مقال نُشر مؤخرًا في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا سلون أن "العاملين في مجال المعرفة اليوم يقضون عادةً أكثر من 85% من وقتهم في الاجتماعات. أكثر من ثلثي فرق العمل عن بُعد يشعرون بزيادة الإرهاق من أدوات التواصل الرقمي. أفاد العديد منهم أن الاجتماعات المتواصلة تقتطع من وقت التركيز والإنتاجية، مما يجعلهم يعملون لساعات أطول.
دعونا نواجه الأمر: لا يحب الجميع الاجتماعات. ومع ذلك، فهي تتيح التعاون والإبداع والثقة بين فرق العمل في الشركات.
بصفتك قائد فريق، فأنت مسؤول عن تيسير الاجتماعات التفاعلية والمثمرة التي تمكّن أعضاء فريقك من التواصل والتعاون.
في منشور المدونة هذا، سنقدم لك بعض الأفكار الناجحة لاجتماعات الفريق. لكن أولاً، لماذا تحتاج إلى اجتماعات الفريق أصلاً؟
أهمية اجتماعات الفريق التفاعلية
اجمع كل معلومات الفريق معًا على ClickUp وقم بتهيئة الأجواء لعقد اجتماعات فعالة
لكي يعمل الفريق معاً، يجب أن يتبادلوا المعلومات بشكل واضح، وفي سياقها الصحيح، وبشكل كامل. لنأخذ مثالاً على ذلك حملة تسويقية.
- يحتاج فريق العمل إلى توصيل استراتيجيته
- يحتاج فريق التسويق إلى تخطيط الحملة
- يحتاج فريق التصميم إلى إنشاء مرئيات تتماشى مع الاستراتيجية/الخطة
- يحتاج مؤلفو الإعلانات إلى كتابة قصص الحملة
- يحتاج فريق التوزيع إلى شراء مساحات إعلانية عبر القنوات
- يحتاج الفريق الرقمي إلى دمج الحملة في الأصول عبر الإنترنت، مثل المواقع الإلكترونية والتطبيقات وغيرها.
- يحتاج الفريق المالي إلى مراجعة الميزانيات وتحديثها
وبينما يمكن لكل منهم توثيق أفكاره على مستند جوجل أو إرسال رسائل إلكترونية محمومة لبعضهم البعض، فإن القيمة الحقيقية تأتي من التعاون متعدد الوظائف . هذا هو السبب الرئيسي الذي يجعل الاجتماعات ضرورية. ولكن هناك المزيد.
وضوح المهمة: تسمح الاجتماعات للفرق بتوضيح فهمها للمعلومات التي تتلقاها. وهذا يساعد على جعل الجميع على نفس الصفحة والسير في نفس الاتجاه.
اتخاذ القرارات: تساعد الاجتماعات كل فرد في الفريق على اكتساب السياق. وبهذه الطريقة، يمكنهم اتخاذ القرارات التي تخدم الغرض الأكبر من المشروع.
التحسين المستمر: عندما تناقش الفرق التقدم المحرز في مشروعهم، يمكنهم مشاركة الأفكار التي تحسن النتائج الإجمالية.
العلاقات الشخصية: من الصعب بناء العلاقات من خلال رسائل البريد الإلكتروني. فالاجتماعات تساعد الناس على فهم بعضهم البعض والالتقاء كأفراد.
الشعور بالانتماء: تساعد اجتماعات الفريق على أن يشعر الأعضاء بأنهم جزء من شيء أكبر من مجرد مهمة ينجزونها يوميًا.
على الرغم من فوائدها العديدة، إلا أن معظم الاجتماعات اليوم تجعل أعضاء الفريق يصرخون "أوه لا، ليس اجتماعًا آخر!" إليك عشر أفكار لاجتماعات الفريق الافتراضية لتجنب ذلك وجعل اجتماعاتك مثمرة وجذابة.
10 أفكار لاجتماعات الفريق التعاونية والممتعة
1. اكتب جدول أعمال اجتماع ممتع
قالب جدول أعمال اجتماع سكروم من ClickUp
لكي يكون الاجتماع فعالاً، فإنه يحتاج إلى جدول أعمال. لذا، يكتب معظم قادة الفرق نقاطًا للأشياء التي يريدون مناقشتها.
لجعل اجتماعاتك أكثر تعاونية وممتعة، يجب عليك القيام بما هو أفضل من ذلك. لاجتماعك القادم، إليك أفكاراً لاجتماعات الفريق يمكنك تجربتها.
حكي قصة مع جدول أعمال الاجتماع . تعامل مع زملائك في الفريق كأبطال في تلك القصة. إذا قام أحدهم بعمل رائع، فاكتب عنه مثل قوس شخصية البطل.
قم بتضمين الألغاز: ضع المعلومات المهمة على شكل لغز لجعل الفريق يشعر بالفضول للانضمام إلى الاجتماع.
اجعلها مرئية: أضف مخططات أو رسومات أو مخططات لجعل جدول أعمالك سريعًا وسهل الفهم.
قم بإلقاء نكتة أو اثنتين: لا تجعل جدول أعمال اجتماع فريقك باهتًا. أضف إليها بعض الشخصية. قم بإلقاء نكتة (سيئة/أبوية) لإضحاك فريقك.
2. كسر الجليد
_ألغاز الصور المقطوعة كوسيلة لكسر الجليد في الاجتماعات ]\ المصدر: ويكيميديا كومنز مثل سبورة ClickUp's Whiteboard هو مكان رائع للقيام بذلك
- صخرة، ورقة، مقص: العب هذه اللعبة لتقرر من سيقدم تحديثه أولاً في موقفك اليومي
- أحجية الصور المقطوعة: قم بإعداد جدول الأعمال الأساسي للاجتماع على شكل صورة، وقم بتقسيمها إلى أحجية بانوراما وشجع الموظفين على حلها
3. استخدم الغرف الفرعية للعصف الذهني الممتع
يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية المستهلكة للوقت، مثل الاجتماعات الاستراتيجية أو ورش العمل التي تستمر طوال اليوم، مملة. ولكن لا يجب أن تكون كذلك. قم بتضمين بعض الضحك مع العصف الذهني الإبداعي في الغرف الفرعية التي ستجدها في أي أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت متاحة اليوم
على سبيل المثال، إذا كنت تيسّر اجتماعًا لاستراتيجية حملة تسويقية لمدة 4 ساعات، انقل المجموعات الصغيرة إلى غرف فرعية للتوصل إلى أفكار الشعارات.
أعلن عن جوائز للفكرة الأكثر غرابة أو الأكثر طرافة. قد تختارها أو لا تختارها للحملة، ولكن احتفل بالأفكار التي تجلب المتعة للمحادثة.
4. قم بإجراء ورش عمل سريعة
تعليم المفاهيم المعقدة ببساطة وبصورة مرئية باستخدام ClickUp Whiteboard
أفضل طريقة لضمان عدم شعور الأشخاص بأن الاجتماع مضيعة للوقت هي مساعدتهم على تعلم شيء ما. بناءً على احتياجات وملامح فرقك، قم بتضمين ورش عمل مدتها 15 دقيقة.
يمكن أن يكون هذا أي شيء، حتى لو كان مرتبطاً بشكل عرضي.
- كتابة البريد الإلكتروني
- كتابة السيرة الذاتية
- نظرية الألوان
- النسبة الذهبية
يمكن أن تكون ورش العمل هذه أكثر جاذبية إذا شجعت أعضاء الفريق على تعليم بعضهم البعض. يمكن لمؤلف الإعلانات تعليم كتابة البريد الإلكتروني، ويمكن للمصمم تعليم نظرية الألوان، إلخ.
مع التصميم الهادف تطبيقات التعاون ، يمكنك أيضًا تضمين الأنشطة التي يجب إكمالها خلال تلك الدقائق الخمس عشرة لإضفاء بعض الإثارة والتشويق على ورشة العمل.
5. قم بإجراء اختبار
نماذج النقر فوق النماذج تصلح بسهولة لإنشاء اختبارات
ادعُ الفريق لإجراء تخمينات جامحة إذا لم تكن لديهم خلفية لمعرفة الإجابات. على سبيل المثال، إذا كان الفريق الهندسي يعرض تحديثاته على بقية أعضاء المؤسسة، فيمكنهم طرح أسئلة مثل
- كم عدد الميزات التي قمنا بشحنها هذا الشهر؟ خيارات: 10, 24, 108
- كم عدد الأخطاء التي سددناها؟ خيارات: 112, 3, 50
- من هوعميل جديد الذي انضم إلينا هذا الشهر؟ خيارات أبل، فيسبوك، ريديت
الغرض من هذا الاختبار ليس الحصول على الإجابات الصحيحة من أي شخص. بل هو إثارة الفضول من خلال تقديم المعلومات في شكل أسئلة.
إذا كان إعداد اختبار من أجل اجتماع الفريق فقط يبدو عملاً روتينيًا، فراجع نماذج ClickUp . تتيح لك هذه الميزة البسيطة والفعالة في الوقت نفسه إعداد أسئلة متعددة الخيارات بصريًا عن طريق سحب العناصر وإسقاطها. وهي قابلة للتخصيص، وتوفر العديد من الخيارات خارج الصندوق، كما أنها سهلة المشاركة! قوالب استبيان ClickUp للإلهام
6. عقد اجتماعات الفريق تحت عنوان
التالي في قائمة أفكارنا للاجتماعات الممتعة هو الاجتماعات ذات الطابع الخاص. إذا كانت الفعاليات ونزهات الفريق يمكن أن يكون لها مواضيع، فلماذا لا يكون للاجتماعات مواضيع؟ مرة كل شهر أو كل أسبوعين، قم بإجراء اجتماعات ذات طابع خاص. يمكنك بالطبع أن تجعلها تحت عنوان عيد الميلاد أو عيد الشكر أو الهالوين خلال الموسم.
لجعل الاجتماع أكثر جاذبية، قم بدعوة أعضاء الفريق لاختيار الموضوع الذي يستمتعون به أكثر من غيره. إذا كنت من محبي فيلم Marvel أو Ghostbusters، فستحصل أيضاً على اجتماع ممتع مع الضحك وترابط الفريق.
7. أطلعوا بعضكم البعض على آخر المستجدات
إن الاجتماع المثمر هو الاجتماع الذي يخرج منه الجميع وهم يشعرون بأن هناك وضوحًا فيما يجب عليهم فعله بعد ذلك وعندما يشعرون بأنه تم الاستماع إليهم خلال الاجتماع. في اجتماعات الوقوف والمراجعة، عادةً ما يقدم الأشخاص تحديثاتهم الخاصة. وهذا يجعلهم يشعرون بالحرج والخجل. في كثير من الأحيان، قم بتغيير ذلك من خلال دعوة الأشخاص لتقديم تحديثات أعضاء الفريق الآخرين.
عندما يفعلون ذلك، يمكن لأعضاء الفريق
- فهم عمل بعضهم البعض بشكل أعمق
- معرفة معوقات وتحديات بعضهم البعض
- التعاطف مع احتياجات وثغرات الآخرين
- تقدير بعضهم البعض ودعم بعضهم البعض
مستندات النقر فوق مستندات النقر لتدوين ملاحظات الاجتماع الشاملة
على الرغم من أن هذا نشاط رائع لبناء الفريق، إلا أنه قد يصبح مربكًا بعض الشيء، عندما يقوم شخص آخر بإعطاء تحديثات شخص آخر. لمثل هذه الأوقات, اجتماعات ClickUp طريقة رائعة لإعادة الوضوح. قم بتحويل جدول أعمالك إلى قائمة مرجعية للتأكد من أنك قد استعرضتها كلها. يسمح لك استخدام المحرر الغني بتبسيط وتنظيم التحديثات في الوقت الفعلي.
عندما تتطلب التعليقات جهداً من أي عضو في الفريق، يمكنك تعيينها ووضع علامات عليها. استخدم المهام المتكررة للتأكد من أن جدول أعمالك جاهز دائماً للاجتماعات.
8. قم بإعداد اجتماعات بلا قيود
غالبًا ما يكون لدى أعضاء الفريق العديد من الأسئلة أو الملاحظات التي قد لا يشعرون بالارتياح لمشاركتها. وعلاوة على ذلك، عندما يكون الاجتماع مقيدًا بوقت محدد، قد يضعون أسئلتهم جانبًا لوقت لاحق وينسونها.
قم بإعداد اجتماعات منتظمة دون قيود. قم بدعوة أعضاء الفريق لطرح أو مشاركة ما يحلو لهم. كقائد للفريق، اسألني أي شيء (AMAs)، مما يدل على انفتاحك ومساءلتك.
استخدم هذه الاجتماعات التي لا تخضع لأي قيود من أجل تحفيز الفريق لتولي الملكية والمشاركة بشكل هادف.
9. استضافة اجتماعات الفريق التفاعلية
استخدم سبورة ClickUp Whiteboard للاجتماعات التفاعلية والتعاونية
الاجتماعات هي الأكثر مللاً عندما يتحدث شخص واحد فقط بينما يستمع الآخرون. قم بتغيير ذلك من خلال عقد اجتماعات تفاعلية مع أفضل أدوات التعاون في المشروع .
لنفترض أنك تجري اجتماعًا لفريق المنتج لتصميم تدفق المستخدم للميزة الجديدة التي تخطط لها.
- قم بتشغيلClickUp Whiteboard وحدد نقطة البداية
- شجع أعضاء الفريق على إضافة الخطوات التي يعتقدون أنها يجب أن تكون جزءًا من تدفق المستخدم
- تحديد الأولويات وتنظيمها دون عناء باستخدام إمكانيات السحب والإفلات
- تحويل الأفكار إلىعناصر العمل مباشرةً من السبورة البيضاء إلى مساحة عمل ClickUp الخاصة بك
10. اكتب معًا
من المرجح أن الشخص المكلف بكتابة "محضر الاجتماع" يكره هذه المهمة. فهي من المهام التي يخشاها الناس لأنها غالبًا ما تكون سلبية وغير تعاونية.
قم بتغييرها باستخدام أداة تعاونية عبر الإنترنت مثل مستندات ClickUp . لكل اجتماع، قم بإنشاء مستند ودعوة الجميع لتدوين الملاحظات في الوقت الفعلي. قم بتنسيق النص إلى عناوين وقوائم مراجعة وروابط وغير ذلك.
بمجرد تحديد أولويات عناصر الإجراءات، قم بتحويلها إلى مهام على الفور داخل ClickUp. أضف هذه المستندات كجزء من مهام سير العمل لضمان أن تكون في متناول يدك دائمًا.
قم بربط مستندات ClickUp Docs بسير عملك من خلال ربط المهام معًا
هذا ليس كل شيء. يمكنك أيضًا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لملاحظات الاجتماعات مثل انقر فوق الذكاء الاصطناعي لتلخيص ملاحظات اجتماعك وتحويلها إلى مهام تلقائيًا.
لست متأكداً من أين تبدأ؟ اختر من أي من قوالب ملاحظات الاجتماع الخاصة ب ClickUp وتخصيصها لتلبية احتياجاتك.
حقق الاستفادة القصوى من اجتماعات فريقك مع ClickUp
سواء أحببنا ذلك أم لا، فإن الاجتماعات أمر لا مفر منه. لا يجب أن تكون مزعجة أو غير مرحب بها لأنها لا مفر منها. إن تنفيذ هذه الأفكار الإيجابية لاجتماعات الموظفين يجعل الاجتماعات أفضل للجميع. لا يجب أن يكون وقت الاجتماعات مملاً في النهاية.
جرب هذه المواضيع الممتعة لاجتماعات الفريق في اجتماع فريقك القادم. سواء كان ذلك تمرينًا لبناء الفريق يشمل فريقك بأكمله أو إذا كنت قائد فريق تقوم بتجربة فكرة اجتماع ما - جعل الاجتماعات المستقبلية ممتعة هو الهدف النهائي.
ما هي الطريقة الممتعة الأخرى لجعل الاجتماعات ممتعة؟ استخدم الأداة المناسبة للمساعدة.
استمتع باجتماعات ممتعة وجذابة ومثمرة مع ميزات ClickUp المصممة لهذا الغرض. باستخدام ClickUp Meetings، يمكنك وضع جدول الأعمال، وتدوين ملاحظات الاجتماعات، ومناقشة الأفكار. استخدم ClickUp Whiteboard لتبادل الأفكار والابتكار معًا بصريًا. حوّل العناصر الموجودة على السبورة أو الاجتماعات أو المستندات إلى مهام وتتبعها في الوقت الفعلي. انتقل من الأفكار إلى العمل.