Pořádáte týdenní schůzky OKR (cíle a klíčové výsledky), abyste sledovali svůj tým a jeho pokrok? Jsou členové vašeho týmu povzbuzováni, aby v případě překážek požádali o podporu při dosahování svých nezávislých OKR?
Pokud je odpověď na obě nebo některou z výše uvedených otázek „ne“, musíte brát své OKR vážněji.
Schůzky OKR zajišťují, že cíle vašeho týmu jsou na dobré cestě. Tyto schůzky poskytují fórum pro udržení kontaktu s každým členem týmu a kontrolu jejich pokroku prostřednictvím týdenních schůzek OKR. To přispěje k celkovému růstu vaší organizace.
Pojďme se podívat, co jsou OKR schůzky, proč jsou důležité a jak vést efektivní OKR schůzky pomocí osvědčených šablon OKR.
Co je schůzka OKR?
OKR schůzky jsou týdenní setkání, na kterých tým diskutuje o tom, jak daleko pokročil v dosahování svých cílů a klíčových výsledků.
Během těchto schůzek se vedoucí týmu nebo týmový manažer spojí s členy týmu na 15 až 30 minut, aby sledovali cíle a klíčové výsledky, stanovili priority a získali lepší přehled o sladění týmu pro daný projekt.
Na základě úspěchů, o které se členové týmu podělili během kontrolních schůzek OKR, manažeři stanoví nové cíle a body programu pro nadcházející týden a prodiskutují plány, jak těchto cílů dosáhnout.
Z pohledu manažera je cílem schůzky OKR posoudit, zda členové týmu úspěšně dosáhli stanovených cílů v daném časovém rámci. Pokud neuspěli, ponořte se hlouběji, abyste našli příčinu a přehodnotili stanovené cíle, abyste zajistili jejich proveditelnost.
Na konci projektu, cyklu OKR nebo každého čtvrtletí se na retrospektivní schůzce OKR vyhodnocuje pokrok. Identifikuje se oblasti úspěchu, získané zkušenosti a příležitosti ke zlepšení pro budoucí cykly OKR.
Proč jsou schůzky OKR důležité?
OKR spočívají ve stanovení realistických cílů, plánování klíčových výsledků k jejich dosažení a vytvoření spolehlivého procesu pro sledování pokroku. OKR schůzky pomáhají manažerům získat praktický přehled o tom, kde se tým nachází z hlediska cílů a záměrů.
OKR schůzky zajišťují, že zaměstnanci nesou odpovědnost za své činy.
Předpokládejme, že produktovému týmu přidělíte cíl: Vytvořit pět vysvětlujících videí pro každou funkci, kterou v tomto čtvrtletí spustíte. Po celé čtvrtletí se nekonaly žádné schůzky OKR, na kterých by se sledoval pokrok.
Na konci čtvrtletí nebo o několik měsíců později, během schůzky OKR, tým zapomněl vytvořit videa, protože se zabýval několika úkoly a novými prioritami.
To znamená, že vy a produktový tým budete muset rychle natočit videa, protože marketingový tým očekává, že budou součástí úvodní stránky produktu.
Co se zde pokazilo, i když jste požadavky sdělili na týmové schůzce?
Neexistoval žádný standardní rámec pro sledování aktuálního stavu OKR ani týdenní kontroly pro sledování OKR.
V důsledku toho produktový tým dal nejvyšší prioritu jiným cílům, které mu byly přiděleny.
Na druhou stranu, pravidelné nebo týdenní schůzky OKR udržují zaměstnance zodpovědné a pomáhají jim uvědomit si význam cílů, které jim byly přiděleny. Výsledkem je, že si stanoví priority svých cílů, hledají podporu u manažerů, aby se ujistili, že postupují správným směrem, a plní své cíle v daném čase.
Ať už se jedná o jeden OKR nebo kolektivní OKRS týmu, pravidelné individuální schůzky zajistí, že všichni budou mít stejné informace o pokroku a zvýší se odpovědnost v rámci týmu.
OKR schůzky jsou pro zaměstnance týdenní dávkou motivace.
Struktura OKR udržuje motivaci vašich zaměstnanců. OKR schůzky umožňují týmům přímo komunikovat se svými manažery a diskutovat o tom, co jim brání v dosažení jejich cílů.
Tuto příležitost můžete využít k diskusi o nových nápadech, poučeních, které tým získal, změnách v prioritních plánech (pokud existují) a sledování pokroku při plnění náročných cílů.
Naslouchejte problémům svého týmu, vytvářejte příležitosti k ocenění těch, kteří jdou nad rámec svých povinností, a povzbuzujte je k lepším výkonům.
Týdenní kontroly OKR vedou zaměstnance k tomu, aby se soustředili na úkoly s vysokou prioritou.
Bez někoho, kdo by vás vedl, je snadné se nechat rozptýlit. Zaměstnanci často nedokážou stanovit priority klíčových výsledků, které jim pomohou rychleji dosáhnout cílů, a soustředí se na zbytečné úkoly, které nemají žádný vliv nebo mají nízkou prioritu.
Schůzky OKR zajišťují transparentnost procesu sledování OKR a pomáhají zaměstnancům soustředit se na činnosti, které jsou pro dosažení jejich cílů nejdůležitější.
Když se zaměstnanec odchýlí od svého cíle nebo mu je přidělen složitý cíl, který není dosažitelný, přezkoumání OKR nám pomáhá pochopit jeho problémy a pomáhá mu posunout se vpřed.
Jak vést efektivní OKR schůzky? 4 jednoduché kroky
Jakmile jsou vaše OKR definovány a nastaveny, dalším krokem je sdělit je celému týmu na schůzce věnované plánování OKR.
Zde jsou kroky k vedení efektivních schůzek OKR v plánovaném časovém rámci.
Krok 1: Připravte si program schůzky OKR
Úspěšná schůzka OKR má jasný program.
Bez předem stanoveného programu bude schůzka neproduktivní, zaměstnanci nebudou vědět, o čem diskutovat, a vy možná nedosáhnete svých čtvrtletních cílů.
Programy schůzek zajišťují transparentnost a stanovují očekávání ohledně struktury schůzky. Předem definovaná šablona schůzky OKR pomáhá všem zúčastněným udržet si stejný přehled a zjednodušuje sdílení aktualizací.
Zde je navrhovaný rámec pro stanovení cílů, který můžete vyzkoušet při svých OKR schůzkách:
Prvních 10 minut: Sdílejte stav akčních položek z předchozího týdne, včetně dokončených plánů. Software OKR vám umožní tyto stavy přizpůsobit. Některé jednoduché stavy, které můžete vyzkoušet, jsou „Úkol“, „Probíhá“, „Kontrola“ a „Hotovo“.
Dalších 10 minut: Naplánujte klíčové výsledky, úkoly a priority na nadcházející týden. Upravte cíle podle potřeby a odstraňte z plánu již splněné nebo irelevantní cíle.
Posledních 5–10 minut: Využívejte poslední část schůzky k reflexi toho, co jste se naučili. Například proč nebyl dosažen konkrétní cíl? Byl bod programu nejasný, nebo členové týmu očekávali od manažera větší podporu v konkrétní otázce programu?
Osvědčeným postupem je zaznamenat retrospektivní otázky a odpovědět na ně na příštím setkání.
Produktivní schůzka by vám měla poskytnout odpovědi na otázky, co se podařilo, co je třeba zlepšit a jaké poučení z toho plyne, a zároveň by měla dokumentovat dobré nápady.
Krok 2: Pozvěte účastníky a sdělte jim předem program schůzky
Jakmile budete mít transparentní program schůzky OKR a rámec OKR, je čas sdílet tyto informace s účastníky schůzky před jejím zahájením.
Sdílení programu schůzky předem zajistí, že tým bude dobře připraven s aktualizacemi a poznatky.
Pozvěte účastníky prostřednictvím online nástrojů pro schůzky, jako jsou Zoom, Google Meet nebo Microsoft Teams, s programem schůzky OKR.
Mějte jasno v tom, kdo by se měl těchto týdenních schůzek OKR účastnit. Například pozvání vedoucích manažerů na týdenní schůzky OKR může přinést více škody než užitku. Členové týmu mohou váhat s otevřeným hovořením o překážkách v přítomnosti zainteresovaných stran.
Zatímco má smysl zapojit do čtvrtletních schůzek OKR zainteresované strany nebo vedení, týdenní schůzky OKR by se měly konat mezi manažery a jejich týmy.
Krok 3: Projednejte OKR (stav aktuálního týdne, pokrok OKR za minulý týden a plán na příští týden)
O OKR existuje mnoho běžných mylných představ, a proto musíte zajistit, aby váš tým plně rozuměl tomu, co OKR jsou a jaké typy aktualizací je třeba poskytovat.
Když začínáte s rámcem osvědčených postupů OKR, dejte svému týmu několik příkladů OKR. Pro tým zabývající se obsahovým marketingem může být čtvrtletním cílem OKR:
| Cíl | Vytvářejte příspěvky na sociálních médiích zaměřené na potenciální zákazníky |
| KR 1 | Spojte se s 50 stávajícími zákazníky a zjistěte, jak jim náš produkt pomohl. |
| KR 2 | Zvyšte organický provoz na sociálních sítích o 50 %. |
| KR 3 | Dosáhněte 10 demo rezervací za měsíc z LinkedIn a Twitteru. |
Rozdělte tyto klíčové výsledky na menší a proveditelné úkoly a přiřaďte je členům týmu, aby znali své cíle a mohli podle toho připravit aktualizace úkolů pro týdenní schůzky OKR.
Pokud člen týmu potřebuje více informací o svých klíčových výsledcích, doporučte mu, aby si domluvil samostatnou schůzku, místo aby zbytečně zabíral čas ostatním během týmové schůzky.
Pomocí šablony OKR od ClickUp můžete spravovat OKR, rozdělit a přiřadit cíle členům týmu a sledovat pokrok OKR.
Krok 4: Zaznamenejte zápis ze schůzky (MOM)
Pořizujte si poznámky ze všech diskusí na schůzkách ručně nebo pomocí nástrojů AI pro schůzky. Tímto způsobem budete efektivně komunikovat s týmem o diskusích na schůzkách a snížíte možnost nedorozumění.
To dále znamená, že každý týden je třeba dokumentovat MOM, aby je manažer mohl na konci každého měsíce znovu projít, sledovat pokrok a hodnotit výkonnost týmu.
Osvědčené postupy pro schůzky OKR
Existují různé typy schůzek a každá z nich vyžaduje určité osvědčené postupy. OKR nejsou výjimkou.
Chcete-li vést úspěšné schůzky OKR, zaměřte se na následující osvědčené postupy:
Používejte specializovaný rámec OKR
Speciální rámec OKR vám pomůže stanovit realistické cíle, sledovat pokrok OKR a identifikovat překážky, které vám brání v jejich dosažení.
Šablona OKR Framework od ClickUp nabízí všechny funkce potřebné pro správu schůzek OKR.
Toto je způsob, jakým tato šablona pomáhá manažerům a jejich týmům:
- Poskytuje prostor pro spolupráci celého týmu, kde mohou společně brainstormovat, účastnit se procesu stanovování cílů a identifikovat hlavní cíle.
- Určete klíčové výsledky (KR) každého úkolu a převedete je na úkoly ClickUp. Manažeři přiřadí tyto úkoly příslušným členům týmu a přidají termíny pro jejich dokončení, aby se udržel krok s celopodnikovými cíli OKR.
- Šablona s barevným kódováním a personalizovaným stavem umožňuje zaměstnancům poskytovat týdenní aktualizace během schůzek OKR. Strukturovaný rámec pomáhá manažerům identifikovat překážky a pomáhá zaměstnancům při rozhodování o dalších krocích.
Zvažte také použití šablon komunikačních plánů k dokumentování strategií a cílů OKR pro interní a externí komunikaci, které by měly být pravidelně aktualizovány.
Tato šablona specifikuje cílovou skupinu, typ zpráv, které mají být odeslány, komunikační kanály a frekvenci komunikace.
Když jsou všechny vaše OKR sděleny a zdokumentovány, všichni znají přesné podrobnosti a akční body.
Provádějte své OKR schůzky na ClickUp
Vedení schůzek OKR v ClickUp je jednodušší, než si myslíte. Zde je důvod.
Díky výkonným editačním funkcím a funkcím pro spolupráci můžete spravovat všechny dokumenty ze schůzek v ClickUp Docs. Přidávejte tabulky, prezentace, soubory PDF a vkládejte záložky podle svého pracovního stylu.
Jako nástroj pro řízení projektů vám ClickUp umožňuje vytvářet kontrolní seznamy pro schůzky OKR v souladu s programem schůzky. Jakmile jednotlivé body diskuse dokončíte, vyškrtněte je z kontrolního seznamu, aby všichni účastníci schůzky měli stejné informace.
Přidejte opakující se úkoly do ClickUp a aktualizujte jejich stav na základě pokroku projednaného během schůzek OKR. To znamená, že nebudete muset pokaždé vytvářet úkoly od začátku a budete mít záznam o bodech k projednání pro nadcházející týden.
Díky ClickUp, který spravuje všechny nezbytné prvky vašich schůzek, nemusíte přepínat mezi Google Docs a Zoom. Kalendář ClickUp synchronizuje váš Google kalendář, což vám umožňuje odesílat pozvánky na schůzky přímo z ClickUp.
Posuňte stanovování cílů o krok dál s ClickUp Goals.
Pomocí ClickUp Goals rozdělte své cíle na menší, měřitelné cíle a dosáhněte svých cílů díky jasným časovým harmonogramům a automatickému sledování.
Udržujte cíle organizované ve složkách, abyste mohli sledovat OKR a sprintové cykly, a sdílejte je veřejně se svým týmem.
ClickUp se od ostatních softwarů pro OKR liší tím, že kombinuje OKR s řízením projektů a motivuje týmy, aby se samy podílely na dosahování společných cílů.
Použijte asistenta pro psaní s umělou inteligencí k automatickému generování poznámek ze schůzek OKR.
Přidejte ClickUp AI do svých schůzek OKR a zapisujte si MOM jako profesionál. Zde je návod:
- Shrňte zápisy z jednání a přeměňte je na konkrétní úkoly pro svůj tým.
- Vyhněte se manuálním chybám, jako jsou pravopisné a gramatické chyby ve svých poznámkách ze schůzek, a zlepšete své psaní.
- Přístup k ClickUp AI odkudkoli a pomozte svým vzdáleným týmům účastnit se schůzek OKR bez jakýchkoli potíží.
Jste připraveni pořádat efektivní OKR schůzky?
Nyní již víte, jak OKR sladí strategie vaší společnosti s jejími cíli, a že schůzky OKR jsou zásadní pro zajištění toho, aby všichni plnili své cíle a klíčové výsledky.
Software pro OKR, jako je ClickUp, vám pomůže stanovit ambiciózní cíle, sledovat pokrok a měřit výsledky, protože psaní OKR do tabulky nebo na papír nestačí.
Aby vám ClickUp pomohl dosáhnout těch nejlepších výsledků, nabízí funkce od stanovení cílů a jejich sledování až po hotové šablony.
Vytvořte akční OKR a zlepšete správu svých cílů.
Pro dosažení nejlepších výsledků se zdarma zaregistrujte na ClickUp.