Evidence docházky není nic nového ani revolučního – existuje už od dob, kdy vznikla pracoviště a školy. Dnes najdete nějaký druh evidence návštěvníků nebo docházky téměř všude – od tělocvičen a nemocnic po akce a vzdělávací programy.
Zatímco kontrola přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnanců je univerzálním účelem sledování docházky, má i další cenné výhody. Například docházkové listy vám umožňují plánovat dopředu v pracovním prostředí, zajistit hladké zpracování mezd a dodržovat pracovní právo.
Většina firem nahradila tradiční docházkové seznamy nebo papírové tabulky technologickými alternativami, jako jsou nástroje pro sledování zapojení zaměstnanců nebo docházky. Ale pokud jde o tabulky, Excel stále vládne!
V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit přítomnostní list v Excelu krok za krokem, a probereme jeho výhody a nevýhody.
Bonus: Navrhneme také alternativní řešení pro vytvoření podrobného systému sledování docházky s dalšími nástroji pro reporting, pokročilou automatizaci a analýzu produktivity. 🤩
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je podrobný přehled vytvoření docházkového listu v Excelu a některé jeho výzvy a řešení.
- Začněte vytvořením strukturované tabulky v Excelu se sloupci pro jména zaměstnanců a data, abyste mohli sledovat docházku.
- Pomocí barevného kódování označte víkendy a svátky, čímž snížíte riziko chyb při zaznamenávání docházky.
- Zajistěte konzistenci dat pomocí ověřování dat, jako jsou rozevírací seznamy pro možnosti docházky, například Přítomen, Nepřítomen a Polovina dne.
- Automatizujte výpočty. Přidejte vzorce pro výpočet celkové přítomnosti, absence a polovičních dnů, čímž eliminujete ruční počítání.
- Dokončete a distribuujte. Jakmile je váš list připraven, přidejte název, upravte jeho formát pro větší přehlednost a sdílejte jej se svým týmem spolu s pokyny k použití.
- Upozorňujeme, že Excel neumožňuje sledování v reálném čase, pokročilé funkce a automatizaci, takže není ideální pro velké týmy.
- ClickUp nabízí vynikající zobrazení tabulky s možností spolupráce v reálném čase, vlastními poli a automatizací, což zvyšuje produktivitu.
- Můžete také využít rozsáhlou knihovnu šablon ClickUp pro rychlá a přizpůsobitelná řešení sledování docházky.
- Centralizujte svou práci integrací ClickUp s dalšími aplikacemi pro řízení lidských zdrojů. ClickUp nabízí více než 1000 integrací, nativně i prostřednictvím konektorů, jako je Zapier.
- Dashboardy ClickUp sledují docházku a produktivitu v reálném čase a poskytují cenné informace.
Výhody docházkového listu nebo sledování docházky
Prezenční listy jsou dokumenty obsahující informace o přítomnosti osob na pracovišti, ve škole, na schůzi, semináři nebo jiné akci. Mohou se také vztahovat k návštěvnické knize, kterou vede bezpečnostní personál v určitých zařízeních.
Účelem je samozřejmě sledování docházky, ale v závislosti na kontextu mohou docházkové listy sloužit k různým účelům. Zde jsou tři nejčastější případy použití spolu s jejich výhodami:
1. Vedení záznamů o docházce zaměstnanců
V pracovním prostředí pomáhají docházkové listy sledovat čas příchodu, analyzovat produktivitu a pravidelnost zaměstnanců a zaznamenávat přesčasy. Manažeři mohou tyto údaje využít k:
- Sledujte dochvilnost a chování zaměstnanců před hodnocením jejich výkonu.
- Propojte docházku zaměstnanců s produktivitou
- Zajistěte přesnost výpočtů mezd
- Analyzujte minulá data (například žádosti o volno a vzorce přesčasů) a plánujte rozvrhy na týdenní nebo měsíční bázi.
- Dodržujte státní a federální zákony týkající se pracovní doby a placení přesčasů.
2. Sledování docházky do třídy
Sledování docházky do výuky hraje v každém vzdělávacím zařízení zásadní roli, protože učitelům umožňuje:
- Zkontrolujte, zda studenti splňují roční nebo měsíční požadavky na docházku.
- Řešte problémy související s docházkou včas
- Podporujte kulturu odpovědnosti a disciplíny
- Vedejte záznamy o docházce pro rodičovské schůzky
- Propojte docházkové návyky s akademickými výsledky
3. Zaznamenávání docházky na akcích
Pokud organizujete akci, ať už se jedná o konferenci, seminář nebo kurz, použití docházkových listů vám umožní:
- Vyhodnoťte úspěch své akce na základě procenta docházky.
- Shromážděné údaje využijte k plánování kapacity pro budoucí akce.
- Určete časové období, které přiláká velký počet účastníků
- Využijte záznamy docházky pro marketing a přilákání sponzorů
Jak vytvořit docházkový list v Excelu: 5 snadných kroků
Postupujte podle našeho podrobného průvodce a obrázků s jednotlivými kroky a vytvořte si v Excelu podrobnou tabulku docházky zaměstnanců. My budeme zaznamenávat docházku zaměstnanců, ale vy si můžete tabulku Excel přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašim konkrétním potřebám. ❣️
Krok 1: Spusťte nový sešit Excel a vytvořte sloupce a řádky.
Prvním krokem je vytvoření tabulky, která bude sloužit jako základ pro váš docházkový list. V našem příkladu chceme strukturu, která bude sledovat denní docházku pěti zaměstnanců.
Začneme tím, že přidáme jejich jména do sloupce A v naší tabulce Excel. Poté je čas přidat data, která chceme sledovat. Náš příklad se zaměřuje na prvních 10 dní v měsíci, takže do druhého řádku tabulky přidáme čísla od 1 do 10 – můžete to rozšířit přidáním dalších dnů vpravo.
Protože jsme chtěli, aby náš docházkový list byl univerzální, nepřidali jsme přesná data. Pokud tak chcete učinit, Excel může vyhodit chybu – nebojte se, dá se to snadno opravit. Řekněme, že chcete do sloupce B napsat 1-Feb, ale Excel to neustále mění na 2/1 nebo jeho výchozí variantu. Musíte udělat následující:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku a přejděte na Formátovat buňky.
- Přejděte na Datum, vyberte požadovaný formát data a stiskněte OK.
Tip: Zpříjemněte si vzhled docházkového listu přidáním rámečků – v nabídce pásu karet vyberte ikonu Rámečky v části Písmo. Můžete také barevně odlišit střídavé řádky a přizpůsobit zarovnání obsahu na kartě Zarovnání .
Krok 2: Označte víkendy a svátky
Minimalizujte riziko chyb v plánování tím, že označíte víkendy a svátky. Tímto způsobem členové vašeho týmu náhodou neoznačí přítomnost nebo nepřítomnost ve špatných sloupcích.
Samozřejmě přizpůsobte tabulku harmonogramu vaší společnosti. Pokud máte například otevřeno v sobotu, označte pouze neděle. Sledujte státní svátky, jako jsou Vánoce nebo Den nezávislosti.
V našem příkladu máme jeden víkend, který jsme zvýraznili červenou barvou. 🔴
Krok 3: Přijměte opatření k prevenci manuálních chyb a nesrovnalostí při zadávání údajů
Prevence je nejlepší lék a Excel vám nabízí šikovný trik, jak zajistit, aby členové vašeho týmu nezadávali do tabulky nesprávné informace – jedná se o ověřování dat. Díky této možnosti můžete kontrolovat typ dat zadaných do tabulky a zajistit jejich správnost. ✅
V našem příkladu jsme předpokládali, že zaměstnanci mají flexibilní pracovní dobu, takže nás nezajímají jejich časy příchodu a odchodu. Potřebujeme pouze potvrdit, zda byli přítomni, nepřítomni nebo měli polodenní dovolenou.
V tomto případě naše cvičení ověřování dat zahrnuje zajištění toho, aby náš tým mohl vybrat jednu ze tří možností namísto psaní náhodných údajů, jako jsou Abs, Here, +, nebo Took a half-day.
K dosažení tohoto cíle vytvoříme rozevírací seznam:
- Vyberte buňky, na které chcete použít ověření dat. V našem příkladu se jedná o celou tabulku s výjimkou sloupců označených pro víkend.
- Otevřete kartu Data v horní části obrazovky a v části Nástroje pro práci s daty vyhledejte položku Ověření dat.
- Přejděte na Povolit a vyberte Seznam.
- Do pole Zdroj napište Přítomen, Nepřítomen, Půl dne. Můžete také použít zkrácené verze jako P, A a HD nebo si přizpůsobit vlastní možnosti.
Když jeden z našich zaměstnanců klikne na konkrétní pole, zobrazí se mu rozevírací seznam, ze kterého si může vybrat jednu z možností.
Abychom vám lépe přiblížili další kroky, vyplnili jsme zbývající pole. ⬇️
Krok 4: Přidejte sloupce pro výpočet celkové přítomnosti a absence
Nyní, když jste formátovali list, chcete vytvořit sloupce, do kterých přidáte vzorce pro počítání absence a přítomnosti zaměstnanců. V našem příkladu jsme postupovali takto:
- Do sloupců hned za dny jsme přidali Celková přítomnost, Celková absence a Celkové poloviční dny.
- Klikneme na buňku L3 (přímo pod Celková přítomnost) a vytvoříme vzorec, který spočítá, kolikrát byl konkrétní zaměstnanec během sledovaného období nepřítomen.
- V tomto případě přidáme znaménko rovnosti, napíšeme countif a vybereme vzorec.
- Nyní vybereme rozsah buněk, na který chceme vzorec aplikovat. V našem příkladu se jedná o buňky B3 až K3.
- Nakonec zadáme čárku a napíšeme kritérium, které má vzorec počítat. V našem případě je to „Přítomen“. Konečný vzorec tedy vypadá takto: „=countif(B3:K3, „Přítomen”)”
A voilà! Ruční výpočty jsou minulostí. Excel nyní zobrazí počet dní, kdy konkrétní zaměstnanec přišel do práce. Nemusíte opakovat stejný postup pro každého zaměstnance – stačí vybrat buňku L3, kliknout na malý zelený čtvereček v pravém dolním rohu buňky a přejet prstem dolů.
Výpočet celkové absence a polovičních dnů je podobný – stačí vybrat správný rozsah buněk a jako kritérium použít „Absent“ nebo „Half-Day“. Příslušné vzorce pro náš příklad budou:
- =countif(B3:K3, „Absent”)
- =countif(B3:K3, „Half-Day”)
Krok 5: Proveďte poslední úpravy a odešlete list svému týmu
Pokud jste tak ještě neučinili, přidejte do listu název. V našem příkladu jsme použili „Prezenční list za únor 2024“ – víme, jak nudně to zní! 😅
Mnoho manažerů dává přednost tučnému zvýraznění nadpisů, přidání ohraničení a barevnému označení řádků v závěrečné fázi. Jakmile je vše hotovo, stačí poslat tabulku s pokyny k použití členům vašeho týmu.
Možnosti šablony Excel pro sledování docházky zaměstnanců
Nemusíte vytvářet docházkové listy v Excelu od nuly – místo toho můžete použít šablonu docházky v Excelu. Obsahuje předem připravené tabulky a vzorce; vaším jediným úkolem je zadat informace o zaměstnancích. Šablona šetří čas a je přizpůsobitelná, ale může vás omezovat z hlediska struktury a flexibility. ⌚
Najdete zde šablony Excel pro sledování denní, týdenní nebo měsíční docházky. Jsou k dispozici online – stačí zadat do vyhledávače šablony docházkových listů Excel nebo podobná klíčová slova.
Některé šablony jsou obecné, zatímco jiné se zaměřují na konkrétní aspekty, jako je sledování nemocenské nebo dovolené.
Omezení sledování docházky pomocí Excelu
Sledování docházky v Excelu má své výhody – je snadné, cenově dostupné a přístupné.
Není však dokonalá. Pro uživatele se často stává neudržitelnou volbou kvůli následujícím omezením:
Omezené sledování v reálném čase
Nejfrustrujícím problémem nástroje pro sledování docházky v Excelu je to, že se jedná o offline nástroj – nemůžete sledovat docházku zaměstnanců a aktualizace v reálném čase ani spolupracovat na tabulce s více lidmi.
Žádné pokročilé funkce
Excel je sice snadno použitelný, ale jeho jednoduchost má svou cenu. Neobsahuje žádné pokročilé funkce, které by vám ušetřily čas, sledovaly produktivitu nebo zefektivnily každodenní procesy. Například nemůžete sledovat docházku zaměstnanců, spravovat mzdy, kontrolovat výkonnost a pracovní návyky zaměstnanců ani vytvářet a spravovat rozvrhy pomocí stejného listu.
Navíc, protože Excel je offline nástroj, nelze jej integrovat s jinými pracovními platformami. Během výpočtu mezd nebo vytváření reportů tak budete často muset přecházet mezi různými aplikacemi. To vede k častému přepínání mezi kontexty, což snižuje vaši produktivitu a soustředění.
Špatné možnosti automatizace
Další potenciální nevýhodou, kterou je třeba zvážit, je to, že Excel je závislý na ručním zadávání údajů. Přestože ověřování dat do jisté míry pomáhá, nelze žádný část procesu automatizovat. Zpracování rozsáhlých tabulek pro účely reportingu může být pro nadřízeného poměrně náročným úkolem, zejména u větších týmů.
Omezené nástroje pro kontrolu
V neposlední řadě je třeba zmínit, že každá tabulka v Excelu s sebou nese problémy se spolehlivostí. Udržet přesnost a integritu dat je obtížné, pokud k tabulce má přístup více zaměstnanců. Většina manažerů nemá kapacitu podrobně kontrolovat záznamy o odpracované době jednotlivých zaměstnanců a ověřovat jejich správnost.
Nejlepší alternativa k docházkovým listům v Excelu
Excel může být dobrým řešením pro sledování docházky, ale postrádá pokročilé funkce a není nejlepší volbou pro velké instituce, podniky nebo vzdělávací zařízení.
Jakou alternativu tedy máte, pokud chcete něco stejně dostupného a snadno použitelného?
Pokud potřebujete bezplatný nástroj, ale nechcete se vzdát pokročilých funkcí tabulkového procesoru nebo produktivity, zvažte všestrannou alternativu k Excelu, jako je ClickUp. 💯
ClickUp je software pro správu úkolů a sledování docházky s pečlivě navrženými sadami funkcí pro různé účely, od mapování procesů a vizuální spolupráce až po sledování produktivity zaměstnanců a správu dokumentů.
Ukážeme vám, proč a jak může být ClickUp ideální pro sledování času a docházky pro jakékoli použití.
1. Zobrazení tabulky ClickUp pro vytváření tabulek docházky
ClickUp vám díky různým zobrazením projektů umožňuje nahlížet na vaše pracovní údaje z různých úhlů pohledu. Jedním z nich je zobrazení ClickUp Table, které vám umožňuje vytvářet a spravovat jakékoli tabulky událostí nebo docházky zaměstnanců, což z něj dělá fantastickou alternativu k Excelu. 🥰
Sledování docházky pomocí tabulkového zobrazení je hračka. Řekněme, že chcete sledovat docházku studentů. Pro každého studenta vytvoříte samostatný řádek a poté pomocí vlastních polí ClickUp zadáte další podrobnosti.
Počkejte, zpomalte – co jsou to vlastní pole ? Umožňují vám přizpůsobit data v pracovním prostoru do konkrétních kategorií, abyste mohli přidat kontext ke svým úkolům. V tomto případě přidáváme kontextová data pro docházku.
ClickUp nabízí více než 15 typů vlastních polí, do kterých můžete přidávat číselné a textové informace i složité vzorce. Například pomocí vlastního pole Datum můžete sledovat docházku za jednotlivé dny. Kromě data zobrazuje toto vlastní pole také čas, takže můžete zaznamenat, zda konkrétní osoba přišla pozdě nebo musela odejít dříve.
Nebo můžete použít rozevírací pole Vlastní pole k vytvoření možností jako Přítomen nebo Nepřítomen pro sledování jmen studentů podle jejich docházky. Pro snazší orientaci můžete možnosti označit barevnými kódy.
Obohaťte svou tabulku pro sledování docházky a udržujte informace přehledně uspořádané pomocí vlastních polí, jako jsou E-mail a Pokrok. Vlastní pole E-mail vám umožňuje zadat e-mailové adresy vašich studentů, abyste je mohli v případě potřeby snadno kontaktovat. Na druhé straně vám vlastní pole Pokrok pomáhá sledovat, zda vaši studenti dosáhli minimálního procenta docházky.
ClickUp klade důraz na spolupráci a efektivitu a podporuje:
- Více lidí pracuje současně na jedné tabulce bez zpoždění nebo prodlev.
- Přetahování a hromadné akce
- Aktualizace v reálném čase
2. Používejte hotové struktury s šablonami ClickUp
ClickUp se může pochlubit působivou knihovnou šablon s více než 1 000 možnostmi pro různé účely, od financí a účetnictví po provoz a marketing.
Sbírka šablon docházkových listů se vám bude líbit – mají přizpůsobitelná pole a vestavěné automatizační možnosti, které vám pomohou ušetřit čas, minimalizovat chyby a získat přesné a spolehlivé informace o docházce. ⏳
Naším prvním doporučením je šablona docházkového listu ClickUp. Má čtyři zobrazení, která vám poskytnou ucelený přehled o záznamech a umožní vám odhalit trendy a nesrovnalosti.
Šablona „Formulář docházky“ obsahuje předem navržený formulář, který můžete zaslat potenciálním účastníkům. Jakmile příjemci vyplní formulář, ClickUp automaticky zpracuje shromážděné informace a roztřídí je do zbývajících zobrazení, například:
- Zobrazení tabule: Klasifikuje účastníky podle stavu docházky, jako je plánovaná, nepřítomná, opožděná a přítomná.
- Zobrazení tabulky: Pro přepnutí do tabulky docházky
3. Časové rozvrhy a sledování času v ClickUp
Šablony docházky jdou ruku v ruce se šablonami časových rozvrhů a nativním časovým trackerem ClickUp. Můžete automaticky vidět, kolik času vaši zaměstnanci stráví konkrétními úkoly, což zvyšuje integritu vašich záznamů. Tímto způsobem můžete sledovat pracovní vytížení svého týmu v reálném čase a pomáhat mu zlepšovat produktivitu tím, že odhalíte neefektivní postupy.
4. Centralizujte svou práci pomocí integrací ClickUp
Rozšiřte funkčnost ClickUp a centralizujte svou práci integrací s aplikacemi a platformami, které používáte každý den. Na výběr je více než 1 000 možností – mezi oblíbené patří Zoom, Slack, Google Calendar, GitHub, Toggl a Figma.
ClickUp je také integrován se Zapierem, což otevírá dveře k propojení s více než 6 000 aplikacemi! Můžete také automatizovat své pracovní postupy v ClickUp a dalších platformách a ušetřit čas na činnosti, které přinášejí větší hodnotu.
📮ClickUp Insight: Týmy s nízkým výkonem mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu? Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp slučuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory do jedné platformy, doplněné o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco AI se postará o zbytek.
5. Získejte přístup k nástrojům pro živé reportování pomocí ClickUp Dashboards
Pokud chcete propojit záznamy o docházce s produktivitou a úspěchy zaměstnanců, ClickUp vám může pomoci. Pomocí dashboardů ClickUp můžete v reálném čase sledovat metriky, jako jsou výpočty produktivity, grafy burnup nebo týdenní priority. 💡
ClickUp Dashboards nabízí více než 50 karet, které vám umožní vizualizovat vaši docházkovou zprávu podle vašich představ a přesně sledovat relevantní data. Zvětšete si docházku konkrétního zaměstnance, zobrazte pracovní vytížení a zjistěte, kolik dní zaměstnanci strávili na konkrétních úkolech, a to vše několika kliknutími.
ClickUp: Perfektní alternativa k Excelu pro sledování docházky
Vytvoření docházkového listu v Microsoft Excel je jednoduché, ale má svá omezení. Pokud hledáte pokročilé funkce, jako je spolupráce v reálném čase, integrace nebo přizpůsobitelnost, potřebujete lepší nástroje.
ClickUp je robustnější alternativa k Excelu, která vám nejen umožní vést pečlivé docházkové listy, ale také analyzovat tato data, abyste pochopili produktivitu a získali cenné poznatky, které vám pomohou nastartovat úspěch.
Zaregistrujte se na ClickUp a nastavte si sledování docházky během několika minut! ☀️