Analýza projektového prostředí: koncept, faktory a tipy pro řešení nejistot v projektovém řízení

Uvedení produktu nebo služby na trh je podobné jako hraní akční adventury. Pohybujete se v převážně nepředvídatelném prostředí a jediný způsob, jak zvítězit, je být připraven překonat překážky, které na vás čekají na každém kroku. 🤺

Projektový manažer musí nyní plánovat s ohledem na nekonečný proud nejistot v prostředí, které mohou ovlivnit výsledek projektu. Od překročení rozpočtu a nedostatečných lidských zdrojů až po volatilitu trhu existuje řada faktorů, které mají velký vliv na to, jak řídíte plánování a realizaci svého projektu.

Právě zde přichází na řadu analýza projektového prostředí, která vám pomůže zmapovat všechny faktory a potenciální rizika spojené s realizací projektu. Se správným přístupem budete nejen připraveni řešit každodenní překážky projektu, ale také snížíte provozní stres a zlepšíte zkušenosti všech zúčastněných stran.

V tomto článku se budeme zabývat projektovým prostředím a jeho rolí v projektovém řízení. Dále se budeme věnovat:

Co je projektové prostředí?

Všichni víme, co obecně znamená prostředí – zahrnuje vše, včetně lidí, přírody a politiky, co nás podporuje nebo ohrožuje naše přežití. Podobně i projekty existují v prostředí, které se skládá z komponent, jako jsou zúčastněné strany projektu, konkurence a technologie, a tvoří komplexní síť, která určuje, jak dobře se projektu daří.

Podle definice se projektovým prostředím rozumí souhrnný vliv všech faktorů, které mohou mít dopad na úspěšnost projektu:

Pokud jde o řízení projektů, studium projektového prostředí hraje klíčovou roli v několika rozhodovacích procesech, jako jsou:

Klíčové faktory projektového prostředí: interní a externí

Při mapování faktorů projektového prostředí je nezbytné mít strukturu. Obecně je lze rozdělit do následujících dvou kategorií:

Níže podrobně rozebíráme interní a externí faktory projektového prostředí. 👇

Analýza vnitřních faktorů

Zohledněte tyto čtyři interní faktory, které ovlivňují všechna projektová prostředí, bez ohledu na odvětví, ve kterém působíte:

1. Členové projektového týmu

Lidské zdroje jsou vašimi klíčovými interními stakeholdery a přímo ovlivňují kvalitu interního projektového prostředí.

Jako projektový manažer máte za úkol sledovat produktivitu, dovednosti, úroveň zapojení a výkon každého člena projektového týmu a také dávat pozor na rušivé faktory, které mohou projekt zpomalit, jako například:

Bonus: Využijte šablonu plánu řízení týmu ClickUp k řízení a organizaci lidských zdrojů pro jakýkoli projekt. Obsahuje přednastavené kontrolní seznamy pro sledování celkového stavu týmu a plánování měřitelných zlepšení přizpůsobených vašemu projektovému prostředí.

2. Technologie a software

Jak malé, tak i podnikové projekty zahrnují mnoho složitých činností, které vyžadují použití technologie. Software a nástroje, které používáte k provádění těchto činností, ovlivňují vaše projektové prostředí.

Obecně se má za to, že technologie použité v projektu mohou buď maximalizovat produktivitu týmu, nebo ji výrazně snížit. Je proto velmi důležité vybrat správný produkt po důkladném zhodnocení obchodního případu, rozsahu projektu, požadavků na dodávku a dovedností týmu. 🦸

3. Aktiva a zdroje

Všechny prostředky a zdroje, které pro projekt využíváte, také přispívají k jeho prostředí. Patří sem krátkodobé i dlouhodobé prostředky, jako je infrastruktura pracovního prostoru, zařízení a stroje, suroviny atd. Při plánování projektu byste měli vzít v úvahu jejich využitelnou hodnotu, dostupnost a omezení.

4. Organizační kultura a struktura

Struktura a kultura vaší organizace také ovlivňují interní prostředí projektového řízení. Například čistě hierarchická organizační struktura s malou nebo žádnou autonomií může vést k nepružné pracovní kultuře, která může přímo ovlivnit aspekty jako:

Tip: Analýza organizační kultury je složitý úkol, protože vyžaduje zkoumání nehmotných aspektů, jako jsou sdílené hodnoty týmu a prioritní iniciativy. Naštěstí můžete využít šablonu firemní kultury ClickUp – její funkce pro stanovení cílů a společnou úpravu pomáhají zefektivnit hodnoty a priority vaší společnosti a sjednotit váš tým napříč odděleními.

Analýza vnějších faktorů

Vaše vnější projektové prostředí se může výrazně lišit v závislosti na odvětví, ve kterém působíte. Úlohou projektového manažera je zde studovat vnější prostředí a vymýšlet strategie pro řešení potenciálních rizik nebo využití příležitostí.

Mezi běžné faktory, které můžete zvážit, patří:

1. Podmínky spotřebitelského trhu a konkurenční prostředí

Nejvlivnějšími externími zainteresovanými stranami v jakémkoli projektovém prostředí jsou koneční spotřebitelé. Musíte sledovat změny v jejich požadavcích, které mohou výrazně ovlivnit nebo dokonce eliminovat poptávku po vašem produktu.

Podobně i kroky vašich konkurentů budou ovlivňovat prostředí vašeho projektu. Sledujte vývoj, který může mít dopad na vaši ziskovost, například:

2. Ekonomické prostředí

Ekonomické prostředí není významnou součástí terminologie projektového řízení, ale jeho vliv na projektové prostředí může být zásadní. Makroekonomické podmínky, jako je inflace, recese a změny fiskální politiky, ovlivňují kupní sílu zákazníků a strukturu poptávky.

Kromě toho může projekt také zaznamenat překážky v důsledku změn v ekonomice dodavatelského nebo distribučního řetězce, které mění vyjednávací sílu dodavatelů a odběratelů.

3. Regulační a politické prostředí

Politické prostředí zahrnuje pravidla, politiky a předpisy stanovené vládou, které mohou zintenzivnit vaše pracovní postupy v oblasti dodržování předpisů, narušit dodavatelské a distribuční řetězce nebo vyžadovat vyšší mzdové náklady. Vliv politického prostředí je patrnější ve zdravotnictví, realitním sektoru a finančních službách.

4. Technologické prostředí

Během posledních tří desetiletí se technologie stala významnou disruptivní silou pro většinu odvětví. Nové a vylepšené technologie často činí stávající produkty zastaralými nebo nabízejí efektivnější způsoby optimalizace projektových úkolů.

Tip: Vyzkoušejte šablonu ClickUp pro analýzu technologických potřeb, abyste si pomocí přehledných zobrazení seznamu a tabule vizualizovali současné a budoucí technologické potřeby svého projektového týmu.

5. Fyzické, kulturní a sociální prostředí

Fyzické, sociální a kulturní prostředí zahrnuje faktory, které lze odvodit z místní ekologie a které mohou mít vliv na realizaci projektu. Například fyzické prostředí vašeho projektu může zahrnovat vlhké klimatické podmínky, které zkracují trvanlivost surovin, zatímco sociální prostředí dané oblasti ztěžuje nalezení pracovníků ochotných pracovat přesčas.

Jak by měl projektový manažer analyzovat projektové prostředí?

Studium projektového prostředí je něco, co musí udělat každý projektový manažer, ale není zcela jasné, kde začít. Níže jsme vybrali pět metod analýzy projektového prostředí – pro svou analýzu můžete použít kombinaci jedné nebo více z těchto možností:

1. SWOT analýza

SWOT analýza (nazývaná také situační analýza) je osvědčená metoda pro identifikaci vlivu všech interních a externích faktorů ve vašem projektovém prostředí. Myšlenkou je rozdělit tyto faktory do čtyř kategorií: Silné stránky, Wslabé stránky, Opříležitosti a Threats. *

Vše je pak zaznamenáno v seznamu nebo matici pro rychlé vizuální pochopení.

Stáhnout tuto šablonu

Nejjednodušší způsob, jak provést tuto analýzu, je použít šablonu osobní SWOT analýzy ClickUp. Umožní vám brainstormovat s vašimi týmy a sepsat různé faktory projektového prostředí spolu s jejich dopadem. Vizualizujte faktory v tabulkovém zobrazení ClickUp nebo na tabulkách a použijte data k vytvoření akčních plánů. 💡

2. Analýza PESTLE

Pokud chcete podrobnější analýzu vnějšího prostředí projektu, využijte analýzu PESTLE. Zaměřuje se výhradně na šest vnějších faktorů, které mohou ovlivnit váš projekt:

Proveďte analýzu PESTLE těsně před zahájením projektu, abyste získali ucelenou představu o ekosystému daného odvětví. Využijte šablonu pro analýzu PESTLE od ClickUp pro plynulejší práci. Obsahuje:

3. Porterova analýza pěti sil

Tato populární metoda, kterou poprvé představil v roce 1979 profesor Harvard Business School Michael Porter, se zabývá vlivem pěti konkurenčních sil na jakémkoli trhu, a to:

Pokud potřebujete pomoc, můžete k provedení této analýzy použít šablonu ClickUp Porter’s 5 Forces. Jedná se o šablonu Whiteboard, která vám umožní pochopit souvislosti mezi různými konkurenčními silami na barevně označené vizuální mapě.

4. Analýza zainteresovaných stran

Mezi zúčastněné strany projektu patří vaši zaměstnanci, klienti, manažeři, vlastníci produktů, dodavatelé atd. – v podstatě všichni, kdo mají zájem o projekt a mohou svými rozhodnutími a činy ovlivnit projektové prostředí. Analýza zúčastněných stran vyžaduje, abyste své zúčastněné strany uspořádali podle vlivu, který mají na váš projekt.

K provedení této analýzy použijte šablonu ClickUp Stakeholder Analysis Template. Nabízí vysoce technický a barevně odlišený přehled klíčových externích a interních zainteresovaných stran a jejich vlivu v jednotlivých fázích projektu. Do šablony můžete zaznamenat akce, které je třeba podniknout na podporu jednotlivých zainteresovaných stran projektu.

5. Analýza konkurence

Analýza konkurence vám umožní zaměřit se na vaše konkurenty a jejich potenciální dopad na vaše ceny, marketingové strategie a vývoj produktů. V závislosti na vašem odvětví nebo specializovaném trhu se můžete podrobně zabývat konkrétním konkurentem, analyzovat jeho organizační strukturu a vlivy prostředí a porozumět jeho rozhodnutím.

ClickUp nabízí řadu šablon pro analýzu konkurence pro různé obchodní případy. Například šablona ClickUp Competitive Analysis Pricing Template vám umožňuje sledovat slevy a nabídky konkurence, což vám pomůže včas reagovat úpravou cen.

Jak faktory projektového prostředí ovlivňují životní cyklus projektového řízení

Častým omylem projektových manažerů je, že analýza projektového prostředí je něco, co provádíme na začátku projektu. Ve skutečnosti však faktory projektového prostředí ovlivňují všech pět fází životního cyklu projektového řízení. Podívejme se, jakým způsobem:

Fáze 1: Zahájení

Projektové prostředí je v této fázi omezené. Skládá se z členů vašeho projektového týmu a cílového trhu. Cílem je provést studii proveditelnosti, aby bylo možné pracovat na koncepčním vývoji a životaschopnosti projektu.

Fáze 2: Plánování

V této fázi zahrnuje projektové prostředí vedení a projektové týmy zapojené do plánování, rozvrhování, rozpočtování, investic do technologií a přidělování zdrojů. Musíte zohlednit provozní faktory, jako jsou dodavatelé a dostupnost pracovní síly, identifikovat rizika a vytvořit strategii jejich zmírnění. 🛡️

Fáze 3: Realizace

Projektové prostředí se dnes stalo poměrně komplexním, protože zahrnuje mnoho zainteresovaných stran, aktiv, zdrojů a technologií, které pro projekt využíváte. Jedním z hlavních faktorů prostředí zůstávají vaše rostoucí týmy, a proto byste měli vypracovat podrobné denní pracovní postupy a komunikační plány, abyste zajistili hladký průběh projektu.

Fáze 4: Monitorování

Tato fáze probíhá souběžně s fází realizace. Projektový manažer zde aktivně sleduje faktory projektového prostředí, které byly během fáze plánování identifikovány jako rizika, snaží se omezit nežádoucí vlivy a v případě potřeby upravuje projektový plán.

Fáze 5: Ukončení

Jakmile je projekt dokončen a předán klientovi nebo uveden na trh, stávají se koncoví spotřebitelé dominantními hráči v projektovém prostředí. Vaším úkolem je analyzovat výkonnost projektu, provádět retrospektivy a zaznamenávat poznatky pro budoucí projekty. ✍️

Faktory projektového prostředí v průběhu životního cyklu projektu: příklad

Předpokládejme, že softwarová vývojová firma má nový projekt na vytvoření softwaru pro správu pacientů pro rostoucí řetězec nemocnic. Takto se projektové prostředí vyvíjí v jednotlivých fázích:

Výzvy projektového prostředí a jak je ClickUp pomáhá řešit

Při správě jakéhokoli projektového prostředí čelíte třem klíčovým výzvám:

Upozorňujeme, že se jedná o běžné výzvy v jakémkoli prostředí projektového řízení, které můžete snadno překonat pomocí komplexního softwaru pro projektové řízení, jako je ClickUp! 🌹

V následujících částech vám představíme některé užitečné funkce balíku ClickUp Project Management Suite, který je navržen tak, aby usnadňoval a monitoroval projektové prostředí.

1. Spravujte komplexní projektová prostředí pomocí vizualizačních nástrojů ClickUp.

Nejlepší způsob, jak spravovat komplexní projektové prostředí, je adekvátní vizualizace jeho faktorů a jejich propojení s vašimi procesy. Naštěstí vám ClickUp pomůže vše pochopit díky vizualizačním nástrojům.

Pro začátek můžete použít ClickUp Dependencies ke sledování vztahů mezi externími a interními komponenty projektu a vzájemně souvisejícími úkoly – například propojení dodací lhůty dodavatele s vaším výrobním harmonogramem. Proces je jednoduchý. Stačí vytvořit úkol v ClickUp a povolit některou z následujících možností:

Kromě toho můžete vizualizovat pracovní postupy a závislosti v rámci celého životního cyklu projektu v zobrazení Ganttova diagramu ClickUp. To vám umožní nastavit základní linii projektu s flexibilním časovým harmonogramem dodání. Můžete prozkoumat odchylky způsobené rušivými faktory a podle toho upravit svůj harmonogram.

Faktory s komplexnějšími vztahy můžete vizualizovat na ClickUp Whiteboards a pozvat svůj tým k brainstormingu řešení. Tato funkce digitální tabule poskytuje nekonečné plátno s kreslicími nástroji, konektory a lepícími poznámkami, které umožňují mapovat komplexní toky úkolů a podle potřeby plánovat alternativní strategie.

2. Sledujte dynamické faktory projektu pomocí cílů a dashboardů ClickUp

Pokud se vám faktory projektového prostředí jeví jako pohyblivé cíle, jediným řešením, jak si udržet náskok, je jejich pečlivé sledování.

Nyní můžete sledovat faktory projektového prostředí v reálném čase pomocí ClickUp Goals. Stanovte měřitelné cíle pro ideální metriky výkonu zaměstnanců a projektů – nyní stačí sledovat změny a zjistit, zda některý z prvků projektového prostředí nefunguje správně. Můžete také nastavit metriky pro standardní faktory řízení projektů, jako jsou očekávané hodiny práce zaměstnanců a životnost zařízení, a sledovat jejich výkyvy.

Pokud například projekt nesplní svůj původní prodejní cíl, můžete proaktivně provést hloubkovou analýzu trhu nebo konkurence. To vám umožní přesně určit environmentální faktory, které vedly k odchylce.

Pokud se obáváte informačního přetížení při sledování více cílů, máme pro vás řešení! Sledujte všechny své metriky na jednom místě pomocí ClickUp Dashboards. Vytvořte si vlastní dashboard přidáním karet, grafů, čarových grafů a výsečových diagramů, které sledují vámi vybraná data v reálném čase.

3. Použijte ClickUp Docs k uspořádání dat a informací do projektových prostorů

Vzhledem k širokému rozsahu prvků, které projekt zahrnuje, je třeba mít zavedený systém pro strukturované zaznamenávání a ukládání projektových dat.

Naštěstí vám i v tomto ohledu může pomoci ClickUp díky svým funkcím pro správu dat, jako jsou:

Vytvořte vyhrazené pracovní prostory pro projekty, kde budete ukládat všechna projektová data na jednom místě, abyste je mohli snadno vyhledávat a upravovat. Tato data můžete navíc dále analyzovat pomocí:

Bonus: Využijte šablony pro správu projektů ClickUp

ClickUp nabízí více než 1 000 šablon pro správu úkolů a projektů pro všechny případy použití. Navštivte galerii šablon a prozkoumejte jedinečné šablony pro sledování konkrétních faktorů projektového prostředí.

Pokud jste projektový manažer, doporučujeme vám použít šablonu ClickUp Project Management Template k nastavení robustního ovládacího panelu pro váš projekt, a to i v těch nejnáročnějších prostředích.

Tato šablona je vytvořena tak, aby vám pomohla vést váš projekt od začátku až do dokončení. Využijte její vestavěné funkce:

Užijte si úspěšné řízení projektů a analýzu projektového prostředí s ClickUp.

Nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, může vašemu projektu pomoci uspět v jakémkoli prostředí. Díky funkcím pro sledování faktorů projektového prostředí, plánování pracovních postupů a brainstormingu strategií pro řízení rizik nemusíte plavat proti proudu, abyste dosáhli požadovaných výsledků!

Zaregistrujte se do ClickUp zdarma a začněte aktivně spravovat své projektové prostředí. 💗