دليل الموظف هو دليل مرجعي شامل يحدد سياسات شركتك وإجراءاتها وتوقعات الموظفين. فهو يضمن فهم جميع الموظفين، بغض النظر عن مكان عملهم، للقواعد المتعلقة بأمور مثل الملكية الفكرية وبروتوكولات السلامة.
إنه اتفاقية يتم من خلالها يضع فريق الموارد البشرية العمليات أو "القواعد الأساسية" لبيئة عمل منتجة وإيجابية. يمكن لكل من المعينين الجدد والموظفين الحاليين استخدام هذا الدليل كمورد مركزي.
يشرح الدليل الغرض من عملهم، ويزودهم بالمعلومات اللازمة حول كيفية التصرف والتعامل مع عملهم اليومي. تشتمل العديد من الكتيبات أيضًا على إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) التي توفر تعليمات محددة حول كيفية إنجاز الأمور بفعالية.
وعلى الرغم من أنها قد لا تكون أكثر المواد المقروءة إثارة للاهتمام، إلا أنها تلعب دورًا حاسمًا في تحديد أسلوب وثقافة مكان العمل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد الكتيب المصمم بشكل جيد في الحد من سوء الفهم والمشاكل القانونية المحتملة. إن تحديد سياسات الشركة بوضوح يمكن أن يمنع الالتباس حول حقوق الموظفين وتوقعات الشركة، مما يعزز بيئة عمل متناغمة.
تهدف هذه المقالة إلى إرشادك في إعداد دليل الموظف الذي يوفر إرشادات واضحة مع قليل من الطابع والدفء في المزيج. سنستكشف أمثلة مبتكرة لدليل الموظف يمكنك تكييفها مع مؤسستك.
لنبدأ!
ما الذي يجعل كتيب الموظف رائعاً؟
من السهل التفكير في دليل الموظف على أنه كتاب قواعد ممل. لكنه أكثر من ذلك بكثير. إنه مستند تأسيسي يحدد نغمة ثقافة شركتك ويطلع الموظفين على ما يلي أدوارهم ومسؤولياتهم مما يضمن تقليل الفوضى والمزيد من التماسك في المؤسسة.
الملامح الرئيسية لدليل الموظف المثالي
يبدأ كتيب دليل الموظف الجيد بالتعريف برسالة الشركة ورؤيتها وقيمها، مما يساعد الموظفين على فهم الغرض من وراء عملهم.
يجب أن يغطي دليل شركتك جميع سياسات مكان العمل الضرورية بوضوح وإيجاز، بما في ذلك موضوعات مثل ساعات العمل والتعويضات والمزايا وسياسات الإجازات, مدونة قواعد السلوك وسياسات مكافحة التمييز
كما يجب أن تكون شفافة بشأن التوقعات والإجراءات مع ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل ذات الصلة.
صفات الكتيب الرائع
يضمن الكتيب الشامل حصول موظفيك على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها في مكان واحد، مما يقلل من الارتباك ويسهل التواصل.
فيما يلي الميزات التي لا بد من توافرها في كتيب الموظفين:
- الشمولية: تأكد من أن الكتيب يغطي جميع المواضيع المهمة، دون ترك أي معلومات دون تناولها
- الوضوح: تجنب المصطلحات واستخدام لغة واضحة وموجزة يسهل على الجميع فهمها
- الشفافية: إنشاء تواصل مفتوح لبناء الثقة مع موظفيك
- إمكانية الوصول: تنظيم المعلومات بشكل منطقي، وتوفير جدول محتويات وفهرس لسهولة التصفح، وإتاحة النسخ الرقمية بسهولة
- التحديثات المستمرة: مراجعة وتحديث الدليل بانتظام ليعكس أي تغييرات في سياسات الشركة أو المزايا أو المتطلبات القانونية
- محتوى قابل للتنفيذ: التركيز على تضمين معلومات عملية يومية يمكن للموظفين استخدامها في عملهم وعملية اتخاذ القرار
هذه الميزات تجعل كتيب الموظف الخاص بك ذا قيمة، وتساعد الموظفين على فهم أدوارهم والمساهمة في نجاح شركتك.
والآن، دعنا نلقي نظرة على المكونات الأساسية التي بدونها يبقى دليل الموظف غير مكتمل.
المكوّنات الأساسية لدليل الموظف
ألا تكره الأمر عندما تقرأ رواية مثيرة جيدة لتكتشف أن الصفحات القليلة الأخيرة قد تم اقتطاعها من الكتاب؟ فالقصص الغامضة غير المكتملة وغير المحلولة تتركك مع أسئلة محبطة بلا إجابة.
لا ينبغي أن يكون دليل موظفك لغزاً غامضاً. أنت بحاجة إلى وثيقة شاملة توجه القوى العاملة في شركتك بشكل صحيح. وهذا يتطلب منك فهم المكونات الرئيسية للدليل الجيد.
فيما يلي الجوانب التي لا يمكنك التغاضي عنها أثناء صياغة دليل الموظف.
عملية التأهيل
يعتمد ترك انطباع أولي جيد لدى الموظفين الجدد على مدى جودة تحديدك لـ عملية التأهيل في دليل الموظف الخاص بك.
يساعد تقسيم عملية التهيئة إلى خطوات بسيطة وقابلة للتنفيذ في مساعدة الموظفين الجدد على فهم واجباتهم اليومية أو الأسبوعية. يمكن أن تشمل عملية تأهيل الموظفين مقابلة الزملاء، وحضور تدريب الموظفين والتعرف على أدوات الشركة وإجراءاتها وفهم أدوارهم.
نصيحة سريعة: لا تكتفِ بسرد المهام، بل اشرح الغرض من وراء الأنشطة المختلفة واربطها بالفهم العام لرسالة الشركة وأهدافها.
قم أيضاً بتسليط الضوء على موارد الشركة، وأنشئ أنظمة الأصدقاء، وقدم دعم الموارد البشرية لضمان معرفة الموظفين الجدد إلى أين يذهبون بأسئلتهم أو مخاوفهم. وهذا يجعل الموظفين الجدد يشعرون بالدعم منذ اليوم الأول.
تفاصيل التوظيف
يجب أن يوضح دليل الموظف جميع جوانب التوظيف. تحتوي تفاصيل كتيب الموظف عادةً على معلومات مثل إجراءات الأداء وإنهاء الخدمة.
يمكنك أيضًا تضمين عملية مراجعات الأداء وشرح دورة التقييم، ومساعدة موظفيك على فهم أهمية مشاركة الموظفين والنمو الوظيفي.
نصيحة سريعة: إذا كانت شركتك تستخدم موظفين متعاقدين، فقم بتوضيح الشروط المحددة لتوظيفهم، بما في ذلك مدة العقد وأي إجراءات تجديد.
يمكنك إضافة شرح حول مفهوم التوظيف حسب الرغبة (إذا كان ذلك منطبقًا في موقعك) وحقوق كل من صاحب العمل والموظف في إنهاء العمل في أي وقت.
تضمن هذه التفاصيل الأساسية فهم موظفيك لحقوقهم ومسؤولياتهم بشكل لا لبس فيه.
الصحة والسلامة
من الوظائف الأساسية لدليل موظفيك توفير بيئة عمل آمنة للقوى العاملة لديك. يمكنك القيام بذلك من خلال عرض التزامك برفاهية الموظفين وتحديد بروتوكولات الصحة والسلامة الرئيسية.
ضع جميع جوانب لوائح إدارة السلامة والصحة المهنية في كتيبك. اذكر إجراءات السلامة المحددة ذات الصلة بمجال عملك وسلط الضوء على التزام شركتك باتباعها.
بالإضافة إلى ذلك، فإن توفير إرشادات واضحة حول منع الحوادث في مكان العمل والإبلاغ عنها يساعد موظفيك على فهم إجراءات الطوارئ.
في هذا القسم من الدليل، يمكنك أيضًا وضع سياسة عدم التسامح مطلقًا مع العنف والتحرش في مكان العمل. حدد إجراءات الإبلاغ والموارد المتاحة للحد من وقوع مثل هذه الحوادث.
المزايا والتعويضات
ما نوع المكافآت التي يمكن أن يتوقعها الموظفون مقابل عملهم الشاق؟ يجب أن يقدم دليل الموظفين لديك لمحة واضحة عن حزمة التعويضات والمزايا التي تقدمها شركتك.
وهذا يساعدك على شرح كيفية تعامل شركتك مع الأجور. يمكن أن يشمل ذلك القوانين ذات الصلة التي تحكم الرواتب والأجور، بما في ذلك هيكل أي مكافآت أو عمولات متاحة في مؤسستك.
يمكنك أيضاً إضافة السياسات المتعلقة بأجر العمل الإضافي، بما في ذلك متطلبات الأهلية وطرق الحساب وإجراءات الموافقة.
علاوةً على ذلك، فإن تضمين ملخص مفصل عن مزايا الموظفين التي تقدمها شركتك يزيل اللبس ويجعل موظفيك يشعرون بالتقدير. عادةً ما تتضمن هذه التفاصيل معلومات عن أنواع الإجازات (مثل الإجازات الوالدية والإجازات والإجازات المرضية)، والتأمين الصحي، والتأمين الصحي، والتأمين على الأسنان، وخطط التقاعد، والامتيازات الإضافية. لا تنسَ ذكر الموارد التي يمكن لموظفيك استخدامها للحصول على مزيد من المعلومات.
قدم تفاصيل كاملة عن كل امتياز، مثل معايير الأهلية وطرق الاستحقاق لكل نوع من أنواع الإجازات التي تقدمها.
سياسات مكان العمل
يجب عليك وضع توقعات واضحة للسلوك المهني داخل شركتك. ابدأ بتحديد السياسات المختلفة التي توجه العمليات اليومية. ثم أعد التأكيد على التزام شركتك بثقافة مكان العمل المتنوعة والشاملة وسياسات عدم التمييز.
إذا كان لدى شركتك موظفين يعملون عن بُعد، خصص قسمًا يوضح التوقعات والإرشادات الخاصة بالعمل عن بُعد. ويشمل ذلك بشكل عام بروتوكولات التواصل وبروتوكولات تكنولوجيا المعلومات والالتزام بساعات العمل اليومية.
للتخفيف من تضارب المصالح، قدم تعليمات واضحة لموظفيك فيما يتعلق بالمواقف التي يمكن أن تؤثر على حكمهم المهني.
يؤكد دليل الموظف الجيد أيضًا على أهمية أمن البيانات والامتثال. ضع القواعد المناسبة لمنع الانتهاكات الأمنية أو إساءة استخدام معدات الشركة.
وبالإضافة إلى هذه الأقسام الشاملة، يمكنك تسليط الضوء على سياسات التدريب والتطوير، وقواعد اللباس، وسياسات استخدام الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي، والقواعد المتعلقة بخصوصية الموظفين، وحماية البيانات الشخصية، ومعالجة المظالم.
تذكر، يجب أن يكون كتيبك مصمماً خصيصاً لاحتياجات مؤسستك وثقافتها الخاصة وأن تتم مراجعته وتحديثه بانتظام لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
أمثلة على كتيبات الموظفين للاستلهام منها
الآن بعد أن عرفنا ما يدخل في إعداد كتيب جيد للموظفين، دعنا نستكشف بعض الأمثلة الإبداعية لكتيبات الموظفين.
1. نوردستروم
عبر ارتفاع مع درو هذا ليس كتيب القواعد المعتاد. إن كتيب موظفي نوردستروم هو فلسفة الشركة التي تتلخص في جملة واحدة قوية: "استخدم حسن التقدير في جميع المواقف. لن تكون هناك قواعد إضافية."
هل يبدو ذلك جيداً جداً ليكون صحيحاً؟ بالطبع، هناك قواعد إضافية، ولكن قاعدة حسن التقدير لها الأولوية. هذا المبدأ الأساسي يمكّن الموظفين من حل المشاكل وخلق تجربة إيجابية للعملاء.
على سبيل المثال، يتم تشجيع الموظفين على استخدام أفضل أحكامهم بدلاً من اتباع بروتوكول صارم إذا واجهوا طلباً فريداً من العملاء. وقد أسهمت هذه المرونة في تنمية قصص خدمة العملاء الاستثنائية في نوردستروم.
بينما يبلغ طول الكتيب الكامل حوالي 7500 كلمة، فإن نهج نوردستروم في العمل يُظهر أن التواصل الفعال لا يحتاج إلى أن يكون معقداً أو مدفوناً في التفاصيل - طالما أنك تنقل ما هو أكثر أهمية بشكل صحيح.
2. ميتا (المعروف سابقاً باسم فيسبوك)
عبر عيروز تقدم ميتا مثالاً نموذجياً لما يجب أن يبدو عليه كتيب الثقافة أولاً؛ وبالتالي، يمكن أن يكون مصدر إلهام كبير لدليلك.
يبدأ كل شيء بترحيب حار من الرئيس التنفيذي مارك زوكربيرج نفسه. هذا يحدد نغمة ودية للدليل ويجعل الموظفين يشعرون بالتقدير.
ثم يحدد الدليل بعد ذلك بإيجاز المهمة والمبادئ الأساسية والتوقعات. لا يوجد تحميل زائد للمعلومات هنا!
كما أنه يتطرق إلى جميع الموضوعات المهمة، مثل اتباع بروتوكولات الأمان، وحماية المعلومات السرية، وتبني التنوع والشمول، وإضفاء السلوك والعقلية الصحيحة على العمل.
ما يجعل كتيب ميتا يتألق حقًا هو أنه مخطط ليس فقط للسياسات ولكن لبناء مجتمع كامل.
3. صمام
عبر صمام كتيب موظفي Valve أشبه بثورة كتيب! فهو يتخلص من كتاب القواعد ويستبدله بوصفة لاستقلالية الموظف وابتكاره.
يقدم الكتيب إرشادات حول كيفية اختيار الموظفين للمشاريع، ويشجعهم على التفكير في المجالات التي يمكن أن يقدموا فيها قيمة ومواءمة شغفهم، كما يشجعهم على التفكير في المجالات التي يمكن أن يقدموا فيها قيمة ومواءمة شغفهم، كما يشجعهم على الابتكار.
انسَ التسلسل الهرمي الصارم. تعمل شركة Valve بهيكل مسطح تماماً. وهذا يعني عدم وجود مديرين وألقاب، ويمكن للموظفين اختيار المشاريع التي يريدون العمل عليها.
ومن الأمثلة التوضيحية على ذلك القسم الخاص باتخاذ القرارات، حيث يشرح الكتيب كيف يتم اتخاذ القرارات من خلال البحث عن الزملاء الأكثر دراية بدلاً من الاعتماد على المديرين أو المشرفين.
يقدم كتيب موظفي شركة Valve نظرة ثاقبة رائعة على ثقافة الشركة التي تكسر العديد من المعايير التقليدية للشركة، مع التركيز على الاستقلالية وملاحظات الزملاء والمرونة.
4. هاب سبوت
عبر هبسبوت إن كتيب "مدونة الثقافة" الخاص بـ HubSpot هو نسخة شخصية للغاية من ثقافة الشركة وقيمها. فهو لا يحدد السياسات فحسب، بل يحكي قصة من هم. على عكس الكتيبات التقليدية، فإن دليل موظفي HubSpot جذاب بصريًا ومكتوب بنبرة محادثة.
ويوضح الكتيب قيم الشركة بوضوح، مما يساعد الموظفين على مواءمة أعمالهم مع الأهداف العامة للشركة. وتتلخص هذه القيم الأساسية في "HEART"، والتي تعني "التواضع، والتعاطف، والقدرة على التكيف، والقدرة على التكيف، والقدرة على التميز، والشفافية". توجه هذه القيم سلوك الموظفين وعملية صنع القرار.
تم تصميمه على شكل سلسلة مكونة من 152 شريحة، وهو ينقل الحقائق الأساسية حول رسالة HubSpot ورؤيتها وأهدافها ومبادئها بطريقة ممتعة وجذابة.
5. نتفليكس
عبر إيرماسون هل تبحث عن كتيب إرشادي يختصر كل شيء؟ لا تبحث أكثر من دليل موظفي نتفليكس.
وغالباً ما يشار إليه باسم "دليل ثقافة نتفليكس"، وهو مشهور بتركيزه على الحرية والمسؤولية وثقافة الأداء العالي.
الثقة أمر مهم في نتفليكس. ويشجع كتيبهم على ذلك من خلال منح الموظفين الكثير من الاستقلالية. هناك قواعد قليلة بشأن النفقات، ووقت الإجازة، وساعات العمل.
لا يركز الكتيب على كيفية القيام بعملك بل على تحقيق نتائج رائعة. وهذا يحرر الموظفين ليكونوا مبدعين ويجدوا أفضل طريقة لمواجهة التحديات.
يعد كتيب Netflix مثالاً رائعاً على خلق ثقافة قوية وإيجابية للشركة.
تابع القراءة إذا كنت تريد أن تستلهم من هذه الكتيبات وأن تنشئ كتيباً مماثلاً لموظفيك.
جعل كتيب الموظف الخاص بك يبدو احترافياً
يجب أن يبدو كتيب الموظف احترافيًا مع نقل رسالة الشفافية والدعم بشكل فعال.
فيما يلي بعض النصائح لضمان أن يبدو كتيبك بمظهر احترافي مثل ثقافة شركتك:
- تصميم واضح ومنظم: اختر تصميمًا واضحًا وسهل التنقل فيه واستخدم العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والنقاط النقطية لتقسيم النص لسهولة القراءة
- لغة احترافية: حافظ على نبرة مهنية في جميع أجزاء الكتيب. تجنّب المصطلحات واستخدم جملاً واضحة لسهولة الفهم
- المرئيات المناسبة: قم بتضمين أيقونات أو مخططات أو رسوم بيانية بسيطة لتجزئة النص وتمثيل المعلومات الأساسية بصرياً
يمكنك إنشاء كتيب احترافي باستخدام ClickUp. دعنا نوضح لك كيف!
ClickUp: مجموعة أدوات الكتيب المتكاملة الخاصة بك
استخدم ClickUp Docs مع الصفحات المتداخلة وخيارات التصميم لإنشاء كتيبات فعالة
استخدم مستندات ClickUp لإنشاء أفضل دليل للموظفين!
مقترنًا بـ برنامج دليل الموظف ، يمكنك تصور عملية إنشاء الكتيب بالكامل في ClickUp، بدءًا من الصياغة وحتى التوزيع.
تمكّنك الأداة أنت وفريقك من التعاون في كتابة الدليل. يمكن لأعضاء الفريق صياغة الأقسام، واقتراح التعديلات، وترك التعليقات مباشرةً داخل المستند نفسه. يمكنك إضافة أدوات لتحديث سير العمل وتغيير حالات المشروع وتعيين المهام - كل ذلك داخل محرر المستندات.
يوفر ClickUp Docs موقعًا مركزيًا لإنشاء دليل الموظف وتحريره وتخزينه. وهذا يضمن وصول الجميع إلى أحدث نسخة من الدليل. ومن خلال التحكم المتقدم في الإصدار، يمكنك التحكم في من لديه حق الوصول لعرض كتيب الموظف أو تحريره أو التعليق عليه، مما يضمن أن المعلومات الحساسة متاحة فقط للموظفين المصرح لهم.
تمنحك طرق العرض المتعددة في ClickUp Docs المزيد من التحكم في المحتوى الخاص بك. يمكنك الاختيار من بين طريقة عرض القائمة للحصول على نظرة عامة مباشرة، أو طريقة عرض اللوحة للحصول على تمثيل مرئي للتقدم المحرز، أو طريقة عرض عبء العمل لتتبع المساهمات الفردية والجماعية في إنشاء الكتيب.
الجزء الأفضل؟ ليس عليك القيام بكل ذلك بنفسك. استفد من ClickUp Brain لإنشاء مخططات متعددة لكتيبك قبل أن تختار أفضلها.
اطلب من ClickUp Brain اقتراح المواضيع أو الأقسام التي يجب تضمينها في دليل الموظف. تسمح له قدرات معالجة اللغة الطبيعية بفهم السياق وتقديم الأفكار ذات الصلة بناءً على أفضل الممارسات ومعايير الصناعة.
بالنسبة لأقسام أو مواضيع محددة، يمكنك أن تطلب من ClickUp Brain إنشاء مسودات أولية أو خطوط عريضة للمحتوى. وهذا يمكن أن يوفر الوقت ويوفر أساساً متيناً للبناء عليه، بدلاً من البدء من الصفر.
ربط المهام والمستندات والأشخاص وجميع معارف شركتك مع ClickUp Brain
من خلال الاستفادة من إمكانيات ClickUp Brain، يمكنك تبسيط عملية إنشاء المحتوى لدليل موظفيك، مما يضمن أن يكون شاملاً ودقيقاً ومتوافقاً مع احتياجات مؤسستك وثقافتها. ومع ذلك، من المهم مراجعة وتنقيح المحتوى الذي تم إنشاؤه للتأكد من أنه يلبي متطلباتك الخاصة وأسلوبك الخاص.
يمكن أن يتكامل ClickUp Brain مع ClickUp Docs، مما يسمح لك بإنشاء قاعدة معرفية قابلة للبحث في كتيب الموظفين لديك. وهذا يسهل على الموظفين العثور بسرعة على المعلومات ذات الصلة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام ميزة التسلسل الهرمي في ClickUp لتنظيم محتوى كتيبك بشكل منطقي، مما يسهل على موظفيك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
لم ننتهي بعد! جرّب قالب دليل الموظف في ClickUp للبدء في إنشاء كتيب مصقول واحترافي.
نظّم جميع الأقسام اللازمة لدليل الموظف الخاص بك باستخدام قالب دليل الموظف من ClickUp
هذا المفصل قالب سياسة الشركة هو قالب ClickUp Doc مُعد مسبقاً. وهو مصمم لتمكين فرق الموارد البشرية من إدخال معلومات الشركة المهمة في مورد احترافي لمشاركتها مع موظفيها.
يتضمن هذا القالب أقسام معايير السلوك وسياسات الفريق وقواعد اللباس. كما يوفر أقساماً أخرى مثل ساعات العمل، وتسهيلات ADA (قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة)، وسياسات التواصل، والتي عادةً ما يتم تجاهلها في معظم كتيبات الموظفين.
قم بتمكين موظفيك باستخدام دليل الموظف
لضمان بقاء كتيب الموظف الخاص بك ملائماً وفعالاً، يجب أن يشرح بوضوح سياسات الشركة وتوقعاتها ومزاياها للموظفين الجدد والموظفين المخضرمين.
قم بتحديث كتيبك بانتظام. قم بتعديل أو إضافة معلومات جديدة لتعكس التغييرات في سياسات الشركة أو عروض المزايا أو اللوائح القانونية.
يمكنك الاعتماد على ClickUp Docs لتتبع مراجعاتك وتحديثاتك، مما يسهل الحفاظ على كتيب قواعد ديناميكي لرسالة شركتك ورؤيتها. استفد من ClickUp Brain لإنشاء محتوى أصيل لدليلك. اشترك في ClickUp وابدأ في إنشاء الدليل الذي يستحقه موظفوك!
الأسئلة الشائعة الشائعة
1. كيف يمكنك هيكلة دليل الموظف؟
يجب أن يشتمل دليل الموظف الجيد على المكونات التالية:
- رسالة الشركة ورؤيتها وقيمها
- السياسات المتعلقة بساعات العمل والمزايا وقواعد اللباس وغيرها
- تفسيرات وإجراءات واضحة
- لغة موجزة بعناوين وعناوين فرعية ونقاط مناسبة
2. كيف تكتب كتيباً جيداً؟
أثناء كتابة دليل الموظف الخاص بك:
- استخدم لغة واضحة وموجزة ومهنية
- حافظ على تخطيط متسق ومنظم
- تضمين المرئيات بشكل استراتيجي، مثل الرموز والرسوم البيانية
- ركز على توفير المعلومات الأساسية للموظفين
3. ما الذي يجب تضمينه في دليل الموظف؟
يجب أن يتضمن دليل الموظف ما يلي:
- سياسات الشركة (مثل ساعات العمل والإجازات والإجازات)
- سياسات المزايا والتعويضات
- مدونة قواعد السلوك والإرشادات المناهضة للتحرش
- إدارة الأداء والإجراءات التأديبية
- بروتوكولات السلامة وإجراءات الطوارئ