لقد مررنا جميعاً بهذه التجربة. عندما تصل إلى الحد الأقصى ولا يبدو أنك تتذكر الخطوات التالية التي طلبتها بارب في آخر اجتماع افتراضي .
يداهمك هذا الشعور مثل طن من الطوب، ودائماً في أسوأ الأوقات - مثل في منتصف العرض التقديمي أو بعد أن تنتهي من العرض التقديمي مباشرةً بطريقة "ماذا حدث للتو". لحسن الحظ، لا يوجد سبب للذعر لأن الحل بسيط: _ تحقق من محضر الاجتماع!
تعتبر الاجتماعات عنصراً حاسماً في مكان العمل وتشكل حوالي 15% من إجمالي الوقت الذي تقضيه المؤسسة . أي ما يقرب من يوم عمل كامل!
بدون موثوقية برنامج لتتبع محاضر الاجتماعات ، قد تفقد الفرق مسار المحادثات الهامة لحل المشاكل الرئيسية التي تعاني منها الشركة. ومن خلال تدوين ما يحدث في تلك الاجتماعات بدقة، فإنك تستثمر في صحة فريقك ووظائفه وفعاليته في المستقبل.
ومع ذلك، يبقى السؤال الكبير: كيف تكتب محاضر الاجتماعات بشكل صحيح؟ وهنا يأتي دورنا! 💪🏼
بحلول نهاية هذا المنشور، سيكون لديك فهم قوي لكيفية كتابة محاضر الاجتماعات و10 قوالب محاضر اجتماعات قابلة للتخصيص لـ ClickUp وExcel وWord لإبقاء فريقك على اطلاع.
ارتدِ نظارات الضوء الأزرق، وافتح مفكرتك الرقمية، وتابع معنا!
ما هي محاضر الاجتماعات؟
توفر محاضر الاجتماعات (يُشار إليها أيضًا باسم محاضر الاجتماع أو MOM) توثيقًا مكتوبًا لما يحدث خلال الاجتماع بحيث يكون هناك سجل واضح لجميع المشاركين - سواء حضروا أم لا.
إنها أدوات رائعة للمنظمات التي تجتمع بانتظام لأحداث مثل اجتماع بدء المشروع أو تحديث الحالة. إذا تم إجراؤها بشكل صحيح، فهي بمثابة نافذة على المناقشات السابقة، مما يساعدك على إعادة النظر في الأفكار وتسهيل حل المشاكل.
كما توفر المعلومات أيضًا طريقة سريعة للقيادات العليا للبقاء على اطلاع دائم بالتغييرات الكبيرة. أو إذا فاتت أحد الأعضاء الدعوة، فيمكنهم الرجوع إلى المحضر والمتابعة مع الشخص المناسب لمزيد من الأسئلة أو التعليقات.
لكن طريقتنا المفضلة شخصياً لاستخدام محاضر الاجتماعات هي لتقدير الفريق. إذا أثنى أحد العملاء على أدائك في أحد المشاريع، فيمكنك تسجيل ذلك في المحضر! من منا لا يحب الروح المعنوية الصحية للفريق؟ 👏
ثم يتم بعد ذلك تدقيق النسخة النهائية من المحضر بحثًا عن أي أخطاء أو أخطاء مطبعية وإرسالها إلى جميع أعضاء الفريق، بما في ذلك أي شخص فاته الاجتماع أو من سيستفيد من معرفة ما حدث. يضمن هذا الأمر وصول الجميع إلى المعلومات الحيوية في الوقت المناسب ويمنع حدوث فوضى في العمل بسبب عدم وجود وقت كافٍ في العمل. 💞
المكافأة: إيقاع الاجتماعات لفرق العمل عن بُعد
كيفية كتابة محاضر الاجتماعات
تختلف محاضر الاجتماعات حسب احتياجات فريقك أو مجال عملك أو منتجك، ولكن يجب أن تتضمن جميع المحاضر بعض المعلومات الأساسية:
- عنوان الاجتماع وموضوعه
- التاريخ والوقت
- سجل الحضور (الاسم والمسمى الوظيفي والمؤسسة)
- Aجدول أعمال/جدول أعمال الاجتماع
- ملخص موجز لكل بند من بنود المناقشة
- القرارات الرئيسية وبنود العمل
- تاريخ الاجتماع القادم
ستكون بعض الأقسام أطول من غيرها. يجب ألا يستغرق العنوان والتاريخ والوقت أكثر من سطر، بينما قد يستغرق ملخص جدول الأعمال بضع فقرات. الحضور و بنود العمل يجب أن تكون قوائم موجزة ونقطية.
يجب أن يتماشى كل قسم مع جدول أعمال الاجتماع . يساعد ذلك القارئ على فهم ترتيب الأحداث والتنقل بسهولة لتحديد نقطة معينة! فكر في محضر الاجتماع الخاص بك على أنه ملاحظات سبارك نوتس للاجتماع - فهي سهلة الاستيعاب ولكنها ستعطيك القصة كاملة!
إذا تمت تغطية مواضيع إضافية لم يكن مخططًا لها في جدول الأعمال، يمكنك إنشاء قسم جديد أو تخصيص قسم آخر باسم "مناقشة مفتوحة" أو "بنود أخرى" للإشارة إلى ظهور مشكلة لم يكن مخططًا لها في البداية.
تسجيل كل هذه المعلومات أمر بالغ الأهمية لضمان أن تكون الملاحظات شاملة ودقيقة. لهذا السبب يجب أن تبدأ دائمًا بنموذج محضر الاجتماع للتأكد من عدم إغفال أي شيء. 🤓
ما هو قالب محضر الاجتماع؟
قالب محضر الاجتماع عبارة عن مستند منسق مسبقًا يحدد كل ما تحتاجه لتدوين محاضر ذات مغزى من الاجتماع. سيسمح لك القالب الصحيح بإضافة معلومات أساسية مثل من كان حاضراً، وبداية الاجتماع ونهايته، والنقاط الرئيسية، والمزيد.
بالإضافة إلى ذلك، تعمل قوالب محاضر الاجتماعات مع برامج التعاون في المستندات لمساعدتك في تحريرها وتخصيصها وإعادة استخدامها في الاجتماعات المستقبلية.
يتيح ClickUp Docs التنسيق المنسق و أوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر
ما الذي يجعل قالب محضر الاجتماع جيدًا؟
سيوفر لك قالب محضر الاجتماع الفعال جميع الأدوات اللازمة لتوثيق أحداث الاجتماع بشكل كافٍ. باستخدام هذا القالب، يجب أن تكون قادرًا على تنظيم جميع تفاصيل الاجتماع بتنسيق سهل العرض ويمكن للجميع فهمه.
ولكن قبل أن تبدأ في إنشاء قالب خاص بك من الصفر أو الاستثمار في أول قالب يظهر في بحثك، هناك بعض الميزات المهمة التي يجب البحث عنها في قالب محضر اجتماع فعال:
- ميزات التعاون للتحرير والتعليق وتفويض العمل بين الفريق
- خيارات مرنة للمشاركة والأذونات للتأكد من وصول الأشخاص المناسبين إلى محاضرك
- خيارات تصميم بديهية وغنية لتنسيق محاضر اجتماعاتك بشكل صحيح
- القدرة على تضمين الملفات والوسائط والروابط والصور الأخرى في المستند الخاص بك
أفضل قوالب محاضر الاجتماعات ستكون متوافقة مع أو مدمجة في مستندك المفضل تحرير المستندات أداة. وهذا يجعل من الممكن دمج القالب الخاص بك مع أدوات اجتماعات العمل أو حتى منصة اجتماعاتك الافتراضية! في هذه الحالة، فإن التأكد من توافق قالب محضر الاجتماع الخاص بك مع مجموعتك التقنية هو أحد الأصول الرئيسية الأخرى.
التنسيق والتعاون بسهولة على المستندات جنبًا إلى جنب مع الفريق دون تداخل في ClickUp
ستضمن هذه العناصر أن يكون كل اجتماع جديراً بالاهتمام وأن يخرج الجميع بالمعلومات التي يحتاجونها. عند دمجها مع مواد وتسجيلات الاجتماعات الأخرى، سيكون قالب محضر الاجتماع الخاص بك رصيدًا لا يقدر بثمن في زيادة إنتاجية كل اجتماع.
10 قوالب وأمثلة لمحاضر الاجتماعات
لمساعدتك في العثور على القالب الذي تحتاجه في الوقت المناسب لجلسة العصف الذهني التالية، استخدم هذه القائمة التي تضم أفضل 10 قوالب لمحاضر الاجتماعات لمحرري المستندات المفضلة لديك. اعثر على أوصاف مفصلة للقالب وتفاصيل الميزات، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى كل قالب مباشرة من هذه المقالة!
1. قالب محضر الاجتماع بواسطة ClickUp
قالب محضر الاجتماع بواسطة ClickUp
قالب قالب محضر الاجتماع بواسطة ClickUp يجعل من السهل أكثر من أي وقت مضى تضمين جميع التفاصيل المهمة للاجتماع باستخدام صفحة واحدة ClickUp Doc التي يمكن تحريرها ومشاركتها ونسخها للاجتماعات المستقبلية.
يأتي هذا القالب منسقًا مسبقًا بأقسام منفصلة للمعلومات العامة وجدول أعمال الاجتماع والتحديثات والإعلانات وغيرها. كما أنه مرئي للغاية، مع ميزات التصميم القابلة للتخصيص لإضافة قوائم المراجعة والجداول والوسائط والبيانات والمزيد لمساعدة الأعضاء على استيعاب المحضر بسرعة.
يغطي هذا القالب الملائم للمبتدئين جميع القواعد الخاصة بك، خاصةً للاجتماعات الروتينية مع الفريق، وهو نقطة انطلاق رائعة لأولئك الجدد في كتابة محاضر الاجتماعات بشكل عام! إذا كنت تبحث عن هيكل بسيط ولكن شامل يجعل التنظيم فعالاً - بغض النظر عن نوع الاجتماع -يجب أن يكون قالب المستند هذا هو ما ستذهب إليه.
2. قالب إطار عمل محضر الاجتماع من ClickUp
قالب إطار عمل محضر الاجتماع من ClickUp
لا يقتصر الأمر على قالب إطار عمل محضر الاجتماع من ClickUp سهل الاستخدام للمبتدئين، وسهل التخصيص، وشامل - كما أنه موجود ضمن ميزة ClickUp القوية والتعاونية في مستندات ClickUp التي تتيح لك العمل جنبًا إلى جنب مع فريقك مع التحرير في الوقت الفعلي.
لخص التفاصيل المهمة لاجتماعاتك، بما في ذلك الحضور، وعناصر الإجراءات، وروابط لمصادر إضافية، وكلها يمكنك تنظيمها بسهولة كصفحات فرعية منفصلة داخل مستند محضر الاجتماع.
يمكنك أيضًا استخدام قالب إطار العمل هذا لتتبع العناصر الرئيسية المستفادة، والنتائج التي تم تعلمها، والنتائج التي تم التوصل إليها لأصحاب المصلحة، والمهام التي يتعين على أعضاء الفريق المعينين إكمالها بناءً على عناصر الإجراءات المدرجة. إن عمق هذا القالب يجعل منه المورد المثالي لإبقاء الجميع على اطلاع ومشاركة وعلى نفس الصفحة، حرفياً.
أضف الرموز التعبيرية والصور والتنسيق وخيارات التصميم إلى هيكلة ملاحظاتك على الفور وإبراز كتاباتك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مشاركة مستندك على الفور عبر عنوان URL، أو إرفاقه بمهمتك لسهولة الوصول إليه في أي وقت. وهل ذكرنا أن مستندات ClickUp Docs متصلة مباشرةً بسير عملك؟
3. قالب محضر الاجتماع (MoM) من ClickUp
قالب محضر الاجتماع (MoM) من ClickUp
مع اتباع نهج تنظيمي مختلف قليلاً لمحاضرك، فإن قالب محضر الاجتماع (MoM) من ClickUp يطبق مهمة معدة مسبقًا على مساحة العمل الخاصة بك. يعمل هذا على تبسيط وتوحيد عملية تدوين الملاحظات التقليدية من خلال هيكلة التفاصيل المتكررة وعناصر الإجراءات في قالب تفاعلي قائمة .
في هذه المهمة، ستجد دليل البدء في وصف المهمة مع تفاصيل خطوة بخطوة لكيفية استخدام القالب بأكثر الطرق إنتاجية ممكنة. سيكون لديك أيضًا إمكانية الوصول إلى العديد من مستندات المساعدة لتحقيق أقصى استفادة من ميزات ClickUp الرئيسية الأخرى بما في ذلك المهام الفرعية , الحقول المخصصة , قوائم المراجعة والمزيد.
بالإضافة إلى وصف المهمة، يقوم هذا القالب تلقائيًا بتعبئة أربع مهام فرعية لتتبع الحضور، وعناصر الاجتماع التالي، ومعالجة المشكلات الحالية، وعرض جدول أعمال الاجتماع لهذا الأسبوع. وللتأكد مرة أخرى من تغطية جميع البنود، يمكن لكاتب المحضر استخدام قائمة مراجعة تقييم ما بعد الاجتماع لتحديد ما إذا كان الاجتماع ناجحًا بناءً على أهدافه.
4. قالب محضر اجتماع مجلس الإدارة بواسطة ClickUp
قالب محضر اجتماع مجلس الإدارة بواسطة ClickUp
قد تختلف متطلبات محاضر الاجتماعات الخاصة بك عندما يتعلق الأمر بالفرق في مختلف الصناعات وحالات الاستخدام. لحسن الحظ، تقدم ClickUp الكثير من القوالب لمعالجة هذا التحدي بالذات! بدءًا من قالب محضر اجتماع مجلس الإدارة من ClickUp .
مثل القوالب الأخرى في هذا الدليل، يسمح لك قالب محضر الاجتماع هذا بتسجيل جميع الحاضرين ووضع علامات عليهم، بالإضافة إلى جدول الأعمال وعناصر الإجراءات. ولكن قد يكون لدى مجلس إدارتك توقعات محددة تختلف عن اجتماعك المعتاد، وهذا القالب يتفهم ذلك -لذلك لديك أيضًا القدرة على تسجيل نتائج التصويت لكل بند من بنود العمل وتقديم ملاحظات الاجتماع عالية المستوى.
يمكنك أيضًا مشاركة المستند بسرعة مع جميع اللاعبين الرئيسيين الآخرين باستخدام زر "مشاركة المستند" في ClickUp!
5. قالب محضر اجتماع إدارة المشروع من ClickUp
قالب محضر اجتماع إدارة المشاريع من ClickUp
قالب قالب محضر اجتماع إدارة المشروع من ClickUp سيساعدك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات إدارة المشروع مع قائمة كاملة بالعناصر في مهمة ClickUp القابلة للتخصيص.
يمكنك البدء في استخدام هذا القالب قبل اجتماع بدء المشروع مع أقسام مخصصة للروابط المفيدة وتفاصيل الاجتماع وجدول الأعمال وأعضاء فريق المشروع - كل ذلك من الوصف الشامل للمهمة.
هناك قسم آخر يشرح بالتفصيل مراجعة الجدول الزمني للمشروع، والذي سيشير إلى العمل المنجز، والعمل المخطط له في المستقبل، وملاحظات متنوعة أخرى. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك سرد المخاطر والمشكلات المختلفة التي قد تؤثر سلبًا على كل مشروع باستخدام أحد الحقول الستة المخصصة الموجودة في هذا القالب.
من هناك، يمكنك الإشراف على تقدم مشروعك بعد الاجتماع باستخدام خمس مهام فرعية معدة مسبقًا لـ
- التأكد من وصول جميع الأعضاء إلى الأدوات المناسبة
- تخصيص تقسيم التكاليف لفريق إدارة الجودة
- وضع لوحات مؤشرات الأداء الرئيسية في مكانها الصحيح
والمزيد! إذا كنت بحاجة إلى نموذج شامل لمحاضر الاجتماعات لإدارة المشاريع، فسيكون من الصعب عليك العثور على نموذج أفضل من هذا النموذج.
6. قالب ملاحظات الاجتماع من ClickUp
قالب ملاحظات الاجتماع بواسطة ClickUp
ألست مستعدًا تمامًا لتولي محاضر الاجتماعات؟ ابدأ بتدوين ملاحظات مفصلة! إن قالب ملاحظات الاجتماع من ClickUp هو النموذج المثالي للاجتماع المجرد قالب الملاحظات لتنظيم تفاصيل اجتماعك والحفاظ على توافق أعضاء الفريق.
تتضمن الأقسام في هذا القالب ما يلي:
- تاريخ الاجتماع، والوقت، وجدول الأعمال
- رابط تسجيل الاجتماع
- الوجبات الرئيسية والملخص
- بنود العمل.
هذا معًا قالب الصفحة الواحدة سيساعدك على تدوين الملاحظات الأساسية التي يمكن أن تكمل مواد الاجتماع الأخرى - بما في ذلك محضر الاجتماع!
7. ملاحظات الاجتماعات المتكررة بواسطة ClickUp
ملاحظات الاجتماعات المتكررة بواسطة ClickUp
قالب آخر يمكن أن يساعد في تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات هو ملاحظات الاجتماعات المتكررة بواسطة ClickUp . هذا النموذج مثالي إذا كنت تجري اجتماعات منتظمة وتريد تتبع التقدم المحرز في كل اجتماع متكرر.
يمكنك استخدام هذا المستند لإدارة جميع عناصر جدول الأعمال، وسرد المهام، وتحديث ذاكرتك من الاجتماعات السابقة بنظرة عامة عالية المستوى، وتعيين عناصر العمل المختلفة لأعضاء الفريق. وبالطبع، يمكنك أيضًا تضمين تفاصيل مثل تاريخ الاجتماعات السابقة والحالية والمستقبلية، والغرض المحدد للاجتماع، والحضور، والغائبين. بالإضافة إلى ذلك، حدد ما إذا كان عدد الحضور يفي بالنصاب القانوني لكل اجتماع.
8. قالب تعقب الاجتماعات بواسطة ClickUp
قالب تعقب الاجتماعات بواسطة ClickUp
هل تريد حلاً للمساعدة في تتبع الاجتماعات من البداية إلى النهاية؟ قم بإضافة قالب تعقب الاجتماعات من ClickUp إلى مساحة عملك! يتضمن هذا القالب التفصيلي جميع المعلومات في قائمة شاملة وقابلة للتنفيذ لتخطيط وإعداد وإدارة عناصر العمل أثناء عملك.
يمكنك استخدام القالب لتتبع جميع أنواع الاجتماعات والمشاريع، من واحد على واحد ومراجعات العمل الفصلية إلى احتفالات أعياد الميلاد وغيرها من الفعاليات التي تخرج عن نطاق اجتماعات العمل التقليدية.
يتضمن القالب العديد من المكونات للمساعدة في كل جانب من جوانب تتبع الاجتماعات، بما في ذلك ثلاث حالات، وثمانية حقول مخصصة، وأربعة أنواع من طرق العرض.
9. قالب محضر الاجتماع لـ Excel
قالب محضر الاجتماع لبرنامج Excel عبر قوالب WPS
بينما يعد ClickUp حلاً رائعًا لحفظ جميع مستندات الاجتماعات في مكان واحد مع إمكانية المشاركة المثلى والميزات الأخرى، قد ترغب في استخدام محضر اجتماع قالب لبرنامج Excel إذا كانت مؤسستك تستثمر بالفعل في منتجات Microsoft. قائمة تتبع محاضر الاجتماعات التنفيذية هي قالب جدول بيانات أساسي لتتبع التفاصيل في الاجتماعات التنفيذية.
يستخدم قالب محضر الاجتماع هذا بتنسيق XLS تخطيط ورقة بسيط مع أعمدة متعددة لتتبع جميع تفاصيل الاجتماع. قم بتضمين معلومات مثل وصف المهام، والمكلفين، وتواريخ الاستحقاق، والموارد المطلوبة، وسجلات الحالة التنفيذية.
10. قالب محضر الاجتماع لبرنامج Microsoft Word
قالب محضر الاجتماع عبر Microsoft 365
إذا كنت تستخدم Microsoft Word بانتظام، فقد تستفيد من قالب محضر الاجتماع لـ Word، حيث تقدم Microsoft عددًا من قوالب محاضر الاجتماعات. ستجد الكثير من قوالب المستندات القابلة للتخصيص لجميع أنواع الاجتماعات، بما في ذلك اجتماعات المسؤولين، واجتماعات الآباء والمعلمين، ونموذج محضر الاجتماع الكلاسيكي هذا لاجتماعات الفريق العامة.
لا يمكنك العثور على قالب مناسب لبرنامج Word؟ تتيح لك Microsoft أيضًا إنشاء مستندات من الصفر.
أفضل ممارسات محاضر الاجتماعات
ستعتمد الطريقة التي تسجل بها محاضر الاجتماعات على أسلوبك في الكتابة وقدرتك على تسجيل الملاحظات بسرعة. ومع ذلك، لا داعي للقلق بشأن السرعة في البداية، فمع القليل من الوقت والخبرة، ستتمكن من تطوير إيقاع لالتقاط المعلومات الصحيحة.
ومع ذلك، إليك بعض التذكيرات لمساعدتك في إنشاء أفضل محاضر الاجتماعات على الإطلاق:
مدون محاضرك ليس كاتب المحاضر الخاص بك
الملاحظات والمحاضر مختلفة - ويجب التعامل معها على هذا النحو! بينما ملاحظات الاجتماع يمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية، وتتضمن محاضر الاجتماعات مجموعة قياسية من الممارسات والمعلومات المضمنة.
في بعض الأحيان يقوم مخططو الاجتماعات بتعيين ميسرين لتدوين الملاحظات على الاجتماع ويطلبون من نفس الشخص لاحقًا إنشاء محضر الاجتماع من تلك الملاحظات. وفي أحيان أخرى، قد يستخدم مخطط الاجتماع هذه المصطلحات بشكل مترادف! من المحتمل أن تضحي باتساق وجودة محاضرك من خلال القيام بذلك.
يمكن أن يؤدي وضع الكثير من المسؤولية على عاتق مدون الملاحظات إلى ملاحظات أقل شمولاً أو ثغرات في أجزاء من محضر الاجتماع. من خلال تحميل شخص واحد فوق طاقته في كلتا المهمتين، قد تضعف قدرته على القيام بأي من المهمتين بنجاح.
لذلك إذا كنت مسؤولاً عن المحضر، فامنحهم 100% من تركيزك.
سرد القصة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة
التزم بالنقاط المهمة.
فبدلاً من التركيز على كل التفاصيل الصغيرة، ركز على البنود المهمة واترك للقارئ أن يطرح الأسئلة. ستوجههم دقائقك إلى الشخص المناسب للمتابعة معه 🙂
إذا أثيرت مشكلة ما في الاجتماع، تأكد من توثيقها:
- المشكلة أو التحدي الذي تتم معالجته
- الأفكار التي يتم النظر فيها كحلول
- المسار المتفق عليه للمضي قدمًا
- متى يمكنك توقع حل المشكلة
يمكن أن يؤدي تضمين معلومات إضافية إلى إعاقة القارئ، مما يجعل متابعة المحضر أكثر صعوبة. الفكرة الأفضل هي تضمين النقاط الأكثر بروزاً فقط.
نظفها
ثق بي، لن ترغب في مشاركة محضر الاجتماع الخام الخاص بك دون تحرير مكثف. بدلاً من ذلك، استخدم مسودتك الأولى كأساس لتنظيم مسودتك النهائية. أثناء عملية التحرير، ستقوم بصياغة الملاحظات في سرد متماسك يتبع هيكل المحضر المتسق لفريقك.
أثناء الاجتماع، ركز على المعلومات. لا تقلق بشأن تنظيم ملاحظاتك حتى تصبح جاهزًا للتحرير - عندها يتشكل المحضر!
ستساعدك إعادة قراءة الملاحظات وإعادة كتابتها على تذكر المناقشة بشكل أفضل وتمنحك منظورًا جديدًا لكل موضوع.
نصيحةاحترافية:_ بدلاً من الاعتماد على القلم والورقة القديمة الجيدة لهذه المهمة، حاول تدوين ملاحظات منظمة في مفكرة رقمية!
أدوات مثل مفكرة ClickUp و ملحق كروم يوفر حلاً سريعًا وبديهيًا لتدوين الملاحظات بسرعة. أضف التنسيق والنمط على الفور مع تحرير نص غني لجعل ملاحظاتك أكثر شمولاً، حتى في منتصف الاجتماع.
استخدام ميزة تحرير النص المنسق لإضافة تنسيق ونمط إلى ملاحظاتك في ClickUp، حتى في منتصف الاجتماع
دائما، دائما، دائما، دائما اطرح الأسئلة
لا تترك أي شيء للصدفة! إذا بدت أي ملاحظات أو تعليقات غير واضحة، تواصل مع ذلك الشخص للحصول على توضيح إن استطعت. الأهم من ذلك هو أن تحصل على الحقائق الصحيحة لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور أو يحتاجون إلى تنشيط المعلومات. الدقة أكثر من السرعة!
تبدأ المساءلة ببنود العمل
ستكون بنود الإجراءات الخاصة بك أحد أقصر مكونات محضر اجتماعك ولكنها ربما تكون الأكثر أهمية!
هذا هو القسم الذي تسجل فيه الخطوات التالية لحل المشاكل التي تم تناولها خلال الاجتماع. لهذا السبب يجب أن يتضمن كل بند من بنود العمل بعض التفاصيل الثابتة والسريعة:
- القرار أو الإجراء الذي يجب اتخاذه
- من المسؤول عن إكمال المهمة
- متى يجب إكمالها
هذه هي الطريقة التي تعزز بها محاضر الاجتماعات المساءلة وتساعد المشاركين على تتبع المهام بشكل أكثر فعالية. اقتراحنا؟ قم بصياغة محضر اجتماعك في أداة مستندات ديناميكية تسمح لك بما يلي إضافة التعليقات وتعيينها إلى كتاباتك.
وضع علامة على الفريق في التعليقات، وتعيين عناصر الإجراءات، وتحويل النص إلى مهام قابلة للتتبع باستخدام ClickUp Docs
(AP) الأسلوب مهم
من الجيد دائمًا اتباع كتاب الأسوشييتد برس للأسلوب عند وضع اللمسات الأخيرة على الملخص. يجب أن يكون محضر الاجتماع محررًا ومصححًا وخاليًا من الأخطاء. فالأخطاء المطبعية تجذب انتباه القارئ بعيدًا عن الأمور المطروحة، وبصراحة، فهي ليست احترافية.
قم بالتدقيق والتدقيق المزدوج، واطلب من شخص آخر مراجعة عملك. تخلص من الأخطاء ودع القارئ يركز على المحتوى.
صحح حقائقك
الغرض الأساسي من محاضر الاجتماعات هو نقل ما حدث.
راجع ملاحظاتك أو تسجيل الاجتماع للتأكد من أنك تشارك المعلومات الصحيحة. وبدلاً من التخمين، تحدث إلى زملائك! افعل كل ما بوسعك للتحقق من أن المحاضر موثوقة.
جهّز اجتماعاتك باستخدام قالب محضر الاجتماع المناسب
في حين أن القوالب يمكن أن توفر لك الكثير من الوقت، إلا أنها تصبح أكثر قيمة عندما تتمكن من تحريرها والوصول إليها وإدارتها جنباً إلى جنب مع أعمالك الأخرى. برنامج مجاني لإدارة المشاريع مثل ClickUp مصمم لحل المشكلة ذاتها وأكثر من ذلك بكثير.
حتى اختر من برنامج ClickUp المتزايد مكتبة القوالب أو قم بإنشاء نموذج خاص بك ليناسب احتياجات فريقك الفريدة. 🦄
وهل ذكرنا أن ClickUp يتكامل مع أكثر من 1,000 أداة عمل أخرى ? حتى التكبير ! كل ذلك لجعل عملية محضر الاجتماع أسهل بكثير. 😇
والجزء الأفضل هذه الميزات مجانية تمامًا .
إن مجموعة ClickUp من قوالب محاضر الاجتماعات، والمستندات التعاونية، وميزات إدارة الاجتماعات القوية متاحة لأي شخص مجاناً وإلى الأبد. هل تريد أن تكون في مقعد القيادة؟ ابدأ مع ClickUp الآن !