كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني بشكل احترافي (+ أمثلة)

بينما نركز على صياغة البريد الإلكتروني المثالي، غالبًا ما نغفل جانبًا واحدًا مهمًا: التوقيع.

الطريقة التي تنهي بها رسالتك لا تقل أهمية عن المحتوى نفسه. يمكن أن تحدد خاتمة البريد الإلكتروني الاحترافية النغمة الصحيحة، وتشجع على الاستجابة، وتترك انطباعًا إيجابيًا لدى المتلقي.

دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح والأمثلة البسيطة لمساعدتك في إنهاء رسائلك الإلكترونية كالمحترفين!

ما هي خاتمة البريد الإلكتروني؟

تسجيل الدخول إلى البريد الإلكتروني هو السطر أو الجملة الختامية التي تختتم بها رسالة البريد الإلكتروني قبل توقيعك مباشرةً. وهي تنهي المحادثة، أو تدعو إلى الرد، أو تقدم نماذج أخرى للحث على اتخاذ إجراء.

واعتماداً على سياق رسالتك، فإن توقيع الختام الذي يتم اختياره بعناية يوحي بالاحترام أو الدفء أو الاحترافية.

على سبيل المثال، في رسالة بريد إلكتروني احترافية، قد تنهي رسالتك بـ "تحياتي الحارة"، متبوعة باسمك، مما يوازن بين الرسمية والودّ.

قد تكون عبارة "نخبك" أو "نتحدث قريبًا" أكثر ملاءمة في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية، مما يجعلها تهيئ نغمة مريحة للتفاعلات المستقبلية.

ما الذي يجب أن تتضمنه خاتمة كل رسالة بريد إلكتروني؟

يجب أن تتضمن خاتمة البريد الإلكتروني بعض العناصر لضمان التواصل الفعال.

يجب أن تتضمن

• عبارة خاتمة البريد الإلكتروني الشخصية: عبارة مهذبة ومناسبة تتناسب مع نبرة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك
• اسمك: اذكر اسمك الأول دائماً، وفي السياقات الأكثر رسمية، استخدم اسمك الأخير
• المنصب والشركة (إن أمكن): هذا الأمر مهم بشكل خاص في رسائل البريد الإلكتروني المهنية، حيث يساعد تحديد دورك في إثبات سلطتك
• معلومات الاتصال: قد يتضمن ذلك رقم هاتفك أو عنوان بريد إلكتروني إضافي أو أي وسيلة اتصال أخرى ذات صلة، خاصةً في بيئة العمل
• توقيع شخصي: اختياريًا، قالب توقيع بريد إلكتروني مخصص يتضمن بطاقة الاتصال الرقمية الخاصة بك أو شعار الشركة أو أي إخلاء مسؤولية قانوني، وفقًا لسياسة شركتك

سبب أهمية إغلاق البريد الإلكتروني

توفر توقيعات البريد الإلكتروني دلائل على السياق والتواصل. فهي تُظهر الاهتمام بالتفاصيل وتحدد نغمة المحادثة الإضافية.

في حين أن النص الرئيسي للبريد الإلكتروني هو الجزء الأكثر أهمية، إلا أن الخاتمة تساعد على ربط كل شيء معًا وتكوين انطباع. فهي تساعد على تكوين انطباع عنك وعن رسالتك لدى القارئ.

إليك بعض الأسباب الأخرى التي تجعل خاتمة البريد الإلكتروني مهمة:

1. تساعد على خلق انطباعات دائمة

الطريقة التي تنهي بها رسالتك الإلكترونية تحدد نغمة التواصل المستقبلي. يجب أن تتطابق مع سياق البريد الإلكتروني العام وعلاقتك مع المتلقي. تترك الخاتمة الصحيحة للبريد الإلكتروني انطباعًا إيجابيًا ودائمًا لدى المتلقي.

على سبيل المثال، إنهاء رسالة بريد إلكتروني بعبارة "أتطلع إلى أفكارك!" يترك لدى المتلقي شعوراً بالتقدير ويشجعه على الرد الفوري.

2. يعزز النبرة والنية

تؤكد توقيعاتك على القصد من رسالتك وتوضح الخطوات التالية المطلوبة.

على سبيل المثال، إنهاء الرسالة بـ "يرجى مراجعة الملف المرفق في أقرب وقت ممكن" يشير إلى الحاجة الملحة والإجراء المطلوب من المتلقي.

3. يؤثر على مؤشرات الأداء الرئيسية للتسويق عبر البريد الإلكتروني

يؤثر توقيعك على البريد الإلكتروني تأثيرًا مباشرًا على مؤشرات الأداء الرئيسية للتسويق عبر البريد الإلكتروني مثل معدلات الفتح ونسب النقر إلى الظهور ومعدلات التحويل.

إغلاق البريد الإلكتروني المصمم بشكل جيد يعزز رسالتك ويشجع المستلمين على اتخاذ الإجراءات المطلوبة.

أمثلة على إغلاق البريد الإلكتروني الاحترافي

يعد اختيار الكلمات المناسبة لاختتام رسائلك الإلكترونية الاحترافية أمرًا بالغ الأهمية، حيث إنها تعكس الاحترافية و تؤثر على تصور المتلقي.

فيما يلي أمثلة على خواتيم البريد الإلكتروني الاحترافية المناسبة التي يجب التفكير في استخدامها في سياقات العمل المختلفة:

1. الختامات الرسمية (للأعمال أو الاتصالات لأول مرة)

عندما تتصل بشخص ما لأول مرة بشكل احترافي أو ترسل بريدًا إلكترونيًا احترافيًا، يجب أن تحصل على توقيع الإغلاق الصحيح لتأسيس علاقتك معه. ينطبق هذا سواء كنت تراسل عميلاً أو زميلاً كبيراً عبر البريد الإلكتروني.

أدوات مثل ClickUp Brain مفيدة بشكل خاص في صياغة هذه العناصر المهمة في البريد الإلكتروني. من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي، يساعد ClickUp Brain في إنشاء خاتمة بريد إلكتروني مصقولة ومناسبة للسياق تعزز احترافية اتصالاتك.

كما أنه يضمن أيضًا أن يعكس بريدك الإلكتروني اللهجة والشكليات المناسبة للتفاعلات التي تتم لأول مرة.

مثال رقم 1: مع أطيب التحيات

تُستخدم عبارة "مع أطيب التحيات" عادةً كخاتمة مهذبة ومهنية للبريد الإلكتروني لجهات الاتصال الجديدة والمألوفة. فهي تحقق التوازن بين الدفء والاحترافية دون أن تكون رسمية أكثر من اللازم.

إليك كيف يساعدك ClickUp Brain في إنشاء بريد إلكتروني بنهاية مماثلة.

بالإضافة إلى ذلك مستندات ClickUp يساعد على تخزين وإدارة قوالب لتوقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية، وتبسيط سير عملك والحفاظ على اتساق التواصل. يمكنك مباشرةً استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني داخل المستندات

كل ما عليك فعله هو

• قم بإنشاء مستند جديد من مساحة عمل ClickUp الخاصة بك
• انقر نقرًا مزدوجًا على المستند
• حدد خيار "الكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي

💡 نصيحة احترافية: هل تريد المزيد من حملة البريد الإلكتروني التلقائية؟ قم بتعيين حملة تنقيط مع 12 قالب حملة تنقيط !

• بعد ذلك، اكتب رسالتك وحدد بوضوح كيف تريد إنهاءها

• بمجرد أن يُنشئ ClickUp Brain البريد الإلكتروني، انقر على زر الإدراج، وسيتم لصق النص في مستندات ClickUp دون الكثير من المتاعب

مثال رقم 2: مع خالص التقدير

تُستخدم كلمة "بصدق" عادةً لاختتام المراسلات الرسمية. وهي مثالية للتفاعلات للمرة الأولى أو المراسلات التجارية الهامة، حيث تشير إلى الاحترام والنهج المباشر والجاد.

مثال رقم 3: مع أطيب التحيات

تقدم عبارة "مع أطيب التحيات" خاتمة دافئة ومهنية في نفس الوقت مناسبة للتفاعلات التجارية الأولية والمستمرة. فهي تنقل نبرة ودية مع الحفاظ على مستوى من الرسمية.

اقرأ المزيد: تعرف على كيفية قيام ClickUp بإحداث ثورة في إدارة الحملات التسويقية من خلال أدوات واستراتيجيات شاملة.

2. الإغلاق شبه الرسمي (للزملاء أو المحادثات الجارية)

لا تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني رسمية، حتى في بيئة مهنية. يعمل النهج شبه الرسمي بشكل رائع في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الجارية أو عند مراسلة الزملاء عبر البريد الإلكتروني في الشركة. فهو يزيل التصلب في المحادثة، ويضفي الألفة، ويحافظ على جاذبية الموقف.

مثال رقم 1: شكرًا

من الأفضل استخدام كلمة "شكرًا" للتعبير عن الامتنان بإيجاز. وهي مثالية للاعتراف بمساعدة زميل أو استجابته في إطار موضوع مستمر.

مثال رقم 2: الأفضل

"أفضل" هي واحدة من أكثر إشارات نهاية البريد الإلكتروني تنوعاً وعفوية. إنها مثالية ل رسائل البريد الإلكتروني الروتينية حيث ترغب في الحفاظ على نبرة احترافية ولكن مريحة مع الزملاء المألوفين.

مثال 3: انتبه

تضيف عبارة "اعتنِ بنفسك" لمسة شخصية إلى مراسلاتك. هذا التوقيع رائع لإنهاء المحادثات ب ملاحظة دافئة، خاصةً عندما تكون قد أنشأت علاقة ودية مع المتلقي.

3. الإغلاق غير الرسمي (للأقران المألوفين أو أعضاء الفريق)

عند مراسلة شخص تربطك به علاقة عمل وثيقة عبر البريد الإلكتروني، من الأفضل أن تختار الإغلاقات غير الرسمية لتعزيز الثقة والحفاظ على علاقة مريحة.

مثال 1: تحياتي

"نخبك" هي خاتمة مبهجة وودودة، وهي مثالية لرسائل البريد الإلكتروني إلى الزملاء الذين تربطك بهم علاقة مريحة. تضيف هذه الخاتمة لمسة من الطابع غير الرسمي والدفء إلى المحادثة.

مثال 2: التحدث قريبًا

تشير عبارة "نتحدث قريبًا" إلى محادثة مستمرة وتوقع تفاعلات مستقبلية. وهي مثالية لرسائل البريد الإلكتروني مع الزملاء الذين تتفاعل معهم بشكل متكرر، مما ينقل وعدًا بمواصلة الحوار. أضفها إلى رسائل البريد الإلكتروني إعادة توجيهها تلقائيًا بينما أنت غير متاح

مثال 3: كل التوفيق

عبارة "كل التوفيق" هي خاتمة صادقة وإيجابية مناسبة لإنهاء المراسلات بملاحظة مشجعة. تعتبر نهاية البريد الإلكتروني هذه رائعة بشكل خاص ل التعبير عن الدعم أو التمنيات الطيبة لمساعي زميلك في الفريق.

💡 نصيحة احترافية: قم بتنظيم صندوق الوارد الخاص بك عن طريق التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم الكبير باستخدام 10 استراتيجيات فعالة لإدارة البريد الإلكتروني لتعزيز الإنتاجية

أفضل الممارسات لإنهاء البريد الإلكتروني بشكل احترافي

عند إنهاء رسالة بريد إلكتروني، من الضروري اختيار نهاية رائعة للبريد الإلكتروني تعكس نبرة بريدك الإلكتروني و تحترم علاقتك مع المتلقي. يضمن ذلك أن يتواصل بريدك الإلكتروني بفعالية ويترك انطباعًا إيجابيًا.

1. اجعل الوضوح أفضل صديق لك

كن مختصراً في عباراتك الختامية. يجب أن تبقى عبارتك الختامية في النص الرئيسي للبريد الإلكتروني. يجب أن تشير إلى نهاية المحادثة وأن تحتوي فقط على المعلومات الضرورية.

2. اعلم أن السياق هو كل شيء

عند اختيار إغلاق بريدك الإلكتروني، من المهم مراعاة سياق رسالتك.

على سبيل المثال، قد تتطلب رسالة بريد إلكتروني رسمية خاصة بالعمل توقيعات بريد إلكتروني أكثر احترافية، مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات" في حين أن الرسالة الداخلية غير الرسمية قد تسمح بتوقيعات أكثر ودية، مثل "شكرًا" أو "اعتنِ بنفسك"

احرص دائمًا على مطابقة خاتمتك مع نبرة الموقف وطابعه الرسمي. فالخاتمة الصحيحة تعزز السياق والعلاقة بالنسبة للمتلقي. أدوات إدارة البريد الإلكتروني تبسّط هذه العملية من خلال مساعدتك في تنظيم وإدارة اتصالاتك وفقًا للسياق والأولوية. فهي تضمن أن تكون كل رسالة بريد إلكتروني مصممة ومحددة التوقيت بشكل مناسب.

يمكنك بناء نظام إدارة بريدك الإلكتروني بالكامل على منصة واحدة في كل شيء مثل كليك أب .

لنلقِ نظرة على بعض الميزات المحددة التي يقدمها ClickUp:

I. الاستفادة من ClickUp Brain لإغلاق البريد الإلكتروني المخصص

صياغة توقيعات خاصة بالسياق تعزز سهولة القراءة والاحترافية في كل بريد إلكتروني باستخدام ClickUp Brain

بينما تتعدد أدوات كتابة الذكاء الاصطناعي المدفوعة والمجانية على حد سواء، والتي تتطور يوميًا، فإن مفتاح كتابة الذكاء الاصطناعي هو السياق. ClickUp Brain يحتوي على سياق شركتك وأسلوب الكتابة والمزيد.

مع ClickUp Brain

• حسِّن عملية كتابة بريدك الإلكتروني من خلال اقتراح إغلاق مناسب للسياق
• حافظ على الأسلوب الصحيح عبر أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني
• احرص على الحفاظ على اتساق علامتك التجارية وتماسك اتصالاتك

💡 نصيحة احترافية: لتحسين مهاراتك في صياغة البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي، راجع دليلنا على كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني .

II. تحسين سير العمل باستخدام ClickUp Docs

قم بصياغة قوالب البريد الإلكتروني وتخصيصها بسرعة باستخدام مستندات ClickUp Docs من أجل تواصل متسق مستندات ClickUp Docs يبسِّط عملية صياغة وتخصيص إغلاقات البريد الإلكتروني لتناسب مختلف السياقات. من خلال واجهته سهلة الاستخدام، يمكنك إنشاء قوالب احترافية للاتصالات الرسمية وشبه الرسمية وغير الرسمية.

وهذا يضمن أن تتماشى خواتيم رسائلك الإلكترونية مع نبرة رسالتك وتعزز فعالية تواصلك بشكل عام. في النهاية، يساعدك ClickUp Docs في الحفاظ على الاتساق والاحترافية في كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها.

مع ClickUp Docs:

• إنشاء قوالب لأنواع البريد الإلكتروني المختلفة
• تعاون مع فريقك في الوقت الفعلي
• احتفظ بملاحظات منظمة عن كل مشروع
• اربط مستنداتك مباشرةً بالمهام

III. عزز كفاءة بريدك الإلكتروني باستخدام الأتمتة

_تعامل تلقائيًا مع الردود الروتينية على البريد الإلكتروني ووفر وقتك لمزيد من المهام الاستراتيجية باستخدام أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp أتمتة البريد الإلكتروني في ClickUp يمكن لميزة أتمتة الردود أو المتابعة الروتينية عبر البريد الإلكتروني بناءً على مشغلات محددة، مثل إكمال المهام أو مراحل المشروع. وهذا يعزز من كفاءة التواصل ويساعد في الحفاظ على التفاعلات في الوقت المناسب دون تدخل يدوي، مما يجعلها مثالية لإدارة كميات كبيرة من البريد الإلكتروني في إعدادات المشروع.

IV. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك احترافية ومتوافقة مع العلامة التجارية باستخدام قوالب متنوعة

تقدم ClickUp مجموعة من القوالب المصممة لتبسيط وتعزيز التواصل عبر البريد الإلكتروني، مما يضمن الاتساق ومواءمة العلامة التجارية. دعنا نلقي نظرة على بعض القوالب الخاصة بالبريد الإلكتروني:

• قالب أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp : يسمح لك هذا القالب بإرسال رسائل البريد الإلكتروني التلقائية من مساحة عمل ClickUp الخاصة بك بسلاسةإدارة حملات البريد الإلكتروني. تعيين الشروط التي ترسل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، مما يعزز الكفاءة والاتساق في التواصل
• قالب حملة البريد الإلكتروني ClickUp : صُمم هذا القالب لإدارة وتنفيذ حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني، ويساعدك هذا القالب على تنظيم وتتبع وتحليل استراتيجيات حملتك بفعالية، مما يضمن أن جميع عناصر الحملة متناسقة وفي الوقت المناسب.

افعل المزيد مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع إنشاء المهام تلقائيًا باستخدام ClickUp Email Project Management ClickUp Email Project Management يدمج بريدك الإلكتروني مباشرةً في مساحة عمل إدارة مشروعك. يتيح لك ذلك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتتبع تقدمها داخل ClickUp.

وهو يوفر طريقة فعّالة لضمان عدم إفلات أي بريد إلكتروني من بين رسائل البريد الإلكتروني وأن كل اتصال يتم احتسابه في الجداول الزمنية لمشروعك.

بالإضافة إلى ذلك، فإن ClickUp الرائد أدوات التوعية تساعدك على تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشبكات التواصل الخاصة بك وتخصيصها ، مما يضمن لك أن تكون رسائل البريد الإلكتروني شبه الرسمية وغير الرسمية الخاصة بك دائمًا على الملاحظات الصحيحة.

اقرأ المزيد: قم بتحسين استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني من الفكرة إلى التنفيذ باستخدام إدارة الحملات التسويقية نصائح ونماذج.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنهاء رسالة بريد إلكتروني

إلى جانب ما يجب تجنبه عند إنهاء البريد الإلكتروني، هناك أيضًا بعض الأمور التي يجب تجنبها. للتأكد من إغلاق بريدك الإلكتروني بشكل فعال، من المهم أن تضع السياق في الاعتبار وتجنب تخطي أو تجاهل تسجيل الخروج تمامًا.

1. اعرف سياقك

السياق هو كل شيء في أي شكل من أشكال التواصل، وخاصة البريد الإلكتروني. عند كتابة البيان الختامي، كن حذرًا من مستوى رسمية البريد الإلكتروني. للحفاظ على نبرة احترافية، تجنب استخدام عبارات غير رسمية مثل "نخبك" أو "نتحدث قريباً"

2. لا تتركهم معلقين

بدون عبارة ختامية، يمكن أن تبدو رسالتك الإلكترونية مفاجئة. يمكن أن يحدث هذا إذا لم يتم إرفاق توقيعك تلقائيًا.

فاحرص على مضاعفة التحقق لتجنب ذلك. حتى في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية، شيء بسيط مثل "أفضل" أو "نتحدث قريبًا" يختتمها بشكل جيد.

متى تستخدم دعوة إلى العمل في خاتمة رسالتك الإلكترونية

إذا كنت بحاجة إلى رد من المتلقي، فقم بتوضيح ذلك من خلال دعوة إلى العمل (CTA). فهذا يساعد في إرشادهم إلى الخطوات التالية. أنهِ رسالتك الإلكترونية بطلب أو اقتراح مهذّب للحث على الرد.

على سبيل المثال:

• لطلبات التعليقات: "أتطلع إلى تلقي ملاحظاتك"
• لجدولة الاجتماعات: " يرجى إعلامي بتوافرك"

يشجع تضمين عبارة CTA واضحة في توقيعك على الردود السريعة، حيث سيفهم المتلقي ما هو متوقع - سواء كان ذلك إعداد اجتماع أو الإجابة على سؤال أو تقديم ملاحظات.

تضمين توقيع بريد إلكتروني احترافي

توقيع البريد الإلكتروني أمر لا بد منه في بيئة مهنية. يجب أن يتضمن اسمك ولقبك الوظيفي وشركتك ومعلومات الاتصال بك. إذا كان لديك ساعات عمل محددة للغاية، فيجب أن يتضمن ذلك.

أمثلة على التوقيعات المهنية:

مجهول الهوية

مدير التسويق | شركة XYZ

jane.doe@xyzcompany.com

(123) 456-7890

جون دو

محلل أول | شركة ABC | ساعات العمل: من 7 صباحًا إلى 3 مساءً (من الاثنين إلى الجمعة)

doe.john@abccompany.com

(283) 756-8840

يمنح هذا الهيكل المتلقي جميع دلائل السياق الصحيح لتحديد التوقعات الصحيحة للتواصل.

إذا كنت طالبًا، يجب عليك أيضًا تضمين توقيعك، بما في ذلك معرف جامعتك وقسمك، لضمان تعريف المتلقي بنفسك بشكل صحيح.

خلاصة القول (اعذر التورية)

إن توقيع البريد الإلكتروني العام والمناسب للسياق والملائم لرسالتك الإلكترونية يصقل رسالتك و يدعم صورتك المهنية. فهو يحصن نبرة خطابك لإيصال نيتك.

هذا العنصر المحوري في آداب البريد الإلكتروني أمر لا غنى عنه في تعزيز العلاقات التجارية والحفاظ عليها، وتحصين الثقة، وتحفيز الإجراءات المطلوبة.

يُمكّنك ClickUp، كمنصة إنتاجية شاملة، من الارتقاء بالتواصل عبر البريد الإلكتروني إلى ما هو أبعد من مجرد تبادل المعلومات.

هل أنت مستعد لتغيير طريقة إدارتك للمهام ورسائل البريد الإلكتروني والمشاريع؟ اشترك في ClickUp اليوم وأعد تعريف الإنتاجية، بريد إلكتروني واحد في كل مرة.