هل تنهال عليك طلبات الإجازات العشوائية من موظفيك باستمرار؟

أو هل تلاحظ تغيبًا متكررًا دون إشعار مسبق؟

إنها إشارة إلى وجود سياسة منظمة لإجازة ما بعد العمل. فهي تساعد الموظفين في الحصول على إجازات مخططة من العمل، وتعزز التوازن بين العمل والحياة، وتزيد من الرضا الوظيفي.

في منشور المدونة هذا، سوف نشاركك كيفية إنشاء سياسة إجازة زيارة العمل المؤقتة مع أمثلة ذات صلة. لنبدأ!

فهم الإجازات مدفوعة الأجر (PTO)

الإجازة مدفوعة الأجر (PTO) هي ميزة تسمح للموظفين بأخذ إجازة للإجازة أو المرض أو لأسباب شخصية مع الاستمرار في الحصول على أجر. تمنح فترات الراحة المنتظمة الموظفين الوقت لإعادة شحن طاقاتهم واستعادة تركيزهم، مما يعزز الصحة البدنية والعقلية للموظفين.

ومع ذلك، من المهم وجود سياسة فعالة لإجازة ما بعد العمل لضمان التوازن بين التزامات العمل والاحتياجات الشخصية للموظفين. فهي توفر طريقة منظمة للمؤسسات للتعامل مع إجازات الموظفين دون أي انقطاع في سير العمل.

تضع سياسة الإجازة بعد انتهاء الخدمة إجراءً معياريًا لطلب الإجازات وتتبعها وإدارتها وتقلل من العبء الإداري. على سبيل المثال، عندما يطلب أحد الموظفين إجازة، يمكنك البحث بسرعة عن إجمالي إجازاته في نظام الموارد البشرية لديك ومنحها أو رفضها وفقاً لذلك.

بالإضافة إلى ذلك، تعزز سياسة الإجازة الشخصية المنظمة بشكل جيد الثقة بين الموظفين حيث يتمتعون بحرية إدارة التزاماتهم الشخصية دون القلق بشأن فقدان الراتب.

يمكنك تنفيذ سياسات مختلفة لإجازات ما بعد انتهاء الخدمة بناءً على احتياجات عملك. على سبيل المثال، إذا كانت القوى العاملة لديك تتألف بشكل أساسي من كبار المهنيين وترغب في التركيز على بناء الثقة، يمكنك تقديم إجازة غير محدودة من العمل.

فيما يلي الأنواع المختلفة من الإجازات المدفوعة الأجر التي يمكنك إضافتها إلى سياسة الإجازات مدفوعة الأجر:

الإجازة المرضية

الإجازات المرضية المدفوعة الأجر أو الإجازات الطبية متاحة للموظفين للعناية بصحتهم أو للتعافي من الإصابة. وعادةً ما تعمل بطريقة الاستحقاق، حيث يحصل الموظفون على ساعة واحدة من الإجازة المرضية مقابل كل 30-50 ساعة عمل، حسب السياسة.

على الرغم من عدم وجود قانون فيدرالي في الولايات المتحدة لتوفير الإجازات المرضية للموظفين، إلا أن العديد من الولايات، بما في ذلك أريزونا وكاليفورنيا ونيويورك وماساتشوستس، قد أصدرت قوانين محلية لجعل إجازة مرضية مدفوعة الأجر إلزامية للموظفين. تحتاج إلى التحقق من قوانين الولاية قبل صياغة سياسة الإجازة المرضية مدفوعة الأجر.

العطلات الرسمية

يمكنك أيضًا تقديم إجازة مدفوعة الأجر للموظفين في أي عطلة دينية أو رسمية أو وطنية. تعتمد قائمة العطلات المدفوعة الأجر على البلد الذي تتواجد فيه وثقافة العمل في مؤسستك. عادةً ما تسمح الشركات العالمية لموظفيها بأخذ ما يصل إلى 10 عطلات رسمية اختيارية في السنة، حسب موقعهم.

إجازة الفجيعة

إجازة الفجيعة، والمعروفة أيضًا باسم إجازة الرأفة، تسمح للموظفين بأخذ إجازة للحزن على وفاة شخص عزيز. على الرغم من عدم وجود قوانين فيدرالية حول إجازة الفجيعة، تمنحها الشركات بدافع التعاطف

الإجازة العائلية

عادةً ما تكون الإجازة العائلية إجازة والدية مدفوعة الأجر تصل إلى 12 أسبوعًا عند ولادة مولود جديد أو تبني طفل. وهي تشمل أيضًا إجازة تقديم الرعاية حيث يأخذ الموظفون بعض الوقت لرعاية أحد أفراد الأسرة المصاب بحالة صحية حرجة.

وقت التصويت

يحصل الموظفون على هذا النوع من الإجازة مدفوعة الأجر للانتخابات الرئاسية والمحلية. عادةً ما تكون إجازة التصويت محدودة، حيث يحتاج الموظفون إلى بضع ساعات فقط للتصويت.

تحقق من ولايتك لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تقديم إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر للتصويت. على سبيل المثال، قانون ولاية كاليفورنيا يسمح للموظفين بأخذ إجازة تصل إلى ساعتين للتصويت دون فقدان أي أجر.

أيام الإجازة

يصبح هذا النوع من إجازات ما بعد الخدمة مفيداً عندما يرغب الموظفون في الذهاب في إجازة، أو قضاء بعض الوقت مع العائلة، أو ببساطة أخذ استراحة من العمل. يتم تقديم إجازات الإجازات للموظفين بعد إكمال مدة محددة من الخدمة، وهي تزداد بناءً على عدد السنوات التي يكملها الموظفون في العمل.

A مسح أجراه مكتب إحصاءات العمل الأمريكي أن 34% من العاملين في القطاع الخاص يحصلون على إجازة مدفوعة الأجر تتراوح بين 10 و15 يومًا في السنة بعد إكمال سنة واحدة من الخدمة. ويحصل 32% من العمال على إجازة مدفوعة الأجر من 15 إلى 19 يومًا بعد إكمال خمس سنوات من الخدمة.

إجازة التفرغ

تقدم بعض الشركات أيضاً إجازات تفرغ من 4-6 أسابيع عادةً للموظفين المؤهلين لأخذ إجازة طويلة من العمل. ويمكن أن يكون ذلك للعناية بالصحة النفسية، أو لمتابعة الدراسات العليا، أو للتركيز على التطوير الذاتي أو التدريب الوظيفي .

على سبيل المثال، تقدم ClickUp إجازة تفرغ لمدة خمسة أسابيع للموظفين الذين عملوا معنا لمدة أربع سنوات على الأقل.

أنواع سياسات الإجازات مدفوعة الأجر

والآن، دعنا نناقش الأنواع المختلفة لسياسات الإجازات مدفوعة الأجر التي يمكنك وضعها في الاعتبار لمؤسستك.

الإجازة التقليدية

تقدم سياسة الإجازات التقليدية للموظفين مقدارًا محددًا من الإجازات المدفوعة الأجر في إطار مجموعات مختلفة من الإجازات - الإجازات، والإجازات المرضية، والأيام الشخصية، وما إلى ذلك.

يمكنك التفكير في زيادة عدد الإجازات تدريجياً بعد أن يكمل الموظف فترة زمنية معينة في الشركة.

لدى شركة Deloitte سياسة الإجازات التقليدية . تحتوي على 39 يومًا من الإجازة السنوية للإجازة السنوية الخاصة، مقسمة إلى مجموعات مختلفة مثل إجازة الامتياز، والإجازة المرضية، والإجازة العارضة، والإجازة المرضية والإجازة المرضية الإضافية.

PTO المودعة في البنك

تتشابه الإجازات المرضية المودعة في البنك مع الإجازات المرضية التقليدية. هنا أيضاً، يمكنك تعيين عدد محدد من الإجازات المدفوعة للموظفين. ومع ذلك، على عكس مجموعات الإجازات المتعددة، يتم إيداع جميع الإجازات في "بنك" واحد، ولا يوجد فصل بين الإجازات.

يمكن للموظفين أخذ الإجازات مدفوعة الأجر من بنوك الإجازات الخاصة بهم لأي سبب من الأسباب، ولا داعي للقلق بشأن عدد الإجازات التي استهلكوها في أي دلو. يعد هذا النوع من سياسة PTO خياراً جيداً إذا كنت فريقاً صغيراً.

تقدم أكسنتشر لموظفيها pTOs المودعة في البنك لمدة 13 إلى 27 يومًا في السنة، اعتمادًا على مستوى الموظف ومدة خدمته.

غير محدود PTO

تسمح هذه السياسة للموظفين بأخذ الإجازات بقدر ما يحتاجون إليه. لا يوجد عدد محدد من الأيام. أكبر فائدة لسياسة PTO غير المحدودة هي أنها توفر للموظفين مرونة في مكان العمل و يسمح لهم بأخذ إجازات في الوقت الذي يناسبهم. لذا، سواء كان ذلك بسبب موعد مع الطبيب أو عطلة الربيع، يمكن للموظفين أخذ إجازات من العمل بحرية.

وفقًا لـ استطلاع رأي هاريس ، فإن 60% من المهنيين في أمريكا يحصلون على أكثر من 10 أيام إجازة مدفوعة الأجر سنويًا، و7% من الموظفين يحصلون على إجازة غير محدودة.

على الرغم من أن الأمر يبدو وكأنك تمنح إجازة "غير محدودة"، إلا أنها طريقة رائعة لإظهار ثقة الموظفين. تعمل سياسة PTO هذه بشكل أفضل إذا كنت شركة ناشئة وترغب في جذب أفضل المواهب. كما أنها تعمل بشكل جيد إذا لم يكن لديك النطاق الترددي ل مراقبة إجازات الموظفين وتتبع سياسة الإجازات المتراكمة. نتفليكس تقدم سياسة غير محدودة لإجازة ما بعد العمل. وكما تذكر الشركة: "نحن لا نضع جدولاً زمنيًا للعطلات والإجازات، حتى تتمكن من مراعاة ما هو مهم بالنسبة لك - بما في ذلك عندما يحتاج عقلك وجسمك إلى استراحة."

الإجازات المتراكمة PTO

تُكتسب الإجازات المتراكمة بعد عمل الموظفين لعدد معين من الساعات في المؤسسة. يمكن للموظفين استخدام إجازاتهم المتراكمة في الإجازات، أو الاعتناء بالصحة، أو الوقت الشخصي. الإجازات المتراكمة هي بمثابة أموال مكتسبة ومدخرة في البنك يمكن استخدامها عند الحاجة. تسمح بعض المؤسسات للموظفين بصرف إجازاتهم المتراكمة غير المستخدمة.

مرونة PTO

الإجازات المرنة المدفوعة الأجر تسمح للموظفين بأخذ الإجازات عند الحاجة إليها دون استحقاقها أو كسبها، ويمكن تجميعها في مجموعة واحدة تشمل جميع الإجازات القابلة للاستخدام، مثل إجازة الفجيعة، والإجازة الشخصية، والإجازة الشخصية، والإجازة، والإجازات المرضية. وتتمثل أكبر مزايا الإجازة الشخصية المرنة في أنه، على عكس الإجازات الشخصية التقليدية، لا يحتاج الموظفون إلى طلب الإجازة مسبقاً. المخزن المؤقت سياسة إجازات مرنة لفريقها العالمي الذي يعمل عن بُعد، والتي تسمح للموظفين بأخذ إجازة عندما يحتاجون إليها حتى يشعروا بأنهم في أفضل حالاتهم ويزدهروا. وتقدم الشركة إجازة مدفوعة الأجر لمدة ثلاثة أسابيع على الأقل.

حتى جوجل تقدم إجازة مدفوعة الأجر مرنة للموظفين.

via جوجل

كيف تنشئ سياسة PTO لفريقك؟

يمكن أن يكون إنشاء سياسة PTO لفريقك أمرًا مربكًا، خاصةً إذا كنت تقوم بذلك للمرة الأولى. فيما يلي دليل لمساعدتك في صياغة سياسة إجازة نهاية الخدمة:

1. فهم المتطلبات القانونية

نظرًا لاختلاف قوانين العمل الخاصة بالإجازات مدفوعة الأجر حسب الموقع، تحقق من القوانين واللوائح المحلية الخاصة بالإجازات في نطاق سلطتك القضائية أثناء صياغة سياسة الإجازات مدفوعة الأجر.

على سبيل المثال، فإن القانون الفيدرالي للإجازة العائلية والطبية أو FMLA في الولايات المتحدة إلزام الشركات التي يعمل بها 50 موظفًا على الأقل بتوفير إجازة والدية وطبية شخصية وإجازة رعاية الأسرة وإجازة الضرورة العسكرية المحمية وظيفياً.

تطلب بعض الولايات أيضًا من أصحاب العمل تتبع رصيد PTO لذا تحقق من قانون ولايتك إذا كنت بحاجة إلى القيام بذلك. بمجرد اقتراح برنامج، تحقق من معيار الصناعة التي تعمل فيها. على سبيل المثال, برنامج الإجازة العائلية مدفوعة الأجر في نيويورك يفرض على المؤسسات شراء خطط إجازات عائلية وطبية مدفوعة الأجر من خلال سوق التأمين الخاص.

💡 نصيحة احترافية: استخدم مستندات ClickUp لتلخيص هيكلية سياسة إجازة نهاية الخدمة وإنشاء قائمة بالمتطلبات القانونية. شاركها مع فريقك واحصل على تعليقات في الوقت الفعلي.

استخدم مستندات ClickUp Docs لصياغة سياسات إجازة نهاية الخدمة والتعاون مع فريقك

2. تحديد أهلية الموظفين للحصول على أنواع مختلفة من إجازة نهاية الخدمة

بعد ذلك، حدد أهلية الموظفين ومقدار الإجازة التي يستحقها كل منهم. قم بتصنيف الموظفين بناءً على مستوياتهم أو طبيعة عملهم أو مدة خدمتهم في الشركة لتحديد أهلية الموظف. يمكنك تصنيف الموظفين بالطريقة التالية:

• الموظفون الذين يتقاضون راتباً بدوام كامل مؤهلون للحصول على سياسة الإجازة الشخصية غير المحدودة
• الموظفون بدوام جزئي أو موسمي أو بالساعة مؤهلون للحصول على إجازة إجازة إجازة أسبوعية تقليدية أو بدون إجازة أسبوعية
• يجب أن يكمل الموظف بدوام كامل 90 يومًا قبل أن يتمكن من استخدام إجازات نهاية الخدمة

💡 نصيحة احترافية: إذا كان لديك فريق عمل أكبر مما يجعل من الصعب تعيين فئات أهلية الموظفين وإدارتها، فحاول استخدام برنامج موارد بشرية متقدم مثل ClickUp. منصة إدارة الموارد البشرية الخاصة بـ ClickUp يمكن أن تساعدك في الحفاظ على كل شيء في مكانه الصحيح. فهي تتيح لك تتبع فترة خدمة الموظفين وأدائهم ومشاركتهم وتطويرهم في منصة واحدة.

3. اختر سياسة PTO المناسبة

كن حذرًا أثناء اختيار سياسة PTO لمؤسستك. يمكنك توفير المرونة في إطار سياسة الإجازة الإضافية الأكبر، مثل الدفع من الإجازات الإضافية أثناء انتهاء الخدمة، أو القدرة على ترحيل الوقت الإضافي، أو وقت إجازة غير محدود.

يمكنك أيضًا تقسيم الإجازات الإضافية إلى إجازات، وإجازات شخصية، وأيام الصحة النفسية، وأيام الإجازات المرضية، وما إلى ذلك، اعتمادًا على ما يريده الموظفون وما يتوافق مع الرؤية العامة لشركتك.

على سبيل المثال، إذا كنت تركز بشكل كبير على صحة الموظفين، فإن منح إجازات الصحة النفسية يُظهر اهتمامك الحقيقي بالصحة العقلية.

إليك كيف يمكنك تحديد أفضل سياسة لإجازات الصحة النفسية لشركتك:

4. تحديد عملية الموافقة وإجراءات الدفع

تتمثل الخطوة التالية في تحديد عملية الموافقة على إجازة زيارة العمل الإضافية لمنع إساءة استخدام إجازة زيارة العمل الإضافية والغياب غير المجدول. على سبيل المثال، إذا لم تكن هناك حالة طارئة، يجب على الموظفين تقديم طلبات الحصول على إجازة زيارة خاصة لمراجعتها من قبل المشرفين أو المديرين والموارد البشرية.

تحديد كيفية عمل عملية الموافقة على الإجازة المرضية في سياسة الإجازة المرضية الخاصة بك:

• ما هو مقدار الإشعار المسبق الذي يجب أن يقدمه الموظف في الحالات غير الطارئة؟
• كيف يتم تقديم طلب الحصول على الإجازة في حالات الطوارئ (إذا لزم الأمر، حدد الحالة الطارئة مثل رعاية الأطفال أو المرض)؟
• من الذي سيوافق على الإجازة في حالات الطوارئ؟
• ماذا يحدث عندما لا تتم الموافقة على الإجازة في إطار زمني معين؟

على سبيل المثال، إذا لم يوافق المدير على الإجازة في غضون أسبوع، تتم الموافقة عليها تلقائيًا.

يمكنك استخدام قالب تقويم PTO الخاص بClickUp لتتبع إجازات الموظفين وتبسيط عملية الموافقة على الإجازات. هذا القالب يجعل من السهل إدارة و تتبع حالة إجازات الموظفين وتصور إجازاتهم. يمكنك عرض مدى توافر الموظفين، وتقليل مخاطر تضارب المواعيد، وتحديد الثغرات في خطط احتياجات التوظيف.

قم بتنزيل هذا القالب

قالب تقويم PTO الخاص ب ClickUp

باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• تنظيم جدول الإجازات لجميع الفرق في مكان واحد
• تصور عدد الأيام والساعات التي يحصل عليها كل موظف من الإجازة
• تخطيط احتياجات التوظيف

5. صياغة السياسة

بمجرد الانتهاء من بحثك وإنشاء هيكل سياسة منظمة العمل الدولية، حان الوقت لإضافة التفاصيل ذات الصلة وإعداد مسودة السياسة.

شارك المسودة الأولى مع الإدارة والفريق القانوني وأصحاب المصلحة المعنيين لجمع الملاحظات. قم بإجراء تحسينات وفقًا للتعليقات ومشاركة السياسة مع الموظفين.

💡 نصيحة احترافية: يمكنك أيضًا استخدام انقر فوق الدماغ ، مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص ب ClickUp، لإنشاء سياسة إجازة نهاية الخدمة. إليك مثال على ذلك:

إنشاء سياسات PTO باستخدام ClickUp Brain

اقرأ المزيد: 10 قوالب مجانية للجداول الزمنية للموظفين في Excel و Word و ClickUp

## إيجابيات وسلبيات سياسة منظمة لوقت العمل الإضافي

سياسات PTO تحسين إنتاجية الموظفين والعافية والرضا الوظيفي، والمساعدة في جذب الموظفين والاحتفاظ بهم. إذا كنت تفكر في تطبيق سياسة الإجازة المؤقتة، فيمكنك جني العديد من الفوائد. بعض هذه الفوائد هي:

• تحسين إنتاجية الموظفين: أظهرت دراسة حديثةاستطلاع ديلويت أن 45% من العاملين يشعرون بالإرهاق. تضمن إجازة نهاية الخدمة للموظفين الحصول على فترات راحة بحرية دون القلق بشأن الموارد المالية. وهذا يساعد الموظفين على إعادة شحن صحتهم العقلية والبدنية، مما يحسن الإنتاجية
• ارتفاع معدل الاحتفاظ بالموظفين: وفقًا لمجلة فوربس,إجازة إلزامية مدفوعة الأجر هي واحدة من أهم المزايا التي يريدها الموظفون من مؤسساتهم. يمكن أن يؤدي وجود سياسة منظمة للإجازات مدفوعة الأجر إلى تحسين رضا الموظفين وزيادة الاحتفاظ بهم.
• اجتذاب المواهب: نظرًا لأن المهنيين يبحثون عن مرونة أفضل في العمل، يمكن أن تساعدك سياسة الإجازة مدفوعة الأجر السخية على جذب المواهب عالية الجودة

على الرغم من التشجيع الكبير على سياسة الإجازات الأسبوعية السخية، إلا أنه قد تكون هناك بعض العيوب أيضاً.

• ارتفاع تكلفة العمالة: قد يكون لدى الشركات التي تقدم إجازة عمل مدفوعة الأجر تكاليف عمالة عالية، خاصة خلال مواسم ذروة العمل
• إساءة استخدام النظام: يمكن أن يسيء بعض الموظفين استخدام نظام الإجازة السنوية. على سبيل المثال، إذا كان لدى الشركة سياسة غير محدودة لإجازة ما قبل التفرغ، فقد يساء استخدامها، مما يعطل سير عمل الفريق وإنتاجيته

اقرأ المزيد: 10 قوالب مجانية لإدارة الوقت (التقويمات والجداول الزمنية)

تغيير وتحديث سياسات PTO

يمكنك تغيير سياسات PTO الخاصة بك في منتصف العام أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك. على سبيل المثال، خلال عام 2020، غيّرت العديد من المؤسسات سياسات إجازة نهاية الخدمة حيث قام الموظفون بتأجيل خطط إجازاتهم وسط الإغلاق.

ومع ذلك، عند إعادة تقويم سياسات الإجازة الأسبوعية، ضع في اعتبارك ما يلي:

• التأكد من عدم تعارضها مع مزايا إجازة نهاية الخدمة الحالية و/أو المستحقة للموظف
• تحقق من أن سياسات إجازة نهاية الخدمة المحدثة تتوافق مع القوانين المحلية
• تضمين بند يصف ما يحدث لمستحقات الموظف من إجازة زيارة العمل المتراكمة في حالة تسريح الموظفين. على سبيل المثال، تقدم العديد من الشركات مدفوعات عن الأيام المتبقية من إجازة نهاية الخدمة
• ضع في اعتبارك تأثير ذلك على الإنتاجية وكيف يمكن للمديرين تغطية خسارة الإنتاجية من خلال التوظيف المؤقت.

بمجرد أن يصبح تغيير إجازة نهاية الخدمة ساري المفعول، قم بتحديث جميع السياسات على منصة مركزية (مثل بوابة سياسات الشركة) أو كتيب الموظفين كنقطة واحدة للحقيقة. تعيين متحدثين باسم الموارد البشرية يمكن للموظفين التواصل معهم إذا احتاجوا إلى توضيح.

كلما قمت بتغيير وتحديث سياسات إجازة ما قبل التوظيف، يجب أن يكون لدى قسم الموارد البشرية خطة واضحة لإيصال التغييرات في السياسة إلى الموظفين بشكل فعال.

لتبسيط التواصل بشأن تغيير السياسات، يمكنك استخدام قالب مذكرة السياسة الخاصة بClickUp . يساعدك على توصيل التغييرات في السياسة بطريقة واضحة ومنظمة. يمكنك إضافة أسباب التغيير في السياسة، وطلب مدخلات من أصحاب المصلحة، ووضع إرشادات لاتباع السياسة المحدثة.

تنزيل هذا القالب

قالب مذكرة السياسة الخاصة بـ ClickUp

يساعدك القالب على:

• تنظيم جميع السياسات الحالية والجديدة في مكان واحد للرجوع إليها بسرعة
• تسليط الضوء على تغييرات السياسة
• صياغة خطة قابلة للتنفيذ لتنفيذ السياسة الجديدة

قم بإنشاء سياسة PTO الخاصة بك باستخدام ClickUp 🚀

سواء أكنت تقوم بإنشاء أو تحديث سياسة إجازة نهاية الخدمة الخاصة بك، فأنت بحاجة إلى خطة مدروسة لتنفيذها، دون تعطيل سير العمل. بينما سيساعدك الدليل أعلاه على وضع استراتيجية لصياغة سياسة إجازة زيارة العمل الخاصة بك، استخدم ClickUp لتقسيم عملية صياغة سياسة إجازة العمل إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. سيساعدك هذا على تتبع التقدم المحرز في وضع سياسة إجازة زيارة العمل.

يمكنك أيضاً الاستفادة من ميزات وقوالب ClickUp لتبسيط نظام إدارة الإجازات. سيساعدك ذلك على تتبع إجازات الموظفين، وضمان الحصول على موافقات أسرع، وعدم تفويت أي شيء مهم. اشترك في ClickUp مجانًا لإنشاء سياسة شاملة لـ PTO!