بالنسبة لمعظم الشركات، تُعد القاعات المفتوحة الآن بمثابة منصة يحاول من خلالها القادة التنظيميون التواصل مع فرقهم، وتعزيز الإيمان بأهداف الشركة، وبناء بيئة من الشفافية والتعاون.
ولسوء الحظ، يرى العديد من الموظفين هذه الاجتماعات على أنها مضيعة للوقت - التزام غير ملهم بدلاً من كونها فرصة تفاعلية.
ومع ذلك، عندما تتم هذه اللقاءات المفتوحة بالشكل الصحيح، يمكن أن تكون هذه اللقاءات بمثابة تحوّل، مما يجعل الموظفين يشعرون بأنهم مسموعون ومقدّرون ومتوافقون مع توجهات الشركة.
⏰ ملخص 60 ثانية
- التركيز على الشفافية والتواصل المفتوح لبناء الثقة
- ربط أهداف الشركة بأدوار الموظفين لتعزيز المشاركة
- تشجيع الحوار ثنائي الاتجاه للموظفين للتعبير عن أسئلتهم ومخاوفهم
- اجعل المحتوى وثيق الصلة وقابلاً للتنفيذ، مع ضمان ارتباطه بما يهتم به الموظفون
- استخدام عناصر تفاعلية مثل استطلاعات الرأي والأسئلة والأجوبة لإبقاء الجلسات تفاعلية
- قم بمتابعة التعليقات لتظهر للموظفين أن أصواتهم مهمة
ما هو اللقاء المفتوح؟
اللقاء المفتوح أو اجتماع عامالمبادرات الاستراتيجيةسوء التواصل تطبيق كل شيء للعمل و برنامج إدارة الاجتماعاتتفويض المهام (should be converted to standard markdown format) التأكد من معرفة الجميع بما يتعين عليهم القيام به قبل الاجتماع
مستخدم ClickUp سفين ر من Dozent كيف يستخدم ClickUp,
_ClickUp يمنحني المرونة في تنظيم مجموعة متنوعة من مشاريعي ومهامي وعناصري (الشخصية والمتعلقة بالعمل). والشيء الرائع هو أنه يمكنني تعديل النظام وتخصيصه وفقًا لاحتياجاتي الشخصية... ClickUp رائع لـ "GTD الشخصي" (= إنجاز المهام)، مما يعني أنني أدير جميع أنشطتي الشخصية بسهولة وتركيز (على سبيل المثال "الآن"، "في انتظار"، "متأخر"، "قادم"، مشاريع، إلخ...) سفين ر .
وهذا يجعل ClickUp واحدًا من أفضل برنامج إدارة المهام لتسهيل التعاون وضمان مساءلة الفريق. يوفر ClickUp أيضاً مئات القوالب الجاهزة لضمان سير اجتماعاتك بسلاسة.
تمنحك هذه القوالب هيكلاً متيناً، مما يساعدك على البقاء منظماً و توفير الوقت .
قالب جدول أعمال ClickUp
على سبيل المثال قالب جدول أعمال ClickUp مصمم لجعل التخطيط لقاعة المدينة الخاص بك دون عناء. فهو يوفر لك كل ما تحتاجه من أجل:
- تحديد مواضيع الاجتماع وأهدافه وغاياته وأهدافه بوضوح
- تقسيم المهام وعناصر العمل لسهولة التتبع
- تعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق وضمان المساءلة
يساعد هذا القالب في الحفاظ على تركيز الجميع على مهامهم، مما يضمن بقاء كل اجتماع على المسار الصحيح ومثمر. والجزء الأفضل؟ يمكنك استخدام هذا القالب في أي نوع من الاجتماعات، وليس فقط في الاجتماعات العامة، مما يجعله أداة متعددة الاستخدامات لأي حدث.
2. اختر المكان والشكل المناسبين
اختر مكانًا يستوعب جميع المشاركين بشكل مريح، سواء كان شخصيًا أو افتراضيًا. إذا كان بعض الموظفين يعملون عن بُعد، تأكد من إعداد أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom للسماح بالمشاركة على قدم المساواة.
المكان المناسب يحدد مسار الاجتماع. بالنسبة للاجتماعات الشخصية، اختر مكاناً يسمح بالتفاعل المفتوح مع إعدادات تشجع على المشاركة.
بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، تأكد من أن التكنولوجيا تعمل بسلاسة للجميع. قد يكون الاتصال الخاطئ محبطاً ويشتت الانتباه عن الغرض من الاجتماع.
3. قم بدعوة متحدثين جذابين
وازن بين تشكيلة المتحدثين بين صانعي القرار والخبراء المتخصصين وأعضاء الفريق للحفاظ على مناقشة ديناميكية. لكن انتبه من وجود عدد كبير جدًا من صانعي القرار. فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء المناقشات وخلق عنق الزجاجة.
قم بدعوة هؤلاء الأشخاص الرئيسيين عبر البريد الإلكتروني أو الدعوة المباشرة من خلال التقويم المشترك لشركتك. أرفق جدول أعمال الاجتماع أصبح الاحتفاظ بالملاحظات والسجلات الخاصة باجتماعاتك البلدية أسهل بكثير. يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي المدمج هذا تلخيص ملاحظاتك بسرعة حتى لا يفوتك أي شيء.
سواء كنت تلتقط النقاط الرئيسية أو تلتقط التفاصيل الصغيرة، يعمل ClickUp Brain بسلاسة مع مستندات ClickUp لمساعدتك في البقاء على اطلاع على كل شيء.
بدلاً من المحاولة المحمومة لكتابة كل كلمة أثناء اجتماعك في قاعة المدينة، استخدم هذا أداة الذكاء الاصطناعي للقيام بالأعمال الشاقة. يمكن لـ ClickUp Brain صياغة محاضر اجتماعات واضحة وموجزة، مما يضمن لك عدم تفويت أي شيء مهم.
وبعد الاجتماع، يمكن أن يساعدك أيضًا في تلخيص جميع النقاط التي تمت مناقشتها، مما يسهل مراجعتها ومشاركتها. ولكن الأمر لا يتوقف عند هذا الحد.
إذا كانت الفعالية التي عقدتها في قاعة المدينة قد أنتجت صفحات من الملاحظات، فلا مشكلة. فباستخدام ClickUp Brain، يمكنك بسهولة تلخيص تلك الصفحات في ملخصات قصيرة وسهلة الهضم داخل ClickUp Docs.
ومن ثم، يمكنك الوصول بسرعة إلى أهم الملاحظات من الاجتماع ومراجعتها دون الحاجة إلى غربلة صفحات الملاحظات. حتى أن ClickUp يوفر لك ذلك إذا كنت بحاجة إلى تنظيم ملاحظات اجتماعك.
فهو يوفر العديد من قوالب ملاحظات الاجتماع لمساعدتك في تسجيل جميع التفاصيل الأساسية. تسهل هذه القوالب تسجيل القرارات وتحديد الخطوات التالية وتسجيل أي نقاط رئيسية أخرى، مما يوفر عليك الوقت والجهد.
قالب محضر اجتماع ClickUp
على سبيل المثال، فإن قالب محضر اجتماع ClickUp يتيح لك الاحتفاظ بجميع ملاحظات اجتماعك في صفحة واحدة للاجتماعات القصيرة أو تقسيمها إلى صفحات فرعية منفصلة للاجتماعات الطويلة.
ابدأ بإدراج الحضور وتوثيق بنود جدول الأعمال. يمكنك أيضًا تتبع نقاط المناقشة مع تقدم الاجتماع. باستخدام ClickUp، يمكن للمشاركين المساهمة بتحديثاتهم مسبقاً، مما يجعل الاجتماع أكثر كفاءة.
بعد الاجتماع، قم بتسجيل أي بنود عمل أو مواضيع متابعة تحتاج إلى اهتمام في وقت لاحق. هذا يحافظ على تنظيم كل شيء في مكان واحد.
أفضل جزء؟ هذا مجاني محضر الاجتماع هو جزء من مجموعة أكبر من قوالب ClickUp Docs المصممة لمساعدتك في إنشاء مستندات مؤثرة دون البدء من الصفر.
بالإضافة إلى ذلك، ClickUp يتكامل مع المنصات الأخرى مثل Google Docs، وMicrosoft Teams، وZoom، وSlack، مما يزيد من تبسيط سير عملك.
_ClickUp أتاح المزيد من التواصل بين أعضاء الفريق الواحد وتعاونًا أكثر كفاءة بين جميع أصحاب المصلحة في المشاريع. من السهل إبقاء الأشخاص على اطلاع على أي تحديثات أو عوائق على الطريق. أقدر المرونة في إنشاء مشاريع مختلفة بقوالب مختلفة حسب احتياجات الفريق و/أو المشروع
ميشيل موغلي، مديرة المنتجات الرقمية، AVIXA
دور الوسطاء في تيسير المناقشة
يبقي المنسقون المناقشات على المسار الصحيح ويضمنون المشاركة المتوازنة. يمكنهم فحص الأسئلة وتوجيه القادة عند الضرورة. يمكن أن يكون المنسق الجيد هو الفرق بين المناقشة التفاعلية والاجتماع الفوضوي أو الراكد.
يجب أن يكون المنسقون ماهرين في إدارة الوقت، مع ضمان حصول كل موضوع على الاهتمام الذي يستحقه مع إفساح المجال للأسئلة العفوية أو المناقشات التي تنشأ.
كما يجب أن يكونوا بارعين في التعامل مع الأسئلة الحساسة والحفاظ على إنتاجية الاجتماع.
وللحصول على تجربة أكثر سلاسة، تقدم ClickUp العديد من الأدوات الأخرى لتحسين عملية الاجتماع في قاعة المدينة. يمكنك استخدام قالب ملاحظات الاجتماع ClickUp ، والذي يساعدك على تسجيل إرشادات الاجتماع وهياكل جدول الأعمال والملاحظات وعناصر الإجراءات.
ادمج ذلك مع ClickUp Whiteboards لتبادل الأفكار في الوقت الحقيقي، بدعم من ملاحظات لاصقة على الإنترنت لتسجيل الأفكار والاقتراحات.
اقرأ أيضًا: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لملاحظات الاجتماعات (should be converted to standard markdown format)
ما يجب أن تكون استراتيجيات ما بعد الاجتماع
لا ينتهي العمل بانتهاء الاجتماع المفتوح. فالمتابعة الفعالة ضرورية لضمان تحقيق أهداف الاجتماع وشعور الموظفين بتقدير مشاركتهم.
جمع التغذية الراجعة وقياس النجاح
لا تدع اجتماعك المفتوح يتلاشى بمجرد انتهائه. بدلاً من ذلك، قم بما يلي لتعظيم الاستفادة من النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع:
- مشاركة ملاحظات الاجتماع والنتائج التي تم التوصل إليها مع الفريق
- تعيين بنود عمل للمتابعة لأقسام أو أعضاء فريق محددين
- تحقق مع قادة الفريق لطلب تعليقاتهم حول الاجتماع
قم بإدارة الطلبات الداخلية لجمع المعلومات الدقيقة المطلوبة في نماذج ClickUp الخاصة بك نماذج ClickUp (should be converted to standard markdown format)
يجمع بسهولة آراء فريقك وأفكاره واقتراحاته. يمكنك تصميم النماذج لطرح أسئلة محددة حول فعالية الاجتماع، أو وضوح المعلومات التي تمت مشاركتها، أو مجالات التحسين.
إن قالب تقرير اجتماع ClickUp (should be converted to standard markdown format)
يجعل تنظيم تقارير اجتماعاتك أمرًا سهلاً. يساعدك هذا القالب على تنظيم الملاحظات وعناصر الإجراءات ونتائج الاجتماعات بتنسيق واضح وسهل المتابعة.
إنه أداة ممتازة لتلخيص النتائج وضمان متابعة النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
وضع خطط العمل وتوصيل النتائج
باستخدام ClickUp، قم بتحويل النقاط الرئيسية إلى مهام قابلة للتنفيذ. قم بتعيين المسؤوليات وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم المحرز لضمان المتابعة.
التواصل مع نتائج الاجتماع (should be converted to standard markdown format)
لا يقل أهمية عن الاجتماع نفسه. يحتاج الموظفون إلى أن يروا أن أسئلتهم ومخاوفهم تؤدي إلى عمل حقيقي.
قم بتلخيص النتائج الرئيسية للاجتماع المفتوح و بنود العمل (should be converted to standard markdown format)
ومشاركتها مع الفريق بأكمله. وهذا يضمن المساءلة ويعزز قيمة قاعة المدينة كمساحة للحوار الهادف.
استخدام الملاحظات لتحسين الاجتماعات المستقبلية
بمجرد جمع الملاحظات، حان الوقت للتصرف بناءً عليها. استخدم رؤى فريقك لتحديد الأنماط أو المشكلات المتكررة. ربما شعرت بأن جدول الأعمال كان مستعجلاً، أو لم تتم تغطية بعض المواضيع بتفاصيل كافية.
إن ملاحظات الموظفين لا تقدر بثمن لتحسين الاجتماعات البلدية المستقبلية. استخدم هذه المعلومات لتحسين نهجك وجعل كل لقاء جماهيري أكثر فعالية من سابقه.
كيفية التغلب على التحديات في اللقاءات المفتوحة
على الرغم من التخطيط الدقيق، يمكن أن تشكل الاجتماعات المفتوحة تحديات، بدءاً من التعامل مع الأسئلة الصعبة إلى ضمان شعور كل موظف بأنه مشمول في الاجتماع. يتطلب التغلب على هذه التحديات اتباع نهج استباقي ومتعاطف.
التعامل مع الأسئلة الصعبة والنزاعات
كن مستعداً للتعامل مع الأسئلة الصعبة بهدوء. استخدم وسيطًا لتيسير هذه المناقشات بشكل بنّاء ومحترم.
الأسئلة الصعبة أمر لا مفر منه، خاصة في المؤسسات الكبيرة حيث قد يكون للموظفين وجهات نظر مختلفة حول قرارات الشركة.
تحتاج القيادة إلى التعامل مع هذه الأسئلة بتعاطف وصدق. وينبغي أن تعترف بالمخاوف التي أثيرت وتوضحها وتلتزم بالمتابعة عند الحاجة.
تساعد هذه الشفافية على بناء الثقة، حتى في المواقف الصعبة.
ضمان المشاركة الشاملة عبر جميع مستويات الموظفين
شجع المشاركة باستخدام الأدوات الرقمية التي تتيح طرح أسئلة مجهولة المصدر أو ميزات الدردشة. تأكد من حصول الموظفين عن بُعد على نفس الفرص للمشاركة مثل الحضور الشخصي.
الشمولية مهمة في الاجتماعات المفتوحة. يجب أن يشعر جميع الموظفين في مختلف المستويات أو المواقع بأن لهم صوتاً متساوياً.
فكر في استخدام أدوات تسمح بطرح أسئلة مجهولة المصدر، حيث قد يتردد بعض الموظفين في التحدث علناً. بالنسبة للموظفين عن بُعد، تأكد من أن التكنولوجيا موثوقة وأن لديهم فرصاً متساوية في طرح الأسئلة أو المشاركة في المناقشات (should be converted to standard markdown format)
.
استضافة لقاءات مفتوحة تفاعلية مع ClickUp
تعد الاجتماعات العامة أداة قوية لتحسين ثقافة الشركة والشفافية والمشاركة.
من خلال التخطيط الفعال وتعزيز التواصل المفتوح واستخدام أدوات مثل ClickUp للمساعدة في التنظيم، يمكنك تحويل هذه الاجتماعات إلى تجارب هادفة تلقى صدى لدى موظفيك.
تذكّر أن نجاح أي اجتماع جماهيري يتعلق بالاستماع بقدر ما يتعلق بالحديث. أشرك فرقك، وخذ ملاحظاتهم على محمل الجد، وتصرف بناءً عليها لتعزيز قوة عاملة أكثر شمولاً وتحفيزاً.
من خلال تحويل اجتماعات القاعة المفتوحة إلى تجارب ديناميكية وتفاعلية، يمكنك إلهام موظفيك وتعزيز الشعور القوي بالمجتمع ودفع شركتك نحو تحقيق أهدافها.
باستخدام ClickUp، يمكنك استضافة اجتماعات أفضل بجهد أقل. اشترك الآن مجاناً (should be converted to standard markdown format)
!