Mnoho lidí považuje schůzky vedoucích týmů za obrovskou ztrátu času. Je to proto, že většina schůzek je neuspořádaná a často je narušuje negativní dynamika týmu.
Skutečně efektivní schůzka se zaměřuje na to, co je opravdu důležité a co je třeba udělat dál. Seznamte se se schůzkou Level 10.
Pojďme se podívat, co je to schůzka Level 10 a proč tak dobře funguje. Poté se podíváme na strukturu schůzky a naučíme se několik způsobů, jak posunout vaše vedoucí týmy na vyšší úroveň. Schůzky už nikdy nebudete vést stejným způsobem. ✨
Co je schůzka Level 10?
Formát schůzky Level 10 (L10) byl vyvinut, aby pomáhal podnikatelům, vedoucím týmům a startupům identifikovat, diskutovat a řešit problémy. Této 90minutové schůzky se každý týden účastní celý vedoucí tým.
Zatímco stand-up schůzky se zaměřují na denní úkoly a schůzky s klienty často slouží k budování vztahů a shromažďování informací, schůzky L10 mají spíše strategický charakter a zaměřují se na řešení problémů. Podporují jasnost, sjednocení a akci, čímž zlepšují produktivitu, zvyšují tržby a posilují spolupráci v rámci vedoucího týmu. 👪
Týdenní schůzky L10 jsou jen jedním z nástrojů a principů, které tvoří Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Systém EOS, založený Ginem Wickmanem, je založen na šesti klíčových prvcích, a to:
- Vize
- Lidé
- Data
- Problémy
- Proces
- Traction
Každý z těchto prvků je během schůzek L10 zmíněn, přičemž většina času je věnována řešení tří nejdůležitějších bodů programu.
Výhody schůzky Level 10
Schůzky L10 jsou mimořádně efektivní a existuje pro to několik důvodů.
Jsou orientovaní na cíle
Obchodní cíle a strategické záměry jsou v průběhu celého setkání v popředí zájmu. Účastníci sdílejí rychlé aktualizace svých metrik z hodnotícího formuláře a poskytují tak přehled o tom, jak si podnik vede ve vztahu k těmto cílům. Díky tomu je snadné udržet jednotný směr a pokračovat správným směrem. 🎯
Řeší problémy
Šedesát z 90 minut této týdenní schůzky se zaměřuje na pochopení problémů, které brání dosažení cílů firmy. Čas schůzky je dobře využit k řešení příčin a hledání řešení na strategické úrovni. Tento formát je navržen tak, aby řešil problémy dříve, než se z nich stanou větší potíže, čímž v budoucnu ušetří čas a energii.
Jsou velmi cílené a praktické
Každému bodu programu je přidělen konkrétní (většinou krátký) časový rámec, takže se neztrácí čas. Akční body jsou jasně zdokumentovány, vykazovány a buď odškrtnuty, přeneseny do dalšího zasedání, nebo vzneseny jako problémy. ✅
Mají jasnou strukturu
Schůzky L10 se konají každý týden ve stejný den a ve stejnou dobu a řídí se standardním postupem, takže každý ví, co může očekávat, a může se na ně náležitě připravit.
Vzhledem k tomu všemu by nemělo být překvapením, že vedení tohoto typu schůzky vyžaduje silnou facilitaci a pečlivého zapisovatele/administrátora – nejlépe stejné osoby každý týden, aby byla zajištěna kontinuita.
Úlohou moderátora je dbát na to, aby se účastníci drželi programu schůzky a dodržovali pravidla jednání – například aby byli připraveni a dodržovali časový rámec programu. Administrátor pořizuje zápis ze schůzky, aktualizuje seznam úkolů (který je součástí programu) a informuje všechny zúčastněné.
S těmi správnými lidmi, procesy a nástroji stojí schůzky L10 za tu námahu.
Struktura schůzky Level 10
Jedním z klíčů k úspěchu je zde to, že většina schůzek L10 se řídí stejným programem. Podívejme se krok za krokem, co přesně to obnáší.
Segue
Doba trvání: 5 minut
Schůzka začíná úvodem, který se také nazývá check-in. Každý člen týmu sdílí osobní nebo pracovní dobré zprávy, například úspěch nebo moment prozření z uplynulého týdne. To dává všem šanci plně se zapojit do schůzky, vytváří vazby v rámci vedoucího týmu a zahajuje schůzku pozitivní náladou. 😊
Hodnotící tabulka
Doba trvání: 5 minut
V této části se přezkoumávají cíle a klíčové výsledky (OKR) – neboli klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) – které přispívají k dosažení cílů podniku. Majitel každého klíčového ukazatele jednoduše poskytne zpětnou vazbu, zda je jeho ukazatel „na dobré cestě“ nebo „mimo plán“, bez dalšího vysvětlení v této fázi. Pokud je mimo plán, přesune se do seznamu problémů, který bude projednán později během schůzky.
Recenze Rock
Doba trvání: 5 minut
Rocks jsou čtvrtletní cíle a každý člen týmu je obvykle zodpovědný za tři až pět z nich. Aktualizace Rocků také spočívají čistě v odpovědi „na dobré cestě“ nebo „mimo plán“, přičemž jakékoli problémy se přesouvají do seznamu problémů. 🪨
Zprávy o zákaznících a zaměstnancích
Doba trvání: 5 minut
Zde účastníci sdílejí jakékoli dobré či špatné zprávy týkající se zaměstnanců nebo zákazníků. Dobré zprávy se oslavují a špatné zprávy putují přímo na seznam problémů.
Seznam úkolů
Doba trvání: 5 minut
Seznam úkolů se zabývá akčními položkami, které je třeba dokončit do 7 dnů. Mnoho z položek projednávaných na předchozí schůzce by tak mělo být dokončeno během uplynulého týdne. Na aktuální schůzce účastníci označí tyto položky jako „hotovo“ nebo „nehotovo“. “ Úkoly spadající do druhé kategorie lze buď přesunout do následujícího týdne k projednání na příští schůzce, nebo – pokud se staly problémem – přesunout na seznam problémů pro tento týden.
Seznam problémů
Délka: 60 minut
Tato část schůzky, známá také jako Identify, Discuss, Solve (IDS®), je věnována odhalování skutečných příčin problémů a následnému brainstormingu způsobů jejich řešení. Po krátkém shrnutí problémů ze seznamu z minulého týdne a těch, které byly přidány během této schůzky, účastníci hlasují o tom, jak je seřadit podle priority. Poté se zabývají třemi nejdůležitějšími, počínaje tím nejdůležitějším. Veškeré další kroky se přidají do seznamu úkolů. Pokud se problém na seznamu nevyřeší během několika týdnů, přesune se do dlouhodobějšího seznamu k projednání během příštího čtvrtletního setkání.
Závěr
Doba trvání: 5 minut
Posledních pár minut se věnuje revizi seznamu úkolů a dalším krokům. Účastníci také rozhodnou o případných zprávách, které se mají předat zbytku organizace. Nakonec ohodnotí schůzku na stupnici od 1 do 10 a pokud je průměr nižší než 8, prodiskutují, co by příště mohli udělat jinak.
Díky této přehledné šabloně L10 budou vždy pokryta nejdůležitější témata a vy byste měli být pokaždé hotovi včas. ⏱️
10 tipů, jak zlepšit vaše schůzky na úrovni 10
Nyní, když víte, čeho chcete dosáhnout, podívejme se, jak tyto schůzky posunout o úroveň výš – a ušetřit tak čas i úsilí všem zúčastněným.
1. Využijte nástroje pro schůzky na maximum
Moderní technologie mohou být skutečným přínosem – a software pro správu schůzek je toho vynikajícím příkladem.
Vezměte si například ClickUp Meetings. Tato online platforma pro schůzky nabízí kontrolní seznamy pro plánování, šablony schůzek, nástroje pro pořizování poznámek, vynikající správu úkolů a mnohem více – vše navrženo tak, aby vám usnadnilo život. Začněte se šablonou ClickUp Level 10 Meeting Template a pokračujte dál.
Dobré vědět: Šablony ClickUp pokrývají prakticky všechny možné situace. Od šablon pro zahájení projektu, které vám pomohou s plánováním a stanovováním priorit, až po šablony pro individuální schůzky k řízení vašeho týmu – už nikdy nebudete muset začínat od nuly.
2. Plánujte strategicky
Chcete-li zdůraznit význam schůzky L10, pořádávejte ji každý týden ve stejný čas. Když je vždy zapsána v kalendáři, účastníci si zvyknou se na ni připravovat a jejich týmy se naučí plánovat ostatní schůzky kolem ní. 🗓️
Plánování schůzek je díky zobrazení kalendáře v ClickUp hračkou. Stačí nastavit opakující se schůzku a pozvat všechny potřebné účastníky. Poté k této schůzce připojte všechny dokumenty, aby je všichni mohli snadno najít.
3. Rozesílejte program schůzky s předstihem
Čím dříve rozesíláte program schůzky L10, tím více času mají všichni na shromáždění podkladů k přípravě na schůzku. Program také jasně stanoví, co bude projednáváno, a udržuje tak pozornost všech účastníků.
Využijte ClickUp Docs a šablonu ClickUp Agenda k sestavení programu schůzky na každý týden. Program si můžete napsat sami nebo spolupracovat s celým týmem, přičemž každý uživatel je v systému označen vlastní barevnou identifikací. Díky vestavěným nástrojům pro formátování snadno a bez zbytečné námahy vytvoříte profesionálně vypadající finální dokument.
4. Dodržujte časový harmonogram schůzky
Částí tajemství schůzky L10 je přesné dodržování postupu. To začíná včasným začátkem – což zase znamená povzbudit účastníky, aby přišli o pět minut dříve, aby se mohli usadit.
Díky připomenutím v ClickUp zajistíte, že se všichni budou držet harmonogramu. Nastavte připomenutí, které účastníky včas upozorní, aby se na schůzku připravili, a nikdo tak nebude na poslední chvíli spěchat a zdržovat schůzku. Poté nastavte další připomenutí, které jim dá vědět, že schůzka brzy začne, aby se všichni včas přihlásili a byli připraveni. 🔔
5. Pro přehlednost používejte vizuální pomůcky
Stanovení priorit položek na vašem seznamu problémů je velmi důležitým krokem ve fázi IDS schůzky – a je nemožné stanovit priority, pokud nevíte, co vlastně upřednostňujete. Vytvořte jasný seznam, který uvidí všichni, aby mohli činit správná rozhodnutí.
Velmi efektivním způsobem, jak toho dosáhnout, je použití tabule ClickUp. Váš zapisovatel může na začátku schůzky přenést stávající problémy ze seznamu problémů na tabuli. Nástroje pro spolupráci ClickUp umožňují komukoli zaznamenat problém, který se objeví, hned jak nastane, což vám poskytne kompletní seznam pro snadné stanovení priorit v okamžiku, kdy se dostanete do fáze řešení problémů na schůzce. Poté stačí položky odškrtávat, jak je řešíte.
6. Vedejte si kvalitní zápisy ze schůzek
Vytvoření přesného záznamu o tom, co se na schůzce odehrálo, je zásadní. Zápisy ze schůzek tvoří základ pro budoucí schůzky a zajišťují tak kontinuitu a pokrok. Slouží také jako konečné slovo v případě, že se vzpomínky na to, co se stalo, liší.
Kvalitní software pro zápisy ze schůzek zde hraje klíčovou roli. Můžete začít tím, že si během schůzky budete dělat poznámky v ClickUp Notepadu. Poté požádejte ClickUp AI Writing Assistant, aby tyto poznámky za vás shrnul a převedl je do zápisu ze schůzky. Šablona ClickUp Meeting Minutes poskytuje hotový rámec, který zajistí jednotnost všech vašich zápisů ze schůzek. 📝
7. Natáčejte důležitá videa
Účastníci často sdílejí během schůzek L10 prezentace nebo jiné dokumenty. Tyto vizuální materiály jsou důležitou součástí zápisu ze schůzky a často se před nebo po schůzce rozesílají jako samostatné dokumenty.
Existuje však jednodušší způsob. ClickUp Clip pořizuje videoklipy z vaší obrazovky, karty prohlížeče nebo okna aplikace – včetně hlasového záznamu, pokud si to přejete – a poskytuje tak kontext pro konverzaci. Klipy můžete uložit jako součást záznamu schůzky a sdílet je pomocí veřejného odkazu, který se přehrává přímo ve vašem prohlížeči.
8. Centralizujte své chaty
Účastníci mohou mít předem otázky nebo návrhy, případně chtějí dodatečně sdělit své postřehy. K těmto konverzacím můžete využít e-mail, ale e-mailové vlákna nejsou vždy snadno dohledatelná nebo sledovatelná a navíc nejsou propojena se samotnou schůzkou.
Vytvořte si raději vyhrazený kanál s náhledem ClickUp Chat, díky kterému bude vše centralizované a propojené na jedné platformě. Použijte chatový kanál ke sdílení aktualit nebo zdrojů a k konverzacím v reálném čase. Můžete ovládat, kdo má přístup k vašemu chatovému kanálu, nastavit oznámení o nových zprávách a sledovat svůj chat vedle své práce v ClickUp, zatímco se připravujete na schůzku. 💬
9. Zefektivněte svůj pracovní postup
Většina schůzek L10 vede k vytvoření seznamu úkolů, které je třeba vyřídit – ale často se tak nestane. Trik, jak je skutečně splnit, spočívá v tom, že je co nejdříve zařadíte do svého pracovního postupu a poté sledujete jejich dokončení.
ClickUp vám umožňuje převést text z jakéhokoli dokumentu ClickUp Doc nebo Whiteboard na úkoly ClickUp pouhým kliknutím na tlačítko – už není třeba kopírovat a vkládat. Můžete například vytvářet akční položky nebo přiřazovat úkoly přímo z ClickUp Notepadu, Docu, Whiteboardu, chatu nebo formálnějších dokumentů, jako jsou zápisy ze schůzek.
Poté tuto úlohu převezme funkce Project Management v ClickUp, která vám pomůže ji prioritizovat a hladce začlenit do vašeho pracovního postupu. Dokonce vám může posílat upozornění, když se blíží termín, aby zajistila, že budete na dobré cestě k dokončení.
10. Využijte své technologické vybavení
Místo investic do nových nástrojů pro schůzky L10 využijte na maximum nástroje, které již používáte. Pokud například váš vedoucí tým dává přednost používání Zoomu nebo Microsoft Teams, nebo je zvyklý na Google Kalendář, přizpůsobte se tomu, kdekoli je to možné.
ClickUp nabízí celou řadu integrací, včetně Microsoft Teams a Zoom, a také Apple, Outlook a Google Calendar. Spusťte schůzku na Zoomu přímo z úkolu nebo synchronizujte úkoly z ClickUp s kalendářem podle vašeho výběru a mnoho dalšího.
Bonus: Porovnejte MS Teams se Zoomem!
Vedejte efektivní a účinné schůzky Level 10
Schůzky L10 byly vyvinuty společností EOS Worldwide s cílem zlepšit produktivitu a efektivitu schůzek. Konají se každý týden ve stejnou dobu, řídí se konkrétní šablonou a účastní se jich celý vedoucí tým. 💯
Tento typ schůzky je extrémně zaměřen na sladění se strategickými cíli. Začíná krátkou kontrolou a rychlým zhodnocením pokroku podle metrik scorecardu, čtvrtletních cílů a týdenních seznamů úkolů. Poté je většina času schůzky věnována porozumění a řešení problémů, které brání dosažení obchodních cílů.
I když jsou schůzky L10 již nyní mnohem efektivnější než většina jiných schůzek, vždy je co zlepšovat. Online nástroje pro schůzky, jako je ClickUp, zefektivňují všechny aspekty vašich schůzek L10 a šetří vám čas i úsilí na každém kroku.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a stihněte každý den více za méně času. 🙌