كيفية حساب المهلة الزمنية لتحسين سير العمل لديك

" و "كم سيستغرق الأمر" و "كم سيكلف؟" هما السؤالان اللذان يطرحهما كل مشترٍ، سواء كان الأمر يتعلق ببدلة مصممة خصيصاً أو تنفيذ برنامج.

في منشور المدونة هذا، دعنا نستكشف ما يتطلبه الأمر للإجابة على السؤال الأول، باستخدام مفهوم يسمى المهلة الزمنية.

ما هي المهلة الزمنية؟

يشير مصطلح المهلة الزمنية إلى إجمالي الوقت اللازم لإكمال عملية ما منذ بدايتها وحتى اكتمالها. وهي الفترة الزمنية الفاصلة بين تقديم العميل للطلب واستلام المنتج أو الخدمة.

ترجع جذور مفهوم المهلة الزمنية إلى أوائل العصر الصناعي، وقد اكتسب أهمية مع ظهور ممارسات التصنيع وإدارة سلسلة التوريد. في التصنيع، هو الوقت الذي تستغرقه وحدة الإنتاج لتصنيع منتج ما. وقد يمتد ذلك لبضعة أسابيع.

ومن التصنيع، أصبح الآن مقياسًا شائعًا في مختلف الصناعات. عندما تذهب إلى مطعم وتطلب العشاء، قد يقولون لك: "من فضلك اسمح لنا بـ 20 دقيقة لإعداد طعامك" هذه الـ 20 دقيقة هي المهلة الزمنية.

في تطوير البرمجيات الرشيقة، يستخدم مديرو المشاريع المهلة الزمنية لتخطيط سباقات السرعة وجدولة النشر وتخصيص الموارد وإدارة توقعات أصحاب المصلحة وغير ذلك.

أنواع مختلفة من المهل الزمنية

اعتمادًا على أهدافك، يمكنك قياس المهل الزمنية للعملية بأكملها أو بعض الأجزاء فقط. وفيما يلي بعض الأنواع المختلفة من المهل الزمنية.

مهلة الإنتاج

يُطلق على إجمالي الوقت اللازم لتصنيع منتج ما من بداية عملية الإنتاج المادي إلى اكتماله مهلة الإنتاج.

فكر في شركة تصنيع أثاث تنتج طاولات مخصصة. إذا استغرق الأمر

• 2 يوم لاستلام المواد
• 3 أيام للتقطيع والتجميع
• 1 يوم للصنفرة
• 2 يوم للطلاء والتشطيب
• 1 يوم للفحص

يبلغ إجمالي مهلة الإنتاج تسعة أيام. إذا كانت هناك أي ثغرات أو أوقات انتظار بسبب عدم توفر خط التجميع/ أعضاء الفريق، فيجب تضمين ذلك أيضًا.

مهلة المواد

الوقت من تقديم طلب شراء المواد حتى استلامها جاهزة للاستخدام في الإنتاج يسمى مهلة المواد.

ويشمل الوقت الذي يستغرقه البائع لمعالجة الطلب، وإعداد/تصنيع المواد الخام، وتعبئتها وشحنها إلى خط التجميع الخاص بك.

غالبًا ما تكون مهلة المواد هي الجزء الأول من مهلة الإنتاج. سواء كانت شركة تصنيع سيارات تشتري الألومنيوم أو خبازًا يشتري السكر، فإن مهلة المواد تحدد الوقت الذي يمكنك فيه بدء العمل.

مهلة التصنيع

يُطلق على إجمالي الوقت اللازم لتصنيع منتج ما، من بداية الإنتاج إلى اكتمال المنتج النهائي، مهلة التصنيع. وتشمل جميع مراحل عملية التصنيع، بما في ذلك الإعداد, تنفيذ المشروع والتجميع

في حين أن مهلة الإنتاج تشمل الوقت اللازم لاستلام المواد والفحص وما إلى ذلك، فإن مهلة التصنيع هي فقط الوقت المستغرق في إنشاء المنتج.

وفقًا للمثال السابق، ستكون مهلة التصنيع ستة أيام، لا تشمل يومين لاستلام المواد ويومًا واحدًا للفحص.

مهلة الشراء

المدة من تقديم طلب شراء السلع أو الخدمات حتى تسليمها تسمى مهلة الشراء.

وتشمل معالجة طلبات الشراء وإنشاء طلب الشراء واختيار الموردين والتصنيع والتسليم. تبدأ مهلة الشراء قبل مهلة المواد ولكنها تشمل أيضًا مهلة الشراء.

تساعد مهلة المشتريات فرق المشروع على قياس مهلة الشراء في قياس زمن التأخير الناتج عن العمليات التي تقع خارج نطاق اختصاصها المباشر.

مهلة العميل

تسمى المدة من وقت تقديم العميل لطلب الشراء حتى استلامه للمنتج أو الخدمة مهلة العميل.

في مطعم للوجبات السريعة مثل ماكدونالدز، يتم تقليل المهلة الزمنية من خلال التجهيز المسبق للأصناف قبل تقديم الطلب بكثير - وهو أمر ممكن بسبب توحيد الخدمات. ينطبق هذا على أدوات SaaS أيضًا. يمكن للعميل الوصول إلى البرنامج على الفور لأن المنتج تم إنشاؤه بالفعل وجاهز للشحن.

ومع ذلك، إذا كنت ستحصل على شعار مخصص لعلامتك التجارية، فستتضمن مهلة العميل عملية الإنتاج بأكملها.

مهلة الشحن

يُطلق على الوقت الذي يبدأ من الوقت الذي يكون فيه المنتج جاهزاً للشحن في المنشأة حتى تسليمه إلى وجهته النهائية مهلة الشحن. وتشمل هذه الفترة إعداد المنتج للشحن والمناولة والنقل والتسليم إلى العميل أو موقع المشروع.

في إدارة سلسلة التوريد الحديثة، تُعد مهلة الشحن مقياسًا مهمًا. على سبيل المثال، إذا كان هاتفك الذكي يتم تجميعه في الصين أو الهند، فإن قدرتك على بيعه في الولايات المتحدة تعتمد على المدة التي يستغرقها البائع لشحنه إليك. لذا، يجب أن تستوعب خططك الخاصة بالذهاب إلى السوق المهل الزمنية للشحن.

المهلة الزمنية التراكمية

يُطلق على مجموع المهل الزمنية عبر مختلف العمليات اسم المهلة التراكمية أو مهلة سلسلة التوريد. وهي تشمل المهل الزمنية لجميع مكوناتها وعملياتها، بدءًا من الطلب الأولي للمواد الخام إلى تسليم المنتج النهائي إلى العميل النهائي.

مع وجود العديد من أنواع المهل الزمنية التي تنطبق على مختلف المواقف والبيئات، يمكن أن يمثل حساب المهلة الزمنية تحديًا. لذا، قدمنا لك المساعدة. إليك معادلة المهلة الزمنية وعملية حسابها خطوة بخطوة.

كيف تحسب المهلة الزمنية؟

أبسط طريقة لحساب المهلة الزمنية هي النظر إلى البيانات السابقة وحساب الوقت من تاريخ البدء إلى تاريخ الانتهاء.

على سبيل المثال، إذا كانت العملية تبدأ في 01/01/2024 وتنتهي في 31/01/2024، فإن المهلة الزمنية هي 31 يومًا. في أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp، يمكنك حساب متوسط المهل الزمنية تلقائيًا استنادًا إلى البيانات التاريخية.

عرض المخطط الزمني للنقر فوق الجدول الزمني لحساب المهل الزمنية

في حين أنه يوفر عرضًا موحدًا رائعًا، إلا أن صيغة المهلة الزمنية هذه لا تمنحك المدخلات الدقيقة اللازمة لتحسين الكفاءة. لذا، هناك طريقة أخرى للتعامل مع هذا الأمر وهي العمل إلى الأمام. إليك الطريقة.

1. تحديد مكونات المهلة الزمنية

ابدأ بتقسيم العملية إلى مكوناتها الرئيسية، مثل:

• شراء المواد الخام
• المعالجة المسبقة
• الإنتاج/التصنيع
• فترة التبريد، إن وجدت
• زمن التأخير/وقت الانتظار
• مراقبة الجودة والفحص
• التجميع
• التعبئة والتغليف
• معالجة الطلبات
• الشحن والخدمات اللوجستية

لن تؤثر جميع العمليات على المهلة الزمنية. في بعض الحالات، قد يتم استدعاؤها أو تنفيذها بشكل مختلف.

على سبيل المثال، في هندسة البرمجيات، قد يشمل التغليف في الحاويات، وقد يكون الشحن هو النشر. بالنسبة لمثل هذه المشاريع, تتبع وقت المشروع في ClickUp أداة رائعة لقياس الوقت بدقة. لتتبع الوقت على ClickUp، يمكن لأعضاء الفريق بدء تشغيل المؤقت وإيقافه، أو إضافة نطاق، أو مجرد إدخال الوقت المستغرق بالساعات/الدقائق بأثر رجعي!

تتبع الوقت ووضع التقديرات وإضافة ملاحظات وعرض تقارير عن وقتك من أي مكان في ClickUp

لذا، اختر جميع المكونات التي تنطبق على عملك.

2. قياس المهل الزمنية الفردية

بناءً على المكونات التي تنطبق عليك، قم بحساب المهل الزمنية الفردية.

معادلة مهلة الشراء: تاريخ استلام الطلب - تاريخ طلب الشراء من فريق المشروع.

إذا كنت تستخدم انقر فوق النماذج لتجميع طلبات الشراء، ستجد أنه من الأسهل بكثير إدخال تاريخ الاستلام وعرض المهلة الزمنية على لوحة التحكم.

طريقة عرض نموذج ClickUp لجمع طلبات العملاء دون عناء

على الرغم من أن فريق المشروع لا يتحكم كثيرًا في سرعة عمل فريق المشتريات، إلا أن هذه المهلة الزمنية ضرورية لكفاءة العملية بشكل عام.

معادلة مهلة الإنتاج/التصنيع: تاريخ الإنتاج النهائي - تاريخ استلام المواد الخام. استخدم هذا المقياس لتحديد الوقت اللازم لتحويل المواد الخام أو المكونات إلى المنتج النهائي، بما في ذلك أوقات الإعداد أو المعالجة أو التجميع أو التجميع أو ضمان الجودة أو الفحص.

معادلة مهلة الشحن: وقت التسليم للعميل - وقت الشحن من المستودع. تدرج بعض الشركات التعبئة والتغليف ضمن مهلة التصنيع، بينما يعتبرها البعض الآخر عملية مرتبطة بالشحن. اختر ما يناسبك.

3. قم بإضافتها

قم بجمع المهل الزمنية الفردية (المشتريات والإنتاج والشحن) للحصول على إجمالي المهلة الزمنية أو المهلة الزمنية الفعلية للطلب. حقول صيغة ClickUp يمكن أن تجعلها أبسط بكثير مع دوال التاريخ والوقت ودوال السلاسل والدوال المنطقية والدوال الرياضية.

حقول صيغ ClickUp لتنفيذ العمليات الحسابية المتقدمة بكل سهولة

أثناء قيامك بذلك، إليك بعض الأشياء التي يجب تذكرها.

ضع في اعتبارك الوقت الاحتياطي: إذا كنت تستخدم المهل الزمنية كمعيار لتحديد تاريخ التسليم الموعود للعميل، أضف بعض الوقت الاحتياطي لتغطية أي تأخيرات غير متوقعة أو تغيرات غير متوقعة في العملية.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون لتأخير بسيط في خطوة واحدة تأثير تراكمي على الخطوات التالية. استخدام انقر فوق مخطط جانت لتصور التبعيات والتأثير الكلي على الجدول الزمني للتسليم.

مخطط جانت البياني لـ مخططات جانت الخاصة بـ ClickUp لتخطيط المشاريع القائمة على الوقت المستغرق

تقسيم المهلة الزمنية إلى تفاصيل دقيقة: تقوم معظم الشركات بحساب المهل الزمنية لتحسين الكفاءة. إذا كانت هذه هي الحالة، فأنت تريد الاحتفاظ بكل التفاصيل الدقيقة. على سبيل المثال، أنت بحاجة إلى معرفة ما إذا كان التخليص الجمركي يستغرق الجزء الأكبر من المهل الزمنية للشحن.

أمثلة على المهل الزمنية

المهلة الزمنية هي ببساطة الوقت بين بداية العملية ونهايتها. عبر الصناعات والشركات والمشاريع والفرق، هناك المئات من الأمثلة على المهلة الزمنية.

المهلة الزمنية في التصنيع

لنفترض أنك مُصنِّع قمصان قطنية تُباع من خلال متاجر البيع بالتجزئة. ستكون المهلة الزمنية هي إجمالي

• وقت شراء القطن (15 يومًا)
• وقت الشراء للمواد الأخرى مثل الخيوط والأزرار ومواد التغليف وما إلى ذلك (3 أيام)
• وقت الإنتاج/المعالجة للقياس والقص والخياطة والكي والطي وإضافة العلامات (يوم واحد)
• وقت الفحص (1 يوم)
• وقت التغليف (3 أيام)
• وقت الشحن إلى بائع التجزئة (12 يوم)

إجمالي المدة الزمنية = 35 يومًا

المهلة الزمنية في إدارة مشاريع البرمجيات

قد تكون مشاريع تطوير البرمجيات مختلفة قليلاً. فقد تكون مرحلتا التخطيط والهندسة المعمارية أطول بكثير، ولكن قد تحدث بقية المراحل في سباقات السرعة القصيرة، والتي تتطور بشكل تدريجي.

ولذلك، عادةً ما يتم حساب المهل الزمنية من وقت جاهزية قصة المستخدم حتى وقت نشر الميزة.

فوائد تقليل المهلة الزمنية

يخبرك المهلة الزمنية بالوقت الذي تستغرقه لإنجاز العمل. وبالتالي، يمكنك معرفة مقدار ما يمكنك إنتاجه في أي وقت معين. على سبيل المثال، إذا كان بإمكان شخص واحد تطوير ميزة واحدة في أسبوع (أي المهلة الزمنية)، يمكنك تخطيط تخصيص مواردك وقدراتك بناءً على عدد الميزات التي تحتاج إلى تطويرها كل أسبوع.

مع تقليل المهلة الزمنية، أي إذا كان بإمكان شخص واحد تطوير ميزتين كل أسبوع، يمكنك زيادة الإيرادات والكفاءة ورضا العملاء والميزة التنافسية والمزيد!

رضا العملاء: عندما تتمكن من تسليم منتج في وقت أقرب إلى العميل، فمن المرجح أن يكون العميل أكثر رضا. هذا هو السبب في تقليل وقت التسليم، أي, الوفاء بالمواعيد النهائية -هو مقياس مهم للاعبين في التجارة الإلكترونية مثل أمازون، الذين يستثمرون بكثافة في التخزين والخدمات اللوجستية والأتمتة لتلبية الطلبات.

الكفاءة: تعني المهلة الزمنية الأقصر أنه يمكنك إنجاز المزيد في نفس المدة، مما يحسن كفاءة العملية. كما تؤدي زيادة الكفاءة أيضًا إلى تسريع الإنتاج وتقليل تكاليف التخزين والاحتفاظ.

المرونة: يزيد تقليل مهلة تنفيذ المشروع من قدرة الشركة على الاستجابة بسرعة لتغيرات السوق أو تلبية طلب العملاء. خلال جائحة كوفيد-19، اكتسبت المؤسسات التي يمكنها العمل عن بُعد وإنشاء تجارب رقمية بسرعة - في مهل زمنية أقصر - ميزة تنافسية هائلة.

إدارة المخزون: تؤدي المهل الزمنية الأقصر إلى تقليل مستويات المخزون - وهي الميزة الأساسية التي شهدتها شركات السيارات اليابانية لأول مرة مع التصنيع المرن. وقد أدى ذلك إلى تحرير مساحة المستودعات، وتقليل تقادم المخزون، وتقليل رأس المال في المخزون، مما أدى إلى تحسين الصحة المالية العامة للشركة.

يمكن رؤية فوائد تقليل المهل الزمنية في جميع مراحل العملية. ولكن كيف يمكنك تحقيق ذلك؟ إليك بعض النصائح.

استراتيجيات لتقليل المهلة الزمنية

لتحسين أي شيء، تحتاج إلى معرفة الوضع الحالي. لذا، ابدأ من هناك.

استخدم تطبيقات إدارة الوقت لحساب الوقت المستغرق في جميع العمليات والمراحل بدقة. ثم حدد فرص التحسين. بمجرد حصولك على البيانات الأساسية في متناول يدك، فإن السؤال التالي هو: كيفية توفير الوقت ?

أتمتة

قم بأتمتة العمليات التي لا تحتاج إلى تفاعل أو تدخل بشري. قد يكون هذا الأمر بسيطًا مثل إعداد عمليات سير العمل في برنامج إدارة المشروع الخاص بك. على سبيل المثال، إذا تأخرت مهمة ما، يتم إخطار الأشخاص تلقائيًا على مصفوفة التصعيد. أو، إذا أكمل المصمم مهمة ما، يتم تعيينها تلقائيًا إلى المطور. أتمتة ClickUp يحتوي على أكثر من 100 نموذج لتبسيط مهام سير العمل والمهام الروتينية وتسليم المشاريع وغيرها.

النقر الأوتوماتيكي لتوفير الوقت والتركيز على ما هو مهم

جدولة أفضل موارد الجدول الزمني للتخلص من أي أوقات انتظار غير ضرورية. استخدم طريقة عرض عبء العمل ClickUp لمعرفة من يقوم بعمل ما وتعيين العمل. شجّع أعضاء الفريق على الاطلاع على تقارير الإنتاجية الخاصة بهم لتحقيق

أهداف إدارة الوقت !

عرض عبء العمل الخاص بـ _ClickUp لإعادة تخصيص الموارد

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فإن ClickUp قوالب إدارة الوقت هنا لمساعدتك. اختر من بين القوالب العشرة وخصصها حسب احتياجاتك!

توقع بدقة

قلل من مهلة إدارة المخزون باستخدام تقنيات مثل مخزون الأمان، ونقاط إعادة الطلب، وكمية الطلب الاقتصادي (EOQ) لتحسين مستويات المخزون. استخدم نظامًا قويًا برنامج إدارة المخزون لجرد المخزون

شارك المعرفة

منع الفجوات المعرفية من خلال التوثيق التفصيلي ومشاركة المعرفة. مستندات ClickUp مصمم لمساعدتك في كتابة ومشاركة أي شيء داخل المؤسسة. ما هو أكثر من ذلك؟ ClickUp AI تدقيق المعلومات وتلخيصها وتسهيل الوصول إليها.

_ClickUp AI، أول شبكة عصبية في العالم تربط المهام والمستندات والأشخاص وجميع معارف شركتك بالذكاء الاصطناعي

قلل الوقت المستغرق وحسّن سير عملك مع ClickUp

تُعد الإجابة الدقيقة والفورية على السؤال - كم من الوقت سيستغرق؟ - وظيفة مهمة لمدير المشروع.

فهو يساعد طوال دورة حياة إدارة المشروع في التخطيط، والجدولة، وتخصيص الموارد، وبناء حالات الطوارئ، والتعافي من الكوارث، وإدارة أصحاب المصلحة، واستراتيجية الانتقال إلى السوق، وما إلى ذلك.

يعد حساب المهلة الزمنية بدقة طريقة بسيطة لكنها قوية للتنبؤ بالمستقبل. في عالم اليوم سريع التطوّر، يمكن أن يكون تقليل المهلة الزمنية إلى الحد الأدنى أكبر عامل تمييز لشركتك.

وكلما استثمرت أكثر في تقليل المهل الزمنية، فإنك تقوم أيضًا ببناء الكفاءة والإنتاجية في أنظمتك. على سبيل المثال، حتى أبسط عمليات الأتمتة تقلل من المهل الزمنية ليس فقط لتلك العملية ولكن أيضًا لسير العمل التنظيمي بأكمله.

يؤدي تحسين المهل الزمنية إلى تأثيرات مضاعفة، لذلك تم تصميم ClickUp ليمنحك القدرة على رؤية وقياس وتقليل المهل الزمنية.

ClickUp الكل في واحد برنامج مجاني لإدارة المشاريع يمكّنك من تتبع وقت المهام، ومراقبة المهل الزمنية للمهام، وقياس الأداء، وتحسين المقاييس، وأتمتة العمليات في مكان واحد.

من الوكالات الإبداعية إلى إدارة العقارات، تقدم المؤسسات من مختلف الأطياف المنتجات والخدمات بسرعة باستخدام ClickUp. انظر بنفسك.

الأسئلة المتداولة (FAQ)

1. ما هي معادلة المهلة الزمنية؟

المهلة الزمنية = وقت الانتهاء - وقت البدء

على الرغم من أن هذه هي معادلة المهلة الزمنية الأكثر وضوحًا، إلا أنها لا تفسر سبب كون المهلة الزمنية بالرقم الذي هي عليه. لذلك، تعمل المؤسسات في بعض الأحيان إلى الأمام. خلال هذه الأوقات، يكون حساب المهلة الزمنية على النحو التالي.

المهلة الزمنية = مهلة الشراء + مهلة الإنتاج + مهلة التسليم

2. ما هي المهلة الزمنية مقابل مهلة الدورة؟

على الرغم من تشابههما إلى حد ما، إلا أن هذين المقياسين يخدمان أغراضًا واحتياجات مختلفة. فيما يلي نظرة عامة على وقت الدورة مقابل المهلة الزمنية .

الفرق بين مهلة التسليم وزمن الدورة

3. ما هي مهلة التسليم؟

تشير مهلة التسليم إلى إجمالي الوقت الذي يستغرقه العميل من وقت تقديم الطلب إلى وقت تسليمه إلى عتبة بابه.