إن الدور الأساسي والأكثر أهمية لمدير المشروع أو قائد العمل هو إزالة العقبات من طريق فرقهم وتمكينهم من القيام بعمل جيد.

وبشكل أساسي، فإن مدير المشروع الجيد هو حلال المشاكل. وللقيام بذلك، فإنهم يحتاجون إلى الأدوات والأطر الصحيحة لتشريح المشكلة بفعالية واستكشاف الحلول الممكنة واختيار الحل الأنسب.

في منشور المدونة هذا، نستكشف إحدى هذه الأدوات، وهي تقرير A3.

## ما هو تقرير A3؟

التعريف: تقرير A3 هو نهج لحل المشاكل والتحسين المستمر الذي يقدم عملية بسيطة وموجهة لمعالجة تحديات الأعمال المعقدة.

إذا رأيت مصطلح "تقرير A3" وتوصلت إلى الربط بينه وبين الورق بحجم A3 الذي تستخدمه منظمة الأيزو ISO، فأنت على الطريق الصحيح. يصف حل المشكلات A3 الذي ابتكرته شركة تويوتا وتم اعتماده على نطاق واسع في عالم التصنيع المرن طريقة لتبسيط المعلومات واتخاذ القرارات.

الغرض من تقرير A3

يعد تقرير A3 في الأساس أداة لحل المشاكل. وضمن هذا الإطار المرجعي، يخدم تقرير A3 أغراضاً مختلفة.

✅ الهيكل: يوفر تقرير A3 نهجًا منظمًا لحل المشكلات بحدود واضحة. فهو يساعد الفرق على استكشاف المشكلة من كل زاوية ممكنة. وبالتوازي مع ذلك، يساعد أيضًا على التخلص من المعلومات غير الضرورية والتركيز على ما هو مهم.

✅ القيود: في الأساس، يجب أن تكون قادرًا على تلخيص المشكلة في ورقة بحجم A3. وهذا يساعد على تحديد أولويات الأسباب المحتملة وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

✅ القابلية للتنفيذ: على الرغم من تسميته "تقريرًا"، إلا أن نهج A3 يرسم خطًا واضحًا بين المشكلة (التحليل) والحل الصحيح (خطة العمل).

✅ قابلية التكرار: تقرير A3 هو أداة يمكن تطبيقها على مجموعة واسعة من المشاكل. سواء كنت تعمل في مجال البناء، أو التصنيع، أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، أو تطوير البرمجيات، يمكن لتقرير A3 أن يساعدك!

على مستوى عالٍ، تقرير A3 هو ورقة عمل لحل المشاكل. أما على المستوى التفصيلي، فهو يوفر المزيد من الوضوح والرؤية. دعنا نلقي نظرة عليها.

فهم هيكلية تقرير A3

تقدم عملية A3 الجيدة هيكلاً لاستكشاف السياق، وتحديد الأهداف، وإجراء تحليل شامل، واتخاذ القرارات. إليك ما سيبدو عليه ذلك عملياً.

نموذج ورقة عمل A3 (المصدر: ويكيميديا كومنز )

المكونات الرئيسية لتقرير A3

• أفضل طريقة لبدء تقرير A3 هي تضمين المعلومات الأساسية، مثل:
• الرقم التسلسلي
• اسم صاحب التقرير
• أسماء أصحاب المصلحة
• تاريخ التقرير، إلخ.

بعد الانتهاء من ذلك، إليك المكونات الرئيسية.

1. السياق/الخلفية

يتضمن هذا القسم جميع المعلومات الأساسية التي تحتاجها قبل الوصول إلى المشكلة نفسها.

دعونا نلقي نظرة على ما يمكن أن يكون هذا بمثال.

تخيل أنك وكالة تسويق تبحث في انخفاض ربحية مشاركة عميل معين. سيحتوي قسم سياق العمل في تقرير A3 على معلومات مثل:

• اتجاهات الإيرادات والربحية التاريخية
• اسم العميل وتفاصيله
• تاريخ موجز للعلاقة
• أي عقود سابقة، أو اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، أونماذج بيان الرؤية
  • الأشخاص المشاركون في مشاركة العميل

2. الوضع الحالي

هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتحليل المشكلة. في هذا القسم، اشرح الأحداث والتغيرات والأنشطة التي حدثت في الماضي القريب والتي قد تكون هي التي أدت إلى ظهور المشكلة.

في هذا المثال، قد يتضمن الوضع الحالي معلومات مثل:

• العوامل الخارجية مثل الزيادة في تكاليف العمالة والتضخم وما إلى ذلك.
• أي تغييرات حديثة في الموظفين في حساب العميل
• العمليات المتبعة في تقديم الخدمة
• معدل الانخفاض في الربحية

💡 نصيحة احترافية: إذا كنت جديدًا في هذا المجال، ففكر في استخدام أحد قوالب بيان المشكلة .

3. الأهداف

الآن بعد أن أصبح لديك السياق الكامل، حان الوقت لتحديد الأهداف. عادةً ما يعكس الهدف نتيجة الحل المثالي.

في هذا المثال، قد يكون هدفك هو زيادة الربحية بنسبة 10% خلال الربع القادم. ومع ذلك، لا يجب أن يكون الأمر بهذه البساطة. يمكنك أيضًا تحديد أهداف لخفض تكاليف العمالة أو أتمتة العمليات أو زيادة الربحية.

7. متابعة

إذا قمت بمراجعة أمثلة على التحسين المستمر ، ستلاحظ أن معظمها، إن لم يكن كلها، لديها متابعة أو استرجاع بأثر رجعي للتأكد من أن النمو تدريجي. لا يختلف تقرير A3 عن ذلك. في هذا القسم، اذكر إجراءات المتابعة لكل صاحب مصلحة. قم أيضًا بتضمين موعد تقديم التقرير التالي لتتبع التقدم المحرز.

قد تبدو البنية المذكورة أعلاه، المقسمة بشكل واضح إلى سبعة أقسام، وكأنها عملية سريرية. لكن في أغلب الأحيان، لا يكون الأمر بهذه البساطة.

دور السرد القصصي في تقارير A3

يعمل تقرير A3 الجيد أيضًا كوسيلة لعرض طبيعة المشكلة وقوة الحلول المقترحة على جميع أصحاب المصلحة المعنيين، سواء كانوا أعضاء الفريق أو قادة الأعمال أو العملاء.

ولجعل هذا العرض مقنعًا، فإن سرد القصص أمر حيوي. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تذكرها أثناء سرد القصة ضمن قيود تقرير A3.

• إعطاء الأولوية للوضوح على الازدهار الإبداعي
• تسليط الضوء على الروابط بين السياق والمشكلة، أو المشكلة والحل، أو الحل والنتائج
• اربط كل جزء من المعلومات بالأهداف التي حددتها
• تقديم الأرقام عند الاقتضاء

💡المكافأة: ابدأ بأساسيات كيفية كتابة تقرير

الأوجه المتعددة ل A3

تم تصميم تقرير A3 في المقام الأول كطريقة لحل المشاكل. ومع ذلك، ليست هذه هي الطريقة الوحيدة لاستخدامه.

A3 كأداة للتعلم المؤسسي ### A3 كأداة للتعلم التنظيمي

تُستخدم تقارير A3 كوثيقة تسجيل لفرق المستقبل للتعلم منها. في مثال مشاركة عميل وكالة إبداعية مع انخفاض الربحية، يمكن أن يكون تقرير A3 بمثابة قاعدة معرفية لـ

• فرق المستقبل للبناء عليه وزيادة النتائج
• فرق العملاء الآخرين لتكرارها في حساباتهم
• الموظفون الجدد لفهم خلفية وسياق مشاركة العميل

بطريقة ما، تقرير A3 الجيد لا يحل المشكلة الحالية فحسب، بل يحل أيضًا العديد من المشاكل المستقبلية. علاوة على ذلك، فإن استخدام إطار عمل تقرير A3 بحد ذاته هو ممارسة تنظيمية يمكن أن تساعد في توحيد وتسريع وتحسين فعالية العمليات اليومية.

A3 كإطار عمل لتحسين العمليات

يتضمن كل تقرير A3 إجراءات متابعة مصممة لتحسين النتائج بشكل تدريجي مع مرور الوقت. ثم تصبح إجراءات المتابعة هذه إلى حد ما حلقة تغذية مرتدة للتكرار التالي.

في مثال الوكالة، لنفترض أنك قمت بزيادة الربحية بنسبة 10% عن طريق خفض تكاليف العمالة. لا يزال ذلك يترك لك فرصًا لتقليل تكاليف التكنولوجيا وزيادة الكفاءة. سوف يسلط تقرير A3 الضوء على ذلك ويشجع الفرق على إبقاء أقدامهم على الدواسة على المدى الطويل.

A3 في سياق اللين والسداسية سيجما

نشأ تقرير A3 في عالم التصنيع المرن في اليابان. وبحكم هذه الخلفية، تساعد تقارير A3 على تطوير التفكير المرن، مثل القضاء على الهدر وزيادة القيمة والتحسين المستمر.

كفى نظريًا، دعنا نرى كيف يمكنك إنشاء تقرير A3 الخاص بك.

## إنشاء تقرير A3 الخاص بك A3

إن الشيء الرائع في تقرير A3 هو أنك لا تحتاج إلى برامج أو أدوات مكتبية فاخرة. صفحة فارغة بسيطة تفي بالغرض. استخدم أداة إدارة مشروع مثل ClickUp، واستفد من البيانات الموجودة وأنشئ تقريرك في لمح البصر!

1. قم بإعداد تقرير A3 الخاص بك

قم بتشغيل صفحة فارغة (بحجم A3 إذا كانت في متناول يدك، ولكن هذا ليس بالأمر الصعب) أو افتح انقر فوق المستندات وبدء مستند جديد.

بنية المعلومات المرئية مع مستندات ClickUp Docs

قم بإعداد العملية بإضافة سبعة أقسام، قسم لكل من السياق، والوضع الحالي، والأهداف، وتحليل الأسباب الجذرية، والإجراءات المضادة المقترحة، وخطة التنفيذ، والمتابعة. استخدم عناصر التنسيق مثل اللافتات للفصل بين الأقسام وتسهيل عملية التصفح.

إذا كان هذا يبدو أكثر من اللازم، جرّب قالب خطة العمل اليومية من ClickUp . استخدم العناصر المصممة مسبقًا لهذا القالب القابل للتخصيص بالكامل لإعداد أقسام تقرير A3 الخاص بك بسرعة.

2. أضف المعلومات ذات الصلة

قم بتعبئة البيانات تحت كل قسم. ضع علامة على الأشخاص داخل المنصة وادعهم لإضافة مدخلاتهم للأسباب والأدلة وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا مشاركة المستند بشكل آمن مع أصحاب المصلحة الخارجيين الذين يحتاجون إلى استشارتهم.

3. ربط مصادر البيانات المقابلة

عندما تدير المشاريع باستخدام ClickUp، يكون لديك بالفعل كنز من البيانات التي يمكنك استخدامها. على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد أن استخدام الموارد منخفض في مشروعك، يمكنك بسهولة التحقق من صحة هذه النظرية من خلال الاطلاع على تقارير عبء العمل.

تقارير الوقت لكل عضو في الفريق باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

أثناء إنشاء تقرير A3 الخاص بك، اربط لوحات المعلومات القابلة للتخصيص هذه بمستندك. أضف لقطات شاشة، أو اربط مستندات ClickUp الأخرى، أو ضمِّن ملفات خارجية في تقريرك. مكِّن الأشخاص من النقر وفهم الاتجاهات، إذا رغبوا في ذلك.

4. إنشاء عناصر العمل

بمجرد تقديم تقرير A3 ومراجعته والاتفاق عليه، قم بإنشاء مهام لكل إجراء مضاد من داخل التقرير مباشرةً. عيّن الأشخاص، وحدد المواعيد النهائية، وأضف قوائم التدقيق، والمزيد!

تقرير إلى العمل بنقرة زر واحدة

5. أعد دائرة مع المراجعات

بمجرد الانتهاء من تنفيذ الإجراءات المضادة الخاصة بك، أعد جميع أصحاب المصلحة إلى هذه الوثيقة للمراجعة. قم بتدوين الملاحظات والمؤشرات الأخرى للتكرار التالي. يمكنك فقط إضافة أقسام داخل المستند نفسه أو فتح مستند فرعي للمراجعات.

لقد رأينا حتى الآن ما يجب القيام به أثناء إنشاء تقارير A3. والآن، دعنا نرى ما لا يجب فعله.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في تقارير A3

🚫 التعريفات الغامضة: مفتاح حل أي مشكلة هو تعريفها بوضوح. ومع ذلك، غالبًا ما تقوم الفرق بتوثيق المشاكل بطريقة مبهمة وغامضة، مما يعيق حلها.

بدلاً من ذلك، حدد المشكلة بوضوح. ومن المفيد أيضًا أن تتمكن من تحديد المشكلة بطريقة ما.

🚫 الكثير من الأسباب: من المغري أن تدرج كل سبب محتمل في تقريرك. ومع ذلك، ليس لكل منها تأثير متساوٍ على المشكلة. لذا، فإن عدم القدرة على تحديد الأولويات أو تبسيط التفكير هو خطأ كبير.

بدلاً من ذلك، ركز على 2-3 أسباب جذرية لا أكثر. تأكد من أن هذه الأسباب لها التأثير الأكبر على المشكلة.

🚫 التخطيط غير السليم: يجب أن تكون خطة التنفيذ شاملة ومعقولة في نفس الوقت. لا تضع أهدافًا سامية لتغيير كل شيء بين عشية وضحاها. فقد يكون ذلك معطلاً ويؤدي إلى نتائج عكسية.

بدلاً من ذلك، ضع خطط عمل يمكن دمجها بسلاسة في أعباء العمل الحالية وجهود التحسين المستمر.

🚫 عدم المواءمة: مهما جعلت هذه العملية ديمقراطية، سيكون هناك دائمًا من يختلف مع تقرير A3 الخاص بك. ويؤدي هذا الاختلاف إلى عدم التوافق، مما يؤدي في النهاية إلى عرقلة الإجراءات المضادة.

بدلاً من ذلك، قم بخلق ثقافة يلتزم فيها الناس حتى عندما يختلفون معك، حتى عندما يختلفون معك.

تنفيذ A3 لحل المشكلات A3

تقرير A3 هو وثيقة تسجل العملية. ومع ذلك، فإن حل المشاكل A3 هو ممارسة تنظيمية تخلق سياقًا مشتركًا وتوجه القرارات. ينطوي تنفيذ حل المشكلات A3 على مستوى معين من التغيير في عملية التفكير. فيما يلي بعض النصائح لتمكين ذلك.

تبسيط عمليات حل المشكلات

من الأسهل دائمًا البناء على شيء ما بدلًا من البدء من صفحة بيضاء. لذا، كجزء من إدارة المشاريع الخالية من الهدر إعداد الأنظمة. على سبيل المثال، باستخدام ClickUp، يمكنك إدارة المهام والمشاريع وأعباء العمل والمبيعات والشؤون المالية وغيرها. ومع مرور الوقت، يُظهر ذلك رؤى قيمة يمكن أن تجعل حل المشكلات أسهل وأسرع.

خطوات لدمج ممارسات تقرير A3 في مؤسستك

بمجرد أن تختار حل المشكلات A3 كأحد النماذج الخاصة بك، قم بدمجها بشكل كامل في المؤسسة.

التبشير: تأكد من أن كل شخص في المؤسسة على دراية بعملية حل المشكلات A3. قدم دورات تدريبية حول منهج A3 لحل المشكلات. قم بتضمينها في عملية تأهيل الموظفين. بل وقم بإضافتها إلى نظام الإدارة الخاص بك لجعلها موضع التنفيذ.

التمكين: قم بإنشاء موارد يمكن للجميع استخدامها. اكتب أفضل الممارسات أو بيان الإجراءات (SOPs) لاستخدام تقارير A3 وشاركها على نطاق واسع. ادمجها في قوالب سيجما الستة لسهولة الوصول إليها.

تشجيع: حث رؤساء الأقسام أو مديري المشاريع على مشاركة ما تعلموه مع أقرانهم. قم بإعداد برنامج حل المشكلات يمكن للجميع الوصول إليها والتعلم منها. نشر تقارير A3 للفرق الأخرى للوصول إليها والاستلهام منها.

التغلب على التحديات مع تقارير A3

دعنا نواجه الأمر، إن إنشاء تقرير A3 فعال يتطلب الكثير من العمل. خاصة في الأماكن التي غالبًا ما يتم فيها قبول غرائز الإدارة العليا أو أعضاء الفريق الأكثر صخبًا دون نقاش.

📌 على سبيل المثال، إذا ذهبت ببساطة إلى مديرك التنفيذي وقلت له: "إن ربحية عملائي تتراجع"، فقد يرغبون في القفز إلى حل تقليص عدد الموظفين أو زيادة الأسعار.

ومع ذلك، قد تكمن المشكلة الحقيقية في مكان آخر. يمكن أن يمنعك تقرير A3 الجيد من اتخاذ قرارات سيئة بناءً على بيانات غير مكتملة.

استراتيجيات لإقناع أصحاب المصلحة بقيمة A3

إن تقرير A3 المكتوب بشكل جيد هو في حد ذاته وسيلة قوية لإقناع أصحاب المصلحة بقيمتها. من وجهة نظر واحدة، فهي تحدد المشكلة وحلها بدقة. إذا لم ينجح ذلك، فإليك بعض الاستراتيجيات الإضافية.

اجعلها مرئية: أضف الجداول والرسوم البيانية والمخططات والإضاءات وحتى الصور لجعل المستند مرئيًا لأصحاب المصلحة لفهمه دون بذل الكثير من الجهد.

قم بدعمها: استخدم بيانات ورؤى حقيقية لدعم نقاطك. استخدم لوحات المعلومات والرسوم البيانية لجعلها مؤثرة. اجعلها في سياق أنظمة الإدارة الخاصة بك.

قم بتمكين الوصول: اجعل من السهل على أصحاب المصلحة مراجعتها أو المساهمة فيها. من المفيد أيضًا أن يكون من المفيد أن يكون من الممكن الوصول إلى المستند أثناء التنقل على الأجهزة المحمولة.

💡 نصيحة احترافية: ClickUp Dashboards هي طريقة رائعة لإنشاء تقارير مبنية على البيانات، ومؤثرة بصريًا، ويمكن الوصول إليها وتخصيصها من قبل أعضاء الفريق.

حل المشكلات وتعظيم الإنتاجية باستخدام ClickUp

بصرف النظر عن المجال أو المنطقة الجغرافية أو طبيعة العمل أو الدور المحدد، نحتاج جميعًا إلى أن نكون جميعًا حُلّالي مشاكل.

على المستوى الفردي، أنت بحاجة إلى إيجاد طرق لأتمتة وتحسين قدر الإمكان لتوفير الوقت للمهام البشرية الأخرى. على المستوى التنظيمي، تحتاج إلى تقليل الهدر وزيادة الكفاءة وخلق قيمة أعلى.

وعلى الرغم من أن ذلك يبدو نبيلًا، إلا أن حل المشاكل ليس معجزة من دفعة واحدة. إنها مجموعة من الخطوات الصغيرة التي يتم اتخاذها على مدى فترة زمنية طويلة. إن اتخاذ هذه الخطوات الصغيرة بشكل استراتيجي ومنهجي - باستخدام أداة تسمى تقرير A3 - هو ما يميز الأعمال الناجحة عن غيرها.

قم بدمج أطر وتقنيات حل المشاكل في سير العمل المؤسسي باستخدام ClickUp. قم بربط المشاكل بالبيانات باستخدام لوحات المعلومات القابلة للتخصيص وتصميم الحلول المناسبة. نفذها بفعالية مع إدارة المهام. شارك بأمان وتعاون بشكل هادف مع ClickUp. جرّب ClickUp مجاناً اليوم.