بغض النظر عن طبيعة عملك، فإن إدارة الموردين تتطلب منك التعامل مع العلاقات المعقدة والعقود ومتطلبات الامتثال.
وأسوأ ما في الأمر؟ يمكن أن تصبح عملية الشراء معقدة بدون الأدوات المناسبة، مما يؤدي إلى زيادة التكاليف وضياع الفرص.
هذا هو المكان الذي يُحدث فيه استخدام قوالب قائمة الموردين في Excel فرقًا كبيرًا. توفر هذه القوالب طريقة منظمة لتنظيم معلومات البائعين ومراقبتها وتحليلها، مما يساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة وتعزيز عمليات الشراء.
في هذه المدونة، سنستكشف في هذه المدونة العناصر الرئيسية لقالب قائمة الموردين الجيد وأفضل القوالب المجانية التي تساعد في تحسين إدارة الموردين.
## ما الذي يجعل قالب قائمة الموردين الجيد في برنامج Excel؟
عندما يغطي جميع القواعد، يمكن لقالب قائمة البائعين المفضلين تحسين عمليات الشراء وتحسين قدرتك على إدارة علاقاتك مع البائعين.
يكون قالب قائمة البائعين الفعال (المستند إلى Excel أو جداول بيانات Google) منظمًا وقابلًا للتخصيص وسهل الاستخدام:
- تخطيط منظم: حددقالب قائمة البائعين مع صفوف وأعمدة محددة بوضوح لتسهيل التنقل وإدخال البيانات
- الحقول الأساسية: اختر قالبًا يحتوي على حقول ضرورية مثل اسم البائع، ومعلومات الاتصال، وشروط الدفع، ومراجعات الأداء، وغيرها من المعلومات المهمة، مما يسمح لك بإدارة وتخزين المعلومات الأساسية في مكان واحد
- خيارات التخصيص: اختر قالب قائمة البائعين الذي يسمح لك بتخصيص الأقسام في القالب وفقاً لاحتياجات العمل المحددة
- ميزات تحليل البيانات: يجب أن يحتوي القالب المفضل لديك على أدوات لفرز وتحليل بيانات البائعين وفقًا لمتطلباتك، مما يتيح لك اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تجديد العقود
- إمكانية التكامل: اختر قالب قائمة الموردين المجاني الذي يمكنك دمجه بسلاسة في نظام سير العمل الحالي الخاص بك وتوفير الوقت والجهد الثمينين
أفضل 7 قوالب لقائمة البائعين في برنامج Excel
فيما يلي بعض من أفضل قوالب قائمة البائعين المجانية التي تعمل على تبسيط وتعزيز إدارة البائعين الكفاءة
1. قالب قائمة البائعين بواسطة Vencru
via
_/مرجع/ _https://vencru.com/bookkeeping-templates/vendor-list-template-excel/ Vencru /%href/
قالب قائمة البائعين من Vencru يقدم حلاً غير معقد وقابل للتخصيص وسهل الاستخدام لإدارة البائعين. قم بإنشاء نظرة عامة شاملة لقائمة البائعين الرئيسية باستخدام قالب قائمة البائعين هذا لإدارة تتبع البائعين وعلاقات البائعين بشكل أكثر فعالية.
ما سيعجبك فيه ✨✨
- جميع معلومات البائعين لديك مدمجة في مكان واحد
- تسعة حقول قابلة للتخصيص لتتناسب مع الاحتياجات الخاصة بشركتك
- يمكن مشاركتها مع فريقك من أجل التواصل والتعاون السلس بشأن المهام المتعلقة بالموردين وتواريخ العقود
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مثالي لفرق المشتريات ومديري الأعمال الذين يرغبون في تحسين تتبع الموردين وتوحيد معلومات الموردين من أجل إدارة فعالة.
2. قالب قائمة البائعين بواسطة Hubspot
via
يعد قالب قائمة البائعين من Hubspot أداة مفيدة لتنظيم المعلومات حول البائعين الذين تشتري منهم المنتجات أو الخدمات بانتظام وتتبعهم.
وباعتباره قالب قائمة جهات اتصال البائعين، فإنه يوفر تنسيقاً واضحاً وموجزاً لتتبع تفاصيل البائعين وجميع معلومات الاتصال المتاحة.
ما ستحبه فيه ✨
- معرّفات فريدة لجميع البائعين في قائمة البائعين المعتمدين لديك
- يسمح بإضافة اسم البائع POC وتفاصيله إلى جانب اسم البائع
- يبسط التواصل ويساعدك علىتقديم الطلبات المتكررة أو الجديدة بكل سهولة
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب رائع لمديري البائعين والمؤسسات التي ترغب في تنظيم قائمة شاملة للبائعين المعتمدين والاحتفاظ بها لتبسيط عمليات الشراء.
3. قالب مخطط بياني بسيط لمقارنة الأسعار ومبيعات الإكسل من WPS
via
_/مرجع/ _https://template.wps.com/detail/Simple-Price-comparison-Purchase-Chart-xlsx-EXCEL-5a03a5ca/ WPS /%href/
يعد تحديد البائع الأنسب لميزانيتك عملية تستغرق وقتًا طويلاً. ومع ذلك، فإن قالب إكسل لمقارنة الأسعار البسيط لمخطط المبيعات من WPS يجعل العملية سهلة للغاية.
يتضمن قالب قائمة أسعار الموردين هذا أعمدة الأسعار والكمية الفردية لكل مورد من قائمتك المعتمدة. استخدمها لفهم التكاليف المرتبطة بكل مورد من مورديك الحاليين.
ما سيُعجبك فيه ✨
- يحسب التكلفة الإجمالية الفرعية لجميع العناصر من أحد البائعين، بالإضافة إلى الضرائب ورسوم الشحن
- المقارنة بين البائعين عبر الأسعار والكميات للخدمات المقدمة
- يساعدك على تحديد البائعين الذين يجب على مؤسستك التعامل معهم ووضع قائمة مختصرة بهم
حالة الاستخدام المثالية ☑️ نموذج قائمة البائعين هذا مثالي لفرق المشتريات وفرق الشؤون المالية وأصحاب الأعمال الصغيرة. فهو يساعدهم على مقارنة أسعار البائعين والكميات وتحديد أفضل الخيارات لميزانيتهم.
4. جدول مقارنة الموردين بواسطة WPS
via
_/مرجع/ _https://template.wps.com/detail/Supplier-Comparison-Table-xlsx-EXCEL-1867432b/ WPS /%href/
كما يوحي الاسم، فإن جدول مقارنة الموردين من WPS يوفر طريقة فعالة ومنظمة لتقييم الموردين جنبًا إلى جنب.
يسمح لك هذا القالب القابل للتخصيص بتقييم الموردين بناءً على معايير رئيسية، بما في ذلك وصف المنتج/الخدمة، والسوق الاستهلاكية، وعدد المكاتب ومؤسسات الإنتاج، ونوع الملكية!
ما سيُعجبك فيه ✨
- يتيح اتخاذ قرارات واعية فيما يتعلق باختيار الموردين وعمليات الشراء
- تفاصيل قابلة للتخصيص مثل الأسعار وجودة المنتج/الخدمة، إلخ.
- يعمل بشكل جيد عبر مختلف الأجهزة، بما في ذلك ويندوز وماك وأندرويد
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مفيد لمديري الموردين وقادة الموارد البشرية والشركات التي ترغب في تقييم ومقارنة الموردين جنبًا إلى جنب بناءً على المعايير الرئيسية لاتخاذ قرارات بشأن اختيار الموردين.
5. قالب قاعدة بيانات الموردين من Weproc
via
قم بإدارة مورديك بسهولة مع قالب قاعدة بيانات الموردين من Weproc. يتيح لك هذا القالب القابل للتخصيص بالكامل وسهل الاستخدام، الاحتفاظ بسجل مركزي لجميع المعلومات المهمة عن مورديك.
ما سيُعجبك فيه ✨✨
- مؤشرات إحصائية لمراقبة أداء الموردين والحد من مخاطر سلسلة التوريد
- عمود ملاحظات مخصص لتقييم كل مورد
- حقول مخصصة للحصول على نظرة عامة سهلة لإدارة العقود للموردين
حالة استخدام مثالية ☑️ يعد هذا النموذج خيارًا رائعًا لمديري المشتريات ومديري الأعمال الذين يتطلعون إلى الاحتفاظ بسجل مركزي لمعلومات الموردين وتقييمات الأداء.
6. قالب مخزون المستودعات من مايكروسوفت
via
_/مرجع/ _https://create.microsoft.com/en-us/template/warehouse-inventory-b9cbb715-dd65-4c50-b548-6084a27ebf36 Microsoft /%href/
يعد قالب جرد المستودعات من Microsoft أداة مفيدة للشركات التي تتطلب إدارة المخزون والموردين.
قم بتحديد المخزون وتحديد موقعه في ثوانٍ باستخدام حقول مثل وحدة حفظ المخزون (SKU) ورقم الحاوية والموقع وقيمة المخزون.
ما سيُعجبك فيه ✨
- استرجاع البيانات الخاصة بصناديق مخزون معينة كلما كان ذلك مناسبًا
- تذكيرات لإعادة الطلبات
- قابل للتخصيص باستخدام الصور والخطوط والرسوم المتحركة ومقاطع الفيديو والرسومات الأخرى
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مثالي لمديري المخزون والمشتريات الذين يرغبون في إدارة المخزون إلى جانب علاقات البائعين وتحسين عمليات تتبع المخزون وإعادة الطلب.
7. قالب إدارة البائعين بالجملة من BlueCart
via
BlueCart_
يقدم قالب إدارة البائعين بالجملة من BlueCart حلاً كاملاً لتجار الجملة الذين يتطلعون إلى تحسين كفاءة إدارة البائعين.
لإدارة البائعين والموردين بدون متاعب، استخدم أيًا من الأوراق الأربعة المرفقة بهذا القالب المستند إلى جداول بيانات جوجل - نموذج تسجيل البائعين، أو نموذج عقد البائع، أو نموذج طلب عرض البائع، أو نموذج طلب تغيير البائع.
ما سيُعجبك فيه ✨
- نموذج طلب تغيير البائع الفريد لتغيير كميات طلبات البائعين
- نموذج متكامل لتسجيل البائعين الجدد
- نموذج مضمن لإنشاء عقود البائعين
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مثالي لتجار الجملة الذين يتطلعون إلى تحسين عمليات إدارة البائعين، من تسجيل البائعين إلى إدارة العقود.
قيود استخدام Microsoft Excel / جداول بيانات Google لإدارة الموردين
في حين أن قوالب جداول البيانات المجانية غالبًا ما تكون مفيدة لإدارة جوانب معلومات البائعين المختلفة، إلا أن لها قيودًا. إليك بعضاً منها:
- مشاكل الأداء مع مجموعات البيانات الكبيرة: مع نمو قائمة البائعين لديك، تصبح إدارة البيانات في Excel مرهقة. تبطئ جداول البيانات الكبيرة في Excel أو جداول البيانات من أوقات التحميل، مما يجعل من الصعب العثور على المعلومات التي تحتاجها بسرعة. بالإضافة إلى التأخر في الأداء، تزيد جداول البيانات الكبيرة من احتمالية تلف البيانات
- عدم وجود ميزات التحقق من الأخطاء: على عكس قسطبرامج إدارة البائعينفإن معظم نماذج جداول البيانات لديها قدرات محدودة لاكتشاف الأخطاء. إذا ارتكب أحد أعضاء الفريق خطأً بسيطًا في إحدى الصيغ أو أضاف عن طريق الخطأ قيمة غير صحيحة لسعر التكلفة الإجمالية للمنتجات أو الخدمات، فلن يتم الإبلاغ عن هذه الأخطاء. تؤدي مثل هذه الأخطاء إلى عواقب مالية خطيرة وقرارات خاطئة
- نقص في ميزات الأتمتة: من العيوب المهمة الأخرى لقوالب البائعين في Excel/جداول البيانات عدم قدرتها على أتمتة المهام البسيطة. وهذا يعني أنك ستحتاج إلى تحديث حالة الطلبات وتواريخ العقود والبيانات الهامة الأخرى يدوياً، وهو أمر ممل ويستغرق وقتاً طويلاً، مما يترك لك القليل من الوقت للمهام الهامة الأخرى
- عدم كفاية إجراءات الأمان: سيوفر قالب قائمة الموردين المستند إلى Excel ميزات الأمان الأساسية مثل تشفير الملفات وحماية كلمة المرور. إن الافتقار إلى ميزات الأمان المتقدمة يجعل قاعدة بيانات البائعين لديك عرضة للاختراق ومحاولات القرصنة والتهديدات الإلكترونية الأخرى، مما يعرض سرية بياناتك الحساسة للخطر
- عدم وجود ميزات متقدمة: يفتقر برنامج Excel وجداول البيانات إلى الوظائف المتقدمة الضرورية لإدارة الموردين بفعالية. على عكس البرامج المخصصة، لا يدعم Excel التنبيهات التلقائية لـعقد المشتريات التجديدات أو لوحات متابعة الأداء أو تحليل البيانات المتعمقة، مما يؤثر على قدرتك على تشغيل العمليات واتخاذ قرارات سليمة
قوالب Excel لقائمة البائعين البديلة
إذا كنت ترغب في إدارة البائعين دون قيود جداول البيانات النموذجية، تتوفر العديد من البدائل الأفضل. أحد الأمثلة على ذلك هو القوالب التي توفرها منصة إدارة المشاريع ClickUp .
ClickUp مجموعة واسعة من القوالب القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة، بدءًا من تسجيل البائعين و قوالب طلب المعلومات إلى قائمة البائعين و قوالب طلبات الشراء لتعزيز كفاءتك التشغيلية. وعلاوة على ذلك، تقدم ClickUp أدوات قابلة للتطوير، من ClickUp Docs إلى ClickUp Brain وAutomations، للمساعدة في تحسين إدارة البائعين.
دعنا نستكشف بعضًا من أفضل نماذج البائعين التي تقدمها ClickUp والتي يمكنك الوصول إليها مجانًا:
1. قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين من ClickUp
قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp لإدارة البائعين
ال قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp يساعدك على تقييم العديد من البائعين واستخدام مقاييس الأداء الرئيسية لتحديد البائعين الذين يجب أن تتعاون معهم.
يتيح لك قالب قائمة المراجعة هذا سهل الاستخدام وقابل للتخصيص، وهو يشبه جدول البيانات ويتيح لك مقارنة البائعين عبر مجالات فريدة، مثل قابلية الشركة للاستمرار، وقسم الخدمات اللوجستية، وإدارة تاريخ التسليم والتوقيت، والاستجابة للخدمة، وتلبية المتطلبات.
ما سيُعجبك فيه ✨
- ضمان امتثال البائعين للوائح المعمول بها
- جمع الملاحظات لتحديد مجالات التحسين
- تأهيل مبسط للبائعين
- ميزات مثل تتبع الوقت والعلامات وتحذيرات التبعية ورسائل البريد الإلكتروني لتقييم المخاطر
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مثالي لمديري الموردين ومديري الموارد البشرية والشركات التي ترغب في تقييم ومقارنة العديد من الموردين لتحديد أفضل الشراكات وتسريع عملية التأهيل.
2. قالب اتفاقية البائعين بالنقر فوق نموذج اتفاقية البائع
ClickUp-Vendor-Agreffor-Agreement
حدِّد شروط الاتفاقية بين شركتك والبائعين دون عناء باستخدام نموذج اتفاقية البائعين ClickUp . مع وظيفته الواضحة تمامًا من الاسم، يضمن هذا القالب أن يكون البائع والمؤسسة على نفس الصفحة ويمنع سوء الفهم.
باستخدام هذا النموذج المجاني، حدد حقوق كل طرف ومسؤولياته والتزاماته وحدد شروط التسعير والتسليم والتوقعات الأساسية الأخرى.
💡 نصيحة احترافية: استفد من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp Brain . يسمح لك هذا القالب بتسجيل المعلومات المهمة وتنظيمها وتخزينها في مكان مركزي دون إضاعة الوقت في جداول البيانات القديمة المختلفة.
ابحث عن بائع معين حسب الاسم وتفاصيل الاتصال والمجال وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، لديك أيضًا خيار التعاون مع أعضاء فريقك في أنشطة إدارة البائعين.
ما ستحبه فيه ✨
- يساعدك على بناء قاعدة بيانات مركزية لإدارة البائعين
- تحسين عملية إدارة الموردين لديك
- يسهل اتخاذ القرارات الذكية بشأن اختيار الموردين المحتملين
- يوفر رؤية واضحة حول إنفاق البائعين
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب رائع لمديري البائعين والشركات الفردية والصغيرة والشركات الكبيرة التي تتطلع إلى إنشاء قاعدة بيانات منظمة ومركزية للموردين تعزز الرؤية وتساعد في الاختيار الاستراتيجي للموردين.
4. قالب كليك أب البائع الرجعية*
قالب الموردين بأثر رجعي من ClickUp
ال قالب كليك أب البائع القديم يُمكّنك من إنشاء دراسات استرجاعية أو دراسات حالة عن كل بائع وتحديد العقود التي يجب تجديدها وأيها يجب إنهاؤها.
يساعدك هذا القالب على تقييم البائعين من حيث التكلفة والجودة ودعم العملاء وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يمكّنك من تحديد ومتابعة الاتجاهات للمقاييس الرئيسية مثل أوقات التسليم، واكتساب نظرة ثاقبة لأداء البائعين، وتحديد مجالات التحسين، وتقديم ملاحظات بنّاءة للبائعين.
💡 نصيحة احترافية: ClickUp Dashboards نظرة ثاقبة على أداء البائعين واتجاهاتهم في لمحة سريعة. تعرض هذه الأداة البيانات في العديد من المخططات والرسوم البيانية الجذابة بصريًا، مما يتيح للمستخدمين فهم المعلومات والأنماط الرئيسية في ثوانٍ.
ما ستحبه فيه ✨
- تربط بين عروض أسعار البيع وتسليمات البائعين حتى تتمكن من معرفة علاقات البائعين التي تعمل لصالح أعمالك
- يساعد في تصميم أطر عمل فعالة لمعالجة المشكلات وتحديد التوقعات
- يدمج المعلومات المتعلقة بعوامل مثل التكلفة والجودة وخدمة العملاء والمزيد
- يسهل اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تجديد العقود
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مثالي للشركات التي تستخدم العديد من البائعين في كشوف رواتبهم وتحتاج إلى تحسين العمليات. فهو يساعد على تقييم أداء كل بائع بشكل شامل ويعزز تجديد العقود بشكل مستنير.
5. قالب مهام تدقيق الموردين
لوحة تحكم مهام تدقيق الموردين ClickUp
ال قالب مهام تدقيق الموردين ClickUp هو أداة سهلة الاستخدام لتبسيط عمليات تدقيق الموردين. وهي تضمن الامتثال لمعايير ولوائح الصناعة ذات الصلة وتقلل من احتمالية حدوث أخطاء ومشكلات مكلفة.
استخدم هذا القالب لتنظيم معلومات تدقيق الموردين، وإنشاء مهام التدقيق وإسنادها بسرعة إلى الأشخاص المناسبين، وتتبع التقدم المحرز فيها.
💡 نصيحة احترافية: قم بتبسيط عملية إدارة مهام التدقيق بشكل أكبر باستخدام مهام النقر فوق المهام . تساعدك هذه الأداة على إنشاء مهام قابلة للتتبع، وتجميعها حسب العلامات والحالات، وتحديد المواعيد النهائية والأولويات، وإنهاء جميع أعمالك في الوقت المحدد.
ما ستحبه فيه ✨ ✨
- يتيح إنشاء معايير تدقيق الموردين
- يساعد على ضمان تنفيذ مهام التدقيق بشكل صحيح
- يسمح لك بتقييم ما إذا كان الموردون يلبون توقعاتك أم لا
- يوفر مسار تدقيق واضح وشفاف للرجوع إليه في المستقبل
حالة استخدام مثالية ☑️ هذا القالب مفيد لفرق إدارة المشتريات والجودة، حيث يساعدهم على تبسيط عمليات التدقيق والتفتيش على الموردين وضمان الامتثال لمعايير ولوائح الصناعة.
6. قالب النقر فوق المشتريات
قالب ClickUp للمشتريات
تتطلب عمليات المشتريات تخطيطًا دقيقًا وتمتد على عدة مراحل، بدءًا من مرحلة توريد المواد وانتهاءً بمرحلة مذكرة استلام البضائع المرحلة. إن نموذج ClickUp للمشتريات يجعل من السهل إدارة كل مرحلة بشكل مريح.
يمكّنك هذا القالب من إنشاء عملية شراء موحدة وعادلة وشفافة. كما يساعدك على مراقبة وتتبع جميع أنشطة المشتريات، وتحسين التواصل مع البائعين، وتقليل فرص حدوث الأخطاء.
ما سيُعجبك فيه ✨
- يوفر خيارات التخصيص لتلبية المتطلبات الفريدة لشركتك
- يضمن سلاسة سير عملية إدارة سلسلة التوريد بالكامل
- يسهل التعاون مع أعضاء الفريق والموردين لتحسين عمليات التسليم
- ينظم كل شيء في قاعدة بيانات غير مشفرة مع تصورات
حالة استخدام مثالية ☑️ يعد هذا النموذج رائعًا لفرق المشتريات ومديري المشتريات والمؤسسات التي ترغب في إدارة دورة المشتريات بأكملها، بدءًا من التوريد وحتى التسليم، لتأمين السلع المناسبة بالأسعار المناسبة.
إدارة عمليات البائعين والمشتريات بكفاءة مع ClickUp
تعد الإدارة الفعالة للموردين أمرًا حيويًا للحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين وتأمين المنتجات المناسبة في حدود الميزانية المخصصة.
في حين أن أدوات مثل قوالب قوائم البائعين في جداول البيانات وExcel تجعل إدارة البائعين أسهل، إلا أن لها حدوداً. لهذا السبب يجب عليك استكشاف خيارات بديلة مثل الأدوات التي توفرها ClickUp، والتي تعالج هذه القيود بفعالية و تحسين عمليات الشراء الخاصة بك .
إن قوالب ClickUp المخصصة وسهلة الاستخدام والقابلة للتخصيص لإدارة البائعين تجعل التعامل مع الأشياء من قوائم البائعين إلى نماذج الطلبات أمرًا خاليًا من المتاعب. فهي تشجعك على إدارة وتتبع العديد من البائعين والعقود والطلبات بسهولة. اشترك مع ClickUp وعزز كفاءة إدارة البائعين بشكل عام اليوم!