Google Workspace je pro mnohé nepostradatelným nástrojem!
Ale jak dobře jste vy v jeho používání?
Většina z nás nevyužívá Google Workspace naplno. Držíme se základů, ale přicházíme o některé opravdu skvělé triky pro zvýšení produktivity v Workspace. To se ale dnes změní díky těmto 25 tipům pro Google Workspace.
Pojďme být produktivní, ano?
Co je Google Workspace?
Google Workspace je sada cloudových nástrojů pro zvýšení produktivity a spolupráci. Předtím, než jej Google v roce 2020 přejmenoval, byl známý jako G Suite (Google Suite).
Z čeho se skládá Google Workspace?
Google Workspace sdružuje několik aplikací pro zvýšení produktivity pod jednou střechou. Patří mezi ně:
- Gmail pro e-maily
- Google Drive pro ukládání souborů v cloudu
- Google Docs pro zpracování textu
- Google Sheets pro tabulky
- Google Slides pro prezentace
- Google Kalendář pro schůzky, úkoly a události
- Google Meet pro videokonference
- Google Chat pro zasílání zpráv
- Google Forms pro průzkumy a sběr dat
Přečtěte si také: 10 faktorů ovlivňujících produktivitu v práci
Jak používat Google Workspace
Jak používat Google Workspace:
- Zaregistrujte si účet (může vám jej poskytnout také vaše organizace).
- Přístup k aplikacím Google Workspace (ikona mřížky v pravém horním rohu)
- Aplikace můžete používat samostatně nebo společně. Můžete například připravit dokument v Google Docs, sdílet jej přes Gmail a naplánovat schůzku v Google Meet, abyste jej mohli projednat živě.
Jakmile se vám podaří proniknout na trh, dalším krokem je plně využít potenciál Google Workspace.
Právě k tomu slouží tipy pro G Suite. Existují triky pro každou aplikaci Google, například pro Google Docs a Google Forms – o všech vám povíme.
Výzvy spojené se správou všech nástrojů v Google Workspace
Google Workspace je vynikající pro jednotlivé uživatele. Má však určitá omezení, zejména pro organizace. Podívejme se na několik z nich:
1. Správa zdrojů a licencování
Organizace často bojují s neoptimálními licencemi, plýtváním zdroji a finanční neefektivitou.
2. Bezpečnost a soulad s předpisy
Dodržování předpisů na ochranu osobních údajů představuje výzvu, protože organizace musí zajistit dodržování zákonů, jako je GDPR, a zároveň efektivně spravovat uživatelská data.
3. Školení a podpora uživatelů
Bez správného vedení mohou mít uživatelé potíže s plným využitím všech možností platformy.
4. Držte krok s aktualizacemi
Google Workspace se neustále vyvíjí a organizace mohou mít potíže s udržováním přehledu o nových funkcích a změnách.
5. Výzvy v oblasti správy dat
Sběr a správa dat v rámci Google Workspace může být složitá, zejména pokud se jedná o různé verze dokumentů vytvořených uživateli.
Jste z toho zmatení? Nemusíte být. Jako uživatel potřebujete pouze těchto 25 tipů pro Google Workspace. Čtěte dál.
Jak odhalit plný potenciál G-Suite
Abyste mohli skutečně těžit z výhod Google Workspace, je důležité prozkoumat i další funkce kromě těch základních. Tím zlepšíte komunikaci a spolupráci v týmu, časové řízení a pracovní postupy.
25 tipů pro Google Workspace
Zde je 25 tipů, které vám pomohou lépe využívat Google Workspace. Rozdělili jsme je do čtyř kategorií, abyste se mohli soustředit na konkrétní oblasti, které chcete zlepšit:
Kategorie č. 1: Komunikace a spolupráce
Bez jasné komunikace není spolupráce možná. Naštěstí vám může pomoci Google Workspace.
1. Plánujte schůzky rychleji pomocí funkce „Najít čas“
Příprava týmové schůzky by neměla vyžadovat zasílání mnoha e-mailů tam a zpět. Google Kalendář nabízí jednodušší přístup díky funkci Najít čas.
Vytvořte novou událost, najděte čas a přidejte hosty. Uvidíte rozvrhy všech vedle sebe, takže snadno zjistíte, kdy mají volno.
2. Rychlé shromažďování informací pomocí Google Forms
Správa odpovědí z více zdrojů může být chaotická.
Google Forms tento proces zjednodušuje. Připravte formulář s otázkami a odešlete odkaz na formulář účastníkům. Všechny odpovědi se automaticky shromažďují v Google Sheet, což usnadňuje prohlížení a analýzu dat.
Chcete-li začít, přejděte na forms. google. com a kliknutím na znaménko plus (+) vytvořte nový formulář. Poté přidejte otázky, přizpůsobte vzhled formuláře a přidejte logiku, aby se na základě předchozích odpovědí zobrazovaly různé otázky.
3. Zvyšte produktivitu schůzek pomocí breakout rooms
Velké videokonference mohou někdy působit neosobně. Pro všechny účastníky může být náročné se smysluplně zapojit a přispět.
Pomocí breakout rooms v Google Meet můžete rozdělit velkou schůzku na menší skupiny a podpořit tak aktivnější účast.
Během schůzky klikněte na Aktivity > Breakout Rooms. Můžete si vybrat, kolik místností chcete vytvořit, a přiřadit účastníky do jednotlivých místností. Po skončení breakout session se všichni mohou znovu připojit k hlavní schůzce a sdílet své postřehy.
4. Vylepšete spolupráci týmu pomocí prostorů v Google Chatu
Správa týmových projektů vyžaduje Gmail pro zprávy a Drive pro soubory. Sledování informací souvisejících s projektem tak může být zdlouhavé.
Google Chat poskytuje centrální místo pro spolupráci ve Spaces, kde můžete přidávat členy týmu, přidělovat úkoly a vést konverzace.
Chcete-li vytvořit prostor v Google Chatu, klikněte na Vytvořit nebo najít prostor, pojmenujte svůj prostor a přidejte členy.
5. Podporujte inkluzivní schůzky pomocí živých titulků v Google Meet
Při schůzkách mohou jazykové bariéry, problémy s kvalitou zvuku nebo potíže se sluchem někdy ztěžovat členům týmu sledování průběhu schůzky.
Funkce živých titulků v Google Meet vám může pomoci tyto výzvy řešit.
Během schůzky klikněte na tlačítko Zapnout titulky (CC) v dolní části obrazovky. Zobrazí se přepis toho, co se říká, v reálném čase.
6. Zlepšete kvalitu hovorů pomocí funkce potlačení šumu v Google Meet
Hluk v pozadí je při videohovorech vždy velkým rušivým prvkem.
Funkce potlačení šumu v Google Meet dokáže odfiltrovat šum. Během schůzky klikněte na tři tečky (⋮), Nastavení > Zvuk a zapněte Potlačení šumu.
Kategorie č. 2: Řízení času a produktivita
Tato část nabízí strategie pro lepší správu času a zvýšení každodenní produktivity pomocí Google Workspace.
7. Pracujte offline s Google Drive
Internet není vždy spolehlivý. Navíc se může stát, že nebudete mít signál WiFi. V takových chvílích může být nedostupnost souborů stresující.
Pomůže vám k tomu offline režim služby Google Drive.
Po připojení k internetu přejděte do nastavení Disku a zapněte možnost Offline. Poté vyberte, k čemu chcete mít přístup offline.
Díky povolenému offline přístupu můžete prohlížet a upravovat soubory bez připojení k internetu. Vaše změny se automaticky aktualizují, jakmile se znovu připojíte k internetu.
8. Zaznamenávejte všechny nápady pomocí Google Keep
Dobré nápady se těžko hledají.
Google Keep je řešením. Jedná se o aplikaci pro digitální poznámky pro váš počítač nebo telefon, která vám pomůže rychle zaznamenávat poznámky.
Vytvoření nové poznámky je stejně jednoduché jako stisknutí tlačítka „+“. Můžete dokonce přidat barvy nebo štítky, abyste si zaznamenali své nápady.
9. Rychlé otevírání dokumentů pomocí šablon
Google Workspace nabízí řadu šablon, které vám pomohou začít.
Chcete-li použít šablonu, otevřete Google Docs, Sheets nebo Slides a klikněte na Galerie šablon v horní části stránky.
Projděte si možnosti šablon: návrhy projektů, rozpočty a prezentace.
10. Pište e-maily rychleji díky funkci Smart Compose
Funkce Smart Compose v Gmailu se postupem času učí z vašeho stylu psaní, pomáhá vám rychle psát e-maily a zajišťuje konzistentní tón.
Při psaní vám navrhuje fráze, které doplní vaše věty. Pokud návrh odpovídá tomu, co jste chtěli říct, můžete jej přijmout stisknutím klávesy Tab.
Chcete-li používat funkci Smart Compose, povolte ji v nastavení Gmailu na kartě Obecné. Poté při psaní e-mailů sledujte šedý text, který se objevuje před kurzorem; jedná se o návrhy funkce Smart Compose.
11. Hladké řízení dovolených pomocí funkce „Mimo kancelář“ v Kalendáři
Příprava na dovolenou obvykle znamená nastavení automatických odpovědí na e-maily, odmítnutí schůzek a informování kolegů. Funkce Out of Office v Kalendáři Google tento proces zjednodušuje.
V Kalendáři vyberte možnost Mimo kancelář a nastavte data. Můžete také nastavit automatické odpovědi a automatické odmítnutí e-mailů a schůzek.
Kalendář navíc zobrazí váš status mimo kancelář, což ostatním pomůže naplánovat si práci během vaší nepřítomnosti.
Přečtěte si také: 20 převratných triků pro Google Kalendář, které musíte znát
12. Optimalizujte načasování komunikace pomocí funkce Naplánovat odeslání v Gmailu
Zajistit, aby si vašich e-mailů všimli a přečetli je, může být složité, zejména pokud jednáte s kolegy v různých časových pásmech. Je důležité poslat e-mail ve správný čas, aby si ho mohli přečíst, jakmile budou mít čas.
Díky funkci Naplánovat odeslání v Gmailu můžete načasovat odeslání svých e-mailů. Po napsání e-mailu klikněte na šipku vedle tlačítka Odeslat a vyberte možnost Naplánovat odeslání. Poté vyberte navrhovaný čas nebo nastavte vlastní.
13. Získejte náskok díky novým zkratkám *.
Vytvoření nového dokumentu, tabulky nebo prezentace v Google Disku vyžaduje několik kliknutí. Můžete to přeskočit pomocí nové zkratky. Stačí otevřít novou kartu a zadat doc. new, sheet. new nebo slide. new – je to tak snadné.
K dispozici jsou také klávesové zkratky pro formuláře (form. new), weby (site. new) a dokonce i pro spuštění nové schůzky v Google Meet (meet. new).
Kategorie č. 3: Správa dokumentů a souborů
Tyto tipy a triky se zaměřují na pomoc s organizací, vyhledáváním a správou dokumentů a souborů v Google Workspace.
14. Zajistěte přesnost dat pomocí ověřování dat
Při zadávání dat je nejdůležitější přesnost. Malá chyba nebo překlep mohou zkreslit výpočty a analýzu dat.
Google Sheets má pro takové problémy funkci ověřování dat. Můžete nastavit pravidla pro typ dat zadávaných do konkrétních buněk.
Vyberte buňky, na které chcete pravidlo použít, poté v horním menu přejděte na Data > Ověření dat a vyberte kritérium ověření, například rozsah čísel, obsah textu nebo vlastní vzorce.
Můžete také přidat užitečné chybové zprávy, které uživatele navedou, když zadají nesprávná data.
Přečtěte si také: Jak použít ověření dat v aplikaci Excel
15. Rychlé vyhledávání souborů pomocí pokročilého vyhledávání v Disku
Google Drive se rychle zaplní. Soubory se tak mohou ztratit v moři různých souborů. Díky pokročilému vyhledávání v Drive je však můžete najít (nebo alespoň zúžit výsledky).
Přejděte do vyhledávacího pole Disku a klikněte na Rozšířené vyhledávání. Otevře se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat typ souboru, vlastníka, datum úpravy a další parametry.
Pokročilé vyhledávání je v konečném důsledku filtr. Čím lépe definujete svůj filtr, tím lepší budou výsledky vyhledávání. Proč se trápit? Stačí si každý den věnovat 10 minut organizaci svého disku – je to nejlepší trik pro Google Drive, jaký existuje.
16. Rozšiřte funkčnost pomocí doplňku
Aplikace Google nemají všechny funkce zabudované. Možná budete muset paralelně spouštět aplikaci třetí strany, což může být nepříjemné kvůli neustálému přepínání. Naštěstí lze k několika aplikacím Google přidat doplňky, také známé jako rozšíření.
Například v Google Docs můžete přidat rozšíření pro elektronický podpis tak, že přejdete do nabídky Rozšíření > Doplňky. Tuto funkci mají i další aplikace Google, jako jsou Tabulky, Prezentace a Kalendář.
17. Sdílejte soubory pomocí sdílených disků
Přístup ke sdíleným souborům může být komplikovaný, zejména když členové týmu přicházejí a odcházejí. Funkce sdílených disků v Google Drive může tento proces zjednodušit.
Na rozdíl od souborů v My Drive, které patří jednotlivcům, soubory ve sdíleném disku patří týmu. To znamená, že když někdo odejde, jeho soubory zůstanou týmu.
Chcete-li připravit sdílený disk, klikněte v levém postranním panelu na Sdílené disky a poté na +Nový. Přidejte členy týmu a všichni budou mít přístup ke všem souborům na tomto disku.
Kategorie č. 4: Pokročilé funkce a nástroje
Zde se podíváme na další funkce aplikací Google Workspace.
18. Hlasové psaní v Google Docs
Psaní na klávesnici vás může zpomalovat. Nejlepší je ho vynechat díky funkci hlasového psaní v Google Docs.
Otevřít nový dokument (nezapomeňte na doc. new)? Poté přejděte do horního menu na Nástroje > Hlasové psaní, klikněte na ikonu mikrofonu a začněte mluvit. Slova se budou zobrazovat na obrazovce, jak budete mluvit.
Nezapomeňte mluvit jasně a po dokončení zkontrolujte finální verzi, zda neobsahuje překlepy a gramatické chyby.
19. Uspořádejte si doručenou poštu pomocí filtrů Gmailu
Důležité zprávy a agendy se mohou ztratit v přeplněné doručené poště.
Proč neaktivovat filtry Gmailu, které automaticky organizují příchozí zprávy? V nastavení Gmailu vyhledejte položku Filtry a blokované adresy a vytvořte pravidla pro e-maily.
Můžete například nastavit pravidla pro ID odesílatele e-mailu nebo klíčová slova v předmětu, aby se e-maily od vašeho manažera označily hvězdičkou nebo přesměrovaly do konkrétní složky.
20. Zapojte své publikum pomocí funkce Otázky a odpovědi v Prezentacích
Prezentace před velkou skupinou lidí může někdy působit jednostranně. Google Slides má funkci otázek a odpovědí, díky které mohou být vaše prezentace poutavější.
Při prezentaci klikněte na trojúhelník vedle šipky dolů vedle tlačítka Prezentovat a zapněte nástroje pro publikum. To umožní vašemu publiku klást otázky v reálném čase, na které můžete reagovat během prezentace nebo po ní.
Publikum může také hlasovat pro otázky, což vám pomůže identifikovat a upřednostnit nejoblíbenější témata. Tato funkce může vaše prezentace zatraktivnit a zajistit, že se budete věnovat bodům, které vaše publikum zajímají nejvíce.
21. Pište profesionální e-maily pomocí funkce Pomoc při psaní v Gmailu
Funkce Gmailu „Pomozte mi psát“ dělá přesně to, co naznačuje její název – pomáhá vám psát jednotným stylem.
Při psaní e-mailu klikněte na tlačítko „Pomoc při psaní“ (vypadá jako kouzelná hůlka). Poté stručně popište, co chcete sdělit. Umělá inteligence na základě vašeho zadání vygeneruje návrh, který můžete doladit.
Chcete-li získat přístup k této funkci, musíte se zaregistrovat do Google Workspace Labs. Navštivte Google Workspace Labs, zaregistrujte se a připojte se k čekací listině. Jakmile budete na čekací listině, obdržíte pozvánku, jakmile bude funkce k dispozici.
22. Překonejte jazykové bariéry pomocí Google Translate v Docs
Rozdílné jazyky brání efektivní komunikaci v rozmanitých a různorodých týmech a při přeshraniční spolupráci. Google Docs má zabudovanou funkci překladu, která tento problém řeší. (Ve skutečnosti mnoho triků pro Google Docs zlepšuje spolupráci. )
Chcete-li tuto funkci použít, přejděte do nabídky Nástroje > Přeložit dokument. Poté můžete zvolit překlad celého dokumentu do jiného jazyka.
Tato funkce je také užitečná, když potřebujete rychle porozumět dokumentu v jazyce, kterým nemluvíte plynule.
23. Snadné vytváření týmových zdrojů pomocí Google Sites
Vytvoření centrálního úložiště informací pro tým často vyžaduje technické dovednosti nebo pomoc IT oddělení. Google Sites usnadňuje návrh interních webových stránek bez znalosti programování.
Přejděte na sites. google. com a klikněte na „+“. Pomocí rozhraní drag-and-drop můžete přidávat text, obrázky, kalendáře a dokonce i vkládat další prvky Google Workspace.
Tento nástroj je vynikající pro vytváření přehledů aktivit projektu, příruček pro týmy nebo znalostních bází, které může váš tým snadno konzultovat a aktualizovat.
24. Analyzujte data pomocí kontingenčních tabulek v Tabulkách
Data jsou užitečná pouze tehdy, pokud z nich můžete získat poznatky. Čím větší je však datový soubor, tím náročnější je z něj získávat poznatky.
Nebojte se – kontingenční tabulky v Google Sheets vám pomohou shrnout a analyzovat taková data. A existuje mnoho podobných triků pro Google Sheets.
V tabulce přejděte na Vložit > Kontingenční tabulka*. Vyberte rozsah dat a zvolte způsob jejich shrnutí. Přetahováním polí můžete rychle restrukturalizovat data a odhalit různé poznatky.
25. Spravujte svou dostupnost pomocí pracovní doby v Kalendáři
Není vždy jasné, kdy jste vy nebo vaši kolegové k dispozici. Chcete-li řídit očekávání ohledně dostupnosti, stačí nastavit své pracovní hodiny v Kalendáři Google.
V nastavení Kalendáře přejděte do části Pracovní doba a místo a zadejte svůj obvyklý pracovní rozvrh. Pokud se někdo pokusí naplánovat schůzku mimo tyto hodiny, obdrží oznámení.
Tato funkce vám pomůže udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a snížit pravděpodobnost plánování schůzek v nevhodných časech, zejména pokud spolupracujete s lidmi v různých časových pásmech.
Bonus: Vyplňte tento 5minutový kvíz o produktivitě a zjistěte, jak produktivní je vaše organizace!
Alternativa k Google Workspace, která vám pomůže ušetřit čas
Neustálé přepínání mezi nástroji Google Workspace zůstává problémem. To vede ke ztrátě času a rozptýlení pozornosti.
Existuje tedy nějaká alternativa?
Existuje ClickUp, výkonná platforma pro produktivitu a správu projektů. Zde je několik důvodů, proč vám doporučujeme ji zvážit.
- Jednotná platforma: Integrujte tvorbu dokumentů, správu úkolů a sledování času do jednoho prostředí.
- Vylepšená spolupráce: Spolupracujte současně na dokumentech, úkolech a projektech, abyste podpořili týmovou práci a zajistili sladění projektů.
- Vlastní automatizace: Vytvořte vlastní pracovní postupy pro zpracování opakujících se úkolů pomocí ClickUp Automations, čímž ušetříte čas pro důležitější práci.
- Více možností zobrazení: Vizualizujte svou práci ve svém oblíbeném stylu nebo podle potřeb projektu pomocí různých zobrazení.
- Nastavení priorit: Přizpůsobte priority úkolů (Vysoká, Střední, Nízká) tak, aby byly nejdůležitější úkoly vyřízeny jako první.
- Integrované sledování času: Sledujte svou produktivitu zaznamenáváním času stráveného na úkolech a projektech pomocí ClickUp Time Tracking. Sledujte čas z jakéhokoli zařízení, navrhujte přizpůsobené časové rozvrhy a prohlížejte si podrobné zprávy.
Co však odlišuje ClickUp od Google Workspace, je jeho integrovaný AI asistent ClickUp Brain, ke kterému máte přístup kdekoli v rámci ClickUp.
Využijte sílu umělé inteligence
Vzhledem k tomu, že už máte tolik práce, je rozumné zvýšit svou produktivitu pomocí asistenta umělé inteligence. ClickUp Brain umí:
- Vytvářejte koncepty obsahu a generujte nápady v ClickUp Docs
- Pomůže vám nastavit kontext vašich úkolů, navrhne dílčí úkoly a rozdělí složité projekty na zvládnutelné kroky.
- Automatizujte rutinní procesy, jako jsou aktualizace postupu, stand-upy a zprávy o stavu.
- Vytvářejte přehledné e-maily v doručené poště ClickUp nebo rychle odpovídat na chaty.
- Najděte konkrétní informace ve svých dokumentech, úkolech nebo dokonce v minulých konverzacích.
- Interpretujte data svého projektu a získejte návrhy na zlepšení pracovních postupů.
Navíc nabízí radikální funkci pro týmy: Connected AI. Connected AI integruje všechny vaše nástroje na jednom místě a zajišťuje, že všechny vaše znalosti jsou přístupné a využitelné, bez ohledu na to, kde jsou uloženy. Nabízí následující funkce:
- Díky hluboké integraci se všemi aspekty vašeho pracovního prostoru ClickUp – úkoly, dokumenty a chat – získáte komplexní přehled o své práci, což vám umožní získat přesnější a praktičtější informace.
- Funkce AI Writer for Work, AI Knowledge Manager a AI Project Manager jsou navrženy tak, aby převzaly opakující se úkoly, abyste se mohli soustředit na kreativnější práci.
- ClickUp Brain se také hladce integruje s nástroji třetích stran. Můžete tak rozšířit jeho použití i mimo ClickUp a synchronizovat všechny změny v ClickUp a aplikacích třetích stran v reálném čase.
Využijte asynchronní komunikaci
ClickUp posouvá spolupráci na novou úroveň díky své sadě komunikačních nástrojů. A díky asynchronní komunikaci vám může ušetřit spoustu času. Zde je návod, jak na to:
- Zapomeňte na schůzky, které se konají jedna za druhou – informujte svůj tým pomocí ClickUp Chat.
- Přiřazujte komentáře a vytvářejte důležité úkoly pro své týmy pomocí ClickUp Tasks.
- Spouštějte přizpůsobené připomenutí ClickUp pro cíle ClickUp s vysokou prioritou a milníky ClickUp.
Šablony ClickUp pro zvýšení produktivity
Nyní, když máte k dispozici nástroje ClickUp a asistenta AI, jaký je váš plán produktivity?
Nemáte žádný?
Máme pro vás šablony ClickUp! Zde jsou dvě perfektní šablony pro zvýšení produktivity, které vám pomohou začít.
Za prvé, šablona produktivity ClickUp je skvělá pro optimalizaci pracovních postupů pro jednotlivce i firmy.
Můžete:
- Získejte různé zobrazení, jako je Seznam, Tabule a Kalendář, abyste mohli vizualizovat úkoly.
- Spusťte automatizaci pro vytváření a správu úkolů
- Pomocí rozevíracích seznamů s jedním výběrem můžete úkoly kategorizovat nebo je přiřadit konkrétním týmům.
- Označte si důležité termíny a termíny splatnosti v kalendáři, abyste měli přehled o důležitých událostech.
- Využijte zobrazení v pracovním prostoru ke spolupráci, brainstormingu a shromažďování dat.
A konečně, šablona ClickUp Personal Productivity Template je určena pro motivované živnostníky a ty, kteří chtějí zorganizovat svůj osobní život.
Přečtěte si také: 25 nejlepších nástrojů a softwarových aplikací pro zvýšení produktivity
Zvyšte svou produktivitu s ClickUp
Produktivita spočívá v rovnováze, soustředění a nástrojích, které vám pomohou pracovat rychleji.
Zatímco Google Workspace vám pomáhá udržovat pořádek, ClickUp vyniká, když potřebujete extra podporu, abyste zůstali na správné cestě a stihli více práce.
Jste připraveni posunout svou produktivitu na vyšší úroveň? Vyzkoušejte ClickUp a zažijte, jaké to je mít platformu, která vám pomůže soustředit se, být efektivní a mít více možností. Vyzkoušejte ClickUp.