يمكن أن تبدو إدارة المنح في كثير من الأحيان وكأنها تتلاعب بمهام متعددة في وقت واحد - كل منها مرتبط بموعده النهائي أو متطلبات التمويل أو إنجاز المشروع.
وبالنسبة للمنظمات غير الربحية، فإن إتقان هذه العملية أمر ضروري، ولكن يمكن أن تصبح أيضاً واحدة من أكثر المسؤوليات التي تستغرق وقتاً طويلاً وتثقل كاهلها.
_تفويت موعد نهائي؟ قد يؤدي ذلك إلى فقدان التمويل. ـ نسيان تتبع أحد المتطلبات؟ ـ قد يعرض الفرص المستقبلية للخطر. ⏰
لحسن الحظ، هناك حل للمساعدة في تبسيط هذه العملية المعقدة: نماذج تتبع المنح. يمكن لهذه الأدوات التي لا تقدر بثمن أن تغير الطريقة التي تدير بها المنح.
في هذه المدونة، سنستكشف في هذه المدونة فوائد استخدام قوالب تتبع المنح ونفصل ميزاتها الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، سنسلط الضوء على أفضل عشرة قوالب يمكن أن تحدث ثورة في عملية إدارة المنح الخاصة بك. 📝
ما هي قوالب تتبع المنح؟
تعد قوالب تتبع المنح أدوات أساسية في إدارة التمويل غير الربحي. فهي بمثابة حلفاء موثوق بهم لإبقائك منظمًا وعلى المسار الصحيح.
تدمج هذه النماذج جميع التفاصيل الرئيسية للمنح في مكان واحد - كل شيء بدءاً من معلومات الاتصال بالممول إلى التقدم في المراحل الرئيسية - مما يضمن لك سهولة مراقبة وإدارة كل مرحلة من مراحل العملية.
وبفضل الحقول والأقسام المصممة مسبقًا، تتخلص قوالب تتبع المنح من ضغوط التدافع في اللحظة الأخيرة، مما يجعل من السهل الالتزام بمتطلبات المنح وإدارة الأموال بكفاءة.
يتيح تحسين هذه المهام الهامة لمؤسستك تخصيص المزيد من الوقت والطاقة لمهمتها الأساسية وعملها المؤثر.
وفي هذا الصدد، لا يمكن المبالغة في أهمية تقديم طلبات متعددة لزيادة فرصك في الحصول على التمويل.
وفقًا لـ تقرير حالة البحث عن المنح لعام 2023 ، كان معدل نجاح المنظمات التي قدمت طلبًا واحدًا فقط 64%. لكن معدل النجاح ارتفع إلى 90% بالنسبة للمنظمات التي قدمت من ثلاثة إلى خمسة طلبات، كما أن 98% من المنظمات غير الربحية التي أرسلت من ستة إلى عشرة طلبات فازت بمنحة واحدة على الأقل. 📈
ما الذي يجعل نموذج تتبع المنح جيدًا؟
يتجاوز نموذج تتبع المنح عالي الجودة مجرد تنظيم المعلومات؛ فهو يعزز الكفاءة ويساعدك على إدارة المنح بسلاسة.
إليك المكونات الرئيسية التي تميز القالب الجيد عن القالب العادي:
- تخطيط منظم: اختر قالباً بهيكل واضح وسهل التنقل فيه. يجب أن تكون الصفوف والأعمدة محددة جيدًا للسماح بإدخال البيانات بسلاسة والوصول السريع إلى المعلومات المهمة
- الحقول الأساسية: ابحث عن قالب يتضمن حقولاً مهمة مثل اسم الممول وتفاصيل الاتصال ومبالغ التمويل المطلوبة والمصروفة وشروط المنحة وغيرها. يضمن ذلك تخزين جميع التفاصيل الأساسية في مكان واحد مناسب
- قابلة للتخصيص: اختر نموذجًا يسمح لك بتخصيص الحقول والأقسام بناءً على الاحتياجات الفريدة لمنظمتك غير الربحية. تضمن المرونة تكيّفه مع العمليات والمتطلبات الخاصة بمؤسستك
- إمكانيات التتبع: يجب أن يحتوي القالب الجيد على ميزات لتتبع الجوانب الرئيسية لإدارة المنح، مثل مخصصات الأموال، ومؤشرات الأداء الرئيسية، والمواعيد النهائية لإعداد التقارير، والتقدم المحرز نحو تحقيق المعالم الرئيسية. يساعدك هذا على البقاء على اطلاع على جميع الأجزاء المتحركة ويضمن تحديثات في الوقت المناسب لأصحاب المصلحة
- إمكانية التكامل: اختر نموذجًا يمكن أن يتكامل مع سير عملك أو نظامك البرمجي الحالي. التكامل السلس يجعل مزامنة البيانات أسهل ويقلل من مخاطر الأخطاء أو تفويت المواعيد النهائية
💡 نصيحة احترافية: هل تتساءل عن كيفية الارتقاء بعمليات مؤسستك غير الربحية؟ استخدم ClickUp لتحسين سير العمل وتمكين فريقك !
إليك كيفية المساعدة
الحالات المخصصة: تتبع تقدم المهام بشفافية مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات كل قسم 🗂️
المكلفون المتعددون: تحسين التعاون من خلال تحديد جميع المشاركين في المهمة بوضوح 🤝
تتبع الوقت: منع الإرهاق من خلال مراقبة ساعات العمل والوقت الإضافي وجدولة الإجازات ⏱️
10 قوالب لتتبع المنح لاستكشافها
إن عالم قوالب تتبع المنح عالم واسع، ولكن ليست كل القوالب متساوية. ومع وجود العديد من الخيارات المتاحة، فإن العثور على النموذج المناسب لمنظمتك غير الربحية قد يبدو مربكاً.
وفي هذا الصدد, انقر فوق يبرز كحل قوي. وباعتباره منصة إنتاجية شاملة، فإنه يوفر مجموعة من قوالب تتبع المنح القابلة للتخصيص وسهلة الاستخدام والمصممة لتبسيط إدارة المنح.
سواء كنت تتبع المواعيد النهائية، أو مبالغ التمويل، أو التقدم المحرز نحو تحقيق المعالم، يمكن أن تساعدك قوالب ClickUp على البقاء منظماً وعلى رأس احتياجات إدارة المنح الخاصة بك.
فيما يلي أهم عشرة قوالب لتتبع المنح، صُمم كل نموذج منها للارتقاء بعملية إدارة المنح الخاصة بك:
1. قالب تتبع مقترح منحة ClickUp للمنح
قالب تتبع مقترح المنحة ClickUp وهو قالب تتبع مقترح المنحة
كتابة مقترحات المنح يمكن أن تكون مهمة شاقة، ولكن مع وجود قالب تتبع مقترح منحة ClickUp للمنحة يمكنك تبسيط العملية وصياغة مقترحات واضحة ومقنعة بسهولة. يساعدك هذا القالب على البقاء منظماً من خلال تقسيم المقترح إلى مهام يمكن إدارتها، مثل المعلومات العامة، وتعريف المشكلة، والأهداف، وغير ذلك.
هذا القالب نموذج مقترح المنحة يسمح لك بتعيين مواعيد نهائية لكل مهمة، مما يضمن اكتمال المقترح بأكمله قبل الموعد النهائي للتقديم بوقت كافٍ. إنه أداة رائعة لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح وتقديم أفضل ما لديك عند التقدم بطلب للحصول على المنح.
إليك سبب إعجابك به:
- قم بتعيين مهام كتابة أقسام المقترح للموظفين بمواعيد نهائية واضحة
- تعيين مستويات أولوية مرمزة بالألوان للمهام
- إضافة سمات مثل جزء المقترح، والتاريخ المستهدف، وقياس الأداء، وتكاليف السنة الأولى، والمزيد لإنشاء مقترح منحة منظم
- تتبع التقدم باستخدام التصورات ولوحات الجدول الزمني
مثالي ل: المنظمات غير الربحية التي ترغب في صياغة مقترحات منح واضحة ومنظمة ومقنعة لتأمين التمويل.
💡 نصيحة احترافية: استخدم أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp Brain يبسط هذه العملية، مما يتيح لك إدارة الأصول المتعلقة بالمشاريع الممولة من المنح ومراقبتها بكفاءة.
باستخدام هذا القالب، يمكنك تخزين المعلومات التفصيلية عن كل أصل بشكل آمن، وتتبع قيمته بالدولار الأمريكي، وتبسيط عملية إعداد التقارير والتدقيق لتحقيق كفاءة أكبر.
إليك سبب إعجابك به:
- اكتساب نظرة ثاقبة حول كيفية استخدام الأصول في مؤسستك
- ضمان الصيانة المناسبة للأصول
- تقليل الوقت الذي كنت ستقضيه في البحث عن الأصول
- الحصول على رؤية واضحة لدورة حياة الأصول والتكاليف المرتبطة بها
مثالي ل: مديري المنح والشركات والمؤسسات غير الربحية الذين يتطلعون إلى إدارة وتتبع المنح والأصول المتعددة الخاصة بهم دون عناء.
➡️Also اقرأ: دليل إدارة البرامج مع أمثلة مفصلة
3. قالب تعقب مشروع منحة ClickUp
ClickUp نموذج تتبع المنحة ClickUp وهو قالب تعقب مشروع المنحة
يمكن أن تكون إدارة المشاريع الممولة من المنح معقدة، وتتضمن كل شيء بدءاً من المهام وتنسيق الفريق إلى الجداول الزمنية والميزانيات. إن قالب تعقب مشروع منحة ClickUp يمكن أن يبسط هذه العملية ويجعل تتبع المشروع والإدارة دون عناء.
يتيح لك قالب تعقب المنح هذا توزيع المعلومات المطلوبة حول المهام على أعضاء الفريق المعني. يمكنك أيضًا استخدام هذا القالب لتزويد أصحاب المصلحة بتحديثات منتظمة حول حالة مشاريعك.
إليك سبب إعجابك به:
- تنظيم المهام حسب المراحل المحددة وتتبع التقدم المحرز باستخدام RAG (أحمر للحرجة، وكهرماني للمتأخرة، وأخضر للمتأخرة، وأخضر للسير على المسار الصحيح)
- السماح لأعضاء الفريق بعرض مهامهم وإدارتها جنباً إلى جنب من أجل تنسيق أفضل
- مراقبة التقدم باستخدام حقول قابلة للتخصيص مثل تواريخ الإنجاز ومدد المهام
- تحسين تخصيص الموارد وترتيب أولويات الميزانيات بشكل أكثر فعالية
مثالي ل: منسقي الفريق، ومديري المنح، والمنظمات غير الربحية التي تتطلع إلى تتبع المنح وإدارة المهام والجداول الزمنية وأعضاء الفريق بكفاءة عبر المشاريع الممولة من المنح.
💡 نصيحة إضافية: قم بتتبع حالات المهام وتغييرها تلقائيًا باستخدام أتمتة النقر فوق أتمتة . ما عليك سوى تعيين قواعد وشروط معينة؛ وستقوم هذه الأداة بتنفيذ ما يلزم - تغيير الحالات عند استيفاء المعايير - مما يوفر لك وقتًا ثمينًا يمكنك استخدامه للتركيز على أعمال أخرى مهمة.
4. قالب هيكل تقسيم عمل منحة ClickUp للمنحة
انقر فوق قوالب تتبع المنحة وهو قالب هيكل تقسيم عمل المنحة
نموذج قالب هيكل تقسيم عمل منحة ClickUp يساعد على إدارة دورة حياة المنحة بأكملها من خلال تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام يمكن إدارتها. هذا القالب متعدد الاستخدامات والغني بالميزات مثالي لمديري المشاريع ويتضمن حقولاً مثل اسم المهمة ورقم WBS والمكلف بالمهمة وتاريخ المهمة وتاريخ الاستحقاق والحالة ومرحلة المشروع والتقدم المحرز والمزيد. يمكنك بسهولة تخصيص أو إضافة حقول لتناسب احتياجاتك.
استخدم هذا القالب لتجميع المهام حسب مراحل المشروع - مثل البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق. يوفر تمثيلًا مرئيًا واضحًا لتقدم المهام، مما يساعدك على ضمان اكتمال كل مرحلة من مراحل المشروع في الموعد المحدد وبقاء المشروع بأكمله على المسار الصحيح.
إليك سبب إعجابك به:
- تعيين المهام الصحيحة لأعضاء الفريق المناسبين
- توفير الوضوح لأعضاء الفريق بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم
- تتبع حالة المهام مع فئات مثل لم تبدأ، قيد التنفيذ، قيد المراجعة، قيد المراجعة، مطلوب التحديث، وجاهز
- تعزيز التواصل بين فريقك وأصحاب المصلحة
مثالي ل: مديري المشاريع والمؤسسات غير الربحية الذين يرغبون في الإشراف على تقسيم العمل للمشاريع وضمان إنجاز المشاريع في الوقت المحدد.
5. قالب قالب وثيقة تخطيط مشروع منحة ClickUp
ضع الأساس لتنفيذ المشروع باستخدام قالب وثيقة تخطيط مشروع منحة ClickUp من ClickUp
يعد وضع خطة متينة أمرًا ضروريًا لنجاح أي مشروع من مشاريع المنحة مقترح مشروع حيث أنه يرسي أساسًا قويًا ويخفف من العوائق المحتملة. ومع ذلك، يمكن أن يشكل تخطيط المشروع تحديًا، حيث يمكن أن يكون قالب وثيقة تخطيط مشروع المنحة من ClickUp يأتي في
استخدم هذا القالب لالتقاط جميع التفاصيل، من الأهداف والغايات الرئيسية إلى بنود العمل والجداول الزمنية، ومواءمة الفرق حول الأهداف المشتركة المهمة للنجاح الجماعي. يمكنك أيضًا استخدامه للتخطيط و إدارة ميزانيات المشاريع والموارد الأخرى وإعداد نظام مراقبة لضمان إنجاز المشروع في الوقت المناسب.
إليك سبب إعجابك به:
- تقسيم المشاريع المعقدة إلى مهام يمكن إدارتها
- تحديد المعالم الرئيسية وتتبع التقدم المحرز في المشروع وتوثيقه
- اكتشاف المخاطر المحتملة التي يمكن أن تعيق تقدم المشاريع
- وضع استراتيجيات للتخفيف من المخاطر
مثالي ل: مديري المشاريع والمؤسسات غير الربحية التي تسعى إلى اتباع نهج منظم لتخطيط المشاريع وتنفيذها.
➡️Read أكثر: 10 قوالب مجانية لنطاق العمل في مستندات MS Word و ClickUp Docs
6. قالب تقرير حالة مشروع منحة ClickUp
ClickUp نموذج تتبع المنحة ClickUp وهو قالب تقرير حالة مشروع المنحة
هل تتساءل عن كيفية الحفاظ على تنظيم تقدم مشروعك والتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة؟ قالب تقرير حالة مشروع المنحة الخاص ب ClickUp قد قام بتغطيتك. يتميز هذا القالب سهل الاستخدام بستة أقسام تتيح لك تلخيص تفاصيل المشروع الرئيسية بوضوح.
يسمح لك هذا القالب بإضافة ملصقات وملاحظات لاصقة ومؤشرات حالة ملونة، مما يساعدك على تتبع التقدم المحرز وإبراز التحديثات المهمة. يضمن أن يكون أصحاب المصلحة دائمًا على اطلاع دائم وأن تظل مشاريعك في الموعد المحدد لإنجازها في الوقت المناسب.
إليك سبب إعجابك به:
- تزويد فرق العمل بآخر التحديثات بشأن المهام وتواريخ الاستحقاق والميزانية
- تتبع التقدم المحرز باستخدام الرسوم البيانية والمخططات الآلية
- تحسين المساءلة وزيادة إنتاجية الفريق
- إضافة أقسام وسمات إلى قالب التقرير حسب احتياجات مؤسستك
مثالي ل: المنظمات غير الربحية التي ترغب في تتبع وإنشاء تقارير حالة المشروع وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع بكل سهولة.
7. قالب الجدول الزمني لمشروع منحة ClickUp قالب السبورة البيضاء
ClickUp قالب تتبع المنحة ClickUp وهو قالب لوحة بيضاء للجدول الزمني لمشروع المنحة
إنشاء و إدارة الجداول الزمنية للمشروع يمكن أن تكون مضيعة للوقت ومملة. ومع ذلك، فإن قالب الجدول الزمني لمشروع منحة ClickUp الجدول الزمني للوحة البيضاء تحسين هذه المهمة، مما يجعل من السهل تصور الجدول الزمني بأكمله وضمان بقاء الفرق على المسار الصحيح والالتزام بالمواعيد النهائية.
يسمح لك هذا القالب الملائم للمبتدئين والقابل للتخصيص بتوثيق خطوات أو مراحل مشروعك إلى جانب مدتها. تحت كل خطوة، يمكنك تحديد الأنشطة التي يجب القيام بها في كتل مختلفة وتلوين تلك الكتل التي تم تنفيذ أنشطتها المصممة.
إليك سبب إعجابك به:
- تخصيص التفاصيل، مثل المهام والتبعيات والمدد الزمنية وما إلى ذلك.
- تحديد الاختناقات المحتملة أو المجالات المثيرة للقلق
- إجراء التعديلات حسب الحاجة للمضي قدماً بالمشروعات
- تتبع التقدم المحرز لضمان إنجاز المشاريع ضمن الجداول الزمنية المخصصة لها
مثالي ل: مديري المشاريع والمؤسسات التي تبحث عن طريقة مبسطة لتخطيط وإنشاء وإدارة الجداول الزمنية للمشاريع المختلفة.
8. قالب المواعيد النهائية لمنحة ClickUp
قالب المواعيد النهائية للمنح ClickUp قالب المسار الحرج
نموذج المسار الحرج نموذج المواعيد النهائية لمنحة ClickUp مثالي للمؤسسات التي تدير العديد من المنح. فهو يساعدك على تصور المواعيد النهائية وتنظيمها وتحديد أولوياتها، مما يضمن بقاء المشاريع المتعددة على المسار الصحيح.
استخدم هذا القالب لتعيين المهام، وتحديد التواريخ الرئيسية، وإنشاء معالم رئيسية لكل منحة. تتبع تقدم المهام للتأكد من أن فريقك يفي بجميع المواعيد النهائية للعديد من المنح في وقت واحد، مما يحافظ على تنظيم مشاريعك في الموعد المحدد.
إليك سبب إعجابك به:
- تخطيط المشاريع وتنظيمها بسهولة
- احصل على لمحة عامة عن المواعيد النهائية القادمة والمتأخرة
- تحديد مستويات الأولوية للمهام بألوان مختلفة
- تأكد من أن المهام المنجزة تفي بمعايير الجودة المحددة
مثالي ل: المهنيين العاملين ومديري المشاريع والمؤسسات غير الربحية الذين يرغبون في تصور المواعيد النهائية للمشاريع وتعيينها وإدارتها وتتبعها والوفاء بها.
9. قالب الجدول الزمني القابل للتعبئة لمنحة ClickUp
قم بتصور وتخطيط وتتبع المهام والوقت وتقديرات التكلفة للمشاريع والأحداث باستخدام قالب الجدول الزمني القابل للتعبئة لمنحة ClickUp Grant القابلة للتعبئة
نموذج الجدول الزمني القابل للتعبئة قالب الجدول الزمني القابل للتعبئة لمنحة ClickUp يساعدك على تخطيط وتصور مشاريعك وأحداثك وغير ذلك بسهولة. تتيح لك هذه الأداة متعددة الاستخدامات إنشاء جداول زمنية تحافظ على شكل ومظهر متناسق لأنواع مختلفة من المشاريع.
استخدمه لإدارة وتتبع مراحل المشروع والمهام والأيام المخصصة والأيام المقترحة والحالة والميزانية والتكاليف الفعلية والمزيد. يعمل هذا القالب على تبسيط إنشاء الجدول الزمني، مما يمنحك المزيد من الوقت للتركيز على المسؤوليات الأساسية الأخرى.
إليك سبب إعجابك به:
- مشاركة الجداول الزمنية مع أصحاب المصلحة للمراجعة
- إضافة أو تعديل أو إزالة المهام في الجدول الزمني حسب الحاجة
- تعيين وتتبع المراحل الرئيسية بسهولة
- مشاركة الجداول الزمنية المعتمدة مع أعضاء الفريق
مثالي ل: مخططي المشاريع والمديرين والمؤسسات غير الربحية الذين يرغبون في تخطيط وتنظيم وتتبع المهام والوقت وتقديرات التكلفة للمشاريع والفعاليات.
10. قالب جدول بيانات تتبع المنح من Qgiv
_تتبع جميع المنح التي تقدمت للحصول عليها بسهولة باستخدام قالب جدول بيانات تتبع المنح
يمكن أن يكون تتبع جميع طلبات المنح الخاصة بك أمرًا صعبًا، ولكن قالب جدول بيانات تتبع المنح من Qgiv يجعل إدارته أسهل. تساعدك هذه الأداة سهلة الاستخدام على متابعة طلبات المنح الخاصة بك والبقاء منظمًا طوال العملية.
يتضمن القالب أربعة جداول بيانات مخصصة لتسجيل المعلومات الهامة وتخزينها: بيانات صانع المنح المحتمل، والمنح المقدمة، واستجابة صانع المنح، والمنح التي لم يتم تقديمها. وبفضل هذه الموارد، يمكنك إدارة طلباتك بكفاءة وضمان عدم إهمال أي تفاصيل مهمة.
إليك سبب إعجابك بها:
- الاحتفاظ بسجل دقيق للبيانات الخاصة بالجهات الممولة
- جدولة مواعيد المتابعة مع وكالات التمويل
- تعيين مستويات أولوية الطلبات
- ضع معلومات إضافية في قسم الملاحظات المنفصلة
مثالي ل: منسقي المنح والمنظمات غير الربحية الذين يريدون حلاً شاملاً لإدارة وتتبع طلبات المنح الخاصة بهم
➡️Read أكثر: المهمة الممكنة: أفضل 10 برامج لإدارة المشاريع لنجاح المنظمات غير الربحية
## تبسيط تتبع المنح وتعظيم تأثيرك مع ClickUp
المنح هي شريان حياة حيوي للمنظمات غير الربحية، لكن إدارتها بفعالية قد تكون تحديًا معقدًا. وهنا يأتي دور ClickUp. من خلال الاستفادة من أدواته القوية - مثل نماذج تتبع المنح, نموذج طلب مشروع القوالب، و ClickUp Docs، و ClickUp Brain - يمكنك تبسيط عمليات إدارة المنح الخاصة بك والتركيز أكثر على النهوض بمهمتك.
باستخدام ClickUp، يمكنك الحفاظ على التنظيم، وتحسين الامتثال، وتحسين تخصيص الموارد، مما يضمن أن كل منحة تساهم في نجاح مؤسستك غير الربحية.
✔️Don لا تدع العوائق الإدارية تعيقك- اشترك مع ClickUp اليوم لتحسين إدارة المنح الخاصة بك، وتضخيم تأثيرك، وتحقيق أهدافك بكل سهولة. 🚀