تأهيل عميل جديد، ومساعدة المستخدمين في تثبيت المنتج، وتوفير أدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها - ما هو العامل الأكثر أهمية في إدارة هذه العمليات التجارية؟ التوثيق الفعال.
يضمن دليل التأهيل المنظم بشكل جيد، ودليل واضح للمنتج، ومركز مساعدة مفصّل حصول المستخدمين على الدعم الذي يحتاجونه دون احتكاك.
فبدون ممارسات التوثيق الفعّالة، حتى أفضل المنتجات يمكن أن تصيب المستخدمين بالإحباط. وهذا هو السبب في أهمية تطبيق مقاييس التوثيق.
في منشور المدونة هذا، سنستكشف أهم مقاييس التوثيق وكيفية تتبعها.
## ⏰ ملخص 60 ثانية
- تضمن مقاييس التوثيق أن المحتوى الخاص بك فعال وواضح وسهل الاستخدام من خلال تتبع جودته الإجمالية وسهولة استخدامه وتأثيره
- يحسّن قياس مقاييس التوثيق من تجربة المستخدم، ويعزز كفاءة الفريق، ويدفع إلى تحسينات مستمرة على المحتوى ليبقى ملائماً
- تشمل المقاييس الرئيسية سهولة القراءة، والتنقل وإمكانية الوصول، وجودة المحتوى، وسهولة الاستخدام، والدقة لضمان تلبية وثائقك لاحتياجات المستخدم بشكل فعال
- توفر مقاييس الأداء المتقدمة، مثل الوقت اللازم لحل المشكلة، ومعدل نجاح البحث، ومعدل انحراف الدعم، رؤى أعمق حول أداء وثائقك
- تبسيط التتبع والتحسين باستخدامانقر فوقالأداة المتكاملة لتحديد الأهداف، وتتبع المقاييس، وجمع الملاحظات المباشرة، وتحسين وثائقك بسلاسة
ما هي مقاييس التوثيق؟
مقاييس التوثيق تقيس فعالية وتأثير وثائقك. وهي تشمل عناصر نوعية وكمية، مثل جودة المحتوى ومشاركة المستخدم وسهولة التصفح ومعدلات التحويل.
الوثائق عالية الجودة دقيقة وشاملة وجيدة التنظيم ويسهل الوصول إليها. وينبغي أن توفر معلومات واضحة وموجزة وقابلة للتنفيذ تمكّن المستخدمين من تحقيق أهدافهم بأقل قدر من الارتباك أو الإحباط.
ولكن مهلاً، ما هي قيمة التوثيق؟ دعنا نفهم فوائدها بالتفصيل:
🌟 يحسن تجربة المستخدم
وثائق تقنية واضحة ودقيقة وسهلة المتابعة تسهل على المستخدمين العثور على المعلومات ذات الصلة. عندما تجيب وثائقك على أسئلة المستخدمين وتحل مشاكلهم بشكل فعال، فمن المرجح أن يستخدموا منتجك أو خدمتك.
⚡ يعزز الكفاءة
تقلل الوثائق الشاملة والمنظمة بشكل جيد من طلبات دعم العملاء ووقت تأهيلهم حيث يمكن للمستخدمين الوصول بسرعة إلى المعلومات ذات الصلة. وهذا يعني أنه يمكن لفريقك التركيز على أولويات أكبر بينما يحصل المستخدمون على الإجابات التي يحتاجونها دون تأخير. وفي نهاية المطاف، يساعد ذلك على تعزيز نجاح الأعمال.
📈 يقود التحسين المستمر
يساعد تتبع المقاييس على تحليل الثغرات في استراتيجية التوثيق الخاصة بك مع تطور منتجك أو جمهورك أو أهدافك. على سبيل المثال، يبحث المستخدمون بشكل متكرر عن مصطلحات معينة لكنهم لا يجدون محتوى ذا صلة، مما يشير إلى معلومات مفقودة أو غير واضحة. يساعدك ذلك على تعديل استراتيجية التوثيق الخاصة بك لتلبية احتياجات العمل.
💡 نصيحة احترافية: قم بجدولة حلقات منتظمة للتغذية الراجعة مع كل من المستخدمين والفرق الداخلية لتحديد مجالات التحسين.
المقاييس الرئيسية لقياس جودة التوثيق
دعنا نحلل المقاييس الرئيسية لقياس جودة الوثائق وكيفية تأثيرها على تجربة العملاء، مع أمثلة على المقاييس الصحيحة ونصائح حول تحسين كل منها:
سهولة القراءة
يوضح مقياس سهولة القراءة مدى سهولة قراءة وثائقك وفهمها. وهو يقيّم عوامل مثل بنية الجمل والمفردات والتنسيق والتخطيط. تعزز الوثائق القابلة للقراءة تجربة المستخدم من خلال تقليل الارتباك والإحباط.
عندما يتمكن المستخدمون من فهم المحتوى بسهولة، فمن المرجح أن يحققوا أهدافهم دون الحاجة إلى دعم إضافي. من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي ضعف سهولة القراءة إلى سوء الفهم وزيادة طلبات الدعم وتراجع الثقة في منتجك أو خدمتك.
🌻 مثال: يجب أن تهدف الوثائق الموجهة للمستخدمين العاديين إلى الحصول على درجة سهولة قراءة تتماشى مع مستوى قراءة يتراوح بين الصف الثامن والعاشر.
🎯 كيفية تحسين سهولة القراءة:
- حدد مستوى خبرة جمهورك لتحديد المصطلحات التقنية التي يجب عليك تبسيطها في مستندك
- اجعل طول الجملة قصيراً، وتجنب المصطلحات الاصطلاحية، وحدد المصطلحات عند الضرورة في المستندات التقنية
- استخدم العناوين والعناوين الفرعية والتنسيقات مثل العناوين العريضة أو النقاط لجعل المعلومات قابلة للقراءة
- أضف الرسوم البيانية أو لقطات الشاشة أو مقاطع الفيديو لاستكمال النص وتحسين الفهم
- مشاركة المسودات للحصول على الملاحظات ومراجعتها بناءً على الاقتراحات لضمان الوضوح
التنقل وإمكانية الوصول
يتعلق التنقل وإمكانية الوصول بمدى سهولة عثور المستخدمين على المعلومات التي يحتاجونها في وثائقك.
🌻 مثال: تقوم وثائق Stripe بذلك بشكل جيد للغاية. مع جدول المحتويات المصمم جيدًا والروابط الداخلية التي تربط بين الموضوعات ذات الصلة، يمكن للمستخدمين الانتقال مباشرة إلى ما يحتاجون إليه أو اكتشاف المعلومات ذات الصلة دون إضاعة الوقت.
تعمل هذه الميزات المدروسة على تحسين تجربة المستخدم وتقليل طلبات الدعم الناجمة عن التنقل غير الواضح. إنها طريقة بسيطة لكنها فعالة لجعل الوثائق أكثر سهولة للمستخدم.
عبر شريط
🎯 كيفية تحسين التصفح وإمكانية الوصول:
- تنظيم المحتوى بفئات واضحة وتسلسلات هرمية منطقية حتى يعرف المستخدمون من أين يبدأون
- تضمين ميزات مثل جدول المحتويات أو مسارات التنقل أو الروابط الداخلية لتسهيل التنقل بين الأقسام
- استخدم تنسيقات وتسميات متناسقة للحفاظ على سهولة التنقل والتنبؤ به
تساعدك هذه الميزات على إنشاء وثائق منظمة.
جودة المحتوى
تركز جودة المحتوى على مدى تلبية وثائقك لاحتياجات جمهورها. تكون الوثائق عالية الجودة واضحة، وجذابة، وقابلة للتنفيذ، ومفصلة بما يكفي لتوجيه المستخدمين بشكل فعال. يمكن أن يؤدي المحتوى ذو الجودة الرديئة إلى سوء الفهم والإحباط وانعدام الثقة في منتجك أو خدمتك بشكل عام.
عندما يكون المحتوى الخاص بك مكتوبًا جيدًا وموجهًا لجمهورك، فإنه يمكّن المستخدمين من حل مشاكلهم دون مساعدة خارجية.
🌻 مثال: توفر مقالات المساعدة في ClickUp للمستخدمين تعليمات واضحة وقابلة للتنفيذ لأي مهمة يحتاجون إلى إنجازها. كما تسرد المقالات أيضًا الموارد أو الأدوات التي تحتاجها لتنفيذ عنصر إجراء ما. بالإضافة إلى ذلك، ستجد أدلة إرشادية خطوة بخطوة مع مرئيات ذات صلة لمتابعة العملية بكفاءة.
🎯 كيفية تحسين جودة المحتوى:
- راجع وثائقك بانتظام بحثًا عن الأقسام القديمة أو غير المكتملة وقم بتحديثها حسب الحاجة
- اكتب مع وضع جمهورك في الاعتبار، مع الحرص على أن يكون المحتوى مفصلاً ولكن ليس مربكًا
- قسّم الخطوات المعقدة إلى قوائم مرقمة
- ضع خطًا غامقًا للمصطلحات الرئيسية لإبراز المعلومات المهمة
📖 اقرأ المزيد: قوالب التوثيق الفني المجانية لفرق تكنولوجيا المعلومات
قابلية الاستخدام
تتعلق قابلية الاستخدام ب مدى سهولة متابعة المستخدمين لوثائقك لحل مشاكلهم. يساعد المحتوى الواضح والموجه نحو المهام المستخدمين على إنجاز المهام بسرعة، بينما يمكن أن تؤدي التعليمات المربكة أو المعقدة للغاية إلى إحباطهم.
🌻 مثال: توفر وثائق المساعدة في Slack إرشادات واضحة ومفصلة خطوة بخطوة لإعداد عمليات التكامل، مقترنة بأمثلة واقعية مثل توصيل Google Drive بمساحة العمل الخاصة بك. هذه الأمثلة تجعل المحتوى عمليًا وسهل التطبيق للمستخدمين.
عبر سلاك
🎯 كيفية تحسين سهولة الاستخدام
- تقسيم المهام المعقدة إلى خطوات بسيطة قابلة للتنفيذ
- استخدام تنسيق ولغة متسقة لخلق إمكانية التنبؤ للمستخدمين
- تضمين أمثلة من العالم الحقيقي لتوضيح كيفية تطبيق ما يتعلمه المستخدمون
- اختبار الوثائق مع مستخدمين حقيقيين لتحديد ومعالجة الثغرات في سهولة الاستخدام
الدقة
تضمن الدقة أن توثيقك يمكن الاعتماد عليه وجدير بالثقة من خلال توفير معلومات صحيحة ومحدثة. عندما يكون المحتوى الخاص بك دقيقًا، يمكن للمستخدمين الاعتماد عليه بثقة لحل مشاكلهم أو التعرف على منتجك. ومع ذلك، فإن التفاصيل القديمة أو المعلومات غير الدقيقة في الوثائق الفنية يمكن أن تعيق تجربة المستخدم بشكل عام.
🌻 مثال: تخيل أنه تم تحديث ميزة المنتج، لكن الدليل المقابل لا يزال يصف الإصدار القديم. سينتهي الأمر بالمستخدمين الذين يحاولون اتباع الخطوات بالإحباط وقد يطلبون الدعم، وهو ما كان يمكن تجنبه من خلال التوثيق الدقيق.
🎯 كيفية تحسين الدقة
- قم بجدولة مراجعات منتظمة لوثائقك لاكتشاف التفاصيل القديمة أو غير الصحيحة
- التعاون مع فرق المنتجات أو الفرق الهندسية لضمان دقة الوثائقالكتابة التقنية صحيحة واقعيًا
- وضع علامة واضحة على الإصدارات القديمة من الأدلة حتى يعرف المستخدمون دائمًا أنهم يعملون مع أحدث المعلومات
- تشجيع المستخدمين على الإبلاغ عن عدم الدقة من خلال توفير آلية سهلة لتقديم الملاحظات
رضا العملاء
يُظهر رضا العملاء مدى تلبية وثائقك لاحتياجات المستخدم. فهو يساعد على قياس فعالية المحتوى الذي يواجه العملاء وجودة الخدمة بشكل عام.
🌻 مثال: يمكن أن تكشف التعليقات التي يتم جمعها من خلال الاستبيانات أو النماذج عن أكثر ما يقدّره المستخدمون ويسلط الضوء على مجالات المشاكل. إذا أبلغ المستخدمون بشكل متكرر عن تعليمات غير واضحة أو صعوبة في العثور على المعلومات، فهذه علامة واضحة على الحاجة إلى تحديثات لتحسين تجربتهم.
🎯 كيفية تحسين رضا العملاء:
- اطلب تعليقات المستخدمين بعد تفاعلهم مع وثائقك
- استخدم لغة واضحة وقابلة للتنفيذ لتوجيه المستخدمين بفعالية
- مراجعة الملاحظات بانتظام لتحديد نقاط الألم المشتركة أو مجالات التحسين
- تحديث الوثائق بناءً على احتياجات المستخدم للتأكد من أنها لا تزال ملائمة ومفيدة
هذا هو المكان نماذج ClickUp تأتي. فهي تجعل من السهل جمع الملاحظات المنظمة مباشرةً من المستخدمين لديك. يمكنك تضمين نماذج ClickUp مباشرة في إدارة الوثائق أو مشاركتها مع جمهورك لجمع رؤى قيمة. يساعد ذلك على تحسين المحتوى الخاص بك باستمرار وتحسين رضا المستخدمين.
إنشاء نماذج ديناميكية بمنطق مشروط باستخدام طريقة عرض النماذج في ClickUp
باستخدام نماذج ClickUp، يمكنك:
- التقاط البيانات ذات الصلة بالمنطق الشرطي
- تحويل الردود إلى مهام قابلة للتتبع
- تحويل ملاحظات المستخدمين إلى تحسينات على المنتج
📮ClickUp Insight: يتعين على عامل المعرفة النموذجي التواصل مع 6 أشخاص في المتوسط لإنجاز العمل. وهذا يعني التواصل مع 6 أشخاص أساسيين على أساس يومي لجمع السياق الأساسي، والمواءمة على الأولويات، والمضي قدماً بالمشاريع.
إن المعاناة حقيقية - المتابعات المستمرة، والارتباك في الإصدارات، والثغرات في الرؤية تؤدي إلى تآكل إنتاجية الفريق. منصة مركزية مثل كليك أب مع البحث المتصل ومدير المعرفة بالذكاء الاصطناعي، يعالج هذا الأمر من خلال إتاحة السياق على الفور في متناول يدك.
📖 اقرأ المزيد: برنامج مجاني لمؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية
المقاييس المتقدمة في جودة التوثيق
بالإضافة إلى المقاييس المذكورة أعلاه، إليك بعض العوامل المتقدمة التي يمكنك استخدامها لتحليل جودة المستندات.
الوقت اللازم للحل
يقيس هذا المقياس المدة التي يستغرقها المستخدمون للعثور على المعلومات التي يحتاجونها وحل مشكلاتهم باستخدام الوثائق. يشير انخفاض وقت حل التذكرة إلى كفاءة وثائقك.
الوقت المستغرق في حل المشكلات = إجمالي الوقت الذي يقضيه المستخدمون في حل المشكلات/عدد الحلول
معدل نجاح البحث
يتتبع هذا المقياس عدد المرات التي ينجح فيها المستخدمون في العثور على ما يبحثون عنه بنجاح باستخدام وظيفة البحث في وثائقك. تعني النسبة المئوية الأعلى أن المستخدمين يعثرون على المحتوى ذي الصلة بسهولة أكبر.
معدل نجاح البحث = (عدد عمليات البحث الناجحة / إجمالي عمليات البحث) × 100
معدل انحراف الدعم
هذا يقيس عدد طلبات دعم العملاء المحتملة التي تم حلها من خلال الوثائق دون الحاجة إلى مساعدة فريق الدعم. يشير معدل الانحراف المرتفع إلى أن وثائقك تقلل بشكل فعال من العبء على فريق الدعم الخاص بك.
معدل انحراف الدعم = (تم حلها من خلال التوثيق/إجمالي طلبات الدعم) × 100
أدوات وموارد لقياس جودة الوثائق مراجعة الوثائق تتضمن أكثر من مجرد التحقق مما إذا كان المحتوى الخاص بك يبدو جيدًا.
تحتاج إلى تحليل ما إذا كانت وثائقك تخدم غرضها - مساعدة المستخدمين في العثور على إجابات وحل المشاكل والشعور بالثقة تجاه منتجك.
تلعب الأدوات دوراً حاسماً في هذه العملية. فهي تساعدك على تتبع المقاييس الرئيسية مثل مشاركة المستخدمين، ومعدلات نجاح البحث، ومدى فعالية وثائقك في تقليل طلبات الدعم. باستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك جمع الملاحظات وتحليل الأداء وتحسين المحتوى الخاص بك باستمرار.
برنامج لتتبع الجودة
فيما يلي الأنواع الرئيسية للبرامج التي يجب أن تضعها في الاعتبار لتتبع المستندات:
- نظام إدارة المستندات لتركيز تخزين المستندات وإدارتها واسترجاعها
- برمجيات إدارة المشاريع لإدارة المشاريع والمهام مع تتبع الوثائق المرتبطة بها
- برنامج إدارة المعرفة لإنشاء مستودع للوثائق والحفاظ عليه لسهولة وصول المستخدمين إليه
- أداة تحليلية لقياس أداء الوثائق الفردية بناءً على مقاييس مختلفة، مثل درجات رضا العملاء ومعدلات الاستخدام وأوقات الاستجابة
إذا كنت تبحث عن نظام أساسي شامل يمكّنك من تعيين مقاييس التوثيق وتتبعها في الوقت الفعلي، وجمع ملاحظات العملاء، وإدارة مهام التوثيق، فجرّب ClickUp . إنه تطبيق كل شيء للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع والمستندات والتواصل مع الفريق، كل ذلك في منصة واحدة - يتم تسريعه من خلال أتمتة الجيل التالي من الذكاء الاصطناعي والبحث.
دعنا نرى كيف يمكنك استخدام ClickUp لقياس جودة المستندات.
أهداف ClickUp: حدد معايير التوثيق الخاصة بك أهداف النقر فوق الأهداف تتيح لك تعيين أهداف محددة وقابلة للقياس لوثائقك. سواء كانت زيادة معدلات نجاح البحث، أو تقليل الوقت اللازم لحل المشكلة، أو تحسين درجات ملاحظات المستخدمين، تساعدك الأهداف على إبقاء الجميع على نفس الصفحة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء هدف لتحسين جودة الوثائق وسهولة قراءتها بنسبة مئوية محددة على مدى ثلاثة أشهر. يتم تقسيم كل هدف إلى مهام أصغر وقابلة للتنفيذ داخل ClickUp، حتى تتمكن من تتبع التقدم المحرز وضمان استمرار تركيز فريقك.
استخدام أهداف ClickUp Goals للسماح بأهداف SMART للتوثيق
ClickUp Dashboards: تتبع مخصص لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك
يصبح تتبع مقاييس التوثيق أفضل مع لوحات معلومات ClickUp . تتيح لك لوحات المعلومات هذه إنشاء عرض قابل للتخصيص بالكامل لمقاييسك الرئيسية - الوقت المستغرق في التوثيق، واتجاهات الملاحظات، وتكاليف دعم العملاء، ومعدلات الانحراف.
يمكنك استخدام الأدوات لتصور التقدم المحرز وتحديد الاختناقات والتكيف بسرعة. بهذه الطريقة، يكون تتبع جودة التوثيق أكثر فعالية وقابلية للتنفيذ.
باستخدام أهداف ClickUp Goals وDashboards، أنت لا تدير الوثائق فحسب، بل تعمل على تحسينها بشكل فعال، خطوة بخطوة.
تخصيص مقاييس التوثيق لتتبعها باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards
تعرّف على كيفية إعداد لوحات معلومات ClickUp Dashboards لتتبع الوثائق وإدارتها
تنفيذ استراتيجية جودة التوثيق
يتطلب بناء استراتيجية ناجحة لجودة الوثائق نهجًا منظمًا وأدوات مناسبة لتتبع المحتوى الخاص بك وتحسينه والحفاظ عليه. فيما يلي دليل تفصيلي لدمج مقاييس جودة الوثائق في سير عملك باستخدام ميزات إدارة المشروع في ClickUp:
الخطوة 1: تحديد المقاييس الرئيسية
ابدأ بتحديد المقاييس الأكثر أهمية لوثائقك. يمكن أن تشمل هذه المقاييس سهولة القراءة أو التنقل أو الدقة أو رضا المستخدم. يضمن تحديد مقاييس واضحة أن يكون لديك أهداف قابلة للقياس للعمل على تحقيقها.
🌻 مثال: ضع هدفًا لتحسين معدلات نجاح البحث أو تقليل الوقت اللازم للحل بنسبة مئوية محددة. قسّم هذه الأهداف إلى مهام أصغر وقم بتعيينها لفريقك من أجل المساءلة الواضحة.
الخطوة 2: جمع البيانات والملاحظات
اجمع البيانات لقياس المقاييس التي اخترتها. يمكن أن يشمل ذلك ملاحظات المستخدمين، أو تحليلات حول استخدام الوثائق، أو تقارير الأخطاء من فريق الدعم الخاص بك، ويمكنك تضمين نموذج في وثائقك يسأل المستخدمين عما إذا كان الدليل مفيدًا وأين يمكن تحسينه.
الخطوة 3: تحليل التحسينات وترتيب أولوياتها
بمجرد جمع البيانات، قم بتحليلها لتحديد الاتجاهات وتحديد أولويات مجالات التحسين. ركز على التغييرات التي سيكون لها أكبر الأثر على تجربة المستخدم وكفاءته.
استفد من لوحات المعلومات المخصصة لـ إنشاء طرق عرض مخصصة لمقاييسك، مثل الوقت المستغرق في التوثيق أو الملاحظات أو الاتجاهات أو معدلات انحراف الدعم. استخدم هذه الرؤى لتحديد أولويات خطواتك التالية.
الخطوة 4: تحديث الوثائق وتحسينها
اعمل على التحديثات المحددة في تحليلك. قد يشمل ذلك إعادة صياغة الأقسام غير الواضحة ، أو إضافة عناصر مرئية، أو إعادة هيكلة التنقل.
مع مستندات ClickUp يمكنك إنشاء وتحرير و التعاون في التوثيق في الوقت الفعلي. تجعل خيارات التنسيق الغنية من السهل تنظيم المحتوى بشكل واضح، بينما يضمن التحكم في الإصدار أن يعمل الجميع على آخر التحديثات.
إنشاء مستندات وتحريرها والتعاون في إعدادها باستخدام مستندات ClickUp Docs
الخطوة 5: المراقبة والتكرار
التوثيق لا ينتهي أبدًا. تحتاج إلى مراقبة مقاييسك بانتظام وإعادة النظر في المحتوى الخاص بك لضمان استمراره في تلبية احتياجات المستخدم.
قم بتعيين مهام متكررة أو تذكيرات لمراجعة وثائقك كل ثلاثة أشهر أو بعد تحديثات المنتج. استخدم لوحات المعلومات لمراقبة التقدم المحرز وضمان بقاء فريقك على المسار الصحيح.
مكافأة: استخدم الذكاء الاصطناعي لتبسيط عمليات التحقق من الجودة
يمكن للذكاء الاصطناعي أن يجعل عملية مراجعة الكتابة الفنية وتنقيح الوثائق أسرع وأكثر كفاءة. كليك أب برين يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp أن يحلل وثائقك من حيث سهولة القراءة والاتساق والنبرة، ويقدم اقتراحات لتحسين الوضوح والتفاعل.
استخدم ClickUp Brain للتحقق من سهولة قراءة المحتوى
استخدم الذكاء الاصطناعي للتوثيق تقنيات لمراجعة المسودات قبل النشر، مما يوفر وقت فريقك مع ضمان محتوى عالي الجودة.
📖 اقرأ المزيد: دليل إنشاء تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية القابلة للتنفيذ
التحديات والحلول في قياس جودة التوثيق ## التحديات والحلول في قياس جودة التوثيق
لا يخلو التوثيق من مجموعة من التحديات الخاصة به، سواء كانت كتابة المحتوى التقني أو وثائق المنتج . لقد اخترنا التحديات الأكثر شيوعًا وقدمنا حلولها. فيما يلي التحديات والحلول لقياس جودة التوثيق:
الذاتية في التغذية الراجعة
❗ التحدي: يمكن أن تكون ملاحظات المستخدمين على الوثائق في كل مكان لأن تفضيلات وتجارب كل شخص مختلفة تمامًا. على سبيل المثال، في بعض الأحيان يلقي المستخدمون باللوم على المستندات في بعض الأحيان على الإحباطات الأخرى التي يواجهونها، حتى لو كانت المشكلة الحقيقية تكمن في مكان آخر. مما يجعل الحصول على صورة واضحة لتفاعل المستخدم وما الذي يعمل.
✅ الحل: إقران الملاحظات الذاتية بالبيانات الموضوعية مثل مشاهدات الصفحة والوقت الذي يقضيه المستخدم على الصفحات. توفر هذه المقاييس رؤى واضحة حول كيفية تفاعل المستخدمين مع المحتوى الخاص بك، مما يساعدك على إجراء تحسينات متوازنة ومستنيرة.
عدم تفاعل المستخدم مع الوثائق
❗التحدي: إذا لم يتفاعل المستخدمون مع وثائقك، فمن الصعب معرفة ما إذا كانت تصل إلى الهدف المنشود. غالبًا ما يحدث هذا بسبب صعوبة العثور على الوثائق أو عدم معرفة المستخدمين بوجودها.
✅ الحل: اجعل من السهل الوصول إلى وثائقك داخل منتجك وقم بالترويج لها عبر قنوات مختلفة. راقب المقاييس مثل مشاهدات الصفحة والوقت الذي يقضيه المستخدمون على الصفحات لمعرفة مدى تفاعل المستخدمين.
💡 نصيحة احترافية: قم بتطوير شخصيات مفصلة للمستخدمين لفهم الاحتياجات المتنوعة لجمهورك. تساعد هذه الممارسة على تخصيص محتوى الوثائق وهيكلها لخدمة مجموعات المستخدمين المختلفة بشكل أفضل، مما يعزز الرضا العام.
الحفاظ على تحديث الوثائق
❗التحدي: يمكن أن تؤدي الوثائق القديمة إلى إحباط المستخدمين والإضرار بتجربتهم بشكل عام. في الواقع، وجدت دراسة أن 91% من محترفي البيانات أن ضعف جودة البيانات يؤثر سلبًا على أعمالهم. إنه تذكير واضح بمدى أهمية الحفاظ على دقة معلوماتك وتحديثها.
✅ الحل:ضع جدولاً زمنياً منتظماً لمراجعة وثائقك وتحديثها حتى تظل دائماً متزامنة مع تغييرات المنتج واتجاهات الصناعة. استخدم أنظمة التحكم في الإصدار لإدارة التحديثات بسلاسة والاحتفاظ بسجل واضح للتغييرات مع مرور الوقت.
الموازنة بين العمق والبساطة
❗التحدي: قد يكون إيجاد التوازن الصحيح بين العمق والبساطة في التوثيق أمرًا صعبًا. قد يؤدي الإفراط في التفاصيل إلى إرباك المستخدمين، في حين أن القليل منها يتركهم معلقين.
✅ الحل: تقسيم المحتوى إلى أقسام أساسية ومتقدمة حتى يتمكن المستخدمون من العثور بسهولة على ما يتناسب مع مستوى مهاراتهم. العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية الواضحة تجعل التنقل سهلاً. لا تنسَ جمع الملاحظات بانتظام لضبط مستوى التفاصيل بناءً على ما يحتاجه المستخدمون بالفعل.
📖 اقرأ المزيد: أفضل مولدات محتوى الذكاء الاصطناعي للتجربة
تتبع مقاييس التوثيق باستخدام ClickUp
تتطلب الإدارة الفعالة للوثائق نهجًا قائمًا على البيانات.
ومع ذلك، فإن استخدام تطبيقات متعددة لتتبع مقاييس التوثيق يؤدي إلى تبديل غير ضروري في السياق ويبطئ الإنتاجية ويعقد سير عملك.
باستخدام ClickUp، يمكنك تحديد الأهداف، وتحليل المقاييس، وجمع الملاحظات، وتحسين المحتوى باستخدام سير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي، كل ذلك في مكان واحد. حان الوقت لجعل سير عمل التوثيق مركزياً وتبسيطه. اشترك في ClickUp اليوم واجعل عملية التوثيق الخاصة بك سلسة.