أوين جونز هو كبير مسوقي المحتوى في ZoomShift، وهو تطبيق لإنشاء جداول زمنية عبر الإنترنت. وهو مسوق SaaS ذو خبرة متخصصة في تسويق المحتوى و CRO والإعلان على Facebook. يحب مشاركة معرفته مع الآخرين لمساعدتهم على تحسين نتائجهم.
أحد أفضل الأشياء في وجود فريق تصميم موزع هو حرية توظيف أفضل الأشخاص المتاحين، بغض النظر عن مكان إقامتهم. باستخدام المهارات والأدوات المناسبة لإدارة الفريق الموزع، ستتمكن من إدارة فريق التصميم الذي تحلم به لتحقيق النجاح.
من بين جميع التحديات التي تواجه إدارة فريق عن بُعد، فإن أصعبها هو ضمان استمرار إنتاجية الموظفين وإبداعهم وتعاونهم في غياب زملائهم. بصفتك مديرًا، عليك ضمان أن يكون موظفوك دائمًا في أفضل حالاتهم.
5 استراتيجيات يمكن أن تساعد في الحفاظ على مسار الفريق الموزع
1. ضع أهدافًا قابلة للقياس على الصعيدين الشخصي والمهني
ليس سراً أن التواصل عادة ما يكون أسهل في المكتب. لذلك من المهم الكتابة والتحدث بطريقة واضحة وسهلة الفهم مع الاتفاق على مهام ومواعيد نهائية واقعية.
يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) فكرة رائعة لتحديد توقعاتك كصاحب عمل. ستغطي هذه المؤشرات كل ما تتوقعه من الموظفين. فيما يلي مثال على جدول مؤشرات الأداء الرئيسية لمختلف أقسام الشركة.
في حالتك، ستشمل مؤشرات الأداء الرئيسية أمورًا مثل:
- الوقت الذي يجب قضاؤه في تنفيذ مشروع التصميم
- ما مقدار العمل الذي تتوقع أن ينجزه الشخص في يوم واحد؟
- تقييمات رضا العملاء
عندما يعرف أعضاء فريقك ما تتوقعه منهم، يمكنهم وضع استراتيجيات لتحقيق تلك الأهداف منذ البداية. كما أن إنشاء عملية تصميم قوية لجميع أعضاء الفريق لتحقيق أهداف الفريق أمر ضروري لتحقيق الكفاءة.
2. حدد موعدًا لاجتماعات فردية مرة واحدة في الأسبوع
الاجتماعات المنتظمة أمر لا بد منه. فأنت بحاجة إلى معرفة ما إذا كانت المهام يتم إنجازها وما إذا كانت الأهداف يتم تحقيقها. ستساعدك الاجتماعات الفردية على تتبع الإنجازات. وستتمكن من التعرف على أعضاء فريقك بشكل أفضل وتدوين أي مخاوف قد تكون لديهم.
قم دائمًا بتنظيم اجتماعاتك.
قبل كل اجتماع، قم بوضع جدول أعمال للاجتماع. سيساعد جدول الأعمال في الحفاظ على سير الاجتماع على المسار الصحيح. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعله ضروريًا:
- إخطار أعضاء فريق التصميم مسبقًا بالغرض
- ضع توقعات واضحة لما يجب القيام به قبل الاجتماع وأثناءه
- حافظ على تركيز المشاركين على الموضوع
- تحديد وتيرة الاجتماع
- حدد وقت البدء والانتهاء حتى يتمكن الجميع من التخطيط وفقًا لذلك
فكرة أخرى جيدة هي عقد اجتماعات يومية قصيرة. وهي عبارة عن جلسات سريعة مع أعضاء الفريق عن بُعد لمتابعة آخر المستجدات اليومية. لا تقلق، ليس عليك الوقوف فعليًا أثناء عقد هذه الاجتماعات.
يمكنك مناقشة المهام الحالية والمشكلات والأمور التي تحتاج إلى تحسين واتجاهات التصميم وأفضل الإجراءات. تريد أن يكون لدى فريق التصميم الخاص بك نظرة شاملة على كل ما يتم العمل عليه، وتوزيع المهام بكفاءة، وتوضيح سوء الفهم، والبقاء على اطلاع بأحدث أخبار التصميم.
على سبيل المثال، يمكنك تغطية ما سيقوم به أعضاء فريق التصميم يومي الاثنين والجمعة خلال الأسبوع. يعد استخدام برامج الجدولة طريقة رائعة للبقاء على اطلاع على جميع الجداول المزدحمة. فيما يلي مثال على جدول من Zoomshift معروض على تطبيق جوال.
يجب عليك أيضًا التخطيط لإجراء محادثات جماعية شهرية مع جميع أعضاء الفريق. هذه المحادثات هي فرصة للقاء والتواصل بين الأفراد.
ومن الجدير بالذكر أيضًا مدى أهمية تقدير الموظفين على عملهم الممتاز. وينطبق هذا بشكل خاص على الاجتماعات الفردية، حيث يحظى الموظف بكامل انتباهك.
إذا لم تكن تعرف ذلك بالفعل، فاحفظ في ذهنك أن الموظفين، بما في ذلك العاملون في الصناعات الإبداعية، يسعون باستمرار إلى الحصول على التقدير لعملهم، ويكونون أكثر ولاءً عندما يتلقون الثناء. لن يبقوا في الشركة إذا لم تكن هناك ثقافة لتقديم الملاحظات. يجب أن يشعروا بأن آراءهم مهمة، ويجب أن يكون التواصل المفتوح كافياً لتحقيق ذلك.
أخيرًا، لا تقلق إذا رأيت أطفالًا أو حيوانات أليفة ينضمون إلى الاجتماع من حين لآخر. فهذه المواقف تحدث بالفعل أثناء الاجتماعات وهي جزء من ثقافة العمل من المنزل.
3. استفد من برامج إدارة المشاريع وأدوات الاتصال
لا يمكنني التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية إنشاء قنوات اتصال واضحة لفريق العمل عن بُعد. يجب أن يكون لكل شركة قناة اتصال مفضلة. يجب أن تكون واضحة وسهلة الوصول. Skype هو مثال جيد على برامج الاتصال البسيطة والمجانية.
لضمان تحقيق خطة عملك وأهداف فريقك، تحتاج إلى حل لإدارة المشاريع. يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع لمشاركة المعلومات وتوزيع المهام. باستخدام هذا البرنامج، يمكنك إنشاء قناة تصميم حيث يمكن لمصمميك التواصل بسهولة.
يساعد وجود عملية مدروسة جيدًا وبرنامج لإدارة المشاريع على ضمان أن يكون لدى كل مصمم رؤية شاملة لما يجري في المشروع. عندما تكون جميع المعلومات في مكان واحد يمكن للجميع رؤيتها، يصبح تتبع التغييرات والقرارات أكثر سهولة. وفقًا للعديد من المصممين، ClickUp هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدهم على تنظيم المهام بالطريقة التي تناسب سير عملهم.
أحد العناصر الأكثر أهمية في إدارة فريق هو وجود عملية فعالة لتقديم الملاحظات على التصميم. يمكنك استخدام منصة إدارة المشاريع التي تختارها لهذا الغرض. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لتقديم الملاحظات إلى فريقك عن بُعد:
- التسجيلات: إذا كنت تعطي تعليمات محددة لمصمميك، يمكنك استخدام التسجيلات المرئية لتوضيح ما تعنيه. يمكنك إضافة تعليقات أو ملاحظات إلى أجزاء محددة من المشروع تريد التأكيد عليها.
- لقطات الشاشة: في بعض الأحيان، يكون من الأسهل والأسرع إرفاق لقطة شاشة لتوضيح ما تعنيه. تساعد العناصر المرئية في توضيح ما تتحدث عنه. يعد FireShot، الملحق الإضافي لمتصفح Chrome من Google، أداة رائعة تتيح لك التقاط لقطات شاشة كاملة لصفحات الويب وتحريرها وحفظها كملفات PDF/JPEG/GIF/PNG.
- الرسومات: عندما لا يكفي وصف شيء ما، لا تتردد في رسمه. يمكنك استخدام القلم والورقة أو أحد التطبيقات عبر الإنترنت لتصور أفكارك وإرسالها إلى فريقك.
- تعليقات: في بعض الأحيان، البساطة هي الأفضل. تتيح لك منصة إدارة المشاريع الجيدة ترك تعليقات أو ملاحظات لاصقة أو ملاحظات مرقمة.
حاول أن تقتصر تعليقاتك على التصميم في مكانين مختلفين. فأنت تريد أن تسهل على المصمم العثور عليها وتسمح بتنفيذها بسرعة.
4. طور ثقافة "إنجاز المهام"
"إنجاز المهام" (GTD) هو نظام إنتاجية شخصية طوره ديفيد ألين ونشره في كتاب يحمل نفس الاسم. يوصف بأنه نظام لإدارة الوقت يتيح للفرد التركيز على تنفيذ كل مهمة مدرجة في سجل خارجي.
يذكر المؤلف أنه لا يمكنك القيام إلا بمهمة واحدة بشكل صحيح في كل مرة.
استنادًا إلى نظام GTD، أصدرت ClickUp نموذجًا لإنجاز المهام يساعد في تنظيم المهام والمشاريع. يسجل النموذج المهام ويقسمها إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ. ويأتي مع طرق عرض مدمجة مختلفة وحقول مخصصة ووثائق لمساعدة المستخدمين على تحديد أولويات المهام وتتبعها وتنفيذها في مكان واحد.
قالب "إنجاز المهام" في ClickUp
تعد المكافآت والمكافآت ميزة قياسية في الوظائف المهنية. وفقًا ل ـ Reward Gateway، يوافق 90٪ من العاملين في مجال الموارد البشرية على أن برنامج التقدير والمكافأة الفعال يساعد في تحسين نتائج الأعمال. إذا حقق الموظف باستمرار مؤشرات الأداء الرئيسية وأظهر أنه جدير بالثقة، فيجب مكافأته.
5. كن قابلاً للتكيف وثق بزملائك في العمل
إن وجود الجميع في نفس المكتب لا يضمن الإنتاجية. لكن من السهل متابعة ما يفعله كل شخص. يجب أن يكون لديك فريق من الموظفين الذين يمكنك الوثوق بهم. فمن المستحيل مراقبة الناس أثناء عملهم عن بُعد.
هناك العديد من المزايا للعمل من المنزل. منها على سبيل المثال: المرونة، وتوفير الوقت والمال في التنقل، وعدم وجود قواعد لباس معينة.
ومع ذلك، لا يستطيع الجميع تقديم الأداء المتوقع.
قد يكون العمل من المنزل مليئًا بالمشتتات، وقد يجد بعض الموظفين صعوبة في الفصل بين العمل والحياة الشخصية. يجب على موظفيك القيام بالمهام الموكلة إليهم وإنجازها.
إذا قررت منح مصمميك درجة عالية من الحرية الإبداعية، فتوقع نتائج رائعة. أوضح لهم أن مصمميك سيكونون مسؤولين عن عملهم وعن قراراتهم. إذا فشلوا في تحقيق النتائج المرجوة، فسيتعين عليك اتخاذ قرار صعب بشأن مدى ملاءمتهم لشركتك.
ليس من غير المألوف أن يكون الموظفون منتشرين في مناطق زمنية مختلفة في الوقت الحاضر. قد يكون من الصعب الاتصال بشخص ما عندما تكون الساعة 2 صباحًا في منطقته الزمنية. عليك احترام المناطق الزمنية لأعضاء فريقك. بمعنى آخر، حاول تعديل الوقت بما يتناسب مع الآخرين.
حدد دائمًا المناطق الزمنية مع وقت الاجتماع المقرر. تذكر التحقق من أي عطلات وطنية أو دينية في بلدان موظفيك.
خلاصة
العمل عن بُعد لا يناسب الجميع، ولا حرج في ذلك. مهمتك كمدير لفريق تصميم موزع هي العثور على الأشخاص الذين يستمتعون بالعمل عن بُعد ويفهمون خصوصيته. صناعة تصميم البرمجيات وتطويرها في تطور مستمر، ويجب أن نكون سريعين في مواكبة المتطلبات الجديدة.
لا تنسَ أن لا شيء يمكن أن يحل محل التفاعل المباشر. يجب أن تحاول عقد اجتماعات من حين لآخر باستخدام الأدوات المتاحة لك، حتى عند العمل عن بُعد.