžadovány zákonem?
Formuláře s informacemi o zaměstnancích nejsou ze zákona povinné, ale zaměstnavatelé jsou povinni vést přesné záznamy o zaměstnancích. Používání standardizovaných šablon pomáhá zajistit dodržování předpisů v oblasti práce, daní a vedení záznamů.
Lze formuláře s informacemi o zaměstnancích vytvářet digitálně?
Ano, formuláře s informacemi o zaměstnancích lze vytvářet digitálně pomocí nástrojů, jako je ClickUp Forms, namísto papírových formulářů nebo tabulek. Digitální formuláře snižují počet chyb, zvyšují bezpečnost dat a usnadňují aktualizaci a přístup k informacím.
Jak formuláře s informacemi o zaměstnancích pomáhají při zapracování?
Formuláře s informacemi o zaměstnancích zefektivňují zapracování tím, že shromažďují všechny potřebné údaje předem na jednom místě. Tím se omezuje nutnost opakované komunikace, zrychluje se zpracování mezd a nastavení IT a novým zaměstnancům se zajišťuje plynulejší zážitek ze zapracování.
Jaký je rozdíl mezi formulářem s informacemi o zaměstnancích a kontrolním seznamem pro zapracování?
Formulář s informacemi o zaměstnancích slouží především ke shromažďování údajů o zaměstnancích, zatímco kontrolní seznam pro zapracování nových zaměstnanců slouží ke sledování úkolů a činností pro nové zaměstnance. Oba nástroje fungují nejlépe ve spojení, zejména pokud jsou spravovány v jediném systému, jako je ClickUp.