إن جعل هدف مشروعك يتوافق مع معايير SMART (S محدد، M قابل للقياس، A قابل للتحقيق، R ذو صلة، وT محدد زمنياً) منذ اليوم الأول هو النصيحة الأكثر شيوعاً في إدارة المشاريع. وللأسف، هذا هو أيضاً ما يقضي على معظم الأهداف قبل أن يبدأ العمل.
تشير الأبحاث إلى أن 31% فقط من المشاريع تنجح نجاحًا تامًا، وأحد الأسباب الشائعة لذلك هو استبدال الهدف بمقياس.
المشكلة هي مشكلة هيكلية. فالهدف والغاية مختلفان، لكن الفرق تدمجهما في جملة واحدة، مما يفقدها القدرة على تصحيح المسار والتكيف عندما تتغير الظروف. وعندما يحدث ذلك، فإن عدم تحقيق رقم واحد يجعل الأمر يبدو وكأن الهدف بأكمله قد فشل، حتى عندما تكون النتيجة الأوسع نطاقًا تسير على المسار الصحيح.
يفصل هذا الدليل بين المستويين، ويوضح الأهداف الحقيقية مع الأهداف القابلة للقياس المرتبة تحتها، ويقودك عبر سلسلة من خمس خطوات لكتابة أهداف تصمد في مواجهة حالة عدم اليقين.
باختصار: هدف المشروع هو النتيجة العامة التي تريد تحقيقها، مثل «تحسين تجربة الدعم لمنتجي». وهو ليس مقياسًا. أما المقاييس فتندرج ضمن ثلاثة إلى خمسة أهداف فرعية للمشروع، كل منها له رقم وموعد نهائي. هذا التقسيم هو ما يجعل الهدف فعالاً. يمكنك أن تفشل في تحقيق أحد الأهداف الفرعية وتظل قادراً على معرفة ما إذا كان الهدف الرئيسي يسير على المسار الصحيح. أما إذا قمت بتلخيص الهدف في رقم واحد، فستفقد هذه الرؤية.
ما هو هدف المشروع؟
هدف المشروع هو بيان عام للنتيجة التي يهدف المشروع إلى تحقيقها: التغيير الذي تريد أن يتحقق بمجرد الانتهاء من العمل. وهو يختلف عن الغاية، التي تحدد خطوة محددة وقابلة للقياس نحو تلك النتيجة. ويبقى الهدف عامًا عن قصد، حتى يتمكن من توجيه العديد من القرارات في آن واحد.
الهدف الجيد للمشروع هو هدف واسع النطاق، يركز على النتائج، ويرتبط بنتيجة تجارية، ويتمتع بالاستقرار الكافي ليصمد لفترة أطول من المهام الفردية. وهو يجيب على سؤال «لماذا نقوم بهذا؟»، ويحدد النتيجة والجمهور المستهدف، ولا يُختزل أبدًا إلى مقياس واحد.
وفقًا لـ TenStep، تنتمي أهداف المشروع إلى مستوى المؤسسة، بينما تنتمي غايات المشروع إلى مستوى المشروع. إذا كان بإمكانك قياس شيء ما بشكل مباشر خلال دورة مشروع واحدة، فهذا يعني أنه مكتوب بمستوى منخفض جدًا؛ إنه غاية.
أهداف المشروع مقابل الغايات: ما الفرق؟
هدف المشروع هو النتيجة العامة، بينما الغاية هي إجراء محدد وقابل للقياس يقودك نحو تحقيق الهدف. وعادةً ما يحتاج كل هدف إلى عدة غايات تندرج تحته. والخلط بينهما أمر مكلف، لأن الاثنين يختلطان بسهولة. وفيما يلي تفصيل واضح لأهداف المشروع مقابل غاياته:
| السمة | هدف المشروع | هدف المشروع |
|---|---|---|
| النطاق | نتيجة عامة وعالية المستوى | نتيجة محددة وضيقة النطاق |
| قابلية القياس | غالبًا ما لا تكون مباشرة؛ فهي واسعة النطاق بحكم تصميمها | دائمًا، مع مؤشر قياس وموعد نهائي |
| الإطار الزمني | طويلة الأجل، وقد تستمر إلى ما بعد انتهاء المشروع | قصيرة إلى متوسطة المدى، ومحددة بحدود المشروع |
| الإجابات | لماذا نقوم بذلك؟ | ما الذي سنحققه، ومتى؟ |
| مثال | تحسين تجربة الدعم | تقليل متوسط وقت الاستجابة إلى أقل من أربع ساعات في غضون ستة أشهر |
يعمل الاثنان كوحدة متكاملة. حدد هدف المشروع عندما تحدد سبب وجود المشروع وما الذي تعنيه كلمة "أفضل". على سبيل المثال، "تحسين تجربة المستخدم الجديد".
اكتب أهداف المشروع، حتى تعرف متى تكون قد حققتها. على سبيل المثال، «تقليل عدد النقرات اللازمة للإعداد من ستة إلى ثلاثة بحلول الإصدار التالي». اسعَ إلى تحقيق هدف المشروع لتنسيق جهود الفريق وتسوية التنازلات. اختر أهداف المشروع لتتبع التقدم المحرز وإعلان اكتمال المشروع.
لماذا تعتبر أهداف المشروع مهمة؟
تكتسب أهداف المشروع أهميتها لأنها تؤدي أربعة أدوار لا تستطيع قائمة المهام القيام بها: دعم اتخاذ القرارات بشكل مستقل، والبقاء سارية حتى في حالة تغيير الفريق، وتقليل الحاجة إلى إعادة العمل، والحفاظ على استمرار المشروع عند تغير الأولويات. إذا تجاهلت الأهداف، فستكلفك كل ثغرة تحدث في منتصف المشروع الكثير.
ويكتسب هذا الأمر أهمية خاصة في الوقت الحالي، حيث تزداد تعقيدات المشاريع يوماً بعد يوم. ففي بيئة العمل التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي في المقام الأول، أصبح التغير المستمر في التكنولوجيا، والضغوط التنظيمية المتغيرة، وإشارات السوق، وتنوع مجموعات أصحاب المصلحة أمراً معتاداً. وتبلغ احتمالية نجاح المشاريع التي تتعامل مع التعقيدات بفعالية 5 أضعاف — بمعدل نجاح يبلغ 88% — مقارنةً بالمشاريع التي لا تفعل ذلك.
تُجسر أهداف المشروع الفجوة بين المهمة الموكلة إلى شخص ما والنتيجة التي تهم الشركة. فهي تُبسط بعض تعقيدات المشروع حتى يتمكن الأفراد من فهم أهمية مهمتهم في السياق الأوسع. ويُوفر الهدف هذا المنظور.
وإليك كيف يبدو ذلك في الواقع العملي.
- الناس يتخذون قراراتهم دون انتظارك. عندما يكون الهدف واضحًا، يتخذ الفريق قرارات متسقة من تلقاء نفسه. فالمصمم الذي يختار بين تصميمين يختار التصميم الذي يخدم الهدف. وبدون هدف، فإن كل خيار صغير يعود إلى شخص واحد، ويصبح هذا الشخص هو عنق الزجاجة
- فهي تساعد في تأهيل الشخص الذي سيحل محلك. في بعض الأحيان، ينسحب أعضاء الفريق من المشاريع في منتصف الطريق. وعندما يغادر أحدهم، فإن الهدف المكتوب يسد الفجوة في السياق بالنسبة لخليفته. وبدونه، يرث الشخص الجديد قائمة مهام غير منظمة تفتقر إلى الهدف المحدد
- فهذا يزيل الحاجة إلى إعادة العمل من مصدرها. في المشاريع المعقدة والمتعددة الوظائف، عندما يعمل الأفراد انطلاقًا من تصورات مختلفة لأهداف المشروع، فإن ذلك يؤدي إلى حدوث ارتباك. أما الهدف المشترك فيوجه الجميع نحو النتائج نفسها قبل بدء العمل. وبذلك لا يقدم فريقان نصفين لا يتوافقان مع بعضهما
- فهي تحمي المشروع عندما تتغير الأولويات. فالتغييرات في القيادة، وتغيرات ظروف السوق، والمشاريع التي تفتقر إلى هدف واضح تتأثر سلبًا. والهدف المرتبط بنتيجة تجارية هو درعك في تلك الحالة. فهو يتغلب على سوء الإدارة ويثبت الهدف
واجهت منصة الرياضات الإلكترونية G-Loot هذه المشكلة بالذات: كانت الفرق تنجز أعمالًا لا تتوافق مع الأهداف على مستوى الشركة. وبمجرد ربط الأهداف بهيكل واحد مشترك، تمكنت من تحقيق التوافق بين 80 شخصًا دون الحاجة إلى عقد المزيد من الاجتماعات.
قال جيمي دنبار سميث، رئيس قسم النمو في G-Loot:
قد لا يكون لدى أحد أعضاء الفريق الإبداعي أي فكرة عما يفعله أحد أعضاء فريق إدارة علاقات العملاء (CRM)، مما يجعل دعم جهودهم تحديًا. نريد توفير الرؤية للجميع. يوفر ClickUp طريقة رائعة للقيام بذلك باستخدام «المستندات» (Docs)، حيث يمكنك تنظيم الصفحات من خلال تجميع ودمج العروض من قوائم متنوعة وبطاقات «اللوحة البيضاء» (Whiteboard)، مما يسهل عملية العرض.
قد لا يكون لدى أحد أعضاء الفريق الإبداعي أي فكرة عما يفعله أحد أعضاء فريق إدارة علاقات العملاء (CRM)، مما يجعل دعم جهودهم تحديًا. نريد توفير الرؤية للجميع. يوفر ClickUp طريقة رائعة للقيام بذلك من خلال «المستندات» (Docs)، حيث يمكنك تنظيم الصفحات عن طريق تجميع ودمج العروض من قوائم متنوعة وبطاقات «اللوحة البيضاء» (Whiteboard)، مما يسهل عملية العرض.
ما الذي يجب أن يتضمنه هدف المشروع؟
يتكون الهدف الكامل للمشروع من سبعة أجزاء: بيان النتيجة، والارتباط بالأعمال، والجمهور المستهدف، والنطاق المدروس، والأهداف SMART التي تنبثق عنه، والمسؤول، والأفق الزمني. إذا فاتك أحد هذه الأجزاء، فإن الهدف إما يتقلص ليصبح مجرد غاية، أو يصبح منفصلاً عن أي شيء يبرر وجود المشروع.
- بيان النتيجة الواحد: جملة واحدة تحدد التغيير الذي يهدف المشروع إلى تحقيقه
- ارتباط واضح بالأعمال: وجود صلة واضحة بأحد أهداف الشركة لتبرير المشروع
- الجمهور المستهدف: من هي الفئة المستفيدة من النتيجة، على سبيل المثال، العملاء، أو الموظفون الجدد، أو فريق العمليات
- النطاق المتعمد: إطار واسع بما يكفي لتوجيه قرارات متعددة في آن واحد
- الأهداف «SMART» التي تنبثق عنها: ثلاثة إلى خمسة أهداف محددة وقابلة للقياس ومحددة زمنياً وذات صلة وقابلة للتحقيق، تعمل معاً من أجل تحقيق الهدف
- مسؤول واحد: شخص واحد مسؤول عن الحفاظ على الهدف في متناول اليد
- الأفق الزمني الواقعي: الإطار الزمني الطويل الأجل الذي يندرج فيه الهدف، والذي قد يمتد إلى ما بعد دورة مشروع واحدة
لماذا لا ينبغي استخدام منهجية SMART في مرحلة مبكرة جدًا
تُعد منهجية SMART فعالة. لكن المشكلة تبدأ عندما تحاول تلبية المعايير الخمسة جميعها في آن واحد. وقد توصلت دراسة خضعت لمراجعة الأقران حول هذه المنهجية إلى أن معظم الأدلة الإرشادية تتعامل مع منهجية SMART كوصفة جاهزة يجب ملؤها. ويؤكد المؤلفان، بيركي ورينجر، أن هذا خطأ. فالسياق هو الذي يجب أن يحدد كيف ومتى تطبق كل معيار.
وهنا تكمن النقطة الأساسية. غالبًا ما تبدأ مشروعًا دون وجود بيانات أساسية. وعندما يحدث ذلك، لا يمكنك تحديد رقم حقيقي في تلك المرحلة. وإذا كان النموذج يفرض عليك إدخال رقم ما، فإنك تملأ الخانة بأفضل تقدير لديك. قد يبدو المقياس دقيقًا، لكنه لا يستند إلى أي أساس ملموس. فقد اخترته لملء الخانة، وليس لأن البيانات تشير إليه.
نفس الشيء هو ما يعطل الأهداف. فالهدف يهدف إلى تحديد الاتجاه. لكن نموذج SMART يطلب رقمًا منذ اليوم الأول. لذا يكتب الفريق رقمًا قبل أن يفهم المشكلة. والآن أصبح الهدف مجرد تخمين مبكر مع علامة عشرية.
الحل هو تطبيق منهجية SMART على مراحل. أولاً، اكتب الهدف كنتيجة واضحة، دون ربطه بأي رقم. ثم اكتسب المعرفة الكافية لوضع أهداف واقعية. وبمجرد أن تتمكن من ذلك، أضف التفاصيل القابلة للقياس والمحددة زمنياً إلى الأهداف الفرعية التابعة للهدف الرئيسي. يبقى الهدف عاماً، وتقوم بإدخال الأرقام عندما يكون لها معنى.
وهذا يتيح لك متابعة هدف واسع النطاق دون تضييقه.
كيف تكتب هدفًا للمشروع؟
لكتابة هدف مشروع، اتبع هذه الخطوات الخمس بالتسلسل: حدد النتيجة التجارية، وصِغ الهدف بشكل عام، واستنبط الأهداف الفرعية، واحصل على الموافقة، ثم قم بالمراجعة.
الخطوة 1: حدد النتيجة التجارية أولاً
قبل أن تكتب الهدف، قم بتدوين النتائج التي يخدمها المشروع بالنسبة للشركة. فهذا هو الرابط الذي يربطك بالاستراتيجية، وبدونه يتأثر المشروع سلبًا عند تغير الأولويات.
اذكر أحد محركات الأعمال التي يدعمها المشروع:
- الإيرادات: المزيد من الفرص المحتملة، ومعدل تحويل أعلى، وصفقات أكبر
- الاحتفاظ بالعملاء: انخفاض عدد الحسابات التي تم إلغاؤها، وارتفاع معدلات التجديد
- التكلفة: عمل يدوي أقل، وحجم دعم أقل، وعدد أدوات أقل
- الموثوقية: تقليل وقت التعطل، وتقليل العيوب، واستعادة الخدمة بشكل أسرع
وإذا كان المشروع لا يتطابق مع أي من هذه الأهداف، فاحرص على معرفة سبب تمويله قبل كتابة أي هدف.
الخطوة 2: صِغ الهدف بشكل عام، عن قصد
اكتب النتيجة في جملة واحدة عالية المستوى لا تحتوي على أرقام. فالرقم يحولها إلى هدف فرعي ويغفل الغرض الأكبر.
- الهدف: تحسين عملية استقبال العملاء الجدد
- ليس هدفًا: زيادة معدل التنشيط خلال 30 يومًا بنسبة 20% (هذا غاية)
- اختبار: إذا كان بإمكانك قياسه مباشرةً، فهذا يعني أنك حددت هدفًا منخفضًا جدًّا
نصيحة من الخبراء: اجعل الهدف عامًا في هذه المرحلة حتى يمكن ربط عدة أهداف فرعية به في الخطوة التالية.
الخطوة 3: حدد من ثلاثة إلى خمسة أهداف تابعة لكل هدف من أهداف المشروع
طبق منهجية SMART هنا، وهنا فقط. اكتب الأهداف الفرعية التي، إذا تم تحقيقها مجتمعة، تعني تحقيق الهدف الرئيسي. ويجب أن يتضمن كل هدف فرعي ما يلي:
- مقياس: الرقم الذي يثبت حدوث تغيير، مثل معدل التنشيط أو عدد العيوب
- خط الأساس: الموضع الحالي لهذا الرقم، بحيث لا يكون الهدف مجرد تخمين
- الموعد النهائي: الموعد الذي تتوقع تحقيقه
- المالك: قم بتفويض المهمة إلى شخص واحد بدلاً من فريق
لا تتجاوز ثلاثة إلى خمسة أهداف. فالمزيد من ذلك يعني أن الهدف كبير جدًا أو أن الأهداف التفصيلية أكثر من اللازم.
اقرأ المزيد: كيفية تحديد أهداف فعالة للمشروع (مع أمثلة)
إليك كيف يبدو الأمر عندما تتكامل الخطوتان 2 و3:
| طبقة | بيان | المالك | الموعد النهائي |
|---|---|---|---|
| هدف المشروع | تحسين عملية استقبال العملاء الجدد | نائب الرئيس لشؤون المنتجات | مستمرة (تستمر إلى ما بعد انتهاء المشروع) |
| الهدف 1 | تقليل عدد النقرات اللازمة للإعداد من ست إلى ثلاث | رئيس قسم التصميم | 30 يوليو |
| الهدف 2 | زيادة معدل التنشيط خلال 30 يومًا من 52% إلى 70% | Growth PM | 15 سبتمبر |
| الهدف 3 | خفض عدد تذاكر الدعم التي تحمل علامة «الإعداد» بنسبة 40% | مسؤول الدعم | 15 سبتمبر |
| المهمة (الهدف 1) | تدقيق مسار الإعداد الحالي وتحديد نقاط التوقف | باحث في تجربة المستخدم | 10 يوليو |
| المهمة (الهدف 2) | نموذج أولي لمعالج إعداد الشاشة الواحدة | مصمم منتجات | 20 يوليو |
| المهمة (الهدف 2) | إنشاء سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتأهيل (3 رسائل) | Lifecycle Marketer | 5 أغسطس |
| المهمة (الهدف 3) | أضف تلميحات سياقية إلى لوحة المعلومات عند التشغيل لأول مرة | مطور الواجهة الأمامية | 20 أغسطس |
الخطوة 4: احصل على موافقة أصحاب المصلحة قبل بدء العمل
شارك الهدف والغايات المرتبطة به، ثم تأكد من أن الجميع يفهمها بنفس الطريقة. إذا تم اكتشاف عدم التوافق الآن، فسيكون الأمر مجرد محادثة مدتها خمس دقائق؛ أما إذا تم اكتشافه في منتصف المشروع، فسيتطلب الأمر جولة سريعة من إعادة العمل.
- اعرضها على: أصحاب المصلحة في المشروع، والفريق الذي ينفذ العمل، وأي فريق تعتمد عليه
- التأكيد: يمكن لكل شخص إعادة صياغة الهدف بكلماته الخاصة
- انتبه إلى: شخصان يصفان الأمر بشكل مختلف، فهذه هي الفجوة التي تم اكتشافها مبكرًا
الخطوة 5: مراجعة الهدف مع تقدم المشروع
قد يتوقف الهدف الثابت عن التوافق مع العمل بحلول الأسبوع الثالث. حدد نقطة مراجعة أسبوعية للمشاريع القصيرة، أما بالنسبة للمشاريع الطويلة، فحددها عند كل مرحلة. استخدمها لمقارنة الهدف بتقدم المشروع وتحديد ما إذا كان يحتاج إلى تغيير.
- تحقق من القرارات في ضوء ذلك: هل يخدم هذا الخيار الهدف، نعم أم لا؟
- راقب الأهداف بحثًا عن المؤشرات المبكرة: توقف مؤشر ما يعني أن الهدف يتراجع
- عدّل الأهداف الفرعية، لا الهدف الرئيسي: إذا كان الهدف الرئيسي نفسه يتغير باستمرار، فهذا يعني أنه كان هدفًا فرعيًا منذ البداية
كتابة الهدف لا تتعلق بالصياغة بقدر ما تتعلق بالترتيب. قم بهذه الخطوات بالترتيب، وستكون النتيجة هدفًا صحيحًا.
كيف تبدو أهداف المشاريع عبر مختلف الفئات؟
تنتج كل فئة من فئات العمل نوعًا مختلفًا من الأهداف، لكن البنية تظل كما هي: نتيجة عامة واحدة، دون وجود مؤشرات قياس واضحة، وأهداف تتضمن الأرقام.
فيما يلي أمثلة على أهداف المشاريع في ستة أنواع شائعة من المشاريع.
| الفئة | هدف المشروع | الأهداف الداعمة |
|---|---|---|
| الإيرادات | التوسع في قطاع الشركات المتوسطة الحجم | معدل تحويل العروض التوضيحية إلى صفقات مبرمة يزيد عن 18%؛ 30 عميل جديد كل ربع سنة؛ متوسط حجم الصفقة يزيد عن 25 ألف دولار |
| خفض التكاليف | تخلص من عمليات التسليم اليدوية بين قسم المبيعات وقسم تلبية الطلبات | تقليل خطوات العملية من 9 إلى 4؛ وخفض مدة الدورة بنسبة 35%؛ وخفض معدل الأخطاء إلى أقل من 2% |
| جودة المنتج | تحسين موثوقية عملية الدفع | 99. معدل تشغيل بنسبة 95% في خطوة الدفع؛ معدل الأخطاء أقل من 0.3%؛ انخفاض معدل التخلي عن سلة التسوق بمقدار 10 نقاط |
| تجربة الموظف | تقصير مدة عملية التوظيف للوظائف الهندسية | عدد الأيام حتى تقديم العرض أقل من 21 يومًا؛ معدل انسحاب المرشحين أقل من 15٪؛ مستوى رضا مدير التوظيف أعلى من 4.2/5 |
| الامتثال | مواءمة معالجة البيانات مع متطلبات SOC 2 | لا توجد ملاحظات تدقيق حرجة؛ تم تحديث 100% من وثائق السياسات؛ إكمال 95% من تدريبات الفريق |
| الاحتفاظ بالعملاء | تقليل معدل توقف العملاء خلال أول 90 يومًا | 70% حققوا معلم التنشيط بحلول اليوم 14؛ ومؤشر NPS فوق 40 في اليوم 60؛ وانخفضت طلبات الإلغاء المبكر بنسبة 25% |
كيفية تحديد أهداف المشروع في ClickUp
تنجح البنية الهرمية في ClickUp في ما تفشل فيه معظم طرق تحديد الأهداف: فهي تربط الهدف بالعمل. يمكنك تعيين الهدف كـ«قائمة» أو «مساحة». وتظهر الأهداف الفرعية أسفلها كمهام. ولكل مهمة مالك، وتاريخ استحقاق، وحالة، وحقل مخصص للمقياس.
كيف يعمل الأمر: عندما ينجز شخص ما مهمة ما، تتغير الأرقام تلقائيًا. لا يقوم أحد بتحديث أداة تتبع منفصلة.
لا يمكنك هنا أن تفقد الصلة بين الهدف والتنفيذ، لأنهما لا يقتصران على أدوات مختلفة. وهكذا يبدو تحديد أهداف المشروع باستخدام ClickUp في الواقع العملي:
- قسّم الأهداف إلى سباقات (Sprints). حوّل كل هدف إلى سباق. قم بتخصيص نقاط بناءً على الجهد المبذول. تتعقب سباقات ClickUp مدى سرعة تقدم فريقك عبر الدورات، وتنقل الأعمال غير المكتملة إلى السباق التالي، وتُظهر لك في منتصف السباق ما إذا كنت ستحقق الهدف أم لا. تُظهر الحالات المخصصة ما إذا كان العمل قد اكتمل أم لا. وتضمن تواريخ الاستحقاق الالتزام بالموعد النهائي
- اطلع على تقدم الأهداف دون الحاجة إلى سؤال أي شخص. تستمد لوحات معلومات ClickUp البيانات المباشرة من المهام والحقول المخصصة وتتبع الوقت لتعرضها في تقارير مرئية. توضح مخططات Burndown ما إذا كنت متأخرًا عن الجدول الزمني بحلول منتصف السبرينت. وتُظهر بطاقات البطارية مدى قرب المقياس من هدفه. يمكنك أيضًا مشاركة الرابط مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم
- اكتشف الأهداف التي تتأخر في تحقيقها مبكرًا. يوفر ClickUp Brain سياقًا لكل شيء في مساحة العمل الخاصة بك. اطلب منه ملخصًا للتقدم المحرز. فهو يجمع بين المهام المنجزة، والمهام المتأخرة، وتغييرات النطاق في إجابة واحدة. وبذلك ترى ما يتأخر عن الجدول الزمني قبل اجتماع المراجعة التالي
- أتمتة عملية المتابعة الأسبوعية. أنشئ «Super Agent» يعمل وفق جدول زمني محدد. يقوم هذا البرنامج بكتابة تحديث للحالة، والإشارة إلى الأهداف التي لم يتم تحقيقها، ونشر الملخص في مستند أو قناة دردشة. تتم عملية المتابعة سواء تذكر شخص ما القيام بها أم لا
يعرف وكلاء ClickUp Super Agents طبيعة عملك جيدًا بما يكفي لـ تحديد أهداف المشروع وتنفيذ المهام المطلوبة لتحقيقها. شاهد كيفية إعداد أول وكلاء الذكاء الاصطناعي (AI Agents) لديك في دقائق.
- حدد الترابطات بين الأهداف. عندما يعيق هدف ما تحقيق هدف آخر، فإن عرض مخطط جانت في ClickUp يوضح ذلك. قم بتحريك مهمة واحدة، وستتغير معها المواعيد النهائية اللاحقة. قم بتشغيل «المسار الحرج» (Critical Path) لمعرفة الأهداف التي تتحكم في الجدول الزمني الخاص بك
تقييد صادق: ClickUp هي منصة عمل متكاملة. إذا كان فريقك يحتاج فقط إلى كتابة ثلاثة أهداف ومراجعتها مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، فإن الإعدادات المتوفرة تفوق احتياجاتك. كما ستحتاج الفرق التي تنتقل من استخدام جداول البيانات إلى وقت لتعلم النظام، لأنك ستتعلم إدارة المشاريع جنبًا إلى جنب مع تتبع الأهداف.
الأفضل لـ: الفرق التي ترغب في أن ينبع التقدم المحرز في تحقيق الأهداف من العمل المنجز، وليس من التحديثات اليدوية.
تخطّ هذه الخطوة إذا: كنت بحاجة إلى أداة مخصصة لـ OKR مثل Microsoft Viva Goals أو Perdo أو Weekdone، مع دورات مراجعة رسمية تشمل العديد من الأقسام. أو إذا كانت جدول بيانات يغطي بالفعل ما تحتاجه.
فهم أهداف المشروع وغاياته من خلال الأمثلة
فيما يلي بعض الأمثلة على أهداف المشروع وغاياته لتضيفها إلى قوالب تحديد الأهداف الخاصة بك كمرجع.
أمثلة على أهداف المشروع المتعلقة بتجربة الموظف
يُعد الموظفون المتفانون والراضون العمود الفقري لأي عمل تجاري ناجح. لذا، فإن هدف المشروع الذي يركز على الموظفين قد يبدو كما يلي:
مثال على الهدف رقم 1: زيادة مستويات مشاركة الموظفين
أهداف المشروع:
- إجراء استطلاعات ربع سنوية لقياس رضا الموظفين لتحديد مجالات التحسين وزيادة معدلات رضا الموظفين بنسبة 5%
- توفير ترتيبات عمل مرنة مثل العمل عن بُعد أو ساعات العمل المرنة لتحسين التوازن بين العمل والحياة الشخصية
- عزز بيئة عمل إيجابية وشاملة تساعد الموظفين على تحقيق أهدافهم الشخصية
مثال على الهدف رقم 2: تحسين معنويات الفريق وحماسه
أهداف المشروع:
- نظم أنشطة ربع سنوية لبناء روح الفريق تعتمد على التواصل وحل المشكلات من أجل تحسين التعاون بين أعضاء الفريق ورفع معنوياتهم
- قم بتنفيذ برنامج سنوي للتقدير والمكافآت لتقدير جهود الفريق والحفاظ على حماسه
- عقد اجتماعات أسبوعية فردية مع أعضاء الفريق لتقديم ملاحظات بناءة وتوفير فرص للتطوير
مثال على الهدف رقم 3: زيادة معدلات الاحتفاظ بالموظفين
أهداف المشروع:
- ضع برنامجًا شاملاً للتأهيل والتدريب مدته 90 يومًا للموظفين الجدد
- توسيع فرص التطوير المهني والنمو الوظيفي
- أطلق برنامج إرشاد لتشجيع تبادل المعرفة وتنمية المهارات
أمثلة على أهداف المشاريع للعملاء
غالبًا ما تركز أهداف المشروع المتعلقة بالعملاء على تحسين تجربة العملاء، وكسب ولائهم، وتحقيق رضاهم. وفيما يلي بعض الأمثلة على هذه الأهداف:
مثال على الهدف رقم 4: توسيع قاعدة العملاء
أهداف المشروع:
- تحليل بيانات العملاء لاكتشاف شرائح سوقية جديدة وغير مستغلة وزيادة نسبة اختراق السوق بنسبة 10% في الربع القادم
- صمم حملة تسويقية استراتيجية وموجهة للوصول إلى 1000 عميل جديد خلال الأشهر الثلاثة المقبلة
- أطلق برنامج إحالة جذابًا لتشجيع التسويق الشفهي بهدف زيادة اكتساب العملاء بنسبة 15% من خلال الإحالات
مثال على الهدف رقم 5: زيادة القيمة الدائمة للعميل
أهداف المشروع:
- راقب سلوك العملاء الشرائي واتجاهاتهم للتنبؤ باحتمالية إتمام عملية بيع، وقم بإنشاء قائمة بالمحفزات، وقم بتحديد مدى نية الشراء
- حدد فرص البيع التكميلي والبيع الإضافي واستفد منها لزيادة متوسط قيمة الطلب بنسبة 20%
- قم بتطبيق منصة لإدارة علاقات العملاء (CRM) لتخصيص علاقات العملاء
مثال على الهدف رقم 6: تعزيز رضا العملاء
أهداف المشروع:
- قم بتخصيص تجربة العملاء باستخدام تحليل البيانات لرفع معدلات رضا العملاء بمقدار 20 نقطة
- حسّن وقت استجابة خدمة العملاء بنسبة 20% باستخدام روبوت دردشة مدعوم بالذكاء الاصطناعي
- اجمع ملاحظات العملاء واعمل على استخلاص رؤى ذات تأثير كبير وأولوية عالية
أمثلة على أهداف المشاريع في مجال العمليات
هل تسعى إلى تبسيط سير العمل والعمليات لتعزيز الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة؟ إليك بعض الأهداف الذكية (SMART) التي يمكنك تحديدها لتحقيق هذه الأهداف التجارية:
مثال على الهدف رقم 7: زيادة الكفاءة التشغيلية وقابلية التوسع
أهداف المشروع:
- أتمتة 40% من المهام الروتينية والمتكررة لتقليل الجهد اليدوي بنسبة 20% خلال الأشهر الستة المقبلة
- قم بتحليل ثلاث عمليات تجارية أساسية، وحدد نقاط الاختناق، وقم بإجراء عمليات تحسين لتسهيل سير العمل
- استخدم التكنولوجيا الحديثة لتعزيز جهود الموظفين وزيادة الإنتاجية بنسبة 15% في غضون عام واحد
مثال على الهدف رقم 8: خفض التكاليف التشغيلية
أهداف المشروع:
- تحديد وإزالة ما لا يقل عن 10% من النفقات المهدرة أو غير الضرورية خلال الأشهر الثلاثة المقبلة
- قم بالتحول الرقمي لأربعة عمليات مكلفة على الأقل تتسم بعدم المرونة وعدم الكفاءة
- خفض تكاليف المرافق بنسبة 10% من خلال تتبع أنماط استهلاك الموارد أو استخدامها
مثال على الهدف رقم 9: تحسين إدارة المخزون
أهداف المشروع:
- استفد من برامج إدارة المخزون للحصول على رؤية واضحة لمستويات المخزون وتتبعها
- تحسين العلاقات مع الموردين لضمان تسليم المواد الخام أو المنتجات في الوقت المحدد
- قم بضبط استراتيجيات التسعير للتخلص من 10% من المخزون الزائد بهدف خفض تكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون وزيادة الإيرادات بنسبة 5%
أمثلة على أهداف المشاريع المالية
إذا كنت تهدف إلى زيادة الإيرادات، وخفض النفقات التشغيلية، وتحسين الربحية، وتحسين التدفق النقدي في حدود ميزانية المشروع، ففكر في إضافة الأمثلة التالية إلى عملية تحديد الأهداف:
مثال على الهدف رقم 10: تأمين تمويل/رأس مال إضافي
أهداف المشروع:
- قم بوضع خطة مشروع شاملة خلال الأشهر الثلاثة المقبلة وقم بتعميم الوثيقة على الأطراف المعنية
- حدد ما لا يقل عن 25 مستثمرًا محتملًا أو مستثمرًا في رأس المال المخاطر أو مستثمرًا ملاكًا، وابدأ في التواصل معهم وبناء العلاقات معهم خلال الشهرين المقبلين
- قم بإعداد التوقعات والتقديرات المالية للربع الأخير
مثال على الهدف رقم 11: تحسين التدفق النقدي
أهداف المشروع:
- تفاوض على شروط دفع أفضل مع الموردين والبائعين لتخفيض الذمم الدائنة بنسبة 10% خلال الأشهر الثلاثة المقبلة
- خفض تكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون بنسبة 10% في الربع القادم من خلال الإدارة الفعالة للمخزون
- خفض متوسط عدد أيام تحصيل الذمم المدينة (DSO) بنسبة 12% من خلال إصدار الفواتير وتحصيلها بفعالية كل أربعة أشهر
مثال على الهدف رقم 12: زيادة الربحية
أهداف المشروع:
- إطلاق منتجين أو خدمتين جديدتين على الأقل لتحقيق إيرادات تبلغ حوالي 250 ألف دولار خلال الأشهر الستة المقبلة
- خفض النفقات التشغيلية غير الأساسية بنسبة 10% خلال الأشهر الثلاثة المقبلة
- أدخل نظام التسعير الديناميكي وحزم المنتجات لزيادة هوامش الربح بنسبة 15%
أمثلة على أهداف المشاريع التكنولوجية
هل ترغب في الاستفادة من التكنولوجيا لدفع عجلة الابتكار، وتحسين العمليات التجارية، وتعزيز الأمن، وتحقيق نمو متسارع؟ فيما يلي بعض أهداف إدارة المشاريع التي تخدم هذه الأهداف التجارية:
مثال على الهدف رقم 13: تحسين البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
أهداف المشروع:
- نقل ما لا يقل عن 70% من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات إلى السحابة خلال العام المقبل
- قم بتحديث الأجهزة والبرامج الأساسية للخادم بالإضافة إلى معدات الشبكة لزيادة سرعة النظام بنسبة 25%
- قم بتنفيذ أنظمة متطورة للحماية بجدار الحماية وكشف التسلل لتقليل الحوادث الأمنية بنسبة 30%
مثال على الهدف رقم 14: تحسين تطبيقات البرمجيات وتركيزها
أهداف المشروع:
- تطوير حلول برمجية مخصصة لتلبية أهداف تجارية محددة
- قم بدمج النظام البيئي الرقمي من خلال استبدال الأدوات والمنصات والأنظمة المتباينة بمنصة مركزية لإدارة المشاريع
- تقديم الدعم الفني المستمر والتدريب على البرامج لـ 80% من الموظفين
مثال على الهدف رقم 15: تعزيز أمن البيانات وخصوصيتها
أهداف المشروع:
- قم بإجراء عمليات تدقيق أمني واختبارات الثغرات الأمنية كل أسبوعين
- قم بتطبيق برامج تدريبية إلزامية للموظفين في مجال الأمن السيبراني، وحدد مواعيد لإجراء تقييمات كل شهر
- ضع خطة شاملة للاستجابة لانتهاكات البيانات يتم تفعيلها في غضون 24 ساعة من وقوع الحادث
5 أخطاء تضعف هدف المشروع
خمس عادات تقوض هدف المشروع: رقم غير مبرر، هدف معاد تدويره، هدف لا يتولى مسؤوليته أحد، هدف موجه للقيادة بدلاً من الفريق، وأهداف تظل جامدة بينما يتقدم العمل. إليك العادات الخمس التي يجب الانتباه إليها.
ترك الأهداف دون تغيير. الهدف الذي من الواضح أنه لم يحقق التقدم المطلوب، لكنه لا يزال موجودًا في الوثيقة لأن تغييره يبدو وكأنه اعتراف بالفشل، مما يسبب توترًا. وبمجرد أن يصبح رقم واحد غير فعال، فإن الفريق يستبعد جميع الأرقام الأخرى. استبدل الهدف، واحتفظ بالغاية
تحديد الرقم قبل تحديد خط الأساس. إن هدفًا مثل «20٪» أو «ضعف الرقم الحالي» دون وجود بيانات تدعمه لا يمكن الاعتماد عليه. فقد يفقد فريقك الثقة في الهدف قبل أن يبدأ العمل أصلاً. حدد الوضع الحالي للمؤشر، ثم حدد هدفًا يمكن تبريره
إعادة استخدام هدف المشروع السابق. إذا كان هدفك متوافقًا مع كل مشروع، فهذا يعني أن أحدها يفتقر إلى المضمون. اربطه بالدافع التجاري المحدد للمشروع الحالي والأشخاص الذين يهدف إلى مساعدتهم
كتابة هدف لا يتولى مسؤوليته أحد. تحديد مالك المشروع أمر، لكن عليك أيضًا أن تُسند مسؤولية الهدف إلى شخص ما. وإلا، فسيفترض الجميع أن هناك شخصًا آخر يتولى متابعته. اجعل شخصًا واحدًا مسؤولاً عن متابعة الهدف، بخلاف من يدير المهام
تعقيد خطة الأهداف. إن الخطة البسيطة أكثر فائدة من لوحة الإلهام المزخرفة في السعي لتحقيق الهدف. إذا لم يتمكن الفريق من استخدام خطتك لاتخاذ قرار دون الحاجة إليك، فهي لا تؤدي الغرض منها. اكتبها من أجل الأشخاص الذين ينفذونها، وليس من أجل الأشخاص الذين يوافقون عليها
ما الذي يجعل هدف المشروع ناجحًا بالفعل؟
يكون هدف المشروع ناجحًا عندما يتمكن الفريق من تكراره دون الرجوع إلى أي وثيقة، واستخدامه لحل الخلافات دون تصعيدها. هذا هو المعيار. إذا كان الأفراد لا يزالون يحيلون كل مفاضلة إلى صانع قرار واحد أو مسؤول تنفيذي واحد، فهذا يعني أن الهدف ليس واضحًا بما يكفي. أو أنه قد دُفن تحت مقاييس المشروع التي تنتمي إلى الأهداف.
الخطأ الوحيد الذي يفسد كل شيء آخر: دمج الهدف والغاية في عبارة واحدة. فإما أن تحقق الرقم المستهدف لكنك تفوت الهدف الأساسي، أو تفشل في تحقيق الرقم المستهدف وتفترض أن المشروع بأكمله قد فشل. احرص على الفصل بين المستويات. دع الهدف يحدد الاتجاه، ودع الغايات تثبت التقدم المحرز.
ابدأ بهدف واحد، وثلاثة إلى أربعة أهداف فرعية، وقم بمراجعة أسبوعية لكليهما. هذا الهيكل كافٍ لتماسك المشروع في بدايته دون تحويل عملية تحديد الأهداف إلى مشروع بحد ذاته.
لجعل هذا الفحص يعمل تلقائيًا، قم بإعداد أهدافك في ClickUp مجانًا واربطها مباشرةً بالمهام التي تنفذ العمل.
الأسئلة الشائعة حول أهداف المشروع
كيف تتوافق أهداف المشروع مع أهداف العمل؟
يجب أن يرتبط هدف المشروع ارتباطًا مباشرًا بأحد أهداف الشركة. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فسيكون من الصعب تبرير المشروع. يحدد الهدف النتيجة المرجوة (على سبيل المثال، "تحسين تجربة الدعم"). أما الهدف التجاري فيوضح سبب أهمية تلك النتيجة بالنسبة للشركة (الاحتفاظ بالعملاء، الإيرادات، التكلفة). حتى أعمال البنية التحتية الداخلية ترتبط بتحسين سرعة الاستجابة أو خفض التكلفة. إذا لم تتمكن من ربط الأمور بهذه الطريقة، فاعتبر ذلك إشارة تدعوك إلى التوقف والتفكير قبل بدء المشروع.
ما الفرق بين أهداف المشروع و OKRs؟
هدف المشروع هو النتيجة العامة لمشروع واحد. تُعد OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسية) إطار عمل على مستوى الشركة بأكملها لتحديد الأهداف وتقييمها عبر الفرق كل ربع سنة. وهناك تداخل بينهما: حيث يرتبط هدف المشروع بـ "هدف" من أهداف OKRs، وترتبط أهدافه القابلة للقياس بـ "النتائج الرئيسية". تضفي OKRs إيقاعًا، مثل الدورات الفصلية أو جلسات المتابعة. استخدم أهداف المشروع البسيطة لمبادرة واحدة؛ واعتمد على OKRs الرسمية عندما يكون التنسيق بين العديد من الفرق هو التحدي بحد ذاته.
كيف تقيس هدف مشروع لا يمكن قياسه بشكل مباشر؟
تقوم بقياسه بشكل غير مباشر، من خلال الأهداف SMART المرتبطة به. يظل الهدف توجيهياً؛ حيث يحمل كل هدف مقياساً وموعداً نهائياً (على سبيل المثال، «تقليل وقت الاستجابة الأولى إلى أقل من أربع ساعات في غضون ستة أشهر»). يتيح لك تتبع الأهداف معرفة ما إذا كان الهدف في متناول اليد أم لا. تعمل أدوات مثل ClickUp على أتمتة هذه العملية من خلال تجميع المهام المرتبطة والتقدم المحرز نحو الهدف في هدف واحد يمكن تتبعه بنسبة الإنجاز، بحيث لا تختزل الهدف أبداً إلى رقم واحد.
ما الفرق بين هدف المشروع ومؤشر الأداء الرئيسي (KPI)؟
هدف المشروع هو نتيجة توجيهية مرتبطة بمبادرة محددة: ينتهي عندما ينتهي المشروع أو عندما تتحقق النتيجة. أما مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) فهو مقياس تشغيلي مستمر يستمر إلى ما بعد أي مشروع فردي. قد يكون هدف المشروع هو «تحسين تجربة الدعم»، في حين أن مؤشر الأداء الرئيسي الذي يؤثر عليه هو «متوسط وقت الاستجابة الأولى». أحدهما مؤقت واستراتيجي؛ والآخر دائم وتشخيصي.
ما الفرق بين هدف المشروع ورؤية المشروع؟
تكون رؤية المشروع طموحة وغالبًا ما تكون مجردة: «أن نصبح المنتج الأسهل في عملية التهيئة». أما هدف المشروع فهو ملموس بما يكفي لتقييمه عند انتهاء المشروع: «تحسين عملية التهيئة للعملاء الجدد». الرؤية تحفز؛ والهدف يوجه. تحتاج معظم المشاريع الفردية إلى هدف، وليس إلى رؤية. فالرؤى تنتمي إلى مستوى البرنامج أو المحفظة حيث تخدم مشاريع متعددة نفس الطموح طويل الأجل.
ما الفرق بين هدف المشروع والنتيجة المتوقعة؟
الهدف هو التغيير الذي تريد تحقيقه. أما الناتج فهو شيء ملموس تقوم بتسليمه. على سبيل المثال، «تحسين عملية استقبال العملاء الجدد» هو هدف. و«معالج الإعداد المعاد تصميمه» هو ناتج يخدم هذا الهدف. النواتج هي المخرجات التي يمكنك التحقق منها؛ أما الهدف فهو النتيجة التي من المفترض أن تنتجها تلك المخرجات.
هل يمكن أن يكون للمشروع أكثر من هدف واحد؟
هذا ممكن، لكن معظم المشاريع تحقق أفضل النتائج عندما يكون لها هدف رئيسي واحد، وأحيانًا هدفان، لكل منهما من ثلاثة إلى خمسة أهداف فرعية. عندما يكون كل شيء هدفًا، لا يصبح هناك أولوية لأي شيء، وتتشتت الجهود. وعادةً ما يعني وجود خمسة أو ستة أهداف أن بعضها هو في الواقع أهداف فرعية أُطلق عليها التسمية الخاطئة.