إهدار العاملين في مجال المعرفة في الولايات المتحدة 5.3 ساعات في الأسبوع انتظار المعلومات أو إعادة إنشاء المعرفة المؤسسية الحالية. وهذا ليس فقط إهدارًا لإنتاجية كل موظف، ولكنه يؤدي أيضًا إلى التأخير في المشاريع، والتسليم دون المستوى المطلوب، والأهم من ذلك، عدم مشاركة الموظفين.

في البيئات النائية، يمكن أن يكون هذا النقص في الوصول إلى المعلومات/المعرفة المؤسسية مدمراً للغاية، وغالباً ما يؤدي إلى الاستقالة الهادئة.

يمكنك تجنب ذلك باستخدام نظام بسيط ومتكرر ومتسق لتوضيح كيفية إنجاز الموظفين لمهامهم واتخاذ القرارات الصحيحة في مكان العمل. وبعبارة أخرى، مع سير العمل.

عادةً ما يكون سير العمل عبارة عن سلسلة من الخطوات التي يمر بها المشروع أو المهمة من البداية إلى النهاية. يمكن أن يكون ذلك معقدًا مثل نشر الخدمات المصغرة المخصصة على السحابة أو بسيطًا مثل الموافقة على نفقات العمل.

هناك أيضًا عمليات سير عمل غير متسلسلة مثل عمليات سير عمل آلة الحالة - والتي يمكن أن تتحرك ذهابًا وإيابًا - أو عمليات سير عمل تعتمد على القواعد.

أيًا كان نوعه، فإن سير العمل الجيد يعمل كخارطة طريق لإكمال مهمة الشخص، مما يعطيه التوجيهات الصحيحة ويضع له حواجز حماية مناسبة.

ومع ذلك، فإن سير العمل لا يكون جيدًا إلا بقدر جودة توثيقه لديه. بدون وثائق واضحة وموجزة وكاملة، من المرجح أن يتم نسيان سير عملك - إن لم يكن تجاهله - وستعود إلى المربع الأول.

في هذه المقالة، سنطلعك في هذه المقالة على سبب حاجتك إلى وثائق فعالة لسير العمل، وكيفية إنشاء واحدة منها، والأدوات التي يمكنك استخدامها لتسهيل المهمة.

ما هو توثيق سير العمل؟

وثائق سير العمل هي عملية تدوين المعرفة التنظيمية وجعلها سهلة الوصول لكل من يحتاج إليها. وهي عادةً ما تكون مجموعة من المستندات، متاحة من خلال واجهة آمنة، تحدد كيفية إدارة كل جانب من جوانب عملك.

السمات الرئيسية لوثائق سير العمل الجيدة هي:

التنظيم: يحدد مستند سير العمل الجيد كل خطوة في العملية دون افتراضات. إذا كنت تنشئ مستند سير عمل للموافقة على النفقات، فأنت بحاجة إلى تغطية تنسيق طلب السداد، ومنصة تقديمه، وأسماء/تعيين الموافقين، واتفاقية مستوى الخدمة للرد، ومصفوفة التصعيد، ونقطة الاتصال، وما إلى ذلك.

يمكن الوصول إليها: وثائق سير العمل التي لا يمكن العثور عليها لا قيمة لها. لذا، يجب أن يكون الوصول إلى مستند سير العمل الجيد سهل الوصول إليه، ومن الناحية المثالية من خلال البحث، على منصة مركزية، مثل محرك أقراص مشترك أو شبكة إنترانت محلية أو رابط آمن.

واضح وموجز: لا أحد يحب قراءة صفحات لا نهاية لها من الوثائق لأداء أبسط المهام. لذا، اجعل الوثائق قصيرة مع تعليمات واضحة. استخدم الأدوات المرئية مثل المخططات الانسيابية والأقسام القابلة للتنفيذ/قوائم المراجعة، وإبراز ما يجب فعله أو تركه باستخدام الرموز التعبيرية، وما إلى ذلك.

محدثة: في المؤسسات شديدة النمو، تتغير الأمور بسرعة. تأكد من مراجعة سير عملك بانتظام. حدد إيقاعًا معينًا مثل مرة كل ثلاثة أشهر أو ما يناسب مؤسستك. إذا كان مشروعًا متطورًا، فقم بتحديث المستندات في الوقت الفعلي.

إذا كان هذا يبدو وكأنه الكثير من الأعمال الورقية بالنسبة لما تقوم به فرقك يومياً دون عناء، دعنا نوضح لك كيف يمكن أن يوفر توثيق سير العمل ما يقرب من ست ساعات لكل شخص وملايين الدولارات على المدى الطويل.

فوائد التوثيق الفعال لسير العمل

في كثير من الأحيان، عندما نتحدث عن سير العمل، فإننا نهدف إلى تحقيق كفاءة العمليات وتحسين الإنتاجية وتوفير الوقت وما إلى ذلك.

ومع ذلك، فإن توثيق سير العمل الفعال يفيد الموظفين أيضًا. فهو بمثابة دليل المساعدة الذاتية لكل موظف في التنقل في عمله. وإليك الطريقة.

مشاركة المعرفة التنظيمية: يضمن سير العمل الموثق بوضوح أن كل فرد في فريقك يعرف ما يحتاج إلى معرفته للقيام بعمله بشكل جيد.

سيتمكن الموظفون الجدد من الوصول إلى المعرفة الضمنية وأفضل الممارسات، مما يمنعهم من تكرار نفس الأخطاء. سيؤدي ذلك إلى تسريع عملية تأهيل الموظفين، سواء كان ذلك في المؤسسة أو في المشاريع الجديدة.

تعاون أفضل: تحدد مهام سير العمل كل خطوة في العملية، مع إبلاغ كل عضو في الفريق بما يحدث قبل وبعد إكمال مهمته.

وهذا يساعدهم على جمع كل المعلومات الضرورية وإكمال مهمتهم بكفاءة ونقلها إلى الشخص التالي.

سرعة الإنجاز: عندما يعرف الجميع ما يحتاجون إلى القيام به وكيفية القيام به، يمكنهم إكمال مهامهم دون تشتيت الانتباه.

كما تحدد وثائق سير العمل الجيدة أيضًا المشاكل التي قد يواجهها المرء والحلول المحتملة لها، مما يؤدي إلى تسوية العقبات في هذه العملية.

مواءمة الفريق: عندما يتبع الفريق بأكمله سير عمل قياسي، فإنهم يرتكبون أخطاء أقل ويقدمون مخرجات متسقة في كل مرة.

وهذا بدوره يجعل تجربة العميل متسقة أيضًا، مما يعزز مفهوم العلامة التجارية ويؤدي إلى زيادة المبيعات وزيادة الأرباح والنمو بشكل أسرع.

المساءلة: لا يقتصر سير العمل الجيد على خطوات العملية فحسب، بل يتعلق أيضًا بأصحاب المصلحة المعنيين.

فهو يحدد مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق، مما يجعلهم مسؤولين عن تقديم العمل الذي يلبي المعايير التنظيمية الخاصة بك.

الأمان: وفقًا للمنتدى الاقتصادي العالمي، فإن 95% من مشكلات الأمن السيبراني ترجع إلى خطأ بشري. قد يكون ذلك الوقوع في عملية تصيد احتيالي أو إدخال أسرار عن طريق الخطأ في التعليمات البرمجية.

يحدد سير العمل الموثق جيدًا ما يجب عدم القيام به، مع تذكير الموظفين بالتدابير الأمنية التي يجب عليهم اتباعها.

التحسين المستمر: يمنح توثيق سير العمل رؤية مدروسة لكيفية تنفيذ كل مهمة.

وهذا يساعد المؤسسات على مراجعة عملياتها وتحسينها باستمرار. وهذا يمكّن المؤسسات من أن تكون على دراية بممارساتها وضبطها بانتظام.

في جوهرها، سير العمل هو "كيفية" أداء الأعمال. إنها وصفاتك - أي الطرق الفريدة التي تنجز بها مشاريعك.

إنها ملكيتك الفكرية. يساعد التوثيق السليم لسير العمل الخاص بك على الاستفادة من الملكية الفكرية الخاصة بك. إليك كيفية تحقيق ذلك.

## توثيق سير العمل مقابل توثيق سير العمل - هل هما متماثلان؟

سير عمل المستندات و توثيق سير العمل يشيران إلى جوانب مختلفة من إدارة العمليات، على الرغم من أنهما يبدوان متشابهين. فيما يلي تفصيل لكل مصطلح:

1. سير عمل المستندات

• التعريف: يشير إلى تسلسل العمليات أو الخطوات التي يمر بها المستند خلال دورة حياته، بدءًا من إنشائه وحتى إكماله أو أرشفته.
• الغرض: تبسيط حركة المستندات والموافقة عليها وإدارتها داخل المؤسسة لضمان الكفاءة والامتثال.
• أمثلة:
  • عملية الموافقة على المستند حيث تمر المسودة من خلال المراجعات والتعديلات من قبل العديد من أصحاب المصلحة قبل أن يتم الانتهاء منها.أتمتة الموافقات على الفواتير، حيث ينتقل المستند من قسم الحسابات إلى الإدارة للتوقيع عليه.

العناصر الرئيسية

• توجيه المستندات إلى الأشخاص أو الإدارات المناسبة.
• تحديد التسلسل الهرمي للموافقة.
• تتبع حالة المستند (على سبيل المثال، معلق، معتمد، مرفوض).
• ضمان الامتثال للوائح ومسارات التدقيق.

أمثلة لحالات الاستخدام:

• مراجعة العقود القانونية.
• خطوط أنابيب نشر المحتوى.
• إدارة مستندات الموارد البشرية (على سبيل المثال، سجلات الموظفين، ونماذج التأهيل).

2. وثائق سير العمل

• التعريف: عملية توثيق عملية أو سير عمل، يصف كيفية إكمال مهمة أو مشروع أو مجموعة مهام معينة.
• الغرض: يساعد في إضفاء الطابع الرسمي على العمليات وتوحيدها لضمان الاتساق والوضوح والتدريب للموظفين.
• أمثلة:
  • إنشاء دليل تفصيلي خطوة بخطوة حول كيفية إلحاق موظف جديد بالعمل.تدوين إجراءات إدارة شكاوى العملاء في فريق الدعم.

العناصر الرئيسية

• تعليمات واضحة خطوة بخطوة.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات في كل خطوة.
• تحديد الأدوات أو الأنظمة أو الوثائق المستخدمة.
• تحديد نقاط القرار والحالات الطارئة.
• حالات الاستخدام:

أمثلة على حالات الاستخدام:

• أدلة تدريب الموظفين.
• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
• وثائق عملية تطوير البرمجيات.

الاختلافات الرئيسية:

من حيث الجوهر، يتعلق سير عمل المستندات بحركة المستندات وإدارتها، بينما توثيق سير العمل يتعلق بتفاصيل كيفية عمل سير العمل، والذي يمكن أن يتضمن سير عمل المستندات كمجموعة فرعية.

## كيفية إنشاء عملية توثيق سير العمل

قد تفكر في أنه ليس لدينا سير عمل حتى الآن؛ ما الذي أقوم بتوثيقه؟

كل شخص لديه نوع من سير العمل الذي يتبعه عمداً أو لا شعورياً. توثيق سير العمل مسألة أخرى تمامًا. دعنا نرى كيف نفعل ذلك بشكل جيد.

1. اجمع مهام سير العمل الموثقة بالفعل

تجمع عملية توثيق سير العمل الجيدة أفضل الأفكار المبعثرة في جميع أنحاء المؤسسة في نظام قوي يدعم الجميع.

ابحث عن أي وثائق موجودة أو خرائط العمليات . تذكر أنه لا يلزم كتابة هذه الخرائط في برنامج إدارة سير العمل أو كمستند

يمكن أن تكون أيضًا في رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها المديرون إلى أعضاء فريقهم، أو مخططات انسيابية مرسومة على اللوحات البيضاء، أو عروض تقديمية تم إنشاؤها للإعداد/التدريب.

أبقِ ذهنك متفتحًا حول الأشكال التي توجد بها وثائق سير العمل الحالية. اجمع كل هذه المعلومات. نظمها خطوة بخطوة.

2. تحدث إلى الفرق

في كل مؤسسة، هناك معرفة ضمنية بين أعضاء الفريق - معرفة لا يعرفون أنها موجودة لديهم. التحدث إليهم حول عملياتهم التجارية يلقي الضوء على أشياء قد لا تكون واضحة في وثائق العمليات.

3. مقابلة أعضاء الفريق كل على حدة

في حين أنه من المفيد إجراء اجتماعات جماعية لفهم الديناميكيات، إلا أن المقابلات الفردية توفر عمق المعلومات. فيما يلي بعض الأسئلة لتوجيه هذه المحادثات.

• ما هي الخطوات التي تتبعها كجزء من سير عملك بالكامل؟
• بأي ترتيب تسير هذه الخطوات؟
• من هم أصحاب المصلحة في كل خطوة؟
• ما هي التحديات التي واجهتك في كل خطوة، وكيف تغلبت عليها؟
• أين توجد ثغرات في سير عملك؟ كيف تملأها حالياً؟
• ما هي مخرجاتك؟
• ما هي نتائجك ومقاييس نجاحك؟

4. توثيق سير العمل

راقب تحديثات المشروع، وقم بإدارة مهام سير العمل، وتعاون مع الفريق، كل ذلك من مساحة عمل ClickUp الخاصة بك

قم بعمل سجل شامل لجميع المعلومات التي جمعتها حتى الآن. قم بتنظيمها على شكل سير عمل، من البداية إلى النهاية، خطوة بخطوة.

قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل في كل مرحلة. بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء توثيق سير العمل هي:

• تتبع الهدف : ما تهدف هذه العملية إلى تحقيقه وكيفية قياس ذلك
• أصحاب المصلحة: من هو المسؤول عن كل خطوة، وما هي مصفوفة التصعيد، وبمن يمكن الاتصال به في حالة وجود مخاوف/أسئلة
• التبعيات: ما إذا كانت نتيجة كل خطوة تعتمد على إجراءات أو موافقات أي شخص
• الوصول: ما هي الأذونات الخاصة بالأدوات والبيئات والأصول والموارد التي يجب منحها لإكمال سير العمل
• المخرجات: المخرجات المتوقعة في نهاية كل خطوة، بما في ذلك المقاييس الخاصة بكل خطوة
• معلم: المراحل المحددة في سير العمل التي يجب إكمالها
• الإطار الزمني: اتفاقيات مستوى الخدمة والجداول الزمنية المعقولة لكل خطوة في سير العمل
• مراجعات: إيقاع المراجعات/الاجتماعات لتتبع التقدم المحرز
• المسرد: إرشادات المعنى والاستخدام للمصطلحات الخاصة بنطاق المشروع ### 5. تصميم وثيقة سير العمل

في حين أن الخطوة 3 تشرح التفاصيل الدقيقة لسير العمل، إلا أنها قد لا تكون الأكثر قابلية للاستخدام إذا كانت مجرد جدران من النصوص.

لذلك، من الضروري تصميم وثائق سير العمل بطريقة يسهل استخدامها والرجوع إليها في وقت لاحق. بعض الطرق البسيطة التي يمكنك من خلالها تصميم سير عملك هي:

• مخططات انسيابية لتصور العملية
• قوائم المراجعة لوضع المهام والمهام الفرعية
• مخططات جانت لعرض الجداول الزمنية والمهام المتداخلة
• عناوين وعناوين فرعية لإبراز الخطوات الحاسمة
• مربعات تنبيه للتأكيد على العوامل الحاسمة

6. استخدام برنامج توثيق سير العمل

سيساعدك برنامج توثيق سير العمل القوي في المقام الأول في ثلاثة أمور:

• التبسيط: إعطاء سير العمل هيكلة لسير العمل، مما يسهل قراءته ومتابعته
• الربط: ربط مختلف عمليات سير العمل ذات الصلة لتخطيط الصورة الكبيرة بشكل أفضل
• التفاعل: اجعل الأمر أكثر سهولة لإنشاء خطوات قابلة للتنفيذ مثل إنشاء المهام أو إرسال الإشعارات

يمكنك القيام بذلك باستخدام الأدوات المتاحة بشكل شائع مثل جداول البيانات أو العروض التقديمية أو برنامج تخطيط العمليات . ومع ذلك، ستثبت برامج توثيق سير العمل المصممة لغرض معين أنها أكثر فعالية. ClickUp Mind Maps طريقة بسيطة ومرئية لتصميم سير العمل. يمكنك استخدام القوالب الموجودة لتصميم مخطط سير العمل على الفور أو سحب وإسقاط الروابط بين الخطوات بسهولة لاقتراح التبعيات. يمكنك استخدام العُقد لإنشاء نقاط مرجعية توفر موارد لأي خطوة. مستندات ClickUp حلاً شاملاً لتسجيل المستندات ومشاركتها و التعاون في مستندات سير العمل . من خلال الصفحات المتداخلة والإشارات المرجعية والمستندات المتصلة، يمكنك استخدام مستندات ClickUp Docs لإنشاء وثائق للعمليات المعقدة.

يمكنك مشاركة المستندات بشكل آمن، والتعاون في الوقت الفعلي، وتحريرها بشكل ديناميكي، وربطها بسير العمل لتغيير حالات المشروع . من المفيد أيضًا أن مستندات ClickUp Docs لديها خيارات تنسيق متنوعة لجعل وثائق سير العمل أكثر قابلية للاستخدام. مهام ClickUp Tasks تسمح لك بنقل مهام سير العمل من الخرائط الذهنية أو المستندات إلى عناصر قابلة للتنفيذ داخل برنامج إدارة المشاريع .

إذا كنت تستخدم بالفعل ClickUp للمهام، يمكنك ربطها بالخرائط الذهنية لتخطيطها. إذا كنت قد بدأت للتو باستخدام ClickUp، يمكنك أيضًا إنشاء مهام من أداة الخرائط الذهنية المستندة إلى العقدة.

7. المراجعة والتحديث بانتظام

يجب أن تكون وثائق سير عملك وثيقة حية، مع إجراء تحديثات وتحسينات منتظمة مع تطور العملية. في كل مراجعة، قم بإشراك الفريق في كل مراجعة لجمع رؤى أعمق حول سير العمل وتعديلها وفقًا لذلك.

## أمثلة وقوالب لوثائق سير العمل

سير عمل تأهيل الموظفين

مثال على عملية تأهيل الموظفين في ClickUp

من بين جميع عمليات سير عمل الموارد البشرية، فإن عملية تأهيل الموظفين هي الأكثر تعقيداً وشمولاً. إذا كنت ترغب في كتابة سير عمل لإعداد الموظفين، فقد تجد الخطوات التالية مفيدة.

لقد أبقينا هذا المثال هيكلياً مع إتاحة فرصة كبيرة لك لتخصيصه/توسيع نطاقه حسب حاجتك.

حافظ على تفاعلهم حتى انضمامهم: عادةً ما تكون هناك بضعة أسابيع بين قبول شخص ما لعرض العمل وانضمامه إلى المؤسسة.

• خلال هذا الوقت، ابق على اتصال عبر البريد الإلكتروني مرة واحدة في الأسبوع

المساءلة: المدير التنفيذي للموارد البشرية | الجدول الزمني: | من قبول العرض إلى الانضمام | التبعية: لا شيء: |

في اليوم الأول: أكمل المهام الإدارية التالية.

• مناقشة اتفاقية التوظيف وتوقيعها
• تقديم حزمة الترحيب
• توفير الأصول-محطة العمل، والبريد الإلكتروني، وسلاك، ونظام إدارة الموارد البشرية، وبطاقات العمل، ومرفق وقوف السيارات، وما إلى ذلك
• جمع تفاصيل حساب الرواتب
• تواصل مع صديق/مرشد
• مشاركة الجدول الزمني للتوجيه
• اصطحبهم لتناول الغداء أو تناول القهوة الافتراضية

المساءلة: المدير التنفيذي للموارد البشرية | الجدول الزمني: يوم واحد | الاعتمادات: الشؤون القانونية، والموارد البشرية، وكشوف الرواتب، وتكنولوجيا المعلومات، والأصدقاء

التوجه: قم بإعدادهم للنجاح في هذا الدور من خلال ما يلي.

• تأكد من اشتراكهم في جميع جلسات التوجيه/التدريب ذات الصلة بدورهم
• إذا كانوا بحاجة إلى السفر لحضور جلسة شخصية، قم بإجراء الترتيبات المناسبة
• قم بتوصيلهم بفريق التوجيه للإجابة عن أي أسئلة.
• تعريفهم بالموظفين الجدد الآخرين الذين قد ينضمون إليهم في جلسات التوجيه

المساءلة: المسؤول التنفيذي للموارد البشرية | الجدول الزمني: ثلاثة أيام | التبعية: الموارد البشرية، المدربون

جدولة الاجتماعات ذات الصلة

• اجتماع مدير التقارير لمناقشة ما يلي
  • الأدوار والمسؤوليات
  • أهداف 30/60/90 يومًا
  • المحادثة المهنية
  • مقاييس النجاح
  • آلية التغذية الراجعة
  • المهام الفورية
• جدولة الاجتماعات مع الفرق التي سيعمل بها الموظف الجديد مع تحديد أهداف محددة لكل محادثة

المساءلة: مدير التقارير | الجدول الزمني: أسبوعان | التبعات: توافر أصحاب المصلحة المعنيين

قالب سير عمل وثائق مشروع ClickUp

قم بتخزين وثائق المشروع في مستند ClickUp واحد

يحتاج كل مشروع إلى مستند ويكي يوثق كل المعارف المؤسسية حول المشروع، إلى جانب المعالم والمهام والتبعيات والمسؤوليات. هذا قالب سير عمل وثائق المشروع من ClickUp يحتوي على كل شيء لإعدادك للنجاح. يستخدم:

• المستندات لنظرة عامة على المشروع
• أهداف للأهداف والمعالم الرئيسية
• مهام لكل خطوة
• المواعيد النهائية لكل مهمة
• عرض مخطط جانت لتصور التقدم المحرز

قالب عملية وإجراءات النقر فوق

قم بتخصيص عملية توثيق سير عملك باستخدام قالب إجراءات وعملية ClickUp

سواء كان الأمر يتعلق بإعداد الموظف، أو الموافقة على النفقات، أو نشر المحتوى، أو مفاوضات المبيعات، أو نشر البرامج, توثيق العمليات التجارية يمكن أن تساعد الفرق على القيام بعملها بثقة.

فيما يلي قالب عمليات ClickUp يمكنك تخصيصه. يستخدم هذا القالب الحالات المخصصة، والحقول المخصصة، وعرض اللوحة/الجدول، و إدارة المشروع ميزات تناسب أي عملية تحتاجها.

قالب لوحة بيضاء لتدفق عملية ClickUp

تبسيط تصور المشروع من خلال نظرة عامة واضحة وموجزة لسير العمل من البداية إلى النهاية

الـ قالب لوحة بيضاء لتدفق العمليات طريقة بسيطة ومرئية لتقديم سير العمل المعقد لفرقك. فهو يزيل الضغط الناتج عن الشاشة الفارغة من خلال منحك مخططًا انسيابيًا لبدء تصميم سير العمل الخاص بك.

يمكنك بسهولة تحويل الخطوات المختلفة في سير عملك إلى مهام، وإضافة المواعيد النهائية، وتعيين أعضاء الفريق لها.

تحسين توثيق سير العمل باستخدام ClickUp

التوثيق الجيد لسير العمل هو أساس الكفاءة التنظيمية. ترتبط إدارة المشروع والتوثيق معاً في ClickUp.

اكتب وثائق أفضل لسير العمل

قم بتقسيم المعلومات وإضافة إشارات مرئية مع خيارات التنسيق بحيث يتم استهلاك وثائقك وعدم تجاهلها.

ابدأ توثيق سير العمل باستخدام مستندات ClickUp Docs. قم بتنسيقها لتمييز الأشياء المهمة، وأضف أزرارًا أو لافتات أو حتى كتل رموز للتأكيد على النقاط المهمة.

اجعل مهام سير العمل قابلة للتنفيذ

تصوّر مهام سير عملك باستخدام ClickUp Mind Maps. أنشئ المهام مباشرةً من مهام سير العمل وحوّلها إلى مشاريع. استخدم المهام الفرعية المتداخلة وقوائم المراجعة للوصول إلى أي مستوى من التفاصيل التي تحتاجها.

ضع علامة على الموظفين المسؤولين عن كل مهمة، مما يمنحهم رؤية واضحة. ما عليك سوى تكرار سير العمل في كل مرة تحتاج إليها.

مراجعة وحل مهام سير العمل

استخدم أيًا من أكثر من 15 طريقة عرض قوية لفهم حالة كل سير عمل من مهام سير العمل الخاصة بك.

• طريقة عرض اللوحة لمعرفة حالة مهام سير العمل الخاصة بك
• عرض الصندوق للحصول على منظور عالي المستوى
• عرض التقويم للمهام المتأخرة والحالية والمستقبلية
• عرض النشاط لتتبع التحديثات/المحادثات
• عرض عبء العمل لمعرفة أداء أعضاء الفريق

استخدم طريقة العرض التي ترتاح لها أكثر لتحديد العوائق والتدخل حسب الحاجة.

التعاون مع الفريق

إذا كان سير العمل يتضمن فريقًا، فيجب أن تكون الوثائق كذلك. شارك مستندات سير العمل مع فريقك، وادعهم إلى إبداء الملاحظات، واسمح لهم بتعديل/إبداء التعليقات.

دع الذكاء الاصطناعي يقوم بالمهمة نيابة عنك

استخدم ClickUp AI لتلخيص مهام سير العمل الموثقة الطويلة، وإنشاء عناصر الإجراءات، وتحرير/تنسيق النص، وأتمتة المهام/المهام الفرعية، وغير ذلك الكثير.

توثيق سير العمل هو أساس العملية الجيدة. يستخدم الطيارون المسافرون لمسافات طويلة إلى ممرضات وحدة العناية المركزة توثيق سير العمل للقيام بعملهم بشكل صحيح.

على سبيل المثال، مع وجود قائمة مرجعية قوية وبعض الدعم الإداري، فإن بيتر برونوفوست، أخصائي الرعاية الحرجة في مستشفى جونز هوبكنز ساعد في منع 43 إصابة وإنقاذ حياة ثمانية أشخاص وإنقاذ مليوني دولار.

وفرت الشركات الناضجة ملايين الدولارات وحسّنت الكفاءة أضعافاً مضاعفة من خلال توثيق سير العمل بشكل واضح وسهل الوصول إليه.

يمكنك أن تفعل ذلك أيضًا مع ClickUp. يمكنك الوصول إلى المستندات والمهام والخرائط الذهنية واللوحة البيضاء وعشرات من قوالب توثيق سير العمل والذكاء الاصطناعي وغير ذلك الكثير مجانًا وإلى الأبد على ClickUp! 🦄ˀ