PMBOK: Най-пълното ръководство за съвременното управление на проекти

Когато се занимавате с управление на проекти за прехрана, естествените организационни умения и доброто планиране ще ви помогнат само до известна степен. Програмите рядко протичат перфектно – и е от ключово значение да знаете как да се справяте с предизвикателствата.

Ето защо много професионалисти в областта на управлението на проекти се обръщат към PMBOK, за да максимизират ефективността си и да постигнат целите на проектите си. PMBOK, съкращение от Project Management Body of Knowledge (Сборник от знания за управление на проекти), се е превърнал в основен източник за успешно управление на проекти. 🎯

Тук ще разгледаме историята на PMBOK, ще разгледаме някои методологии и процеси за управление на проекти и ще споделим няколко съвета за успешното внедряване на PMBOK във вашата работна среда.

Какво е PMBOK в управлението на проекти?

Институтът за управление на проекти, или PMI за кратко, е нестопанска асоциация на професионалисти в областта на управлението на проекти, основана през 1969 г. Юридически известен като Project Management Institute, Inc. , той се управлява от членовете си и контролира стандартите в бранша.

PMI дефинира управлението на проекти по следния начин:

„Управлението на проекти е практиката на използване на знания, умения, инструменти и техники за изпълнение на поредица от задачи с цел да се създаде стойност и да се постигне желаният резултат.“

През 80-те години на миналия век PMI реши да въведе някои основни стандарти за практикуването на управление на проекти. За тази цел разработи набор от терминология, както и принципи, насоки и най-добри практики за управление на проекти. Това е известно като „Сборник от знания за управление на проекти“. 📚

Планът и рамката за управление на проекти описват основните области на знания и групи процеси, които съставляват жизнения цикъл на проекта. В рамките на това, той позволява използването на редица методологии за управление на проекти – например, водопадния или гъвкавия подход.

Какво е Ръководството PMBOK®?

Ръководството PMBOK® е книга за управление на проекти, която документира всички принципи и практики на PMBOK и служи като ръководство за знанията в областта на управлението на проекти. За първи път е публикувано от PMI като бяла книга през 1987 г., а през 1996 г. излиза в книжен формат.

Въпреки че в днешно време има много книги за управление на проекти, това е „библията” на бранша. Ръководството PMBOK® се чете от проектни мениджъри по целия свят и се прилага всеки ден, за да им помогне да постигнат резултатите от проектите си и да се справят с предизвикателствата в управлението на проекти. 🚧

Струва си да се отбележи, че тези насоки се развиват непрекъснато поради новите технологии, промените на пазара и променящите се подходи. Ръководството PMBOK® – пето и шесто издание, бяха публикувани съответно през 2013 и 2017 г., но вече са остарели.

Съответно, Ръководството PMBOK® — седмо издание беше преработено през 2021 г. за съвременното работно място, с акцент върху гъвкавостта, иновациите и проактивността. Сега е публикувано на английски език, както и на 10 други езика, включително испански, френски, японски и арабски. 🌎

Докато шестото издание се фокусираше върху областите на знанието, най-новото издание на PMBOK Guide® е организирано около осем области на проектното изпълнение, а именно:

Практическото ръководство включва и редица подходи за управление на проекти и предлага съвети за адаптиране на подходите за управление на проекти и процесите за управление на проекти.

Ролята на PMBOK в управлението на проекти

PMBOK определя стандартите за практики в управлението на проекти и предоставя на професионалистите в бранша всички принципи и инструменти за управление на проекти, от които се нуждаят за ефективно управление на проекти.

Той служи и като основа за професионални сертификати, като например:

Тези сертификати не трябва да се подценяват, тъй като стандартите на PMI са високи. Сертификацията PMP е акредитирана както на национално ниво съгласно стандартите ISO/ANSI 17024, така и на международно ниво съгласно стандартите ISO 9001.

За да получат тази най-висока сертификация, проектните мениджъри трябва да отговарят на определени изисквания. Те трябва да преминат и изпита PMP с 180 въпроса, за да докажат доброто си разбиране на методологиите, процесите и областите на знания в управлението на проекти. 🧑‍🎓

Нека разгледаме някои от елементите, които са включени в него.

PMBOK Методики

Едно от най-важните решения, които всеки проектен мениджър взема, е коя методология да следва. Този избор ще повлияе на всичко – от нагласата ви към управлението на проекти до планирането и изпълнението.

Има две основни категории методологии: последователни и гъвкави. Повечето от по-специфичните подходи произтичат от тях, а някои са хибриди от двете.

Последователни методики

Последователните методологии са традиционният начин на работа – те разглеждат нещата стъпка по стъпка. Този подход предполага, че трябва да завършите първата стъпка, преди да преминете към следващата, и така нататък, докато не постигнете желания резултат. 💯

Тази методология е лесна за разбиране и работи добре за предвидими процеси, като създаването на физически продукти. Тя обаче не е много гъвкава, така че ако нещо се промени – например, заинтересованите страни променят приоритетите си или критични ресурси внезапно станат недостъпни – успехът на целия проект може да бъде изложен на риск.

Популярни видове последователни методологии са методът на водопада и методът на критичния път.

Аджайл методики

Аджилните методологии дават приоритет на гъвкавостта и сътрудничеството в екипа и с други заинтересовани страни. Работата се извършва в по-къси, повтарящи се цикли, като документацията остава на заден план. Резултатите се оценяват в края на всеки цикъл. 🔁

Този по-модерен начин на работа често води до промени в крайните резултати, тъй като екипът открива по-добри начини за изпълнение на задачите и преразглежда първоначалния план.

Популярни гъвкави методологии са Scrum, Kanban и адаптивна проектна рамка.

Други методологии

Някои други методологии за управление на проекти включват:

След като сте установили методологията си, е време да се съсредоточите върху фазите на проекта.

PMBOK Процесни групи

Управлението на голям проект – или дори на малък – може да бъде прекалено обременяващо. Има толкова много елементи, които играят роля, включително хора, процеси и ресурси. Добавете към това времевите и финансовите ограничения и всеки проектен мениджър би бил оправдан, ако иска да се откаже, преди да е започнал. 👀

За да противодействате на това, винаги разделяйте проекта на по-малки, по-лесно управляеми части. Това ви помага да обмислите всичко. След това можете да се занимавате с една част по една, според конкретните й срокове. С тази практика ще имате ясна посока с конкретни етапи по пътя, за да управлявате ефективно ресурсите и рисковете.

PMBOK определя пет групи процеси или фази на проекта:

Всяка от тези фази е важен елемент от жизнения цикъл на управлението на проекти. Ако пренебрегнете някоя от тях, вероятно ще се сблъскате с предизвикателства. Но ако следвате всяка стъпка от процеса, всичко ще протича по-гладко. 🧘

1. Процес на стартиране на проекта

В тази фаза от процеса PMBOK вие определяте целта на проекта и изяснявате резултатите, които трябва да постигнете. Това обикновено включва дискусии, а понякога и преговори, за да се постигне съгласие между всички участници. Може да се наложи да направите анализ на разходите и ползите и може би някои проучвания за осъществимостта, за да се уверите, че проектът си заслужава.

Вашата цел за тази фаза е да създадете проектна харта, която документира визията, обхвата, целите и резултатите от проекта, както и отговорностите на различните членове на екипа. 📃

2. Процес на планиране

Планирането е от съществено значение, за да запазите контрол над проекта си и да предотвратите разширяване на обхвата. Когато се консултирате с други заинтересовани страни, ще разделите цялостната картина на етапи, след това на индивидуални задачи и ще решите кой какво ще прави. След това ще изчислите колко време ще отнеме всяка задача, като вземете предвид всички зависимости, за да създадете график на проекта. 📌

Също така ще планирате всички ресурси, от които се нуждаете на този етап – например оборудване и инструменти – преди да преминете към разходите, като имате предвид всички ограничения в бюджета. Накрая, идентифицирайте всички потенциални рискове, за да сте подготвени да се справите с тях, ако е необходимо.

Вашата цел тук е да създадете ясна пътна карта за управление на проекти, която всички да следват. Повечето проектни мениджъри използват инструмент за управление на проекти, за да планират и следят напредъка на проекта.

3. Процес на изпълнение

По време на фазата на изпълнение на проекта е време да приведете плана си в действие. Вашият екип ще работи по задачите, докато вие се уверявате, че всичко върви по план и се изпълнява правилно.

Редовните неформални срещи с екипа ви и по-формалните отчети ви помагат да сте в крак с проекта, да откривате проблемите на ранен етап и да улеснявате необходимите промени. Празнуването на успехите и поддържането на мотивацията на екипа също са част от вашите задължения тук. 🙌

Комуникацията е ключова в тази фаза, както с вашия екип, така и със заинтересованите страни. Ако всички са винаги в течение, значи вършите добра работа.

4. Процес на мониторинг и контрол

В тази фаза на PMBOK следите отблизо показателите си по време на изпълнението. Ако нещо се отклони от първоначалния план, колкото по-рано го забележите, толкова по-добре. ⏱️

Определянето на ключови показатели за ефективност (KPI) ви дава нещо, спрямо което да се измервате. Например, можете да проследявате напредъка на задачите спрямо графика си и разходите спрямо бюджета си. Или можете да наблюдавате колко време отнема разрешаването на проблемите. Това улеснява виждането на това, което работи и което не работи, и ви позволява да усъвършенствате процесите или да коригирате курса по време на работа.

5. Процес на приключване на проекта

Тази фаза често се прескача или дори се пренебрегва напълно, но тя е много важна, защото отбелязва постигнатото и ви помага да разберете какво може да се направи по различен начин следващия път. Струва си да отделите време, за да се уверите, че всичко е направено както трябва, и да довършите всички незавършени задачи.

Можете да използвате шаблони за постмортем анализ на проекта, за да оцените колко добре са се получили плановете ви, да анализирате екипната и индивидуалната работа и да попълните всички останали документи. Накрая, не забравяйте да благодарите на екипа си и да отпразнувате завършването на проекта. 🎉

PMBOK Области на знания

Ръководството PMBOK Guide® документира и 10 области на знания за управление на проекти. Това са аспектите, с които всеки проектен мениджър трябва да работи през петте фази на жизнения цикъл.

Съвети за прилагане на принципите на PMBOK

Сега, след като разбрахме някои от сложностите на управлението на проекти, нека разгледаме няколко начина да оптимизираме работния си процес, спестявайки допълнително време и усилия, когато наистина се нуждаем от тях. ✨

Тайната за по-бързо и по-добро изпълнение на задачите е да разполагате с подходящите инструменти. Макар да има няколко безплатни софтуерни опции за управление на проекти, с ClickUp няма да сгрешите.

ClickUp е платформа за управление на проекти „всичко в едно“, която е в съответствие с принципите на PMBOK и прави управлението на вашия проект от начало до край по-лесно от всякога. Ето само някои от начините, по които можете да използвате този софтуер, за да намалите времето, прекарано в повтарящи се ръчни задачи, и да издигнете управлението на проекти на ново ниво.

Използвайте творчески инструменти за мозъчна атака

Начертайте първоначалните си идеи с помощта на ClickUp Mind Maps и ClickUp Whiteboards. ClickUp улеснява сътрудничеството с екипа ви, като ви предоставя инструменти за едновременна работа върху един и същ документ, дори и да не сте в една и съща стая.

Използвайте инструменти за управление на проекти, за да планирате, управлявате и наблюдавате задачите

След като имате първоначален план, изяснете накъде се насочвате с ClickUp Goals. Разделете ги на етапи и индивидуални задачи в ClickUp.

Можете да зададете приоритети и зависимости и да начертаете критичния си път. След това разпределете и проследявайте тези задачи до тяхното завършване. Визуални инструменти като ClickUp Gantt Charts и ClickUp Board View улесняват прегледа на текущата ситуация с един поглед. 🔎

Дръжте всичко на едно място

Съхранявайте цялата документация по проектите си на едно място с ClickUp Docs. Документите могат да бъдат свързани с работни потоци, което улеснява вас и вашия екип да намерите бързо това, от което се нуждаете. 📝

Спестете време, като започнете с шаблони

С множество безплатни шаблони за управление на проекти, няма причина да започвате от нулата отново.

От шаблони за обзор на проекти до опции за Agile Scrum Management и шаблон за бюджетен отчет, ClickUp ви предлага всичко необходимо.

Следете показателите си

ClickUp улеснява следенето на това, което се случва с вашия проект. Настройте персонализирани статуси на задачите в ClickUp за отделни задачи и следете и управлявайте натоварването на екипа с едно кликване на мишката.

Проследявайте напредъка на задачите и проектите в реално време на персонализирания си табло в ClickUp, за да не пропуснете нищо. 📈

Интегрирайте с други инструменти

Интеграциите на ClickUp ви помагат да се синхронизирате с всяка част от вашия технологичен стек. Провеждайте срещи или уебинари за Agile обучение от Microsoft Teams или Zoom. Достъпвайте фирмени документи чрез Google Drive или OneDrive или следете времето с Everhour.

Синхронизирайте срещите на екипа с Google Calendar или инсталирайте разширението ClickUp Chrome, за да можете да добавяте всичко от уебсайта, който разглеждате, към задача.

Поддържайте връзка с екипа си

ClickUp предлага множество начини да поддържате връзка с екипа си и да подобрите сътрудничеството. Общувайте с тях чрез интеграции със Slack или Outlook или използвайте ClickUp Chat, за да се свържете с тях директно на платформата. Включете колегите в разговора с @mentions или използвайте Assigned Comments, за да поискате действие. 👪

Приложете принципите на PMBOK за успешно управление на проекти

PMBOK – или Project Management Body of Knowledge (Сборник от знания за управление на проекти) – е създаден с цел стандартизиране на практиките в управлението на проекти. Той е документиран в PMBOK® Guide и е основа за професионалната акредитация в управлението на проекти.

Ръководството PMBOK® се актуализира непрекъснато в съответствие с развитието на индустрията. Към момента то се фокусира върху прилагането на различни методологии във фазите на жизнения цикъл на проекта и многобройните области на знания, свързани с управлението на проекти.

Като опитен проектен мениджър, е време да оптимизирате работните си процеси с ClickUp. Можете да планирате, създавате и управлявате задачи, да комуникирате с екипа си и да следите напредъка от една централна и удобна платформа.

Регистрирайте се в ClickUp още днес и започнете да спестявате време и усилия на всеки етап от процеса. 🤩

Често задавани въпроси

Ако сте нови в PMBOK и се чудите за какво става въпрос, отговорите на тези често задавани въпроси може да ви помогнат.

1. За какво се използва PMBOK?

PMBOK е абревиатура от Project Management Body of Knowledge (Сборник от знания за управление на проекти), както е дефинирано от Project Management Institute (Институт за управление на проекти). Това е набор от основни принципи и най-добри практики, използвани от проектните мениджъри по целия свят. Той описва методологии, области на знания и фазите от жизнения цикъл на проекта, известни като групи процеси.

2. За какво се използва Ръководството PMBOK®?

Ръководството PMBOK Guide® е книга, която документира знанията в областта на управлението на проекти. То служи като ежедневен справочник за проектните мениджъри и е основа за професионалните сертификати за управление на проекти. Ръководството се актуализира редовно, за да отразява развиващите се методологии и технологични постижения.

3. Кои са 10-те области на знания на PMBOK?

Областите на знания на PMBOK са: