وجدت دراسة استقصائية أجرتها شركة ماكنزي أنه، في المتوسط، المشاريع تتجاوز ميزانياتها وجداولها الزمنية بنسبة 30-45% . وبإلقاء نظرة أعمق على دراسة "المشاريع العملاقة"، التي تزيد قيمة بعضها عن مليار دولار، نجد أن تجاوز التكاليف 79% بالنسبة لتقديرات الميزانية الأولية .
وهذا يسلط الضوء على التحديات الواضحة في التسليم ولكنه يشير أيضًا إلى سوء تقديرات التكلفة والجدول الزمني عند الموافقة على المشروع.
وأحد الأسباب الرئيسية وراء تجاوز المشاريع للميزانية وتأخرها هو: التقديرات غير الدقيقة. وغالبًا ما يواجه مديرو المشاريع هذه المشكلة وقد أنشأوا أطر عمل مختلفة لمعالجتها. ويعد مفهوم التقدير عند الإنجاز (EAC) أحد هذه الأطر.
في منشور المدونة هذا، نفهم هذا المفهوم تقنية تقدير المشروع وتعلم كيفية حساب eac، واستكشاف استخداماته في الأعمال التجارية.
⏰ ملخص 60 ثانية
يتنبأ التقدير عند الإنجاز (EAC) بالتكلفة الإجمالية للمشروع بناءً على النفقات الفعلية والأعمال المتبقية. يتم استخدامه لمنع تجاوزات الميزانية وتحسين التنبؤ المالي واتخاذ قرارات مستنيرة.
المعادلة الأكثر استخدامًا لحساب تقدير التكلفة عند الإنجاز هي:
EAC = AC + (BAC - EV)
ومع ذلك، اعتمادًا على طبيعة المشروع والمقاييس التي تتبعها والجدول الزمني وعوامل أخرى، قد تحتاج إلى صيغ أخرى.
خطوات حساب EAC
لاستخدام الصيغة أعلاه وحساب EAC، اتبع الخطوات التالية.
- الحصول على الميزانية عند الاكتمال (BAC)
- تحديد التكلفة الفعلية (AC)
- احسب القيمة المكتسبة (EV)، ومؤشر أداء التكلفة (CPI)، ومؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)، وما إلى ذلك حسب الحاجة
- تطبيق معادلة EAC ذات الصلة بناءً على حالة المشروع
- حساب EAC على أساس مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشروع هذه
للمزيد حول استخدام هذه الصيغ وفوائد استخدامها والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها، تابع القراءة!
## فوائد EAC في إدارة المشاريع
إذا كانت كل هذه الحسابات تبدو كثيرة بعض الشيء، فلنزنها بالفوائد التي تقدمها.
✅ وفورات في التكلفة: لا يمكنك توفير ما لا تراه. يمكّنك نظام EAC من مراقبة وقياس التجاوزات في الميزانية، والتي يمكنك التحكم فيها من خلال استراتيجيات التخفيف من حدتها.
✅ كشف المخاطر: من خلال تحليل الاتجاهات في الأداء، يمكنك تحديد أوجه القصور المحتملة و مخاطر تكلفة المشروع قبل أن تتصاعد إلى مشاكل كبيرة.
✅ التواصل مع أصحاب المصلحة: توفر شركة EAC بيانات ملموسة لإبلاغ أصحاب المصلحة حول السلامة المالية للمشروع. وتعمل التحديثات المنتظمة على بناء الثقة بين أصحاب المصلحة وإظهار المساءلة.
✅ اتخاذ القرارات: تزود EAC فرق العمل برؤى قابلة للتنفيذ لاتخاذ قرارات مستنيرة عند حدوث تغييرات غير متوقعة. يمكنك إعادة تخصيص الموارد، أو تعديل نطاق المشروع، أو تنفيذ تدابير خفض التكاليف بناءً على بيانات دقيقة ومحدثة.
✅ تتبع الأداء: تساعدك EAC على مراقبة أداء المشروع بالنسبة للتكلفة والجدول الزمني المخطط له. يمكنك استخدام هذه البيانات لإعطاء ملاحظات للفرق, إدارة ميزانيات المشاريع وتخطيط تمديدات الجدول الزمني، إلخ.
✅ التنبؤ بالميزانية: يمكنك الحصول على تقدير دقيق ومستمر للتكلفة الإجمالية، مما يتيح لك تتبع مدى التزامك بميزانية مشروعك. يمكن أن يكون هذا مدخلاً رائعًا لوضع الميزانية والتخطيط و ضوابط المشروع .
لجني هذه الفوائد، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.
## الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند حساب EAC
بقدر ما يبدو الأمر بسيطاً، إلا أن الأخطاء الصغيرة يمكن أن تؤدي إلى رؤى سيئة وقرارات غير فعالة وتؤدي إلى نتائج عكسية. إليك بعض الأخطاء الشائعة وكيف يمكنك تجنبها.
استخدام معادلة خاطئة: يتجاهل حساب EAC كـ BAC / CPI في مشروع به تأخيرات كبيرة في الجدول الزمني تأثير عدم كفاءة الوقت، مما يؤدي إلى تقدير مفرط في التفاؤل.
ضع في اعتبارك جميع العوامل واختر الصيغة الأنسب.
وضع افتراضات خاطئة: يمكن أن يؤدي افتراض أن الأداء السابق يعكس تمامًا الأداء المستقبلي إلى تشويه حسابات تقدير تكلفة الإنجاز.
على سبيل المثال، إذا تسببت مصروفات لمرة واحدة في ارتفاع مؤقت في التكلفة، فإن استخدام حساب تكلفة حساب التكلفة الإجمالية للمصروفات = AC + (BAC - EV) قد يتجاهل حقيقة أن العمل المستقبلي من المرجح أن يتبع معدل الميزانية الأصلي.
ضع افتراضات معقولة تستند إلى الحقائق.
تجاهل التكلفة المتوقعة للتيار المتردد أو التكلفة الفعلية: تعتمد حسابات EAC بشكل كبير على حسابات دقيقة للتكلفة الفعلية والقيمة المكتسبة. إذا أغفلت بعض النفقات أو قمت بحساب القيمة المكتسبة بشكل غير دقيق، فقد ينتهي بك الأمر بتوقعات مضللة.
ركز على التأكد من دقة بياناتك.
إغفال التأخير في الجدول الزمني: غالبًا ما يؤدي عدم تضمين التأخير في الجدول الزمني في حسابات القيمة المكتسبة إلى التقليل من إجمالي التكاليف. على سبيل المثال، من المرجح أن يؤدي تأخر المشروع لأشهر بسبب نقص الموارد إلى تكبد تكاليف أعلى في الرواتب أو إيجار المعدات أو الغرامات.
للتخلص من ذلك، قم دائمًا بتضمين تأثير التأخير على التكلفة.
استخدام EAC القديم: لا يتم احتساب التكلفة الصافية للتكاليف لمرة واحدة. إنه مقياس ديناميكي يتطور مع مرور كل يوم. إذا تغير النطاق، أو تذبذب مؤشر أداء التكلفة، أو حدث تأخير في الجدول الزمني، فإن مقياس التكلفة التقديرية الأصلية لن يمثل واقع المشروع.
لذلك، يوصى بحساب EAC على أساس منتظم ليعكس الوضع الحالي بدقة.
ابقَ على اطلاع على مقاييس مشروعك باستخدام ClickUp
في عالم تشيع فيه تجاوزات التكلفة بشكل كبير، يمكنك أن تخلق فارقًا هائلاً من خلال التسليم في الوقت المحدد ضمن الميزانية. والطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك هي تتبع التكاليف والجداول الزمنية مقابل الميزانيات على فترات منتظمة.
منصة ClickUp القوية لإدارة المشاريع تجعل هذا الأمر في غاية السهولة. فهي تلتقط البيانات تلقائيًا، وتتيح إجراء الحسابات، وتوفر رؤية في الوقت الفعلي لسلامة المشروع.
وتوفر لوحات المعلومات في الوقت الفعلي، وحقول التكاليف القابلة للتخصيص، وتتبع الجدول الزمني، وإدارة عبء العمل طريقة فعالة لحساب ومراقبة التكاليف في الوقت الفعلي دون عناء. جرّب ClickUp اليوم مجاناً!