كيفية تخطيط وجدولة الاجتماعات المتكررة

لقد جلسنا جميعًا في اجتماعات تظهر فجأة وتعرقل يومنا وتترك الجميع يتساءلون عما حدث للتو.

وفقاً للتقرير السنوي لمؤشر اتجاهات العمل لعام 2022 الصادر عن Microsoft، شهد مستخدم Teams العادي زيادة بنسبة 252% في وقت الاجتماع الأسبوعي عن عام 2020، كما ارتفع عدد الاجتماعات الأسبوعية بنسبة 153%.

في حين أن الزيادة في وتيرة الاجتماعات قد تبدو أحياناً مرهقة، إلا أن الاجتماعات المنتظمة مهمة في الحفاظ على التواصل المتسق ومواءمة الفرق.

تعد الاجتماعات المتكررة وسيلة فعالة لتحقيق ذلك. دعنا نستكشف أفضل الممارسات لتخطيط الاجتماعات المتكررة وجدولتها لزيادة تأثيرها إلى أقصى حد.

ما هي الاجتماعات المتكررة؟

الاجتماعات المتكررة هي اجتماعات مجدولة مسبقًا ومتكررة تعقد أسبوعيًا أو شهريًا أو فصليًا. تضمن هذه الفواصل الزمنية المنتظمة التواصل المستمر، مما يساعد أعضاء فريقك على توصيل أفكارهم وتقدمهم ومشاكلهم بفعالية في الوقت المناسب.

أحد الأمثلة على الاجتماعات المتكررة هي اجتماعات الوقوف على أهبة الاستعداد، حيث يقدم كل مشارك فيها تحديثًا موجزًا عن عمله الحالي. A اجتماع المتابعة الناجح يوفر رؤى مهمة لقائد الفريق ويضع جداول زمنية واضحة لإنجاز المشروع.

🧠 حقيقة ممتعة: يستغرق متوسط مدة اجتماع الاستعداد حوالي 15 دقيقة - وهي مدة قصيرة بما يكفي للحفاظ على تركيز الجميع ولكن طويلة بما يكفي لمواءمة الفريق. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي تقصير مدة الاجتماع إلى زيادة مشاركة الفريق، حيث يشجع ذلك على إجراء تحديثات موجزة وتقليل المداخلات.

أهمية الاجتماعات المتكررة

عند إدارة الاجتماعات المتكررة بشكل فعال، يمكن أن تؤدي الاجتماعات المتكررة إلى زيادة الإنتاجية وتحسين عملية صنع القرار. يمكن للشركات الاستفادة من الاجتماعات المنتظمة التي تساعد على توضيح الأهداف ومعالجة التحديات المستمرة.

وإليك الطريقة:

الاتساق والمساءلة

تحافظ الاجتماعات المتكررة على التواصل المستمر والمساءلة، سواء كان فريقك يعمل في المكتب أو عن بُعد. وتتطلب هذه الاجتماعات بطبيعتها أن يأتي الحاضرون مستعدين ومشاركة التحديثات والمشاركة بنشاط في المناقشات.

مراقبة التقدم المحرز

يمكن لأعضاء الفريق تتبع المشاريع والجداول الزمنية طويلة الأجل بسهولة لمراجعة العمل الجاري ومناقشة التقدم المحرز في المشروع ومعالجة أي مشكلات. تعمل الطبيعة المنظمة للاجتماعات المتكررة على إنشاء إيقاع، مما يضمن معرفة جميع المشاركين بموعد ومكان الاجتماع. وهذا مفيد بشكل خاص عند إدارة فرق العمل الكبيرة أو المشاريع المعقدة.

بناء الفريق

تساعد الاجتماعات المتكررة على تنمية الشعور بالصداقة الحميمة والتفاهم المتبادل، وهو أمر ضروري لخلق بيئة مثمرة وتعاونية. فهي تسمح لأعضاء الفريق بحل التحديات معًا وطلب المساعدة والاحتفال بالإنجازات.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 أدوات اجتماعات عبر الإنترنت للفرق (مجانية ومدفوعة)

أفضل الممارسات للاجتماعات المتكررة المنتجة

في حين أن الاجتماعات المتكررة مفيدة، إلا أنها قد تؤدي أيضًا إلى مشاكل إذا تم تنظيمها بشكل غير صحيح

على سبيل المثال، إذا قمت بإلغاء اجتماع متكرر دون معلومات مسبقة، فقد يضيع الناس وقتهم في انتظار الاجتماع

لمنع مثل هذه السيناريوهات، نوصي باعتماد ما يلي أفضل الممارسات للاجتماعات المثمرة :

وضع أهداف واضحة

يجب أن يكون لجميع الاجتماعات المتكررة التي تقوم بجدولتها أهداف واضحة. بهذه الطريقة، يمكن للأشخاص معرفة كيفية التحضير للاجتماع . قد يكون عدم تحديد أهداف واضحة للاجتماع غير منتج، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت الذي من الأفضل إنفاقه في مهام قابلة للتنفيذ.

يساعد هذا أيضًا في الحفاظ على تركيز المناقشات، مما يضمن فهم المشاركين والعمل على تحقيق النتائج المرجوة. مع وجود أفكار الجميع على الطاولة، يمكنك تحديد مسار لتحقيق أهدافك.

اختر التكرار والمدة المناسبة

👀 هل تعلم؟ وفقًا للتقرير السنوي لمؤشر اتجاهات العمل لعام 2023 الصادر عن مايكروسوفت, تم الإبلاغ عن الاجتماعات غير الفعالة كأكبر قاتل للإنتاجية مع احتلال كثرة الاجتماعات المرتبة الثالثة.

وهذا يسلط الضوء على سبب أهمية اختيار التكرار والمدة المناسبة للاجتماعات - حيث أن تحقيق التوازن الصحيح يمكن أن يساعد في تجنب الانقطاعات غير الضرورية والحفاظ على الإنتاجية على المسار الصحيح.

هل ترغب في المشاركة في اجتماع متكرر أكثر من مرتين في الأسبوع؟ وبغض النظر عن الحالات الاستثنائية، ما الذي ترغب في مناقشته يومياً دون إحراز تقدم حقيقي؟

إن الاجتماعات التي تطول أكثر من اللازم تفقد المشاركين مشاركتهم وتشتت انتباههم عن هدفهم وتضيع الوقت. لهذا السبب، إذا كنت تعقد اجتماعًا متكررًا مرة أو مرتين كل أسبوع، فإن المدة المثالية هي 30-60 دقيقة.

💡 نصيحة احترافية: اضبط وتيرة الاجتماع بما يتناسب مع احتياجات الفريق - إذا كان الاجتماع متكررًا أكثر من اللازم، فإنك تخاطر بالإرهاق؛ وإذا كان نادرًا جدًا، فإنك تفقد التوجيه.

إنشاء جداول الأعمال ومشاركتها

يوفر جدول الأعمال المعلومات الأساسية للاجتماع، مما يساعد المشاركين على معرفة ما يمكن توقعه. تساعد معرفة ما ستتم مناقشته في الاجتماع على توفير الوقت والانتقال مباشرة إلى المناقشة.

قبل أن تنشغل بالأسئلة حول المعلومات التي يجب تضمينها في جداول أعمال اجتماعاتك المستقبلية ومكان مشاركتها، نحن هنا مع الإجابات!

جدول أعمال جدول أعمال الاجتماع المثالي يتضمن معلومات مثل وقت الاجتماع ومكانه وموضوع المناقشة. لتنظيم هذه المعلومات وهيكلتها، يمكنك استخدام قالب جدول أعمال كليك آب الذي يتيح لك مشاركة جميع المعلومات المهمة في مكان واحد.

تحميل هذا القالب

قالب جدول أعمال ClickUp

يمكن أن تتضمن تفاصيل الاجتماع نوع الاجتماع ونطاقه وتاريخه ووقته وموقعه (غرفة اجتماعات شخصية أو رابط لـ الاجتماعات عن بُعد ). باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• تعيين أدوار محددة للمشاركين، مثل الميسر، ومدون الملاحظات، والحضور، مما يضمن وضوح المسؤوليات
• إنشاء جدول يحدد جدول الأعمال وعناصر العمل المقابلة والشخص المسؤول عن كل مهمة
• تتبّع التقدم الذي يحرزه كل مشارك في الاجتماع، مع ضمان تحقيق أهدافه في الوقت المحدد، وأن يظل مسؤولاً أمام المجموعة
• أضف تفاصيل ما بعد الاجتماع إلى جدول أعمالك، مثلملخص الاجتماع (أو رابط اجتماع مسجل) ومعلومات حول الاجتماع التالي.

لمشاركة جدول الأعمال هذا، يمكنك إما استخدام رابط عام أو مقيد أو تنزيله بصيغة PDF أو HTML أو صيغة HTML أو صيغة تخفيض السعر وإرساله بالبريد. ويمكنك أيضًا تحميل الملف إلى Google Drive وإرفاق رابط الملف بدعوة الاجتماع المجدول إلى تقويم الجميع.

إن مشاركة جدول الأعمال هذا مع أعضاء الفريق الداخلي أسهل مع ClickUp - تطبيق كل شيء للعمل -الذي يجعل إدارة المشاريع والمستندات والمعرفة مركزية. يمكنك دعوة أعضاء الفريق المطلوبين مباشرةً إلى المستند أو مشاركته داخل مساحة عمل أو مساحة الفريق على ClickUp.

تأكد من عدم تفويت أي عضو من أعضاء الفريق لملاحظات الاجتماع باستخدام خيارات المشاركة المتعددة في ClickUp

تشجيع المشاركة

لا فائدة من استضافة اجتماع إذا لم يحضر أحد، أليس كذلك؟ لا ينتهي دورك بالتخطيط للاجتماعات وجدولتها. أنت بحاجة إلى التأكد من أن اجتماعات الفريق هذه ممتعة ومثمرة وجذابة لتشجيع وجهات النظر المتنوعة خلال الاجتماع.

بعد تحديد موعد الاجتماع، حدد بوضوح إجراءات المتابعة ومواءمتها لترجمة مناقشات الاجتماع إلى نتائج ملموسة. ومع ذلك، إذا كنت تكره تدوين الملاحظات (مثلنا جميعًا!)، يمكنك استخدام قالب محضر اجتماع ClickUp إلى إنشاء ملاحظات اجتماع منظمة .

💡 نصيحة احترافية: قم بصياغة جداول الأعمال باستخدام المقاييس أو الجداول الزمنية للمشروع أو مؤشرات الأداء الرئيسية لضمان أن تكون الاجتماعات موجهة نحو النتائج بدلاً من مجرد سلسلة من تحديثات الحالة.

تحميل هذا القالب

قالب محضر اجتماع ClickUp

يضمن لك تنسيق القالب سهل الاستخدام، مع صفحات معدة مسبقًا لملخصات الاجتماعات، تسجيل النتائج الرئيسية والدروس المستفادة. إنه أداة تعاونية رائعة لكل من المستخدمين المبتدئين وذوي الخبرة وقابلة للتخصيص بالكامل.

ما هو أكثر من ذلك؟ مع ClickUp Brain يمكنك تلخيص مناقشات الاجتماع تلقائيًا وتحويلها إلى مهام قابلة للتنفيذ. يمكنك بعد ذلك تعيين هذه المهام لأعضاء فريقك في ClickUp وإرسال تذكيرات متابعة تلقائية للحصول على تحديثات حول التقدم المحرز.

لخص ملاحظات الاجتماع على الفور باستخدام ClickUp Brain

بهذه الطريقة، يمكن للمشاركين في الاجتماع التركيز فوراً على بنود العمل والالتزام بالمواعيد النهائية. كما تتيح لفريقك التركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية بدلاً من الانشغال بالأعمال الإدارية.

إنشاء جداول أعمال مفصلة للاجتماعات باستخدام ClickUp Brain

باستخدام ClickUp Brain، يمكنك بسهولة إنشاء جداول أعمال الاجتماعات عن طريق إدخال التفاصيل الرئيسية مثل الأهداف والمشاركين والمواضيع. يعمل ذلك على تبسيط عملية التخطيط ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل بدء الاجتماع.

ولكن لتحقيق كل هذا السحر، تحتاج إلى الأدوات المناسبة. تساعد أدوات مثل ClickUp وتقويم Google وZoom والمساعدين المدعومين بالذكاء الاصطناعي في إدارة جدولة الاجتماعات المتكررة وتوثيقها وتتبعها. سنتحدث عنها بمزيد من التفصيل في القسم التالي!

يقوم ClickUp Brain بإنشاء جدول أعمال اجتماع استنادًا إلى معلومات من مساحة العمل والاجتماعات المخطط لها

مع ميزات إدارة المهام الشاملة التي يوفرها ClickUp Brain مثل التحديثات التلقائية للمهام، يمكنك التأكد من أن فرقك على المسار الصحيح مع أنماط التكرار للمشاريع الرئيسية، مما يوفر اتصالاً متسقًا وتتبعًا للتقدم المحرز.

🧠حقيقة ممتعة: تشير تقارير ماكينزي إلى أن الشركات الرائدة في تبني الذكاء الاصطناعي تشهد متوسط تخفيض في التكلفة بنسبة 5-10% . وفي الوقت نفسه، فإنهم يحولون تركيز موظفيهم إلى مهام أكثر قيمة ويعززون الابتكار. قد يعني ذلك دورات أسرع في اختبار البحث والتطوير أو تطوير التعليمات البرمجية أو ببساطة تشجيع المزيد من الإبداع بين فرقهم.

اقرأ أيضًا: كيفية إدارة اجتماع ما بعد الوفاة

كيفية جدولة اجتماع متكرر

تحديد أهداف واضحة، واختيار وتيرة الاجتماع المناسبة، والاستفادة من أدوات مثل ClickUp Meetings وتقويم Google وتقويم Google و Zoom يمكن أن تؤدي إلى اجتماعات مثمرة وجذابة تدفع تقدم المشروع وتضمن المساءلة.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 تطبيقات جدولة لأصحاب الأعمال الصغيرة في عام 2024

جدولة الاجتماعات المتكررة في أدوات الاجتماعات المختلفة

إذا كنت تبحث عن مكان لتركيز التقويمات الخاصة بك و تتبع جميع الاجتماعات والمهام فإن ClickUp هو الأداة المناسبة لك. فهو يتكامل مع تطبيقات التقويم الموجودة لديك ويتزامن معها في الوقت الفعلي.

إذا كان لديك اجتماع مجدول على أحداث تقويم Google أو Zoom أو تقويم Apple، يمكنك عرض كل ذلك في عرض تقويم ClickUp . يمكنك أيضًا إنشاء مهام صغيرة قبل الاجتماع وبعده و إعداد تذكيرات لإكمالها لضمان إنتاجية عالية للاجتماعات.

تتبع وإدارة جميع الاجتماعات في مكان واحد باستخدام طريقة عرض التقويم المركزي في ClickUp

إذا تمت جدولة عدة مهام واجتماعات في نفس اليوم، يمكنك سحبها وإفلاتها في الخانات المناسبة وتعديل أولويتها لإبراز المهام والاجتماعات المهمة أولاً. بالإضافة إلى ذلك، تسمح لك طرق العرض اليومية والأسبوعية والشهرية بتصور عملك وتتبع التقدم المحرز في الفترة الزمنية ذات الصلة.

مزامنة ClickUp مع تطبيقات التقويم

فيما يلي خطوات مزامنة ClickUp مع تطبيقات التقويم الأخرى:

1. افتح ClickUp. انتقل إلى قائمة الإجراءات السريعة من خلال النقر على الأيقونة الموجودة بجوار أيقونة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية اليمنى

تتبع جميع الاجتماعات والمهام والالتزامات في مكان واحد باستخدام طريقة عرض التقويم في ClickUp

1. انتقل إلى مركز التطبيقات
2. اختر جميع التطبيقات التي تريد دمجها مع ClickUp

ادمج أدواتك المفضلة مع ClickUp للحفاظ على أهم أعمالك في مكان واحد

1. في النافذة الجديدة، انقر على اتصال، وستتم إعادة توجيهك إلى صفحة تسجيل الدخول لحسابك في Google المرتبط بتقويم Google
2. وافق على الشروط والأحكام اللازمة وقم بتعيين الأذونات. بمجرد الانتهاء، انقر فوق سماح، وستكون جاهزًا تمامًا

في ClickUp، يتم تحديد جميع الأحداث على أنها مهام ClickUp . بمجرد أن تقوم بدمج التقويم الخاص بك، يمكنك استخدام قالب اجتماعات ClickUp لتنظيم اجتماعاتك (المهام).

تحميل هذا القالب

قالب اجتماعات ClickUp

يعرض هذا القالب جميع المهام المجدولة وتفاصيلها، بما في ذلك الموضوع وتقدير الوقت وتاريخ الاستحقاق والأولوية.

إنشاء مهمة متكررة (اجتماع) في ClickUp

الآن بعد أن قمت بدمج ClickUp مع تقويماتك الأخرى، دعنا نرى كيفية جدولة اجتماع في ClickUp:

1. افتح ClickUp وانتقل إلى طريقة عرض التقويم، أو استخدم طريقة عرض المهام لإنشاء حدث جديد
2. انقر على زر إضافة مهمة في الزاوية العلوية اليمنى لبدء جدولة الاجتماع
3. إضافة عنوان الاجتماع، وتاريخ الاستحقاق، والأولوية، وتفاصيل أخرى
4. لجعل المهمة متكررة، انتقل إلى الاجتماعات من اللوحة اليمنى وانتقل إلى الاجتماع الذي تريد تعيينه كاجتماع متكرر. أسفل عمود تاريخ الاستحقاق، انقر على أيقونة التقويم و انقر على تعيين متكرر في الزاوية السفلية اليسرى

تعيين المهام المتكررة في طريقة عرض تقويم ClickUp

1. عيّن هذه المهمة لأعضاء الفريق المناسبين. لتعيين التذكيرات، انتقل إلى المهمة في التقويم، وانقر بزر الماوس الأيمن على المهمة، وانقر على تذكيري

قم بتعيين تذكيرات للمهام المهمة في ClickUp وتأكد من عدم تفويت أي موعد نهائي

1. احفظ الاجتماع واعرضه إلى جانب المهام والمشاريع والمواعيد النهائية على التقويم المركزي الخاص بك

يساعد وجود كل شيء في مكان واحد على جعل إدارة فريق كبير أسهل بكثير. إذا كانت إحدى المهام تتقدم ببطء، يمكنك تعديل الأولوية أو تعيين تذكيرات للإكمال السريع. يمكنك أيضًا إضافة متتبع الوقت إلى أي مهمة (اجتماع) وتتبع الوقت المستغرق في كل اجتماع.

تتبع مدد اجتماعاتك باستخدام ميزة تتبع الوقت في ClickUp

جدولة الاجتماعات المتكررة في تقويم Google

من لم يسمع بتقويم Google؟ إنه مجاني وسهل الاستخدام.

عبر robinpowered.com دعنا نرى كيف يمكنك جدولة اجتماع متكرر في تقويم Google:

1. افتح تقويم Google، وانقر على الزر "إنشاء" في الزاوية العلوية اليسرى، وحدد حدث من القائمة المنسدلة
2. أدخل تفاصيل الاجتماع، مثل عنوان الاجتماع والتاريخ والوقت
3. ضمن القائمة المنسدلة "لا يتكرر"، اختر نمط التكرار - يمكن أن يكون هذا النمط يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو خصصه ليناسب التكرار المفضل لديك
4. أرسل طلب اجتماع إلى الحاضرين في الاجتماع عن طريق إدخال عناوين بريدهم الإلكتروني
5. قم بتعيين أي تذكيرات أو إشعارات ضرورية، وانقر فوق حفظ
6. سيتم إنشاء حدث التقويم الخاص بك وإضافته إلى تقويم جوجل لجميع المشاركين المدعوين

جدولة اجتماعات الفريق المتكررة في Zoom

اتبع هذه الخطوات لجدولة اجتماع متكرر في Zoom:

1. سجّل الدخول إلى حساب Zoom الخاص بك
2. انقر فوق خيار جدولة اجتماع من لوحة التحكم
3. املأ عنوان الاجتماع ووصفه ووقته
4. حدد مربع الاجتماع المتكرر
5. حدد إعدادات التكرار، بما في ذلك التكرار وتاريخ الانتهاء وعدد مرات تكرار الاجتماع (يوميًا، أسبوعيًا، إلخ). بمجرد الانتهاء، انقر فوق حفظ
6. انسخ رابط الاجتماع الذي تم إنشاؤه أو أرسل دعوة الاجتماع مباشرة إلى المشاركين

عبر مجتمع التكبيرتكامل ClickUp مع تقويم Google و Zoom يتيح لك جدولة المناقشات وإدارتها مع ضمان تخزين تفاصيل الاجتماع في مكان واحد. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات لإخطار المشاركين قبل الاجتماع، مما يشجع على المزيد من المشاركة.

عرض وإدارة تقويم Google الخاص بك في طريقة عرض تقويم ClickUp مع مزامنة ثنائية الاتجاه بين التطبيقين

الـ تكامل ClickUp Zoom طريقة رائعة لتعزيز إنتاجيتك من خلال ربط إدارة المهام بمؤتمرات الفيديو.

ابدأ اجتماع Zoom مباشرةً من داخل مساحة عمل ClickUp ببضع نقرات فقط

إليك ما يمكن أن تقدمه لك:

• جدولة الاجتماعات بسهولة: يمكنك جدولة اجتماع Zoom متكرر مباشرةً من مهام ClickUp الخاصة بك، مما يجعلها سريعة وخالية من المتاعب
• ابقَ على اطلاع دائم: احصل على إشعارات حول اجتماعات زووم الجديدة المتعلقة بمهامك، مما يبقي فريقك على اطلاع دائم
• ابدأ الاجتماعات الفورية: ابدأ اجتماعات Zoom مباشرةً من مهام ClickUp Tasks أو الدردشة بأوامر بسيطة
• الوصول إلى التسجيلات: إذا قمت بتسجيل اجتماع، يمكن ل ClickUp الارتباط بالتسجيلات والنصوص، مما يسهل العثور على المعلومات المهمة

يساعدك هذا التكامل على تبسيط سير عملك من خلال الجمع بين إدارة المشروع وأدوات التواصل، مما يجعل كل شيء أكثر كفاءة!

اقرأ أيضًا: أفضل 25 حلول برمجيات إدارة الاجتماعات وجدول الأعمال في عام 2024

حافظ على التنظيم والتحديث مع ClickUp

لا يمكن للمرء أن يدعي أنه يتذكر كل عنصر في قائمة مهامه الأسبوعية (وإذا فعل ذلك، فهو يكذب!)

تساعدك الاجتماعات المتكررة على التذكر ومتابعة الأمور بسهولة من خلال الحفاظ على التواصل المستمر وتتبع تقدم المشروع وتعزيز التعاون داخل الفرق. تُعد الاجتماعات المثمرة أداة قوية للحفاظ على تواصل الفرق، خاصةً في بيئات العمل الهجينة والبعيدة اليوم.

يعمل ClickUp على تسهيل جدولة الاجتماعات المتكررة، ويحافظ على جميع تفاصيل الاجتماعات في مكان واحد، ويتيح تتبع عناصر العمل والتقدم المحرز بسهولة. كما أن تكامله القوي مع أدوات الاجتماعات التي تستخدمها يوميًا يجعله الخيار الأمثل لتجميع مهامك ومحادثاتك معًا في منصة واحدة. ابدأ مع ClickUp اليوم!