كيفية كتابة الإجراءات والسياسات (مع القوالب)

المؤسسة ذات السياسات والإجراءات الواضحة تعزز الثقافة الإيجابية. يعرف الجميع رؤية الشركة وقيمها التي تشكل سلوك الموظفين.

تتضمن الإجراءات الموثقة قائمة بما هو مسموح به وما هو محظور. يساعد دليل السياسات والإجراءات المكتوبة بشكل جيد مؤسستك على تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية. ويوفر تعليمات العمل للموظفين والمديرين للحصول على أفضل النتائج لجميع أصحاب المصلحة.

ومع ذلك، فإن كتابة الإجراءات والسياسات أمر معقد. إذا كنت جديدًا في كتابة دليل الإجراءات، فمن المناسب أن تحتاج إلى المساعدة في توصيل أفكارك وتوضيح استراتيجية العمليات .

في هذا الدليل الشامل، نشارك إرشادات خطوة بخطوة حول كتابة الإجراءات، ونماذج لمساعدتك في تسريع العملية، ونصائح وأفضل الممارسات للإجراءات المكتوبة.

ماذا تعني كتابة الإجراءات؟

تجمع الإجراءات بين الخطوات والإرشادات والموارد عبر الإنترنت التي تساعدك على إنجاز مهمة ما. الإجراءات المكتوبة بشكل جيد هي سلسلة من الخطوات الروتينية، مع الترتيب الذي يجب أن تتم به.

وهي تتضمن رؤية المجموعة القيادية وتجهز موظفيك لتحقيق أهدافهم الاستراتيجية، ووضع معايير الأداء، وتحديد مجالات التحسين.

فهم أهمية كتابة الإجراءات ## فهم أهمية كتابة الإجراءات

تزيل السياسات الشكوك حول إنجاز المهام الروتينية، وتضمن قيام الموظفين بالمهام الصحيحة بشكل صحيح. وهذا بدوره يساعد الشركة على تحسين الكفاءة والامتثال للوائح التنظيمية.

على الرغم من أنه لا يوجد إجراء يضمن الأداء الأمثل، إلا أنها تعمل على توحيد أفضل الممارسات في جميع فرقك وتحسين جودة النتائج.

الكفاءة والإنتاجية

هل حدث لك هذا من قبل؟ لقد أمضيت ساعات في إكمال مهمة ما على أكمل وجه، لتكتشف أن زميلك في الفريق قد قام بها في الماضي وأن هناك طريقة أسهل.

هنا تأتي أهمية الإجراءات. فهي لا تمنع الازدواجية وتنظم إدارة المهام التعاونية فحسب، بل إن الإجراءات المكتوبة بكفاءة تبسط سير العمل وتمكن فريقك من أن يكون أكثر إنتاجية.

الوضوح والاتساق

توضح الإجراءات المكتوبة توقعات الموظفين وتقلل من الأخطاء. يجب أن يكون هدفك أثناء كتابة الإجراءات هو تفصيل كيفية أداء مهام محددة بشكل بسيط ومتسق في جميع أنحاء المؤسسة أو توحيد العمليات .

التدريب والتأهيل

يمكن لموظفيك أو أعضاء فريقك الجدد الرجوع إلى جميع إجراءاتك المتعلقة بالعملية أو المنتج. وهذا يقلل من منحنى تعلمهم ويقلل من اعتمادهم على زملائهم في الفريق. تعمل الإجراءات أيضًا كمصدر قيم لنقل المعرفة، ويمكن الوصول إليها بسهولة عندما يكون أي شخص غير متأكد من كيفية إكمال مهمة ما.

تخفيف المخاطر والامتثال

يمكن أن تساعدك الإجراءات على تحديد المخاطر المحتملة وإدارتها من خلال تحديد أفضل الممارسات وتدابير السلامة. تخضع جميع الصناعات لقوانين ولوائح خاصة بكل بلد؛ وتضمن الإجراءات امتثال المؤسسات لهذه اللوائح والقوانين المحلية.

على سبيل المثال، يمكن أن تواجه الشركة المصنعة لرقائق البطاطس تداعيات قانونية وتنظيمية إذا لم يتم إدراج مكونات المحتويات، مع ذكر مسببات الحساسية، إن وجدت. يمكن أن يضمن تنفيذ إجراءات محكمة تتوافق مع اللوائح التنظيمية عدم حدوث مثل هذه الأخطاء أثناء تعبئة المنتجات ووضع الملصقات عليها.

التحسين المستمر

قم بتحديث الإجراءات المكتوبة بانتظام لضمان تطور العمليات التنظيمية لتظل مواكبة لاحتياجات العمل المتغيرة.

على سبيل المثال، خلال فترة الجائحة، كان على الشركات في جميع أنحاء العالم أن تتكيف مع المعيار الجديد للعمل عن بُعد، مما استلزم تحديث سياساتها وإجراءاتها لدعم عمل موظفيها في بيئة رقمية ومختلطة.

المساءلة والمسؤولية

تحدد الإجراءات أدوار الموظفين ومسؤولياتهم، وتحدد المساءلة والملكية.

على سبيل المثال، عندما تتقدم بطلب للحصول على تعويض، فإنك تقدم طلبك مع المستندات الداعمة من خلال بوابة، ثم يوافق عليه المدير، وأخيراً يقوم قسم الحسابات بسداد المبلغ.

وهذا يضمن تنفيذ مثل هذه العمليات بسلاسة من خلال تحديد التناقضات وتتبعها إلى الموظف المناسب حتى يمكن معالجتها بفعالية.

رضا العملاء

تخيل أنك تقود فريق خدمة عملاء يتعامل مع العديد من مشاكل العملاء واستفساراتهم يومياً. إذا كان بإمكان فريقك الوصول إلى دليل إجراءات يوحّد عملية حل مشكلات العملاء واستفساراتهم بشكل سريع وفعال، فإن ذلك سيسرّع من سرعة حل فريقك للاستفسارات الشائعة ومشكلات الدعم.

سهولة الوصول

قد يؤدي وجود الكثير من الكتيبات والمذكرات الفضفاضة في مؤسستك إلى زيادة في المعلومات. يفقد المستخدمون مسار الموارد ذات الصلة أو يضيعون الوقت في العثور عليها عندما يحتاجون إلى اتخاذ قرارات مستنيرة.

يعد النظام المحدث عبر الإنترنت الذي يمنح المستخدمين إمكانية الوصول ويسمح لهم بتحديث خطوات الإجراءات خيارًا رائعًا للمؤسسات سريعة النمو حيث تتطور السياسات والإجراءات باستمرار.

كيفية كتابة الإجراءات

تحديد نطاق الإجراء وأهدافه ### تحديد نطاق الإجراء وأهدافه

الخطوة الأولى في كتابة الإجراء هي تحديد الأهداف - ما هي العملية أو المهمة المحددة التي تريد التركيز عليها؟ من الذي سيستخدم وثيقة الإجراء هذه؟

ضع قائمة بالمخرجات والعوائق والسياق والقيود عند صياغة الإجراء.

المواءمة مع العمليات التجارية

يجب أن يتماشى أي إجراء تقوم بكتابته مع قيم شركتك ويساعد على اندماجها بسلاسة في الإطار التنظيمي. أشرك أصحاب المصلحة الرئيسيين في الإجراء، وقم بصياغة الدليل التفصيلي للعملية خطوة بخطوة لضمان توافق المستند بشكل فعال مع العمليات التجارية الشاملة.

اختيار العملية التجارية المناسبة

إذا كنت تقوم بكتابة إجراءات متعددة، فابدأ بإجراءات صغيرة. يمكن أن يساعدك تحديد أولويات المهام الصغيرة على فهم الفروق الدقيقة في العمليات الداخلية المختلفة ويسهل عليك كتابة إجراءات فعالة.

إنشاء الهياكل الإجرائية ومعايير التحكم في الإصدار

قم ببناء هيكل قياسي يبسط عملية كتابة الإجراءات. يمكنك إنشاء قالب إجراءات مخصص أو استخدام القوالب المتاحة للجمهور للحفاظ على الاتساق، مما يساعد المستخدمين على التنقل بسرعة بين المستندات المختلفة.

عندما تقوم بإنشاء الإجراءات، تأكد من أن بوابة الوثائق الخاصة بك تحتوي على التحكم في الإصدار. يتيح ذلك لجميع أصحاب المصلحة تتبع التغييرات بشكل منهجي ويضمن بقاء إجراءاتك محدثة.

إنشاء قائمة مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة

أثناء إنشاء إجراء ما، قم دائمًا بتضمين قائمة مراجعة لإجراءات التشغيل القياسية (SOP). يمكنك استخدام برنامج SOP وقوالب لإنشاء قائمة مراجعة لإجراءات التشغيل الموحدة كدليل مرئي لإجراءات منظمة بشكل جيد.

على سبيل المثال، يمكن لقسم الموارد البشرية لديك استخدام قائمة مراجعة لإجراءات التشغيل الموحدة التي توحد متطلبات التأهيل عند إجراء مقابلات مع المرشحين لوظيفة جديدة.

استخدام نهج إجراءات التشغيل الموحدة الخمسة في كتابة الإجراءات

إن دمج منهج الثاءات الخمس - من، وماذا، وأين، ومتى، ومتى، ولماذا - في عملية كتابة الإجراءات الخاصة بك يحسن الوضوح ويضمن عدم إغفال أي معلومات مهمة.

1. من: تخيل أنك تطلق صفحة ويب جديدة وتحتاج إلى إنشاء مساءلة على المستوى الفردي لمهام محددة. يمكن أن تساعدك العملية المنظمة على تحديد "من" بوضوح، وتحديد المساءلة بين كل مساهم، وضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد

2. ماذا: يساعدك "ماذا" على الإجابة عن السؤال - ما هي المهمة أو العملية التي يجب إكمالها؟ أثناء كتابة الإجراء، حدد الأهداف بوضوح وفصّل الخطوات اللازمة لإكمال المهمة. على سبيل المثال، يجب على عامل المصنع معرفة الخطوات التي يجب اتباعها لأداء دوره مع الالتزام بقواعد السلامة

3. المكان: من الضروري فهم مكان تنفيذ الإجراء، سواء كان موقعًا ماديًا أو برنامجًا. عند العمل على مشروع جديد، قم بإنشاء مجلد مخصص يمكن لفريقك الوصول إليه بسهولة. يمكن أن يساعدك ذلك على تتبع أداء فريقك وتعزيز المساءلة

4. متى: أثناء كتابة الإجراء، قم بتحديد مواعيد نهائية لكل مرحلة من مراحل العمل لإنشاء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) وضمان إنجازها في الوقت المناسب. على سبيل المثال، تتضمن إجراءات كشوف المرتبات، على سبيل المثال، عددًا محددًا مسبقًا من الخطوات أو المهام التي يجب إكمالها وفقًا لجداول زمنية محددة مسبقًا.

5. السبب: أخيرًا، افهم سبب توثيق الإجراء. ما هي أهدافك؟ سيؤدي فهم "لماذا" إلى تحويل المستند الجاف إلى ضرورة تنظيمية أساسية

توثيق الإجراءات وتوزيعها

إنشاء الإجراءات

تأكد من أن العناصر التالية هي جزء من الإجراء الخاص بك عند كتابته لمؤسستك

نموذج لإنشاء الإجراءات

| توثيق الإجراءات والموافقة عليها ومراجعتها

بعد صياغة الإجراءات، الخطوات التالية هي:

• توثيق السياسة: توثيق الغرض والنطاق والأهداف والأفراد والأقسام المسؤولة عن وضعها وتنفيذها
• الموافقة: تضمين الأشخاص المسؤولين عن الموافقة على السياسة/الإجراء مع معلومات الاتصال بهم
• مراجعة السياسات وتحديثها: مراجعة السياسات بشكل متكرر (مرة كل ثلاثة أشهر)، وتحديثها لمواءمتها مع المتطلبات والاحتياجات التنظيمية المتغيرة، وإبلاغ التغييرات إلى الإدارات وأصحاب المصلحة المعنيين

استخدم ### استخدم ClickUp لكتابة الإجراءات وتنفيذها

إذا كنت تواجه صعوبة في صياغة إجراء مكتوب بكفاءة، فإليك ما يمكنك فعله - اجمع كل المعلومات ذات الصلة، بما في ذلك التعليمات والوثائق الداعمة والموارد المتاحة على الإنترنت.

استخدم أدوات تخطيط العمليات مثل ClickUp كمصدر واحد للحقيقة لصياغة السياسات وتنفيذ العمليات وسير العمل وإتاحتها للجميع.

الاستفادة من الواجهة البديهية مستندات ClickUp يوفر تنظيم جميع المعلومات المجمعة وإنشاء مستند منظم. قم بتحديث المستند كلما لزم الأمر، وأضف أكبر عدد ممكن من الصفحات حسب الحاجة، وقم بتضمين عناصر إضافية مثل العروض التقديمية والجداول، وتضمين روابط الويب.

استخدم مستندات ClickUp Docs لإنشاء مستندات ومذكرات ويكي جميلة وغير ذلك - ثم اربطها بسير العمل لتنفيذ الأفكار مع فريقك

شارك هذا المستند مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لمراجعة الإجراءات وتنفيذها. مهام النقر فوق المهام تسمح لك بتعيين المهام لأعضاء الفريق، والإشارة إلى الزملاء للتعليق أو المراجعة، وتعيين جداول زمنية لإكمال المهام. ClickUp Brain سيكون مساعدك في الكتابة بالذكاء الاصطناعي - يساعدك في كتابة السياسات والإجراءات المعقدة بطريقة دقيقة.

بمجرد الانتهاء من إنشاء المسودة الأولى، قم بدعوة أصحاب المصلحة لمراجعة الإجراء وتنقيحه ووضع اللمسات الأخيرة عليه على ClickUp Dashboards مركزية جهودك التعاونية.

التدريب وجمع الملاحظات

قم بتعريف أعضاء فريقك بالإجراء لضمان تنفيذه الفعال. إذا لزم الأمر، استخدم أسلوب التلعيب لضمان فهمهم للإجراء.

شجع فريقك على تقديم الملاحظات، وتحديد مجالات التحسين والصقل. قم بتنفيذ هذه الملاحظات لتحسين الإجراءات وتحسين سير العمل باستمرار.

قوالب لكتابة الإجراءات والسياسات

إن الوصول إلى القوالب الجاهزة يسرّع عملية كتابة الإجراءات والسياسات. يوفر ClickUp مجموعة من القوالب التي تناسب مختلف المتطلبات الإجرائية:

1. قالب العمليات والإجراءات

تنزيل هذا القالب

يسلط قالب العمليات والإجراءات هذا الضوء على المهام التي تحتاج إلى القيام بها لإنشاء مستند عملية حي

قالب العمليات والإجراءات في ClickUp إطارًا منظمًا لتوثيق العمليات وإدارتها، مما يجعله أداة مؤسستك المفضلة لكتابة الإجراءات والسياسات.

هذا القالب المصمم مسبقًا قالب وثائق العملية يتضمن إرشادات خطوة بخطوة حول تحديد الأدوار والمسؤوليات، ووضع المبادئ التوجيهية، وتوثيق مقاييس مراقبة الأداء الهامة.

تتيح لك حقول ClickUp المخصصة إضافة سمات مخصصة مثل حقول مستوى المشكلة ونسب الإنجاز وتفاصيل المعتمدين لتخزين المعلومات الحيوية حول الإجراءات.

باستخدام قالب العمليات والإجراءات الخاص ب ClickUp، يمكن لفرق متعددة إنشاء بروتوكولات واضحة، وتسهيل التعاون، وتعزيز الإنتاجية.

2. قالب إجراءات التشغيل القياسية

قم بتنزيل هذا القالب

يمكنك إنشاء إجراءات تشغيل قياسية جديدة وتنفيذها بسهولة في شركتك باستخدام قالب إجراءات التشغيل الموحدة هذا

إجراءات التشغيل الموحدة ضرورية للشركات - يمكنك تقديم تعليمات مفصلة، وضمان التوافق نحو الأهداف المشتركة، وتقليل الأخطاء، وتعزيز بيئة عمل منظمة. قالب إجراءات التشغيل القياسية (SOP) من ClickUp إطار عمل شامل لمساعدتك على إدارة القوى العاملة لديك بفعالية. قوالب إجراءات التشغيل الموحدة تبسط هذه العملية، حيث توفر لوحة تحكم موحدة تسرد أفضل الممارسات والسياسات وسير العمل وقوائم مراجعة المهام.

استخدام الحالات والحقول وطرق العرض المخصصة, مقترح المشروع ميزات الإدارة، و ClickUp Brain ، يتيح لك قالب ClickUp إنشاء إجراءات تشغيل موحدة ذات مصداقية تعمل كمصدر معرفي شامل لمؤسستك بأكملها.

لاستخدام هذا قالب الخطة التشغيلية بفعالية، ابدأ بالعصف الذهني للمهام وتفصيل العمليات المختلفة. قم بإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في عمليات التغذية الراجعة والاختبار والتنقيح لضمان تحديث وثيقة إجراءات التشغيل الموحدة بانتظام. تعمل منصة ClickUp على تسهيل التعاون وإنشاء الإجراءات وتتبع التقدم المحرز لتقديم تحليل الإنتاجية.

استخدم قالب إجراءات التشغيل الموحدة من ClickUp لإنشاء عمليات فعالة والحفاظ عليها وتحسين الأداء التشغيلي لمؤسستك.

3. قالب الإجراءات

قم بتنزيل هذا القالب

استخدم قالب إجراءات ClickUp لتوضيح تدفق العملية وتحديد الغرض من العمل

قالب إجراءات ClickUp يقدم نهجًا مبسطًا لإنشاء إجراءات محددة جيدًا وإدارتها لأي من تقرير المشروع أو مهمة. يحدد القالب بوضوح تدفق العمليات، ويحدد الأهداف، ويوفر تعليمات خطوة بخطوة، مما يلغي التخمين ويضمن الاتساق بين جميع العمليات والموظفين.

يشتمل القالب على حالات وحقول وعروض قابلة للتخصيص وميزات أخرى لإدارة المشروع ترشدك في تحديد المهام وتحديد النطاق وجمع المعلومات وإنشاء ومراجعة ومراجعة ومراجعة مستند الإجراءات.

قم بتحديد الأهداف، وتحديد الخطوات، وتعيين المهام، والتعاون مع أصحاب المصلحة، وإعداد الإشعارات، وعقد الاجتماعات، ومراقبة التقدم المحرز باستخدام هذا القالب.

كتابة الإجراءات سهلة باستخدام العمليات والأدوات والقوالب المناسبة

إذا كنت تعاني من عدم الكفاءة في مؤسستك، ابدأ بالنظر في إجراءات السياسة الخاصة بك.

هل هي موجودة ويتبعها الفريق؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بتنفيذ الأدوات والقوالب الصحيحة لإنشاء إجراءات فعالة في جميع أنحاء المؤسسة.

ClickUp هي أداة سهلة الاستخدام للمبتدئين لصياغة الإجراءات وإدارتها. اشترك في ClickUp مجانًا لإنشاء الإجراءات، والتعاون مع أصحاب المصلحة، وضمان عمل الجميع بكفاءة.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

1. ما هو مثال على الإجراء؟

الإجراء هو مجموعة من التعليمات خطوة بخطوة التي توجه الأفراد خلال مهمة أو عملية محددة.

على سبيل المثال، سيتضمن "إجراء معالجة طلبات الشراء" خطوات إنشاء أوامر الشراء التي تتعامل معها الشركة والموافقة عليها ومعالجتها. يحدد هذا الإجراء بشكل مثالي من يقوم ببدء أوامر الشراء داخل مؤسستك ويوضح سير عمل الموافقة الشاملة كجزء من عملية موحدة.

2. كيف تنشئ إجراءً: نهج خطوة بخطوة

فيما يلي دليل لإنشاء إجراء خطوة بخطوة:

• الخطوة 1: تحديد نطاق الإجراء من خلال تحديد ما يهدف إلى تحقيقه بوضوح
• الخطوة 2: حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين وحدد أدوارهم لإرساء المساءلة
• الخطوة 3: توفير تعليمات مفصلة حول الخطوات والإجراءات التي يجب إكمالها في تنفيذ الإجراء
• الخطوة 4: تحديد الموقع المادي أو الرقمي الذي يتم فيه تخزين الإجراء وتنفيذه
• الخطوة 5: تحديد الجداول الزمنية المخصصة لكل خطوة من الخطوات المذكورة في الإجراء
• الخطوة 6: توضيح سبب وكيفية أهمية الإجراء لتحقيق الأهداف المؤسسية
• الخطوة 7: إنشاء وثيقة إجراءات شاملة ومراجعتها وتحديثها بانتظام

3. ما هو الإجراء خطوة بخطوة؟

الإجراء خطوة بخطوة هو مجموعة مفصلة ومتسلسلة من التعليمات التي توجه الأفراد خلال مهمة أو عملية محددة. وهو يقسم نشاطًا معقدًا إلى مكونات يمكن إدارتها وفهمها، ويتم صياغة كل خطوة بعناية لضمان الوضوح والاتساق.

وهي تتضمن من هو المسؤول عن كل خطوة، وما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها، وأين تحدث المهام، ومتى يجب إكمالها، وسبب أهميتها. عند توثيقها، تشكل هذه الخطوات إجراءً موحدًا يعزز الكفاءة التنظيمية.