كيفية استخدام المراسلة الفورية في العمل

إنه صباح يوم الاثنين. لقد فتحت حاسوبك المحمول، وبجانبك فنجان من القهوة، وأنت تستعد لمواجهة تحديات اليوم.

ولا توجد مفاجآت هنا، لكن صندوق الوارد الخاص بك يبدو مثل آلة الفشار التي تفيض بالرسائل غير المقروءة. وتبدأ في البحث عن أي شيء مهم وصل إليك خلال عطلة نهاية الأسبوع، مع العلم أن لديك حوالي 20 دقيقة قبل اجتماعك الأول لهذا اليوم.

ووسط كل سلاسل الرسائل الإلكترونية والمرفقات، يلفت انتباهك إشعار يكشف لك رسالة واضحة: "تم تأجيل اجتماع العميل إلى الغد. تحقق من بريدك الإلكتروني لمعرفة الدعوة الجديدة

خذ نفسًا عميقًا وتوقف عن التسرع. 🧘🏼

هذه هي قوة الرسائل الفورية - تخترق الضوضاء وتقدم لك التحديثات المهمة التي تهمك حقًا، _عندما تكون مهمة حقًا. بينما يتراكم صندوق الوارد برسائل البريد الإلكتروني ذات الأهمية المتفاوتة، تبقيك الرسائل الفورية على اطلاع على كل شيء دون ضجة.

ومع ذلك، فإن التغلب على التحديات الأمنية وتبني أفضل الممارسات سيساعدك على تحقيق أقصى استفادة من الرسائل الفورية في العمل. لحسن الحظ، لقد قمنا بتغطيتك لفهم المكاسب الكبيرة هنا.

فهم أهمية المراسلة الفورية في العمل

تُظهر البيانات الحديثة أننا نقضي أكثر من 250 دقيقة على هواتفنا كل يوم. وهذا يعني 70 يومًا تقريبًا من متوسط وقت الشاشة في السنة.

وسواء كنا نتفقد هواتفنا لمعرفة ما يفعله أصدقاؤنا، أو نتفقد إنستغرام، أو نتتبع طلب أمازون لمعرفة ما إذا كان قد تم إرساله أم لا، فإن هواتفنا دائماً في متناول أيدينا. ومعظمنا لديه تطبيق Microsoft Teams أو Slack مثبت على هواتفنا، مما يضمن الوصول إلى رسائل العمل المهمة.

في مكان العمل، يمكن أن يكون الوصول الفوري إلى الرسائل منقذاً للحياة. غالبًا ما تبقى رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد لأيام، ولكن الرسائل النصية؟ نقرأها على الفور تقريبًا. هذه الفورية تجعل من الرسائل الفورية أداة لا غنى عنها لإنجاز المهام.

ولكن الأمر لا يتعلق فقط بإنجاز الأمور. تعمل الرسائل الفورية من خلال:

• تعزيز الإنتاجية: تعني الرسالة الفورية استجابة فورية تؤدي إلى سرعة اتخاذ القرارات وحل المشكلات. علاوة على ذلك، فهي تتيح أيضًا جلسات العصف الذهني العفوية والمشاركة السريعة للأفكار، مما يعزز الإنتاجية
• تشجيع التعاون: مع الرسائل الفورية، يمكن لأعضاء الفريق التواصل بسهولة بغض النظر عن مكان وجودهم. لا يقتصر الأمر على الرسائل فحسب، بل يمكنك أيضًا مشاركة الملفات والمستندات والروابط، مما يسرّع سير العمل مقارنةً برسائل البريد الإلكتروني المطولة
• تعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع وروح الفريق: تشجع المراسلة الفورية على خلق بيئة تعاونية حيث يمكن لأعضاء الفريق مشاركة الأفكار وطرح الأسئلة وتقديم الدعم بسهولة. يمكن أن تساعد في خلق ثقافة أكثر إيجابية وداعمة للشركة من خلال تشجيع الشعور بالانتماء للمجتمع والانتماء

دور المراسلة الفورية في ثقافة العمل عن بُعد

• تشجع المراسلة الفورية على العصف الذهني الجماعي، تمامًا مثل جلسات الاجتماعات الداخلية، ولكن مع أرشيف لسجل الرسائل للرجوع إليه. فهي تضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة
• يمكن الوصول إليها بسهولة من مختلف الأجهزة، مما يضمن عدم انقطاع التفاعلات في العمل أو أثناء التنقل أو عند القيام بالمهام
• يوفر رؤية ممتازة للأنشطة وحالات المشاريع لإبقاء الجميع على اطلاع ومشاركة، حتى عندما يكون أعضاء الفريق منتشرين في مناطق زمنية مختلفة

تُعد المراسلة الفورية ضرورية في ثقافة العمل عن بُعد لأنها تساعد في التواصل الفعال بين أعضاء الفريق وتقوي روابط الفريق وتعزز التعاون وتساعد على العمل المرن. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، تساعد المراسلة الفورية على تسهيل سير العمل، وتشجع على المساءلة، وتسرّع من عملية حل المشاكل، وتحسّن الشفافية بشكل عام.

اقرأ أيضًا: ClickUp مقابل Slack: ما هي أداة التواصل الجماعي الأفضل؟

أفضل الممارسات للاستخدام الفعال للمراسلة الفورية في العمل

من الواضح أن المراسلة الفورية تساعد في الإنتاجية والتعاون، كما أن دورها في ثقافة العمل عن بُعد يكاد لا يمكن الاستغناء عنه. دعنا نخطو خطوة إلى الأمام ونفهم كيف يمكن أن تولد نتائج أكبر عند استخدامها بنية وعناية مناسبة.

فيما يلي بعض القواعد الأساسية وآداب السلوك المقبولة التي يجب اتباعها أثناء العمل مع المراسلة الفورية في مكان العمل:

1. كن مهنيًا

قد يبدو العمل بالرسائل الفورية للوهلة الأولى وكأنه أداة غير رسمية، نظراً لتصميمها وآليتها. لكنها لا تزال تطبيق مراسلة للأعمال في القلب. لذا تجنّب اللغة غير الرسمية وحافظ على الطابع المهني. استخدم الرموز التعبيرية باعتدال، خاصةً عندما تتواصل مع الإدارة أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيداً.

2. تعال إلى صلب الموضوع

الهدف الأساسي من استخدام المراسلة الفورية هو تقديم تبادلات سريعة ومهمة تتطلب اتخاذ إجراء. إذا قدمت تفسيرات مطولة، فإنك تخون الغرض منها. اجعل رسائلك قصيرة وواضحة ومباشرة.

3. احترم الخصوصية

تجنب مناقشة المعلومات الحساسة أو السرية، مثل التفاصيل الشخصية أو المعلومات المالية أو بيانات الملكية عبر الرسائل الفورية. إذا كنت بحاجة إلى مشاركة معلومات حساسة، ففكر في استخدام قنوات اتصال آمنة مثل البريد الإلكتروني المشفر أو الاجتماعات وجهاً لوجه.

4. الردود في الوقت المناسب

الردود الفورية ضرورية للتواصل والتعاون الفعال في مكان العمل. عندما تتلقى رسالة، ابذل جهدًا للرد في غضون إطار زمني معقول. فهذا يُظهر احترامك لزملائك ويساعد في الحفاظ على سير العمل بشكل مثمر.

5. ضع حدوداً

لا تعني المراسلة الفورية الوصول الفوري، خاصة خارج ساعات العمل التقليدية. حتى خلال ساعات العمل التقليدية، يمكن أن يكون المستلم في اجتماع أو في منتصف العمل العميق.

ضع إرشادات واضحة لفريقك حول وقت استخدام المراسلة الفورية. والأهم من ذلك، ضع قواعد لنفسك. ضع جدولاً بأوقات محددة للتحقق من الرسائل والتزم بها. حدّد حدودًا وشجّع فريقك على تحديد الحالات عندما يكونون مشغولين بمهام أخرى. من الناحية المثالية، لا تزعج زملاءك في الفريق خارج ساعات العمل إلا إذا كان ذلك لحالة طارئة وتحديثات غير روتينية. احترم وقت الجميع وشجع هذه الثقافة داخل فريقك.

6. حافظ على التنظيم

قم بتجميع رسائلك وتصنيفها بدقة في أدوات المراسلة الفورية. قم بإنشاء مجموعات أو قنوات مختلفة لمواضيع مخصصة لتجنب التشتت والفوضى. هذا يجعل من السهل العثور على المعلومات بسرعة عندما تحتاج إليها. صنّف محادثاتك الفردية واستخدم الألوان أو علامات أخرى لتمييزها.

7. تحديثات الحالة

استخدم تحديثات الحالة بفعالية للإشارة إلى وقت انشغالك أو عندما تكون مشغولاً أو متاحاً. فهي تسمح لك بالحفاظ على تركيزك دون أي مقاطعات غير مقصودة.

8. تقليل المشتتات

قلل من المشتتات لخلق بيئة عمل أكثر تركيزًا وإنتاجية. ويشمل ذلك التقليل من استخدام الرسائل الفورية أثناء الاجتماعات أو عند العمل على المهام التي تتطلب تركيزًا عميقًا. ضع في اعتبارك تخصيص أوقات محددة للتحقق من الرسائل والرد عليها، مثل أوقات الاستراحة أو في نهاية اليوم.

9. استخدام أداة إدارة العمل

أدوات إدارة العمل مثل انقر فوق مركزي التواصل في مكان العمل وتبسيط عمليات المراسلة حتى تتمكن الفرق من العمل بكفاءة أكبر والبقاء على اتصال، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق نتائج أفضل للمشروع.

إليك بعض ميزات ClickUp التي يمكن أن تساعدك في المراسلة الفورية في العمل:

عرض دردشة ClickUp: عرض دردشة ClickUp واجهة سهلة الاستخدام لإرسال الرسائل واستقبالها في الوقت الفعلي. تم دمج طريقة عرض الدردشة بسلاسة في انقر فوق مساحة العمل مما يتيح لك التواصل مباشرةً دون مغادرة المنصة.

التعاون، وإرسال الملفات، وإنشاء قنوات دردشة مخصصة في ClickUp Chat View

يمكنك المشاركة في محادثات فردية أو محادثات جماعية، مع الحفاظ على تنظيم جميع المناقشات وإمكانية الوصول إليها داخل بيئة إدارة المشروع.

تتضمن بعض الميزات الأخرى التي توفرها طريقة عرض الدردشة ما يلي:

• مشاركة الملفات: يمكنك مشاركة الملفات والمستندات والصور مباشرةً داخل الدردشة، مما يسهل التعاون في المشاريع ومشاركة المعلومات
• تعيين المهام: استخدمانقر فوق @التعليقات لإشراك أي شخص في المحادثة وتعيين التعليقات لضمان سير العمل دون أي تشتيت للانتباه
• تكامل إدارة المهام: ربط محادثات الدردشة بسلاسة مع المهام في ClickUp، مما يسمح لك بمناقشة تفاصيل المشروع وتعيين المهام وتتبع التقدم المحرز مباشرةً داخل الدردشة
• تحديثات في الوقت الفعلي: ابق على اطلاع دائم على تطورات المشروع وتلقَّ إشعارات بتعيينات المهام والتعليقات والإشارات

اقرأ أيضًا: أفضل 10 تطبيقات وأدوات للتواصل الجماعي في عام 2024 ClickUp Brain: ClickUp Brain هو مساعد ذكي يساعدك على صياغة رسائل فعالة. فهو يقدم اقتراحات وقوالب لكتابة رسائل واضحة ومؤثرة، ويضمن أن تكون الرسائل جيدة التنظيم وذات صلة بالموضوع. تعمل هذه الميزة على تحسين جودة التفاعلات وتمنع سوء الفهم.

اطلب من الذكاء الاصطناعي إنشاء خطط وكتابة رسائل لك مع ClickUp Brain

إليك كيفية مساعدة ClickUp Brain:

• الوصول السريع: استخدم وظيفة البحث للعثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها، مما يوفر الوقت ويقلل من الحاجة إلى إجراء محادثات مطولة ذهاباً وإياباً
• قم بتهذيب رسائلك: قم بتمرير الرسائل عالية المخاطر من خلال ClickUp Brain للتحقق من الإملاء والنحو والنبرة

التنقيح التلقائي: أتمتة ClickUp's Automation تشمل إمكانيات تطبيق المراسلة الخاص به، والذي يسمح للمستخدمين بإعداد ردود تلقائية وجدولة الرسائل.

إنشاء مهام سير العمل لتسريع الأمور في العمل باستخدام أتمتة ClickUp Automations

يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لإرسال التذكيرات أو التحديثات أو الإشعارات دون تدخل يدوي. تحافظ الأتمتة على التواصل المتسق في مكان العمل وتضمن إرسال الرسائل أو التحديثات المهمة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.

قالب الرسائل الفورية في ClickUp: قالب الرسالة الفورية الخاص ب ClickUp يعالج مخاوفك الأولى - كيف تبدأ. إنه جاهز للاستخدام ويمكن أن يدفعك للبدء في غضون ثوانٍ.

لإدارة المحادثات بفعالية، قم بإنشاء مشروع منفصل لكل موضوع ودعوة أعضاء الفريق المعنيين للانضمام إلى هذه المشاريع. استخدم شريط البحث في القالب لتحديد موقع الرسائل المهمة بسرعة وأرشفة الرسائل القديمة لتنظيم مساحة العمل الخاصة بك. يمكنك أيضًا إعداد الإشعارات للبقاء على اطلاع على تقدم المحادثة وضمان الردود في الوقت المناسب.

قم بتنزيل هذا القالب

تجنّب الدردشات غير المنظمة وسهّل التعاون مع قالب ClickUp للرسائل الفورية

باستخدام هذا القالب، يمكن لفريقك

• تنظيم المحادثات: الاحتفاظ بجميع سلاسل الرسائل في موقع واحد منظم جيدًا
• تحديد الأولويات بفعالية: التركيز على المحادثات الأكثر أهمية لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد
• تأكد من عدم تفويت أي رسائل: منع الرسائل المهملة أو المنسية
• تنظيم التعاون: قل وداعاً للمحادثات غير المنظمة واستمتع بالعمل الجماعي الفعال

اقرأ أيضًا: 15 نموذجًا مجانيًا لخطة اتصالات المشروع: Excel، وورد، و ClickUp

الجوانب الأمنية للرسائل الفورية التي يجب الانتباه إليها

يمكن أن تتسبب التهديدات الإلكترونية في إلحاق أضرار جسيمة بالاتصالات التجارية، خاصة عندما يتعلق الأمر ببيانات المؤسسة السرية. فيما يلي بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار لفهم كيفية أمان ClickUp مقارنةً بميزات المنصات الرئيسية الأخرى.

1. وصول غير مصرح به

احتفظ بقنواتك ومجموعاتك الداخلية لمنع المتسللين من الدخول غير المصرح به إلى اتصالاتك التجارية الهامة. تأكد من وجود تدابير مصادقة قوية وأن الجميع يتبعها.

يسمح ClickUp للمسؤولين بـ تحديد أدوار المستخدمين وأذوناتهم بوضوح، مما يحد في النهاية من الوصول إلى المعلومات الحساسة بناءً على أدوار المستخدمين.

2. البيانات الحساسة

المراسلة الفورية مريحة للغاية لأنها تتيح لك مشاركة أي جزء من المعلومات بسهولة. ومع ذلك، فإنها تأتي أيضًا بنصيبها من المخاطر. أحد أهم هذه المخاطر هو اختراق البيانات. يمكن أن تكون المعلومات الحساسة التي تتم مشاركتها من خلال المراسلة الفورية هدفاً رئيسياً للقراصنة.

يدعمClickUp خاصية الدخول الأحادي (SSO)، والتي تسمح للمستخدمين بالمصادقة باستخدام بيانات اعتماد هوية المؤسسة الخاصة بهم. وهذا يعني ببساطة أنك تتخلص من مخاطر إدارة كلمات مرور متعددة.

3. كلمات المرور الضعيفة

نحن جميعًا على دراية بإغراء استخدام كلمات مرور كثيرة الاستخدام وسهلة التذكر. فهي تمكننا من تسجيل الدخول إلى حساباتنا بسرعة وبدون عناء. لكن الكسل يمكن أن يكلف مؤسستك ثروة. إذا كان لديك كلمة مرور ضعيفة أو قديمة، فإن فرص اختراق حسابك أعلى من شخص لديه كلمة مرور صعبة. ومن العادات الجيدة أيضاً تحديث كلمات المرور الخاصة بك بانتظام.

تلتزم منصةClickUp بمعايير ولوائح الصناعة، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وضوابط النظام والتنظيم 2 (SOC 2)، وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA)، مما يضمن أن المنصة تلبي معايير الأمان والخصوصية العالية.

مقارنة ميزات الأمان مع المنصات الأخرى

المفضلة في المجال برنامج اتصالات الأعمال وتطبيقات مثل محادثة جوجل وسكايب للأعمال بميزات أمان قوية. لنرَ كيف تقارن ميزات الأمان في ClickUp مع تطبيقات المراسلة الفورية الشائعة الأخرى.

دردشة جوجل

• يتوافق Google Chat مع معايير الأمان الشائعة في المجال مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وقانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA)، وقانون الخصوصية والحقوق التعليمية للأسرة (FERPA)
• يتم تشفير رسائل Google Chat طوال دورة حياتها. يتم تشفيرها أثناء إرسالها وعند تخزينها على حد سواء
• تحتوي دردشة Google على مدة جلسة عمل يمكن أن تختلف بناءً على عوامل مثل نشاط المستخدم وإعدادات الحساب. على سبيل المثال، قد يكون للمندوبين والمشرفين الفائقين مدد جلسات أقصر

سكايب للأعمال

• تستخدم مايكروسوفت OAuth، وهو بروتوكول مصادقة من خادم إلى خادم، لضمان التبادل الآمن للرسائل الفورية على Skype for Business وغيرها من مملوكاتها مثل Microsoft Exchange
• يضمن التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار (RABA) في سكايب حصول المستخدمين على الإذن المطلوب فقط بناءً على دورهم. فهو يفوض المهام الإدارية ويمنع الأخطاء مع الإذن الكامل
• يستخدم سكايب للأعمال معيار التشفير المتقدم 128 بت (AES)، وبروتوكول النقل الآمن في الوقت الحقيقي (SRTP)، وأمن طبقة النقل (TLS). في الأساس، يمكن للمرء أن يقول إنها آمنة تمامًا هنا

سلاك

• يوفر Slack تشفيرًا من طرف إلى طرف للرسائل المباشرة والملفات المشتركة في الرسائل المباشرة. وهذا يعني أنك أنت والمستلم المقصود فقط من يستطيع قراءة المحتوى أو الوصول إليه
• يمكنك تمكين المصادقة الثنائية في سلاك لإضافة طبقة إضافية من الأمان عن طريق طلب رمز من هاتفك أو جهاز آخر بالإضافة إلى كلمة المرور الخاصة بك
• يلتزم سلاك بشهادات الامتثال لمعايير الصناعة مثل SOC 2 من النوع الثاني وISO 27001 واللائحة العامة لحماية البيانات، مما يدل على التزامه بحماية البيانات

اقرأ أيضًا: ما هو التعاون في الوقت الحقيقي وكيف يمكن أن يفيد فريقك؟

التعامل مع تحديات المراسلة الفورية وعيوبها

في حين أن فوائد المراسلة الفورية كثيرة، إلا أن لها أيضًا بعض العيوب:

1. التشتت وانخفاض الإنتاجية

يمكن للفيض المستمر من الإشعارات في تطبيق المراسلة الفورية أن يقاطع سير العمل ويقلل من الإنتاجية، مما يجعل يومك كله عبارة عن لحظات "بينغ!" التي تجعل من الصعب التركيز على أي شيء.

يمكن أن تؤدي هذه الحاجة المستمرة للتحقق من الرسائل إلى ما يُعرف باسم "تبديل السياق"، حيث يتعين على عقلك تغيير التروس، مما يحرمك من الطاقة والوقت.

الحلول:

• تحديد أوقات محددة خلال اليوم للتحقق من الرسائل والرد عليها
• قم بتفعيل خاصية "عدم الإزعاج" على جهازك لتجنب تشتيت الانتباه أثناء أداء المهام الحاسمة
• حدد أولوياتك بوضوح وخصص وقتك وفقاً لذلك

2. سوء التواصل وعدم الوضوح

على عكس المكالمات الهاتفية أو مكالمات الفيديو، يمكن أن يساء تفسير الرسائل الفورية بسهولة بسبب عدم وضوح اللهجة والسياق، مما قد يؤدي إلى نزاعات محتملة أو سوء فهم بين الموظفين. يمكن أن يؤدي ذلك إلى سوء فهم المستلمين لنية أو جدية الرسالة، مما يسبب الارتباك أو الإساءة.

الحلول:

• لا تتردد في طلب التوضيح، إذا كنت غير متأكد من معنى الرسالة
• تجنب المصطلحات اللغوية والمصطلحات الغامضة. كن محدداً ومباشراً في رسائلك
• استخدم الرموز التعبيرية وصور GIF باعتدال لإيصال نبرة الصوت والعاطفة ولكن مع مراعاة الاختلافات الثقافية

3. الحمل الزائد للمعلومات

يمكن أن يغرقك تطبيق المراسلة الفورية بالمعلومات، مما يجعل من الصعب تحديد الأولويات والحفاظ على التركيز. يمكن أن يؤدي هذا الحمل الزائد من المعلومات إلى حدوث ارتباك وتفويت الرسائل وضياع التفاصيل المهمة في الثرثرة.

الحلول:

• الاستفادة من وظيفة البحث للعثور بسرعة على رسائل أو معلومات محددة
• استخدم القنوات أو المجلدات لتصنيف المحادثات والحفاظ عليها منظمة
• كتم صوت الإشعارات من القنوات أو الأفراد الأقل أهمية لتقليل التحميل الزائد للمعلومات

4. الاعتماد على التكنولوجيا

يمكن أن يتسبب الاعتماد الشديد على أي تطبيق للمراسلة الفورية في حدوث مشاكل حرجة إذا واجه التطبيق أي خلل فني ورفض التعاون.

إذا كان الموظفون يعتمدون بشكل كبير على المراسلة الفورية، فإن أي انقطاع يمكن أن يوقف العمل. قد لا تصل الرسائل المهمة، وقد لا تصل التحديثات الهامة دون تدقيق، وقد يتأخر اتخاذ القرارات، مما يؤدي إلى الإحباط.

الحلول:

• لا تعتمد فقط على الرسائل الفورية. فكّر في استخدام البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات وجهاً لوجه لإجراء المناقشات المهمة
• وضع خطط طوارئ لمواجهة الأعطال أو الانقطاعات التقنية، مثل استخدام طرق اتصال بديلة
• حافظ على تحديث تطبيق المراسلة وبرمجيات جهازك لتقليل المشاكل التقنية

5. عدم وجود تفاعل شخصي

يمكن أن تقلل المراسلة الفورية من التفاعلات وجهاً لوجه، مما يؤثر سلباً على أهداف بناء فريقك.

فبدون التواصل الشخصي، من الصعب بناء علاقات صحية، وفهم التلميحات غير اللفظية، وخلق شعور بالانتماء للمجتمع بين أعضاء الفريق. يمكن أن يؤدي هذا النقص في التواصل الشخصي إلى الشعور بالعزلة وإضعاف روح الفريق بشكل عام.

الحلول:

• تعزيز التفاعلات غير الرسمية خارج العمل، مثل أنشطة بناء الفريق أو استراحات القهوة الافتراضية
• قم بعقد اجتماعات منتظمة للفريق، سواء شخصياً أو افتراضياً، لتشجيع التواصل الشخصي وبناء العلاقات
• استخدم مؤتمرات الفيديو، عندما يكون ذلك ممكناً، لرؤية وسماع بعضنا البعض، مما يعزز التواصل وبناء العلاقات

6. الاستخدام غير المناسب

قد ينتهي بنا الأمر بشكل طبيعي إلى استخدام تطبيق المراسلة الفورية في محادثات غير متعلقة بالعمل. عندما ننشغل بمحادثات غير رسمية، يمكن أن يصرفنا ذلك عن المهام التي نقوم بها.

يمكن أن يؤدي سوء استخدام منصات المراسلة هذا إلى تقليل التركيز على العمل وقضاء المزيد من الوقت في مناقشات خارج الموضوع.

الحلول:

• تثقيف الموظفين حول العواقب المحتملة للاستخدام غير المناسب وتشجيع السلوك المسؤول
• وضع مبادئ توجيهية واضحة للاستخدام المناسب للمراسلة الفورية في مكان العمل

7. صعوبة التتبع والمساءلة

قد يكون من الصعب تعقب المحادثات وضمان المساءلة من خلال المراسلة الفورية، خاصة في ظروف العمل عن بُعد.

قد يتم دفن المناقشات والقرارات المهمة في الرسائل، مما يجعل من الصعب مراجعة التفاعلات السابقة أو مساءلة الموظفين عن مساهماتهم والتزاماتهم.

الحلول:

• توصيل التوقعات بشكل واضح فيما يتعلق بأوقات الاستجابة والمساءلة والتوثيق
• مراجعة سجل الدردشة لتتبع المحادثات وقوائم المهام والقرارات

نهج ClickUp للمراسلة الفورية ### نهج ClickUp في المراسلة الفورية

• يمكن تكوين إعدادات وسياسات مساحة العمل لتتماشى مع إرشادات الشركة ومراقبة الاستخدام
• تساعد سجلات التدقيق التفصيلية وسجل الرسائل وميزات تعيين المهام على تعزيز التتبع والمساءلة
• قوائم مراجعة ClickUp توفر أدوات مثل العلامات والمواضيع والقنوات لإدارة المعلومات وتحديد أولوياتها بفعالية
• تساعدك إعدادات الإشعارات القابلة للتخصيص وإعدادات عدم الإزعاج على إدارة مصادر التشتيت
• تعمل الميزات المدمجة في تطبيق المراسلة الفورية الخاص به، مثل المحادثات المترابطة وتحرير الرسائل، على تحسين الوضوح والسياق. تحرير الذكاء الاصطناعي في ClickUp تساعد في صياغة الرسالة، أو يمكنك أيضًا تحرير النص الحالي
• يضمن التوافر والموثوقية العالية من خلال الصيانة المنتظمة والبنية التحتية القوية
• تتكامل مع أدوات مؤتمرات الفيديو وتشجعالتواصل الهجين الاستراتيجيات

الاستفادة من المراسلة الفورية في العمل من أجل التواصل الفعال

لقد قطع تطور أدوات المراسلة الفورية، خاصةً مع منصات مثل ClickUp وغيرها من تطبيقات المراسلة الفورية الشائعة، شوطاً طويلاً منذ بداياتها المتواضعة.

كانت منصات المراسلة الفورية في البداية أدوات بسيطة للتبادل السريع، لكنها تطورت إلى منصات متطورة تدمج ميزات مذهلة لإدارة المشاريع.

لذا، استفد من ميزات ClickUp، مثل عرض الدردشة ومساعد الذكاء الاصطناعي والأتمتة وقوالب المراسلة، للاستفادة الفعالة من المراسلة الفورية في العمل. اشترك في ClickUp اليوم!