10 قوالب لتوثيق العمليات في Word &؛ انقر فوق لتحسين عملياتك
الأنماط

10 قوالب لتوثيق العمليات في Word &؛ انقر فوق لتحسين عملياتك

عندما تكون إجراءات التشغيل الموحدة وسير العمل الخاصة بك فوضوية، يكون المشروع أو الفريق الذي تديره كذلك. ولضمان الاتساق، تحتاج إلى توثيق جميع خطوات وجوانب سير العمليات العادية لمساعدة فريقك على تحقيق الأهداف وتبسيط العمليات وزيادة الكفاءة في جميع المجالات.

أسهل طريقة للبدء هي استخدام قوالب توثيق العمليات. فهي تساعدك على تجاوز الفوضى وإضفاء النظام على طبيعة العمليات التجارية التي غالبًا ما تكون غير منظمة.

والخبر السار هو أنك لست بحاجة إلى إضاعة الكثير من الوقت في هذه المهمة الحاسمة والمضجرة في نفس الوقت. استخدم واحدة من هذه القوالب العشرة متعددة الاستخدامات لتوثيق العمليات وشاهد إنتاجية فريقك ترتفع بشكل كبير!

ما هي قوالب توثيق العمليات؟

توثيق العمليات هو تدوين الإجراءات التفصيلية خطوة بخطوة لأداء مهام معينة. قالب مستند العملية هو إطار عمل موحد ومنظم يساعد على تحقيق ذلك.

يعد تسجيل الإجراءات وتركيزها أمرًا بالغ الأهمية للعمليات التجارية من جميع الأحجام والصناعات، خاصةً عند تحسين المهام المتكررة والتعاونية. وجود كل خطوة مكتوبة له العديد من المزايا، مثل:

  • ضمان الكفاءة والاتساق
  • تعزيز الشفافية
  • تحديد المسؤوليات ووضع حدود للعمليات
  • تمكين نقل المعرفة دون عناء إلى الخلفاء والموظفين الجدد
  • تيسير إجراءات المراجعة والتحليل، بالإضافة إلى تحديد الاختناقات وإجراءتحسين العمليات يمكن أن تأتي عمليات التوثيق بتنسيقات عديدة. قم بإنشاء دليل أو سياسة أو برنامج تعليمي أو مخطط انسيابي أو أي نوع آخر من السجلات التي تلتقط المعلومات الضرورية وتنقلها بفعالية.

ما الذي يجعل قالب وثيقة عملية جيدة؟

يجب أن يكون قالب مستند العملية الفعال:

  • أن يكون مرناً وقابلاً للتخصيص: يمكن استخدام قالب جيد لتوثيق أنواع مختلفة من العمليات
  • أن يكون له هيكل نظيف ومنطقي: يجب أن يكون فريقك قادرًا على العثور على ما يحتاجون إليه في أي وقت من الأوقات
  • تمكين التعاون: تمكين التعاون: استخدام التعليقات والملاحظات يسهل العمل الجماعي واتخاذ القرارات الجماعية
  • تسجيل سجل تاريخ الإصدار: يتيح لك ذلك تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند لضمان المساءلة والعودة بسهولة إلى الإصدارات السابقة
  • تضمين المرئيات: توضح المخططات والرسوم البيانية والمرئيات الأخرى الإجراءات المعقدة وتساعد فريقك على فهم العملية بشكل أفضل

10 قوالب لتوثيق العمليات لاستخدامها في عام 2024

الآن بعد أن تعرفت على فوائد توثيق العمليات، تحقق من قائمتنا لأفضل 10 قوالب لوثائق العمليات في انقر فوق وWord. مع وجود هذه الأسلحة القيّمة في ترسانتك، يمكنك ضمان الإنتاجية، ومواجهة أي تحديات تعترض طريقك، وتهيئة أعضاء فريقك للنجاح

سوف نوضح لك كيفية تحقيق أقصى استفادة من كل قالب ونقدم لك مزاياها الرئيسية.

1. قالب توثيق عمليات الشركة ClickUp الشركة الوثائقية

يضمن قالب توثيق عمليات الشركة ClickUp أن إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك تغطي جميع المعلومات الأساسية

نموذج قالب توثيق عملية ClickUp يوفر إرشادات لإنشاء مستندات إجراءات التشغيل الموحدة وهو قابل للتخصيص بدرجة كبيرة. كما هو الحال مع أي قالب ClickUp يمكنك تكييفه بسهولة ليناسب احتياجاتك - كل ما عليك فعله بعد ذلك هو توزيع مستندات العملية على فريقك!

يتعمق هذا القالب في جميع الجوانب الرئيسية لتوثيق العملية وملكيتها. يمكنك أن تكون محددًا بشأن سير العمل وتسمية جميع أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة المعنيين من خلال تحرير أقسام مثل:

  • الجمهور: لمن هذه الوثيقة
  • الحوكمة: من يجب أن يوافق على المستند
  • الغرض الغرض: ما هو الهدف الرئيسي للوثيقة
  • المرجع/ https://clickup.com/blog/raci-chart-templates//: الهدف الرئيسي للوثيقة مخطط راسي /%href/ : من الذي يجب أن يكون مسؤولاً ومساءلاً ومستشاراً ومطلعاً
  • الأدوات المطلوبة: ما تحتاجه لإتمام العملية التجارية
  • الإجراءات: ما هي خطوات العملية الدقيقة لتحقيق هدف أو مهمة ما
  • المستندات ذات الصلة: روابط لوثائق أخرى ذات صلة

لجعل المستند أكثر جاذبية، يمكنك إضافة صورة غلاف ولافتات وأيقونات لطيفة إلى العناوين. إذا كنت ترغب في تسهيل التنقل في المستند، فلديك خيار إدراج جدول محتويات. يمكنك أيضًا تضمين مواقع الويب والتطبيقات والمستندات الأخرى لتوصيل وجهة نظرك. قم بتنزيل هذا القالب

2. قالب مستند عملية النقر

قالب مستند عملية ClickUp

نموذج قالب وثيقة خطة العملية من ClickUp سهل الاستخدام لأي شخص. في حين أن النموذج السابق يغطي الجوانب الرئيسية وأصحاب المصلحة في خطوات العملية، فإن هذا النموذج يوفر مخططًا عامًا يركز على الجانب التقني للأشياء.

إذا كنت بحاجة إلى توحيد قياسات الجودة لعملياتك، يمكنك استخدام نموذج وثيقة خطة العملية. فهو يتيح لك أن تحدد بوضوح الطريقة التي سيتم استخدامها، وحجم العينة، والمعايير المحددة للتقييم حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.

ما عليك سوى استبدال النص التمويهي بالمعلومات الفعلية وإزالة التعليمات. ويمكنك وصف جميع الخطوات في العملية التجارية في جدول منظم بدقة، بالإضافة إلى إنشاء قائمة مرجعية لإجراءات التحسين للحالات التي لا يتم فيها استيفاء المعايير المحددة.

إذا كنت بحاجة إلى الخوض في مزيد من التفاصيل، يمكنك إنشاء مستند عملية عمل مصاحب وإضافة المرجع في العمود المخصص لذلك. الجدول الأخير مخصص للمراجعات. استخدمه لتحديد الأشخاص المسؤولين عنها وتواريخ الاستحقاق. تنزيل هذا القالب

3. نموذج المخطط الانسيابي لعملية ClickUp

يتيح لك قالب مخطط تدفق العمليات من ClickUp تصميم عملياتك وإدارتها وتصورها بسهولة.

إذا كنت من النوع المرئي، فهذا نموذج مخطط انسيابي لعملية ClickUp قد يكون مناسبًا بشكل أفضل. بمساعدة الألوان والأشكال، يسهل القالب تصور وفهم أي عملية تجارية مهما كانت معقدة.

هذا مخطط انسيابي للعملية يحتوي على جزأين رئيسيين - اللاعبون والأنشطة. يتم تخصيص عمود لكل لاعب، مع توضيح الأنشطة التي يحتاجون إلى القيام بها من خلال الأشكال المختلفة داخل الأعمدة. T

اللاعب الذي يبدأ العملية يكون في أقصى اليسار، مما يسمح بإلقاء نظرة عامة منظمة على العملية أثناء حدوثها من البداية إلى النهاية.

تخصيص القالب سهل للغاية. استخدم الأشكال لـ رسم خريطة للعملية وإضافة روابط بينها، وإدراج خيارات لعقد القرار. لا تنسَ تحديث وسيلة الإيضاح على اليسار لمساعدة أعضاء الفريق الجدد على التنقل.

هذا التوثيق التفصيلي للعملية يحدد عملية التوظيف افتراضيًا ولكن يمكن تكييفه مع أي سير عمل آخر للفريق. كونها متاحة في عرض اللوحة البيضاء يوفر الكثير من المرونة. كليك أب السبورات البيضاء تتيح لك التعاون والإبداع كما تريد.

فإلى جانب المخططات الانسيابية والخرائط الذهنية ورسم خرائط العمليات، يمكنك تضمين الصور ومقاطع الفيديو والمستندات وبطاقات الموقع الإلكتروني. يمكنك حتى رسم خربشات لتوضيح وجهة نظرك! 🖌️ تحميل هذا القالب

4. قالب إجراءات وعمليات النقر فوق

قالب إجراءات وعملية ClickUp

لنفترض أنك قمت بتوثيق جميع العمليات داخل شركتك. كيف ستقوم بتتبعها جميعًا؟ 🤔

لهذا السبب بالضبط أنشأنا هذا نموذج عملية وإجراءات ClickUp . إنه نظام شامل لـ نظام شامل لـ إدارة مستنداتك . فهو يحتفظ بها منظمة بدقة في طرق عرض مختلفة، مما يتيح لك جلب أي معلومات تحتاجها في ثوانٍ.

إلى جانب مستند دليل البدء، يحتوي قالب معالجة المستندات على:

  1. قائمة الوثائق
  2. لوحة مرحلة التوثيق
  3. اللوحة البيانية للعملية

استخدم طريقتَي القائمة و اللوحة لتركيز مستندات المشروع وإدارتها بسهولة من خلال إضافة حقول مثل النوع والأولوية والمرحلة والقسم ومعدل الإنجاز.

ضع علامات للمكلفين وأصحاب المصلحة والموافقين لإعلامهم عندما تكون مشاركتهم مطلوبة. أضف فئات وعلامات وحقول مخصصة، وقم بتغيير التجميع والفرز وفقًا لتفضيلاتك.

يمكنك العثور على مخطط سير العملية في طريقة عرض اللوحة البيضاء. استخدمه من أجل إنشاء خريطة لأي عملية أو إجراء وتصور العمل أمامك. يمكنك أيضًا تحويل العقد إلى مهام. سيؤدي القيام بذلك إلى جعل المخطط تفاعليًا، مما يسمح لك بإضافة مهام، وقوائم تدقيق، وتعليقات. تنزيل هذا القالب

5. قالب العمليات الفعالة في ClickUp

عزز الإنتاجية وتتبع جميع أنشطة البرنامج باستخدام قالب العمليات الفعالة من ClickUp

لا يكفي تطوير عملية ما وتسميتها باليوم. فمع مرور الوقت، يجب تحديثها لاستيعاب التغييرات المستمرة. من خلال تحسين عملياتك، فإنك

  • القضاء على الهدر، مثل الوقت الضائع والمخزون الزائد
  • تقليل مخاطر الأخطاء والتأخيرات وخفض التكاليف (جرّب هذهقوالب سجل المخاطر!)
  • زيادة الإنتاجية والكفاءة

يمكن أن تكون مهمة متعبة تنطوي على الكثير من البيانات، ولكن هذه قالب العمليات الفعالة من ClickUp يجعل الأمر بسيطًا. فهو يساعدك على تحليل أي عملية وتحديد مجالات التحسين وتنفيذ التغييرات اللازمة.

إلى جانب المستند التعليمي، يحتوي على طرق العرض التالية:

  1. نظرة عامة على العملية: قائمة رئيسية بجميع المهام التي يجب تنفيذها لتحسين العملية، مجمعة حسب الحالة
  2. مخطط جانت: جدول زمني للمهام للمساعدة في جدولة وإدارة عبء العمل
  3. مخطط سيبوك: لوحة بيضاء للعصف الذهني لتبادل الأفكار حول تفاصيلعملية تجاريةلا سيما الموردين والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء
  4. خريطة العملية: لوحة بيضاء مع رسم تخطيطي لتصور العملية وخطواتها تنزيل هذا النموذج ### 6. قالب تدقيق وتحسين عملية ClickUp

قالب تدقيق وتحسين العملية ClickUp

يتيح لك نموذج ClickUp لتدقيق العمليات وتحسينها إمكانية التعمق في كل عملية ومعرفة كيف يمكنك تطويرها

مثل المنافس السابق في القائمة، فإن قالب قالب تدقيق وتحسين عملية ClickUp يركز على تحليل العمليات وتحسين سير العمل. إنها أداة أكثر شمولاً.

فهي موجودة على مستوى المجلدات وتتضمن العديد من القوائم، كل منها يحتوي على عدة طرق عرض:

  • تصور النموذج: الخطوط العريضة لخطة التدقيق
  • تحليل العملية: قائمة بمعايير التدقيق التي يجب مراعاتها
  • تحليل عملية التدقيق: إطار عمل لفحص وجهات نظر أصحاب المصلحة: إطار عمل لفحص وجهات نظر أصحاب المصلحة
  • إدارة التغيير :تخطيط التعاقب الوظيفي إدارة جميع المهام في عرض القائمة واللوحة. استمتع باستخدام طرق العرض المختلفة ومعايير الفرز والتجميع لاكتشاف ما يناسب فريقك. استخدم طريقتي عرض جانت والجدول الزمني لتتبع المراحل الرئيسية وتخطيط المهام وجدولتها بفعالية.

لا تتردد في تخصيص القالب وتكييفه حسب احتياجاتك. إنشاء مخصص أتمتة لتبسيط سير عملك وتوفير الوقت الثمين. ⌛ تنزيل هذا القالب

7. قالب السبورة البيضاء لخريطة عملية ClickUp

قالب السبورة البيضاء لخريطة العمليات ClickUp

استخدم قالب السبورة البيضاء لخريطة العمليات من ClickUp لتحديد الأقسام المشاركة في العمليات بسهولة

نموذج اللوحة البيضاء قالب السبورة البيضاء لخريطة عملية ClickUp هي أداة أخرى لتصور العمليات وتحديد الأقسام المسؤولة عنها. يجعل هذا المخطط البياني النابض بالحياة أي موضوع معقد أسهل في الفهم بالنسبة للجميع، مما يجعله مثاليًا للعروض التقديمية متعددة الوظائف.

وهو يضم ثلاث مجموعات من العناصر، لكل منها شكلها ولونها المميز:

  • النشاط النهائي (نقطتا البداية والنهاية)
  • النشاط
  • القرار

يتم وضع جميع العقد بشكل استراتيجي على المخطط. تشير الصفوف إلى الأقسام المسؤولة عن إكمال النشاط. لا تتردد في تحريك العقد حيث تظل العلاقات بين المهام ثابتة بغض النظر عن موضعها.

يمكنك أيضًا تحويل العقد على السبورة إلى مهام، ثم إدارتها في طريقة عرض القائمة. يمنحك القيام بذلك وظائف إضافية مثل تتبع الوقت، والتعليقات، وسجل التغييرات - وهو مثالي لتوثيق العمليات في سير عملك.

تسمح لك اللوحات البيضاء أيضًا بإدراج لقطات شاشة ووسائل مرئية أخرى لدعم مطالباتك.

_تحقق من هذه

_مراجع/ https://clickup.com/blog/document-automation-software// أدوات أتمتة المستندات* *%/href/_

! تحميل هذا القالب

8. قالب عملية إدارة الحسابات الكبيرة ClickUp

قالب عملية إدارة الحسابات الكبيرة ClickUp

يفتح قالب ClickUp هذا فرص النمو من خلال مساعدتك في تحديد أهم عملائك وتحديد أولوياتهم

الشركة لا تساوي شيئاً بدون عملائها. لذلك من المهم جداً أن تُبقيهم سعداء وتعزز علاقاتك بهم. وللقيام بذلك، تحتاج إلى التواصل معهم وفهم احتياجاتهم وحل المشكلات في الوقت المحدد.

إذا كنت تعمل مع العديد من العملاء في وقت واحد، فأنت بحاجة إلى نظام مصمم جيدًا لتوثيق جميع الأنشطة والعمليات المعنية. إن قالب عملية إدارة الحسابات الكبيرة موجود لهذا الغرض بالضبط!

استخدم طريقة عرض قائمة نظرة عامة على العملية لتدوين جميع الخطوات كمهام. في الأعمدة، أضف المكلفين وحدد المواعيد النهائية. يمكنك أيضًا تعيين علامات الأولوية ودرجات التعقيد، وتحديث الحالات أثناء تقدمك.

تساعد طرق عرض المخطط الزمني ومخطط جانت في إدارة الوقت و تخصيص الموارد . يمنحك الجدول الزمني نظرة عامة سريعة على المهام المتعلقة بالعميل ومدتها.

ومع ذلك، يوفر مخطط جانت معلومات إضافية، مثل أولوية المهمة وحدود العملية مثل التبعيات لمعرفة ما يجب إكماله أولاً. تنزيل هذا القالب

9. قالب تدفق عملية ClickUp

قالب تدفق عملية ClickUp

جرب هذا القالب الملون لتدفق العمليات ClickUp عند تخطيط عمليتك التالية

قد لا تكون الرسومات الرائعة ضرورية لنجاح توثيق العمليات. ومع ذلك، فإنها تضيف بعض البهجة إلى مستند باهت عادة، مما يعزز تأثيره البصري. 💥

إن قالب تدفق عملية ClickUp هو خير مثال على ذلك. من خلال صوره اللافتة للنظر، يمكنك تصور البيانات أثناء قراءتها، مما يجعل أي عملية أسهل للفهم والتواصل معها.

القالب في شكل لوحة بيضاء، لذا فهو يوفر الكثير من فرص التخصيص. بشكل افتراضي، يتكون من الأقسام الخمسة التالية:

  1. التخطيط
  2. التطوير
  3. التنفيذ
  4. الإدارة
  5. التقييم

لاستخدام القالب، اكتب المهام الفرعية على المذكرة اللاصقة المخصصة. لا تتردد في إضافة لمسة شخصية من خلال تغيير نظام الألوان وإضافة المرفقات والرسومات والخرائط الذهنية.

ستجد قريبًا الفوائد الحقيقية لتوثيق العمليات من خلال ربط مهام سير العمل الخاصة بك في عملية تجارية مرئية. تنزيل هذا النموذج

10. قالب وثائق عملية مايكروسوفت وورد من Template.net

قالب وثائق عملية مايكروسوفت وورد قالب بواسطة Template.net

قالب وثائق عملية مايكروسوفت وورد هذا من Template.net هو مستند بسيط واحترافي يمكن أن يعمل في أي سياق

ربما لا تهدف إلى أجراس وصفارات. ولكن بالأحرى تصميم بسيط ومباشر لا يصرف الانتباه عن جوهر المستند.

هذا قالب عملية التوثيق في Word بواسطة Template.net هو أنظف ما يكون.

على سبيل المثال، يشرح عملية الحصول على رقم تعريف المدير (DIN) للمديرين التنفيذيين المحتملين. ومع ذلك، يمكن تطبيق الشكل على أي سياق آخر. استخدم القالب للحصول على الإلهام ومعرفة نوع اللغة التي يجب أن تستخدمها في مثل هذه المستندات، خاصةً إذا كانت ستكون رسمية.

تتألف البنية من سلسلة من الأسئلة، والتي تم تخطيطها بخط عريض لتسهيل التصفح. ينتهي المستند بالإشارة إلى مستند آخر حيث يمكن للقارئ الحصول على مزيد من المعلومات. تنزيل هذا النموذج

أفضل قوالب توثيق العمليات - نظرة عامة

فيما يلي ملخص لجميع القوالب وسبب إدراجها في هذه القائمة:

القالب الفوائد
قالب توثيق العمليات يتيح لك وصف أي عملية بشكل متعمق، مما يضمن لك تغطية جميع الجوانب الرئيسية
قالب مستند خطة العملية يحدد الخطوات والتفاصيل الفنية وقياسات الجودة للعملية
قالب المخطط الانسيابي للعملية يتيح لك رسم خريطة للجهات الفاعلة والأنشطة المعنية لفهم العملية بشكل أفضل
انقر فوق قالب العمليات والإجراءات يساعدك على متابعة جميع الوثائق وتصور العمليات
انقر فوق قالب العمليات الفعالة يساعدك في إنشاء أي عملية وتحسينها
قالب تدقيق وتحسين العمليات يقدم مجموعة واسعة من الأدوات لمساعدتك في تحليل العمليات وتحسينها
انقر فوق قالب خريطة العمليات يعرض عملياتك بطريقة ملونة وجذابة ومفهومة
قالب عملية إدارة الحسابات الكبيرة يمكّنك من تتبع جميع معلومات العملاء لتعزيز العلاقات
قالب تدفق العمليات يقدم العمليات بطريقة ممتعة وجذابة
قالب توثيق العمليات في Word من Template.net يمنحك الإلهام ونقطة انطلاق قوية لإنشاء مستندات عملية احترافية

قم بتنظيم عملياتك باستخدام قوالب العمليات هذه

توثيق العمليات هو شيء يعتبره الكثير من الناس أمراً مفروغاً منه. قد تكون غير ملهمة ومتكررة، ولكنها عنصر أساسي لنجاح أي عمل تجاري.

وباستخدام قالب لتوثيق العمليات، يمكنك إزالة الجزء الصعب وجني الفوائد فقط. استخدمه للتواصل وتوحيد المعايير والتخطيط، و شاهد عملك يصبح آلة مجهزة جيدًا! 🔧

سواء أكنت بحاجة إلى منصة توثيق لتتبع وتعيين المستخدمين ومراقبة عمليات الأعمال، أو أداة مرئية للوحة بيضاء لتخطيط نطاق العملية والمشروع بأكمله، فإن ClickUp قد غطيت كل ما تحتاجه. جرّب ClickUp مجانًا اليوم واكتشف سبب اعتماد الكثير من الشركات على هذا أداة الإنتاجية لإنجاز المهام.

ClickUp Logo

تطبيق واحد ليحل محلهم جميعًا