تُحدث أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT تغييراً جذرياً في الأمور - حيث تحوّل مسودات البريد الإلكتروني الطويلة وماراثونات إنشاء المحتوى إلى سباقات سريعة.

ولا يقتصر الأمر على المسوقين الذين يستخدمون الذكاء الاصطناعي للبريد الإلكتروني أبلغت عن تخصيص ارتفاع في الإيرادات بنسبة 41% . من الحد من الأخطاء المطبعية وإتقان سطر الموضوع المثالي إلى صياغة رسائل البريد الإلكتروني التي تبدو إنسانية، فإن ChatGPT هنا لتوفير الوقت.

سواءً كنت منشئ محتوى أو مؤلفاً أو رائد أعمال في مجال تطبيقات الويب، فإن إتقان ChatGPT يعني التغلب على فوضى صندوق الوارد.

اتبع هذا الدليل لتتعلم كيف تكتب بريداً إلكترونياً ذكياً للأعمال - دون التضحية بعقلك!

كمكافأة، جرب أفضل بدائل ChatGPT لسير عمل اتصالاتك, ClickUp Brain .

⏰ ملخص 60 ثانية

إليك كيفية استخدام ChatGPT لكتابة رسائلك الإلكترونية:

• قم بتحسين بريدك الإلكتروني من أجل التفاعل من خلال التركيز على التخصيص واستهداف الجمهور والمحتوى الذي يلقى صدى 📩
• استخدم ChatGPT لكتابة مسودات سريعة، ولكن ضع في اعتبارك حدوده لاحتياجات العمل الفريدة
• قم بتوفير السياق (النبرة، والهيكل، والتفاصيل) للحصول على أفضل مسودة
• إعادة إنشاء المسودات أو تحريرها من أجل الوضوح والتخصيص
• تحقق مرة أخرى من الدقة والمواءمة مع صوتك
• انتقل إلىانقر فوق. ابدأ في استخدام الذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني مع ClickUp Brain وسهّل تدوين الملاحظات وتحليل البيانات وصياغة البريد الإلكتروني والتواصل
• قم بإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني والعمل من مكان واحد، باستخدامClickUp Email Email Project Management

## كيفية استخدام ChatGPT لكتابة البريد الإلكتروني

إذا أعطيت ChatGPT سياقًا كافيًا، فيمكنه إعداد محتوى يمثل نقطة انطلاق مثالية لرسائلك الإلكترونية. ما عليك سوى مشاركة بعض التعليمات الواضحة، ويمكنك أنت أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني مطابقة لهجتك ورسالتك مع توفير وقتك الثمين.

هل أنت مستعد؟ إليك كيف يمكنك الاستفادة من ChatGPT بفعالية في كتابة رسائل البريد الإلكتروني:

الخطوة 1: حدد السياق والهدف

قبل أن تبدأ حتى في فهم خصوصيات وعموميات ChatGPT، كن واضحًا بشأن موضوع بريدك الإلكتروني.

ففي النهاية، كما كتب شكسبير ذات مرة، "الإيجاز هو ذكاء الروح." لذا، حدد ما تريد أن يحققه البريد الإلكتروني دون أن تكثر من الكلام.

كلما قمت بإرشاد ChatGPT بشكل أفضل، كلما فهمت نبرة كتابتك وهدفك وبنية بريدك الإلكتروني. يمكنك إرسال تذكير، أو الرد على استفسار، أو متابعة مهمة ما، لكن تحديد السياق أمر بالغ الأهمية.

لنفترض أنك تطلب تحديثًا من زميل أو عميل. من المحتمل أن يكون هدفك هو تحفيز اتخاذ إجراء أو جمع المزيد من التفاصيل. إذا كنت تحدد موعدًا لاجتماع، فستحتاج إلى أن تكون الرسالة الإلكترونية مهذبة وواضحة، مما يسهل على المتلقي اتخاذ الخطوة التالية.

هنا، تدرك ChatGPT أن الهدف هنا هو طلب التعليقات على التحديث، لذا فهي تصمم البريد الإلكتروني للتركيز على طلب الحالة الحالية وما سيأتي بعد ذلك. يضمن أن تكون الرسالة واضحة ومهذبة وموجزة، مما يسهل على المستلم الرد بالمعلومات المطلوبة.

🧠حقيقة ممتعة: وصل ChatGPT إلى مليون مستخدم خلال خمسة أيام فقط من إطلاقه في عام 2022.

الخطوة 2: افتح حساب مع ChatGPT

لبدء استخدام ChatGPT، توجه إلى chat.openai.com وإنشاء حساب. يمكنك التسجيل باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني أو من خلال Google. ستكون جاهزًا بمجرد التحقق من حسابك (ستتلقى رمزًا مكونًا من ستة أرقام على هاتفك)!

عبر ChatGPT سيكون لديك إمكانية الوصول إلى الإصدار المجاني من GPT-3.5، أو إذا كنت تبحث عن تجربة أكثر تقدمًا، يمكنك الترقية إلى GPT-4 مقابل 20 دولار/شهر .

يوفر GPT-4 استجابات أسرع وميزات متقدمة مثل التصفح وتفسير الرموز، مما يجعله خيارًا قويًا لأولئك الذين يتعاملون مع رسائل البريد الإلكتروني الحساسة للوقت أو الذين يبحثون عن زيادة إضافية في الإنتاجية.

إذا كنت تعمل على رسائل بريد إلكتروني حساسة للوقت وتريد ردودًا أسرع وأكثر تخصيصًا، فقد يكون GPT-4 يستحق الاستثمار.

👀 هل تعلم؟ نصف الأمريكيين فقط على دراية بـ ChatGPT إلى حد ما، حيث يحمل ثلثاهم شهادة عليا. ومن المثير للاهتمام أن 54% من المستجيبين أفادوا بأنهم لم يسمعوا "شيئاً على الإطلاق" عن ChatGPT.

الخطوة 3: تزويد ChatGPT بتعليمات مخصصة

هل قمت بالتسجيل؟ حان الوقت لإعداد ChatGPT للقيام بالمزايدة الخاصة بك. ولكن قبل أن تبدأ في توليد الإجابات ورسائل البريد الإلكتروني، تحتاج إلى تزويدها ببعض المعلومات الأساسية. حدد كيف تريد أن تقوم الأداة بتوليد الإجابات.

لجعل ChatGPT مساعدك حقاً، اتبع هذه الخطوات: انقر على اسم العرض أو الصورة لفتح القائمة المنسدلة. ثم انقر على تخصيص ChatGPT.

سيُطلب منك سؤالان رئيسيان للإجابة عليهما لتخصيص ردود الذكاء الاصطناعي:

• ما الذي تريد أن يعرفه ChatGPT عنك لتقديم ردود أفضل؟

يمكنك مشاركة تفاصيل عن عملك، وأسلوبك في التواصل عبر البريد الإلكتروني، ونبرة صوتك، وتفضيلاتك الأخرى ذات الصلة. يمكن أن يشمل ذلك مهنتك، وما إذا كنت تفضّل أسلوباً رسمياً أو غير رسمي، ومقدار التفاصيل التي ترغب في تضمينها في رسائلك الإلكترونية.

• كيف ترغب في أن تستجيب ChatGPT؟

هنا، يمكنك تحديد لهجة وهيكل رسائل البريد الإلكتروني التي ستُنشئها ChatGPT. حدد ما إذا كنت تفضل الصيغ الموجزة أو المفصلة، واختر مستوى الرسميات (ودية أو رسمية أو في مكان ما بينهما)، وحدد ما إذا كنت ترغب في أن يعبر الذكاء الاصطناعي عن آرائك أو أن يحافظ على موقف محايد.

بدلاً من ذلك، يمكنك إرسال مقدمتك وتعليماتك عبر مربع الدردشة لمساعدة ChatGPT على فهمك بشكل أفضل.

هذا مثال على مقدمة قد تقدمها:

🧠حقيقة ممتعة: حوالي 25% من الشركات الأمريكية قد وفرت ما بين 50,000 دولار و70,000 دولار باستخدام ChatGPT.

الخطوة 4: مطالبة ChatGPT بكتابة البريد الإلكتروني

بمجرد مشاركة التفاصيل والتفضيلات والنبرة التي تريدها، يمكنك مطالبة ChatGPT بإنشاء البريد الإلكتروني الذي تريده. إذا لم تكن المسودة الأولى صحيحة تماماً، اطلب منه إعادة إنشاء الرد.

🤖 على سبيل المثال، إذا كنت تكتب رسالة استقالة عبر البريد الإلكتروني، يمكن أن يساعدك ChatGPT في صياغة رسالة تحقق التوازن الصحيح - سواء كنت ستغادر من أجل فرص جديدة أو بسبب عدم الرضا. والهدف من ذلك هو المغادرة بشروط جيدة والتأكد من أنك ستفترق مهنياً دون حرق الجسور.

إليك مثالاً على ما يمكن أن تولده ChatGPT:

🤖يمكن أن يكون السيناريو الآخر هو رفض مهمة مشروع.

الرد المدروس هو المفتاح إذا كنت غارقاً في العمل ولا يمكنك تحمل مسؤولية جديدة. على الرغم من أنه قد يكون من المغري التعبير عن الإحباط، إلا أنه من الضروري أن تبقى هادئاً ومراعياً ومهنيّاً. يمكن أن تساعدك ChatGPT في صياغة رسالة دبلوماسية تعبر عن حدودك دون أن تبدو رافضاً.

إليك مثال على طريقة مهذبة ومهنية لرفض مشروع جديد:

الخطوة 5: مراجعة وتحرير البريد الإلكتروني

بعد أن يُنشئ ChatGPT البريد الإلكتروني، راجعه بعناية. يمكنك تعديل النغمة، أو إضافة التفاصيل الناقصة، أو تغيير البنية لتتناسب مع نواياك بشكل أوثق. انظر ما إذا كنت بحاجة إلى إصلاح الأخطاء النحوية أو الإملائية في بريدك الإلكتروني.

قبل الضغط على زر الإرسال، تحقق مرة أخرى من ردك للتأكد من وضوحه وتوافقه مع سياسات الشركة. هذا يضمن لك أن تكون رسالتك مهنية ومتوافقة مع التوقعات، مما يساعدك على تجنب الأخطاء.

على الرغم من أن ChatGPT على درجة عالية من الكفاءة، إلا أن المحتوى الذي تم إنشاؤه قد لا يكون دائماً مثالياً. إضفاء الطابع الشخصي أمر بالغ الأهمية لضمان توافقه التام مع صوتك والسياق المحدد لرسالتك.

👀 هل تعلم؟ يمكن أن يتعرض ChatGPT في بعض الأحيان إلى "الهلوسة"، حيث يولد معلومات تبدو معقولة ولكنها ملفقة بالكامل. وقد يشمل ذلك حقائق مختلقة أو دراسات غير موجودة أو تفاصيل غير دقيقة. بينما يتم تدريب نماذج الذكاء الاصطناعي على تقديم إجابات مفيدة ودقيقة، إلا أنها لا تستطيع التحقق من صدق معلوماتها في الوقت الحقيقي.

لهذا السبب من الضروري التحقق مرة أخرى من الحقائق الهامة عند استخدام الذكاء الاصطناعي في البحث أو اتخاذ القرار!

بالنسبة لاحتياجاتك الخاصة، تأكد من

• التأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية
• تأكد من توافق الأسلوب مع أسلوبك
• تحقق مرة أخرى من أي تواريخ أو أسماء أو تفاصيل مهمة للتأكد من دقتها

القليل من الاهتمام الإضافي يقطع شوطاً طويلاً!

الخطوة 6: أرسل البريد الإلكتروني

بمجرد مراجعة بريدك الإلكتروني وتحريره، حان الوقت للضغط على "إرسال"

قبل القيام بذلك، خذ لحظة للتحقق مرة أخرى من أن كل شيء يبدو جيدًا في مربع الإنشاء. تأكد من أن البريد الإلكتروني يتبع استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني ويتسم بالاحترافية والوضوح والإيجاز.

لنفترض أنك ترسل رسائل بريد إلكتروني حول مواضيع أساسية مثل تلك التي ناقشناها. يعد الحصول على النبرة الصحيحة أمرًا أكثر أهمية. قم بإرسالها عندما تكون واثقًا من أن الرسالة مصقولة ومتوافقة مع أهدافك!

لا تتوتر كثيرًا بشأن رد الفعل - ثق أن الذكاء الاصطناعي قد ساعدك في إنشاء رد مدروس ومصاغ جيدًا.

💡 نصيحة احترافية: آداب البريد الإلكتروني هو المفتاح لكيفية فهم رسالتك والرد عليها. بدءاً من التدقيق اللغوي من أجل الوضوح إلى تحديد لهجة محترمة، يمكن لهذه التعديلات الطفيفة أن تحدث فرقاً كبيراً في ضمان أن تكون رسائلك الإلكترونية احترافية وفعالة.

قيود استخدام ChatGPT في كتابة البريد الإلكتروني

يمكن أن يكون استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة البريد الإلكتروني مريحاً، ولكنه يأتي مع مجموعة من التحديات الخاصة به. إليك بعض منها يجب أن تضعها في الاعتبار:

• فهم محدود للسياق: قد يواجه الذكاء الاصطناعي صعوبة في فهم تفاصيل رسالتك أو احتياجات جمهورك. قد يؤدي هذا إلى محتوى عام أو غير متوافق (هلوسة)، خاصة في المواقف المعقدة أو الحساسة ❌
• صعوبة في التخصيص: بينما يمكن لـ ChatGPT توليد رسالة أساسية، إلا أنها قد تفتقد اللمسة الشخصية التي تلقى صدى لدى جمهورك. على سبيل المثال، فيإدارة حملة البريد الإلكتروني، قد تغفل الأداة تفاصيل شخصية مهمة مثل الأسماء أو التفضيلات، مما يؤثر على فعالية الرسالة ❌
• مشاكل الدقة: لا يقدم الذكاء الاصطناعي معلومات دقيقة باستمرار على الرغم من قاعدته المعرفية الواسعة. ستحتاج إلى التحقق مرة أخرى من التفاصيل الأساسية مثل التواريخ أو الأسماء أو الأرقام، خاصةً عند الإشارة إلىمؤشرات الأداء الرئيسية للتسويق عبر البريد الإلكتروني ❌
• عدد الكلمات غير متناسق: إذا قمت بتحديد حد أقصى لعدد الكلمات في مطالبتك، فقد يتبع ChatGPT هذا الحد في بعض الأحيان. لا يمكن التنبؤ به في كثير من الأحيان، وقد لا يتوافق مع طلبك. مثل المثال أدناه، يستجيب ChatGPT في 39 كلمة، وليس 42 . ❌

• الإفراط في استخدام العبارات العامة: غالبًا ما تعتمد ChatGPT على العبارات والكليشيهات المفرطة في الاستخدام، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. على الرغم من أنها قد تبدو آمنة، إلا أنها قد تبدو غير صادقة أو متكررة، مما يجعل رسالتك أقل جاذبية ❌
• تعامل مع التعليمات المعقدة متعددة الخطوات: قد لا تعمل ChatGPT بشكل جيد مع التعليمات متعددة الخطوات. على سبيل المثال، قد تكون رسالة البريد الإلكتروني التي تجمع بين التذكير والموافقات والمتابعة في مسودة واحدة مفككة أو غير واضحة ❌

اقرأ أيضًا: أفضل أدوات التواصل عبر البريد الإلكتروني (المراجعات والأسعار)

## استخدام ClickUp Brain لكتابة وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

تخيل أن يكون لديك مساعد ذكاء اصطناعي يمكنه صياغة نسخة جذابة من البريد الإلكتروني، وإنشاء سطور موضوع مقنعة، وتخصيص الرسائل لكل جمهور، وأتمتة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة.

حسناً، إنه هنا، على انقر فوق -تطبيق كل شيء للعمل. كليك أب برين هو شبكة عصبية متقدمة للذكاء الاصطناعي مدمجة في منصة إدارة مشاريع البريد الإلكتروني الخاصة ب ClickUp . تساعدك على إنشاء نسخة تسويقية والرد على رسائل البريد الإلكتروني وإدارة المهام بكفاءة - كل ذلك في مكان واحد!

ClickUp Brain

إنشاء ردود سريعة وذات صلة بالبريد الإلكتروني باستخدام ClickUp Brain

على عكس ChatGPT، التي تُنشئ أحيانًا معلومات غير دقيقة أو قديمة، يتكامل ClickUp Brain مباشرةً مع قاعدة معارف فريقك ومهام المشروع الحالية.

وهذا يضمن لك الوصول دائماً إلى أحدث التفاصيل ذات الصلة، مما يقلل من مخاطر الأخطاء النحوية ويجعل ردود بريدك الإلكتروني أكثر دقة وموثوقية.

مع ClickUp Brain's AI Writer for Work، ستحصل على:

• مساعد في الكتابة للتعامل مع جميع احتياجاتك في كتابة النصوص
• ردود تلقائية سريعة على المهام والتعليقات ورسائل البريد الإلكتروني
• ناسخ تلقائي لتحويل الكلام إلى نص لتدوين الملاحظات والتحديثات بدون استخدام اليدين
• القدرة على تفريغ اجتماعاتك وتسجيلات الشاشة، والإجابة عن أي أسئلة متابعة مباشرةً منClickUp Clips
  • قوالب سهلة الإنشاء لجميع احتياجاتك - من حملات البريد الإلكتروني والإعلانات,حملات التنقيطأو التوظيف

إليك كيفية القيام بذلك باستخدام ClickUp:

صمم ردودًا سريعة على مواضيع البريد الإلكتروني أو صمم حملات بريد إلكتروني كاملة بشكل أسرع باستخدام ClickUp Brain

لصياغة رسالة بريد إلكتروني جديدة باستخدام ClickUp Brain، ما عليك سوى تحديد موقع مهمة مفتوحة والانتقال إلى قسم التعليقات الخاص بها.

بعد ذلك، انقر فوق أيقونة البريد الإلكتروني واكتب الأمر المائل "/ كتابة بريد إلكتروني"، متبوعًا بالضغط على رجوع أو إدخال. سيظهر لك بعد ذلك أمر ClickUp Brain مشروط، مما يسمح لك بإدخال نقطة حديث موجزة تلخص الغرض من البريد الإلكتروني.

هذا ما سيبدو عليه الأمر:

اكتب رسائل بريد إلكتروني خالية من الأخطاء بسرعة مع ClickUp Brain

سيقوم ClickUp Brain بتحليل المدخلات وإنشاء مسودة بريد إلكتروني بناءً على وصفك.

يمكنك تخصيص المسودة التي تم إنشاؤها لتناسب أسلوبك أو نبرتك. توفر المنصة أيضًا خيارات إضافية للمرونة: يمكنك نسخ نص البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه مباشرةً إلى الحافظة الخاصة بك.

إذا لم تصل المسودة إلى المستوى المطلوب تماماً، انقر على "حاول مرة أخرى" لتجعل ClickUp Brain يُنشئ نسخة مختلفة بناءً على نفس النقاط الرئيسية. يضمن لك ذلك الحصول على البريد الإلكتروني المثالي في كل مرة بأقل جهد ممكن!

البريد الإلكتروني قد انتهى، كليك أب هو الموجود! لقد مكننا ClickUp من تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي نرسلها ونستقبلها كفريق عمل، وهو ما يعد تغييراً جذرياً في اللعبة. كما أنه يعني أيضًا عدم ضياع سلاسل البريد الإلكتروني، وعدم انقطاع الأشخاص عن التواصل، وما إلى ذلك لأن جميع المعلومات موجودة في ClickUp.

مراجعة مدير التسويق

ClickUp لفرق التسويق

ربط المستندات بسير العمل لتحسين الإنتاجية باستخدام مستندات ClickUp Docs

إن أفضل ما في ClickUp هو أنه يتيح لك استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة به لكتابة نسخ مقنعة مع الاحتفاظ بجميع مستنداتك في موقع مركزي واحد.

مع كليك أب للتسويق ، يمكنك بسرعة صياغة قوالب البريد الإلكتروني وتنظيمها وتخزينها مباشرةً داخل مستندات ClickUp . Iبدلاً من التنقل بين المنصات المختلفة، كل ما تحتاجه موجود في مكان واحد.

مستندات النقر فوق المستندات

يتكامل مستنداتClickUp Docs أيضًا مع مهام سير العمل، بحيث تظل أي مهمة يتم إنشاؤها من رسالة بريد إلكتروني تم إنشاؤها متصلة بالصورة الأكبر.

استخدم ClickUp للتعاون مع فريقك والحفاظ على عملك على نفس الصفحة - حرفياً!

للتعاون مع الفريق، يمكنك تعيين أقسام مستندات محددة لأعضاء الفريق. وهذا يجعل من السهل المشاركة والتعاون على المستندات في الوقت الفعلي. سواء كنت تقوم بتنقيح نصوص البريد الإلكتروني أو إدارة حملة تسويقية ، يمكن لفريقك المساهمة في المستند والتعليق عليه وتحديثه في وقت واحد.

قوالب ClickUp

بالإضافة إلى كونه أداة قوية أداة كتابة الذكاء الاصطناعي ، ClickUp مجموعة متنوعة من القوالب القابلة للتخصيص المصممة لتحسين سير عمل إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك. يفتقر ChatGPT إلى ذلك، لأنه لا يحتوي على مثل هذه التكاملات لإدارة سير عمل التسويق بالكامل.

قالب التسويق عبر البريد الإلكتروني ClickUp

على سبيل المثال، فإن قالب التسويق عبر البريد الإلكتروني ClickUp يتيح لك البقاء منظمًا وفعالًا أثناء تخطيطك للحملات وكتابة سطر الموضوع وجدولة الرسائل وتتبع مقاييس النجاح الرئيسية.

تحميل هذا القالب

قالب التسويق عبر البريد الإلكتروني ClickUp

يمكنك أيضًا أتمتة رسائل البريد الإلكتروني استنادًا إلى سلوك المستخدم، مما يضمن أن تؤدي إجراءات محددة إلى تشغيل رسائلك. وهذا يجعل من السهل إرسال رسائل البريد الإلكتروني المستهدفة إلى العملاء المناسبين في الوقت المناسب.

ClickUp Brain ليس فقط لكتابة رسائل البريد الإلكتروني - فهو يساعدك على التنظيم والتخصيص والتعاون مع فريقك. إنه يعالج الحدود المعتادة لأدوات الذكاء الاصطناعي، مما يجعل كتابة البريد الإلكتروني والتسويق أكثر فعالية وسهولة.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج لإدارة البريد الإلكتروني (مجاني ومدفوع)

قم بتحسين بريدك الإلكتروني لتحقيق تفاعل أفضل مع ClickUp Brain

إن تحسين بريدك الإلكتروني من أجل التفاعل هو أكثر من مجرد كتابة الرسالة المثالية - إنه يتعلق بالتخصيص، واستهداف الجمهور المناسب، وضمان تفاعل القارئ مع المحتوى الخاص بك.

وعلى الرغم من أن ChatGPT يمكن أن يساعدك، إلا أنه قد لا يلبي دائماً الاحتياجات الفريدة لشركتك. إذا كانت كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو البدء من الصفر يبدو عملاً روتينياً، فإن ClickUp يدعمك.

باستخدام ClickUp Brain، يمكنك تدوين الملاحظات وتحليل البيانات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع، مما يوفر الوقت. فقط قم بتمكين تطبيق ClickUp Email ClickApp في مساحة العمل الخاصة بك لفتح جميع ميزات البريد الإلكتروني. قل وداعًا لعرقلة الكاتب والمهام المتكررة مع الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أصيلة ومخصصة.

لا يتوقف ClickUp عند رسائل البريد الإلكتروني - قم بإدارة المهام والتعاون وتتبع الوقت لتعزيز إنتاجية الفريق. هل أنت مستعد لرفع مستوى اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني؟ اشترك للحصول على حساب ClickUp مجاناً اليوم !