Назначаването на нови служители не е толкова просто, колкото изглежда. За служителите това означава да търсят и попълват безкрайни документи, да преминават през ориентация и да се ориентират в динамиката на офиса (включително къде се намира така необходимата кафемашина).
За специалистите по човешки ресурси и собствениците на фирми обаче това означава борба с купчини документи за назначаване на нови служители.
Изненадващо, 58% от компаниите признават, че отделят повече време за процеси и документи по време на назначаването, отколкото за самото преживяване на служителите.
Има обаче нещо, което би направило този процес по-гладък и по-бърз: шаблони за формуляри за информация за служителите, които предоставят рамка за събиране на данни. Тези шаблони опростяват събирането на данни, организират записите за служителите и гарантират, че цялата ключова информация е готова.
В тази статия ще споделим 16 безплатни шаблона за формуляри за информация за служителите, които ще ви помогнат да ускорите процеса на назначаване на служители. Да започнем!
Какво е шаблон за формуляр за информация за служителите?
Вероятността данните за новоназначените служители да бъдат разпръснати в имейли и таблици е доста висока.
Ето защо опитни екипи по човешки ресурси разчитат на шаблон за формуляр за информация за служителите, предварително изготвен документ, който опростява събирането и организирането на информация за служителите. Този формуляр обхваща всички съществени елементи: лични данни, информация за контакт, контакти за спешни случаи, данни, свързани с работата, и, когато е необходимо, образование.
Това също така елиминира необходимостта да преследвате новите служители за липсваща информация – просто подредете и стандартизирайте записите за служителите още от самото начало.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за наръчник за служители в Word и ClickUp
Ключови компоненти на формуляра за информация за служителите
Отделът по човешки ресурси носи юридическа отговорност за управлението и защитата на данните на служителите; неизпълнението на това задължение може да доведе до сериозни санкции.
Трудността? Ръчното обработване на голямо количество информация за служителите не е лесна задача и е свързано с много предизвикателства по време на назначаването.
Преминаването към формуляр за информация за служителите опростява този процес. Той помага да се съберат всички съществени данни за новоназначените служители, като осигурява гладко въвеждане в работата и поддържането на организирани и лесни за управление записи за служителите.
Ето кратко описание на основните му раздели:
| Раздел | Записани данни |
| Лични данни | Пълно име, адрес, телефонен номер, имейл, дата на раждане и националност |
| Данни за заетостта | Длъжност, отдел, дата на започване, име на ръководителя и идентификационен номер на служителя |
| Данни за контакт в случай на спешност | Име на контактно лице в случай на спешност, телефонен номер, връзка и алтернативно контактно лице |
| Информация за данъци и плащания | Данни за банкова сметка, данъчни формуляри, структура на заплатата и регистрация за социални придобивки |
| Допълнителни полета | Образователна подготовка, сертификати, документи като паспорт или разрешения за работа |
Липсата на някоя от тези данни може да доведе до проблеми с нормативното съответствие или кошмари при изчисляването на заплатите. Ето защо новият шаблон за формуляр за информация за служителите гарантира, че всичко е добре организирано, актуално и достъпно, когато е необходимо.
16 шаблона за формуляр за информация за служителите
Разбира се, можете да създадете формуляр за информация за служителите от нулата, но защо да изобретявате колелото, когато не е необходимо?
Ето 16 безупречни шаблона, които ще улеснят значително работата ви в областта на човешките ресурси.
1. Шаблон на формуляр ClickUp
Представете си, че наближава първият ден на новоназначения служител и вие сте претоварени с търсенето на основни данни като началната дата, контакти за спешни случаи и банкова информация.
Шаблонът за формуляр на ClickUp елиминира този стрес, като ви помага да създадете чисти, организирани формуляри за минути. С функцията „Персонализирани полета“ на ClickUp за всичко – от лични данни до специфики на работата, той събира цялата важна информация за служителите точно и сигурно.
Още по-добре, отговорите се сортират автоматично и са готови за действие, така че можете да пропуснете ръчното проследяване и да се съсредоточите върху гладкото въвеждане в работата на новия си служител.
✨ Идеален за: HR екипи, които управляват назначаването на служители, и всеки, който иска да опрости събирането и организирането на важни данни за служителите.
2. Шаблон за формуляр за оценка на служители на ClickUp
Да бъдем честни – оценките на служителите могат да се усещат като неприятна задача, както за HR отдела, така и за мениджърите.
Процесът понякога може да стане прекалено натоварващ, тъй като служителите се занимават с много документи, опитват се да запомнят ключови етапи в работата си и да гарантират справедливост.
Тук на помощ идва безплатният шаблон за формуляр за оценка на служители на ClickUp. Той опростява оценките на представянето с структуриран, лесен за ползване формат, който улавя всичко необходимо – бързо и точно.
Шаблонът улеснява събирането на ценна обратна връзка, идентифицирането на области за подобрение и проследяването на индивидуалния напредък във времето. Потребителските полета ви позволяват да включите подробности като длъжности, постижения и области за подобрение, като по този начин се гарантират последователни, справедливи и целенасочени оценки.
✨ Идеален за: HR екипи и мениджъри, които искат да улеснят оценяването на служителите, да подобрят проследяването на представянето и да създадат справедлив и последователен процес на преглед, който действително е от полза за екипа.
3. Шаблон за обратна връзка от служители на ClickUp
Чудили ли сте се някога какво мисли екипът ви за мениджмънта, работната среда или дори за онези „екстри“, за които всички говорят? Честната обратна връзка от служителите може да направи или да разруши работното място, но събирането й може да бъде предизвикателство, особено когато обратната връзка е разпръсната и е трудно да се предприемат действия въз основа на нея.
Вместо това използвайте шаблона за обратна връзка от служители на ClickUp. Този шаблон опростява процеса на събиране и управление на значима информация от вашия екип.
С помощта на персонализирани полета като „Култура на компанията“, „Яснота на ролята“ и „Възможности за развитие“ можете да се справите с ежедневните предизвикателства и да подобрите удовлетвореността на екипа си. И това не е всичко
🍪 Бонус: Мощните визуализации ви позволяват да проследявате настроенията на служителите във времето, което ви помага да забележите тенденции и да реагирате бързо, преди малките проблеми да се превърнат в големи. Чрез централизиране на обратната връзка на едно място, този шаблон насърчава отворени, структурирани разговори, които изграждат доверие между служителите и ръководството.
✨ Идеален за: HR екипи и мениджъри, които искат да насърчат прозрачността, да проследяват настроенията в екипа и да изградят процъфтяваща, изпълнена с доверие работна култура.
4. Шаблон за вътрешен формуляр за наемане на работа в ClickUp
Запълването на свободни позиции вътрешно е печелившо за всички – спестява време и ресурси и показва на екипа ви, че цените тяхното развитие. Единственото предизвикателство е събирането на цялата информация за служителите, проверката на ролите и ръчното управление на кандидатурите, което може да се усеща като безкрайно прехвърляне на документи.
Ето тук на помощ идва шаблона за вътрешен формуляр за наемане на служители на ClickUp.
Този шаблон опростява вътрешния процес на наемане, като ви помага да събирате бързо и точно важни данни, като например записи за служителите, текущи роли и съответни умения.
С всичко дигитализирано и централизирано, избягвате обърквания, гарантирате спазването на политиките за наемане и осигурявате на служителите гладко и безстресово преживяване.
✨ Идеален за: HR екипи, които искат да улеснят вътрешния подбор на персонал, да проследяват безпроблемно кандидатурите и да поддържат точни и съответстващи на изискванията записи за служителите.
5. Шаблон за проучване на ангажираността на служителите на ClickUp
Според последния доклад на Gallup, 51% от служителите се чувстват незаинтересовани. Това означава, че повече от половината от вашите служители се чувстват откъснати, демотивирани или се мъчат с ежедневните си задачи.
С подходящи инструменти като шаблона за проучване на ангажираността на служителите на ClickUp можете да съберете реални данни за удовлетвореността на служителите и корпоративната култура.
Този шаблон ви помага да създадете целеви анкети с персонализирани въпроси, които определят настроението на вашия екип. Независимо дали оценявате удовлетвореността от работата, условията на работното място или морала на екипа, той улавя всички по-незначителни неща, които се пренебрегват на работното място.
А най-хубавото? Отговорите са централизирани и готови за анализ, така че можете да забележите тенденции и да идентифицирате области за подобрение.
✨ Идеален за: специалисти по човешки ресурси и мениджъри на екипи, които искат да измерват ангажираността, да проследяват подобренията във времето и да създадат по-щастлива и по-продуктивна работна сила.
Проследяването и организирането на фирмените проекти е много лесно и ефективно с софтуера ClickUp. Това е много ефективен софтуер за решаване на проблеми, свързани с управлението на задачи, и проследяване на напредъка на текущите задачи и проекти на организацията.
Проследяването и организирането на фирмените проекти е много лесно и ефективно с софтуера ClickUp. Това е много ефективен софтуер за решаване на проблеми, свързани с управлението на задачи, и проследяване на напредъка на текущите задачи и проекти в организацията.
6. Шаблон за формуляр за кандидатстване за семинар на ClickUp
Планирането на семинар може да бъде вълнуващо – докато не се затрупате с заявки и нямате организиран начин да ги управлявате.
Шаблонът за формуляр за кандидатстване за семинар на ClickUp опростява процеса, като ви помага да събирате и управлявате информацията за „участниците“ бързо и ефективно.
Вместо да преглеждате разпръснати имейли или несъвместими формуляри, този шаблон централизира ключовата информация, като имена, данни за контакт и графици на семинари, на едно леснодостъпно място.
Ето как работи: Потребителските полета ви позволяват да адаптирате формуляра според вашите нужди, като се уверявате, че събирате само релевантна информация от участниците. Статуси като „В процес на преглед“ или „Одобрено“ улесняват проследяването на напредъка.
✨ Идеален за: екипи по човешки ресурси, организатори на събития или мениджъри, които искат да оптимизират регистрацията на участниците и организацията на семинарите с минимални усилия.
7. Шаблон за управление на интервюта и отчети в ClickUp
Според последните данни, за една типична свободна позиция в корпорация се получават средно 250 кандидатури – и нека си признаем, управлението на такъв брой кандидати без подходяща система води до хаос.
Шаблонът за управление на интервюта и отчети на ClickUp премахва несигурността от процеса.
Той ви предоставя едно единно, организирано място, където можете да проследявате информацията за кандидатите, да планирате интервюта и да събирате обратна връзка от различни интервюиращи.
С централизирано съхранение на информацията, членовете на екипа могат лесно да имат достъп до оценките на кандидатите, да сравняват бележки и да предоставят структурирана обратна връзка в реално време.
✨ Идеален за: HR екипите и специалистите по подбор на персонал се нуждаят от оптимизирана система за организиране на интервюта, проследяване на обратна връзка и вземане на уверени решения за наемане, без да пропускат подробности.
8. Шаблон за формуляр за кандидатстване за работа в ClickUp
Сортирането на кандидатури за работа отнема много време и може бързо да се превърне в хаос, ако не сте организирани. Най-доброто решение в този случай е да използвате шаблона за формуляр за кандидатстване за работа на ClickUp.
Той опростява процеса на наемане, като ви позволява бързо и последователно да събирате ключова информация от всеки кандидат, като лични данни, образование и предишен трудов стаж.
С всички заявления, съхранени на едно централизирано място, можете да се сбогувате с хартиените документи и разпръснатите имейли. Шаблонът улеснява проследяването и прегледа на кандидатите, като ви помага да се съсредоточите върху идентифицирането на най-добрите таланти, вместо да се затрупвате с административна работа.
Освен това, той осигурява удобно за ползване преживяване за кандидатите, показвайки, че вашата компания цени ефективността и професионализма от самото начало.
✨ Идеален за: HR екипи и мениджъри по наемане на персонал, които искат да оптимизират процеса на кандидатстване за работа, да организират данните на кандидатите и без усилие да привличат най-добрите таланти.
9. Шаблон за въвеждане на нови служители в ClickUp
Ако смятате, че имате прекалено много задачи при назначаването на нови служители, шаблонът за назначаване на служители на ClickUp е вашият най-добър съюзник.
С този шаблон можете да създавате и организирате подробни списъци за въвеждане в работата, които обхващат всичко – от представянето до специфичното за длъжността обучение, за да сте сигурни, че нищо не е пропуснато.
Планирайте срещи за началната дата, възлагайте важни задачи и насочвайте новите служители, за да се запознаят с екипите си и корпоративната култура.
Освен това всичко е координирано на едно място, което улеснява проследяването на напредъка и гарантира, че всеки новоназначен служител разполага с необходимите инструменти и ключова информация, за да започне работа веднага.
✨ Идеален за: HR екипи и мениджъри, които искат да оптимизират процеса на назначаване, да поддържат организирана информацията за служителите и да помогнат на новоназначените да се чувстват информирани и свързани.
10. Шаблон за директория на служителите в ClickUp
Знаем колко е трудно – колега ви има рожден ден и вие искате да му изпратите торта, но намирането на неговите координати е предизвикателство, за което не сте подготвени.
Шаблонът за директория на служителите на ClickUp елиминира тази неприятност, като ви предоставя единен, организиран център за цялата информация за служителите. Независимо дали търсите имейла на някого, длъжността му или искате да разберете кой в кой отдел работи, този шаблон ви предлага всичко необходимо.
Как работи: Лесните за използване функции за търсене ви позволяват бързо да получите достъп до актуални записи, да проверите кой е в офиса и да видите как са структурирани екипите.
Освен това, той е идеален за новоназначените служители, които се запознават с екипа, или за всеки, който се нуждае от бързо търсене на контакти, без да изпраща съобщения от типа „Кой се занимава с това?“.
✨ Идеален за: HR екипи, мениджъри и служители, които искат да централизират записите за служителите, да подобрят комуникацията и да поддържат лесна връзка между всички.
11. Шаблон за формуляр за информация за служителите от отдел „Човешки ресурси“ от Collage
чрез Collage
Поддържането на точни и актуални записи за служителите е законово изискване за всеки работодател. Шаблонът за формуляр за информация за служителите на HR от Collage улеснява управлението на всички видове данни, от лична информация до подробности за заплатата и дати на започване на работа.
Този безплатен формуляр ви гарантира, че ще съберете всичко – от имената и адресите на служителите до заплатите, допълнителните придобивки и дори подробностите за отпуските.
Освен това, тъй като законодателството изисква работодателите да съхраняват определени документи на служителите за конкретни периоди от време – дори и след напускането на служителя – подреждането на всичко от самото начало може да предотврати потенциална отговорност впоследствие.
✨ Идеален за: Работодатели и специалисти по човешки ресурси, които търсят ясен и съответстващ на изискванията начин за събиране и управление на информация за служителите, като същевременно гарантират, че те отговарят на изискванията за водене на документация без усилие.
12. Шаблон за формуляр за информация за служителите CollageWord от AIHR
чрез AIHR
Знаете ли, че ако не съберете информацията за служителите точно и навреме, това може да доведе до грешки в изчисляването на заплатите, които струват над 600 долара на инцидент?
За да избегнете този финансов удар, шаблонът за формуляр за информация за служителите на CollageWord от AIHR предлага по-добър начин за управление на информацията за новите служители от първия ден.
Този формуляр представлява изчерпателна информация за личните и професионалните данни на служителя, от датата на назначаване до контакти за спешни случаи и размер на заплатата.
Този инструмент опростява административните задачи и поддържа записите за вашите служители организирани, сигурни и актуални. Той предлага безплатни, персонализирани шаблони в PDF и Word формат.
✨ Идеален за: HR екипи и работодатели, които искат ефективно и съответстващо на изискванията решение за събиране и управление на информация за служителите по време на назначаването.
Прочетете също: 10 най-добри софтуерни инструмента за служители Как да проведете проучвания за въвеждането на нови служители (въпроси + шаблон)
13. Шаблон за PDF формуляр с данни за служителите от Charlie
чрез Чарли
Назначаването на нов служител е вълнуващо, но не и без шаблона на Чарли за PDF формуляр с данни за служителите, който ви помага да съберете цялата информация за служителите.
Шаблонът е предназначен за проверки преди наемане на работа, преди първата седмица. Можете да събирате важни данни като информация за правото на работа (паспорт и номер на социална осигуровка) преди датата на наемане на служителя, като по този начин гарантирате спазването на законите от първия ден.
След това, през първата седмица, довършете започнатото, като съберете данни за контакти в случай на спешност, лични имейл адреси и дори предпочитания за хранене.
Въпреки че съществуват по-усъвършенствани инструменти за регистриране на служители, този PDF шаблон е икономично и просто решение за фирми, които не са готови да инвестират в софтуер.
✨ Идеален за: Малки предприятия или екипи по човешки ресурси, които търсят достъпен и лесен начин за събиране и управление на основна информация за служителите по време на назначаването.
Прочетете също: Безплатни шаблони и формуляри за човешки ресурси за подобряване на процесите в областта на човешките ресурси
14. Шаблон за формуляр за препоръка на служител от 123 Form Builder
чрез 123 Form Builder
Наемането на най-добрите таланти не е лесно, но най-добрите ви специалисти по подбор на персонал вероятно се намират точно във вашия офис: вашите служители. Шаблонът за препоръка на служител от 123 Form Builder улеснява екипите да препоръчват отлични кандидати.
Ето как работи: този персонализируем формуляр събира цялата необходима информация за служителите и кандидатите, като например позициите, за които кандидатстват, и подкрепящи файлове като автобиографии.
Не се изисква кодиране – просто плъзнете, пуснете и проектирайте формуляра, за да отговаря на нуждите на вашата компания. Можете да го публикувате чрез защитени връзки, да го вградите в уебсайта си или да го споделите в платформи като Facebook или WordPress.
След като бъдат подадени, всички препоръки се съхраняват в защитена онлайн база данни за лесно преглеждане. Достъпвайте данните чрез централизиран табло, експортирайте ги в CSV или Excel или интегрирайте формуляра с инструменти като Google Drive, за да опростите последващите действия.
✨ Идеален за: Екипи, които искат да дигитализират и ускорят процеса на препоръчване на служители и да изградят по-силна база от таланти.
Прочетете също: Безплатни шаблони за писма за проверка на служители за отлично управление на човешките ресурси
15. Шаблон за формуляр за здравна информация на служителите от 123 Form Builder
чрез 123 Form Builder
По отношение на здравето на служителите, повечето организации се фокусират върху области с преки разходи или задължения, като трудови злополуки, искове за инвалидност или използване на програми за подпомагане на служителите. Но тези показатели едва докосват повърхността на цялостното физическо и психическо благосъстояние на вашите служители.
Изработването на ефективни стратегии за здравеопазване – или измерването на тяхното въздействие – е почти невъзможно без систематично събиране на данни.
Шаблонът за формуляр за здравна информация на служителите от 123 Form Builder помага на организациите да се справят с това предизвикателство.
Той улеснява събирането на важни данни, свързани със здравето – от медицинска история и хронични заболявания до записи за ваксинации и контакти за спешни случаи – по сигурен и удобен начин.
✨ Идеален за: Организации, ангажирани с изграждането на култура на здраве, подобряване на благосъстоянието на работната сила и справяне с нарастващите разходи за здравеопазване чрез систематични, базирани на данни решения.
Прочетете също: Топ 10 шаблони за график за ориентация на служителите
16. Шаблон за медицинско съгласие на служител от 123 Form Builder
чрез 123 Form Builder
Предвид продължаващия недостиг на таланти и нарастващите разходи за здравеопазване, даването на приоритет на здравето на служителите вече не е опция.
Шаблонът за медицинско съгласие на служителя от 123 Form Builder опростява процеса, като го прави бърз, сигурен и удобен за работодателите и новоназначените служители, за да следят документите.
Този готов за употреба шаблон ви позволява да изпращате по имейл формуляри за медицинско съгласие на новите служители. Служителите могат да попълнят формулярите от дома си или докато са в движение.
Отговорите им се съхраняват безопасно и са лесно достъпни за екипите по човешки ресурси, което гарантира, че информацията за служителите е организирана и отговаря на изискванията за поверителност.
✨ Идеален за: HR екипи, които търсят сигурно, цифрово решение за управление на формуляри за медицинско съгласие по време на назначаването.
Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за портали за служители
Как да създадете и използвате формуляри за информация за служителите
Независимо дали предпочитате ръчни методи или цифрови инструменти, има начини да създадете формуляр за информация за служителите, който да ви е удобен. Нека го разгледаме по-подробно:
1. Google Forms
Ако търсите нещо просто и безплатно, Google Forms е вашият избор. Ето как да го използвате:
- Започнете от нулата или използвайте шаблон: Google Forms предлага готови за употреба шаблони за HR. Просто ги адаптирайте според нуждите си.
- Добавете вашите въпроси: Кликнете върху бутона плюс (+), за да добавите полета за лични данни, начална дата и всичко друго, от което се нуждаете.
- Персонализирайте формуляра: Настройте темата, шрифта и цветовете, за да изглежда професионално. Можете дори да добавите изображения или видеоклипове за забавление (или яснота).
- Настройте параметрите: защитете отговорите и управлявайте начина, по който се събират данните. Свържете отговорите с Google Sheets за лесно проследяване и анализ.
Google Forms работи, но не е съвършен – основният дизайн и ограничените функции може да ви оставят с желание за нещо повече.
Прочетете също: Топ 9 софтуерни инструменти за управление на персонала
2. Електронни таблици
Ако сте почитател на добрия стар Excel или Google Sheets, можете да създадете ръчен формуляр за информация за служителите:
- Добавете колони за пълно име, адрес, контакти за спешни случаи и други важни данни за служителите.
- Споделете го с новите служители, за да го попълнят или актуализират директно.
- Бонус: Използвайте филтри и опции за сортиране, за да поддържате данните организирани и актуални.
Ръчно? Да. Но ефективно за по-малки екипи.
3. ClickUp Forms: По-умното решение
Ако сте готови да се откажете от тромавите таблици и да преминете на по-високо ниво, ClickUp е точното място за вас.
ClickUp Forms събира данните за вашите служители и ги превръща в действие.
✨ Ето как работи: ClickUp предлага множество персонализирани полета, които отговарят на вашите нужди.
Независимо дали искате текстови отговори, избор от падащо меню или календари за начални дати, всеки въпрос може да има поле, персонализирано за отговора. Така служителите попълват формулярите точно, а вие си спестявате неприятностите, свързани с неясни и непоследователни данни.
Но тук нещата стават още по-добри – ClickUp автоматично превръща отговорите във формуляра в задачи.
Представете си, че нов служител попълва формуляра си и хоп! Създава се задача за отдела по заплатите да настрои сметката му за заплата или за отдела по ИТ да подготви документите му за назначаване.
За да поддържате нещата организирани, ClickUp ви позволява да добавяте етикети и отговори директно в описанията на задачите, което улеснява проследяването и управлението на заявките. Вместо да се мъчите да намерите правилната информация, можете да търсите, сортирате и обединявате дублиращи се задачи за секунди.
Прочетете също: Необходими документи за назначаване на работа, за да се гарантира гладка интеграция на новоназначените служители
Събирайте информация за вашите служители с ClickUp
Шаблоните за формуляри за информация за служителите на ClickUp правят събирането на важни данни за служителите бързо, точно и без усилие.
Полетата, които могат да се персонализират, ви гарантират, че ще съберете всичко необходимо – от лични данни до данъчни формуляри – без излишни усилия.
След като бъде подадена, информацията се организира по задачи и се съхранява в единен, сигурен център, откъдето може да бъде достъпна по всяко време.
Регистрирайте се в ClickUp и въведете ред в информацията за вашите служители.