تقليديًا, مديرو المشاريع يبحثون عن مناهج استراتيجية يمكنهم اعتمادها لتسهيل العمل. لطالما اعتُبر أي نهج يقلل من الوقت اللازم لإكمال المشروع جانبًا مرحبًا به.
لطالما كان الهدف النهائي لمثل هذه الأساليب هو إكمال المشروع في الوقت المحدد, تقليل تكاليف المشروع والتخلص من النفقات غير الضرورية
من بين أساليب إدارة المشاريع هذه، يبدو أن تقسيم العمل إلى مهام أصغر أسلوب شائع لعب دائمًا دورًا رئيسيًا في تعزيز إنتاجية المشروع. فتقسيم العمل إلى مهام أصغر يجعله أكثر قابلية للإدارة وسهولة في التعامل معه.
ما هو نموذج هيكل تقسيم العمل (WBS)؟
A هيكل تقسيم العمل هو تمثيل مرئي للعناصر الهرمية في مشروع ما بهدف تحقيق أهداف مختلفة في نهاية المطاف مخرجات المشروع . يمكّن هذا المخطط المفيد مديري المشاريع من تصور الجوانب الأكثر أهمية في مشروعهم أثناء عملهم على تحقيق الأهداف المرجوة.
توافر هيكل تقسيم العمل تعتبر القوالب جانباً مرحباً به لأنه يضمن لمديري المشاريع عدم قضاء مديري المشاريع وقتاً طويلاً في إعداد قوالب هيكل تقسيم العمل. بصفتك مدير مشروع، يمكنك الحصول بسرعة على قالب مجاني لهيكل تقسيم العمل الذي يلبي متطلبات مشروعك.
قالب هيكل تقسيم العمل هو تمثيل هرمي أو مرئي لجميع الخطوات الضرورية التي تحتاج إلى القيام بها أثناء عملك على إنجاز المهام الموضوعة في مشروعك. هذا يعني أنك لن تكون مطالبًا بقضاء الوقت في محاولة سرد جميع الخطوات الأساسية
المعالم الأساسية اللازمة لمشروعك
.
6 قوالب هيكل تقسيم العمل في Excel & ClickUp
التعرف على قوالب هيكل تقسيم العمل ليس كافياً. أنت بحاجة إلى معرفة المزيد من التفاصيل حول قوالب تقسيم العمل الممكنة والأمثلة التي يمكنك وضعها في الاعتبار لمشروعك. بهذه الطريقة، سيكون من الأسهل بالنسبة لك اتخاذ قرار بشأن القوالب التي يجب أن تفكر فيها لمشاريعك القادمة.
فيما يلي بعض القوالب والأمثلة ذات الصلة بهيكل تقسيم العمل التي يجب أن تفكر فيها.
1. قالب هيكل تقسيم العمل ClickUp هيكل تقسيم العمل
قم بتقسيم نطاق المشروع إلى مخرجات صغيرة، وتتبع المخرجات بسهولة لكل مرحلة، ومرحلة من مراحل الفريق المشارك في ClickUp Whiteboards
ستحب فرق المنتجات هذا قالب هيكل تقسيم العمل ClickUp هيكل تقسيم العمل على السبورة البيضاء لتصور نطاق المشروع بسهولة من خلال تقسيم العمل إلى مخرجات صغيرة. هذا يجعل من السهل تتبع مخرجات مشروعك لكل مرحلة!
بالإضافة إلى ذلك، لدينا ميزة السبورة البيضاء سهلة التعديل أو الإضافة أو إزالة الجوانب المرئية لتناسب احتياجات فرقك الخاصة. لا تفقد أبداً مسار جميع القطع المتحركة في مشروعك القادم! قم بتنزيل قالب السبورة البيضاء WBS
2. انقر فوق قالب هيكل تقسيم العمل
يساعدك قالب هيكل تقسيم العمل ClickUp في إدارة مشاريعك
قالب هيكل تقسيم العمل الخاص ب ClickUp (WBS) هو الحل الفعال لإدارة المشاريع المعقدة بسهولة. باستخدام هذا القالب، يمكنك تقسيم المهام إلى أقسام ملموسة، وتبسيط تعاون الفريق، وتتبع تقدم مشروعك من خلال تحديثات في الوقت الفعلي. كل هذا بتنسيق بديهي وسهل الاستخدام لا يتطلب أي ترميز أو مهارات برمجية خاصة.
باستخدام قالب WBS، يمكنك ضمان إنجاز مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. فهو يساعدك في تحديد وتنظيم مخرجات المشروع وأهدافه، وتعزيز التواصل بين فريق العمل، وتوضيح الأدوار، وتعزيز الكفاءة العامة لمشروعك. تنزيل نموذج هيكل تقسيم العمل
3. قالب ميزانية مشروع ClickUp (مع قالب هيكل تقسيم العمل)
قم بتقسيم نطاق المشروع إلى أنشطة وتتبع الميزانية باستخدام ميزانية المشروع مع قالب هيكل تقسيم العمل
مع قالب هيكل تقسيم العمل لميزانية المشروع في ClickUp يمكنك مراقبة جميع الأجزاء المتحركة في مشروعك - والأهم من ذلك - ميزانيتك. كما تعلم بالفعل، فإن تتبع مشروع معقد يمثل تحديًا كبيرًا.
فحتى أفضل مديري المشاريع يفقدون تتبع الأجزاء الأساسية، ولكن مع وضع الميزانيات، يمكن أن تكون الأخطاء الصغيرة مكلفة للغاية. لحسن الحظ، يساعدك قالب ميزانية المشروع (WBS) هذا على تتبع نواتج المشروع في كل مرحلة بطريقة أكثر سهولة في الإدارة. قم بتنزيل قالب ميزانية المشروع (WBS)
4. انقر فوق قالب عبء عمل الموظف
تصور مقدار العمل المخصص للمساهمين الأفراد وكذلك لكل فريق من فرقك باستخدام عرض عبء العمل في ClickUp
إن إدارة عبء عمل فريقك أمر بالغ الأهمية في تحديد ما إذا كنت ستنجح في مشروعك أم لا. فأنت تريد أن يتم تكليف فريقك بالواجبات والمسؤوليات في أي وقت. سيضمن ذلك تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية بين جميع العاملين لديك، وهو إنجاز مرحب به في أي مؤسسة.
مع قالب عبء عمل الموظف في ClickUp ، يمكنك إدارة عبء عمل فريقك بكفاءة، وتخصيص فريقك حسب الطاقة الاستيعابية، والتخطيط للمشاريع القادمة. يتيح لك هذا القالب رؤية العمل المخصص لكل فرد، وهو جانب مرحب به في كل إدارة مشروع. تنزيل نموذج عبء عمل الموظف
5. قالب خطة عمل ClickUp
قم بإنشاء خطة عمل لتحقيق أهدافك باستخدام قالب خطة عمل ClickUp Action Plan
الجانب الأكثر أهمية في إدارة كل مشروع هو خطة العمل. خطة العمل هي خطة مفصلة تحدد جميع الخطوات والإجراءات اللازمة لتحقيق أهداف محددة. وهذا يعني أن خطة العمل تحتوي على جميع الخطوات أو الأنشطة الضرورية التي يجب القيام بها لتحقيق هدف محدد.
يعد نموذج خطة العمل طريقة فعالة لإدارة جميع الأنشطة والأدوار الضرورية التي يجب عليك القيام بها في مشروعك. فأنت تريد إبقاء تركيزك موجهاً نحو أهداف مشروعك.
مع قالب خطة عمل ClickUp في مكانه، سيكون من الأسهل فهم مخرجات مشروعك واتخاذ القرارات الصحيحة. قم بتنزيل نموذج خطة العمل
6. قالب هيكل تقسيم العمل في إكسل من Vertex42
عبر Vertex42
يعد هيكل تقسيم العمل هذا من Vertex42 طريقة رائعة لتنظيم المشاريع المعقدة. فهو يوفر نظرة عامة على المشروع، مما يسمح لك بتحديد وإدارة المهام والتبعيات بشكل أكثر كفاءة.
يستخدم القالب بنية هرمية، باستخدام مسافات بادئة للمهام الفرعية بحيث يسهل تتبع ما يجب القيام به. تنزيل قالب إكسل WBS
3 أنواع من أمثلة هيكل تقسيم العمل لإدارة المشاريع ### 3 أنواع من أمثلة هيكل تقسيم العمل لإدارة المشاريع
هنا يأتي دور هيكل تقسيم العمل الذي يسهل عملية تقسيم المشاريع المعقدة إلى مهام مشروع بسيطة قابلة للتطبيق. وعلى وجه التحديد، فإن هيكل تقسيم العمل هو أداة مصممة للمساعدة في تنفيذ مهمة المشروع من خلال دمج نطاق المشروع وخطوط الأساس والتكلفة والجدول الزمني.
والغرض النهائي من هذه الأداة هو التأكد من وجود مواءمة في جميع خطط المشروع . تقليديا، هناك ثلاثة أنواع من هياكل تقسيم العمل:
1. هيكل تقسيم العمل القائم على التسليم
في هيكل تقسيم العمل القائم على النواتج القابلة للتسليم، هناك علاقة واضحة بين نواتج أو مخرجات المشروع و نطاق المشروع . وهذا يعني أن العمل المطلوب إنجازه يلعب دورًا أساسيًا في تسجيل النتيجة المرجوة.
حدد بصريًا مسارًا واضحًا لنجاح المشروع بدءًا من البداية وحتى التسليم باستخدام قالب لوحة بيضاء لنطاق المشروع ClickUp
على سبيل المثال، في بناء منزل، هناك علاقة مباشرة بين الأساس والحفر.
قالب السبورة البيضاء لنطاق المشروع من ClickUp
طريقة رائعة لإعطاء الفريق بأكمله رؤية واضحة لنطاق مشروعك بأكمله. قم بتنزيل قالب السبورة البيضاء لنطاق المشروع
2. هيكل تقسيم العمل القائم على المراحل
في الهيكل المرحلي القائم على هيكل تقسيم العمل ، لا توجد علاقة مباشرة بين أحد النواتج والآخر. على الرغم من أنه يجب إنجاز عناصر متعددة لكي يعمل المشروع على النحو المنشود، إلا أنه من الضروري تسليط الضوء على أن كل عنصر لا يؤثر على الناتج الآخر في العملية بأكملها. يمكن بسهولة التعامل مع المشروع على مراحل مع وجود وقت كبير بين كل مرحلة وأخرى.
3. هيكل تقسيم العمل القائم على الوقت
على مر السنين، استخدم مديرو المشاريع على مر السنين هياكل تقسيم العمل على أساس الوقت في إدارة المشروع. ومع ذلك، فقد تم إيلاء اهتمام قليل جدًا لهذا النهج لأنه لا يولي اهتمامًا للنواتج بل لعامل الوقت.
إضافة تتبع الوقت وتقديرات الوقت إلى مهام ClickUp
ومع ذلك، هذه بنية أساسية لتقسيم العمل. يمكن لفريق المشروع استخدام هذا النهج لتخطيط وتفصيل مرحلة المشروع قيد الدراسة.
ما الذي يجعل قالب هيكل تقسيم العمل جيدًا؟
كما تعلمون بالفعل، تتطلب المشاريع المعقدة نهجًا استراتيجيًا لتجنب المخاطر المحتملة في البيئات الديناميكية. لهذا السبب من الضروري صياغة أو اختيار قالب جيد لهيكل تقسيم العمل لتعزيز فرص إنجاز مخرجات المشروع. من الصعب الحصول على قالب جيد لهيكل تقسيم العمل في السوق. ومع ذلك ، فإن بعض الجوانب تجعل قالب هيكل تقسيم العمل جيدًا.
إنه موجه نحو النتائج
بصفتك مدير مشروع، فإن هدفك النهائي هو تسجيل النتائج الإيجابية في مشروعك. سيعتمد نجاحك على النتائج التي ستسجلها في مشروعك. لذلك، يجب أن يكون هيكل تقسيم العمل الخاص بك في الأساس نظامًا موجهًا نحو النتائج.
وهذا يعني أن التصوير المرئي لمشروعك يجب أن يركز على نتائج المشروع بدلاً من الأنشطة المحددة المطلوبة لتحقيق هذه النتائج. وعادةً ما يكون من الضروري وصف العناصر باستخدام الأسماء بدلاً من الأفعال في قالب WBS الخاص بك.
يحتوي القالب على عناصر متبادلة
من الصعب دائماً، ولكن يجب عليك التأكد من عدم تداخل مخرجات مشروعك. يجب أن يضمن قالب هيكل تقسيم العمل الخاص بك أن يكون كل مستوى حصريًا بشكل متبادل.
أنت لا تريد أن تتداخل مخرجات المشروع المختلفة، لأن ذلك قد يؤثر سلبًا على المشروع ككل، خاصة فيما يتعلق بإدارة المخاطر. في أي إدارة مشروع، يعد فرض الحصرية المتبادلة أمرًا بالغ الأهمية في الحد من سوء التواصل وازدواجية العمل.
يعرض عناصر التسلسل الهرمي
يجب أن يتبع كل مشروع نهجًا زمنيًا محددًا حيث يكون التسلسل الهرمي ضروريًا. يجب أن يكون لكل "طفل" في مخطط تدفق المشروع النهائي علاقة هرمية مع مهمته "الأم".
يمنحك التسلسل الهرمي الفريد من نوعه في ClickUp المرونة في تنظيم الفرق من أي حجم
وهذا يعني أنه عندما تضيف جميع العناصر "الفرعية" الضرورية، فهناك فرصة أكبر للحصول على صورة واضحة عن "الأصل" أو النتيجة النهائية للمشروع.
يتبع قاعدة 100%
تقليديا، تأتي هياكل تقسيم العمل في جميع الأشكال والأشكال. يتم تخصيص بعضها لتلبية المتطلبات المحددة لمشروع معين، في حين أن البعض الآخر عام.
ومع ذلك، على الرغم من أن كل هيكل تفصيلي للعمل يبدو مختلفًا بعض الشيء، إلا أنه من الضروري الإشارة إلى أنها جميعًا تتبع قاعدة 100٪. وهذا يعني أن كل مستوى من مستويات هيكل تقسيم العمل يجب أن يشكل 100٪ من المستوى الأم مع وجود عنصرين "فرعيين" على الأقل في نفس الوقت.
هناك مسؤوليات واضحة للفريق
يعد تعيين مهام المشروع أحد أكثر المهام تعقيدًا في إدارة المشروع. وقد كافح مديرو المشاريع لتعيين مهام ومسؤوليات مختلف أعضاء الفريق.
قم بتعيين تعليقات للفريق في مهام ClickUp لتحويل أفكارك على الفور إلى عناصر عمل
وهذا يفسر سبب تداخل بعض الواجبات والمسؤوليات، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. يجب أن يحتوي قالب WBS الجيد على واجبات مسندة إلى فريق معين أو فرد معين، مما سيمنع التداخل والجوانب الأخرى غير المرغوب فيها في المشروع.
هناك 3 مستويات من التفاصيل
يعد قالب WBS المفصل أمرًا بالغ الأهمية لأنه يضمن أن كل جانب من جوانب المشروع قد تم تناوله بدقة. أنت لا تريد هيكل تفصيلي للعمل يحتوي على معلومات هزيلة. أنت تريد جميع التفاصيل الضرورية للمساعدة في تنفيذ مهام المشروع.
لهذا السبب سوف تصادف العديد من قوالب هيكل تقسيم العمل مع ثلاثة مستويات من التفاصيل. على سبيل المثال، ستكون بعض فروع هيكل تقسيم العمل أكثر تفصيلاً من غيرها، مما يعني أن نطاق مشروعك سيكون مفصلاً للغاية.
متى تستخدم قالب WBS
قد يبدو قالب WBS رفاهية بالنسبة لمعظم المتخصصين في إدارة المشاريع. قد يشعر هؤلاء الأفراد أن مشروعًا كبيرًا يمكن أن يعمل دون إضافة جوانب غير ضرورية لعملياته. ومع ذلك، فإن قالب هيكل تقسيم العمل مفيد في مختلف جوانب إدارة المشروع. فيما يلي بعض المجالات الأساسية التي لا جدال في دور قالب هيكل تقسيم العمل فيها.
1. إنشاء تبعيات المشروع
في إدارة المشاريع، من الضروري فهم تبعيات المشروع، مما يسهل على مديري المشاريع اتخاذ القرارات الصحيحة. عادة، هناك العديد من التبعيات في كل مشروع.
هذا هو السبب في أن إدارة مشروع معقد يمثل تحديًا، خاصة عندما يجد مدير المشروع صعوبة في فهم التبعيات المختلفة وكيفية ارتباطها ببعضها البعض.
يحدد هيكل تقسيم العمل العلاقة بين التبعيات المختلفة للمشروع. وبصفتك مدير مشروع، فأنت تريد أن تفهم كل عنصر من عناصر مشروعك بوضوح، ويساعدك هيكل تقسيم العمل على تحقيق ذلك.
2. تقدير تكلفة المشروع
التكلفة هي جانب أساسي في كل مشروع. وبصفتك مدير مشروع، يجب أن تكون لديك ميزانية دقيقة لما يحتمل أن يستهلكه المشروع.
تظهر التحديات عندما تتجاوز التكلفة المقدرة للمشروع ما خططت له. إنها مشكلة يرغب جميع مديري المشاريع الرائدين في تجنبها. ومع ذلك، مع نموذج هيكل تقسيم العمل، يمكنك الحصول على معلومات مفصلة حول تكلفة المشاريع المختلفة.
ابحث عن تكلفة الحملات بأكملها، والساعات المدفوعة والمزيد باستخدام الصيغ المتقدمة في ClickUp Custom Fields
يمكنك بسهولة تقدير جميع التكاليف التي سيتطلبها مشروعك لتحقيق مخرجات المشروع. تمكّنك تقديرات التكلفة الفعلية من إكمال مشروعك من البداية إلى النهاية دون تحديات التكلفة المعتادة التي يتعين على مديري المشاريع التعامل معها.
3. تحديد الجدول الزمني والجداول الزمنية للمشروع
إلى جانب تكاليف المشروع، فإن تحديد الجداول الزمنية لإدارة المشروع لطالما كان تحديًا كبيرًا بين مديري المشاريع. يريد كل مدير مشروع أن يكون لديه الوقت الكافي لإنجاز مشاريعه. ومع ذلك، ليس هذا هو الحال دائمًا. يجب إكمال كل مشروع في غضون وقت محدد لمساعدة مختلف أصحاب المصلحة.
تصور خارطة طريق منتجك وإدارتها في ClickUp Timeline View
بصفتك مديراً للمشروع، فإن قالب هيكل تقسيم العمل هو أداتك المفضلة لتحديد الجداول الزمنية والجداول الزمنية للمشروع. باستخدام هذا القالب، سيكون من الأسهل تحديد الوقت الذي سيستغرقه إكمال كل مهمة داخل المشروع.
سيساعد ذلك على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد لإفادة مختلف أصحاب المصلحة في المشروع.
4. تحديد مخاطر المشروع
يتم تنفيذ كل مشروع في بيئة ديناميكية، لذلك من المحتمل أن تتغير مختلف الأساسيات، مما يؤثر على مخرجات المشروع. بصفتك مدير مشروع، يجب أن تكون على دراية بالمخاطر المحتملة مخاطر المشروع والشكوك لمعالجة هذه التحديات عند ظهورها.
استخدم سجل المخاطر في ClickUp لمعرفة المهام أو المهام الفرعية المعرضة لخطر التأخير أو عدم الإكمال
لا يشكل قالب WBS عناصر المشروع وكيفية ارتباطها ببعضها البعض فقط. كما أنه يسلط الضوء على المخاطر المحتملة والشكوك التي يمكن أن يواجهها مديرو المشاريع. أنت بحاجة إلى هذا القالب الأساسي لأنه سيساعدك على اكتشاف مخاطر المشروع المحتملة ومعالجتها قبل أن تضر بنتائج المشروع.
5. تتبع التقدم المحرز في مشروعك
بصفتك مدير مشروع، فأنت تريد فهم التقدم اليومي لمشروعك. يعد فهم التقدم المحرز في مشروعك أمرًا بالغ الأهمية، خاصة في تحليل ما إذا كان مشروعك ضمن الجدول الزمني والتكلفة المحددة للمشروع. باستخدام قالب WBS، ستتمكن من فهم كل خطوة في مشروعك بسرعة وتعديلها لتلبية متطلبات الجدول الزمني والتكلفة عند الضرورة.
قم بتنظيم مشاريعك في قالب هيكل تقسيم العمل
بصفتك مدير مشروع، فأنت تريد اتخاذ القرارات الصحيحة في مشروعك القادم. لذلك، يجب عليك التأكد من أن يكون لديك هيكل تفصيلي واضح وموجز للعمل يساعدك في إدارة الوقت, ضوابط المشروع وإسناد المهام
في ClickUp، يمكنك الحصول على قوالب هيكل تقسيم العمل المصممة لتلبية احتياجات مشروعك. اشترك في ClickUp اليوم مجاناً وابدأ في إدارة مشروعك بفعالية.