آداب سلاك: ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند استخدام سلاك في العمل

هل أنت شخص يفكر في كيفية استخدام Slack بأمان وفعالية؟ هل تدور في ذهنك أسئلة مثل "هل يمكنني إرسال صورة لكلبي إلى فريقي؟"، و"هل رأوا رسائلي؟"، و"هل يمكنني إرسال رموز تعبيرية؟"، و"هل يجب أن أرسل هذه الرسالة في رسالة مباشرة أم في دردشة الفريق؟

حسناً، ربما لست وحدك، فمعظمنا يخشى من فرص سوء التواصل أثناء الدردشة. من السهل طمس الخط الفاصل بين الشخصي والمهني.

لهذا السبب يجب أن يكون لدى المنظمة خطط التواصل التي تحدد كيفية تواصل الموظفين في العمل.

التواصل الفعال في مكان العمل عبر منصات مثل سلاك وبدائله هي مهارة لا تأتي بالضرورة بسهولة للجميع. ولكن الخبر السار هو أنه يمكن لأي شخص أن يتعلم آداب سلاك بالسرعة والوقت الذي يناسبه لاستخدام منصة التواصل على النحو الأمثل من خلال دليل آداب سلاك.

فهم إتيكيت سلاك

إتيكيت سلاك يعني ببساطة اتباع القواعد والإرشادات غير المعلنة التي يمكن أن تنقذك من متاعب سوء التواصل وإصدار الأحكام وتوضيح النوايا أثناء استخدام المنصة. وهو يتضمن أفضل الممارسات للتواصل والتعاون وبناء المجتمع داخل فرق وقنوات سلاك.

هذه القواعد غير المذكورة سوف:

• تجعلك تبدو محترفاً
• تساعدك على التواصل بشكل أفضل
• تضمن لك عدم إحداث فوضى أمام فريقك أو الأسوأ من ذلك أمام مؤسستك!
• تعظيم إنتاجيتك

لقد قمنا بتجميع بعض استراتيجيات التواصل ونصائح لتمكين تعاون الفريق المثمر

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في Slack

الآن بعد أن عرفت لماذا نحتاج إلى اتباع آداب استخدام سلاك، دعنا نفهم بعض أهم ما يجب فعله وما لا يجب فعله في استخدام سلاك ونتعرف على بعض النصائح المتعلقة بآداب استخدام سلاك.

كن مباشراً في رسائلك

لا تبدأ رسائلك المباشرة على سلاك بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" دون أن تتبعها بالهدف من رسالتك. تأكد من تضمين سبب رسائلك على Slack بطريقة واضحة.

تذكّر أن الشخص الذي تراسله قد يكون منشغلاً بعمل مهم. قد يؤدي الإشعار الذي تتبعه برسالة مبهمة إلى تعطيل تدفقهم وإعاقة عملهم.

عند مراسلة شخص ما، عليك أن تراعي وقته. الرسالة السريعة التي تتضمن ما تحتاج إليه منهم والجدول الزمني هي معلومات كافية لهم لاتخاذ إجراء عندما يكون لديهم الوقت.

على سبيل المثال، بدلاً من قول

"مرحبًا!" (قبل ثانية واحدة) "هل أنت هناك؟" (قبل 1 ثانية)

ثم تختفي حتى يستجيبوا، يمكنك أن تقول

"مرحبًا، هل يمكنك مساعدتي في وصف قصير للمنتج لوسائل التواصل الاجتماعي؟ أحتاج إلى إرساله بحلول يوم الأربعاء اليوم."

حاول أن تنقل جوهر الموضوع في رسالة واحدة على Slack بدلاً من إرسال رسائل متعددة. استخدم النقاط والنصوص البارزة والخطوط المائلة والأرقام لجعل رسالتك قابلة للمسح الضوئي.

عبر سلاك

استخدم القنوات العامة والمواضيع العامة لتحسين التواصل في مكان العمل

تعد قنوات Slack رائعة للمحادثات الجماعية المتعلقة بموضوع أو قسم أو حدث أو مشروع معين. استخدم قنوات Slack للتحدث عن مواضيع محددة وإنشاء مستودع جماعي لجميع المعلومات ذات الصلة.

إذا قمت بإرسال رسالة مباشرة إلى أحد الزملاء للحصول على تحديثات أو شكوك تتعلق بحملة تهم أكثر من اثنين منكما، فإنك تفسح المجال لمحادثات متعددة حول نفس المشكلة. قد تفوتك معلومات مهمة وتضيع الوقت في توضيح نفس الشكوك.

بدلاً من ذلك, تحسين تواصل الفريق وأرسل رسالة سلاك على قناة سلاك المحددة أو سلسلة رسائل سلاك مع الإشارة إلى الشخص الذي لديك سؤال له. بهذه الطريقة، يمكن للجميع في المشروع معرفة التقدم المحرز أو العوائق أو أي شيء آخر يتعلق بالمشروع.

على المدى الطويل، سيكون من الأسرع أيضًا الانتقال ببساطة إلى القناة والبحث عن أي معلومات قد تحتاجها لمتابعة المشروع أو البحث بعد انتهائه لتحليل النتائج.

يمكنك أيضًا دفع فرقك إلى استخدام قنوات Slack العامة لعقد جلسات العصف الذهني لأي مشروع أو حملة أو فعالية. ابدأ الجلسة من خلال طرح سؤال مفتوح في القناة واطلب من الجميع إضافة أفكارهم في سلسلة رسائل.

يؤدي الرد داخل سلسلة رسائل إلى إلغاء تنظيم القناة ويساعدك في الحفاظ على التحكم في مساحة عملك. باستخدام سلاسل الرسائل، يمكنك إنشاء صوامع للمعلومات داخل قناة أوسع من شأنها تحسين بنك المعلومات الخاص بك.

💡 المواضيع هي أسهل طريقة للحفاظ على تدفق المحادثات وبدء التعاون.

الإقرار بالرسائل في أسرع وقت ممكن

تعتمد فرق العمل عن بُعد بشكل كبير على قنوات التواصل مثل Slack و Teams و Google Meet نظرًا لعدم قدرتهم على الاجتماع شخصيًا لتوضيح الشكوك. لذلك، حتى إذا تلقيت رسالة عندما تكون مشغولاً، يمكنك الإقرار بها على الفور.

يساعد الإقرار بالرسالة في بناء الثقة، خاصة في فرق العمل عن بُعد. فهو يطمئن الشخص بأنك رأيت الرسالة.

يمكن أن تكون بسيطة "تم الإقرار. سأعمل على ذلك في فترة ما بعد الظهر."

استخدم الإشارات بعناية

نحن نتفهم أن الإشارة إلى شخص ما أو الإشارة إليه عبر منصة التواصل أمر مهم لضمان رؤية الشخص الذي تريد التحدث إليه لرسالتك. ومع ذلك، فإن الإفراط في استخدام خاصية @everyone أو @channel يمكن أن يكون تطفلياً ويرسل إشعارات غير ضرورية لأعضاء الفريق الآخرين. استخدم هذه العلامات فقط عندما تريد مخاطبة القناة بأكملها.

إذا كنت ترغب في أن يستجيب عضو معين في الفريق لطلب فردي، فاذكره فقط في رسالتك في تلك المجموعة المحددة حتى يعرف أن الأمر يتطلب ردًا محددًا.

سيضمن ذلك أيضًا أن يكون أعضاء الفريق الآخرون على علم بالمشكلة، حتى لو لم تكن تتطلب ردًا مباشرًا منهم. هذه الميزة رائعة، ولكن فقط إذا تم استخدامها بحكمة.

على سبيل المثال، بدلاً من كتابة رسالة مبهمة على القناة، مثل:

_"هل يمكن لأي شخص أن يساعدني في حالة وجود شك حول الحدث؟

يمكنك كتابة

_"هل يمكنكم مساعدتي في سؤال حول الحدث أو إخباري بمن يمكنه مساعدتي في ذلك"؟

تحديث حالتك وتوقيت العمل

عبر سلاك التعب من الإشعارات أمر حقيقي! لهذا السبب يجب أن تحترم مدى توفر زملائك في العمل من خلال التحقق من حالتهم قبل التواصل معهم. يوفر Slack أيضًا خيار تحديث حالتك.

يمكنك استخدام هذه المساحة لإضافة توقيت عملك والمنطقة الزمنية ورسائل OOO وتحديث فريقك عندما تكون بعيدًا أو في وضع التركيز أو الاجتماعات. وبهذه الطريقة، إذا أراد شخص ما التواصل معك، فيمكنه أن يضع في اعتباره أنك غير متاح ويمكنه التواصل مع شخص آخر للمساعدة أو الانتظار حتى تكون متاحاً.

💡آداب سلاك الجيدة ليست فقط للآخرين. يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد باستخدام خاصية الحالة لتجنب الحصول على رسائل غير مرغوب فيها. عندما تقوم بتحديث حالة تواجدك، يجب ألا يزعجك أعضاء الفريق عندما لا تكون متاحاً.

لا تخجل من تحويل الدردشات إلى اجتماعات

وفقًا لـ صيغة 55/38/7 ، فإن التواصل هو 55% غير لفظي و38% صوتي و7% كلمات فقط. وبغض النظر عن مدى سهولة التحدث عبر الرسائل النصية، إلا أنه من الفعال أحيانًا أن يكون هناك فيديو أو اجتماع وجهًا لوجه بدلاً من الكتابة إلى ما لا نهاية أو إرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى المجموعة أثناء محاولة شرح شيء ما بالتفصيل.

يمكن للأشخاص التواصل بشكل أفضل عند رؤية لغة الجسد والتعبيرات والإيماءات الخاصة ببعضهم البعض.

تتطلب مراجعات الأداء، وتقييمات الأداء، وجلسات الملاحظات، وجلسات التدريب، ومراجعات العملاء، وما إلى ذلك، لمسة إنسانية لا يمكن تحقيقها إلا من خلال الاجتماعات المباشرة. أيضًا، يجب أن تكون المزامنة اليومية للتحديثات اليومية واجتماعات سكرم شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو.

راجع كتاب القواعد هذا الذي نقسم به من أجل آداب اجتماع الفريق الافتراضي وأفضل الممارسات لاجتماعك القادم.

تعزيز تواصل الفريق باستخدام ClickUp و Slack

على الرغم من أن العديد من التطبيقات تقوم بما يقوم به تطبيق Slack، إلا أنها بالكاد تقترب مما يقدمه. علاوة على ميزاته المفيدة، تقدم المنصة بعضاً من أفضل عمليات التكامل لتعزيز التعاون في مكان العمل.

على سبيل المثال، تطبيق ClickUp تكامل Slack يجمع بين التعاون عبر الإنترنت وإدارة المشاريع لإنشاء تطبيق شامل.

اجمع بين قدرات إدارة المشاريع والتعاون مع تكامل ClickUp Slack مع ClickUp Slack

ببساطة، مع هذا التكامل، يمكنك استخدام سلاك لإدارة المشاريع ! تكامل ClickUp مع Slack يمكن أيضًا تحسين آداب فريقك في Slack من خلال السماح لك بإنشاء مهام وتعليقات من الرسائل! ما عليك سوى كتابة /ClickUp جديد من أي رسالة من رسائل Slack لإضافتها كمهام إلى ClickUp.

قم بإنشاء وإدارة المهام على ClickUp من خلال تكامل Slack الخاص به

يمكنك إرسال إشعارات حول حالة العمل، والتعليقات الجديدة، والتحديثات، وما إلى ذلك، مباشرةً على قناة Slack الخاصة بك.

مع عرض الدردشة في ClickUp يمكنك من خلال ميزة مشاركة التحديثات وربط الموارد والتواصل بسلاسة مع أعضاء الفريق فيما يتعلق بالمشاريع المختلفة دون مغادرة المنصة.

يمكنك تبسيط اتصالات الفريق وإزالة الفوضى من خلال قنوات الدردشة في الوقت الفعلي.

يمكنك إضافة أي شخص إلى المحادثة باستخدام @إشارات وتعيين التعليقات لإبقاء فريقك يعمل على عناصر العمل.

الدردشة أثناء العمل جنبًا إلى جنب مع عرض الدردشة في ClickUp

تواصل وتعاون بشكل أفضل مع Slack و ClickUp

سلاك أداة رائعة توازن بين المحادثات المهنية والشخصية. لهذا السبب من السهل جداً الوقوع في عادات التواصل غير الرسمية التي قد تعيق إنتاجية الفريق، وتجعلك تبدو غير محترف، وتؤدي إلى سوء التواصل.

بدءاً من المراسلة الواضحة إلى استخدام القنوات بحكمة، فإن اتباع هذه الأمور البسيطة من آداب استخدام تطبيق Slack يجب أن يجعل تجربتك التالية مع التطبيق أكثر متعة وإثماراً!

يمكنك أيضًا التفكير في إعداد أهداف التواصل داخل المؤسسة لضمان إيصال رسالة الجميع بشكل واضح ومنتج.

يوفر مزيج ClickUp-Slack ميزة كبيرة هنا! فالجمع بين ميزات هذين التطبيقين يوفر طريقة مباشرة لتعزيز التواصل والإنتاجية في الفريق. جرّب ClickUp اليوم وأطلق العنان لمستوى جديد من الكفاءة!