كيفية إدارة اجتماعات OKR الفعالة (مع القوالب)

هل تعقد اجتماعات OKR (الأهداف والنتائج الرئيسية) الأسبوعية لمراقبة فريقك والتقدم الذي يحرزه؟ هل تشجع أعضاء فريقك على التواصل للحصول على الدعم لتحقيق أهدافهم ونتائجهم المستقلة عندما يواجهون عقبات في طريقهم؟

إذا كانت الإجابة على كلا السؤالين أو أي من الأسئلة المذكورة أعلاه هي "لا"، فيجب أن تأخذ نتائجك المبدئية على محمل الجد.

تضمن اجتماعات OKR اجتماعات OKR أن أهداف الفريق على المسار الصحيح. توفر هذه الاجتماعات منتدى للبقاء على اتصال مع كل عضو من أعضاء الفريق والتحقق من تقدمهم من خلال اجتماعات OKR الأسبوعية. سيساعد القيام بذلك على المساهمة في النمو العام لمؤسستك.

دعنا نتعرف على ماهية اجتماعات OKR، وسبب أهميتها، وكيفية إدارة اجتماعات OKR الفعالة مع نماذج OKR المجربة والمختبرة.

ما هو اجتماع OKR؟

اجتماعات OKR هي جلسات أسبوعية يناقش فيها الفريق مدى تقدمهم في تحقيق أهدافهم ونتائجهم الرئيسية.

خلال هذه الجلسات، يتواصل مدير الفريق أو قائد الفريق مع أعضاء الفريق لمدة 15 إلى 30 دقيقة لتتبع الأهداف والنتائج الرئيسية وتحديد الأولويات والحصول على نظرة عامة أفضل لمواءمة الفريق للمشروع.

استنادًا إلى الإنجازات التي يشاركها أعضاء الفريق خلال جلسات اللحاق بالنتائج الرئيسية، يضع المديرون أهدافًا جديدة وبنودًا جديدة لجدول الأعمال للأسبوع القادم ويناقشون خرائط الطريق لتحقيق تلك الأهداف.

من وجهة نظر المدير، فإن الهدف من اجتماع OKR هو تقييم ما إذا كان أعضاء الفريق قد نجحوا في تحقيق الأهداف المحددة ضمن إطار زمني معين. إذا لم ينجحوا في تحقيق الأهداف، تعمق في البحث عن السبب الجذري وإعادة التفكير في الأهداف المحددة لضمان جدواها.

في نهاية المشروع، أو في دورة OKR، أو كل ربع سنة، يقوم اجتماع OKR بأثر رجعي بتقييم التقدم المحرز. ويحدد مجالات النجاح والدروس المستفادة وفرص التحسين لدورات OKR المستقبلية.

لماذا تُعد اجتماعات مراجعة OKR مهمة؟

تدور اجتماعات مراجعة نتائج الأداء حول وضع أهداف واقعية، والتخطيط للنتائج الرئيسية لتحقيقها، وإنشاء عملية متينة لتتبع التقدم المحرز. تساعد اجتماعات OKR المديرين في الحصول على نظرة عامة عملية حول وضع الفريق من حيث الأهداف والغايات.

تُبقي اجتماعات مراجعة OKR الموظفين مسؤولين عن أعمالهم

لنفترض أنك قمت بتعيين هدف لفريق المنتج: قم بإنشاء خمسة مقاطع فيديو توضيحية لكل ميزة تطلقها في هذا الربع. لم تكن هناك اجتماعات OKR لتتبع التقدم المحرز خلال الربع بأكمله.

في نهاية ربع السنة أو بعد بضعة أشهر، خلال اجتماع OKR، نسي الفريق إنشاء مقاطع فيديو أثناء قيامه بمهام متعددة وأولويات جديدة.

هذا يعني أنه سيتعين عليك أنت وفريق المنتج أن تتدافعوا لإعداد مقاطع الفيديو، حيث يتوقع فريق التسويق أن تكون جزءًا من الصفحة المقصودة للمنتج.

ما الخطأ الذي حدث هنا، حتى عندما قمت بنقل المتطلبات في اجتماع الفريق؟

لم يكن هناك إطار عمل قياسي لتتبع حالة OKRs الحالية أو عمليات التحقق الأسبوعية لتتبع OKRs.

ونتيجة لذلك، أعطى فريق المنتج أولوية قصوى للأهداف الأخرى المخصصة لهم.

ومن ناحية أخرى، فإن عمليات التدقيق المنتظمة أو الأسبوعية لتتبع نتائج الأداء الجيدة تُبقي الموظفين مسؤولين وتساعدهم على إدراك أهمية الأهداف الموكلة إليهم. ونتيجة لذلك، فإنهم يحددون أولويات أهدافهم، ويطلبون الدعم من المديرين لضمان تقدمهم في الاتجاه الصحيح، ويحققون أهدافهم في الوقت المحدد.

وسواء أكان الأمر يتعلق بمراجعة واحدة للأهداف أو بمراجعة جماعية لأهداف الفريق، فإن الاجتماعات الفردية المنتظمة تُبقي الجميع على نفس الصفحة بشأن التقدم المحرز وتحقق المزيد من المساءلة داخل الفريق.

اجتماعات OKR OKR هي جرعة التحفيز الأسبوعية للموظف

يحافظ هيكلية OKR على تحفيز موظفيك. تسمح اجتماعات OKR للفرق بالتواصل مع مديريهم مباشرةً ومناقشة ما يمنعهم من تحقيق أهدافهم.

يمكنك استغلال هذه الفرصة لمناقشة الأفكار الجديدة، والدروس التي تعلمها الفريق، والتغييرات في خطط الأولويات (إن وجدت)، ومتابعة التقدم المحرز في الأهداف الصعبة.

استمع إلى صراعات فريقك، وخلق فرص تقدير لأولئك الذين يبذلون جهودًا تفوق ما هو مطلوب منهم، وشجعهم على تقديم أداء أفضل.

توجه عمليات المراجعة الأسبوعية #### OKR OKR الموظفين للتركيز على المهام ذات الأولوية القصوى

من السهل تشتيت انتباهك عندما لا يكون هناك من يرشدك. غالبًا ما يفشل الموظفون في تحديد أولويات النتائج الرئيسية للوصول إلى أهدافهم بشكل أسرع ويركزون على المهام غير الضرورية التي لا تحرك الإبرة أو ذات الأولوية المنخفضة.

ترسي اجتماعات OKR الشفافية في عملية تتبع OKR وتساعد الموظفين على التركيز على الأنشطة الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافهم.

عندما ينحرف الموظف عن هدفه أو عندما يتم تكليفه بهدف معقد غير قابل للتحقيق، تتيح لنا مراجعة OKR فهم نقاط الضعف لديهم وتساعدهم على المضي قدمًا.

كيف تدير اجتماعاً فعالاً لمراجعة نتائج الأداء؟ 4 خطوات بسيطة

بمجرد أن يتم تحديد وتعيين OKRs الخاصة بك، فإن الخطوة التالية هي توصيلها إلى فريقك بأكمله في اجتماع تخطيط OKRs.

فيما يلي الخطوات اللازمة لإدارة اجتماعات فعّالة ضمن الإطار الزمني المحدد.

الخطوة 1: قم بإعداد جدول أعمال لاجتماع تدقيق OKR

يكون لاجتماع OKR الناجح جدول أعمال واضح.

بدون جدول أعمال محدد مسبقًا، سيكون الاجتماع غير منتج، وسيكون الموظفون جاهلين بما يجب مناقشته، وقد لا تحقق أهدافك الفصلية.

تخلق جداول أعمال الاجتماع الشفافية وتضع توقعات لهيكل الاجتماع. يساعد قالب اجتماع OKR المحدد مسبقًا على بقاء الجميع على نفس الصفحة ويبسط مشاركة التحديثات.

فيما يلي إطار عمل مقترح لتحديد الأهداف لاجتماعات متابعة نتائج الأداء السنوية لتجربته:

أول 10 دقائق: مشاركة الحالة عناصر العمل من الأسبوع السابق، بما في ذلك الخطط المكتملة. و برنامج OKR سيسمح لك بتخصيص هذه الحالات. بعض الحالات البسيطة التي يمكنك تجربتها هي "ما يجب القيام به" و "العمل قيد التنفيذ" و "المراجعة" و "تم"

الدقائق العشر التالية: خطط للنتائج الرئيسية والمهام والأولويات للأسبوع القادم. قم بتعديل الأهداف حسب الحاجة واستبعد الأهداف التي تم تحقيقها بالفعل أو غير ذات الصلة من قائمة المهام.

آخر 5-10 دقائق: استخدم الجزء الأخير من اجتماعك للتفكير في الدروس المستفادة. على سبيل المثال، لماذا لم يتم تحقيق هدف محدد؟ هل كانت نقطة جدول الأعمال غير واضحة، أو هل توقع أعضاء فريقك المزيد من الدعم من المدير في بند معين من جدول الأعمال؟

من أفضل الممارسات هي تدوين الأسئلة الاسترجاعية والإجابة عنها في الاجتماع التالي.

يجب أن يمنحك الاجتماع المثمر إجابات عن الأمور التي سارت بشكل صحيح، وما الذي يجب تحسينه، والدروس المستفادة، إلى جانب توثيق الأفكار الجيدة.

الخطوة 2: دعوة المشاركين وإبلاغ جداول أعمال الاجتماع مسبقًا

بمجرد أن يكون لديك جدول أعمال واضح وشفاف جدول أعمال الاجتماع وإطار عمل OKR، حان الوقت لمشاركة المعلومات مع المشاركين في الاجتماع قبل الاجتماع.

تضمن مشاركة جدول أعمال الاجتماع مسبقًا أن يكون الفريق مستعدًا بشكل جيد مع التحديثات والدروس المستفادة.

دعوة المشاركين من خلال أدوات الاجتماع عبر الإنترنت مثل Zoom أو Google Meet أو Microsoft Teams مع جدول أعمال اجتماع OKR.

كن واضحًا بشأن من يجب أن يكون جزءًا من اجتماعات OKR الأسبوعية هذه. على سبيل المثال، قد تؤدي دعوة كبار المديرين إلى اجتماعات OKR الأسبوعية إلى إلحاق الضرر أكثر من النفع. قد يتردد أعضاء الفريق في الانفتاح على العقبات التي تعترض طريقهم بحضور أصحاب المصلحة.

في حين أنه من المنطقي إشراك أصحاب المصلحة أو القيادة في اجتماعات OKR الفصلية الخاصة بالاستعراضات السنوية للموارد البشرية، إلا أن الاجتماعات الأسبوعية الخاصة بالاستعراضات الأسبوعية للموارد البشرية يجب أن تكون بين المديرين وفرقهم.

الخطوة 3: مناقشة OKRs (حالة الأسبوع الحالي، والتقدم المحرز في OKR الأسبوع الماضي، وخطة الأسبوع القادم)

هناك العديد من المفاهيم الخاطئة الشائعة حول OKRs، ويجب عليك التأكد من أن فريقك على دراية تامة بماهية OKRs وأنواع التحديثات التي يحتاجون إلى تقديمها.

عند البدء بإطار عمل أفضل ممارسات OKR، امنح فريقك بعضًا من أمثلة OKR . بالنسبة إلى فريق تسويق المحتوى، يمكن أن يكون هدف OKR ربع السنوي:

مثال على أهداف OKR ربع السنوية لفريق تسويق المحتوى

قم بتقسيم هذه النتائج المهمة إلى مهام أصغر وقابلة للتنفيذ وقم بتعيينها لأعضاء الفريق حتى يعرفوا أهدافهم ويعدوا تحديثات مهام اجتماع OKR الأسبوعي وفقًا لذلك.

إذا احتاج أحد أعضاء الفريق إلى مزيد من الوضوح بشأن نتائجه الرئيسية، شجعه على عقد اجتماع منفصل بدلاً من إضاعة وقت الجميع خلال اجتماع الفريق.

استخدم قالب OKR الخاص ب ClickUp لإدارة OKRs، وتقسيم الأهداف وتعيينها لأعضاء الفريق، وتتبع تقدم OKRs.

تنزيل هذا القالب

قم بتنزيل هذا النموذج

الخطوة 4: تسجيل محضر الاجتماع (MOM)

قم بتدوين ملاحظات جميع مناقشات الاجتماع يدويًا أو باستخدام أدوات اجتماعات الذكاء الاصطناعي . بهذه الطريقة، ستتمكن من توصيل مناقشات الاجتماع بشكل فعال مع الفريق وتقليل احتمالية حدوث ارتباك.

ويعني ذلك أيضًا توثيق خطط العمل الموضوعة كل أسبوع حتى يتسنى للمدير إعادة النظر في خطط العمل الموضوعة في نهاية كل شهر لتتبع التقدم المحرز وتقييم أداء الفريق.

أفضل الممارسات لاجتماعات التحقق من نتائج الأداء

هناك العديد من أنواع مختلفة من الاجتماعات وتتطلب إدارة كل منها بعض أفضل الممارسات المتميزة. و OKRs ليست استثناءً.

لإدارة اجتماعات OKR ناجحة، ركز على أفضل الممارسات التالية:

استخدم إطار عمل مخصص للاستعراضات السنوية

يساعدك إطار عمل مخصص لاستعراض الأداء الجيد على وضع أهداف واقعية ومراقبة التقدم المحرز في استعراض الأداء الجيد وتحديد العوائق لتجاوزها بشكل أسرع. قالب إطار عمل OKR الخاص ب ClickUp يوفر جميع الميزات المطلوبة لإدارة اجتماعات OKR.

تنزيل هذا القالب

تنزيل هذا النموذج

إليك كيف يساعد هذا القالب المديرين وفرقهم:

• إتاحة مساحة تعاونية للفريق بأكمله لتبادل الأفكار معًا للمشاركة معًا في عملية تحديد الأهداف وتحديد الأهداف الرئيسية
• تحديد النتائج الرئيسية لكل مهمة (KRs) وتحويلها إلى مهام ClickUp. يقوم المديرون بتعيين هذه المهام لأعضاء الفريق المعنيين وإضافة تواريخ استحقاق لإكمال تلك المهام لمواكبة أهداف OKR على مستوى المؤسسة
• يسمح القالب المرمز بالألوان مع الحالة الشخصية للموظفين بتقديم تحديثات أسبوعية خلال اجتماعات OKR. يساعد إطار العمل المنظم المديرين على تحديد العوائق ومساعدة الموظفين في تحديد الخطوات التالية

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك استخدام قوالب خطة التواصل لتوثيق استراتيجيات وأهداف OKR للتواصل الداخلي والخارجي، والتي يجب تحديثها بانتظام.

تنزيل هذا القالب

قم بتنزيل هذا النموذج

يحدد هذا القالب الجمهور المستهدف ونوع الرسائل التي سيتم إرسالها وقنوات الاتصال وتكرار الاتصال.

عندما يتم توصيل وتوثيق جميع OKRs الخاصة بك، يعرف الجميع التفاصيل الدقيقة وعناصر الإجراءات.

قم بتشغيل اجتماعات OKR الخاصة بك على ClickUp

تشغيل اجتماعات OKR على ClickUp أسهل مما تعتقد. إليك السبب.

التقط تفاصيل الاجتماعات الرئيسية وأبقِ فريقك على المسار الصحيح باستخدام ClickUp

بفضل ميزات التحرير القوية والوظائف التعاونية، يمكنك إدارة جميع مستندات اجتماعاتك على ClickUp Docs. أضف الجداول والعروض التقديمية وملفات PDF ودمج الإشارات المرجعية لتناسب أسلوب عملك.

كأداة لإدارة المشاريع، يتيح لك ClickUp إنشاء قوائم مراجعة اجتماعات OKR متوافقة مع جدول أعمال الاجتماع. أثناء إكمال بنود المناقشة بشكل فردي، قم بشطبها من قائمة المراجعة لإبقاء جميع المشاركين في الاجتماع على نفس الصفحة.

أضف مهام متكررة على ClickUp وقم بتحديث حالاتها بناءً على التقدم الذي تمت مناقشته خلال اجتماعات متابعة OKR. وهذا يعني أنك لن تحتاج إلى إنشاء المهام من الصفر في كل مرة ويكون لديك سجل بعناصر المناقشة للأسبوع القادم.

مع قيام ClickUp بإدارة جميع أساسيات اجتماعك، لن تحتاج إلى التبديل بين محرر مستندات Google و Zoom. ClickUp عرض التقويم مزامنة تقويم Google الخاص بك، مما يسمح لك بإرسال دعوات الاجتماع من داخل ClickUp.

تقدم خطوة إلى الأمام في تحديد الأهداف مع ClickUp Goals

استخدم أهداف النقر لتقسيم أهدافك إلى أهداف أصغر وقابلة للقياس وتحقيق أهدافك بجداول زمنية واضحة وتتبع آلي.

احتفظ بالأهداف منظمة في مجلدات لتتبع OKRs ودورات العدو السريع، وشاركها بشكل عام مع فريقك.

ما يميز ClickUp عن برامج OKR الأخرى هو أنه يجمع بين OKRs وإدارة المشاريع ويشجع الفرق على امتلاك تقدمهم لتحقيق الأهداف المشتركة.

استخدم مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي لإنشاء ملاحظات اجتماعات OKR تلقائيًا

إضافة انقر فوق الذكاء الاصطناعي إلى اجتماعات OKR الخاصة بك وقم بتدوين MOMs مثل المحترفين. إليك الطريقة:

• تلخيص نصوص مناقشات الاجتماعات وتحويلها إلى مهام قابلة للتنفيذ لفريقك
• تجنَّب الأخطاء اليدوية مثل الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية في ملاحظات اجتماعك وارتقِ بكتابتك
• يمكنك الوصول إلى ClickUp AI من أي مكان ومساعدة فرقك عن بُعد على حضور اجتماعات OKR دون أي متاعب

لخص مهامك ومستنداتك في ثوانٍ باستخدام ClickUp AI

هل أنت جاهز لإدارة اجتماعات OKR الفعالة؟

أنت تعرف الآن كيف تعمل OKRs على مواءمة استراتيجيات شركتك مع أهدافها، كما أن عمليات مراجعة OKR ضرورية لضمان أن الجميع على المسار الصحيح فيما يتعلق بأهدافهم ونتائجهم الرئيسية.

يساعدك برنامج OKR مثل ClickUp على وضع أهداف طموحة ومراقبة التقدم المحرز وقياس النتائج لأن كتابة OKRs على جدول بيانات أو ورقة لا يكمل المهمة.

لمساعدتك على تحقيق أفضل النتائج، يحتوي ClickUp على ميزات تتراوح بين تحديد الأهداف وتتبعها والقوالب الجاهزة.

أنشئ OKRs قابلة للتنفيذ وحسِّن إدارة أهدافك.

للحصول على أفضل النتائج, اشترك في ClickUp مجانًا .