حسناً، لقد حدث ذلك. لقد أكملت عملاً لأحد العملاء، وأرسلت طلباً للدفع، و... لا شيء. ربما قدموا تفسيرات مختلفة مثل عدم قدرتهم على الدفع في الوقت الحالي، أو مشاكل مع معالج الدفع، أو طريقة الدفع، أو غياب المحاسب.
بغض النظر عن الأسباب، تظل النتيجة ثابتة: لقد أنهيت العمل، ولكن لم يتم الدفع، مما يترك لك كومة من الفواتير غير المدفوعة.
سواءً كنت تدير شركة صغيرة، أو تعمل لحسابك الخاص، أو إدارة مشاريع لمؤسسة كبيرة ، فإن الحفاظ على تدفق نقدي سليم أمر ضروري. ويتوقف تحقيق هذا الهدف على قدرتك على تحصيل المدفوعات في الوقت المناسب، مع الحفاظ على الاحترافية.
بدلاً من اللجوء إلى التكتيكات العدوانية، سيعلمك هذا الدليل كيفية مطالبة العملاء بالدفع بأدب وتجنب المواقف المحرجة. ففي النهاية، لقد بذلت جهداً كبيراً وتستحق أن يتم تعويضك عن عملك! 🌻
لماذا يعتبر طلب الدفع من العملاء أمراً صعباً؟
هذا موقف حساس وصعب: أنت بحاجة إلى أن يدفع العميل المبلغ المستحق، لكنك لا تريد مضايقته أو إحراجه.
وأنت بالتأكيد لا تريد أن تجعلهم يغضبونك أو يرفضون دفع الفاتورة على الإطلاق.
يشعر الكثير منا بالحرج من إرسال طلبات الدفع لأننا لا نريد أن نبدو وقحين أو انتهازيين. يخشى الكثير من المحترفين إرسال رسالة البريد الإلكتروني "فقط أتفقد ما إذا كنت قد رأيت هذه الفاتورة".
وعادةً ما يتعلق الأمر بـ
- الخوف من اضطراب العملاء: إذا كنت تعتمد بشكل كبير على عميل واحد للحصول على جزء كبير من الإيرادات، فمن المفهوم أن تشعر بالقلق من إغضابهم وخسارة العمل المستقبلي. ولكن ما دمت تتعامل مع الموقف باحترافية، يمكنكالاحتفاظ بالعميلو الحصول على أمواله. بالإضافة إلى ذلك، هل ترغب حقًا في التعامل مع عميل يتأخر في الدفع باستمرار؟ حتى لو قرروا الانفصال، فقد يكون هذا الوضع مفيدًا في نهاية المطاف
- تحديات التواصل: أنت تعلم أنك بحاجة إلى طلب الدفع، ولكن من الصعب العثور على الكلمات المناسبة. إدارة العميل غالبًا ما يتعلق الأمر بالتواصل المدروس، ولكن إذا لم يكن لديك نص مكتوب لهذا الموقف، فمن السهل أن تتلعثم في الكلمات وتخطئ في التعبير
- عدم الارتياح الشخصي: إذا كنت تميل إلى تجنب النزاع، فقد تجد أنه من الأفضل لك أن تقوم بمهمة غير سارة أكثر من طلب دفع فاتورة كاملة من العميل. إن تجنب النزاع يفاقم المشكلة إلى ما هو أسوأ من ذلك. النمو الشخصي هو جزء من كونك محترفًا ناجحًا، لذا تعامل مع هذا الأمر كفرصة لتعزيز مهاراتك
- شروط الدفع غير الواضحة: إذا لم تحدد بوضوح تواريخ استحقاق الدفع ورسوم السداد المتأخرة وخيارات الدفع مقدمًا، فإن ذلك يخلق غموضًا - وأنت لا تريد غموضًا عندما يتعلق الأمر بالحصول على أموالك. لا يمكنك الحصول على المدفوعات في الوقت المناسب إذا لم تحدد الشروط، ولهذا السبب يجب أن تبدأ كل علاقة مع العميل بوثيقة مكتوبةعقد.
- التداعيات القانونية: قد يشارك بعض العملاء تهديدات قانونية غامضة أو يقولون أشياء مثل، "سأضطر إلى جعل المحامي الخاص بي ينظر في هذا الأمر." لا تسمح لاحتمال اتخاذ إجراء قانوني بردعك. في هذه الحالة، افهم الجوانب القانونية لعملية الدفع في ولايتك حتى تعرف حقوقك في الدفع
على الرغم من صعوبة الأمر، يجب علينا التغلب على الخوف من أن يُنظر إلينا على أننا "صعبو المراس" أو "حازمون" ومع ذلك، فإن هذا يمثل فرصة للتعامل مع الموقف باحترافية، مما يؤدي إلى علاقة أكثر احتراماً وإنتاجية مع العميل!
تعيق المدفوعات المتأخرة التدفق النقدي بشكل كبير - خاصةً بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة - وتؤدي إلى مشاكل تشغيلية كان من الممكن تجنبها إذا دفع لك الأشخاص المدفوعات في الوقت المفترض.
أنشئ نموذج إدارة علاقات العملاء في ClickUp لتنظيم العملاء والمهام والمدفوعات والمزيد
ما يجب فعله وما لا يجب فعله حول كيفية طلب الدفع بشكل احترافي ومهذب
يختلف كل موقف عن الآخر، ولكن بشكل عام، من الحكمة الالتزام بهذه النصائح من أجل طلب الدفع بطريقة مهنية ومهذبة.
افعل: حدد التوقعات من البداية
كلما كنت أكثر شفافية منذ البداية، قل احتمال تأخر العملاء في السداد. من اللحظة التي على متن العميل دعهم يعرفون أسعارك وشروط الدفع.
كن استباقيًا واذكر شروط الدفع في عقودك. يجب أن تتضمن كل ورقة دفع:
- اسم العميل القانوني
- معلومات الاتصال الخاصة بك، بما في ذلك رقم هاتفك وعنوان الشحن
- الإطار الزمني للدفع أو تواريخ الاستحقاق
- طريقة الدفع والعملة
- سياسات سداد النفقات
- رسوم التأخير وشروطها
- الأسئلة الشائعة التي تشرح كيفية التعامل مع المدفوعات المتأخرة
لمزيد من oomph، اطلب من العملاء التوقيع بالأحرف الأولى بجانب شروط الدفع.
لتجنب التأخر المزمن في السداد، أضف بنداً في عقدك ينص على أنك تحتفظ بحقك في إسقاط العملاء الذين يتأخرون في السداد لعدد معين من المرات.
لا: قل شيئًا تندم عليه
ستؤدي اللهجة العدائية إلى الإضرار بالعلاقة مع العميل، وأنت لا تريد حرق الجسور.
بدلاً من الرد في لحظة الانفعال, وضع خطة تواصل للتعامل مع المدفوعات المتأخرة. قم بتضمين كتيب إرشادات لكيفية تصعيد المدفوعات المتأخرة - مع نصوص - حتى لا تقول شيئًا سلبيًا يفقدك الحساب.
قم بذلك: توفير طرق دفع مختلفة
ربما يتأخر العملاء في الدفع لأنك تقبل المدفوعات عن طريق الشيكات الورقية فقط. هناك العديد من طرق الدفع ومعالجات الدفع، ومن الأفضل قبول أكبر عدد ممكن منها. 💸
كحد أدنى، اقبل
- Apple Pay
- جوجل باي
- باي بال
- بطاقة ائتمان أو بطاقة خصم
- تحويلات الحساب البنكي ACH
تأكد من إضافة إجراءات تشغيل موحدة صغيرة في عميلك مستند التأهيل حول كيفية استخدام أداة الدفع الخاصة بك حتى يعرفوا العملية مقدمًا.
لا: مفاجأة العملاء
لا ينبغي أن تكون البنود الموجودة في الفاتورة مفاجأة. إذا كنت تريد أن يدفع لك العملاء في الوقت المحدد، أرسل تذكيرًا وديًا قبل تاريخ الاستحقاق.
رسالة تذكيرية سريعة للتذكير بالدفع عبر البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية أو رسالة نصية - مع نسخة من الفاتورة - هي تذكير مهذب للأشخاص الذين نسوا بصدق ولم يقصدوا تركها غير مدفوعة.
إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني داخل ClickUp لتبسيط إدارة البريد الإلكتروني
قم بـ إرسال تذكيرات لاستلام المدفوعات
قد ينسى بعض الأشخاص دفع فاتورة حتى بعد تاريخ الاستحقاق. الحياة مزدحمة، وصناديق البريد الوارد ممتلئة عن آخرها، لذلك ليس من غير المعتاد أن يفوت العملاء رسالة تذكير.
قم بإنشاء سير عمل داخلي في برنامج إدارة المهام لإرسال تذكيرات دورية بالفواتير في مراحل مختلفة:
- قبل تاريخ الاستحقاق
- في الموعد النهائي للدفع
- عندما يفوت موعد السداد
لا تفعل نسيان الفواتير غير المدفوعة
الشيء الوحيد الأسوأ من نسيان العميل لفاتورة ما هو نسيانك أنت لفاتورة مستحقة الدفع! احتفظ بعلامات التبويب على جميع الفواتير المستحقة باستخدام أداة ذكية لإدارة العملاء التي تتعقب الفواتير والمدفوعات وإشعارات فشل السداد وغيرها.
افعل: قم بإنشاء نموذج طلب دفع من خلال الاستفادة من واجهة برمجة تطبيقات طلبات الدفع
اجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان على الأشخاص للدفع لك. أنشئ نموذج طلب الدفع عبر الإنترنت لتبسيط عملية الدفع.
قد تحتاج إلى العمل مع موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك لدمج واجهة برمجة تطبيقات طلب الدفع - أو نموذج DIY يمكن أن يفي بالغرض أيضًا. قم بتضمين هذا على صفحة ويب مع القليل من HTML، و voilà! ما على عملائك سوى زيارة البوابة ودفع رصيدهم المستحق، كل ذلك بفضل هذا التكامل البسيط مع واجهة برمجة تطبيقات طلب الدفع.
قم بإنشاء نماذج مخصصة مع حقول السحب والإفلات في ClickUp لتحصيل المدفوعات في لمح البصر
كيفية تجنب الاضطرار إلى طلب الدفع
إن مطاردة الفواتير ليست أفضل استخدام لوقتك، ويمكننا أن نضمن لك أن عملاءك لا يحبون أن تتم مطاردتهم أيضًا. 👀
قلل من المتاعب وتجنب طلبات الدفع بهذه التغييرات الصغيرة:
- اطلب الدفع مقدمًا: إذا كنت تعرف نطاق العمل بالفعل، اطلب من العميل الدفع قبل إكمال أي عمل. إذا لم يكن ذلك ممكناً، اطلب إيداعات أو دفعات مقدمة
- اعرض اشتراكات الخدمات: إذا كنت تقدم نفس المستوى من الخدمة كل شهر، اطلب من العميل رسوم اشتراك متكررة عبر بطاقة مسجلة
- أرسل الفواتير على الفور: لا تؤجل إرسال الفواتير. أرسلها دائماً بسرعة، بينما لا يزال المشروع ماثلاً في ذهن العميل
- عرض خطط الدفع: قد يواجه بعض العملاء صعوبة في الدفع، خاصةً بالنسبة للفواتير الكبيرة. في هذه الحالة، اعرض خطط الدفع التي تسمح لهم بالدفع على أقساط. تُظهر الأقساط للعملاء أنك على استعداد للعمل معهم
قوالب طلب الدفع لتحصيل المدفوعات من العملاء
عند هذه النقطة، أنت تعرف كيف تتغلب على "ick" طلب المدفوعات. نحن ندرك أنه من الصعب العثور على الكلمات المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الدفع، ولهذا السبب من المهم استخدام نموذج طلب الدفع.
انقر فوق قوالب طلب الدفع
لماذا تقضي ساعات في تنسيق نماذج واتفاقيات الدفع؟ اعتمد على قوالب ClickUp لاستخدام اللغة المناسبة لطلبات الدفع - مع ألوان جميلة وتنسيق واضح. ✨
كبداية، اطلب من عملائك التوقيع على نموذج اتفاقية دفع بسيطة من ClickUp . استخدم هذا القالب لتتبع المدفوعات وتتبع حالات العملاء وإنشاء حقول مخصصة لسجلاتك.
ضع الشروط والأحكام الخاصة بكشوف المرتبات باستخدام نموذج اتفاقية الدفع البسيطة من ClickUp
قالب قالب نموذج الدفع ClickUp يجعل من السهل جمع معلومات الدفع الخاصة بالعميل بشكل آمن عبر الإنترنت. حتى أنه يرسل تنبيهات تلقائية لإبقاء الجميع على اطلاع دائم بالمدفوعات.
إنشاء تدفق الدفع باستخدام قالب نموذج الدفع الخاص بـ ClickUp
هل تشعر بالفضول بشأن بيانات الدفع الخاصة بك؟ تتبعها باستخدام قالب سجل مدفوعات ClickUp . سجّل جميع تفاصيل مدفوعات العملاء وكذلك المدفوعات التي تقوم بها للبائعين. يراقب القالب بيانات المدفوعات بمرور الوقت لتحديد المشكلات المحتملة ويمنحك لمحة سريعة عن حالتك المالية.
يتيح لك قالب سجل المدفوعات الخاص ب ClickUp تتبع المدفوعات للعاملين المستقلين والعملاء والموظفين بأجر في مكان واحد
اكتب طلبات الدفع باستخدام ClickUp AI بما في ذلك تفاصيل الدفع ذات الصلة
في حين أن القوالب المتينة توفر أساسًا قويًا، إلا أن كتابة رسالة بريد إلكتروني مهذبة للاستفسار عن الدفع قد تكون صعبة.
لحسن الحظ، ليس عليك كتابة رسالة طلب دفع على الإطلاق. استخدم انقر فوق الذكاء الاصطناعي لكتابة رسالة مهذبة ولكن حازمة لك - كل ذلك دون مغادرة منصة إدارة مشروعك. استخدمه لكتابة تسلسلات البريد الإلكتروني والنصوص الهاتفية والنصوص النصية الهاتفية التي تشرح احتياجاتك دون حرق الجسور.
استخدم ClickUp AI لكتابة أسرع وصقل نسختك وردودك على البريد الإلكتروني والمزيد
إذا كان لديك طلب دفع موجود وترغب في تعديله ليكون أكثر ودية، اطلب من ClickUp AI أن يقوم بتحليله لك. إذا كان النص يبدو عدوانيًا للغاية، سيقترح الذكاء الاصطناعي تغييرات لجعل الرسالة أقل حدة.
تحصيل المدفوعات عبر نماذج ClickUp
هل تبحث عن واجهة دفع أنيقة؟ جرّب ClickUp Forms! إنها أسرع طريقة لتشجيع المدفوعات السريعة، وسوف يقدِّر عملاؤك الراحة أيضًا. نماذج ClickUp التقاط الردود التي تتصل بمهام فريقك. أنشئ نموذجًا مخصصًا لقيادة العملاء خلال عملية الدفع داخل بوابة إلكترونية أنيقة عبر الإنترنت. أصبح الحصول على الأموال سهلاً مثل نقر عملائك على زر الدفع.
الملاذ الأخير: احصل على محامٍ
في هذه المرحلة، تكون قد فعلت كل ما بوسعك لتعزيز حسن النية والتواصل مع عميلك. وفي حالة إصراره على التهرب من السداد أو رفضه التام للوفاء بالتزاماته المالية، فقد تكون الخطوة التالية هي اتخاذ إجراء قانوني.
من المرجح أن يرسل محاميك رسالة شديدة اللهجة إلى العميل يوضح فيها إمكانية اللجوء إلى القضاء في حالة عدم السداد الفوري. في العديد من الحالات، يمكن أن يدفع ذكر الإجراء القانوني العملاء إلى تسوية ديونهم. لكن انتبه: من شبه المؤكد أن هذا سيؤدي إلى خسارة الحساب، لذا لا تستخف بهذا القرار.
إذا لم يكن توكيل محامٍ مجدياً من الناحية المالية، فقد تتمكن من متابعة الدفع من خلال محكمة الدعاوى الصغيرة ولكن هذا يعتمد على ولايتك وشروط العقد ومبلغ الدفع.
وداعاً للمدفوعات المتأخرة ## وداعاً للمدفوعات المتأخرة
يشعر بعض المهنيين بالحرج من طلب الدفعات التي يستحقونها، ونحن نتفهم أن ذلك قد يشعرك بالضيق. اتبع النصائح الواردة في هذا الدليل للتغلب على خوفك من طلب الدفع. طالما أنك ترسل رسائل بريد إلكتروني مهذبة واحترافية، ستتمكن من الحفاظ على العلاقة مع تنمية أعمالك في الوقت نفسه.
يمكنك القيام بطلبات الدفع بنفسك، ولكن إذا كنت تريد توفير الوقت وتجنب عوائق التواصل، يمكنك استخدام ClickUp. القوالب وأدوات الذكاء الاصطناعي والنماذج وغيرها تجعل طلبات الدفع سهلة للغاية حتى تتمكن من التركيز على المهام التي تحرك الإبرة بالفعل. اشترك في ClickUp !