الوثائق التي يجب توفرها عند التعيين لضمان الاندماج السلس للموظفين الجدد

قد تؤدي عملية التأهيل إلى نجاح أو فشل الموظف الجديد في منصبه.

في 2023 بحث استطلعت شركة Korn Ferry الاستشارية آراء الموظفين الذين تركوا وظائفهم في غضون ستة إلى اثني عشر شهرًا. وكأسباب لقرارهم، ذكر المشاركون في الاستطلاع عوامل مثل الشعور بالانفصال عن ثقافة الشركة وتجربة التأهيل السيئة.

يمكن أن تساعدك وثائق التأهيل على أن تكون دقيقاً وشفافاً مع موظفيك الجدد منذ اليوم الأول. إلى جانب النماذج الضريبية الإلزامية وعقود العمل الإلزامية، هناك العديد من المستندات المفيدة الأخرى التي يجب مراعاتها عند التعيين. إذا تم إعدادها وتنظيمها بدقة، يمكن أن تساعد الموظفين على التنقل في بيئة العمل الجديدة دون عناء. 🧭

في هذه المقالة، سنناقش الأنواع المختلفة من المستندات التي يجب عليك تضمينها في عملية الإعداد، من النماذج القانونية والضريبية إلى المخططات التنظيمية وأدلة العمليات واتفاقيات عدم الإفصاح. سنقدم أيضًا نظامًا أساسيًا شاملاً للإنتاجية وإدارة المشاريع يجعل إنشاء وتنظيم الأعمال الورقية الخاصة بالتأهيل أمرًا سهلاً للغاية.

أهمية مستندات تأهيل الموظفين ## أهمية وثائق تأهيل الموظفين

على غرار تأهيل العميل التهيئة الداخلية للموظف هي عملية استيعاب الموظف الجديد في المؤسسة. فهي تساعد الموظف على الاستعداد للوظيفة وتعريفه بثقافة الشركة.

عملية سلسة عملية تأهيل الموظفين يمكن أن تزيد من التحفيز والإنتاجية والرضا الوظيفي. علاوة على ذلك، عادةً ما يكون لدى الشركات التي لديها عمليات تأهيل مدروسة جيدًا معدلات دوران أقل.

تلعب الوثائق دوراً حاسماً في عملية التأهيل. وعادةً ما يتم إعدادها بواسطة الموارد البشرية (HR) أخصائي أو مدير أو صاحب عمل.

إلى جانب كونها مطلباً قانونياً، يمكن لوثائق التأهيل أن تجعل عملية الاندماج أكثر كفاءة. فهي تساعد الموظف على التعرف على الشركة والدور بطريقة سريعة وسهلة المنال، وتدعمه أثناء وبعد عملية التأهيل. 📃

وثائق الإعداد القانوني والضريبي

يجب أن تكون النماذج القانونية هي الأولى في قائمة مستندات التأهيل للموظفين الجدد. أكملها في غضون أيام قليلة من تاريخ بدء الموظف لتجنب المشاكل القانونية والغرامات.

نموذج ضريبة W-4

يجب على الموظف إكمال استمارة ضريبة الدخل الفيدرالية المسماة W-4. من خلال القيام بذلك، يحددون حالة الاستقطاع الضريبي الخاصة بهم، ويؤثرون على المساهمات مثل الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.

يُعلم نموذج W-4 دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بالمبلغ الذي يجب خصمه من راتب الموظف. كما يتيح لك أيضًا معرفة كيفية تخصيص المبلغ المقتطع من الضريبة. 💵

راجع أحدث نموذج W-4 قبل كل شيك راتب للتأكد من توافقه مع اختيارات الموظف. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بجميع المستندات الضريبية الخاصة بالموظفين في ملف لمدة أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق آخر مبلغ ضريبي أو دفعه (أيهما يأتي لاحقًا).

نموذج ضريبة الولاية W-4

تفرض معظم الولايات ضريبة دخل. تتطلب التسعة التالية أيضًا من موظفيك الجدد ملء شهادة استقطاع ضرائب الدولة:

1. ألاسكا
2. فلوريدا
3. نيفادا
4. نيو هامبشاير
5. داكوتا الجنوبية
6. تينيسي
7. تكساس
8. واشنطن
9. وايومنغ

استمارة I-9 ووثائق الأهلية للعمل

تؤكد استمارة I-9 أهلية الموظف الجديد للعمل في الولايات المتحدة، والتي تعتمد على جنسيته وإقامته وتأشيرته وحالة الهجرة.

يجب على الموظف إكمال الاستمارة وإعادتها إليك في غضون ثلاثة أيام من تاريخ بدء العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يزودك بـ مستندات أهلية العمل، مثل

• شهادة الميلاد
• جواز السفر
• بطاقة إقامة

راجع النموذج والوثائق لمعرفة ما إذا كانت تستوفي جميع المتطلبات. لست بحاجة إلى تقديمها، ولكن يجب عليك الاحتفاظ بها في الملف في حال طلبها موظف الهجرة.

المستندات الخاصة بالشركة على متن الطائرة

تسمح المستندات التالية للموظفين الجدد بالتعرف على سياسات الشركة وثقافتها وأفرادها وفعالياتها وعلامتها التجارية.

كتيب الموظف

دليل دليل الموظف بمثابة موسوعة للمعلومات الأساسية للشركة. كن دقيقًا واستخدم لغة واضحة عند إعداده، ولكن لا تُغرق الموظفين بالمعلومات.

بعض العناصر الأكثر شيوعًا في دليل الموظف هي:

1. بيان المهمة: يعطي كتيب الموظف الجيد للموظف لمحة عامة عن الشركة وأهدافها وقيمها
2. معلومات التوظيف: تتضمنجداول العملوسياسات الإجازات وساعات العمل الإضافية، وسياسات إنهاء الخدمة والاستقالة، وغيرها من الأمور الفنية
3. السياسات الأمنية: تناقش الممارسات الأمنية للشركة وإجراءات الطوارئ الخاصة بالشركة
4. سياسة إدارة المخاطر: يشرح كتيب الموظفين كيفية تعامل الشركة مع الحوادث في مكان العمل والكوارث البيئية والحوادث الأخرى
5. مدونة قواعد السلوك في مكان العمل: توفر مبادئ توجيهية للسلوك في مكان العمل، مثل قواعد اللباس أو سياسات مكافحة التمييز والتحرش
6. معلومات عن إدارة الأداء: يناقش المعايير التي تستخدمها الشركة لتقييم الأداء، ومراجعة الأداء الجدول الزمني، والنتائج المحتملة، مثل الترقيات والتدابير التأديبية

بمجرد أن يقرأ الموظف الدليل، يجب أن يوقع على نموذج الاتفاقية. ✍️

المخطط التنظيمي

An المخطط التنظيمي يعرّف الموظف بهيكل الشركة. يجب أن يعرض المخطط أسماء الموظفين ومهامهم والجهة التي يقدمون تقاريرهم إليها. يمكن أن يسهل التواصل الداخلي والمتعدد الوظائف. إذا كان لدى الموظف الجديد سؤال، فسيعرف إلى من يوجهه من خلال النظر إلى المخطط. 👥

إرشادات العلامة التجارية

كل شركة لديها طريقة فريدة ومتسقة لتمثيل نفسها. 🖼️

الـ وثيقة إرشادات العلامة التجارية ترشد الموظف الجديد إلى التطبيق المناسب للشعارات والخطوط وأنظمة الألوان المقبولة ونبرة الكتابة التي يجب أن يستخدمها في المواد التسويقية أو التواصل الخارجي.

تقويم الشركة

من الاجتماعات الهامة والمواعيد النهائية إلى العطلات و فعاليات بناء الفريق ، فإن تقويم الشركة يتيح للموظف الجديد الاطلاع على الأنشطة اليومية. فهو يسمح لهم بالتخطيط المسبق ومزامنة جدولهم الشخصي مع جدول الشركة. 🗓️

وثائق التأهيل الخاصة بالوظيفة ## وثائق التأهيل الخاصة بالوظيفة

استخدم أوراق التأهيل المدرجة أدناه لمساعدة الموظف على الاستعداد لوظيفته الجديدة.

خطاب عرض العمل وعقد العمل

عند الانتهاء من مقابلة عمل ، يمكنك عرض الوظيفة على المرشح، ولكن يجب عليك متابعة ذلك كتابيًا.

يحدد خطاب عرض العمل المعلومات حول وظيفة الموظف الجديد، مثل المسمى الوظيفي وتاريخ البدء والتوقعات والتعويضات والمزايا. يجب على الموظف قراءته بعناية والتوقيع عليه لقبول الشروط رسمياً. عقود الموظفين عادة ما تكون أكثر تعمقاً. قد تتضمن معلومات حول جدول العمل والواجبات والسياسات والسرية وشروط إنهاء الخدمة. وهي تشبه كتيبات الموظفين ولكنها أكثر إيجازاً وتحديداً لدور الموظف.

كتيبات العمليات

من العناصر المهمة الأخرى في قائمة التحقق من تأهيل الموظفين ما يلي وثائق العملية .

اعتمادًا على طبيعة الدور، فإن أدلة العمليات قد تبدو كإرشادات عامة أو مفصلة إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) . هذه الأخيرة هي تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ العمليات المتكررة وحل المشاكل.

لا يمكن التقليل من أهمية وثائق الموظفين هذه. فمع التوثيق السليم للعمليات، يكون لدى كل من الموظفين الجدد والحاليين قاعدة معرفية يرجعون إليها إذا كانت لديهم مخاوف. ويمكن أن تقلل من الحاجة إلى المكالمات والاجتماعات، مما يجعل العمل أكثر تركيزًا وكفاءة.

بالنسبة للموظفين الجدد، فكر في صياغة وثائق منفصلة خطط تدريب منفصلة . يجب أن تشرح هذه الوثائق ما يمكن أن يتوقعه الموظف في الأشهر القليلة الأولى في منصبه الجديد. كما يجب أن تحدد أيضًا كيف يمكن أن تتغير الواجبات مع اكتساب الموظف للخبرة ومعايير التقدم إلى أدوار أعلى. في حين أن الموظف الجديد في التدريب قم بإعدادهم بدعم من أحد الأقران أو المرشدين. 👐

وثائق الرواتب والمزايا

قم بإعداد هذه الوثائق لتمكين التعويضات السلسة وتعزيز الشفافية حول المزايا.

نموذج الإيداع المباشر

إذا كنت ستدفع للموظف عن طريق إيداع الأموال مباشرةً في حسابه المصرفي، فيجب عليه ملء نموذج الإيداع المباشر. فهو يتيح لك جمع المعلومات التي تحتاجها لمعالجة المدفوعات، مثل تفاصيل الحساب المصرفي للموظف وتفضيلاته. 🏦

احرص على جمع هذه البيانات قبل وقتٍ كافٍ قبل أول شيك راتب بوقتٍ كافٍ حتى يمكن معالجتها في الوقت المحدد.

ملخص المزايا

بينما يجب أن تكون واضحًا بشأن المزايا التي تقدمها الشركة منذ البداية، فمن الأفضل إنشاء مستند يمكن أن يكون بمثابة نقطة مرجعية مشتركة. في هذه الوثيقة، قم بتضمين معلومات مثل

• وقت الإجازة: تفصيل شروطسياسة شركتك الخاصة بإجازة نهاية الخدمة. أخبر الموظف بالعطلات التي يحصلون فيها على إجازة، وعدد أيام الإجازة المدفوعة الأجر المتاحة، وكيفية طلب الإجازة
• قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA): إذا كان قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) ينطبق عليك، فيمكن لموظفيك طلب إجازة عند التعامل مع الأمور الطبية أو العائلية. يجب أن تُعلمهم في وثائق التأهيل بأهليتهم وشروط الإجازة. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات لجميع الطلبات في حالة طلب وزارة العمل لها
• التأمين الصحي: إذا كانت شركتك تقدم تأميناً صحياً، يجب عليك تزويد الموظف الجديد بالوثائق التي تشرح شروطه
• 401 (ك) وخطط التقاعد الأخرى: 401 (ك) هي خطة ادخار تقاعدية تقدم مزايا ضريبية محددة للموظف وصاحب العمل، ولهذا السبب فهي خيار شائع. أياً كانت خطة التقاعد التي قد تقدمها، يجب أن تصفها في وثائق التأهيل
• مزايا أخرى: تقدم بعض الشركات مزايا إضافية، مثل ميزانية المعدات التقنية أو صندوق التطوير المهني. إذا كان ذلك ينطبق عليك، فقم بشرح المزايا بالتفصيل وتقديم المبالغ الدقيقة في وثائق التأهيل

نماذج واتفاقيات متنوعة ## نماذج واتفاقيات متنوعة

اعتماداً على سياسات شركتك، قد ترغب في تضمين هذه المستندات الإضافية في عملية التأهيل.

نموذج الاتصال في حالات الطوارئ

نموذج الاتصال في حالات الطوارئ لا غنى عنه في استراتيجية إدارة المخاطر في أي شركة. فهو يخبرك بمن تتواصل معه في حالة وقوع حادث. الاستمارة مهمة بشكل خاص إذا كانت وظيفة الموظف تنطوي على أنشطة يحتمل أن تكون خطرة.

اطلب من الموظف الجديد تسمية شخصين على الأقل في الاستمارة وتضمين أرقام هواتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني.

اتفاقية عدم الإفصاح (NDA)

إذا كانت شركتك تتعامل مع معلومات سرية، فيجب عليك إعداد اتفاقية عدم إفشاء (NDA) سواء كنت عملاء على متن الطائرة أو الموظفين.

بالتوقيع على هذه الوثيقة، يلتزم الموظف بحماية البيانات الحساسة التي يعمل بها. إذا تم خرق اتفاقية عدم الإفصاح، يمكن للشركة اتخاذ إجراءات قانونية. 🔏

عقد اتفاقية عدم المنافسة

اتفاقية عدم المنافسة الموقعة تمنع الموظف من المشاركة في الأنشطة التي يمكن أن تعيق الميزة التنافسية للشركة لفترة معينة بعد انتهاء عمله. قد تشمل هذه الأنشطة العمل لدى منافس أو بدء عمل تجاري منافس.

تُعد اتفاقية عدم المنافسة أو بند عدم المنافسة أمرًا بالغ الأهمية عندما تكون الشركة قد طورت معرفة أو علاقات أو تكنولوجيا مملوكة للشركة. فهو يضمن عدم قدرة الموظف على استخدام خبرته مع الشركة لإفادة أحد المنافسين.

سياسة اختبار المخدرات وفحص الخلفية

إذا كانت الوظيفة تستدعي إجراء اختبار المخدرات أو التحري عن الخلفية الجنائية، فقم بتضمين وصف تفصيلي للمتطلبات في وثائق التأهيل الخاصة بك. بمجرد أن يقدم الموظف السجلات أو نتائج الاختبار، احتفظ بها في متناول اليد في حالة مراجعات الامتثال المستقبلية. تأكد من تقييد الوصول إلى هذه البيانات الحساسة.

وثيقة موافقة الموظف

يمكن أن يكون لوثيقة موافقة الموظف العديد من التطبيقات. فهي تضمن أن الموظف يفهم ويوافق على إجراء معين، مثل:

• جمع واستخدام المعلومات الشخصية
• المشاركة في برنامج التدريب أو التطوير
• التحقق من الخلفية واختبار المخدرات
• مراقبة الاتصالات
• التغييرات في عقد العمل

إنشاء وتنظيم مستندات التأهيل المهني

في حين يجب أن تكون وثائقك شاملة، إلا أنها يجب ألا ترهق الموظف الجديد. لهذا السبب من الضروري وضع خطة لـ تقديم أوراق التهيئة تدريجياً مع الامتثال للوائح.

على سبيل المثال، يجب إكمال القسم الثاني من استمارة I-9 بحلول نهاية اليوم الثالث من التوظيف، لذلك يجب أن يكون من أهم أولوياتك. من ناحية أخرى، لا يعتبر تقويم الشركة شرطاً قانونياً ولا حاسماً لعملية اندماج الموظف، لذا يمكنك الوصول إليه بعد أسابيع من يوم بدء العمل.

عند إعداد الوثائق وتوزيعها وتنظيمها، يمكن أن تكون أداة الإنتاجية المناسبة منقذة للحياة. يمكن أن تكون أي شيء من نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) و برنامج التأهيل إلى الكل في واحد برنامج إدارة المشاريع مثل انقر فوق . 🛠️

ClickUp منصة قوية للتعامل مع مسائل الموارد البشرية والتوثيق. اكتشف بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من حزمة الموارد البشرية أدناه.

صياغة المستندات الجذابة بكفاءة

استخدم أداة تحرير وتنسيق النصوص المتعددة الاستخدامات في ClickUp لصياغة مستنداتك مستندات ClickUp يتيح لك إنشاء كتيبات تفاعلية ومواقع الويكي وغيرها من المستندات لأغراض الإعداد. يعمل كمحرر نصوص قياسي ولكنه يحتوي على العديد من خيارات التنسيق. يمكنك إضافة العناصر التالية لجعل نصك أكثر جاذبية:

• الإشارات المرجعية
• الجداول
• لافتات مرمزة بالألوان
• الأزرار
• جدول المحتويات

بمجرد أن يصبح النص جاهزاً، أرسله إلى الآخرين لمراجعته. قم بإنشاء رابط قابل للمشاركة، مع ضبط الأذونات لمستويات وصول مختلفة. يمكنك أنت وزملاؤك في الفريق تحرير المستند بشكل تعاوني في الوقت الفعلي.

قم بضبط نتائجك للوصول إلى محتوى أفضل بشكل أسرع باستخدام إعادة الطلب في ClickUp AI

هل تعاني من عرقلة الكاتب؟ استفد من قوة انقر فوق الذكاء الاصطناعي مساعد مفيد للكتابة بالذكاء الاصطناعي. يمكنه تقديم الأفكار لك، ومساعدتك في صياغة المستندات بشكل أسرع، والتأكد من أنها احترافية ومنظمة.

تنظيم المستندات بشكل مثالي

إدارة جميع الوثائق والعمل داخل مساحة العمل الخاصة بشركتك

يستلزم الإعداد الكثير من الأعمال الورقية. يمكنك جعلها أكثر قابلية للإدارة مع التسلسل الهرمي لمشروع ClickUp ، إنشاء قاعدة بيانات منظمة وقابلة للتطوير.

أضف مساحة عمل الشركة، وقم بتقسيمها إلى مساحات مخصصة للأقسام أو الفرق المختلفة، واضبط الأذونات لكل منها.

تحويل المستندات إلى مهام وتعيينها وجدولتها وتوفير جميع المعلومات ذات الصلة في الوصف

تحويل المستندات إلى مهام ومهام فرعية. قم بتنظيمها في قوائم ومجلدات لمختلف المشاريع والمسميات الوظيفية والمناطق الجغرافية والعوامل الأخرى ذات الصلة. يمكنك تعيين المهام وجدولتها بالإضافة إلى إضافة الأوصاف والحالات وعلامات الأولوية وقوائم المراجعة والتعليقات.

مع هذه القاعدة المعرفية الشاملة والمنظمة، يمكن لموظفيك الجدد الوصول إلى أي معلومات بسرعة. لن يكون لديهم أي شكوك حول ما يتعين عليهم القيام به، ومتى يقومون به، وكيفية القيام به.

تخطيط وتتبع عملية التوظيف بأكملها

مع إمكانيات إدارة المهام في ClickUp يمكنك تخطيط وتدقيق معظم عمليات الموارد البشرية. يمكن أن يكون ClickUp قاعدة بيانات المرشحين والموظفين لديك، مما يتيح لك جلب أي معلومات أو مستند ببضع نقرات. 🖱️

عند التوظيف، أضف المرشحين إلى مساحتك. تقديم الحقول المخصصة لعرض حالة طلباتهم ونطاق الراتب والسيرة الذاتية بسرعة, المستندات القانونية وعناصر أخرى.

توفر طرق عرض ClickUp التي يزيد عددها عن 15 طريقة عرض للمؤسسات حلاً شاملاً لكل فريق

الرافعة المالية أكثر من 15 مشاهدة لـ ClickUp لإدارة الجوانب المختلفة للتوظيف والتأهيل. على سبيل المثال، يمكنك:

• استخدامClickUp Whiteboards لتصميم مسارات التوظيف والتأهيل جنبًا إلى جنب مع فريقك
• تصور الجداول الزمنية وتتبعها باستخدامعرض جانت الخاص ب ClickUp أوعرض الجدول الزمنيإضافة تبعيات المهام لإنشاء عمليات سير عمل مبسطة
• إنشاءعرض نموذج ClickUp لجمع كل البيانات التي تحتاجها من المرشحين والموظفين الجدد
• قدم الدعم للموظفين الجدد واتخذ قرارات توظيف فعالة باستخدامعرض ClickUp Chat لا تعرف كيف تبدأ في تنظيم مساحة العمل الخاصة بك؟ يحتوي ClickUp على أكثر من 1,000 قالب لإعداد سريع وغير مؤلم.

إن قالب قائمة التحقق من التأهيل في ClickUp Onboarding يمكن أن يكون تذكيرًا بسيطًا بالوثائق المهمة التي يجب عليك جمعها وتوزيعها. تشمل القوالب الأخرى الأكثر عمومية نموذج ClickUp لإعداد الموظفين و قالب تأهيل الموظفين الجدد في ClickUp . لا تتردد في تخصيصها حسب احتياجات شركتك. 💖

إدارة مستندات وعمليات التأهيل دون عناء باستخدام ClickUp

تعد وثائق التأهيل جزءًا مهمًا من عملية توجيه الموظفين. عندما يتم فرز الوثائق الخاصة بك، فإن بقية عملية التوظيف والإعداد ستصبح في مكانها الصحيح. ستضمن الامتثال للقانون وتمنح الموظفين الجدد مصدرًا واحدًا للحقيقة يلجأون إليه عندما يساورهم الشك، مما يمنع سوء الفهم ويعزز الشفافية.

من خلال أداة شاملة مثل ClickUp، يمكنك تنظيم الوثائق، وتخطيط عملية التأهيل بأكملها وتحسينها، و منح موظفيك الجدد أفضل فرصة للنجاح في أدوارهم القادمة - اشترك اليوم . 🌟