Úspěch organizace je přímo úměrný produktivitě jejích zaměstnanců a efektivitě jejích procesů.
Bohužel, udržení vysoké produktivity zaměstnanců je pro většinu pracovišť neustálým bojem. Jedním z důvodů je, že neexistuje žádný návod, jak motivovat zaměstnance nebo zvýšit jejich efektivitu.
Každý malý aspekt hraje velkou roli v produktivitě zaměstnanců, od strategických komunikačních postupů po výběr správné technologie a začlenění zdraví a wellness.
Zároveň není úkolem jednoho oddělení, konkrétně oddělení lidských zdrojů, zavádět strategie produktivity nebo zapojení zaměstnanců. Klíčovou roli zde hrají vedoucí pracovníci, manažeři, členové týmů a spolupracovníci.
Podívejme se na faktory, které ovlivňují produktivitu, jako je komunikace, vedení, zdraví a pohoda, školení a rozvoj.
Čtěte dál a dozvíte se, jak vytvořit pozitivní pracovní prostředí, které maximalizuje potenciál vašich zaměstnanců a podporuje dlouhodobý růst.
⏰ 60sekundové shrnutí
Produktivita není náhoda – je ovlivněna klíčovými faktory, které mají dopad na to, jak zaměstnanci pracují. Zde je to, co má největší vliv:
- Komunikace a vedení – Jasná očekávání a silné vedení udržují týmy v souladu.
- Technologie – Správné nástroje zefektivňují pracovní postupy a snižují ztrátu času.
- Zdraví a pohoda – Vyvážený přístup k práci a soukromému životu zabraňuje vyhoření.
- Školení a rozvoj – Příležitosti k růstu udržují zaměstnance zapojené.
- Pracovní prostředí – Podporující kultura podporuje soustředění a spolupráci.
- Motivace a pobídky – Uznání a odměny podporují výkonnost.
- Stanovení cílů – Jasné cíle dávají zaměstnancům směr.
- Pracovní zátěž a časové řízení – Řízení priorit pomáhá předcházet stresu.
- Struktura odměňování – Spravedlivé odměňování zajišťuje spokojenost v práci.
ClickUp pomáhá týmům zůstat produktivními díky výkonným nástrojům pro správu úkolů, spolupráci a automatizaci – vše na jednom místě.
Hodnota zapojení zaměstnanců a produktivity
Angažovanost zaměstnanců se týká jejich oddanosti a nadšení pro svou práci. Angažovaní zaměstnanci se podílejí na úspěchu své společnosti a jsou ochotni jít nad rámec svých pracovních povinností. To vede ke zvýšení produktivity na pracovišti.
Naopak nezainteresovaní zaměstnanci – ti, kteří tiše odcházejí – nejsou emocionálně spojeni se svým pracovištěm. Nemusí projevovat žádnou iniciativu, neinvestují do společnosti ani do svého růstu a mohou se dokonce stáhnout z komunikace nebo si často stěžovat na práci.
Zde je několik zajímavých údajů zpráva společnosti Gallup o zapojení zaměstnanců. Podniky s vyšším procentem zapojených zaměstnanců byly
- O 18 % vyšší produktivita
- O 10 % více investic do zapojení zákazníků
- O 23 % vyšší ziskovost
Tato zpráva ukazuje přímou souvislost mezi angažovaností zaměstnanců a produktivitou na pracovišti a jak to přináší pozitivní výsledky, jako je ziskovost a lepší zapojení zákazníků.
Stejná zpráva však také uvádí, že téměř každý druhý zaměstnanec ve Spojených státech byl v roce 2023 aktivně demotivován. Mezi důvody demotivace zaměstnanců v práci mohou patřit:
- Špatné vedení: Mikromanagement, nedostatek jasných očekávání a neschopnost poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu.
- Nedostatek uznání: Zaměstnanci, kteří mají pocit, že jejich tvrdá práce zůstává bez povšimnutí, jsou méně motivovaní.
- Pracovní přetížení nebo nedostatečné vytížení: Pocit neustálého zahlcení nebo nedostatek náročných úkolů mohou vést k demotivaci (a vyhoření).
- Nedostatek příležitostí k růstu: Zaměstnanci, kteří mají pocit, že uvízli v práci bez perspektivy a bez šance na postup, mají větší tendenci se odcizit.
Řešení těchto problémů může podnikům pomoci vytvořit pozitivní pracovní prostředí, které povede k angažovanosti a produktivitě zaměstnanců.
10 faktorů ovlivňujících produktivitu
Na produktivitu zaměstnanců má vliv několik faktorů – jak interních, tak externích. Zde je několik klíčových organizačních aspektů, které ovlivňují produktivitu zaměstnanců.
1. Komunikace
Komunikační kultura ve vaší organizaci může významně ovlivnit úroveň produktivity vašich zaměstnanců. Například týmy, které mají mnoho schůzek nebo od nichž se očekává okamžitá odpověď na zprávy, mohou trávit mnohem více času komunikací s různými lidmi než svou prací.
Na druhou stranu, nedostatečná komunikace může také negativně ovlivnit produktivitu týmu. Zaměstnanci nemusí mít k dispozici správné informace potřebné k výkonu své práce nebo mohou dlouho čekat na odpovědi od ostatních členů týmu.
Proto musíte pro zvýšení produktivity svého týmu najít rovnováhu mezi komunikací v reálném čase a asynchronní komunikací.
Jak toho dosáhnout:
Vytvořte dokument „Jak pracujeme“
Kniha o firemní kultuře by měla podrobně popisovat komunikační pokyny na vašem pracovišti a obsahovat informace, jako je frekvence schůzek k aktualizaci projektů, dny bez schůzek, kdy si domluvit hovor a kdy komunikovat asynchronně.
K vytvoření a hostování těchto dokumentů můžete použít nástroj jako ClickUp Docs nebo je dokonce přidat jako sekci do vaší wiki pro nové zaměstnance, aby věděli, jak komunikovat.
Vyberte si správné nástroje
Výběr správných nástrojů na podporu různých požadavků vašeho týmu je stejně důležitý jako vytvoření komunikační strategie.
Využijte synchronní a asynchronní nástroje, jako je software pro videokonference, interní chat a videozáznamy.
Zároveň je důležité nezahltit své zaměstnance přílišným množstvím nástrojů. Doporučujeme omezit počet používaných technologií na maximálně 3–4 nástroje, nebo ještě lépe, použít jeden nástroj, který zastane vše.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vybrat si jeden nástroj, který nabízí více komunikačních metod.
S ClickUpem můžete například:
- Pomocí funkcí značek a komentářů v ClickUp Tasks můžete sledovat průběh projektu nebo řešit překážky.
- Zahajte přímé a skupinové chaty s klíčovými zúčastněnými stranami pro kontextové nebo hloubkové, ale asynchronní konverzace pomocí zobrazení ClickUp Chat.
- Spolupracujte na dokumentech pomocí komentářů, úprav v reálném čase a [@]zmínek.
- Nahrávejte krátká videa pomocí ClickUp Clips a sdílejte je se svými kolegy, abyste jim lépe vysvětlili své názory.
- Použijte tabuli ClickUp Whiteboard k vizualizaci schůzek a zvýšení interaktivity virtuálních schůzek.
2. Vedení
Pamatujte na rčení – zaměstnanci opouštějí špatné manažery, ne společnosti.
Jedním z klíčových aspektů, které ovlivňují produktivitu zaměstnanců, je vztah mezi vedoucími týmů, manažery a jejich přímými podřízenými.
Takto silný lídr umožňuje zaměstnancům být produktivnější:
- Stanoví jasnou vizi pro svůj tým, pomáhají všem pochopit, co mají dělat a jak jejich práce přispívá k celkovému obrazu.
- Uznávají úspěchy, poskytují povzbuzení a podporují pozitivní pracovní prostředí, čímž zajišťují kulturu vysokého výkonu.
- Komunikují efektivně, informují své týmy a vytvářejí prostředí, ve kterém se zaměstnanci cítí pohodlně při kladení otázek a vyjadřování obav.
Jedním ze způsobů, jak můžete pomoci svým vedoucím pracovníkům stát se lepšími lídry, je investice do školení a rozvoje vedoucích schopností. Můžete jim také sponzorovat individuální koučinkové sezení s dobrými mentory.
3. Technologie
Zatímco technologie zvyšuje efektivitu zaměstnanců, technologické problémy jim mohou ubírat čas, což vede k frustraci a nižší produktivitě.
Mezi běžné způsoby, jakými technologie mohou vašemu týmu ubírat čas, patří
- Dlouhé a komplikované procesy zapracování nových zaměstnanců
- Neohrabané uživatelské rozhraní, které je obtížné používat
- Neustálé chyby a poruchy
Nejde však pouze o nástroje, které používáte. Důležitý je také způsob, jakým technologie využíváte, který může ovlivnit produktivitu na pracovišti.
Jsou vaši zaměstnanci zahlceni každodenními oznámeními nebo musí žonglovat s půl tuctem softwarů?
Zde je návod, jak můžete zmírnit nepříznivé účinky technologie:
- Investujte do uživatelsky přívětivých nástrojů: Vyberte technologii, která je intuitivní a snadno se naučíte pro zaměstnance, minimalizujte tak náročnost učení a frustraci.
- Poskytujte školení a podporu: Školte zaměstnance, aby mohli efektivně využívat technologie ve svůj prospěch.
- Zvolte nástroje typu „vše v jednom“: Vyberte si platformu, která nabízí více řešení, namísto jednoho nástroje pro každou potřebu, abyste omezili přepínání mezi záložkami.
4. Zdraví a pohoda
Podpora zdraví a pohody zaměstnanců je jednoduchý, ale účinný způsob, jak je motivovat. Zaměstnanci, kteří se cítí fyzicky i psychicky zdraví, mají lepší soustředění, koncentraci a výdrž. To se promítá do výrazného snížení rušivých vlivů a umožňuje zaměstnancům zůstat produktivní.
Zde je několik způsobů, jak mohou společnosti upřednostnit zdraví a pohodu zaměstnanců, aby zvýšily produktivitu a vytvořily dynamické, ale prosperující pracovní prostředí:
- Investujte do komplexních zdravotních benefitů: Nabízejte zdravotní pojištění, které pokrývá širokou škálu služeb v oblasti fyzického i duševního zdraví.
- Podporujte rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem: Povzbuzujte zaměstnance, aby si dělali přestávky, odpojili se od práce mimo pracovní dobu a nabídněte jim flexibilní pracovní podmínky, jako je možnost práce na dálku nebo zkrácený pracovní týden.
- Vytvořte kulturu wellness: Nabízejte workshopy o zvládání stresu, praktikách mindfulness a zdravých stravovacích návycích. Můžete také poskytnout přístup do fitness center nebo zaměstnancům proplácet fitness kurzy.
- Zaplaťte jim terapii: Poskytněte jim přístup k programům pomoci zaměstnancům (EAP) s důvěrnými poradenskými službami a zdroji pro duševní zdraví.
5. Školení a rozvoj
Dalším způsobem, jak svým zaměstnancům ukázat, že vám na nich záleží, a zvýšit jejich produktivitu, je poskytnout jim příležitosti k dalšímu vzdělávání.
To může zahrnovat
- Stanovte roční rozpočet na sebevzdělávání, aby se mohli přihlásit do odborných kurzů.
- Spolupráce s online platformami za účelem poskytování profesionálních kurzů se slevou
- Pořádání pravidelných webinářů nebo workshopů o kariérním rozvoji
- Poskytování mentorství v různých fázích kariéry zaměstnance, například když se blíží povýšení.
Pokud jste společnost s mnohostranným vzdělávacím programem, šablona ClickUp Training Rollout Plan vám pomůže organizovat a sledovat vaše různé programy.
Tato šablona připravená k okamžitému použití umožňuje personálním oddělením
- Stanovte cíle pro každý vzdělávací program a sledujte pokrok při jejich dosahování.
- Naplánujte si rozpočet a přidělte zdroje pro každou fázi vzdělávacího programu.
- Vytvořte jednotnou strukturu pro přístup ke všem budoucím vzdělávacím programům.
Díky upřednostnění školení a rozvoje můžete zajistit, že vaši zaměstnanci budou schopni zvládat výzvy, nebudou stagnovat ve své kariéře a dosáhnou vyšší produktivity.
6. Pracovní prostředí
Vaše skutečná kancelář (nebo domácí kancelář pro vzdálené týmy ) má velký vliv na produktivitu zaměstnanců. Například nepohodlné pracovní prostředí se špatným osvětlením a nekvalitním nábytkem může vést k nepohodlí a snížené koncentraci.
Společnosti se sídlem na místě mohou investovat do kvalitního vybavení, ergonomického nábytku a dobře udržovaných a čistých kanceláří. Měly by se také postarat o další vybavení, jako je regulace teploty, adekvátní konferenční sály a regulace hluku, aby se zaměstnanci mohli déle soustředit.
Na druhou stranu, firmy s pracovníky na dálku mohou svým zaměstnancům poskytnout pravidelný rozpočet na domácí kancelář, aby si mohli udržet pohodlné pracovní prostředí, příspěvky na coworking nebo dokonce zařízení, jako jsou sluchátka s potlačením hluku.
7. Motivace a pobídky
Motivovaní zaměstnanci mají větší šanci přistupovat k výzvám pozitivně a hledat kreativní řešení problémů. Jsou také spokojenější a více naplnění ve svých rolích.
Ale jak motivovat zaměstnance? Doporučujeme kombinovat taktiky vnější a vnitřní motivace.
Vnější motivace může zahrnovat odměny, uznání nebo bonusy. Například vyšší provize pro obchodní zástupce nebo každoroční slavnostní předávání cen společnosti.
Vnitřní motivace je naopak o něco složitější. Je to touha pracovat, protože je to příjemné, uspokojující nebo naplňující.
Vytvořte pracovní prostředí, které podporuje smysl pro účel, růst a autonomii. Mikromanagement zaměstnanců a zpochybňování každého jejich kroku je nejrychlejší způsob, jak zničit jejich produktivitu.
Dalším způsobem, jak motivovat své zaměstnance, je ukázat jim, že jim důvěřujete a vážíte si jich. Dejte jim náročné projekty a zároveň jim poskytněte školení a zdroje, aby v těchto projektech uspěli.
Zaměření se na vytvoření pracovního prostředí, které odměňuje zaměstnance a dává jim pocit smysluplnosti, může podpořit vysoce motivovanou a produktivní pracovní sílu.
8. Stanovení cílů
Dalším základním kamenem produktivity zaměstnanců je efektivní stanovení cílů. Když mají zaměstnanci jasné cíle, rozumí očekáváním zaměstnavatele a mohou efektivně stanovovat priority svých úkolů. To vede k lepší koncentraci a snížení zbytečné práce.
Nestačí pouze stanovit cíle, musíte do procesu stanovování cílů zapojit i své zaměstnance. Tím u nich můžete vyvolat pocit sounáležitosti a odpovědnosti.
Jako trik pro zvýšení produktivity při stanovování cílů doporučujeme rámec cílů a klíčových výsledků (OKR). OKR poskytují jasný obraz o cílech organizace a o tom, jak individuální a týmové cíle přispívají k celkovému obrazu.
Zaměření se na omezený počet cílů může týmům pomoci lépe stanovit priority jejich práce a vyhnout se rozptýlení.
9. Pracovní zátěž a časové řízení
Dalším kritickým faktorem, který přímo souvisí s produktivitou zaměstnanců, je množství práce, které mají na starosti, a to, jak dobře si plánují svůj pracovní den.
Účinný systém řízení pracovní zátěže zajišťuje, že zaměstnanci mají přidělené zvládnutelné množství práce a nejsou přetěžováni.
Nástroje, jako je šablona ClickUp Employee Workload, vám poskytnou ucelený přehled o aktuální pracovní zátěži každého člena týmu, což usnadňuje přidělování projektů na základě jejich kapacity.
Získáte také přehled o tom, kdo na čem pracuje, abyste mohli stanovit realistické termíny a zjistit, zda nejsou na pokraji vyhoření.
Takto šablona funguje:
- Když přidáváte úkol do ClickUp, zadejte, jak dlouho bude trvat jeho dokončení.
- V závislosti na požadovaném čase můžete přidat termín.
- Získejte přehled o pracovní zátěži svého týmu v „náhledu pracovní zátěže týmu“.
- Přiřazujte úkoly dostupným zaměstnancům
Umožnit vašemu týmu efektivně spravovat svůj čas je stejně důležité jako spravovat jejich pracovní zátěž. Povzbuzujte členy svého týmu, aby sledovali svou produktivitu, abyste mohli získat realistický odhad toho, jak dlouho jim trvá provedení úkolu.
Manažeři se také mohou každý týden nebo dvakrát měsíčně scházet se svými přímými podřízenými, aby zhodnotili, jak spravují svůj čas, a určili, zda potřebují nějakou podporu.
10. Struktura odměňování
V konečném důsledku je práce transakční záležitostí. Zaměstnanci vám věnují svůj čas a investují své dovednosti výměnou za peníze. Pocit spravedlivého odměňování může zvýšit spokojenost zaměstnanců, což se může promítnout do vyšší motivace a angažovanosti.
Navíc zaměstnanci, kteří jsou finančně zajištění, budou méně náchylní k tomu, aby si přivydělávali nebo měnili zaměstnání. Zároveň možnost vyššího výdělku může zaměstnance motivovat k dosažení lepších výsledků a významnějšímu přínosu.
Kromě konkurenceschopného odměňování je také důležité včasné vyplácení mezd a efektivní a přesná správa mezd. Nic nemotivuje zaměstnance tak jako zpožděné platby.
Doporučujeme použít online nástroj pro sledování, jako je šablona ClickUp Payroll Report.
Tato šablona umožňuje týmům HR
- Vytvořte konsolidovanou zprávu o mzdách zaměstnanců, platebních plánech a dalších údajích.
- Vytvořte centrální databázi všech údajů o zaměstnancích a platebních informacích.
- Nastavte automatické platby přímým vkladem
Vytvořte produktivní pracovní prostředí pro své zaměstnance s ClickUp
Společnosti mohou vytvořit pracovní prostředí, které podporuje šťastnou, zdravou a vysoce produktivní pracovní sílu, a to pomocí holistického přístupu. Ten zahrnuje fyzické prostředí, technologie, školení, pohodu, motivaci, řízení pracovní zátěže a strategie odměňování.
Pokud hledáte komplexní sadu nástrojů pro zvýšení produktivity, která pomůže jednotlivým zaměstnancům a různým oddělením ve vašem týmu lépe spolupracovat, doporučujeme vyzkoušet ClickUp.
ClickUp je jedinečná platforma, která kombinuje sledování projektů, komunikaci, správu databází a správu dokumentů v jednom komplexním nástroji.
Proč tedy nevyzkoušet ClickUp a zjistit, jak vám může pomoci vytvořit produktivní pracoviště?