كيفية إعداد الرد التلقائي على الواتساب (+ أمثلة)

عندما تكون في إجازة أو تأخذ يوم إجازة من العمل، فأنت لا تريد أن يزعجك رنين هاتفك باستمرار، أليس كذلك؟ لكن في بعض الأحيان، هناك رسائل يجب عليك الرد عليها.

قد يعني عدم الرد عليها تفويت محادثات مهمة وملاحظات العملاء، مما يؤثر على رضاهم بشكل عام. في مثل هذه الأوقات، حتى لو كانت رسالة بسيطة للإقرار بالناس هي خيار جيد.

إذا كنت من بين 1.5 مليار مستخدم لتطبيق واتساب للأعمال تسعى ميزة الرد التلقائي إلى توفير الحل. تتيح لك وظيفة الردود التلقائية في واتساب للأعمال إرسال ردود تلقائية على جميع اتصالاتك التجارية.

إن توفير التواصل الفعال، حتى عندما تكون قد أخذت بعض الوقت، هو السمة المميزة للفرد المنظم جيدًا. دعنا نلقي نظرة على كيف يمكن للرد التلقائي في واتساب أن يجعل صندوق الوارد الخاص بك أخف وزناً.

كيفية تعيين الرد التلقائي في واتساب

أولاً، سنلقي نظرة على كيفية إعداد هذه الردود التلقائية على تطبيق واتساب للأعمال. من خلال اتباع هذه الخطوات، يجب أن تكون قادرًا على التحكم في رسالة الرد التلقائي الخاصة بك، وإلى من ترسلها، وحتى كيفية تحديد ساعات العمل.

الخطوة 1: إنشاء حساب واتساب للأعمال

أول ما ستحتاج إليه لإعداد رسائل الرد التلقائي هذه هو حساب على تطبيق واتساب للأعمال. الأمر بسيط ومباشر: ما عليك سوى تنزيل التطبيق من متجر التطبيقات وتسجيل الدخول باستخدام رقم هاتف واتساب للأعمال المسجل لديك.

عبر جوجل بلاي

الخطوة 2: البحث عن أدوات العمل

يجب عليك بعد ذلك العثور على قسم أدوات الأعمال في تطبيق واتساب للأعمال. إذا كنت تستخدم نظام أندرويد، فسيكون هذا في القائمة في الزاوية العلوية اليمنى، فما عليك سوى النقر على النقاط الثلاث. يمكن لمستخدمي iOS العثور على قسم أدوات الأعمال ضمن الإعدادات.

عبر واتساب بيزنس

الخطوة 3: إعداد "رسالة خارجية

ضمن قسم أدوات العمل، ستجد علامة تبويب "رسالة بعيدًا" حيث يمكنك إعداد رسائل الرد التلقائي. عندما تنقر على هذا، ستحصل على خيار تبديل لإرسال رسالة بعيدًا. قم بتشغيله بالنقر على خيار التبديل.

الخطوة 4: تخصيص رسالتك

تتيح لك علامة التبويب "رسالة بعيدًا" تعديل رسائل الرد التلقائي على واتساب. يمكنك تخصيص رسالتك التلقائية حسب احتياجات عملك أو احتياجاتك الشخصية.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج صندوق الوارد المشترك (المراجعات والأسعار)

الخطوة 5: جدولة الرسائل

تتمثل الخطوة التالية في هذه العملية في تحديد الجدول الزمني الذي تريد اتباعه لرسائلك البعيدة. هناك ثلاثة خيارات أساسية:

• إرسال دائماً: سيتم إرسال هذا الرد القياسي إلى الشخص الذي يتصل بك. عندما تكون رسالتك جاهزة أثناء التنقل، لن يشعر من يتواصل معك بالإهمال أبدًا
• جدول زمني مخصص: هل تستخدمواتساب لعملك أوالتواصل الداخلي? قم بإعداد ردودك الآلية لتخرج خلال ساعات محددة. هذه أيضًا طريقة رائعة للمهنيين العاملين لإدارة رسائلهم الواردة بنجاح
• خارج ساعات العمل: حتى عندما لا تكون في العمل، سيقوم واتساب بالرد برسالة تلقائية لعملائك

اقرأ أيضًا: 10 استراتيجيات للتواصل الجماعي من أجل التعاون الفعال بين فرق العمل

الخطوة 6: تحديد المستلمين

بعد تخصيص رسالتك وتحديد موعد إرسالها، يجب عليك إعداد المستلمين. يمكن أن يكون ذلك للجميع أو فقط أولئك الذين أضفتهم إلى دفتر العناوين الخاص بك. يمكن إجراء تخصيصات طفيفة هنا، مثل اختيار عدم إرسال الرسالة إلى أشخاص معينين.

وانتهى الأمر! تحتاج إلى حفظ كل العمل الشاق الذي قمت به، وبعد التحقق السريع، تكون قد انتهيت!

💡 نصيحة احترافية: تأكد من أن جهازك متصل بالإنترنت بشكل نشط حتى تعمل الرسائل البعيدة.

قيود استخدام واتساب

على الرغم من أن أتمتة هذه الردود على تطبيق واتساب للأعمال يعني أن لديك المزيد من الوقت، إلا أن هناك بعض القيود التي يضعها التطبيق:

• ليست قابلة للتخصيص بالكامل: يتيح لك حل واتساب الحالي الذي يناسب الجميع تخصيص الرسالة الأولى فقط. بالنسبة للتحديثات أو لإنشاء مهام المتابعة، لا يزال واتساب يتطلب منك الاتصال بجهات الاتصال يدويًا
• الافتقار إلى المرونة: بينما يمكنك إدارة جدولك الزمني بشكل طفيف، هناك أوقات معينة تتمنى فيها لو كان بإمكانك أتمتة العملية. على سبيل المثال، قد يرغب المحترفون العاملون في جدولة الرد التلقائي على واتساب في أيام العطلات فقط
• احذر من سوء الفهم: إذا كنت لا تقوم بتحديث ردودك التلقائية بانتظام، فقد تعطي معلومات خاطئة. احرص على مراقبة رسائلك التلقائية وتعديلها بين الحين والآخر
• افتقاد الإحساس الإنساني: أحد أكبر التحديات مع الرسائل التلقائية هو عدم وجود تواصل تفاعلي. بدوناستجابة في الوقت الحقيقيقد يشعر المستلمون لديك بالغربة عنك

نعم، يقوم تطبيق واتساب للأعمال بإدارة الرسائل الواردة للشركات. ومع ذلك، عندما يجب تحويل الرسائل والمحادثات إلى عناصر قابلة للتنفيذ، فإن أداة إنتاجية شاملة مثل ClickUp يوفر مجالاً لتحسين التواصل التجاري. دعنا نتعلم المزيد.

اقرأ أيضًا: أفضل 11 بديلاً لتطبيق واتساب للأعمال

جدولة الرسائل خارج المكتب باستخدام ClickUp

عندما تدرك أن الردود التلقائية في واتساب للأعمال لا تكفي لحل مشاكلك، يجب عليك البحث عن حل أكثر شمولاً يسمح لك بالتواصل بسلاسة مع أتمتة الردود وفصل المهام بناءً على الأولوية.

سيكشف لك البحث السريع عن العديد من الأدوات التي تقدم هذه الميزات. ولكن أي منها يجب أن تختار؟

حسنًا، ClickUp هو الإجابة. إنه حل مرن وفعال لتبسيط اتصالات الأعمال. كما يمكنك استخدامه لإدارة الرسائل الواردة، ومشاركة الملفات، وإجراء مكالمات الفيديو.

_ قبل ClickUp، كانت الاجتماعات والاتصالات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا تؤدي إلى ثقب أسود حيث كانت تُترك العناصر غير مرئية وغير مراقبة. ونتيجةً لذلك، لم تكن تتم مراجعة المهام في الوقت المحدد، ولم يكن أحد يعرف كيف يسير التطوير الإبداعي، أما الآن، يمكن للجميع في الفريق أن يرى بوضوح متى يحين موعد استحقاق عناصر العمل والدردشة والتعاون ضمن المهام

سامانثا دينجيت، مدير مشروع أول. مدير مشروع في شركة ديجز

حافظ على سير الأمور حتى عندما لا تكون في المكتب مع الديناميكية انقر فوق الدردشة . فيما يلي بعض الميزات التي يقدمها:

1. تقليل الاختناقات باستخدام ClickUp Chat

إدارة محادثات متعددة في مكان واحد باستخدام ClickUp Chat

ClickUp هو تطبيق كل شيء للعمل. وباستخدام ClickUp Chat، يمكنك جمع كل أعمالك في مكان واحد. لذا، بدلاً من إعداد الردود التلقائية على واتساب للأعمال، والذي يبقي المحادثات منفصلة عن مساحة عملك، فإن ClickUp Chat يندمج مباشرةً في سير عملك بالكامل.

يعمل ClickUp Chat على التخلص من التبديل المستمر بين السياقات. يمكنك إرسال التعليقات أو مشاركة الملاحظات أو طلب تحديثات حول مكان إضافة مهامك.

وللتخصيص، تعمل قنوات الدردشة كمواضيع فردية ويمكن فصلها حسب الفريق أو المشروع أو المحادثة. مع وجود العديد من المشاركين الذين يمكنهم عرض مدى توفرك وجدولك الزمني ومهامك ذات الأولوية، تتيح ClickUp Chat لزملائك مواصلة التواصل السلس حتى في غيابك!

تدمج الدردشة كذلك مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية، مما يسمح للمستخدمين بالانتقال بسلاسة من محادثة مكتوبة إلى مناقشة مباشرة داخل المنصة نفسها.

اقرأ أيضًا: أفضل 11 تطبيقًا وأدوات للتعاون الجماعي

2. قم بإعداد رسائل تلقائية لتنبيه فرقك

يمكنك إنشاء منشور "تحديث" أو "إعلان" قبل إجازتك، وذلك من خلال استيعابه مباشرةً في مكان عملك. اربط جميع التحديثات أو المستندات أو التعليمات ذات الصلة بهذا التحديث، ويمكن لزملائك الوصول إليها أثناء غيابك!

أبقِ زملائك في الفريق على اطلاع بالإعلانات أو التحديثات على ClickUp Chat

هذه الميزة مفيدة للغاية في ضمان عدم تعطّل العمل بسبب المعلومات المفقودة عندما يكون أحد أعضاء فريقك غير متاح.

3. مراجعة في دقيقة

لا تضمن ميزة ClickUp Chat عدم وجود انقطاع في سير عملك فحسب، بل إنها تسجل وتربط جميع التعليقات ذات الصلة بالمهام المقابلة لها.

إذا ذكر زميلك مهمة معينة في الدردشة، يتم ربطها على الفور. يتيح لك ذلك تتبع خطوات المهمة دون فقدان أي معلومات. عند عودتك من استراحتك، يمكنك مراجعة الدردشات واستدراك كل ما فاتك في دقائق.

يوفر ClickUp Chat إمكانيات لا حصر لها. عند استخدامها بشكل جيد، يمكن لأداة الاتصالات الداخلية هذه أن تغير طريقة تفكيرك في الإنتاجية.

اقرأ أيضًا: كيفية تحسين مهاراتك في إدارة فريقك

ClickUp Brain: رفيقك في الذكاء الاصطناعي

يجعلنا العمل أحياناً نتمنى أن يجيبنا شخص ما عن الأشياء البسيطة أو الأسئلة التي نتلقاها خارج ساعات العمل. حسنًا, كليك أب برين مدرب على القيام بهذه الأشياء بالضبط.

ClickUp Brain هي أداة ذكاء اصطناعي مُدرَّبة على الإجابة عن الاستفسارات البسيطة نيابةً عنك، حتى عندما تكون بعيدًا عنك، من خلال استخلاص السياق من المحادثات السابقة.

استخدم ClickUp Brain للإجابة على الاستفسارات بسرعة وبساطة وفعالية

وعلاوة على ذلك، يمكن لـ ClickUp Brain أيضًا تلخيص التقدم الذي ربما فاتك في المشاريع. انسَ أيام تصفح صفحات من رسائل البريد الإلكتروني والبيانات للحاق بالركب؛ إنها مجرد ثوانٍ الآن!

يمكن أن يساعدك ClickUp Brain أيضاً في صياغة رسالة مثالية خارج المكتب، مع مراعاة المعلومات التي ستذكرها ونبرة الصوت وسياق ردك التلقائي.

يمكنك إعداد الردود التلقائية والرسائل التلقائية باستخدام واتساب للأعمال أو أي تطبيق مراسلة آخر. علاوة على ذلك, صياغة خطة تواصل قوية يعزز احتياجات التواصل في عملك.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 تطبيقات للدردشة الجماعية للشركات

4. تتبّع كل محادثة باستخدام قوالب ClickUp

أصبحت المراسلة الفورية جزءًا لا غنى عنه في إدارة العمل الحديث. ومع ذلك، فإن إدارة محادثات متعددة عبر منصات مختلفة يمكن أن تؤدي إلى الفوضى وفقدان المعلومات.

إن قالب الرسالة الفورية ClickUp يقدم حلاً مركزياً لتسهيل تواصل فريقك.

تحميل هذا القالب

قالب ClickUp للرسائل الفورية

يمكن لهذا القالب تنظيم محادثتك عبر الرسائل الداخلية لفريقك. مع هذا، يمكنك

• الاطلاع على جميع سلاسل محادثاتك في مكان واحد
• تسليط الضوء على المهام ذات الأولوية والعمل عليها وفقاً لذلك
• عدم المخاطرة بتفويت أي رسالة

اقرأ أيضًا: التعاون في مكان العمل: 10 فوائد وأمثلة من الخبراء

تعزيز التواصل مع ClickUp ## تعزيز التواصل مع ClickUp

على الرغم من أن ميزة الرد التلقائي على واتساب قد تكون مفيدة، إلا أن هناك حلولاً أكثر فعالية لإدارة اتصالاتك في العمل.

يواجه واتساب تحديات مثل الحد الأقصى لعدد الأحرف، والافتقار إلى الأتمتة المتقدمة، واحتمال سوء التواصل، مما قد يعيق الإنتاجية.

من ناحية أخرى، يوفر ClickUp منصة شاملة تسمح للشركات بتبسيط اتصالاتها وتعزيز كفاءتها. مع الدردشة، كل شيء بدءاً من التواصل اليومي إلى إدارة المهام تحت سقف واحد.

هذا ليس كل شيء! يمكنك إضافة الردود وتعديلها وحذفها وأتمتة الردود مثل نينجا التواصل.

لذا، إذا كنت ترغب في أخذ استراحة من العمل أو السماح للذكاء الاصطناعي بالرد على الاستفسارات اليومية, جرّب ClickUp مجانًا اليوم !