هل سبق لك أن علقت في موقف صعب في مكان العمل حيث تبدو المحادثة صعبة؟ هذا ما نطلق عليه محادثة صعبة - محادثة صعبة ومحرجة وأحياناً غير مريحة تماماً. يمكن أن تكون حول مراجعات الأداء، أو حل النزاعات، أو تسريح الموظفين، أو التمييز في مكان العمل، أو المعضلات الأخلاقية.

غريزتنا الأولى هي تجنب إجراء هذه المحادثات الصعبة في مكان العمل. ومع ذلك، فإن تجنب هذه المحادثات لن يؤدي إلى اختفائها وقد يؤدي إلى تفاقم الوضع.

ستساعد هذه المحادثات الصعبة على ضمان سير العمل على المسار الصحيح، وتعزيز التفاهم والعمل الجماعي، وحل المشاكل، وتبادل الملاحظات.

يتجنب معظم الموظفين المحادثات الصعبة لأنهم لا يعرفون كيفية التعامل معها. لهذا السبب قمنا بتجميع دليل شامل حول كيفية إجراء المحادثات الصعبة في العمل.

كيف تحدد التوقيت المناسب لإجراء المحادثات الصعبة في العمل؟

يعد تحديد التوقيت المناسب للمحادثات الصعبة أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال وحل المشكلات. وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في التعرف على الوقت المناسب لبدء هذه المناقشات:

• لاحظ الأنماط: راقب المشكلات أو السلوكيات المتكررة التي تؤثر على الإنتاجية أو الروح المعنوية أو العمل الجماعي
• تقييم التأثير: تقييم خطورة الموقف وعواقبه المحتملة على الأفراد أو المنظمة ككل
• انتبه إلى المشاعر: انتبه إلى الإشارات مثل الإحباط أو التوتر أو التجنب. قد تشير هذه الإشارات إلى وجود مشاكل كامنة تحتاج إلى معالجة
• تحديد مدى الاستعداد: تحديد ما إذا كانت جميع الأطراف المعنية في حالة ذهنية مناسبة للدخول في محادثة بناءة
• تحديد التوقيت المناسب: تحديد الوقت المناسب: تحديد الوقت الذي يستطيع فيه جميع المعنيين التركيز دون تشتيت الانتباه وعندما تكون المشاعر مستقرة نسبيًا
• إعطاء الأولوية للخصوصية: اختر مكانًا خاصًا لضمان السرية وتشجيع التواصل المفتوح دون خوف من الحكم أو الإحراج
• مراقبة عبء العمل: تجنب مناقشة المواضيع الحساسة خلال فترات ذروة عبء العمل أو اللحظات التي تشهد ضغطًا شديدًا
• مراجعة السياسات: تعرّف على سياسات الشركة فيما يتعلق بحل النزاعات وبروتوكولات التواصل لضمان الامتثال لها
• التمس الإرشاد: إذا لم تتمكن من تحديد التوقيت أو كيفية التعامل مع محادثة صعبة، استشر الموارد البشرية أو أحد المشرفين للحصول على الدعم

تذكّر كل هذه النقاط، ولا تنتظر طويلاً لإجراء المحادثة. قد يؤدي تجنب أو الانتظار طويلاً لإجراء محادثة صعبة إلى تفاقم المشكلة. لذلك، جهز نفسك وانغمس في المحادثة.

## تحديات المحادثة الشائعة في مكان العمل

التواصل و التعاون في مكان العمل له نصيبه العادل من التحديات. دعونا نناقش بعضاً منها:

الإصغاء السلبي

الاستماع السلبي هو أحد أكثر التحديات شيوعًا في المحادثات في مكان العمل. وهو يعني سماع ما يقوله شخص ما دون فهمه.

لا تكتمل المحادثة دون محاولة جميع الأطراف المعنية فهم وتعاطف كل طرف مع الآخر، مما قد يؤدي إلى سوء الفهم والاحتكاك.

لذلك، تذكر أن هدف التواصل وممارسة الاستماع النشط من خلال إعطاء الانتباه الكامل للمتحدث قبل بدء محادثة صعبة.

الاختلافات الثقافية

أصبحت القوى العاملة اليوم أكثر تنوعًا، حيث ينتشر الموظفون والإدارة والعملاء في جميع أنحاء العالم. يمكن أن يؤدي هذا التنوع الثقافي إلى عوائق التواصل وسوء الفهم والنزاعات الناشئة عن اختلاف المعايير والقيم وأساليب التواصل.

يمكنك إدارة هذه الاختلافات من خلال تعزيز الحوار المفتوح وتعزيز الحساسية الثقافية. إن تجميع الأشخاص من خلفيات مختلفة يمكن أن يساعدهم على التعاون والتعرّف على بعضهم البعض.

ديناميات القوة

قد يؤدي اختلال توازن القوى بين المشرفين والمديرين والموظفين إلى إعاقة التواصل المفتوح والشفافية. كما يمكن أن يخلق خوفًا من التحدث أو التعبير عن وجهات النظر المعارضة.

لإدارة ديناميكيات السلطة، من الضروري مساعدة الموظفين على الشعور بالتمكين للتعبير عن آرائهم ومخاوفهم. شجع سياسات الباب المفتوح، وجلسات إبداء الرأي المنتظمة، وشفافية القيادة.

تفويت الوقت المناسب

غالبًا ما تفوت العديد من الشركات الوقت المناسب لإجراء محادثات صعبة، مما يؤدي إلى سوء فهم أكبر. تُعد معالجة المشكلات ومشاركة المعلومات في الوقت المناسب وبالطريقة المناسبة من أكثر استراتيجيات التواصل الفعالة .

يضمن ذلك أن يكون موظفوك على اطلاع دائم بأحداث الشركة وأن تتاح لهم الفرصة لحل النزاعات بسرعة.

عدم الاهتمام

من المستحيل المضي قدمًا إذا لم يكن الشخص مهتمًا بالنقاش أو معالجة النزاعات أو حلها. ومن المرجح أيضًا أن يتجاهل الشخص الآخر رسالتك.

قد تكون بعض الأسباب وراء ذلك هي عدم الاهتمام بالموضوع، أو عدم الأهمية المتصورة، أو ضعف الحافز. يمكنك توضيح الغرض من المحادثة واستخدام أدوات التواصل في مكان العمل لمحاربة عدم الاهتمام

## 10 نصائح حول كيفية إجراء محادثات صعبة في العمل

إليك 10 نصائح لمساعدتك على إجراء محادثات صعبة في العمل بنجاح.

1. لا تماطل

لقد قلنا هذا من قبل، وسأكرره مرة أخرى: لا تتجنب المحادثات الصعبة. فكلما تجنبتها، كلما زادت فرصك في بناء الاستياء والقلق. لذا، واجه الموقف وجهاً لوجه، سواء كان نزاعاً أو أداءً سيئاً.

ابحث عن الوقت المناسب لإجراء المحادثة. تحقق من جداول الأشخاص المعنيين وأعباء العمل والاستعداد. اختر وقتًا تعتقد أن المشاركين يمكنهم فيه التحكم في انفعالاتهم.

حاول تحديد موعد الجلسة في أقرب وقت ممكن. سيحول ذلك دون تفاقم المشاكل وسيحسن الوضع بسرعة.

2. استعد مسبقاً

الكلمات التي تستخدمها أثناء المحادثة الصعبة مهمة للغاية. لذلك، لا تفعل ذلك بشكل ارتجالي. خذ بعض الوقت للتحضير قبل الغوص في المحادثة.

ابدأ بتحديد ما تريد تحقيقه والغرض من المحادثة. دوّن الأهداف، وجهّز الوثائق أو الأدلة الداعمة، ووثّق النزاع كتابةً. دوّن نقاط الحوار على مفكرة يسهل الوصول إليها للرجوع إليها أثناء المحادثة.

تدوين نقاط الحوار، وإنشاء قوائم مراجعة، والوصول إلى الملاحظات من أي جهاز باستخدام خاصية ClickUp Notepad

ضع في اعتبارك أيضًا جميع النتائج المحتملة للمحادثة. يمكنك تحديد المشاعر المرتبطة بها وأفضل طريقة للتعامل معها. سيساعدك ذلك على الاستعداد لأفضل وأسوأ النتائج والتعامل معها برباطة جأش عند حدوثها.

3. كن محدداً وركز على الحقائق

أثناء الاستعداد لمحادثة صعبة، من الأفضل أن تكون محدداً وتركز على الحقائق. حاول أن تفصل عواطفك عن الموقف للتخلص من الافتراضات والتوقعات.

سيساعدك ذلك على سرد حقائق الموقف. تحمل مسؤولية دورك، وحدد تأثير النزاع، وطور استراتيجيتك، واجمع الأدلة.

اجعل الغرض من المحادثة محددًا وواضحًا. كن مباشرًا ولكن مهذبًا. ومع ذلك، تذكر أنه في حين يمكنك ترك مشاعرك خارج المحادثة، فإن الشخص الآخر قد لا يفعل ذلك. لهذا السبب يجب عليك الاستعداد مسبقًا لإدارة أي ردود فعل عاطفية.

4. طوّر الثقة

تعزز الثقة والاحترام المتبادل التواصل التعاوني والعمل الجماعي. إن المحادثات الصعبة أمر لا مفر منه. لذلك، يجب بناء الأساس اللازم لعقدها منذ البداية.

قم بإجراء تبادل منتظم للملاحظات وجلسات فردية مع الموظفين لتشجيع التواصل المفتوح والصادق. وهذا سيجعل من الأسهل عليهم التواصل معك لحل النزاعات وأكثر انفتاحًا لتلقي الملاحظات.

من الجوانب الأساسية الأخرى التي يجب مراعاتها أثناء إجراء المحادثات الصعبة (أو أي محادثة في هذا الشأن) وتطوير الثقة هي البيئة المادية. لا تختار مكاناً عاماً للمناقشة. يمكنك بدلاً من ذلك استخدام مكتبك أو مكان محايد أو اجتماع افتراضي.

5. استهدف التفاهم والتعاطف

عند إجراء محادثة صعبة، اسعَ إلى أن تكون صريحاً ولكن لطيفاً أيضاً. إذا كنت تعمل على حل النزاع، تذكر أن النزاع عادةً ما ينتج عن عدم التفاهم وسوء الفهم.

لذلك، من المهم أن تكون متفهمًا وأن تمنح عضو الفريق مساحة لمشاركة وجهة نظره. طمئنهم بأنك تهدف إلى حل الموقف.

إذا كنت على وشك تقديم ملاحظات سلبية لموظفيك، فحاول أن تكون متعاطفاً ومتعاطفاً معهم. تخيل كيف تشعر عندما تكون ذلك الموظف وقم بإدارة المحادثة وفقًا لذلك.

إذا أصبحوا عاطفيين، حاول طمأنتهم. خذ فترات توقف مناسبة لمنحهم الوقت الكافي لاستجماع أفكارهم. الفكرة هي أن تكون مراعياً للشخص الآخر.

6. استخدم عبارات "أنا"

يساعدك استخدام جمل "أنا" على مشاركة مخاوفك وتجاربك دون أن تبدو دفاعيًا أو تلوم الآخرين. خذ هذا على سبيل المثال:

أنت لا تلتزم بالمواعيد النهائية

_ أنا قلق بشأن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وكيف يؤثر ذلك على تقدم فريقنا

يركز البيان الأول على اللوم، بينما يعبر الثاني عن مشاعر شخصية ويناقش التأثير. تعتبر الأولى ملاحظات نقدية، بينما تعتبر الثانية ملاحظات بناءة.

لذلك، أوصل وجهات نظرك بشكل إيجابي باستخدام لغة الشخص الأول. سيساعدك ذلك على إيصال نقاطك بوضوح دون اتهام الشخص الآخر.

7. استمع بنشاط

جزء مهم من فهم وجهة نظر الشخص الآخر هو الاستماع بنشاط عندما يتحدث. ويتضمن ذلك التركيز الكامل على ما يُقال، وفهم الرسالة، والاستجابة بعناية.

اسعَ إلى فهم ما يقوله الشخص الآخر بدلاً من التركيز فقط على الاستجابة الفورية. اطرح الأسئلة في حالة وجود ارتباك. يمكنك أيضًا إعادة صياغة ما قالوه بكلماتك الخاصة لفهم أفضل.

يساعدك الاستماع على بناء الثقة، وحل النزاعات، وفهم ديناميكيات الفريق وتطوير علاقات أفضل. يمكنك ممارسة الإصغاء النشط من خلال إعطاء اهتمام غير مجزأ، والإصغاء دون مقاطعة، والتفكير، والتحقق من صحة المشاعر، وطرح أسئلة توضيحية.

8. العصف الذهني للحلول

إن السمة المميزة للمحادثة الناجحة هي قدرتها على تحديد المسار إلى الأمام. حاول أن تختتم جميع المحادثات الصعبة في مكان العمل بالتوصل إلى حل مثمر.

سواء أكان النزاع بين أعضاء الفريق بسبب اختلاف أساليب العمل أو ضعف أداء الموظف، يجب عليك وضع خطة عمل لتحسين الوضع. خذ الوقت الكافي لطرح الحلول وإيجاد أرضية مشتركة.

العصف الذهني للأفكار والتعاون دون عناء باستخدام لوحة الكتابة ClickUp Whiteboard

إذا كان أحد أعضاء فريقك يمر بوقت عصيب، قدم المساعدة والدعم حيثما استطعت. ويمكنك أيضًا إحضار أعضاء آخرين في الفريق (طالما وافق جميع الأطراف) لمناقشة الحلول.

ضع خطة مكتوبة وأنشئ جدولاً زمنياً لتتبع التقدم المحرز. من المهم وضع أهداف قابلة للقياس مع توجيهات محددة.

9. المتابعة

تخيل أنك أنهيت محادثة بأفضل طريقة ممكنة. لقد أشرت إلى المشكلات وعملت على حلها، وكان كل شيء رائعًا. حتى، في يوم من الأيام، لم يكن كذلك. يميل الكثير من الناس إلى إعادة المحادثات إلى الوراء لمعالجتها بشكل أفضل. وقد يسبب ذلك ردود فعل متأخرة ومشاعر الإحباط أو الإحراج.

لذلك، تذكر أن تضع خطة متابعة للتحقق معهم بانتظام. يمكنك جدولة اجتماعات غير رسمية، مثل اجتماعات القهوة الافتراضية، لمتابعة العمل وقياس رد فعلهم. يمكنك أيضاً الذهاب إلى اجتماعات رسمية للتحقق من تقدمهم في العمل.

10. اعرف متى يجب إشراك قسم الموارد البشرية

تعد إدارة المحادثات الصعبة في بيئة العمل مهارة لا بد من امتلاكها، سواء كنت قائداً أو موظفاً. ومع ذلك، فإن معرفة متى يجب إشراك قسم الموارد البشرية أو مديرك أمر ضروري أيضاً.

من الأفضل إشراك فريق الموارد البشرية إذا كانت محادثتك تنطوي على انتهاكات للسياسة أو أمور حرجة. يمكنك أيضاً إشراك فريق الموارد البشرية إذا كان النزاع يتصاعد، أو إذا كانت هناك ادعاءات بسوء السلوك أو انتهاكات قانونية، أو أثناء المناقشات الحساسة.

شارك الموقف بالضبط مع فريق الموارد البشرية مسبقاً ووضح دورك في المحادثة. سيعمل ممثل الموارد البشرية كوسيط محايد أثناء المحادثة، مع الحفاظ على السرية وحماية مصالح جميع الأطراف.

قم بإعداد فريقك للنجاح

لا مفر من المحادثات والمشاكل الصعبة في مكان العمل. وبينما لا يمكنك منع حدوثها، يمكنك بالتأكيد الحد منها. إليك بعض النصائح لتجنب المشاكل في العمل:

عزز التواصل المفتوح

يمكن أن يساعد تشجيع التواصل الشفاف والصادق بين أعضاء الفريق والمشرفين والقيادة في تجنب النزاعات. حفز فريقك على التحدث عن المشاكل ومعالجتها بصراحة.

جمع تواصل الفريق تحت سقف واحد باستخدام ClickUp Chat

أنشئ قنوات لمشاركة الملاحظات والاقتراحات والمخاوف بشكل مفتوح وبنّاء. استخدم أداة مبسطة لإجراء المحادثات حتى يبقى الجميع على اطلاع دائم بآخر المستجدات.

وفّر فرصاً للتغذية الراجعة والمناقشات المنتظمة. يمكنك عقد اجتماعات الفريق لمناقشة وجهات النظر أو التواصل مع بعضهم البعض. يمكنك أيضاً إعداد نماذج ملاحظات تلقائية حتى يتمكن الجميع من مشاركة ملاحظاتهم بسرعة.

ضع توقعات واضحة

هناك طريقة أخرى مفيدة لتجنب المشاكل وهي وضع توقعات وحدود واضحة. قم بتوصيل الأدوار والمسؤوليات وتوقعات الأداء لجميع الموظفين. كما يجب وضع مبادئ توجيهية للسلوك والتواصل.

تأكد من فهم الجميع لواجباتهم وأهدافهم لتقليل الالتباس وسوء الفهم. علاوة على ذلك، كن شفافًا ومباشرًا أثناء تحديد التوقعات. سيمنع ذلك أي غموض أو تضارب.

استخدم النماذج

استخدم قوالب خطة التواصل لتحديد الاستراتيجيات والأهداف لجميع الاتصالات المؤسسية. تحدد هذه القوالب أنواع الرسائل وطرق وتواتر التواصل والجمهور المستهدف.

تحميل هذا القالب

إنشاء خطة تواصل شاملة بسهولة وسرعة

كليك أب نموذج خطة التواصل يحتوي على كل ما تحتاجه لتبسيط عملية التواصل الخاصة بك. فهو يمنح فريقك خطة واضحة للتواصل الداخلي والخارجي المتسق.

يمكنك تنظيم الأهداف والجداول الزمنية والأطراف المعنية بالتواصل، وسرد القنوات الأكثر فعالية، وتتبع وقياس نجاحك، وتنظيم استراتيجيتك.

تقديم التدريب

استثمر في التدريب المستمر وفرص تنمية المهارات للموظفين لتعزيز معارفهم وقدراتهم ومهاراتهم الشخصية. تقديم التدريب على حل النزاعات والتواصل الفعال والتوعية بالتنوع لمساعدتهم على التعامل مع تحديات مكان العمل بنجاح.

يمكنك أيضًا تشجيع التعاون متعدد الوظائف، وأنشطة بناء الفريق، وتحديد الأهداف المشتركة لتعزيز الصداقة الحميمة والاحترام المتبادل بين الموظفين.

الاستفادة من أدوات التعاون

استخدم أدوات التعاون لتعزيز التواصل وتعزيز بيئة عمل تتسم بالشفافية. ClickUp هي أداة تعاون قوية مصممة لتبسيط إدارة المشاريع التنظيمية والتواصل والعمل الجماعي.

تبسيط إدارة الأفراد باستخدام ClickUp

إن ميزاتها الشاملة وواجهتها البديهية تجعلها منصة فعالة لمنع تضارب العمل وتعزيز الشفافية والمساءلة. ClickUp للموارد البشرية تعمل فرق العمل على تبسيط إدارة الأفراد وإنشاء مركز معلومات مركزي.

إليك كيفية الاستفادة من ClickUp:

توزيع المهام بناءً على سعة الفريق باستخدام عرض عبء العمل

• استفد من أكثر من 15 طريقة عرض فريدة من ClickUp، بما في ذلك طريقة عرض عبء العمل، لتوزيع المهام بكفاءة
• ادمج تطبيقاتك المفضلة واجمع كل أعمالك تحت سقف واحد مع أكثر من 1,000 تكامل مع ClickUp
• تعيين التعليقات كمهام منمستندات ClickUp واللوحة البيضاء
• التواصل وإبقاء الجميع على نفس الصفحة باستخدامعرض محادثة ClickUp
  • تبادل الأفكار والحلول باستخدامClickUp Whiteboard
    • توثيق العمليات والتعاون في الوقت الفعلي باستخدام مستندات ClickUp Docs
• ابقَ على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك من خلال إعداد التقارير في الوقت الفعلي

ارفع مستوى التواصل والشفافية في مكان العمل باستخدام ClickUp

المحادثات الصعبة ليست عوائق بل بوابات لتفاهم أعمق وعلاقات أقوى. يُعد إتقان فن المحادثات الصعبة مهارة ضرورية تساعد على بناء علاقات صحية وتعزيز النمو ودفع عجلة النجاح المؤسسي.

من خلال هذه النصائح، يمكنك اجتياز تعقيدات التواصل في مكان العمل بنجاح، بدءاً من تهيئة المسرح بأهداف واضحة إلى ممارسة الاستماع الفعال والتعاطف.

استفد من قوة الأدوات التعاونية مثل ClickUp لتعزيز فعالية هذه الاستراتيجيات. يوفر ClickUp منصة مركزية للتواصل الشفاف، وإدارة المهام بشكل مبسط، وحل النزاعات بشكل استباقي. الاشتراك مجانًا!