С нарастващата конкуренция и пазарен натиск, организациите постоянно търсят начини да намалят излишъците и да оптимизират производителността на работното място, като същевременно постигат по-добри бизнес резултати. Автоматизирането на ежедневните, повтарящи се, ръчни задачи е най-добрият начин да се постигне това.
Това е областта, в която изкуственият интелект може да революционизира индустрията. Според проучване на McKinsey, автоматизацията на процесите има способността да повиши глобалния растеж на производителността с 0,8-1,4% годишно.
Изкуственият интелект и автоматизацията вървят ръка за ръка, за да подобрят ефективността на бизнеса и да улеснят генерирането на печалба чрез намаляване на разходите. Докато AI включва усъвършенствани алгоритми и машинно обучение за анализ на данни и вземане на решения, внедряването на автоматизация на работния процес с AI изпълнява предварително дефинирани задачи без ръчна намеса.
AI може да се счита за усъвършенствана форма на автоматизация, но е вярно и че AI инструментите могат да се използват за повишаване на ефективността на работния процес и автоматизиране на повтарящи се задачи. Повечето организации вече са поели по пътя на цифровата трансформация, като интегрират автоматизацията и AI в работните си процеси. Нека научим повече!
Какво е автоматизация на работния процес с изкуствен интелект?
Автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект включва използването на софтуер за изкуствен интелект и инструменти за работния процес, за да се изпълняват задачи без ръчна намеса. Елиминирането на човешката намеса в повтарящи се задачи може да намали вероятността от грешки, значително да повиши ефективността и да даде на бизнеса конкурентно предимство.
Например, автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект може да се използва в отделите за маркетинг и продажби, за да се генерират потенциални клиенти, да се проследява продажбеният процес, да се създават целеви кампании и да се изпращат персонализирани имейли за продажби.
За най-добри резултати изкуственият интелект може да се използва за оптимизиране на съществуващите бизнес процеси и отнемащите време задачи. Интелигентната автоматизация на ръчните процеси освобождава вашите ресурси, за да се съсредоточите върху по-сложни и бизнес ориентирани дейности.
Какви проблеми в работния процес може да реши автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект?
Автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект може да реши проблеми с няколко бизнес процеса, включващи рутинни задачи, като въвеждане и анализ на данни. Тя може да подобри ефективността, да намали маржа на грешки, да подобри способностите за вземане на решения, да оптимизира процесите и да намали времето за пускане на пазара.
По този начин можете да свършите повече работа за по-кратко време, като същевременно намалите разходите и задълженията.
Ето някои области, в които инструментите за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект могат да бъдат полезни:
Обслужване на клиенти
Можете да използвате автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект за задачи, свързани с обслужването на клиенти, като:
- Изпращане на отговори на запитвания
- Създаване и затваряне на билети
- Решаване на проблеми
- Поставяне и отмяна на поръчки.
Това намалява времето за реакция и подобрява клиентското преживяване. Персонализираните чатботове могат да се окажат от ключово значение за успеха на автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект.
Управление на данни
Задачи като извличане на данни от документи и въвеждането им в електронни таблици или бази данни могат да бъдат автоматизирани с помощта на изкуствен интелект. Ръчното въвеждане на данни води до грешки, които могат да бъдат избегнати с автоматизиран работен процес. Това важи и за:
- Събиране на данни
- Изчисления
- Анализ на големи данни
- Създаване на отчети
Дейности по веригата на доставки
Задачите, свързани с веригата на доставки и управлението на поръчките, също се възползват значително от AI работния процес и роботизираната автоматизация на процесите. Например, можете да премахнете ръчната намеса от:
- Изпълнение на поръчки
- Управление на запасите
- Проследяване на пратки
- Създаване на документи
Продажби и маркетинг
Както бе споменато по-рано, задачите, свързани с продажбите и маркетинга, са идеални за въвеждане на автоматизация. Причината за това е, че трябва да се справяте с огромна база данни, включваща потенциални клиенти, клиенти, възможности и т.н. Автоматизацията с изкуствен интелект може:
- Създавайте съдържание за продажби и маркетинг
- Отговаряйте на прости запитвания от клиенти
- Проследявайте потенциалните клиенти
- Анализирайте ефективността на кампанията си
- Изпращане на последващи имейли
Акаунти
Счетоводните отдели могат да автоматизират основни задачи като:
- Проследяване на разходите
- Създаване и обработка на фактури
- Маркиране на статуса на плащанията
По този начин служителите ще имат повече свободно време да разработват финансови стратегии и да се занимават с възникнали сложни проблеми. Всяко отделение с задачи, базирани на процеси, може да се възползва от автоматизираните работни процеси. Единственото, което трябва да имате предвид, е, че вашият автоматизиран работен процес с изкуствен интелект трябва да има ефективни функции.
Какви функции трябва да търсите, когато създавате автоматизиран работен процес?
Всяка организация има свой уникален начин на функциониране, така че изискванията й за изграждане на автоматизиран работен процес също са субективни. Преди да потърсите подходящи функции, трябва да сте наясно с целите, които се опитвате да постигнете с автоматизирания работен процес.
Казано това, е разумно да имате предвид няколко основни характеристики всеки път, когато търсите решение за автоматизация за вашата организация:
- Лесен за използване: Вашият екип няма да оцени, ако му бъде поискано да работи с сложен инструмент, чието овладяване отнема седмици. Вие няма да искате да търсите решения в Google на всеки няколко часа или да гледате дълги видео уроци, за да разберете функционалностите им. Затова потърсете софтуер с удобен за ползване потребителски интерфейс и плавна крива на обучение или с вградени уроци с указания.
- Икономичен и мащабируем: Когато определяте бюджета, имайте предвид мащабируемостта на инструмента. Той не трябва да ви струва скъпо, когато потребителската ви база се увеличи или се наложи да разширите дейността си. Вашето решение за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект трябва да поддържа дългосрочните ви бизнес функции в рамките на бюджета.
- Разширени възможности на изкуствения интелект: Ако имате нужда да въведете автоматизация в задачите по генериране на потенциални клиенти и обслужване на клиенти, уверете се, че сте намерили цялостно решение, което отговаря и на двете изисквания.
- Лесно интегриране: Инструментът трябва да се интегрира безпроблемно с другия софтуер на компанията. Вашата цел трябва да бъде да получите най-много функции с най-малко инструменти. Затова изберете инструменти, които работят добре един с друг, за да създадете автоматизирани работни процеси за вашата организация.
Кога трябва да обмислите внедряването на автоматизирани работни процеси с изкуствен интелект?
Често компаниите се затрудняват да решат къде и кога да внедрят автоматизацията. За начало, трябва да внедрите работни процеси за автоматизация с изкуствен интелект във всеки бизнес процес с:
- Повтарящи се задачи
- Голяма загуба на време
- Ниска производителност
- Ниски изисквания за вземане на решения
- Голям обем данни
Идентифицирайте отделите във вашата компания, които са затрупани с такива задачи и се нуждаят от часове ръчен труд, за да свършат работата си. Щом разпознаете нуждите адекватно, ще бъде по-лесно да намерите места за автоматизация.
За по-добро планиране можете да създавате списъци, стратегии и диаграми, за да начертаете необходимите стъпки във вашия AI работен процес. Това може да се направи по-добре с шаблони за диаграми, за да се уверите, че стъпките са в правилен ред и по-важните задачи получават по-висок приоритет.
Ефективните шаблони за работни процеси улесняват идентифицирането на подходящите бизнес процеси за автоматизация на работните процеси с изкуствен интелект и спомагат за оптимизирането на цялата верига в дадена организация.
Определяне на бизнес процеси, подходящи за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект
Има стандартен начин да определите кои бизнес процеси във вашата компания са подходящи за инструменти за автоматизация на задачи:
Оценка на процесите
Направете задълбочена оценка на всичките си съществуващи процеси, за да идентифицирате пречките и бавните работни процеси. Това включва всичко – от комуникационните потоци до задачите по наемане на персонал. Като цяло, процесите с голям обем и базирани на данни се възползват най-много от автоматизацията на работните процеси.
Задачи, базирани на правила
Някои задачи в компанията изискват ръчно въвеждане на данни и иновации, но много от тях са строго базирани на правила и са монотонни. Те са идеални кандидати за автоматизация, тъй като имат предвидими модели и се управляват от основни правила, които могат да бъдат изпълнени от софтуер. Например, изпращане на потвърдителни имейли до новорегистрирани клиенти.
Зависимост от човека
Задачите, които са силно зависими от ръчна намеса, по-специално тези, които се изпълняват от хора, но не изискват сложни решения или високи иновационни способности, са подходящи за автоматизация. Автоматизирането на тези процеси ще ускори значително времето за изпълнение.
Обратна връзка и комуникационни цикли
Автоматизирането на събирането и анализа на обратна връзка помага значително за събирането на информация за представянето на компанията и удовлетвореността на клиентите. Можете също да въведете изкуствен интелект в каналите за комуникация, за да създавате и изпращате бързо подходящи отговори, като например да съставяте имейли с предложения от изкуствен интелект или да запазвате автоматизирани отговори за конкретни сценарии.
Съответствие и отчитане
Задачите, свързани с нормативното съответствие и отчитането, могат да бъдат автоматизирани, за да се гарантира, че спазвате индустриалните стандарти и следвате всички протоколи с точност. Често проблемите с нормативното съответствие създават пречки за организациите, ако не се спазват или поддържат правилно. Ето защо е разумно да оставите такива процеси на автоматизацията.
Мониторинг и предупреждения в реално време
Работните процеси за автоматизация с изкуствен интелект могат да извършват наблюдение в реално време на процеси и кампании. Можете да зададете отговори на конкретни събития или тригери, така че да се предприемат бързи и ефективни действия без загуба на време, а засегнатите лица да бъдат уведомени за по-нататъшно вземане на решения.
Анализ на възвръщаемостта на инвестициите
Преди да решите да замените ръчните задачи с работни процеси на изкуствен интелект, трябва да проведете анализ на разходите и ползите, за да разберете как това ще се отрази на възвръщаемостта на инвестициите (ROI). Претеглете разходите спрямо ползите и определете колко пари и време спестявате, каква грешка елиминирате и други подобни фактори.
Примери за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект
Няколко компании по целия свят започнаха да използват технологията за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект, за да подобрят производителността и да оптимизират процесите в организацията. От задачи като писане на имейли до проследяване на веригите за доставки, автоматизацията може да ви помогне с всичко, ако се заемете с това.
Работните процеси с изкуствен интелект оказват значително влияние и върху дейностите, ориентирани към клиентите, като продажби, обслужване или маркетинг. Технологичните иновации, като анализ на големи масиви от данни и предсказуем анализ, правят автоматизацията на работните процеси с изкуствен интелект по-ефективна за съвременните бизнес операции.
Нека се задълбочим повече в тази тема.
Примери за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект
Предприятия от различни индустрии са използвали автоматизацията на работните процеси с изкуствен интелект, за да подобрят производителността и качеството на операциите си. Ето няколко примера:
- Здравеопазване: Здравеопазването е интегрирало автоматизацията на работните процеси с изкуствен интелект за редица задачи, като планиране на срещи, създаване на доклади, проследяване и др. Компании като PathAI правят още една крачка напред, като използват изкуствен интелект, за да помогнат на патолозите да анализират по-точно тъканните проби. Като цяло, работните процеси с изкуствен интелект помагат за създаването на по-персонализирани здравни планове и ефективния анализ на индивидуалните здравни данни.
- Финанси и банкиране: AI работните процеси помагат с чатботове, алгоритмична търговия, обработка на плащания, изчисляване на правото на застраховка и дори финансово планиране. Това е и чудесен начин за управление на задачите, свързани с обслужването на клиенти. Например, Morgan Stanley Assistant имитира човешкото взаимодействие и е създаден да интерпретира и отговаря на въпроси с пълни изречения, подобрявайки потребителското преживяване.
- Маркетинг и продажби: Маркетингови задачи като проследяване на кампании, ангажиране на клиенти, имейл маркетинг, оптимизиране на съдържание и съобщения, анализиране на резултати и др. могат да бъдат автоматизирани с помощта на изкуствен интелект за по-добри и по-целенасочени резултати. Гигантът в електронната търговия Alibaba използва изкуствен интелект за генериране на описания на продукти и прогнозиране на поведението на клиентите при покупки за персонализирани препоръки.
- Бизнес операции: Автоматизирайте няколко ежедневни оперативни задачи, като планиране, разпределяне на работната натовареност, създаване и изпращане на покани за срещи и т.н. Generali, водещ световен доставчик на застрахователни услуги и управление на активи, използва софтуер за автоматизация в своите бизнес операции, за да подобри производителността.
Интегриране на автоматизацията на работните процеси с изкуствен интелект в маркетинговите канали
Можете да интегрирате автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект в маркетингови канали като имейл и социални медии. Да, основният софтуер за автоматизация може да изпраща планирани имейли, но софтуерът, задвижван от изкуствен интелект, прави много повече:
- Показва ви най-подходящото време за изпращане на съобщения въз основа на ефективността на имейлите.
- Помага при дизайна на имейли, написването на теми и поддържането на последователност в съобщенията.
- Тествайте вашите имейли, за да определите кои елементи работят най-добре.
- Помага при сегментирането на аудиторията, пренасочването и персонализираните препоръки.
- Помага за създаването и редактирането на списъци с имейли
Дори в маркетинга в социалните медии изкуственият интелект и автоматизацията предлагат анализи на данни и генериране на информация за по-целенасочени публикации. Те могат да четат огромни количества данни в реално време, така че да можете да получите информация за поведението и предпочитанията на аудиторията. Те също така следят минали и бъдещи публикации, създават видео и текстово съдържание и много други.
Автоматизация на работния процес с изкуствен интелект за точките на контакт с клиентите
Същата концепция за персонализация и комуникация, базирана на данни, може да се използва в голяма степен за точките на контакт с клиентите и за подобряване на тяхното преживяване с марката. Каналите, задвижвани от изкуствен интелект, могат:
- Записвайте предишни взаимодействия с клиенти, за да предоставяте контекстуални отговори.
- Създавайте и разрешавайте заявки в реално време
- Записвайте и анализирайте транскрипции на разговори
- Предоставяйте автоматизирани отговори и др.
С обработката на естествен език и машинно обучение е лесно да имитирате реални човешки взаимодействия с клиенти, за да повишите нивата на ангажираност и да подобрите оценките за удовлетвореността на клиентите.
Големи данни и предсказуема аналитика в автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект
Големите данни и предсказуемите анализи включват широк набор от процеси, които използват големи данни от различни източници, за да идентифицират модели и корелации. Използвайки тези модели и корелации, можете:
- Определете пазарните тенденции, предпочитанията на клиентите и маркетинговите резултати
- Получете полезни информации
- Вземайте правилни бизнес решения
- Предскажете финансовите резултати
- Разпределяйте бюджети и ресурси
С времето бизнесът разбра предимствата от комбинирането на изкуствен интелект с големи данни, където машинно обучение помага за извличането на ценна информация от анализа на големи данни, за да се създадат прогнозни отчети. Това помага да се получи 360-градусова представа за клиента, да се оптимизират цените и прогнозите, да се подобри задържането на клиенти, да се идентифицират и намалят потенциалните рискове за бизнес резултатите и т.н.
Предизвикателства при автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект
Автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект има редица универсални предимства, от които може да се възползва всяка организация. Тя замества повтарящите се ръчни задачи с дейности, изпълнявани от машини, което автоматично означава, че е необходимо по-малко време, за да се свърши повече работа. Тя също така намалява вероятността от ръчни грешки в комуникацията, небрежни грешки и пропуски. Въпреки че има няколко области, които будят загриженост, предимствата ѝ далеч надхвърлят недостатъците.
Недостатъци
- Качество и наличност на данните: Данните, необходими за обучението на AI системи, не винаги са налични и с високо качество. Това може да се реши чрез внедряване на план за управление на данните в организацията преди въвеждането на AI.
- Квалифицирана работна сила: Нуждаете се от висококвалифицирани професионалисти, които да идентифицират възможностите за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект и да ги реализират. Компанията трябва да повиши квалификацията на работната си сила или да избере платформи без код или с малко код, за да се погрижи за нуждите от автоматизация.
- Предизвикателства при интеграцията: Проблем е, ако AI решението не се интегрира с вашите настоящи системи. Вашето AI решение за работния процес трябва да е съвместимо с вашите съществуващи системи, затова изберете разумно и първо интегрирайте платформата, която изисква минимални промени, преди да пристъпите към пълна миграция.
Как да изберете инструмента за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект за вашия екип
На пазара има няколко инструмента за автоматизация на работния процес с изкуствен интелект. Но трябва да разберете кое решение най-добре отговаря на нуждите на вашата компания. За това трябва да вземете предвид определени фактори и да избегнете често срещаните капани.
Ето няколко аспекта, които трябва да имате предвид:
Определете вашите изисквания за автоматизация
Преди да се спрете на дадено решение, определете кои отдели и процеси се нуждаят от автоматизация. Дайте приоритет на тези с най-голяма излишност и базирайте решението си на конкретните си нужди.
ClickUp Automations е интелигентна и лесна за използване функция „всичко в едно“, която ви позволява да настроите предварително дефинирани автоматизирани задачи, базирани на правила. Можете да добавите конкретни събития, които да задействат задачите в ClickUp.
Това решение предлага повече от 100 вида автоматизирани работни процеси, които могат да бъдат интегрирани във вашите ежедневни процеси за повишаване на производителността. Можете също да създадете персонализирани автоматизирани работни процеси, за да оптимизирате необходимите задачи във вашата организация.
Проверете функциите
Платформата за автоматизация с изкуствен интелект ще се използва за няколко задачи във вашата организация, затова проверете дали разполага с функции, които да отговорят на всички ваши нужди. Обърнете внимание на аспекти като създаване чрез плъзгане и пускане, генериране на съдържание, опции за чат, поддръжка по имейл, визуален редактор, решения с малко или без код и др.
ClickUp Brain е високоразвита невронна мрежа, която свързва задачите, документите, хората и знанията на вашата компания с изкуствен интелект, за да постигнете най-добри резултати. С тази платформа можете да автоматизирате задачи, да получавате отговори на вашите въпроси и да генерирате актуализации без ръчна намеса или кодиране.
С ClickUp Brain получавате AI Project Manager за управление и актуализиране на редовните ви задачи и процеси, AI Knowledge Manager за отговори на вашите въпроси чрез справки в документи, задачи и хора, а също и AI Writer за създаване на персонализирано и информативно съдържание.
Автоматизираните задачи, актуализации и ежедневни срещи улесняват и ускоряват ежедневните дейности, като елиминират повтарящите се ръчни въвеждания чрез решения, базирани на изкуствен интелект.
Проверете за съвместимост
Проверете дали желаното от вас решение е съвместимо с вашите съществуващи системи, тъй като ви е необходимо за междуфункционално сътрудничество. Ако не е, по-добре е да намерите решение, което подхожда на вашите системи, отколкото да се придържате към несъвместимо такова и да се мъчите да го интегрирате.
Тъй като ClickUp се интегрира с над 1000 приложения, е малко вероятно да срещнете проблеми със съвместимостта с ClickUp Brain. Освен това, има публичен API на ClickUp, който можете да използвате за всякакви персонализирани интеграции, които искате да създадете.
Тествайте потребителския интерфейс
Ако вашето решение за автоматизация е лесно за използване, ще бъде много по-лесно да свикнете бързо с него. Проверете дали потребителският интерфейс е лесен за навигация и подходящ за тестване и внедряване.
AI асистентът на ClickUp е интуитивен и изключително лесен за използване; тъй като се базира на NLP, не е необходимо да измисляте сложни команди или кодове. Просто опишете какво искате да направи и Brain ще ви разбере.
За да ви спести време и усилия, той се предлага с над 100 AI подсказки, базирани на роли, които можете да използвате веднага. Използвайте AI текстовите подсказки на ClickUp за множество приложения, като писане на тестове, проучвания за тестване на потребители и много други. С ClickUp Brain можете също да създавате съдържание, да провеждате проучвания, да обобщавате данни и да генерирате други видове информация.
Подгответе се за бъдещето с автоматизация на работния процес с изкуствен интелект
Автоматизацията на работните процеси с изкуствен интелект носи редица бизнес предимства, като ефективност, висока производителност, мащабируемост и подобрена възвръщаемост на инвестициите. Ето защо винаги е препоръчително да се инвестира в платформи за автоматизация с изкуствен интелект. Те могат да опростят бизнес процесите, да намалят грешките и да поддържат конкурентно предимство на настоящия пазар.
Прилагането на инструменти за автоматизация също помага да подготвите бизнеса си за бъдещето. С времето иновациите и интеграцията на изкуствения интелект ще продължат да се развиват, тъй като все повече компании продължават да включват изкуствения интелект в работните си процеси, за да постигнат по-добри резултати. За да не останете назад, опитайте ClickUp безплатно сега !
Често задавани въпроси (FAQ)
Как се автоматизират работните процеси в изкуствения интелект?
За да автоматизирате работните процеси с помощта на изкуствен интелект, можете да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение, и след това да изберете инструмент за автоматизация с изкуствен интелект, който отговаря на вашите нужди. Получете централизирано решение за всички ваши нужди от автоматизация на бизнес процесите и автоматизирайте всеки процес, от който се нуждаете, с контролирани условия.
Какво е автоматизация на процесите с изкуствен интелект?
Автоматизацията на процесите с изкуствен интелект е концепция за комбиниране на изкуствен интелект и технологии за автоматизация с цел премахване на ръчните задачи от бизнес процесите. Можете да използвате възможностите на изкуствения интелект за машинно обучение и самокоригиране, за да автоматизирате процесите в работния си поток, да подобрите производителността, да увеличите задържането на персонала и да намалите времето и разходите.
Как може изкуственият интелект да се използва за автоматизация?
AI може да използва машинно обучение и процеси на естествен език, за да анализира големи обеми данни и да идентифицира модели. Той се учи от тази нова информация, за да подобри производителността с течение на времето. Тази форма на интелигентна автоматизация може да се използва в задачи като тестване на потребители, анализ на данни и управление на бизнес процеси, за да се постигне по-висока производителност и по-бързи отговори.