Việc cần làm để theo dõi an ninh khuôn viên trường bằng AI

Các trường đại học ở Hoa Kỳ đã báo cáo 22.212 vụ phạm tội vào năm 2023, tăng 13% so với năm trước, và mọi cơ sở giáo dục nhận kinh phí theo Đạo luật Title IV đều phải theo dõi và công bố dữ liệu này theo Đạo luật Clery. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa việc theo dõi báo cáo sự cố, lịch trình tuân thủ Đạo luật Clery, quản lý vụ việc Title IX, bảo trì kế hoạch khẩn cấp và hoàn thành đào tạo an ninh, biến các quy trình tuân thủ phân tán thành một hệ thống vận hành thống nhất.

Dưới đây là một mẫu lệnh AI sẵn sàng để sao chép mà bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc an ninh khuôn viên trường hoàn chỉnh trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét tình trạng phức tạp về mặt vận hành mà hệ thống này nhằm giải quyết. Đối với hầu hết các nhóm an ninh khuôn viên trường, vấn đề không phải là thiếu công cụ. Đó là công việc phối hợp thủ công được phân tán giữa các hệ thống điều phối, bảng tính, hồ sơ vụ việc, chuỗi email và lịch tuân thủ.

Ai nên thiết lập hệ thống an ninh trường học này?

Thiết lập này được thiết kế dành cho các nhà lãnh đạo an ninh trường học, cán bộ tuân thủ Clery, điều phối viên Title IX, nhóm quản lý khẩn cấp, nhóm can thiệp hành vi, cán bộ đào tạo và nhân viên vận hành chịu trách nhiệm ghi chép, phối hợp và báo cáo công việc an ninh trường học. Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã có hệ thống vận hành sẵn sàng nhưng vẫn phụ thuộc vào các quy trình thủ công để quản lý dòng thời gian tuân thủ, điều tra, hoàn thành đào tạo và sẵn sàng ứng phó khẩn cấp.

Vấn đề: Văn phòng An ninh Trường học của bạn đang phải đối phó với các quy định liên bang bằng cách sử dụng bảng tính.

Nếu bạn quản lý an ninh trường học, bạn không chỉ đảm bảo an toàn cho mọi người. Bạn đang vận hành một hoạt động tuân thủ pháp luật liên bang. Luật Clery yêu cầu mọi cơ sở giáo dục thuộc Title IV phải công bố Báo cáo An ninh Hàng năm (ASR) với số liệu tội phạm trong ba năm, công khai chính sách bảo mật, phát hành cảnh báo kịp thời và duy trì sổ ghi chép tội phạm hàng ngày công khai. Title IX yêu cầu đang theo dõi, điều tra và giải quyết các khiếu nại về quấy rối tình dục và bạo lực. Báo cáo an toàn cháy nổ, danh mục vật liệu nguy hiểm, phối hợp đánh giá mối đe dọa và kế hoạch chuẩn bị ứng phó khẩn cấp thêm nhiều lớp phức tạp.

Hình phạt cho việc không tuân thủ là rất nghiêm trọng. Đại học Penn State đã bị phạt $2,4 triệu vì vi phạm Đạo luật Clery, mức phạt cao nhất trong lịch sử của Đạo luật này. Ngoài các khoản phạt, các cơ sở giáo dục còn đối mặt với nguy cơ mất nguồn tài trợ Title IV, điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho hầu hết các trường. Tuy nhiên, theo một báo cáo của RAND về an ninh khuôn viên trường, các giới hạn về nguồn lực, bao gồm kinh phí giới hạn và thời gian của nhân viên, đang đặt ra những thách thức lớn trong việc duy trì và cải thiện các chiến lược bảo mật và an toàn tại các cơ sở giáo dục.

Hầu hết các văn phòng an ninh trường học đang theo dõi các sự cố thông qua một hỗn hợp các hệ thống CAD, bảng tính, email và biểu mẫu giấy. Phân loại địa lý theo Đạo luật Clery yêu cầu lập bản đồ thủ công. Dòng thời gian theo Đạo luật Title IX được quản lý trong hồ sơ vụ việc. Tuân thủ đào tạo nằm trong bộ phận Nhân sự. Kế hoạch ứng phó khẩn cấp được xem xét hàng năm (nếu ai đó nhớ). Thông tin tồn tại, nhưng nó bị phân mảnh trên các hệ thống không tương tác với nhau. Đó chính là loại phân mảnh dẫn đến việc báo cáo không đầy đủ, bỏ lỡ thời hạn và kết quả kiểm toán.

Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải thay thế các hệ thống vận hành cốt lõi, mà là loại bỏ công việc phối hợp thủ công xung quanh chúng. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là tạo ra một hệ thống an ninh campus được thiết lập bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.

Muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong văn phòng an ninh trường học của bạn? Bắt đầu với lời nhắc bên dưới và tùy chỉnh nó theo quy mô, nhân sự và yêu cầu tuân thủ của cơ sở giáo dục của bạn.

Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc theo dõi an ninh khuôn viên trường với AI

Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin của cơ sở giáo dục, và bạn sẽ có một không gian làm việc an ninh khuôn viên trường hoàn chỉnh với việc theo dõi sự cố, lịch tuân thủ, quản lý đào tạo và tất cả các tính năng khác.

Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn bản nháp đầu tiên mạnh mẽ về cấu trúc hoạt động của bạn, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic thời hạn và các điểm kiểm tra tuân thủ. Nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với quy mô khuôn viên trường, yêu cầu báo cáo và mô hình hoạt động của bạn.

Prompt:

Sau khi bản thiết kế đại lý của bạn được tạo ra, bước tiếp theo là biến nó thành một Không gian Làm việc thực tế mà OSP của bạn có thể vận hành hàng ngày.

Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)

Trước khi cài đặt không gian của bạn, hãy thu thập thông tin mà nhóm của bạn đã sử dụng để quản lý các hoạt động an ninh trường học. Thông tin này thường bao gồm các danh mục sự cố, tham chiếu địa lý theo Đạo luật Clery, các cột mốc của vụ việc theo Đạo luật Title IX, danh sách đào tạo, ngày kiểm tra kế hoạch ứng phó khẩn cấp, nhân sự an ninh, và bất kỳ hệ thống nào hiện đang được sử dụng cho việc điều phối, lưu trữ hồ sơ, tuân thủ hoặc quản lý vụ việc. Bắt đầu với dữ liệu đầu vào sạch sẽ giúp các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và quy trình nâng cấp của bạn trở nên đáng tin cậy hơn nhiều.

Tạo một không gian chuyên dụng có tên "An ninh và Tuân thủ Khuôn viên Trường". Thêm các thư mục tương ứng với các khu vực hoạt động của bạn: Quản lý Sự cố cho việc tiếp nhận, điều tra, sổ ghi chép tội phạm và thống kê hàng năm, Tuân thủ Clery cho việc chuẩn bị Báo cáo An ninh Khuôn viên Trường (ASR), cảnh báo kịp thời, sổ ghi chép thông báo khẩn cấp và báo cáo an toàn phòng cháy, Title IX cho các vụ việc đang xử lý, các biện pháp hỗ trợ và đang theo dõi giải quyết, Chuẩn bị Khẩn cấp cho việc bảo trì Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EOP), các bài tập trên bàn, kiểm tra hệ thống thông báo và kế hoạch tòa nhà, và Đào tạo & Chứng nhận cho việc hoàn thành đào tạo an toàn và tuân thủ bắt buộc.

Thêm các Trường Tùy chỉnh vào các mẫu sự cố, vụ việc và tuân thủ của bạn để mỗi bản ghi bao gồm các thông tin cơ bản mà nhóm của bạn cần để hành động nhanh chóng và báo cáo chính xác. Bao gồm các trường cho số sự cố, địa lý Clery, phân loại tội phạm, mức độ đe dọa, điều tra viên được phân công, thời hạn quy định, trạng thái tuân thủ và loại đào tạo. Cấu trúc nhất quán này giúp các bảng điều khiển, tự động hóa và theo dõi thời hạn trở nên đáng tin cậy hơn nhiều.

Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc từ trên vào. Điền các biến số của bạn, bao gồm tên cơ sở giáo dục, loại cơ sở giáo dục, dân số trong khuôn viên trường, số lượng nhân viên an ninh, số lượng CSA, công cụ hiện có và các thách thức tuân thủ chính. Sử dụng kết quả được tạo ra để tạo bản nháp đầu tiên của hệ thống theo dõi sự cố, lịch tuân thủ, quy trình xử lý vụ việc và logic tự động hóa, sau đó tinh chỉnh nó cho hoạt động của khuôn viên trường.

Tạo các quy trình tự động hóa để duy trì hoạt động an ninh trường học mà không cần theo dõi thủ công liên tục. Sử dụng quy tắc để tạo mục nhập tội phạm hàng ngày, cảnh báo về các hạn chót Title IX sắp đến, khởi chạy các công việc gia hạn đào tạo, tạo luồng công việc cho Báo cáo An ninh Hàng năm và thông báo cho các nhà lãnh đạo đánh giá mối đe dọa khi các trường hợp khẩn cấp được đánh dấu.

Các Trường Tùy chỉnh được khuyến nghị cho các công việc an ninh khuôn viên trường

Các trường thông tin này tạo ra một bản ghi hoạt động nhất quán xuyên suốt các sự cố, công việc tuân thủ, điều tra và quy trình đào tạo.

Các ví dụ về tự động hóa cơ bản cho an ninh khuôn viên trường

Sau khi cài đặt các Trường Tùy chỉnh, hãy tạo các quy trình tự động hóa để duy trì việc theo dõi các sự cố, hạn chót và quy trình tuân thủ mà không cần theo dõi thủ công lặp đi lặp lại.

Muốn xem cách Super Agents hoạt động trong môi trường ClickUp thực tế? Xem video hướng dẫn bên dưới để xem cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.

Những gì Agent bao phủ trong toàn bộ chu kỳ an ninh khuôn viên trường

Một trợ lý AI cho an ninh khuôn viên trường không phải là hệ thống giám sát hay công cụ điều phối khẩn cấp. Đó là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và thực hiện công việc phối hợp có cấu trúc, tuân thủ quy định mà nhóm của bạn hiện đang thực hiện thủ công: theo dõi các sự cố, quản lý dòng thời gian Clery, ghi chép các vụ việc Title IX và đảm bảo tuân thủ đào tạo.

Các biến thể cho các loại cơ sở giáo dục khác nhau

Thông báo trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Điều chỉnh thông báo cho cơ sở của bạn:

Quản lý các hoạt động an ninh trường học tại một nơi duy nhất

Các nhóm an ninh trường học không gặp khó khăn vì thiếu trách nhiệm. Họ gặp khó khăn vì công việc quan trọng được phân tán qua quá nhiều hệ thống, hạn chót và yêu cầu báo cáo. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể biến việc theo dõi sự cố, tuân thủ Clery, phối hợp Title IX, chuẩn bị ứng phó khẩn cấp và quản lý đào tạo thành một hệ thống vận hành lặp lại.

Mục tiêu không phải là thay thế các công cụ điều phối, nền tảng xử lý vụ việc hoặc hệ thống ghi chép chính thức của cơ quan. Mục tiêu là giảm bớt công việc phối hợp thủ công xung quanh chúng, hiển thị tiến độ tuân thủ và đảm bảo các bước theo dõi quan trọng không bị bỏ sót. Bắt đầu với lời nhắc trên, tùy chỉnh nó theo cấu trúc trường học của bạn và thiết lập một hệ thống mà nhóm của bạn có thể vận hành hàng ngày. Bắt đầu miễn phí với ClickUp.

Câu hỏi thường gặp về việc đang theo dõi an ninh khuôn viên trường bằng AI

Đúng. Các tác nhân AI không đưa ra quyết định pháp lý về phân loại tội phạm. Chúng thực thi quy trình tuân thủ: khi một sự cố được báo cáo và phân loại, tác nhân tự động tạo mục nhập tội phạm hàng ngày, gắn thẻ địa lý Clery, thêm vào thống kê ba năm liên tục và theo dõi dòng thời gian sản xuất ASR. Nhân viên tuân thủ Clery vẫn đưa ra quyết định phân loại, nhưng việc theo dõi hành chính được tự động hóa.

Không. Không gian làm việc của trợ lý AI hoạt động song song với hệ thống điều phối và quản lý hồ sơ của bạn. Dữ liệu sự cố từ hệ thống CAD của bạn được tích hợp vào không gian làm việc theo dõi tuân thủ. Trợ lý AI không thay thế các công cụ vận hành của bạn. Nó trở thành lớp quản lý tuân thủ và quản lý dự án, nơi nhóm của bạn theo dõi hạn chót, quản lý vụ việc và tạo báo cáo dựa trên dữ liệu vận hành đó.

ClickUp có các chứng chỉ SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải. Dữ liệu vụ việc Title IX có thể được giới hạn chỉ cho điều phối viên Title IX và các điều tra viên được chỉ định. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo mô hình AI.

Hệ thống duy trì một bản ghi kiểm tra liên tục: mọi quyết định phân loại sự cố, mọi quyết định cảnh báo kịp thời (bao gồm lý do được ghi chép cho việc không phát hành), mọi cột mốc của vụ việc Title IX và mọi hồ sơ hoàn thành đào tạo. Khi có đánh giá chương trình, bằng chứng đã được tổ chức theo khu vực tuân thủ thay vì phải mất hàng tuần để tái cấu trúc. Xem thêm cách các hệ thống AI hỗ trợ nghiên cứu tổ chức trong quá trình đánh giá dữ liệu công nhận.

Đúng. Một trường đại học R1 có trung tâm y tế, các cơ sở vệ tinh và khu nhà ở sinh viên có cấu trúc địa lý Clery phức tạp hơn nhiều so với một trường nghề chỉ có một tòa nhà. Các biến số trong lời nhắc cho phép bạn cấu hình hệ thống phù hợp với kích thước khuôn viên trường cụ thể của mình. Tuy nhiên, các yêu cầu cơ bản (Báo cáo An ninh Khuôn viên Trường [ASR] trước ngày 1 tháng 10, nhật ký tội phạm hàng ngày, cảnh báo kịp thời, thông báo khẩn cấp) là giống nhau dù kích thước cơ sở giáo dục lớn hay nhỏ. Ngoài ra, hãy xem cách các quy trình quản lý tài trợ chia sẻ cấu trúc lịch tuân thủ tương tự.