قررت آن، وهي مطورة برمجيات كبيرة في إحدى شركات المنتجات، الاستقالة من وظيفتها بعد خمس سنوات. وبدون عملية رسمية للاستقالة، لا يزال بإمكانها الوصول إلى أنظمة الشركة المهمة بعد مغادرتها.

وبعد مرور بضعة أسابيع، أصبحت بيانات العملاء الحساسة في خطر، ولا أحد يعرف ما إذا كان ذلك حادثاً أم ثغرة أمنية. ليس من الواضح من الذي سيتولى مسؤولياتها، والفريق في حيرة من أمره، والمواعيد النهائية الحرجة في خطر. وبدون عملية نقل المعرفة والتسليم المناسبة، يكافح بديلها من أجل الوصول إلى السرعة المطلوبة.

يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما تعتقد. 71% من الشركات ليس لديها عملية رسمية لإلغاء التعيين. وبدون ذلك، فإنك تخاطر بحدوث مشكلات أمنية وارتباك في فريق العمل والإضرار بسمعة شركتك.

في هذه المقالة، سنستكشف في هذه المقالة خصوصيات وعموميات عملية إنهاء إجراءات الموظفين خارج الشركة، وأهمية قائمة مراجعة عملية إنهاء إجراءات التوظيف، وكيفية تنفيذ العملية بفعالية.

## فهم عملية إلغاء تهيئة الموظفين

إن عملية تأهيل الموظف خارج الشركة هي العملية الرسمية لإدارة عملية انفصال الموظف عن الشركة من خلال الاستقالة أو إنهاء الخدمة أو التقاعد. بينما تركز عملية تأهيل الموظفين على مساعدة الموظفين على الاندماج في الشركة، فإن عملية إنهاء الخدمة تضمن خروجاً سلساً ومحترماً.

تُعد عملية إنهاء الخدمة الناجحة أمرًا بالغ الأهمية لعدة أسباب:

• حماية مصالح الشركة: تضمن عملية الخروج من الشركة استرداد أصول الشركة وبقاء المعلومات الحساسة آمنة
• استمرارية الأعمال: تسهّل عملية التأهيل المناسبة نقل المعرفة، مما يضمن عدم ترك أي مهام حساسة في طي النسيان
• تجربة الموظف: تجربة الموظف: حتى في مرحلة الخروج من الشركة، فإن تجربة الخروج المحترمة والمهنية تسلط الضوء على سمعة مؤسستك وتترك انطباعاً إيجابياً دائماً لدى الموظفين السابقين

الفرق بين التهيئة الداخلية والخارجية

تُعد كل من عملية التهيئة الداخلية والخارجية جزءًا أساسيًا من خريطة رحلة الموظف ولكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة تمامًا:

• يتمحور التأهيل حول مساعدة الموظف الجديد على التأقلم مع دوره وثقافة الشركة، وغالبًا ما يتم دعمه من خلالبرنامج تأهيل فعال
  • وعلى النقيض من ذلك، تركز عملية التهيئة على نقل الموظفين بسلاسة خارج الشركة، وضمان استمرارية الأعمال، وحماية الأصول

إليك كيفية اختلافهما:

| نظام إدارة الموارد البشرية [HRMS] أمر بالغ الأهمية في عملية التأهيل والإلحاق. تساعد أدوات إدارة الموارد البشرية في تتبع المهام، وأتمتة الأعمال الورقية، وإدارة حقوق الوصول، مما يبسط العملية ويقلل من الأخطاء البشرية.

فهي تعمل على تحسين كفاءة وفعالية كل من عمليتي الإلحاق بالوظيفة وإلغاء الإلحاق من خلال:

• أتمتة المهام الإدارية
• تبسيط الاتصالات والتوثيق
• تتبع التدريب والأداء
• إدارة عوائد الأصول والتسويات النهائية
• جمعالملاحظات وضمان الامتثال

دليل لإعداد الموظفين المناسبين خارج نطاق العمل

عندما يغادر أحد الموظفين المؤسسة، سواء كان ذلك باختياره أو لظروف ما، تصبح عملية مغادرة الموظف للمؤسسة عنصراً حاسماً في عملية الانتقال؛ فهي تتضمن أكثر من مجرد رسالة بريد إلكتروني للوداع.

إذن، كيف يمكنك إنهاء خدمة الموظف بشكل صحيح؟ وما الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لضمان القيام بذلك بشكل صحيح؟

قم بتبسيط عملية تسجيل الموظفين مع منصة إدارة الموارد البشرية المتكاملة من ClickUp كليك أب عبارة عن أداة شاملة لإدارة المشاريع تتضاعف وظيفتها في برنامج إدارة المواهب . يساعدك هذا البرنامج على تبسيط وأتمتة كل جانب من جوانب عملية تأهيل الموظفين.

مع وضع ذلك في الاعتبار، دعنا نتعرف على دليل تفصيلي خطوة بخطوة لضمان انتقال سلس.

1. التواصل بشأن المغادرة

من الأفضل دائماً الإعلان عن مغادرة الموظف عاجلاً وليس آجلاً. هذا يبقي الفريق على اطلاع دائم ويتجنب القيل والقال غير الضروري. تأكد من اتفاقك أنت والموظف المغادر على موعد وكيفية مشاركة الأخبار.

يجب على المديرين إخطار فريقهم وقسمهم والموارد البشرية بسرعة. التواصل المفتوح والصادق هو مفتاح الانتقال السلس والحفاظ على جو إيجابي من أجل الاحتفاظ بأفضل المواهب . كما أنه يساعد الجميع على معرفة ما يمكن توقعه وكيف ستتغير أعباء العمل.

لجعل الأمور أسهل، قد ترغب في إنشاء معيار قالب سياسة الشركة . سيحافظ ذلك على اتساق التواصل ويجعل عمليات المغادرة المستقبلية أكثر سلاسة.

2. تيسير نقل المعرفة

عندما يغادر الموظفون، فإن التقاط خبراتهم ورؤاهم أمر ضروري لتجنب تعطيل المشاريع أو العمليات الجارية. وجدت دراسة لمركز الإنتاجية والجودة الأمريكي أن الشركات التي لديها ممارسات فعالة لنقل المعرفة تحتفظ بنسبة 30% أكثر من المعرفة حتى بعد مغادرة الموظف.

إليك كيفية تنفيذ عملية نقل المعرفة:

• حدّد المهام والمسؤوليات الرئيسية التي يتولاها الموظف المغادر
• اعمل معهم لتوثيق الإجراءات وجهات الاتصال الرئيسية وغيرها من التفاصيل المهمة
• تأكد من أن هذه المعلومات منظمة ويمكن لخلفه الوصول إليها
• قم بإعداد فترة انتقالية حيث يمكن للموظف المغادر تدريب بديله أو تسليم المسؤوليات

يساعد ذلك على ضمان قدرة الشخص الجديد على البدء في العمل والحفاظ على الإنتاجية دون تفويت أي شيء.

يمكنك استخدام ClickUp Brain وهي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي، لإنشاء دليل شامل للموظفين الذي يجمع المعلومات والموارد الأساسية.

دع ClickUp Brain يكتب لك كتيبات الموظفين ويصقل النسخ من أجلك بنقرات قليلة

إليك ثلاثة مكونات تعتمد على الذكاء الاصطناعي يمكنك استخدامها لتبسيط نقل المعرفة:

• مدير المعرفة بالذكاء الاصطناعي: احصل على إجابات فورية ودقيقة حول الموظف المغادر، بما في ذلك مسؤولياته ومشاريعه الجارية، مما يضمن عدم فقدان أي معلومات مهمة
• مدير مشروع الذكاء الاصطناعي: أتمتة مهام نقل المعرفة مثل تحديثات التقدم وتقارير الحالة، مما يقلل من العمل اليدوي ويضمن التعامل الفعال مع جميع الأنشطة
• كاتب الذكاء الاصطناعي للعمل: استخدم مساعد الكتابة هذا لتنقيح مستندات ومراسلات مغادرة الموظف، مما يضمن الوضوح والاحترافية

3. استرداد وتحديث أصول الشركة والوصول إلى النظام

تدقيق الحقائق: A مسح أجراه أومنيتزا أن 27% من المؤسسات قد تعرضت لخسائر تتجاوز 10% من أصولها التكنولوجية بسبب عدم اكتمال عملية التهيئة.

ولمنع هذه الخسارة في أصول الشركة، من الضروري أن تطلب من الموظفين المغادرين إعادة جميع معدات الشركة في يومهم الأخير. ويشمل ذلك الشارات أو شارات التعريف، وبطاقات الائتمان، والزي الرسمي، والهواتف، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، ومركبات الشركة.

4. مقابلة الخروج

تُعد مقابلات الخروج فرصة لجمع رؤى من الموظفين المغادرين حول تجربتهم، والتي يمكن أن تساعد في تحسين الاحتفاظ بالموظفين.

إليك بعض الأفكار المدروسة أسئلة مقابلة الخروج للنظر فيها أثناء المقابلة

• ما الذي أدى إلى قرارك بالمغادرة؟
• ما التحسينات التي تقترحها لمكان العمل؟
• ما الذي كان بإمكاننا فعله بشكل مختلف لتشجيعك على البقاء؟
• كيف تصف علاقتك بمديرك؟
• ما هي الصفات التي يجب أن نعطيها الأولوية عند البحث عن بديل لك؟
• ما الذي ينقصنا حالياً والذي يمكن أن يعزز ثقافتنا المؤسسية؟
• هل توصي بشركتنا للآخرين في شبكتك؟

من خلال فهم أسباب مغادرة الموظفين، يمكن للشركات اتخاذ إجراءات لمنع الآخرين من المغادرة لأسباب مماثلة.

يمكنك استخدام نماذج ClickUp لجمع البيانات المهمة من مقابلات الخروج. يمكنك استخدام المنطق الشرطي لتعديل الأسئلة ديناميكيًا بناءً على الإجابات المقدمة. أصبح استبيانك الآن أسهل في التعبئة وأكثر فعالية في جمع المعلومات ذات الصلة.

جمع الملاحظات المنظمة من مقابلات الخروج من العمل باستخدام نماذج ClickUp

تحوّل هذه النماذج مدخلات الموظفين إلى رؤى منظمة وقابلة للتنفيذ حتى تتمكن من تحليل أي اتجاهات واستكمالها.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 قوالب وأسئلة مجانية لمقابلات الخروج من العمل لفرق الموارد البشرية

5. عملية الدفع النهائي

غالبًا ما تكون كشوف المرتبات أحد أكثر الأجزاء حساسية في عملية الدفع النهائي. بالإضافة إلى الالتزامات القانونية والمالية، فإن عملية الدفع النهائي تؤثر أيضًا بشكل كبير على كشوف المرتبات والعمليات التجارية.

إليك قائمة مرجعية لضمان تغطية جميع القواعد:

• حساب الراتب النهائي: تضمين آخر راتب وأيام الإجازات غير المستخدمة وأي مكافآت أو عمولات مستحقة
• سداد النفقات: تأكد من معالجة جميع النفقات المستحقة عن نفقات العمل
• تحديث أنظمة الرواتب: تعديل سجلات الرواتب لتعكس مغادرة الموظف والتأكد من إيقاف جميع المدفوعات الأخرى
• التحقق من المزايا: التأكد من حالة المزايا، مثل التأمين الصحي ومساهمات التقاعد، وإبلاغ الموظف بأي تغييرات
• توثيق كل شيء: الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع المعاملات والمراسلات المتعلقة بعملية الدفع النهائي للامتثال والرجوع إليها في المستقبل

6. حزمة مكافأة نهاية الخدمة والمزايا

غالبًا ما تكون حزم إنهاء الخدمة جزءًا من عملية إنهاء الخدمة، خاصةً في حالات تسريح الموظفين. يعد تقديم حزمة مكافأة نهاية الخدمة العادلة والتنافسية أمرًا ضروريًا لحماية مصالح الموظف المغادر والحفاظ على العلامة التجارية الإيجابية لصاحب العمل.

تُظهر حزمة مكافأة نهاية الخدمة المنظمة بشكل جيد التعاطف والالتزام تجاه موظفيك، مما قد يعزز السمعة ويحافظ على حسن النية، حتى في الظروف الصعبة.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة قائمة التحقق من التعيين الجديد عند التعيين

7. اتفاقيات عدم الإفصاح

غالباً ما يوقع الموظفون المغادرون على اتفاقيات عدم الإفصاح [NDAs] أثناء عملية مغادرة الشركة لحماية معلومات الشركة السرية. ويحدد هذا الإطار القانوني توقعات واضحة بشأن ماهية المعلومات السرية والتزامات الموظف المغادر، مما يضمن إمكانية معالجة أي خرق للسرية بشكل قانوني.

بالإضافة إلى ذلك، تساعد اتفاقات عدم الإفصاح على الحفاظ على الثقة في قدرة الشركة على حماية معلومات الملكية حتى بعد مغادرة الموظف.

يمكنك استخدام مستندات ClickUp وهو نظام لإدارة المستندات، لتخزين هذه المستندات وإدارتها، مع ضمان توقيع جميع اتفاقيات عدم الإفصاح قبل مغادرة الموظف.

8. فك الارتباط بالموارد التقنية

يجب التأكد من أن الموظفين لم يعد بإمكانهم الوصول إلى الموارد التقنية للشركة، مثل أدوات إدارة المشاريع أو منصات التواصل الداخلية.

إليك السبب:

• الأمان: يضمن إلغاء الوصول إلى الموارد التقنية أن تظل بيانات الشركة الحساسة والملكية الفكرية ومعلومات العملاء آمنة
• الامتثال: يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للوائح خصوصية البيانات إلى غرامات باهظة أو عواقب قانونية
• الاستمرارية التشغيلية: من خلال نقل الحسابات والبيانات والملفات بشكل صحيح، تضمن الشركة عدم تعطل العمليات اليومية
• كفاءة التكلفة: تمنع استعادة تراخيص البرامج والموارد التقنية الأخرى النفقات غير الضرورية وتضمن توفر هذه الموارد للاستخدام في المستقبل

اقرأ أيضًا: كيفية إجراء مقابلات الإقامة للاحتفاظ بالموظفين؟

استكشاف أفضل ممارسات التوظيف خارج نطاق العمل

عند مغادرة الموظفين، قم بتطبيق أفضل الممارسات لضمان الانتقال السلس. إن معاملة الموظفين المغادرين بنفس الاحترام الذي يحظى به الموظفون الجدد يضمن أن تعكس العملية قيم شركتك للموظفين المستقبليين.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• اتباع جميع الإرشادات القانونية والتنظيمية لتجنب النزاعات المحتملة وضمان الخروج الأخلاقي
• إخطار العملاء والشركاء الخارجيين بأي تغييرات وإدخال نقاط اتصال جديدة للحفاظ على العلاقات
• التعامل مع المغادرين باحترافية، مما يترك انطباعًا جيدًا للتعاون المستقبلي المحتمل أو إعادة التعيين في المستقبل
• تحديد الخلفاء أو البدلاء المؤقتين في وقت مبكر لتجنب الاضطرابات التشغيلية. اغتنم هذه الفرصة لتفويض المسؤوليات أو إعادة هيكلة الفرق إذا لزم الأمر
• احترم خصوصية الموظفين من خلال السماح لهم بـ استرداد الملفات الشخصية وإزالة المعلومات غير المتعلقة بالشركة من الأجهزة أو المنصات قبل إعادتها
• بالإضافة إلى إلغاء الوصول إلى أنظمة الشركة، إجراء مراجعة شاملة لنشاط النظام الأخير للموظف المغادر لضمان عدم نسخ أو نقل أي بيانات حساسة
• إتاحة الوصول إلى شبكة خريجي الشركة، تعزيز العلاقات المهنية طويلة الأجل وتأييد العلامة التجارية
• الاعتراف بمساهمات الموظف المغادر والاحتفاء بها، مما يعزز الروح المعنوية الإيجابية داخل الفريق ويترك الباب مفتوحاً أمام إمكانية إعادة إشراكه في المستقبل

لا توجد عملية مغادرة مثالية، ولكن تجنب الأخطاء الشائعة يمكن أن يُحدث فرقاً كبيراً.

برمجيات لإعداد موظفين فعالين في عملية مغادرة الموظفين

تنطوي عملية تأهيل الموظف على عدة أجزاء متحركة، ويمكن أن تشكل إدارتها تحدياً. وفي حين أن أدوات البرمجيات المختلفة مصممة لجوانب مختلفة من العملية، فإن منصة إدارة الموارد البشرية ClickUp يمكنها التعامل مع كل ذلك.

وإليك كيفية تبسيطها لكل شيء لضمان تجربة سلسة في عملية التوظيف:

1. إدارة المهام والمتابعة بسهولة

ينطوي التعامل مع عملية التأهيل على مهام متعددة يجب تتبعها وإتمامها في الوقت المحدد. مع مهام ClickUp ، يمكنك بسهولة تعيين مهام محددة لإتمام إجراءات مغادرة الموظفين لموظفي الموارد البشرية والموظف المغادر، مما يضمن أن يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم.

استخدم إدارة المهام لتبسيط عملية إلغاء التعيين

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مهام لاستعادة الأصول، مثل إعادة أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالشركة وإلغاء الوصول إلى البرامج. هذا الوضوح يمنع سوء التواصل والسهو، مما قد يؤدي إلى فقدان الأصول أو المخاطر الأمنية. تذكيرات ClickUp والإشعارات لتعزيز هذه العملية.

ابق دائمًا على اطلاع دائم بما تحتاج إلى القيام به باستخدام التذكيرات

بمجرد تعيين المهام، يمكنك تعيين مواعيد نهائية وتذكيرات لإبقاء الجميع مسؤولين. قد يتلقى الموظف المغادر تذكيرات بشأن إعادة المعدات، بينما يمكن تنبيه الموارد البشرية لمقابلات الخروج أو إكمال الأعمال الورقية.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر ClickUp إمكانية رؤية حالة كل مهمة، مما يسمح لأعضاء الفريق بتتبع التقدم المحرز بسهولة. الاستخدام أتمتة ClickUp لتغيير حالات المهام (على سبيل المثال، من "قيد التنفيذ" إلى "مكتملة") عند الانتهاء من المهام، مما يوفر تحديثات في الوقت الفعلي للفريق.

يمكنك أيضًا استخدام الحقول المخصصة لـ ClickUp ميزة لتتبع الأصول (مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف وغيرها) التي يجب إرجاعها.

يحمي هذا النهج المنظّم أصول مؤسستك ويعزز تجربة محترمة وفعالة لجميع المعنيين.

2. إنشاء قائمة مرجعية لإتمام عملية التسريح

ابدأ بصياغة قائمة مراجعة مفصّلة لإتمام عملية الخروج من الشركة تتضمن كل خطوة ضرورية، بدءاً من إخطار أعضاء الفريق إلى جمع أصول الشركة.

وضع قوائم مهام خاصة بالمهام الخاصة بعملية التهيئة

مع قائمة التحقق من مهام ClickUp ، يمكن لفرق الموارد البشرية إنشاء قوائم مهام ضمن المهام المصممة خصيصاً لعملية الخروج من الشركة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين مهام مثل إجراء مقابلات الخروج، وتحديث الوثائق، وإدارة إعادة ممتلكات الشركة. يمكن تعيين كل مهمة لأعضاء فريق مختلفين، مما يضمن المساءلة والملكية الواضحة.

يوفر هذا الهيكل الوضوح: يعرف كل عضو من أعضاء الفريق مسؤولياته ومواعيده النهائية، مما يقلل من خطر تفويت الخطوات المهمة. ويمكنك أيضاً تحديد مواعيد نهائية لكل مهمة للحفاظ على سير عملية التسريح في الموعد المحدد.

بمجرد الانتهاء من تنظيم كل شيء، احفظه في شكل قالب قائمة المراجعة في ClickUp. يتيح لك ذلك تكرار قائمة المراجعة بسهولة في كل مرة يخرج فيها الموظف، مما يضمن الاتساق والكفاءة في عملية إنهاء إجراءات الخروج من العمل.

اقرأ أيضًا: قوالب ونماذج الموارد البشرية المجانية لتحسين عمليات الموارد البشرية في عام 2024

3. تتبع التقدم باستخدام لوحات المعلومات

تتيح لك النظرة العامة الواضحة تحديد الاختناقات المحتملة ومواءمة الفريق بأكمله خلال عملية الانتقال. لوحات معلومات ClickUp أداة قوية لتتبع هذا التقدم عبر مختلف الفرق. من خلال الأدوات القابلة للتخصيص، يمكنك بسهولة مراقبة إنجاز المهام، وتحديد أي تأخير، وتحديد الخطوات التالية، مما يوفر رؤية شاملة لعملية التهيئة.

راقب التقدم المحرز في عملية التهيئة عبر مختلف الفرق باستخدام لوحات المعلومات

تساعد هذه الرؤية في ضمان اكتمال جميع المهام ومعرفة الجميع لمسؤولياتهم.

يمكنك إنشاء تقارير مفصّلة تقيّم كفاءة عملية التأهيل، مع تسليط الضوء على مجالات التحسين وضمان الامتثال لسياسات الشركة. يمكّنك هذا النهج القائم على البيانات من تحسين العملية بمرور الوقت.

للبدء، يمكنك استخدام الأداة الجاهزة للاستخدام قالب قائمة مراجعة مشروع ClickUp ، مصممة لتلبية المتطلبات القياسية لإيقاف التشغيل.

يسمح لك هذا القالب الملائم للمبتدئين بإدارة عملية مغادرة الموظفين بفعالية أكبر، مما يضمن انتقالاً سلساً للموظفين المغادرين مع تقليل الاضطرابات في عمليات عملك.

تنزيل هذا القالب

قم بإدارة عملية إلغاء التعيين بشكل أكثر فعالية باستخدام قالب قائمة مراجعة مشروع ClickUp

يوفر استخدام قالب قائمة مراجعة المشروع العديد من الفوائد القيمة. فباستخدامه، يمكنك

• تنظيم المهام في خطوات قابلة للإدارة والإنجاز، مما يجعل عملية الإعداد أقل إرباكًا وأسهل في المتابعة
• التأكد من إكمال جميع المهام بالترتيب الصحيح، مما يقلل من مخاطر فقدان الخطوات الهامة
• تحديد المشاكل أو المخاطر المحتملة المرتبطة بعملية التأهيل، مما يسمح بإيجاد حلول استباقية
• وضع جدول زمني واضح للمشروع، مما يساعد الفرق على البقاء على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية بفعالية

ارفع من مستوى عملية إلغاء التعيين باستخدام ClickUp

يساعد إنشاء قائمة مرجعية لإعداد قائمة مرجعية لإلحاق الموظفين الذين تم تسريحهم على الحفاظ على استمرارية العمل وحماية أصول الشركة والحفاظ على سمعة مؤسستك.

من خلال اتباع عملية منظمة ومحترمة وشاملة - خاصةً باستخدام أدوات مثل ClickUp - يمكنك تحسين تجربة الموظف وكفاءة المؤسسة.

لا تُعدّ عملية إنهاء الخدمة التي يتم تنفيذها بشكل جيد مجرد إجراء شكلي؛ فهي جزء أساسي من دورة حياة الموظف التي تترك انطباعاً دائماً. احرص على أن تكون إيجابية.

هل أنت جاهز لتبسيط تجربة إنهاء إجراءات التعيين؟ اشترك في ClickUp اليوم!