يعد الاجتماع الأول مع فريق جديد لحظة محورية تحدد مسار علاقتك مع فريقك.
إنها فرصة لك ولأعضاء فريقك لبناء علاقة ودية وبدء علاقة عمل جديدة ومثمرة. ولهذا السبب فإن ترك انطباع أول إيجابي ودائم أمر بالغ الأهمية.
بصفتك مديراً جديداً، ستعمل مع الفريق لتعيين المهام وإدارة المشاريع ومراجعة الأداء. يتيح لك الاجتماع الأول البدء بشكل صحيح والقيام بالأساس للتعاون المستقبلي.
لذا، كيف تتقن اجتماعك الأول مع فريق جديد، وما هي التحديات التي ستتغلب عليها؟
تابع القراءة لمعرفة ذلك.
تحديات الاجتماع مع فريق جديد للمرة الأولى
مقابلة فريق جديد هي تجربة مثيرة ومليئة بالتحديات في نفس الوقت. قد تكون متحمسًا للتعرف على الأشخاص الذين ستعمل معهم وتقديم نفسك. ومع ذلك، قد تشعر أيضًا بأنك شخص غريب يحاول الدخول إلى الفريق.
وبصرف النظر عن التوتر والعصبية، هناك بعض التحديات الأخرى التي ستحتاج إلى التغلب عليها عند عقد اجتماعك الأول. دعنا نناقش بعض هذه التحديات بإيجاز.
مدة الاجتماع
من الصعب تحديد مدة مناسبة لاجتماعك الأول مع فريق جديد. أنت لا تريد أن تجعله قصيرًا جدًا بحيث لا يحصل الأشخاص على وقت كافٍ للتفاعل معك، ولكنك لا تريدهم أن يبتعدوا عن العمل لفترة طويلة جدًا.
أفضل طريقة للتعامل مع هذا الأمر هي إعداد جدول أعمال واضح وتحديد مدة لكل جزء من الاجتماع. خصص بعض الوقت للأسئلة والأجوبة والمحادثات غير الرسمية أيضًا.
أضف الفترات الزمنية المخصصة لكل نشاط أو بند من بنود جدول الأعمال واحسب المدة الزمنية. تأكد من الاحتفاظ بمخزن مؤقت في حالة حدوث تأخيرات غير متوقعة.
بمجرد أن تنتهي من المقدمات وتبدأ في عقد اجتماعات منتظمة للفريق، قم بـ اجتماعات المتابعة ذات المدد القصيرة للحفاظ على كفاءتها وفعاليتها.
عدم وجود جدول أعمال
هل تعلم أنه بقدر ما 50% من الاجتماعات غير منتجة ومضيعة للوقت؟ السبب الأكثر احتمالاً للاجتماعات غير المنتجة هو عدم وجود جدول أعمال.
فعدم وجود جدول أعمال يمكن أن يجعل اجتماعك بلا اتجاه ومضيعة للوقت لجميع المشاركين. فبدون وجود جدول أعمال، قد يستمر الاجتماع لفترة أطول من المتوقع دون تحقيق أي هدف.
حتى أعضاء فريقك لن يعرفوا ما يمكن توقعه ولن يأتوا مستعدين. إن وضع جدول أعمال يعطي هيكلية لاجتماعك، مما يجعله أكثر كفاءة وهادفًا.
الصعوبات الفنية
إذا كنت قد أعددت عرضًا تقديميًا لاجتماعك الأول وكان مكان الاجتماع يفتقر إلى المعدات المناسبة، فهذه مشكلة كبيرة. حتى مع وجود المعدات المناسبة، قد تمنعك المشاكل التقنية من عرض عرض عرض تقديمي أو فيديو.
لتجنب مثل هذه المواقف، تحقق من المعدات وقاعة الاجتماعات مسبقاً وتأكد من أن كل شيء يعمل.
إذا كنت تدير فريقاً يعمل عن بُعد وتخطط لعقد اجتماع عبر الإنترنت، فقد يحدث الكثير من المشاكل. قد يؤدي بطء الاتصال بالإنترنت أو بطء حل مؤتمرات الفيديو إلى جعل اجتماعك مزعجاً وغير فعال. استخدم برنامج إدارة الاجتماعات لتجنب مثل هذه المشكلات وضمان سير اجتماعك بسلاسة.
عدم التحضير الجيد
أحد أكبر التحديات التي قد تواجهك عند الاجتماع بفريق جديد للمرة الأولى هو عدم وجود نقاط كافية لمناقشتها مع أعضاء فريقك.
يمكن أن يساعدك البحث والتحضير المسبق في ذلك. يمكنك التحدث بشكل أفضل مع أعضاء فريقك إذا كان لديك قائمة بنقاط الحوار وفكرة عن كل شخص.
وإلا فقد تتجمد أو تواجه صمتاً محرجاً بسبب عدم التحضير الكافي. لذا، إذا أردت أن تترك انطباعًا أوليًا ممتازًا، فاحضر الاجتماع وأنت مستعد جيدًا.
حجم الغرفة غير كافٍ
من التحديات الأخرى التي قد تواجهها عند إجراء اجتماعك الأول هو حجز غرفة بحجم غير مناسب. يحدث هذا عندما تستخدم نظام الحجز عبر الإنترنت لحجز غرفة اجتماعات دون التحقق منها فعلياً.
وكما هو الحال مع المعدات التقنية، يجب عليك أيضاً التحقق من غرفة الاجتماعات مسبقاً. تأكد من أن حجمها كبير بما يكفي لعقد الاجتماع.
إذا كان لديك أي أنشطة جماعية مخطط لها، فتأكد من وجود مساحة مادية كافية وأن غرفة الاجتماعات مجهزة لها.
الكثير من نقاط الحديث
هناك تحدٍ آخر قد تواجهه وهو أن يكون لديك الكثير مما يجب قوله وفعله خلال اجتماعك الأول مع الموظفين وتحتاج إلى مزيد من الوقت.
وبصفتك مديراً جديداً، قد يكون لديك الكثير من الأمور التي يجب عليك مناقشتها، ولكن يجب أن تتعلم كيفية تحديد الأولويات. تذكّر أن الاجتماع الأول هو اجتماع تمهيدي؛ ويمكنك جدولة الاجتماعات المتعلقة بالعمل لاحقاً.
اجعل الأمور قصيرة وتفاعلية بدلاً من محاولة تحقيق الكثير في اجتماع واحد.
مناقشات خارج الموضوع
أحد التحديات الحتمية التي يواجهها معظم المديرين الجدد خلال الاجتماع هو انجراف الناس في نقاشات خارجة عن الموضوع. يمكن للمحادثات أن تتدفق في أي اتجاه عندما تلتقي بمجموعة من الأشخاص في بيئة غير رسمية أو غير رسمية.
كمدير جديد، يجب عليك أن توازن بين التفاعلات غير الرسمية والاجتماع المنظم الذي يحركه جدول الأعمال. من خلال نقل كل بند من بنود جدول الأعمال والوقت، يمكنك توجيه الاجتماع في الاتجاه الصحيح.
كيفية عقد اجتماع أول ناجح مع فريق جديد
سيساعدك الاجتماع التمهيدي الناجح على ترك انطباع أول ممتاز لدى فريقك والبدء في البداية الصحيحة.
لكنك تحتاج إلى الأدوات والاستراتيجيات اللازمة لضمان سير اجتماعك الأول بشكل جيد.
اتبع النصائح التالية لتحسين فرص نجاحك بشكل أكبر.
ضع أهدافاً مناسبة وشاركها مع فريقك مسبقاً
إن وضع جدول أعمال ضروري لكل اجتماع؛ واجتماعك الأول مع فريق جديد ليس استثناءً. ضع أهدافًا للاجتماع وأعلم فريقك بالغرض من الاجتماع.
بالنسبة للاجتماع الأول، يجب أن يكون الهدف هو تقديم نفسك والتعرف على فريقك بأكمله. ومع ذلك، يجب عليك تقسيمه إلى بنود عمل وأهداف محددة لتوفير المزيد من الوضوح للحضور.
ستحتاج، على سبيل المثال، إلى
- نشاط لكسر الجليد
- كلمة للتعريف بنفسك
- Aمقدمة الفريق جولة
- جلسة أسئلة وأجوبة
ضع قائمة بجميع هذه الأنشطة وبنود العمل وخصص وقتاً لكل منها عند التخطيط لاجتماعك الأول.
استخدم مستندات ClickUp لإنشاء جدول أعمال مفصل بأهداف وعناصر عمل واضحة. يتيح لك إنشاء قوائم نقطية لتحديد الأهداف واستخدام تنسيق غني لتخصيص جدول أعمال اجتماعك.
قم بإنشاء أهداف اجتماعات منسقة بشكل جيد وشاركها مع فريقك باستخدام مستندات ClickUp
إذا كنت ترغب في استخدام الاجتماع التالي لتعيين أهداف الفريق، استخدم ClickUp قالب جدول أعمال اجتماع تحديد الأهداف . إنه مستند قابل للتخصيص بالكامل مع حقول مصممة مسبقاً لمساعدتك في تحديد الأهداف لفريقك الجديد.
استخدم نموذج جدول أعمال اجتماع فريق ClickUp لتحديد الغرض من الاجتماع ومشاركته مع أعضاء فريقك
اجعل التجربة تفاعلية
لا تجعل اجتماعك الأول مع فريقك يتمحور حولك فقط. اجعلها جلسة تفاعلية حيث يتسنى لأعضاء الفريق التحدث معك والتعرف عليك بشكل أفضل.
استمع بنشاط لمعرفة المزيد عن ديناميكيات الفريق وأعضاء الفريق كل على حدة. انتبه جيدًا لكل عضو جديد في الفريق وتفاعل معه.
نصيحة احترافية: تعرف على المزيد عن كل عضو في الفريق قبل الاجتماع الأول. اقرأ عن أدوارهم وإنجازاتهم وتفاصيل أخرى من الملفات الشخصية للموظفين في شركتك.
سيساعدك هذا على تخصيص محادثاتك والتفاعل مع كل عضو من أعضاء الفريق مع جعلهم يشعرون بالتقدير.
فيما يلي بعض النصائح الأخرى لجعل اجتماعك التعريفي تفاعلياً:
- قم بأنشطة كسر الجليد لبدء المحادثات وتحسين ديناميكيات الفريق
- أضف عناصر تفاعلية مثل الاختبارات القصيرة واستطلاعات الرأي وما إلى ذلك، لإشراك أعضاء فريقك عن بُعد بفعالية إذا كنت تجري اجتماعًا عبر الإنترنت
- استخدم تمارين بناء الفريق لتشجيع التعاون وحل المشكلات كفريق واحد
- استضف جلسة مفتوحة للأسئلة والأجوبة حيث يمكن لأعضاء فريقك طرح الأسئلة عليك
- مارس الاستماع النشط طوال الاجتماع من خلال طرح أسئلة المتابعة والمشاركة بصدق في المحادثات
اترك وقتاً لأسئلة الموظفين
عندما تخطط لـ جدول أعمال الاجتماع وبنود العمل، اترك بعض الوقت لأسئلة وأجوبة الموظفين.
يسمح ذلك لأعضاء فريقك بتوضيح شكوكهم فيما يتعلق بكيفية سير الأمور في المستقبل وما هو متوقع منهم. كما أنه يساعدهم على التعرف عليك وعلى أسلوب إدارتك بشكل أفضل.
إن ترك وقت للأسئلة والأجوبة هو ممارسة جيدة، حتى خلال اجتماعات المشروع . يجعل اجتماعاتك أكثر تفاعلية ويشرك الجميع في المناقشة.
كن مستعدًا للتعامل مع المواقف غير المتوقعة
بصفتك مديرًا، يجب أن تكون مستعدًا لمواجهة النزاعات أو الخلافات خلال الاجتماع الأول. توقع أي تحديات محتملة وكن مستعدًا لها.
على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتغيير الأمور وتشجيع أعضاء الفريق على تولي مسؤوليات جديدة، كن مستعدًا لمواجهة بعض المقاومة.
المفتاح هو التعامل مع الموقف بهدوء وأدب. هذه هي فرصتك لإظهار نوع القائد الذي ستكون عليه لفريقك. لذا، توقع المشاكل المحتملة وكن مستعدًا للتعامل معها بشكل مباشر.
فكر في كيفية إنهاء الاجتماع الأول للفريق بقوة
قم بإعداد نقاط الحديث لإغلاق الاجتماع بشكل صحيح - مع التأكد من عدم إنهاء الاجتماع بشكل مفاجئ أو أن ينتهي بشكل محرج.
قم بإعداد خطاب قصير لإلهام فريقك واختتام الاجتماع بشكل إيجابي.
تأكد من وضع خطوات تالية واضحة وعناصر عمل لفريقك قبل انتهاء الاجتماع. إذا لزم الأمر، قم بجدولة اجتماعات فردية مع أعضاء الفريق.
استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي لتدوين ملاحظات وملخصات الاجتماعات ومشاركتها مع أعضاء فريقك.
المتابعة: الخطوات التالية بعد الاجتماع الأول للفريق
الاجتماع الأول هو البداية فقط. تحتاج أيضًا إلى التواصل مع الخطوات التالية والتخطيط للاجتماعات المستقبلية. فهو يساعدك على فهم قيم الفريق والتعرف على أعضاء فريقك الجدد.
على الرغم من أهمية الاجتماع الأول، إلا أنه لا يمكنك تحقيق كل شيء دفعة واحدة. أنت بحاجة إلى خطة عمل وجدول زمني لعقد اجتماعات منتظمة للفريق.
دعنا نناقش بعض الجوانب الأساسية التي يجب أن تهتم بها.
تدوين الملاحظات وتوثيق محضر الاجتماع
توثيق اجتماعك وتدوين المحاضر أمر بالغ الأهمية لأنه يساعد على الاحتفاظ بسجل للنقاط التي تمت مناقشتها. قد ينسى الناس بنود العمل الأساسية والخطوات التالية إذا لم يفعلوا ذلك.
إذا كنت تدير فريق عمل عن بُعد، يصبح تسجيل الاجتماع أكثر أهمية. يمكن للأشخاص استخدام التسجيل للرجوع إلى النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع.
استخدم كليك أب كليب لتسجيل اجتماعك الأول. يتيح لك تسجيل شاشتك وإنشاء تسجيل فيديو لاجتماعك عبر الإنترنت. بهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق سماع ما تمت مناقشته ومشاهدة عرضك التقديمي.
قم بتسجيل شاشتك لتوثيق اجتماعك الأول ومشاركته مع أعضاء فريقك للرجوع إليه في المستقبل
سجّل محاضر الاجتماعات كملاحظات وملخصات يسهل الرجوع إليها إذا كنت ترغب في تسهيل الأمور. ونظراً للتكنولوجيا المتقدمة المتاحة للقيام بهذه المهمة نيابةً عنك، يمكن القيام بذلك دون جهد يدوي.
استخدم انقر فوق الدماغ لإنشاء ملاحظات وملخصات الاجتماعات تلقائيًا في غضون ثوانٍ، بدقة عالية وبدون أي جهد يدوي.
تلخيص المواضيع وإنشاء ملاحظات الاجتماع بسرعة باستخدام ClickUp AI
يجب عليك أيضًا تدوين عناصر العمل والخطوات التالية لأعضاء فريقك ومشاركتها مع فريقك. استخدم خاصية ClickUp قوالب ملاحظات الاجتماع مع قسم لبنود العمل والخطوات التالية.
جدولة وخطة للاجتماعات التالية
يعد التخطيط للاجتماع التالي مهمة هامة أخرى يجب عليك إكمالها خلال الاجتماع الأول.
لا تنهي الاجتماع دون تحديد موعد الاجتماع التالي للتحقق من التقدم المحرز في بنود العمل. قم بإنشاء جدول زمني لاجتماعات الفريق وشاركه مع فريقك لإعلام الجميع بعدد المرات التي تخطط للاجتماع معهم.
كمدير جديد، يجب عليك جدولة جلسات فردية مع كل عضو من أعضاء الفريق. ستحتاج أيضًا إلى عقد اجتماعات بدء المشروع لمناقشة المشاريع المختلفة وجداولها الزمنية.
لا تحتاج إلى توصيل كل شيء خلال الاجتماع الأول. وبدلاً من ذلك، أرسل سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني لنقل الجدول الزمني لمختلف أنواع الاجتماعات المختلفة التي تخطط لعقدها
استخدم انقر فوق قالب جدول أعمال الاجتماع التالي لتحديد الأهداف ونقاط الحوار لاجتماعك القادم.
عزز اجتماعاتك باستخدام الأداة المناسبة
يعد الاجتماع الأول لكل مدير أو قائد فريق عمل مع فريق جديد أمرًا بالغ الأهمية لأنه يحدد مسار علاقة العمل مع الفريق.
إنها فرصتك لترك انطباعك الأول وتقديم نفسك لفريقك وبناء الثقة. إذا قمت بذلك بشكل صحيح، فستترك انطباعًا أوليًا إيجابيًا، وسيكون العمل مع فريق جديد أسهل بكثير بالنسبة لك في المستقبل.
إذا كنت تدير فريق عمل عن بُعد وتخطط لعقد اجتماعك الأول عبر الإنترنت، فتأكد من أن لديك الأدوات اللازمة لجعل العملية سلسة.
استخدم انقر فوق الاجتماعات لإدارة جميع جوانب اجتماعك، من وضع جدول الأعمال إلى تدوين الملاحظات ونقل الخطوات التالية. اشترك في ClickUp واستخدمه للحصول على اجتماع ناجح.
أسئلة
**1. ماذا تقول في الاجتماع الأول مع فريق عمل جديد؟
فيما يلي بعض نقاط الحديث التي يمكنك وضعها في الاعتبار في أول اجتماع مع فريق جديد:
- ابدأ بتعريف نفسك وإخبار فريقك عن خبرتك في العمل ومجالات خبرتك، بالإضافة إلى خلفيتك
- اشكر فريقك على الترحيب الحار الذي حظيت به، وأخبرهم عن مدى حماسك للعمل معهم
- ضع جدولاً زمنياً للاجتماع وجميع الأنشطة وبنود العمل المخطط لها لبقية الاجتماع، وضع القواعد الأساسية
- قم بإجراء جلسة لكسر الجليد لجعل الناس يشعرون بالراحة وبدء تدفق المحادثة والتعرف على الأشخاص على المستوى الشخصي
- قم بإنهاء بنود العمل كما هو مخطط له واختتم بجلسة أسئلة وأجوبة وملاحظة ختامية
2. ما هو أول شيء يجب على قائد الفريق القيام به في الاجتماع الأول؟
أول ما يجب عليك فعله في اجتماعك الأول هو تقديم نفسك لأعضاء فريقك الجدد. أخبرهم عن خلفيتك الشخصية والمهنية وخبرتك العملية ودورك الحالي.
وهذه أيضًا فرصة ممتازة لتحديد التوقعات من خلال إخبارهم عن أسلوبك الإداري وكيف ستقود الفريق في المستقبل.
يجب عليك أيضاً أن تشكر الفريق على ترحيبه بك وتخبرهم عن مدى تطلعك للتعاون معهم.
3. كيف تبدأ أول اجتماع لفريق العمل؟
ابدأ اجتماع الفريق الأول بالترحيب بالجميع وتقديم نفسك. استخدم أداة كسر الجليد لدفع الأمور إلى الأمام. اذكر بنود العمل الهامة المخطط لها في الاجتماع واستعرضها بشكل فردي.