Всички сме виждали как привличането на клиенти може да се обърка.
Разпръснати имейли за стартиране. Детайли от договора, изгубени в нишка. Клиенти, които попълват един и същ формуляр два пъти. Това, което би трябвало да изгради доверие, в крайна сметка създава напрежение още през първата седмица.
Въведете: въвеждане на клиенти, задвижвано от изкуствен интелект.
От автоматично генериране на задачи за стартиране до изготвяне на персонализирани документи за добре дошли и синхронизиране на клиентските данни между инструментите, изкуственият интелект може да автоматизира повтарящите се задачи, които забавят привличането на клиенти.
Ако се чудите как да автоматизирате процеса на регистрация на клиенти с помощта на изкуствен интелект, тази публикация е за вас.
Споделяме как да настроите AI-управляван поток за привличане на клиенти, който спестява часове на вашия екип, радва клиентите от първия ден и се мащабира с растежа на вашия бизнес. А най-хубавото? Ще ви запознаем с инструмент, който ви позволява да направите всичко това под един покрив. Да, това ще бъде ClickUp!
⭐ Представен шаблон
Използвайте шаблона за привличане на клиенти на ClickUp, за да създадете бързи работни процеси за привличане, вместо да започвате от нулата всеки път, когато привлечете нов клиент. Този шаблон предлага предварително конфигурирани последователности от задачи, автоматизирани правила за възлагане, начертани зависимости и проследяване на етапи, които се адаптират към конкретните изисквания на вашите клиенти.
Какво е привличане на клиенти и защо е необходима автоматизация
Привличането на клиенти е процесът на приемане на нови клиенти във вашия бизнес и насочването им от първоначалната регистрация до успешното възприемане на продукта. Той включва събиране на данни за клиентите, създаване на техните акаунти, предоставяне на обучение и установяване на канали за комуникация, за да се гарантира, че клиентите постигат желаните резултати с вашата услуга (без постоянни размени на информация).
Ако процесът на привличане на клиенти е фрагментиран, това ще създаде напрежение и ще се отрази на цялостното преживяване с продукта или услугата. Нуждаете се от автоматизиран процес на привличане на клиенти, защото:
- Ръчните процеси не са мащабируеми: всеки нов клиент изисква същата времеемка настройка, което създава затруднения, които забавят стартирането и разочароват растящите бизнеси.
- Графикът се удължава, когато не е ясно кой отговаря за задачите: Без автоматизирани правила за разпределяне на задачите, те остават неразпределени, докато членовете на екипа предполагат, че някой друг се занимава с тях.
- Повтарящото въвеждане на данни води до грешки: Ръчното прехвърляне на клиентска информация между системи увеличава риска от правописни грешки, пропуснати подробности и непълни записи.
- Забавените последващи действия костват доверието на клиентите: Непоследователната комуникация може да доведе до съмнения у клиента относно вашия професионализъм и внимание към неговия успех.
- Липсата на прозрачност забавя напредъка: Без централизирана система за управление на клиенти е трудно да се разбере кои клиенти напредват и кои стъпки създават проблеми.
👀 Знаете ли, че... 74% от корпоративните организации вече разполагат със специален екип за набиране на клиенти. Бизнесът вече не разглежда набирането на клиенти като нещо второстепенно, а като критична част от стратегията си за растеж и задържане на клиенти.
📚 Прочетете също: Как да създадете списък за въвеждане на клиенти (+ шаблони)
Предимства на автоматизирането на регистрацията с AI
Най-добрите ви преживявания при въвеждането се случват, когато всичко върви гладко и клиентите се чувстват чути. За съжаление, повечето клиенти не получават такова преживяване. Проучванията показват, че 90% от клиентите смятат, че компаниите могат да се справят по-добре, когато става въпрос за въвеждането на нови клиенти.
Е, автоматизирането на процесите по привличане на клиенти с помощта на изкуствен интелект запълва тази празнина в очакванията. Ето как автоматизацията може да допринесе за общото удовлетворение на клиентите:
По-бързо изпълнение и намалена ръчна работа
Автоматизацията на работния процес с помощта на изкуствен интелект (като автоматизирано събиране на документи, въвеждане на данни и проверка) намалява дългите вериги от имейли и времето, прекарано в повтарящи се административни задачи, като съкращава процеса на регистрация от седмици до дни.
📌 Alumni Ventures, компания за рискови инвестиции, автоматизира своите KYC/AML проверки и части от процеса на акредитация за набиране на инвеститори, като си партнира с AI-базираната финтех платформа iCapital. Автоматизацията не само намали времето за набиране на инвеститори с 66% (от ~30 минути на около 10), но и намали процента на отпадане благодарение на подобреното потребителско преживяване.
Персонализирано клиентско преживяване в голям мащаб
AI може да анализира профилите, отраслите и нуждите на клиентите, за да предложи персонализирани ресурси, комплекти за добре дошли или модули за обучение за безпроблемно въвеждане. Вместо универсален процес, клиентите се чувстват забелязани от първия ден.
По думите на Райън Безенек, вицепрезидент по ИТ в Ariat International,
Става въпрос за създаване на връзки чрез данни, които като човек може би не бихте направили. AI има невероятната способност да разкрива неща за потребителя, за които може би никога не бихте се сетили.
Става въпрос за създаване на връзки чрез данни, които като човек може би не бихте направили. AI има невероятната способност да разкрива неща за потребителя, за които може би никога не бихте се сетили.
По-малко грешки и по-добро съответствие
Ръчното въвеждане често води до грешки в договорите, KYC/AML проверки или въвеждане на данни. Валидирането, задвижвано от изкуствен интелект, гарантира, че документите са точни, пълни и в съответствие с нормативните изисквания, което намалява риска.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за формуляри за регистрация на клиенти в Word и ClickUp
Проактивно ангажиране и насоки
Чатботовете и AI асистентите могат да отговарят незабавно на често задаваните въпроси, да насочват клиентите през порталите и да маркират следващите стъпки без човешка намеса. С други думи, AI инструментите за регистрация вероятно ще поддържат интереса на клиентите през целия процес.
💡 Професионален съвет: Използвайте персонализираните автопилотни агенти на ClickUp, за да автоматизирате конкретни задачи по въвеждането на клиенти, като автоматично отговаряне на често задавани въпроси в чат каналите за клиенти или задействане на автоматични напомняния въз основа на определени актуализации на персонализирани полета.
Непрекъснато усъвършенстване
AI проследява точките на отпадане и моделите на ангажираност по време на набирането. Вашият екип за успех на клиентите знае къде клиентите се затрудняват и може да усъвършенства процеса. Това превръща набирането в процес, основан на данни и непрекъснато усъвършенстване.
Трябва да знаете не само какво да автоматизирате, но и какво да не автоматизирате.
📌 Например, може да искате да запазите ключовите взаимодействия в пътуването на клиента като начални разговори, лични проверки и прегледи на етапите, водени от хора. Човешкото отношение към тези взаимодействия с клиенти поставя основата за дълготрайни взаимоотношения.
Освен това, human-in-the-loop е важно за крайни случаи и обработка на изключения. Чатботовете във вашия софтуер за регистрация само ще разочароват клиента още повече. Вашият мениджър за успех на клиентите (CSM) трябва да се намеси, ако документите на клиента не отговарят на стандартните формати или ако има необичайни изисквания за регистрация.
Ето съвети от Джонатан Мъри, главен стратегически директор в Mad Op, за това как да интегрирате изкуствен интелект във вашата стратегия за потребителско преживяване:
AI може да се справя с повтарящи се задачи, да анализира данни и да предоставя бързи отговори, но клиентите все още жадуват за автентични, персонализирани взаимодействия. Човешките CSM изграждат доверие, разбират нюансите в нуждите и създават емоционални връзки.
AI може да се справя с повтарящи се задачи, да анализира данни и да предоставя бързи отговори, но клиентите все още жадуват за автентични, персонализирани взаимодействия. Човешките CSM изграждат доверие, разбират нюансите в нуждите и създават емоционални връзки.
Ключови стъпки в работния процес по въвеждане, задвижван от изкуствен интелект
Предимствата от внедряването на изкуствен интелект в работния процес по привличане на клиенти са очевидни. Сега е време да приложим теорията на практика. Ето точните стъпки, които можете да следвате, за да създадете автоматизиран работен процес по привличане на клиенти, базиран на изкуствен интелект.
Стъпка 1: Приемане и събиране на формуляри
Може би най-пренебрегваният проблем при привличането на клиенти е процесът на приемане. Формулярите, които само събират информация, но затрудняват действията въз основа на нея, повтарящите се поредици от въпроси и ръчното въвеждане на данни разочароват клиентите и отнемат време на CSM. Това е основна работа, но рядко добавя пряка стойност към клиентското преживяване.
🤖 Съвет за изкуствен интелект: Използвайте инструменти за въвеждане на данни, базирани на изкуствен интелект, за да попълните предварително информацията за клиента от вашата CRM система или договори, да валидирате отговорите в реално време и да синхронизирате автоматично данните в работното си пространство. Това спестява на клиентите необходимостта да се повтарят и предоставя на вашия екип структурирани и надеждни данни от самото начало.
Ето как изглежда това на практика:
- Адаптивни формуляри: Динамичните формуляри адаптират въпросите в зависимост от типа клиент или отрасъла, така че различните сегменти клиенти виждат само това, което е релевантно за тях.
- Автоматично попълване и валидиране: AI предварително попълва известните полета и проверява въведените данни, като имейли или данни за фактуриране, за да намали грешките.
- Безпроблемно пренасочване: Получените данни се категоризират незабавно и се пренасочват към подходящия екип – финансов, инженери по набиране на клиенти или табла за управление на клиентски услуги.
- Удобно за клиента преживяване: Процесът изглежда лесен за клиентите, което показва професионализъм и подготовка от първия ден.
Въпросът тук е как да активирате това в работните си процеси?
Съвет: Използвайте ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата.
ClickUp автоматизира въвеждането на клиенти, като централизира формулярите, събирането на документи и задачите в едно конвергентно AI работно пространство . Вместо да губят време в безкрайни вериги от имейли или да се занимават с разпръснати таблици, екипите получават оптимизиран, задвижван от AI работен процес с пълен работен контекст. Какво е въздействието? Циклите на въвеждане се съкращават от седмици до дни, а клиентите получават по-гладко и по-професионално първо впечатление.
Как ClickUp помага?
С ClickUp Forms можете да използвате вградена условна логика, за да адаптирате въпросите към отрасъла, случая на употреба, ограниченията и стремежите на вашия клиент. Записаните данни не се съхраняват в електронна таблица. Вместо това, всяко подаване на формуляр може автоматично да генерира задача в ClickUp с персонализирани полета, които записват и показват цялата тази информация на един поглед. Тези формуляри са персонализирани и могат лесно да се създават с интуитивен инструмент за плъзгане и пускане.
Ако обаче искате да създадете формуляр за регистрация от нулата, това видео ще ви покаже как да го направите:
Можете също да използвате ClickUp Automations, за да се уверите, че данните, събрани чрез формуляри, се въвеждат директно във вашата клиентска база данни, поддържана в ClickUp. Няма да е необходимо да прехвърляте или управлявате ръчно клиентската информация между системите, нито да се притеснявате, че данните ще се изгубят в имейл кореспонденцията.
След като формулярът бъде подаден (и задачата бъде създадена), можете да настроите автоматизации, като например:
- Възлагане на задачата на някого
- Промяна на статуса на персонализирана задача. Пример: Когато една задача е маркирана като изпълнена (напр. „Изпратен достъп на клиента“), автоматизациите незабавно създават или отключват следващата задача, като „Насрочете начален разговор“.
- Изпращане на уведомителни имейли до заинтересованите страни, включително напомняния, за да подтикнете вътрешния си екип или клиентите да предприемат действия в случай на забавяния.
- Добавяне на наблюдатели, които получават известия за активността на задачите
🧠 Интересен факт: ClickUp разполага с AI Automation Builder, където можете да опишете на прост английски език какво искате да автоматизирате, а ClickUp създава тригерите/действията (които могат да включват тригери за подаване на формуляри).
След като подадените формуляри се превърнат в задачи, можете да използвате ClickUp Brain, най-пълната и контекстно-ориентирана работна AI в света, за да ги анализирате. Тя е полезна и за визуализиране на тенденции или показатели, произтичащи от отговорите във формулярите.
🎺 Предимство на ClickUp: Тъй като всички данни от формуляра за регистрация на клиенти се прехвърлят в CRM системата на ClickUp, преходът от продажби към успех е безпроблемен. Информацията за клиентите, договорите и целите не остават само във формуляра. Те се съхраняват в централен хъб, достъпен за всички заинтересовани страни. Това означава, че вече не е нужно да търсите разпръснати таблици или липсваща информация, а клиентите се чувстват така, сякаш вашият екип ги познава от първия ден.
Стъпка 2: Автоматизация на задачите и графика
Обикновено преглеждате формулярите за приемане и ръчно определяте следващите стъпки, като изпращане на линкове за достъп, подготовка на документи за набиране или настройка на инструменти. След това тези действия трябва да бъдат превърнати в задачи и възложени на подходящите членове на екипа с краен срок.
Работа, която е повтаряща се, непоследователна и податлива на човешки грешки.
🤖 Съвет за изкуствен интелект: Изкуственият интелект поема тази задача от вашия екип. Как? Той ви позволява да създавате списъци със задачи, да определяте отговорници и да добавяте автоматично графици въз основа на данните за клиентите.
Ето как виждаме това да се случва:
- Автоматично генерирани списъци със задачи: AI агентите могат да създават списъци за регистрация въз основа на типа клиент, отрасъла или размера на договора, като по този начин гарантират, че нито една стъпка няма да бъде пропусната.
- Интелигентни задачи: Задачите се препращат автоматично към подходящите отговорни лица – инженери по внедряване, специалисти по фактуриране или CSM – така че отговорността е ясна от началото до края.
- Автоматизация на графика: Крайните срокове и зависимостите се картографират незабавно, което намалява забавянето, което често се случва, когато екипите изготвят графиците ръчно.
- Динамични актуализации: Когато клиентите постигат важни резултати, изкуственият интелект може да коригира графиците и да преразпределя приоритетите в реално време.
За да приложите това на практика, се нуждаете от инструменти за автоматизация и агентни AI инструменти, които свързват приемането директно с изпълнението по време на процеса на регистрация.
Как ClickUp помага?
Досега вече знаете, че ClickUp използва отговорите от формулярите, за да задейства работните процеси по набирането на клиенти. Когато клиент подаде вашия формуляр за регистрация, ClickUp Automations преобразува получените отговори в задачи, които могат да бъдат изпълнени.
📌 Например, попълнен формуляр за регистрация може автоматично да генерира папка с проекта, съдържаща всички необходими задачи за регистрация. Когато статуса на дадена задача се промени (например „Изпратен достъп на клиента“), автоматично могат да се създадат последващи задачи като „Насрочване на стартиране“ или „Изпращане на документи за обучение“.
За да научите повече за това как да използвате автоматизациите, гледайте това видео.
За да се гарантира последователност при всяко включване на клиент, разполагате с шаблони за управление на задачите. Можете да заредите предварително създадени списъци за включване с предварително дефинирани подзадачи, отговорни лица, крайни срокове и дори зависимости.
Така SaaS клиентът получава шаблон „Техническа имплементация“ с настройка на API, конфигурация на SSO и задачи за тестване в пясъчника. Консултантският клиент получава шаблон „Старт и откритие“ с планиране на работни срещи, интервюта със заинтересовани страни и задачи за съгласуване на обхвата.
Освен това, ClickUp Brain добавя интелигентен слой върху автоматизациите и шаблоните. Той може:
- Анализирайте отговорите във формуляра за регистрация, за да препоръчате кой шаблон или списък със задачи да се приложи.
- Автоматично присвояване на собственици въз основа на натовареност, експертиза или тип клиент
- Открийте рискове, като просрочени задачи, повтарящи се пречки или бавни зависимости, за да могат CSM да се намесят проактивно.
AI Fields и Autopilot Agents в ClickUp категоризират, обобщават и извличат действия, така че хората да не се налага да четат всеки отговор изцяло.
📌 Например, след като формулярът бъде сортиран въз основа на поле като „тип клиент“ или „сложност на заявката“, AI Assign Field в ClickUp може да избере подходящ изпълнител. Или въз основа на преглед на натовареността (кой е по-малко зает), може да възложи задачата на някой, който има капацитет. По същия начин AI Prioritize Field помага и при определянето на приоритетите кои задачи за приемане на клиенти трябва да бъдат изпълнени първи.
🤔 Знаете ли? Средният процес на регистрация на нови корпоративни клиенти може да отнеме до 100 дни. С автоматизирани работни процеси водещите компании намаляват времето за регистрация с поне 30%.
⚡ Архив с шаблони: Шаблони за въвеждане на служители в Excel и ClickUp
Стъпка 3: Генериране на приветствено имейл и документи
Предизвикателството пред повечето екипи при автоматизирането на процеса на регистрация е да разчитат на един универсален шаблон или да адаптират ръчно всяко съобщение за всеки клиент. Когато това се направи правилно, клиентът ще бъде уверен, че е направил правилния избор.
Но има голяма вероятност CSM да прекарват часове в опити да персонализират имейли и да актуализират ръководствата за регистрация ръчно. Когато нещо се обърка, вие само ще накарате клиента да се запита дали вашият екип разбира неговите нужди.
Още по-лошо, клиентите могат да разберат кога съобщението е било набързо написано или копирано и поставено.
🤖 Съвет за изкуствен интелект: Изкуственият интелект променя тази динамика, като прави персонализацията и последователността мащабируеми в документите. Това освобождава мениджърите по успеха на клиентите да се фокусират върху взаимоотношенията с клиентите, вместо да изготвят имейли и документи.
Как виждаме това да се случва:
- Персонализирани имейли за добре дошли: Създадени автоматично, с език, адаптиран към индустрията, размера на клиента или региона, с помощта на AI имейл писатели.
- Документи за въвеждане в мащаб: AI създава и актуализира ръководства или наръчници, като черпи директно от вашата база от знания – вече няма да имате остарели PDF файлове.
- Персонализирани планове за успех: Въз основа на данните от формуляра за регистрация, AI генерира специфична за клиента пътна карта, която очертава етапите, отговорните лица и очакваните резултати.
- Последователен глас на марката: Дори при съдържание, генерирано от изкуствен интелект, екипите могат да обучават моделите по отношение на тон и стил, така че всяко съобщение да изглежда в съответствие с марката и да бъде професионално.
За да стане това безпроблемно, трябва да свържете контекста на приемането с генерирането на съдържание и документацията, задвижвани от изкуствен интелект.
Как ClickUp помага?
ClickUp Brain се интегрира безпроблемно с ClickUp Docs, за да подобри съдържанието ви с AI. Можете да създавате и съхранявате съдържанието си за въвеждане на едно място. Помислете за имейли за добре дошли, договори за услуги, ръководства за въвеждане, техническа документация и др.
Можете да вградите задачи директно в Docs, така че упътването за клиента да е приложимо (например, „Завършете настройката на пясъчника“ се свързва директно с задача в ClickUp). Всички, включително екипът за поддръжка, инженерите и клиентите, могат да коментират, редактират и проследяват напредъка заедно.
С вградения контрол на версиите, документите се актуализират незабавно във всички свързани изгледи. С други думи, когато вашият вътрешен екип актуализира даден процес, всеки клиент вижда най-новите указания, без да е необходимо да се изпращат отново файлове.
ClickUp Brain работи ръка за ръка с Docs, за да превърне материалите за въвеждане в нещо повече от статични шаблони. Въз основа на данните от формуляра за приемане, Brain може да създаде документи за въвеждане, специфични за всеки клиент.
Brain може също да изготви план за успех или ръководство за обучение, специфично за клиента, като използва вашата база от знания като източник. Можете дори да обобщите сложна информация на език, разбираем за клиента. Например, може да съкрати техническите инструкции за настройка в ясен, нетехнически списък за бизнес потребители.
Стъпка 4: Планиране на начална среща
Първата среща е моментът, в който въвеждането преминава от планиране към действие. Това е моментът, в който клиентът се среща с целия ви екип и поставя основите за успешно партньорство. Но, иронично, това е и една от най-трудните стъпки, които трябва да се изпълнят правилно.
Самото планиране може да се превърне в кошмар с пропуснати имейли в различни часови зони, конфликти в последния момент и закъснения, които забавят процеса на регистрация с седмици.
🤖 Съвет за изкуствен интелект: Изкуственият интелект улеснява тези затруднения, като автоматизира целия процес – от резервацията до подготовката и последващите действия.
Как виждаме това да се случва:
- AI асистенти за планиране: Автоматизираните инструменти за планиране могат да сканират календари в различни часови зони и да предложат най-подходящото време за всички, като елиминират необходимостта от размяна на имейли.
- Автоматично генерирани дневни редове: Отговорите от формулярите за регистрация се въвеждат директно в структурирани дневни редове.
- Създаване на списък със задачи: Дейностите, обсъдени в началото, автоматично се превръщат в задачи с отговорници и крайни срокове.
- AI за водене на бележки : С транскрипция и обобщаване в реално време, всяка дискусия се документира за бъдеща справка.
Как ClickUp помага?
ClickUp предлага календар, задвижван от изкуствен интелект, който се адаптира към вашите приоритети и планира идеалния ви график въз основа на вашите задачи и събития. За разлика от самостоятелните инструменти за планиране, календарът на ClickUp се интегрира директно с работния процес по управление на проекти.
Ето как възможностите на календарите на ClickUp могат да ви помогнат при автоматизирането на процеса на регистрация на клиенти:
- Връзки за автоматично планиране: Помолете ClickUp Brain да планира разговор, а той ще намери удобно за двете страни време и ще изпрати покана.
- Търсене в календара: Намерете незабавно всяка насрочена среща, задача или събитие в календара на ClickUp.
- Синхронизация между платформи: Изтеглете автоматично линкове за срещи и информация за разговори от Zoom, Google Meet и Microsoft Teams и се присъединете към срещите директно от ClickUp.
Провеждането на срещи става още по-безпроблемно с AI Notetaker на ClickUp. Той се включва в началната ви телеконференция, записва я и я транскрибира, за да създаде транскрипт с възможност за търсене, който можете да използвате за бърза и лесна справка.
Това видео ви показва как да използвате изкуствен интелект за водене на бележки и превръщане на дискусиите в изпълними задачи с ClickUp AI Notetaker и Calendar.
Ето как ClickUp свързва бележките ви от срещите с останалата част от работата ви:
| Дестинация | Какво се случва с Notetaker? |
| Бележки от срещи + Документи | Запазва пълния препис, резюме на срещата и видео в ClickUp Doc. |
| Бележки от срещи + задачи | Превръща действията от срещата ви в задачи с краен срок |
| Бележки от срещи + Чат | Автоматично публикуване на обобщения на разговорите директно в ClickUp Chat с помощта на изкуствен интелект |
🌟 Бонус: С Talk to Text в ClickUp можете да направите нещо повече от обикновена транскрипция. Този гласов асистент ви помага да бъдете 4 пъти по-продуктивни, отколкото при писане на клавиатура.
То е достъпно в Brain MAX, вашата супер приложение за изкуствен интелект за настолни компютри. То незабавно преобразува разговорите в структуриран текст – резюмета, задачи за действие или дори пълни документи за набиране на клиенти.
Стъпка 5: Проследяване на напредъка и известия
Привличането на клиенти обикновено включва няколко екипа. Търговците предават данните на клиентите, специалистите по привличане на клиенти настройват инструментите, мениджърите по успеха на клиентите насочват внедряването, а екипите по поддръжка или операции се занимават с изключенията.
Без обща визия тези прехвърляния лесно се провалят, което води до несъответствие в очакванията, пропуснати зависимости и забавяния, които разочароват както клиентите, така и вътрешните екипи.
🤖 Съвет за изкуствен интелект: Инструментите за въвеждане на клиенти, базирани на изкуствен интелект, ви помагат да проследявате степента на завършеност и да идентифицирате пречките, които забавят внедряването. Тази видимост ви позволява да се намесите навреме, преди да се натрупат конфликти.
Как ClickUp помага?
ClickUp Dashboards осигурява централизирана видимост на процеса на въвеждане на всеки клиент чрез персонализирани карти (т.е. средно време за завършване и оценки за удовлетвореността на клиентите) и индикатори за напредък, които се актуализират в реално време, докато клиентите изпълняват задачите и преминават през етапите на работния процес.
📌 Например, мениджърите могат да проследяват важни етапи, да виждат просрочени задачи и да откриват пречки, докато CSM и екипите за поддръжка знаят точно кога да се намесят. Резултатът е прозрачен процес на въвеждане, при който клиентите са информирани, екипите са съгласувани и проектите напредват без обичайните пречки или разходи за отчитане.
💡 Професионален съвет: Използвайте предварително създадените агенти на ClickUp, за да проследявате напредъка още по-добре. Агенти като „Дневен доклад“ или „Седмичен доклад“ могат автоматично да публикуват актуализации в чата или по имейл, като обобщават изпълнените задачи, постигнатите резултати и отбелязаните рискове.
Реални примери за използване на AI за регистрация
Нека сега разгледаме някои реални примери за компании, които са автоматизирали работните си процеси по набиране на клиенти с помощта на изкуствен интелект:
Пример за използване на Pigment за автоматизирано въвеждане на нови служители
Pigment, платформа за бизнес планиране, трансформира процеса на набиране на служители, използвайки автоматизираните работни процеси на ClickUp, след като утрои броя на служителите си за шест месеца. Компанията замени фрагментираните вериги от имейли и статичните списъци за набиране на служители с централизирани, задвижвани от изкуствен интелект последователности за набиране на служители, които се задействат автоматично въз основа на профилите на новоназначените служители.
Автоматизацията на ClickUp свърза съществуващите инструменти, като Salesforce, Outreach и Gong, в единни работни процеси, осигурявайки безпроблемно сътрудничество между отделите.
Резултат:
Времето за набиране на нови клиенти на Pigment беше съкратено до 2 дни (от 30 дни), а ефективността на процеса се увеличи с 88%. Комуникационните бариери между екипа бяха намалени и мащабирането стана по-лесно.
Използвайте шаблона ClickUp CRM, за да получите предварително структурирана система за управление на клиенти с автоматизирани тригери за работния процес и табла за отчитане. Този шаблон елиминира месеци настройки и е готов с проследяване на продажбите и работни процеси за комуникация с клиенти.
Шаблонът CRM ви позволява да централизирате цялата информация за контактите в взаимосвързани тракери, така че когато потенциален клиент се превърне в клиент, цялата му информация автоматично попада в работния процес по привличане, без да се налага превключване на системата.
RBC Wealth Management
Финансовите консултанти в RBC някога се налагаше да използват 26 системи, за да регистрират клиенти. Откриването на нова сметка отнемаше между три и седем дни. Този фрагментиран подход създаваше лошо преживяване и оставяше консултантите разочаровани. До такава степен, че компанията загуби 25% от новоназначените си служители в полза на фирми с по-добра технология.
За да разреши проблема със силозите, RBC внедри автоматизирана система с ниско ниво на кодиране, базирана на изкуствен интелект, която консолидира работния процес по набирането на клиенти в една унифицирана платформа.
Резултат:
Времето за откриване на сметка намаля драстично от 7 дни до само 24 минути. Удовлетвореността на съветниците се подобри, задържането на клиенти се увеличи, а привличането на клиенти се превърна в конкурентно предимство за тази фирма.
📮 ClickUp Insight: „Винаги се пада на едни и същи хора!“ е мнение, споделяно от 65% от работниците, когато става въпрос за невидими задачи.
(Например, подкрепа на новия служител през първата му седмица на въвеждане в работата или организиране на уикенд, за да се завършат важни задачи. 👀)
Но това неравномерно разпределение може бързо да се превърне в почва за недоволство, изчерпване и лоша динамика в екипа.
Решението? Съберете екипа си за кратка сесия за обмен на идеи и начертайте всички тези задачи за поддръжка чрез ClickUp Tasks. Направете списък с ясни отговорници (които имат капацитет да окажат поддръжка) и сте готови!
Често срещани грешки, които трябва да се избягват
Дори и с най-добри намерения, повечето екипи правят предвидими грешки при автоматизирането на регистрацията. Тези грешки (ако не бъдат коригирани) могат да превърнат вашите автоматизации, спестяващи време, в източник на неудовлетвореност за клиентите и вътрешна обърканост.
1. Прекомерна автоматизация
Екипите често се опитват да създадат сложни работни процеси с множество тригери и условия, без първо да тестват по-опростени версии или да проведат бета тестове. Когато автоматизирате целия процес на регистрация наведнъж (особено ако има множество точки на контакт в пътуването на клиента), е невъзможно да се определи точно къде е проблемът, когато нещо се обърка.
✅ Решение: Започнете с автоматизиране на по-малки задачи, т.е. преобразуване на подадените формуляри в задачи и автоматизиране на имейлите за регистрация. Постепенно увеличавайте сложността на работния процес, като всеки елемент се оказва надежден.
2. Не задаване на обратни връзки
Автоматизацията не е еднократна задача. Не можете просто да я настроите и да преминете към други проекти, без да следите ефективността й или да събирате обратна връзка от клиентите.
Защото никога не можете да знаете къде клиентът среща проблеми, кои стъпки създават забавяния или дали пропускате потенциални възможности за допълнителни продажби по време на фазите на регистрация.
✅ Решение: Създайте табла за проследяване на работния процес по набирането. Някои важни неща, които трябва да се наблюдават, са процентът на завършени задачи, оценките за удовлетвореност на клиентите и времето, прекарано на всеки етап.
🧠 Интересен факт: Не сте много добър с цифрите? Ами ако таблото ви можеше да ви говори на прост английски? Разгледайте AI Cards в ClickUp Dashboards, които подчертават най-важните тенденции, обобщават изводите и ви дават съкратена информация, без да ви се налага да си блъскате главата!
3. Липса на обучение на екипа
Автоматизацията работи толкова добре, колкото и хората, които я управляват. Ако вашият екип не е обучен да използва AI инструменти, да преглежда автоматизирани работни процеси или да се намесва при възникване на изключения, процесът на набиране бързо се разпада.
Резултатът? CSM губят доверие в системата, клиентите получават непоследователни преживявания и се губи ценно време за отстраняване на грешки.
✅ Решение: Обучете екипа си да разбира не само как функционират автоматизациите, но и кога да ги пренебрегне. Създайте наръчници за въвеждане за вътрешна употреба, които обхващат управлението на очакванията и комуникацията с клиенти. Освен това, те трябва да знаят как да наблюдават автоматизациите.
4. Премахване на човешкия фактор от процеса
Макар автоматизацията да спестява време, изцяло премахването на човешкия фактор прави регистрацията да изглежда роботизирана и безлична. Клиентите искат да бъдат уверени, че има експерт, който ги напътства, а не само поредица от автоматизирани съобщения.
✅ Решение: Проектирайте хибриден работен процес, при който изкуственият интелект се занимава с повтарящите се задачи, а хората се намесват в важните моменти. Например:
- AI планира разговори, изготвя дневен ред и съставя отчети за напредъка.
- Хората водят начални срещи, изясняват сложни решения и изграждат взаимоотношения.
- Дори ако изкуственият интелект се занимава с актуализациите, планирайте редовни проверки, за да поддържате личен контакт с клиентите.
5. Обща персонализация
Ироничното е, че много екипи попадат в капана да наричат своето въвеждане „персонализирано“, когато всъщност то е просто шаблон, на който е поставено името на клиента. В такъв случай по-добре да не го правите.
✅ Решение: Използвайте контекстуална изкуствена интелигентност, която се свързва с вашите CRM, формуляри и системи за управление на проекти. По този начин тя може да се позовава на конкретни срокове на проекти, бизнес предизвикателства и персонализирани изисквания във всяка комуникация.
📍 Не забравяйте: 90% от потребителите са склонни да платят повече, когато регистрацията е персонализирана. Като бизнес, вече не можете да си позволите да продължавате да използвате универсален подход към регистрацията. Персонализирайте взаимодействията си с клиента.
📚 Прочетете също: Как да създадете своя CRM в ClickUp
Автоматизирайте процесите по привличане на клиенти с ClickUp
Нека обобщим, като повторим най-важното: когато автоматизирате процесите по привличане на клиенти, започнете с малки стъпки. Това може да бъде нещо толкова просто като автоматизиране на имейлите за привличане на клиенти. Когато се научите да го правите, преминете към следващата стъпка.
ClickUp е инструмент, подходящ за начинаещи, който ви помага да започнете стъпка по стъпка с въвеждането на клиенти с помощта на изкуствен интелект, един работен процес по един. Той обединява вашите задачи, формуляри, клиентски данни, комуникация и управление на проекти на едно място, като се уверява, че вашият изкуствен интелект (ClickUp Brain) разполага с цялата необходима информация и не работи изолирано.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и започнете да автоматизирате процеса на привличане на клиенти.