المعرفة الصريحة: التعريف والفوائد والأمثلة

لماذا تزدهر بعض المؤسسات بينما تعاني مؤسسات أخرى من عدم الكفاءة وسوء التواصل؟ تكمن الإجابة غالباً في كيفية إدارتها لمعارفها الصريحة.

هذه المعلومات الموثقة بشكل منهجي - مثل الكتيبات والأدلة والسياسات - تخلق أساسًا للوضوح والاتساق واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.

ولكن ما هي المعرفة الصريحة بالضبط، ولماذا هي بالغة الأهمية؟ إن فهم تعريفها وخصائصها وكيفية اختلافها عن الأنواع الأخرى من المعرفة هو الخطوة الأولى في الاستفادة منها بفعالية لتحقيق النجاح المؤسسي.

ما هي المعرفة الصريحة؟

المعرفة الصريحة هي المعلومات التي يتم توثيقها وتوصيلها ومشاركتها بسهولة. وهي المعرفة التي يتم التعبير عنها في شكل ملموس، مثل كتيبات التدريب وإجراءات التهيئة والتقارير، مما يجعلها في متناول الآخرين داخل المؤسسة.

خصائص وميزات المعرفة الصريحة

• مخزنة في تنسيقات منظمة مثل قواعد البيانات أو الوثائق أو الأدلة
• قابلة للنقل بسهولة من خلال التواصل الكتابي أو الشفهي
• موحدة من أجل الاتساق والوضوح التنظيمي
• عالية التنظيم والمنهجية ومقننة في أدوات أو إجراءات
• مستقلة عن الخبرة الشخصية، وتعمل كمصدر ثابت للعمليات الروتينية

المعرفة الصريحة مقابل المعرفة الضمنية

الفرق بين المعرفة الصريحة والمعرفة الضمنية

المعرفة الصريحة هي العمود الفقري لأنظمة إدارة المعرفة الفعالة، مما يمكّن المؤسسات من الحفاظ على الوضوح وتعزيز الابتكار.

اقرأ أيضًا: كيف تصبح مديراً لقاعدة المعرفة

مزايا المعرفة الصريحة لعملك ## مزايا المعرفة الصريحة لعملك

يمكن للمعرفة الصريحة أن تؤثر بشكل كبير على كيفية عمل الشركات وابتكارها ونموها. وبالنسبة للقادة والمدراء التنظيميين، فإن الإدارة الفعالة لهذا النوع من المعرفة تُعدّ عاملاً مغيراً لقواعد اللعبة.

إليك نظرة فاحصة على مزاياها:

يعزز مشاركة المعرفة

عندما تكون المعرفة موثقة ويسهل الوصول إليها، تصبح أداة للتعاون. يمكن للفرق مشاركة الأفكار دون الاعتماد على الذاكرة أو التفسير.

تضمن المعرفة الواضحة أن يكون الجميع على نفس الصفحة، مما يخلق تدفقًا أكثر سلاسة للتواصل عبر المؤسسة.

تبسيط الكفاءة التشغيلية

توفر المعرفة الصريحة الوقت وتقلل من أوجه القصور. فبدلاً من إعادة اختراع العمليات، يمكن للفرق الاعتماد على البروتوكولات والوثائق القائمة.

إنه الفرق بين التخمين واتباع خارطة طريق مثبتة. هذا المستوى من الوضوح يحافظ على تركيز العمليات وفعاليتها.

قم بإنشاء إجراءات تشغيل موحدة مفصلة حتى تعرف الفرق دائمًا كيفية المتابعة

يدفع الابتكار والإبداع

غالبًا ما ينبع الابتكار من البناء على ما هو معروف بالفعل. وتوفر المعرفة الواضحة - سواء كانت بيانات بحثية أو نجاحات سابقة أو حلول موثقة - أساسًا متينًا للفرق للتفكير فيما وراء ما هو واضح واستكشاف إمكانيات جديدة بثقة.

يدعم قابلية التوسع والنمو

مع توسع الأعمال التجارية، يصبح الاتساق تحدياً. تخلق المعرفة الصريحة نهجًا موحدًا، مما يضمن بقاء العمليات والقيم سليمة بغض النظر عن الحجم. وهي تدعم التحولات السلسة، حتى أثناء التوسع السريع.

هل تعلم: أ تقرير ماكينزي أن القاعدة المعرفية القابلة للبحث يمكن أن توفر للموظفين ما يصل إلى 35% من الوقت الذي يقضونه في البحث عن المعلومات

وبدلاً من أن تكون مجرد مستودع للمعلومات، فإن المعرفة الصريحة هي محرك قوي للكفاءة والتعاون والنمو. وعند إدارتها بفعالية، يمكن أن تمنح المؤسسة ميزة تنافسية.

يعزز التأهيل والتدريب

يمكن أن يكون بدء دور جديد أمرًا شاقًا، ولكن الوصول إلى المواد المنظمة مثل الكتيبات و الأدلة المرجعية يبسط العملية.

تضمن المعرفة الواضحة أن يبدأ الموظفون الجدد العمل على قدم وساق وأن يتعلموا باستمرار وفعالية دون الحاجة إلى مساعدة.

مهّد الطريق لبدء العمل بسلاسة في وظيفة جديدة من خلال عملية تأهيل موثقة

يقلل من فقدان المعرفة

يغادر الأشخاص، ولكن ليس من الضروري أن تغادر خبراتهم. من خلال التقاط الأفكار الأساسية في تنسيقات يسهل الوصول إليها، يمكن للشركات الاحتفاظ بالمعرفة المؤسسية لفترة طويلة بعد انتقال الموظفين. تقلل هذه الحماية من الاعتماد على الأفراد وتحمي من التعطيل.

يحسن عملية اتخاذ القرار

تحتاج القرارات الجيدة إلى بيانات جيدة. توفر المعرفة الصريحة المعلومات الموثوقة والمحدثة التي يحتاجها القادة للتخطيط الاستراتيجي. فهي تقضي على التخمين وتحول القرارات إلى خطوات محسوبة نحو النمو.

اقرأ المزيد: كيف تضع خطة تدريب فعالة على معرفة المنتج؟

طرق نقل المعرفة الواضحة ومشاركتها

يعد النقل الفعال للمعرفة الصريحة ومشاركتها أمرًا بالغ الأهمية للاستفادة منها بشكل كامل داخل المؤسسة. ومن خلال تطبيق مناهج منظمة والاستفادة من الأدوات الحديثة، يمكن للشركات ضمان تدفق المعرفة بسلاسة عبر فرق العمل.

الأنواع الرئيسية لنقل المعرفة الصريحة

أ. النقل الصريح إلى الصريح

ينطوي النقل الصريح إلى صريح على تحويل المعرفة الموثقة الحالية إلى صيغ أو هياكل جديدة لإمكانية الوصول إليها على نطاق أوسع. على سبيل المثال، يمكن تلخيص البيانات المستقاة من التقارير البحثية في أدلة إرشادية أو مشاركتها كعروض تقديمية. ويركز هذا النهج على تنقيح الرؤى الموثقة وتوزيعها دون فقدان جوهرها.

ب. النقل الصريح إلى التلقين

يتيح النقل الصريح إلى التطبيق للموظفين استيعاب المعرفة الصريحة وتطبيقها بشكل بديهي. من خلال التدريب العملي والتوجيه والتعلم التجريبي، تتطور الإرشادات الموثقة إلى خبرة شخصية. تعمل هذه الطريقة على سد الفجوة بين الفهم النظري والتطبيق العملي.

إن الجمع بين طرق النقل الصريح إلى الصريح والنقل الصريح إلى التطبيق مع الأدوات والتحليلات الحديثة يمكّن المؤسسات من تعزيز مشاركة المعرفة والحفاظ على الميزة التنافسية.

تقنيات فعالة لنقل المعرفة

فيما يلي بعض استراتيجيات نقل المعرفة الفعالة لضمان المشاركة السلسة للمعلومات عبر فرق العمل.

وضع أهداف لالتقاط المعرفة ونقلها

الأهداف الواضحة ضرورية لالتقاط المعرفة ونقلها بفعالية. ضع أهدافًا محددة، مثل تقليل وقت التأهيل أو تحسين الوصول إلى الإرشادات التشغيلية. هذه الأهداف توجه الجهود وتضمن التوافق مع الأولويات التنظيمية.

تحديد الثغرات المعرفية

قم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة لتحديد الثغرات في قاعدة المعرفة في مؤسستك. قم بتحليل العمليات والملاحظات لتحديد المعلومات المفقودة أو القديمة. تضمن معالجة هذه الثغرات حصول الموظفين على أحدث الموارد ذات الصلة لأداء المهام بكفاءة.

تشجيع مساهمات الموظفين

أشرك الموظفين بنشاط في عملية مشاركة المعرفة. يجلب أعضاء الفريق رؤى قيمة من تجاربهم الشخصية وخبراتهم العملية. شجعهم على توثيق العمليات والدروس المستفادة وأفضل الممارسات. هذا الجهد الجماعي يثري مستودعات المعرفة في المؤسسة.

استخدام أدوات إدارة المعرفة

يمكن لأداة جيدة لإدارة المعرفة أن تُحدث ثورة في الطريقة التي تدير بها المؤسسات المعرفة الصريحة وتشاركها. تقدم أدوات مثل ClickUp مجموعة من الميزات التي تعمل على تبسيط التوثيق والتعاون والأتمتة، مما يجعلها منصة مثالية لإدارة المعرفة الفعالة.

توثيق العمليات أو المبادئ التوجيهية أو التعليمات في مستندات ClickUp التعاونية

• توثيق فعال: مستندات ClickUp تتيح إنشاء المعلومات وتنظيمها بسلاسة. يمكن ربطها بالمهام ومشاركتها مع الفرق لسهولة الوصول والتعاون. كليك أب برين يعزز هذه العملية من خلال توفير توثيق مركزي مدعوم بالذكاء الاصطناعي وسهولة الوصول إلى المعرفة المهمة عبر المشاريع
• مهام قابلة للتنفيذ: استخدممهام النقر فوق المهام لربط الأدلة، وقوائم المراجعة، والموارد مباشرةً بالمهام، وتبسيط سير العمل وتمكين التطبيق العملي للمعرفة الصريحة
• التعاون الجماعي: ميزات مثلانقر فوق التعليقات,إشارات ClickUpوانقر فوق الدردشة تمكين التواصل السلس وضمان الحل الفوري للأسئلة. معClickUp Whiteboards، يمكنك توفير مساحة مرئية للعصف الذهني وتحويل الأفكار إلى خطط قابلة للتنفيذ
• مهام سير العمل الآلي: تعامل مع المهام المتكررة مثل تعيين المستندات إلى مهام سير العمل أو إرسال تذكيرات باستخدامأتمتة النقر فوق الأتمتة. سيقلل هذا من جهدك ويحافظ على تحديث جميع الوثائق

إن قالب قاعدة المعارف ClickUp هي أداة جاهزة للاستخدام مصممة لتبسيط تنظيم المعرفة ومشاركتها.

تحميل هذا القالب

نموذج قاعدة المعرفة ClickUp Knowledge Base

هذا القالب مفيد للغاية لأن -

• يمكنك تصنيف المعلومات وتخزينها لسهولة البحث والوصول إليها
• تضمن الأقسام المبنية مسبقًا وصول الموظفين الجدد إلى المعرفة على الفور
• يتصل بسهولة مع ميزات ClickUp للحصول على تدفق سلس للمعرفة

إدارة المعرفة في ClickUp تسهل على أعضاء الفريق وكذلك المديرين تتبع مختلف الوثائق والأصول المهمة.

جمع التحليلات للحصول على الملاحظات والتحسينات

تلعب التحليلات دوراً حيوياً في تحسين عمليات نقل المعرفة. تتبع المقاييس مثل استخدام الموارد وتعليقات الموظفين وأوقات إنجاز المهام لتقييم فعالية مشاركة المعرفة. استخدم هذه الرؤى لتحسين جودة الوثائق، ومعالجة الثغرات، وتعزيز قابلية الاستخدام.

يضمن تنفيذ هذه الأساليب كجزء من استراتيجية قوية لإدارة المعرفة الحفاظ على المعرفة الصريحة واستخدامها بفعالية. تعمل الفرق بمواءمة أكبر، وتُنجز المهام بشكل أسرع، ويزدهر الابتكار عندما يكون لدى الموظفين إمكانية الوصول إلى قاعدة معرفية جيدة الصيانة.

اقرأ المزيد: اكتشف أفضل 10 برامج لقاعدة المعرفة

الخطوات الاستراتيجية في إدارة المعرفة الواضحة

تتطلب إدارة المعرفة الواضحة أكثر من مجرد جمع البيانات - إنها تتعلق بإنشاء أنظمة تجعل المعرفة قابلة للتنفيذ وذات صلة ويمكن الوصول إليها. اتبع هذه الخطوات الاستراتيجية لإطلاق إمكاناتها الكاملة ودفع عجلة النجاح المؤسسي.

#1: مراقبة أنماط استخدام المعرفة

تجاوز التعليقات والتحليلات لدراسة كيفية تفاعل الفرق مع قاعدة المعرفة الخاصة بك. حدد الموارد غير المستغلة بشكل كافٍ وحدد السبب. هل يصعب العثور عليها أو غير ذات صلة أو قديمة؟ استخدم هذه الرؤى لضبط إمكانية الوصول وملاءمة المحتوى.

#2: إنشاء جسور معرفية متعددة الوظائف

يشجع دمج المعرفة الخاصة بالمجال في الموارد المشتركة على التعاون بين الأقسام.

على سبيل المثال، يمكن ربط استراتيجيات المبيعات بمواد التدريب على المنتجات لخلق فهم موحد لاحتياجات العملاء. تعمل الموارد متعددة الوظائف على تعزيز المواءمة وتحسين كفاءة الفريق.

💡 نصيحة احترافية: المستندات المتداخلة والمترابطة التي تم إنشاؤها في مستندات ClickUp Docs تجعل هذه المهمة بسيطة!

#3: اجعل الوصول سهلًا

أفضل المعارف لا فائدة منها إذا لم يتمكن أحد من العثور عليها. استخدم الأدوات الذكية التي تجعل الموارد مركزية وتصنفها. قم بإعداد مجلدات أو علامات أو وظائف بحث بديهية حتى يتمكن الموظفون من الوصول بسرعة إلى ما يحتاجون إليه - عندما يحتاجون إليه.

💡 نصيحة احترافية: البحث المتصل في ClickUp يضع قاعدتك المعرفية بأكملها في متناول يدك.

يمكنك البحث عن الملفات وتحديد موقعها بسهولة في ClickUp أو التطبيقات المتصلة أو محرك الأقراص المحلي باستخدام البحث المتصل

#4: دمج المعرفة في مهام سير العمل

لا تجعل المعرفة مورداً مستقلاً. قم بدمجها في العمليات اليومية. اربط الأدلة بمهام محددة، وادمج الموارد في برامج الفريق، واجعلها جزءًا سلسًا من كيفية عمل فريقك كل يوم.

💡 نصيحة احترافية: استخدم انقر فوق علاقات المهام لربط المهام والموارد ذات الصلة، مما يضمن الوصول السلس إلى المعرفة ضمن مهام سير العمل الجارية

5: اجعلها ديناميكية

تصبح المعرفة الثابتة غير ذات صلة بسرعة. قم بجدولة تحديثات منتظمة، وقم بإجراء جلسات تغذية راجعة واستخدم التحليلات لمعرفة الموارد التي يتم استخدامها - أو تجاهلها. تعامل مع قاعدة المعرفة الخاصة بك كنظام حي ينمو مع مؤسستك.

6: وضع خطة لتقاعد المعرفة

لا تبقى جميع المعارف ذات صلة إلى الأبد. قم بإنشاء نظام لتقاعد الموارد القديمة مع الاحتفاظ بسجل للرجوع إليها. على سبيل المثال، احتفظ بأرشيف قديم للعمليات القديمة التي قد تتم إعادة النظر فيها أثناء عمليات التدقيق أو التحقق من الامتثال.

7: قياس الأثر وليس الجهد المبذول

بدلاً من تتبع مقدار المعرفة التي يتم إنشاؤها، قم بقياس كيفية تغيير النتائج. انظر إلى مقاييس مثل تقليل الأخطاء، أو سرعة التأهيل، أو العمليات الأكثر سلاسة. يضمن هذا التركيز على التأثير أن تكون جهودك مرتبطة دائمًا بنجاح الأعمال.

من خلال اتباع هذه الخطوات واستخدام نظام قوي لإدارة المعرفة، تصبح المعرفة الصريحة أكثر من مجرد مجموعة من الوثائق، بل تتحول إلى أصل ديناميكي يمكّن الفرق، ويبسط العمليات، ويغذي الابتكار.

اقرأ أيضًا: أفضل استراتيجيات وبرامج إدارة المعرفة لفرق العمل

أمثلة على المعرفة الصريحة في الممارسة العملية

تضمن المعرفة الواضحة عمل الفرق بكفاءة، وتوحيد العمليات، وتحقيق الأهداف المؤسسية باستمرار.

وفيما يلي أمثلة على أنظمة إدارة المعرفة التي توضح تطبيقها العملي في سياقات العمل المختلفة.

أدلة المستخدم

أدلة المستخدم هي تعليمات خطوة بخطوة تساعد المستخدمين على التنقل بين المنتجات أو الأنظمة أو الخدمات. على سبيل المثال، قد توفر شركة برمجيات دليلًا حول تكوين نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بها، مع استكمال لقطات الشاشة وخطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

✨الفوائد الرئيسية:

• يقلل الاعتماد على فرق الدعم
• يقلل من أخطاء المستخدم والارتباك
• يوفر نهجًا متسقًا لتنفيذ المهام
• يحسن من اعتماد المنتج أو الخدمة

مدونة قواعد السلوك

تحدد مدونة قواعد السلوك المبادئ الأخلاقية والتوقعات السلوكية داخل المؤسسة. على سبيل المثال، قد تستخدمها مؤسسة مالية لوضع سياسات مكافحة الرشوة والمعايير المهنية، بما يضمن تصرف جميع الموظفين بنزاهة.

✨الفوائد الرئيسية:

• تعزيز ثقافة متماسكة في مكان العمل
• يضمن الامتثال للمعايير القانونية والأخلاقية
• يوفر مرجعًا واضحًا لاتخاذ القرارات

دليل الموظف

يجمع دليل الموظف سياسات الشركة الأساسية وإجراءاتها وثقافتها في مورد واحد. على سبيل المثال، قد تستخدمه شركة بيع بالتجزئة لتحديد المزايا وجداول العمل وبروتوكولات خدمة العملاء.

✨المزايا الرئيسية:

• تبسيط عملية التأهيل بمحتوى منظم
• يركّز السياسات الرئيسية لسهولة الرجوع إليها
• يعزز وضوح توقعات مكان العمل

يمكنك أيضاً الاستفادة من قالب دليل الموظف ClickUp لضمان وصول فريقك إلى مورد شامل ومنظم.

تحميل هذا القالب

قالب دليل الموظف ClickUp

إليك سبب كون هذا القالب أداة قيمة لأي مؤسسة:

• مركزية المعلومات: فهو ينظم سياسات الشركة ومزاياها وتوقعاتها في مستند واحد يسهل التنقل فيه
• تعزيز عملية التأهيل: يبسط عملية التأهيل، مما يضمن تكيف الموظفين الجدد بسرعة مع أدوارهم ومسؤولياتهم
• جاهز للتخصيص: يوفر أقساماً معدة مسبقاً وحقولاً قابلة للتعديل لتخصيص الدليل حسب الاحتياجات الفريدة لمؤسستك

مكافأة: قوالب قاعدة المعرفة المجانية في Word & ClickUp

دليل العمليات

يوثق دليل العمليات العمليات والإجراءات الضرورية للعمليات اليومية. على سبيل المثال، قد تتضمن شركة التصنيع تعليمات معايرة الماكينات وبروتوكولات السلامة لضمان سير العمل بسلاسة وتوافق.

✨الفوائد الرئيسية:

• يحافظ على الاتساق التشغيلي
• يقلل من وقت التعطل عن طريق توحيد العمليات
• يدعم تدريب الموظفين وتنفيذ المهام

إجراءات التشغيل القياسية

توفر إجراءات التشغيل الموحدة تعليمات مفصلة لمهام أو عمليات محددة. على سبيل المثال، قد يستخدم مزود الرعاية الصحية إجراءات التشغيل الموحدة لتوحيد عمليات دخول المرضى، والتي تغطي كل شيء بدءًا من إدخال البيانات وحتى الخروج من المستشفى.

✨الفوائد الرئيسية:

• تحسين جودة العملية وموثوقيتها
• يقلل من الأخطاء التشغيلية
• يضمن الامتثال للمعايير التنظيمية

💡 نصيحة احترافية: استخدام قالب ClickUp SOP لإنشاء إجراءات واضحة وقابلة للتخصيص ومفصلة تضمن الاتساق والامتثال عبر مؤسستك.

مسرد مصطلحات الأعمال

يحدد مسرد الأعمال المصطلحات والمختصرات والمصطلحات المهمة ذات الصلة بالمؤسسة. على سبيل المثال، قد تستخدم شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا مسردًا لتوحيد المصطلحات عبر الأقسام، مما يضمن التوافق في التواصل.

✨الفوائد الرئيسية:

• يقلل من سوء الفهم بين الفرق
• يعزز التواصل الواضح والمتسق
• يساعد الموظفين الجدد على التكيف مع لغة الشركة

تعمل موارد المعرفة الواضحة مثل أدلة المستخدم وإجراءات التشغيل الموحدة ومسارد المصطلحات على تعزيز الوضوح والكفاءة والتعاون عبر المؤسسات. تضمن الاستفادة من أداة إدارة المعرفة الصحيحة مواءمة الفرق وإطلاعها وتمكينها من تقديم أفضل أداء لها.

مكافأة: 10 نماذج مجانية لإجراءات التشغيل الموحدة وكيفية كتابة إجراءات التشغيل الموحدة لفريقك

إطلاق العنان لقوة المعرفة الصريحة

تعمل إدارة المعرفة الصريحة على تعزيز المرونة التنظيمية، ومعالجة الثغرات المعرفية، ومنع فقدان المعرفة. تضمن الاستراتيجية القوية لتعزيز إدارة المعرفة توثيق الحلول السابقة، ودعم العمليات التشغيلية بمنصة مركزية لإدارة المعرفة.

من خلال إشراك الموظفين والاستفادة من المعرفة الصريحة والضمنية على حد سواء، بالإضافة إلى الاستفادة من المعرفة الضمنية المضمنة في سير عمل الفريق، يمكن للشركات تعزيز التعاون وتحسين الإنتاجية ودفع عجلة النمو.

يمكنك تبسيط تدفق المعرفة وتمكين فريقك بالأدوات المناسبة. اشترك في ClickUp .