كيفية الارتقاء بمستوى عملية تسجيل عملائك في الخارج

الترحيب بالعملاء الجدد هو جانب مهم من جوانب عملك التجاري.

من الجيد عملية التأهيل تضع الأساس لبناء علاقات قوية وشراكات ناجحة. ولكن في بعض الأحيان، نغفل أحياناً عن الخطوة التي لا تقل أهمية وهي توديع عملائنا الحاليين بشكل صحيح. من المهم أن ننهي الأمور بشكل جيد بقدر أهمية أن نبدأ الأمور بشكل قوي.

حتى بعد أن يتوقف العملاء عن العمل معك، فإن البقاء على علاقة جيدة معهم أمر مهم. يمكن للعملاء السعداء أن يحيلوا الآخرين ويفتحوا الأبواب لصفقات مستقبلية. ليس من غير المألوف بالنسبة للشركات أن تستعيد عملاءها المتخبطين.

لذا، دعنا نستكشف الجانب الآخر من الترحيب بالعملاء الجدد - أي العملاء الذين توقفوا عن العمل - وكيف يمكن أن يساعدك ذلك على بناء علاقات عمل أقوى وتمهيد الطريق للتعاون المستقبلي.

ما هو تأهيل العملاء الجدد؟

إنهاء العلاقة مع العميل هو إنهاء العلاقة أو إنهاء الخدمات مع العميل بطريقة منظمة ومراعية لجعل عملية مغادرة العميل منظمة.

وتشمل إنهاء المهام المعلقة، وتحويل المسؤوليات، ومشاركة المستندات أو التفاصيل الرئيسية، وجمع الملاحظات، وإظهار التقدير، وضمان إنهاء علاقة العمل بسلاسة.

تتمحور عملية مغادرة العميل حول إنهاء العلاقة بين العميل ومقدم الخدمة بشكل جيد، وتهدف إلى إحداث تأثير إيجابي أثناء مغادرة العميل، وربما تهيئة الأجواء للتعاون أو الإحالات المستقبلية.

فوائد عملية فعالة لإخراج العميل من الشركة

إن الذهاب إلى أبعد من ذلك من أجل عملائك، حتى بعد فرز جميع الأنشطة التجارية، يترك انطباعًا دائمًا. كما أنه يجلب مزايا إضافية:

• تحديد نقطة النهاية الخاصة بك: إن التواصل الواضح أمر بالغ الأهمية في الأعمال التجارية، وتحديد أين ومتى تتوقف عن المعاملات أمر ضروري للحفاظ على السجلات المنظمة
• تلخيص إنجازاتك: استخدم عملية التوقف عن العمل لتذكير عملائك بالأهداف الأولية التي كانت لديك وما أنجزته. هذه فرصة رائعة لإبراز قيمتك
• خلق فرصة لإعادة بدء العمل: احرص على أن تكون تفاعلاتك النهائية مع عميلك مميزة. اذهب إلى أبعد من ذلك خلال مقابلات الخروج من العملاء من خلال التأكد مرارًا وتكرارًا من رضا عميلك. تحدث إليهم بعناية، وعبّر لهم عن امتنانك، وسلط الضوء على كيفية حصولك على فرصة التعلم منهم. يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تعزيز الاحتفاظ بالعملاء لأنه يفتح إمكانياتالمزيد من التعاون معهم
• سوّق خدماتك الإضافية: الاحتفاظ بالعملاء الحاليين أرخص دائمًا من مطاردة عملاء جدد. عندما تقترح طرقًا جديدة للعمل معًا، فإن ذلك يزيد من احتمالية عودتهم مرة أخرى، ربما بصفة مختلفة. ستحصل أيضًا على رؤى قيمة لإنشاء حزم مخصصة تناسب أعمالهم تمامًا
• اجمع الملاحظات والشهادات: اطلب ملاحظات بناءة حول تحسين خدماتك. تعد شهادات العملاء مهمة للغاية للتسويق الخاص بك ويمكن أن تدعم محرك المبيعات الخاص بك
• احصل على عملاء محتملين بشكل سلبي: الإحالات هي المفتاح لضم عملاء جدد. عندما يقوم العملاء بإحالتك بنشاط، خاصةً أثناء الإعداد، فإن ذلك يجعل تسويقك أسهل. فالعميل الراضي الذي يوصي بخدماتك هو تأييد قوي

العثرات الشائعة في عملية تأهيل العملاء الجدد وكيفية تجنبها

يجب أن يشعر العملاء بالتقدير لمساهمتهم وأن يعرفوا أن وجهات نظرهم مهمة. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند تقديم خدماتك للعملاء:

1. عدم إجراء مقابلة خروج شاملة ومفصلة والفشل في جمع التعليقات

عند إجراء مقابلة الخروج، احصل على معلومات مفصلة حول أسباب مغادرة العميل. استفسر عن جوانب معينة من تجربته، مثل:

• أكثر ما أعجبهم في خدماتك أو منتجك
• رأيهم في دعمك واستجابتك
• ما إذا كانوا يشعرون بالتقدير كعميل لديك

عند جمع الملاحظات، راسل عميلك عبر البريد الإلكتروني بعد انتهاء المشروع. اجعلها خاصة، واسأله عن رأيه وما إذا كان لديه أي توصيات لشركتك. بدلاً من ذلك، قم بتجميع استبيان يحتوي على أسئلة محددة حول إجراءاتك وأسلوب تواصلك وأي شيء آخر تريد رأيهم فيه. إن تسهيل الأمر عليهم لمشاركة أفكارهم هو المفتاح!

اطلب نصيحة بنّاءة بدلاً من طلب آراءهم في مقابلة الخروج من العمل. ستساعد هذه النصيحة في وضع خارطة طريق النمو التنظيمي الخاص بك. كما أنها توفر وجهة نظر من الداخل قد لا تجدها في غير ذلك.

2. عدم وجود تواصل واضح حول نهاية الخدمات

تستمر الانطباعات الإيجابية لفترة طويلة بعد مغادرة العميل عندما تستمع باهتمام إلى مخاوفه، وتشاركه المعلومات الأساسية بصراحة، وتودعه باحترام. وبغض النظر عن أسباب مغادرة العميل، فإن استراتيجية خروج العميل تتطلب تخطيطًا واحترافية.

لتجنب سوء التواصل، استمع إلى كل ما يقوله العميل وأبلغه بكل ما لديك من خبرات. انتبه إلى أي تناقضات في المدفوعات وقدم إيصالات مناسبة لكل معاملة تم تنفيذها. وفوق كل شيء، كن على اتصال مع عميلك طوال إجراءات الخروج من الشركة.

3. إهمال إنهاء الأمور العالقة وعدم تقديم الوثائق اللازمة

احرص على أن تكون عملية إنهاء الخدمة محددة الواجبات والالتزامات بشكل جيد وأن تربط جميع الأطراف السائبة. ويشمل ذلك إعادة ممتلكات الشركة، والحصول على التوقيعات على الأوراق اللازمة، والتأكد من اتباع جميع اللوائح المعمول بها، وإغلاق الحساب، أو محو البيانات السرية.

غالباً ما تصبح الأعمال الورقية والموافقات المعلقة نقطة مؤلمة في عملية إنهاء إجراءات مغادرة العميل. إن التعامل السريع والفعال مع الوثائق يقطع شوطاً طويلاً في توفير تجربة عميل من الدرجة الأولى طوال فترة تعامله مع شركتك.

وبمجرد الانتهاء من الجزء الإداري من عملية التأهيل، انتقل إلى مرحلة التأهيل الفني. من وجهة نظر الأعمال والمستهلك، اجعل عملية الإلغاء بسيطة من خلال توفير وصول سريع إلى أصول عميلك وأوراقه وبياناته.

فكلما كانت هذه العملية أكثر تعقيداً وكلما زاد تعقيد هذه العملية وكلما زاد الجهد الذي يتطلبه منهم الاتصال بك لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسية، زاد احتمال تركهم لتقييمات غير مواتية للعملاء المحتملين الآخرين.

4. عدم التعبير عن الامتنان أو الحفاظ على علاقة إيجابية بعد الخدمة

أحد الأخطاء المعتادة التي غالباً ما ترتكبها الشركات في عملية إنهاء خدمة العميل هو جعل العملية آلية وجامدة للغاية. مهما كان سبب إنهاء عقد العميل، يجب التعامل مع العملاء باحترام.

اختتم عملية إنهاء عقد العميل بملاحظة امتنان أو حتى هدية صغيرة. بعد الانتهاء من إنهاء عملية إنهاء التعاقد، تابع معهم لمدة شهر للتأكد من أن كل شيء سار كما هو مخطط له وأنه يمكنهم الوصول إلى جميع الموارد المطلوبة.

يمنحك هذا أيضًا سببًا للمتابعة مع عملائك السابقين ومواصلة التواصل معهم. سوف يتذكر العميل هذه الإجراءات المدروسة إذا قرر العميل العودة ومتى قرر العودة.

5. عدم تأهيل العملاء المتعاقدين والعملاء المؤقتين

تجنّب الوقوع في خطأ الاعتقاد بأن العملاء المتعاقدين لا يحتاجون إلى عدم تأهيلهم. يمثل العملاء المؤقتون فرصة رائعة للحصول على مدخلات موضوعية. نظرًا لأنهم لا يملكون ارتباطًا عاطفيًا قويًا بشركتك وليس لديهم ما يخسرونه، فغالبًا ما يكونون أكثر صراحة وصدقًا.

القائمة المرجعية النهائية لنجاح عملية تأهيل العملاء المؤقتين

إن قائمة التدقيق المصممة بشكل جيد لإعداد قائمة مرجعية لإعداد العميل خارج الشركة تميز علامتك التجارية عن طريق تحسين تجربة العميل . يمكن أن تساعدك هذه الخطوات على خلق تجربة إيجابية في عملية التأهيل:

1. المتابعة مع عميلك

بمجرد الانتهاء من مشروع لعميلك، قم بالمتابعة معه لتحديد ما إذا كانت متطلباته قد استوفيت وما إذا كان بحاجة إلى مساعدة إضافية. تساعدك المتابعة على تحديد أي ثغرات يجب سدها قبل المضي قدمًا.

عند العمل على التجنيب، حدد ما يجب إكماله قبل أن تفترقوا.

يمكن الوصول إلى بيانات العميل وإظهارها من خلال عرض قائمة ClickUp إدارة علاقات العملاء في ClickUp يوفر إمكانات إدارة مركزية للعملاء تكون مفيدة أثناء تتبع عملائك ومشاريعهم.

ClickUp يجعل من السهل عليك:

• إنشاء استبيانات أو نماذج أو رسائل بريد إلكتروني وإرسالها إلى قاعدة عملائك، سواء الحاليين أو السابقين، مما يسهل عمليات المتابعة
• تتبع وتحليل استجابات العملاء للمتابعة لتحديد الأنماط بسهولة والحصول على إشعار بالمشكلات المحتملة
• قم بتعيين تذكيرات تلقائية للمتابعة لكل خطوة ولكل عميل

2. اكتب رسالة مخصصة لعميلك

اختتم بملاحظة تعبر عن الامتنان - اكتب رسالة صادقة تشكرهم فيها على فرصة التعاون.

اشكر العميل على ثقته في قدراتك وشاركه بعضًا من أفضل اللحظات من تعاونكما، ويفضل أن تكون لحظات شخصية. تُعد كتابة رسالة شكر جانبًا مهمًا من جوانب عملية إنهاء إجراءات التعيين، ويجب عليك تضمينها في حزمة إنهاء إجراءات التعيين الخاصة بالعميل لترك انطباع إيجابي لدى العميل.

إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني من داخل مهمة أو جهة اتصال في ClickUp لتوفير الوقت

ميزة ClickUp الغنية بالميزات إدارة البريد الإلكتروني تساعدك المجموعة على تجميع قائمة بالعملاء وإرسال رسائل مخصصة دون عناء.

قم بمزامنة حساب Gmail أو Outlook الخاص بك مع ClickUp لإدارة البريد الإلكتروني دون عناء ClickUp AI يساعد في كتابة رسائل شكر شخصية مقنعة. علاوة على ذلك، يمكنه

• تحسين المقالات المكتوبة وجعلها أكثر وضوحًا وإيجازًا وجاذبية
• إنشاء عناصر عمل ومهام فرعية في المهام والمستندات باستخدام الذكاء المدرك للسياق
• إعداد استطلاعات رأي مصممة خصيصاً لأي نوع من السيناريوهات، بما في ذلك الاستطلاعات خارج نطاق العمل

استخدم ClickUp AI للكتابة بشكل أسرع وصقل نسختك وردودك على البريد الإلكتروني والمزيد

3. اذكر إنجازاتك ومخرجات مشروعك بإيجاز

الخطوة التالية هي تلخيص أهداف المشروع . أفضل نهج هو الإشارة إلى النتائج الرئيسية التي تعرض القيمة التي جلبتها لأعمال عميلك.

لا تنسى أي فواتير معلقة. بمجرد الانتهاء من جمع كل مخرجات العمل، أرسل الفاتورة النهائية إلى عميلك.

ميزة مهام ClickUp مفيدة جداً لإدارة قواعد بيانات العميل. مهام ClickUp يساعدك:

• تنظيم تفاصيل المشروع باستخدام العلامات، مما يسهل العثور على إنجازات عميل معين دون عناء
• بناء قاعدة بيانات للمهام مع المهام المتكررة، مما يجعل إدارة عمليات تأهيل العميل فعالة
• إنشاء تبعيات المهام لتعيين ترتيب واضح للعمليات بين المهام

4. نقل المعرفة وإغلاق الحسابات

هذا الإجراء في قائمة المهام هو عمل إداري ثانوي ولكنه ضروري. ويجب أن تشمل إجراءات إنهاء حسابات العملاء وعقودهم:

• إعطاء تعليمات بشأن نقل بيانات الاعتماد والحسابات
• إعلامهم بالحسابات التي سيتم إغلاقها والحسابات التي سيظل الوصول إليها متاحاً

بالإضافة إلى ذلك، إعداد العميل للمرحلة التالية. قد يتضمن ذلك سرد المعدات والمواد اللازمة لتنفيذ عملهم بشكل مستقل.

A نظام تأهيل العميل خارج الخدمة يتعامل مع جميع بيانات مشروع العميل وحساباته لتسهيل إدارتها أثناء عملية إنهاء إجراءات التأهيل. يعمل مثل هذا النظام على توحيد عملية إلغاء التهيئة من خلال:

• بدء إجراءات إنهاء إجراءات إلغاء التهيئة
• إنهاء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)
• إجراء مقابلات الخروج
• إرسال الاستبيانات
• إنشاء قوائم من خلال الأتمتة عند نقل المهام إلى الحالات
• الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لإنشاء عمليات جيدة الصياغة
• توثيق العملية باستخدام المستندات
• استخدام القوالب المضمنة (مثل قالب نجاح العميل في ClickUp) لجعلإدارة العميل أسهل
• التخطيط للمتابعة المنتظمة

5. حفظ جميع الوثائق المتعلقة بالعميل

جرب المستندات على ClickUp لإنشاء مستندات متعلقة بالمشروع وتبسيط الامتثال

يُعد الاحتفاظ بأرشيف شامل لجميع الأوراق والتقارير والمراسلات المتعلقة بالمشروع خطوة أخرى بالغة الأهمية في عملية تأهيل العميل بنجاح. فهو يعزز رضا العميل ويعدك لأي أسئلة متابعة أو توضيحات قد تكون لدى عميلك.

هذه خطوة واضحة ومباشرة للشركات التي تستخدم أحدث إدارة المشاريع أنظمة مع أتمتة سير عمل إدارة علاقات العملاء . باستخدام ClickUp، استخدم واحدة من العديد من قوالب إدارة علاقات العملاء المجانية حصريًا لإدارة المعلومات المتعلقة بالعميل.

لاستكمال ذلك, مستندات ClickUp يمكن كذلك:

• إعداد مشاركة المستندات القابلة للتخصيص مع العملاء والعملاء وأعضاء الفريق
• إنشاء عمليات تسجيل وصول مجدولة للعملاء والاحتفاظ بسجل
• ربط المستندات بسير عمل العميل لسهولة تعيين المهام والتحقق من حالات المشروع والمزيد

6. اطلب الإحالة أو التوصية من عميلك

لا تتردد في طلب توصية من عميلك إذا كانت لديه تجربة جيدة مع مؤسستك. دعهم يعرفون أنك ستقدر اقتراحاتهم وادعهم للانضمام إلى برنامج الإحالة الخاص بك. هذا غالباً ما يوفر فرصاً جديدة في وقت لاحق.

ولكن كن مستعداً للنقد المفيد والإيجابي. استفد من النقد البناء من عملائك؛ فهو يساعدك على تحسين منتجاتك وخدماتك على المدى الطويل.

قم بتخصيص أتمتة مهامك وجمع إحالات العملاء باستخدام ClickUp

وفي هذا الصدد، فإن إعداد الأتمتة في ClickUp تجعل عملية جمع إحالات العملاء سهلة وخالية من المتاعب. إليك المزيد حول كيفية مساعدة ClickUp في جمع الإحالات:

• استخدم رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو حتى الإشعارات الفورية لشكر العملاء على مشاركتهم
• استهداف العملاء النشطين المحتملين وتشجيعهم على تكرار تجربتهم أو مشاركتها مع الآخرين

7. كن مرنًا للتعاون المستقبلي

أخيرًا - وبنفس القدر من الأهمية - أنهِ حزمة إنهاء إجراءات تهيئة العميل بكلمة لطيفة: "نود العمل معك مرة أخرى"

من الأفضل أن تعبر عن اهتمامك بنجاحهم بعد المشاركة الحالية من خلال إبقاء الباب مفتوحًا للمشاريع أو التعاون المستقبلي.

استخدم برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك لتقسيم العملاء السابقين بناءً على نوع مشروعهم ومقاييس أخرى مثل سلوك العميل. يمكنك الاتصال بقاعدة العملاء المقسمة عبر رسائل ورسائل إخبارية مخصصة.

إليك الطريقة إدارة عملاء ClickUp سير العمل يعزز نطاق التعاون المستقبلي:

• إرسال ملاحظات امتنان أو هدايا أو عروض مخصصة
• شارك المحتوى والموارد ذات الصلة، أو حتى النصائح التي تساعد عملاءك في مساعيهم وفرصهم المستقبلية

كليك آب متعدد الاستخدامات قوالب إدارة العملاء تجعل عملية إنهاء إجراءات تأهيل العميل بأكملها أسهل من خلال دمج جميع الخطوات والمهام التي ينطوي عليها إنهاء إجراءات تأهيل العملاء. إن تكامل ClickUp، مثل البريد الإلكتروني أو روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يجعل التواصل أسهل وضمان عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.

كليك أب قالب نجاح العميل يستحق تنويهًا خاصًا لإعداد العملاء. هذا القالب المليء بالميزات يخفف من عناء الحفاظ على حسابات العملاء المتكررة.

• فهو يراقبحالة العميل وتقدم المشروع
  • يساعدك على إنشاء عمليات فعالة لتجنب تخبط العملاء
• ينظم العملية بمساعدة قوائم المراجعة والأتمتة والتكاملات

حوِّل عملية التهيئة إلى فرصة مع ClickUp

لا يُعدّ إنهاء العلاقة مع العميل نهاية العلاقة. بل هي بداية جديدة إذا كنت تعرف كيفية استخدامها. يساعدك ClickUp على الارتقاء بعملية إلغاء التهيئة إلى المستوى التالي من خلال إدارة المشروع الأدوات التي تساعد الشركات القائمة على الخدمات، مثل شركتك، في كل خطوة من خطوات عملية التأهيل.

حدِّد رسالتك عبر قنوات متعددة، ونظِّم جميع البيانات بمساعدة الذكاء الاصطناعي التوليدي القوي، واحتفظ بسجل محدد جيدًا لجميع عملائك - في الماضي والحاضر والمستقبل - باستخدام ClickUp Docs، وغير ذلك الكثير.

لا تثق في كلماتنا، بل ثق في العملية. جرّب ClickUp مجانًا اليوم وأطلق العنان للإمكانات غير المستغلة لنظام تأهيل العملاء الذي يتم تنفيذه بشكل مثالي.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن أن تؤثر عملية إلغاء تأهيل العميل على علاقات العملاء المستقبلية؟

نعم، يمكن أن تؤثر عملية إنهاء إجراءات تأهيل العميل المنفذة بشكل جيد على العلاقات المستقبلية مع العملاء بشكل كبير.

يمكن أن تترك التجربة الإيجابية لإتمام عملية التأهيل انطباعًا دائمًا لدى عميلك، وتظهر الاحترافية والامتنان والاهتمام حتى في نهاية علاقة العمل. قد يشجع العميل على التفكير في التعاون المستقبلي أو إحالة خدماتك إلى الآخرين أو حتى العودة كعميل.

استفد من عملية إنهاء العلاقة لتحويل عملائك الحاليين إلى سفراء لشركتك وتعزيز الاحتفاظ بالعملاء. قم بتحفيز عملائك على الاستفادة من الفرص الجديدة في المؤسسة، وتمديد عقودهم، والترويج لأعمالك من خلال تزويدهم بتجربة تأهيل من الدرجة الأولى.

لماذا تُعدّ عملية تأهيل العميل من خارج الشركة مهمة؟

تكتسب العملية الشاملة لإعداد العملاء أهمية لعدة أسباب.
أولاً، إنها بمثابة نقطة الاتصال الأخيرة في العلاقة بين العميل ومقدم الخدمة، مما يترك انطباعاً دائماً لدى العميل. كما أنها تُظهر الاحترافية، مما يعزز التصور العام لعلامتك التجارية.

ثانياً، يضع الأساس للتعاون أو الفرص المستقبلية المحتملة. يمكن لعملية التهيئة الفعالة أن تمهد الطريق للتواصل المستقبلي، حيث أن 15% من الأشخاص أبلغوا عن ارتدادهم إلى مزود خدمة سابق.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن إجراء عملية التوقف عن العمل هو فرصة تعلم لا تقدر بثمن. حيث يمنحك جمع الملاحظات أثناء إجراء عملية إلغاء التهيئة رؤى حول نقاط قوتك ومجالات التحسين لتحسين خدماتك للعملاء في المستقبل.

كيف يمكنني أن أجعل عملية إنهاء إجراءات تأهيل العملاء أكثر كفاءة؟

لتعزيز كفاءة عملية إنهاء إجراءات تأهيل عملائك:

• ابدأ بوضع إجراءات واضحة المعالم وشفافة يتم إبلاغها بوضوح للعملاء
• تطوير نماذج موحدة لرسائل البريد الإلكتروني أو الاستبيانات أو الوثائق لضمان الاتساق وتوفير الوقت
• استخدم أدوات التشغيل الآلي لأتمتة المهام المتكررة والتذكيرات، مما يقلل من الجهد اليدوي
• تنفيذ نظام منظم لجمع الملاحظات لجمع الأفكار لتحسين العملية
• اجعل معلومات العميل مركزية باستخدام منصات التعاون لسهولة الوصول إليها من قبل جميع أعضاء الفريق المعني
• فوِّض مسؤوليات محددة داخل فريقك لضمان المساءلة والتنفيذ السلس
• مراجعة العملية وتنقيحها باستمرار استناداً إلى الملاحظات وتحديد مجالات التحسين

اعتماد نهج مخصص لاحتياجات العميل الفردية، مما يضمن تجربة إيجابية وفعالة في عملية إنهاء إجراءات العملاء.