قال وارن بافيت ذات مرة: "الفرق بين الأشخاص الناجحين والأشخاص الناجحين حقًا هو أن الأشخاص الناجحين حقًا يقولون لا لكل شيء تقريبًا".

والكلمة الفعالة هنا هي "تقريباً"

فلكي يكون المرء ناجحًا، يحتاج إلى أن يكون قادرًا على التركيز على ما يهمه ويقطع كل شيء آخر تقريبًا. بعبارة أخرى، يحتاج المرء إلى إتقان تحديد الأولويات بدقة وقسوة. لنرى كيف.

ما هو تحديد الأولويات بلا رحمة؟

تحديد الأولويات بلا رحمة هو اختيار ما يجب التركيز عليه بشكل منهجي ومتسق خلال فترة زمنية معينة، مثل مدة مشروع أو شهر أو ربع سنة أو ما إلى ذلك، وتأجيل كل شيء آخر.

يساعد تحديد الأولويات بلا رحمة في:

• تحقيق أهداف SMART المحدودة والطموحة في نفس الوقت
• التخلص من المشتتات بمجرد بدء المهمة/المشروع/البصمة
• إدارة وقتك ومواردك في السعي لتحقيق أهداف محددة
• تحسين جودة المخرجات وكفاءة الفريق

إذا كنت تتساءل، حسناً، يبدو هذا مجرد ترتيب للأولويات، فما علاقة القسوة في تحديد الأولويات؟ إليك إجابتك.

الاختلافات بين ترتيب الأولويات العادي وترتيب الأولويات القاسي

## عملية تحديد الأولويات القاسية

إن مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 تؤمن أيضًا بالقضاء على العمليات المهدرة لتعظيم الإنتاج. في جوهرها، في جميع الصناعات، فإن أحد العوامل الرئيسية للنجاح هو معرفة كيفية تحديد أولويات عملك .

دعنا نلقي نظرة على كيفية إنشاء عملية تحديد الأولويات بلا رحمة والاستفادة من بعض أدوات إدارة المشاريع الرئيسية مثل ClickUp للقيام بذلك.

1. فهم السياق

قبل أن تتخذ أي قرارات بشأن تحديد الأولويات، افهم سياق العمل والأهداف والموارد المتاحة والمخاطر وما إلى ذلك من العوامل التي تؤثر في مهامك. تعرف على التبعيات وتعقيدات العمل. لتحديد الأولويات بفعالية، تحتاج إلى معرفة التكلفة الحقيقية وتكلفة الفرصة البديلة لكل شيء تقوم بإلغائه.

تعد الخريطة الذهنية طريقة رائعة لجمع كل هذه المعلومات معًا. الخرائط الذهنية لـ ClickUp تسمح لك بتفكيك الأفكار، ورسم الروابط، وترويض التعقيد، وإنشاء عرض من جزء واحد لكل ما تعمل عليه.

تصوير السياق وترويض التعقيد باستخدام الخرائط الذهنية ClickUp Mind Maps

2. تحديد الأولويات

ضع قائمة بكل شيء تختار من بينها.

في مشروع برمجيات، قد تكون هذه الميزات أو التذاكر أو قصص المستخدمين للعمل عليها في هذا السباق. في فريق المبيعات، قد تكون هذه القائمة جميع العملاء المحتملين في خط الأنابيب، مرتبة حسب المراحل المختلفة. احرص على عدم تفويت أي شيء في هذه المرحلة، مهما بدا غير ذي صلة. قم بتدوين الأولويات المتنافسة كذلك، حتى تتمكن من إدارتها لاحقًا. مهام النقر فوق المهام يساعد على تحقيق ذلك بفعالية. لتوثيق مجموعة كاملة من الأولويات التي تقع ضمن نطاق اختصاصك، قم بإعدادها كمشاريع ومهام ومهام فرعية على ClickUp. قم بربط المهام ذات الصلة. أضف المزيد من السياق باستخدام الحقول المخصصة.

وبعد ذلك، استخدم انقر فوق أولويات المهام لتحديد ما ستعمل عليه على الفور.

تحديد أولويات المهام على ClickUp

3. تقييم الخيارات

الشيء الوحيد المهم في تحديد الأولويات القاسية هو القيمة التي يولدها كل نشاط. وقد يعني ذلك أحيانًا مدى دفعك لأي نشاط نحو تحقيق أهدافك.

ومع ذلك، هذا هو الجزء الصعب. فقد يكون قياس قيمة كل نشاط، خاصة بالمقارنة مع الأنشطة الأخرى، أمرًا صعبًا. قم بإنشاء مقياس والتزم به. على سبيل المثال، تستخدم فرق التسويق تسجيل العملاء المحتملين، وتستخدم فرق البرامج تحديد أولويات MoSCoW أو نموذج كانو، ويستخدم قادة الأعمال نموذج مصفوفة أيزنهاور . اختر الأداة التي تناسبك.

4. اتخذ قرارات صعبة

الطريق إلى تحديد الأولويات بلا رحمة مليء بالقرارات الصعبة. فمن المغري العمل على مشاريع أقل أهمية أو الكثير من المهام في وقت واحد لأسباب عاطفية، مثل أن يكون المشروع الذي ينخرط فيه زميل في العمل بعمق أو استغرق الكثير من الاستثمار وما إلى ذلك. ومع ذلك، ولكي تنجح عملية تحديد الأولويات التي لا ترحم في تحديد الأولويات تحتاج إلى اتخاذ قرارات صعبة.

تخلص من أي شيء لا يمثل الجانب الأكثر أهمية في مشروعك ولا يخلق قيمة غير عادية. ولكن للقيام بذلك بطريقة لا تعرض علاقاتك المهنية للخطر، انتبه للنقطة التالية.

5. التواصل بفعالية

كما ترى، فإن تحديد الأولويات بلا رحمة يتعلق باتخاذ قرارات صعبة. وبطريقة أو بأخرى، سيؤدي ذلك إلى إغضاب بعض الأشخاص. وأفضل طريقة لتجنب ذلك هو التواصل بشكل استباقي ومتعاطف.

إذا كنت تقوم بإلغاء أولوية مشكلة شخص ما، اجلس معه واشرح له أسبابك. أظهر لهم أن جهودهم محل تقدير، لكن تركيزك قد تم تبسيطه. انخرط معهم في الاعتراضات وحاول إقناعهم برؤيتك.

6. القياس والتحسين

بغض النظر عن مدى ثقتك في تحديد أولوياتك، هناك دائمًا ما يمكن تحسينه. لكل فترة زمنية تحدد أولوياتها:

• قم بقياس نتائج تحديد الأولويات القاسية من حيث القيمة التي توقعتها
• قم بتقييم القيمة المفقودة في المهام التي ألغيت أولويتها للتحقق من أنك قمت بالاختيار الصحيح

استخدم لوحات معلومات ClickUp لمراقبة نتائجك طوال فترة المشروع. قم بإعداد أدوات مخصصة للمقاييس التي تحددها على أنها ذات قيمة، مثل الميزات التي تم تطويرها، والأخطاء التي تم القضاء عليها، والإيرادات، والأرباح، وما إلى ذلك.

الاستفادة من المقاييس وبطاقات الأداء باستخدام ClickUp Dashboards

بينما تبدو هذه العملية المكونة من ست خطوات بسيطة، إلا أنها قد تكون مهمة شاقة.

كيف تختار بين تطوير ميزات أمان البيانات على دمج GenAI في منتجك؟ كيف تقاوم إغراء القيام بالمهام السهلة على المهام المعقدة عالية القيمة؟ كيف تتعامل مع مقاومة فرق العمل التي قد لا تعطي الأولوية لعملها؟

لدينا بعض الاستراتيجيات التي ستضعك على أرض ثابتة.

استراتيجيات لتنفيذ تحديد الأولويات بلا رحمة

في كل مرحلة من مراحل تحديد الأولويات بلا رحمة، من المرجح أن تظهر العديد من التحديات. وعلى الرغم من أنه لا يمكنك استباقها جميعًا وحلها مسبقًا، فإليك بعض أفضل الممارسات التي ستضعك في وضع جيد.

ركز على القيمة

السبب الأكبر الوحيد لتحديد أولويات شيء ما بلا رحمة هو القيمة التي يخلقها للعمل. قد تكون هذه القيمة

• إيرادات إضافية (عند إنشاء ميزة/منتج جديد)
• القضاء على المخاطر (أثناء إعطاء الأولوية لأمن البيانات أو الامتثال)
• تجربة العملاء (أثناء إعادة تصميم واجهة المستخدم أو تدريب فرق نجاح العملاء)
• الكفاءة (عند تنفيذ أدوات لإدارة المشاريع أو الأتمتة)

اعتمادًا على المشروع الذي تعمل عليه، حدد القيمة الأكبر التي تتطلع إلى تحقيقها. اربطها بالأهداف الكبيرة للمؤسسة. ثم استوعب ذلك وصولاً إلى تحديد أولويات المهام.

على سبيل المثال، إذا كنت رئيس قسم التسويق، فقد تعطي الأولوية لأنشطة التحويل من أسفل المسار لإغلاق المزيد من المبيعات بدلاً من بناء قاعدة جماهيرية أوسع. سيكون لهذا تأثير مباشر على الإيرادات على المدى القصير، إذا كان هذا هو الهدف.

كن حاسمًا

من السهل نسبيًا أن تجلس في مكتبك المريح وتتخذ قرارًا. ومع ذلك، في مواجهة الاعتراضات والمقاومة من فريقك، قد تميل إلى إضافة مهام غير ضرورية إلى قائمة أولوياتك. وهذا خطأ. بمجرد تحديدك لأولوياتك، كن حاسمًا حتى تحقق ما خططت له.

لضمان ثبات قراراتك:

• احصل على مدخلات من جميع أصحاب المصلحة خلال مرحلة فهم السياق
• أبلغهم مسبقًا بوقت كافٍ بأنك ستقوم بتحديد الأولويات بلا رحمة؛ فهذا سيمنعهم من أن يفاجأوا لاحقًا
• اجعل تقييماتك علمية وقائمة على البيانات وموضوعية حتى لا تشكك في قراراتك لاحقًا
• تواصل معهم بشكل استباقي قبل أن تسيطر الثرثرة في المكتب
• اشرح مبرراتك المنطقية وادعُ إلى إبداء الرأي

بناء خفة الحركة

كما قلنا، فإن تحديد الأولويات بلا رحمة يتعلق باتخاذ قرارات صعبة. على سبيل المثال، إذا كنت مدير العمليات الذي يحدد أولويات المشاريع، فقد تختار إيقاف مشروع تجريبي مؤقتًا عندما يتباطأ الاقتصاد.

ومع ذلك، فإن تحديد الأولويات الذي لا يرحم ليس عذراً للجمود. إذا تغير الوضع بشكل كبير، يجب أن تكون قادرًا على التكيف بسرعة. في المثال السابق، إذا كان مشروعك التجريبي يتعلق بالذكاء الاصطناعي، فإن الارتفاع السريع لـ ChatGPT يجب أن يكون سبباً وجيهاً لإعادة التفكير في أولوياتك بشكل استراتيجي.

الاستفادة من تحديد الأولويات بلا رحمة في سياقات مختلفة

يعد تحديد الأولويات بلا رحمة أداة رائعة في مختلف المجالات. على سبيل المثال، قد تعطي الكاتبة الأولوية بلا رحمة لإكمال روايتها بلا رحمة، وبالتالي إلغاء جميع اجتماعات المشاريع الجديدة أو الحياة الاجتماعية أو الأنشطة الترفيهية الأخرى. قد يعطي رياضي الأولوية للتدريبات الصارمة لبضعة أشهر قبل الألعاب الأولمبية، مما يلغي الحلويات أو الموافقات أو الأنشطة الترفيهية. قد يستخدم مندوب المبيعات نظرية برطمان المخلل لإدارة الوقت

في جميع هذه الحالات، يمكن أن تساعدك القدرة على التركيز بثبات على شيء واحد فقط بشكل كبير. لنرى كيف يمكنك تطبيق ذلك على حياتك العملية.

في إدارة المشاريع

تتمحور الإدارة الجيدة للمشروع حول تقديم الأشياء الصحيحة باستمرار. وفي هذا المسعى تحديد أولويات المشروع يتضمن:

• فهم أهداف المشروع ومعالمه الرئيسية والتقدم المحرز في كل منها
• تجزئة المشروع إلى مهام تتدرج إلى إنجاز الأهداف
• تحديد التبعيات واحتمالات التأخير
• بناء أنظمة لمنع انحراف المشروع عن مساره

يمكن لأداة قوية لإدارة المشروع مثل ClickUp أن تفعل المعجزات في هذا الصدد. أهداف ClickUp يمكن أن يساعدك في تعيين نجمك الشمالي، والذي يمكن تتبعه بناءً على تقدمك في مهام محددة. تُعد طريقة عرض مخطط جانت رائعة لتصور التبعيات وإزالة العوائق التي تعترض طريقك نحو تحقيق الفعالية إدارة الأولويات .

استخدم طريقة عرض مخطط جانت البياني ClickUp Gantt لإدارة تبعيات المشروع

ما هو أكثر من ذلك؟ أتمتة ClickUp التعامل مع جميع الأعمال المزدحمة، مما يمكّنك من التركيز على كيفية العمل بشكل أسرع على أولوياتك

في تطوير البرمجيات الرشيقة

تحديد الأولويات هو أحد المبادئ الأساسية لتطوير البرمجيات الرشيقة. في الواقع، أحد مبادئ أجايل هو "فن تعظيم حجم العمل الذي لم يتم إنجازه" تستخدم الفرق تقنيات تحديد الأولويات الرشيقة لتحديد ما يجب بناؤه في كل سبرنت، والذي يستمر عادةً لمدة أسبوعين.

تحميل هذا القالب

قالب مصفوفة أولويات ClickUp

النظام الأساسي المصمم لإدارة مشاريع تطوير البرمجيات الرشيقة سيكون لديه بالفعل أدوات تحديد الأولويات والقوالب. على سبيل المثال قالب مصفوفة أولويات ClickUp يساعدك على تنظيم المهام على شبكة 2 × 2، وقياس الأهمية والاستعجال.

في الموارد البشرية

في مجال استقطاب المواهب، هناك قول مأثور شائع يقول: "إذا لم تكن الإجابة بنعم، فهي لا" وهذا يعني أنه إذا لم يكن مدير التوظيف مقتنعًا تمامًا بمدى ملاءمة المرشح، فلا ينبغي توظيفه. في الأساس، استبعد بلا رحمة الملفات الشخصية التي لا تتطابق.

يقضي معظم قادة الموارد البشرية وقتهم عالقين بين تحديد أولويات الأدوار الرئيسية للتوظيف، وتصميم هيكل التعويضات، ووضع استراتيجيات مبادرات التنوع، والتعامل مع شكاوى الموظفين. عندما تأتي الطلبات، يتم تقديمها جميعًا على أنها عاجلة ومهمة.

يجب أن يكون قائد الموارد البشرية الجيد قادرًا على تحديد أولويات المبادرات بلا رحمة. هل يمكنك النظر في إعادة تصميم التعويضات في الربع القادم؟ إذن انقلها. هل لديك نقص في عدد موظفي التوظيف للأدوار قيد الإعداد؟ اقضِ على خط التوظيف. هل يريدك فريق العلاقات العامة أن تجري مقابلة مع فوغ؟ قل لا وأوصِ بشخص آخر ما لم تكن نتائج العلامة التجارية لصاحب العمل مهمة.

تحديد الأولويات بحد ذاته، مهما كان قاسياً، هو مهمة فردية. إنه عمل فرد أو فريق لاتخاذ القرارات. ويكمن التحدي الأكبر في تنفيذ تلك الأولويات والبقاء على المسار الصحيح. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه برنامج إدارة المشاريع مثل ClickUp بشكل كبير.

كيف يسهّل برنامج إدارة المشاريع مثل ClickUp تحديد الأولويات بلا رحمة

عبر سيناريوهات مختلفة، رأينا كيف يمكن للأدوات والقوالب الصحيحة أن تساعد في اتخاذ القرارات الصحيحة لتحديد الأولويات. وفيما يلي ملخص سريع.

مهام النقر على المهام: يساعدك تقسيم المشاريع المعقدة إلى مهام يمكن التحكم فيها على رؤية كل ما تحتاج إلى التفكير فيه قبل تحديد الأولويات

النقر فوق أولويات المهام: هل قررت ما هي الأولوية؟ ضع علامة عليها على هذا النحو على ClickUp حتى يعرف الجميع ما يحتاجون إلى التركيز عليه.

أهداف النقر فوق الأهداف: الهدف الأساسي من تحديد الأولويات بلا رحمة هو تحقيق الأهداف. حدد أهداف إنجاز المهام على ClickUp Goals وتتبع تقدمك في الوقت الفعلي. هل تواجه تغييرًا جذريًا؟ تكيّف وكن مرناً مع جميع معلومات مشروعك في متناول يدك مع ClickUp. قوالب تحديد الأولويات : قد يكون تحديد الأولويات أمرًا صعبًا. في حين أن اتخاذ القرارات متروك لك، فإن ClickUp يبسّط عملية اتخاذ القرار من خلال قوالب مصممة مسبقًا استنادًا إلى أطر العمل الشائعة مثل مصفوفة أيزنهاور.

عرض عبء العمل *ClickUp Workload View: قد ترغب في تحديد أولويات عدد من الأشياء، ولكن إذا لم تكن لديك الموارد اللازمة لتنفيذها، فلا فائدة من ذلك. استخدم انقر فوق عرض عبء العمل لإلقاء نظرة واضحة على من يقوم بماذا، ومن هو متاح، ومن يمكن إعادة تخصيصه.

تبسيط تحديد الأولويات المستندة إلى الموارد باستخدام طريقة عرض عبء العمل ClickUp Workload View

فوائد وتحديات تحديد الأولويات الذي لا يرحم

من الواضح أن تحديد الأولويات بلا رحمة ليس بالمهمة السهلة. إذ لا يقتصر الأمر على صعوبة تحديد الأولويات في المقام الأول فحسب؛ بل إنه من الصعب بنفس القدر تنفيذ تلك الأولويات والاستمرار في التركيز عليها بعقل أحادي المسار. إذن، لماذا القيام بذلك؟

فوائد تحديد الأولويات بلا رحمة

• التركيز: إن تحديد الأولويات بلا رحمة يمكّن الفرق من العمل على شيء واحد في كل مرة، دون تشتيت الانتباه والتركيز العميق غير المنقطع
• الوضوح: من خلال ترتيب الأولويات، يُظهر قادة الأعمال وضوح الفكر والعمل لفرقهم، مما يقلل من الارتباك والإرهاق
• الضبط: تتمثل الممارسة القياسية في تحديد أولويات 1-3 أهداف/أنشطة في كل مرة. يتيح ذلك للقادة التحكم في العمليات والتدخل عند الحاجة
• تجنب متلازمة "الأشياء اللامعة": يساعد الفرق على التخلص من المشتتات، خاصة من التقنيات والمنتجات الجديدة
• فرص أكبر للنجاح: نظرًا لأن تحديد الأولويات بلا رحمة يركز بشكل مكثف على القيمة أو العائد على الاستثمار، فإن فرص تحقيق نتائج قائمة على القيمة تكون أعلى
• التوازن بين العمل والحياة: يمكن للفرق التي تعرف أولوياتها أن تدير وقتها بشكل جيد وتتمتع بتوازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية

ولكن هذا لا يعني أن هذا الأسلوب لا يخلو من التحديات.

تحديات تحديد الأولويات بلا رحمة

تعريف القيمة: في إدارة المشاريع، والتسويق، والموارد البشرية، وما إلى ذلك، يمكن أن يمثل تحديد مفهوم القيمة تحديًا. لتجنب ذلك، اختر مقياسك. ناقش مع قادة الأعمال ما هو المقياس الصحيح لقيمة كل مهمة.

قصر النظر: في بعض الأحيان، قد يقوم مدير المشروع بتحديد أولويات المهام للأسبوعين المقبلين بلا رحمة، دون النظر إلى ما سيأتي بعد ذلك، مما يؤدي إلى عرقلة المشاريع طويلة الأجل. تجنب ذلك من خلال تحديد أولويات العمل الفوري مع وضع الأهداف طويلة الأجل في الاعتبار.

نفور من الصراع: يمكن للقائد الذي يخاف من إغضاب الناس من خلال تحديد الأولويات أن يتخذ قرارات خاطئة عن غير قصد. تعلم أن تكون حاسمًا. فكر في الاستعانة بمدرب لمساعدتك في التغلب على إدارة النزاعات وإرضاء الناس.

الفشل الكبير إن وجد: إذا كانت عملية تحديد الأولويات لديك خاطئة وقمت بتخصيص موارد لمشاريع لا تنتج قيمة، فقد تكون إخفاقاتك أكبر بكثير مما لو وزعت رهاناتك.

تجنب الإخفاقات الكبيرة من خلال اتخاذ قرارات مدروسة لتحديد الأولويات. اختر التعريف الصحيح للقيمة. تحقق من صحة ذلك مع الأقران وقادة الأعمال. والأهم من ذلك كله، كن مرنًا. تتبع التقدم وكن مستعدًا للتكيف إذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها.

شيء آخر يمكنك القيام به هو استخدام قوة "ليس الآن" فبدلاً من إلغاء المهام الأقل أهمية تماماً، قم بتأجيلها إلى وقت لاحق ومحدد.

قوة "ليس الآن" في تحديد الأولويات بلا رحمة

إذا كنت تأخذ كلمات وارن بافيت حرفياً، فمن الطبيعي أن تكون قلقاً من رفض الأفكار التي يطرحها فريقك. يمكن أن يؤدي الرفض القاطع لـ "لا" القاطعة، خاصة في سياق أنها ليست أولوية، إلى إحباط الابتكار والتأثير على معنويات الموظفين.

الرد الأفضل والأكثر انفتاحًا هو أن تقول: "ليس الآن"، وأتبعها بمبرراتك المنطقية. عندما يقدم أحد المطورين فكرة لإضافة ميزة جديدة، يمكنك أن تقول: "ليس الآن، لأن ذلك ليس ضمن خارطة الطريق التي خططنا لها لهذا الربع. ولكن دعنا نناقش ذلك مرة أخرى في الربع الرابع."

من خلال الاعتراف بالأفكار والتشجيع على التجريب مع تحديد الأولويات بلا رحمة بناءً على القيمة، يمكنك إنشاء بيئة عمل أكثر استدامة. يمكنك استخدام الطاقة البدنية والإبداعية والعاطفية لأعضاء فريقك لبناء ما هو مهم.

بطريقة ما، من خلال تقليل مشاريعك إلى الحد الأدنى، يمكنك أيضًا تقليل الأصول التي تنشرها والخوادم ومراكز البيانات والحوسبة وما إلى ذلك، وتعزيز عملية أكثر مرونة وكفاءة.

إتقان تحديد الأولويات بلا رحمة مع ClickUp

يقولون إنك إذا عملت على كل شيء دفعة واحدة، فلن تنجز أي شيء. في كثير من الأحيان، يتطلب تحقيق الأهداف الجريئة والطموحة أن تختار مسارًا محددًا وتطبق تركيزًا حادًا لا يحيد عنه أبدًا.

وينطبق هذا الأمر بشكل خاص في اقتصاد المعرفة حيث الطاقات محدودة، والمواهب صعبة، ومبادرات حل المشاكل معرضة باستمرار لخطر الخروج عن مسارها بسبب العوائق المهمة. وغالبًا ما تكون الطريقة الوحيدة لتعظيم المواهب والطاقات التي نمتلكها هي ممارسة تحديد الأولويات بلا رحمة.

ضع قائمة بأفكارك. رتب مهامك. اعمل على ما هو مهم. افصل الغث عن السمين.

حدِّد أولويات العمل ذي القيمة العالية دون عناء مع ClickUp. جرّب ClickUp مجانًا اليوم .